Valutazione fornitori e gestione Albo fornitori

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1 Valutazione fornitori e gestione Albo fornitori DATA EMISSIONE 04/10/2006 1^ REVISIONE 09/06/2008 2^ REVISIONE 25/05/2009 3^ REVISIONE 20/05/2010 4^ REVISIONE 20/04/2011 5^ REVISIONE 06/06/2012 6^ REVISIONE 02/05/2013 ^ REVISIONE APPROVAZIONE Responsabile Ambito Promozione e Sviluppo AUTORIZZAZIONE Direttore Generale Visto Responsabile Operativo Qualità Pag. 1 di 1

2 0. TABELLA DELLE REVISIONI SOPO AMPO DI APPLIAZIONE DEFINIZIONI RIFERIMENTI FORNITORI INPUT DEL PROESSO OUTPUT DEL PROESSO LIENTI DEI SERVIZI FASI E ATTIVITA A1 DEFINIZIONE DEI RITERI PARAMETRI DI QUALIFIAZIONE DEI FORNITORI/PROFESSIO- NISTI A2 ELABORAZIONE DATABASE DI QUALIFIAZIONE FORNITORI/PROFESSIONISTI A3 PUBBLIAZIONE BANDO FORNITORI A4 OMPILAZIONE DATABASE DI QUALIFIAZIONE FORNITORI A5 VALUTAZIONE E QUALIFIAZIONE FORNITORI A6 RIQUALIFIAZIONE PERIODIA FORNITORI RESPONSABILITA PARAMETRI DI ONTROLLO DOUMENTI DI REGISTRAZIONE E ARHIVI DI RIFERIMENTO...10 Pag. 2 di 2

3 0. TABELLA DELLE REVISIONI REVISIONE N. DATA NATURA DELLE MODIFIHE APPORTATE PARTI INTERESSATE SEZ. PAG /06/08 Modifica fasi A5 e A6 8 di /05/2009 Riferimenti e Fasi A1 A3 A5 e A6 vedi 03 20/05/2010 Modifiche diffuse vedi 04 20/04/2011 Modifica fase A3 vedi 05 06/06/2012 Modifica fase A1 e A3 vedi 06 02/05/2013 Modifiche diffuse vedi Pag. 3 di 3

4 1. SOPO Scopo della presente procedura, è quello di: - definire metodi, criteri e controlli necessari per l individuazione e valutazione dei fornitori; - definire regole che consentano la formazione e l aggiornamento dell Albo dei fornitori. 2. AMPO DI APPLIAZIONE La presente procedura si applica alla gestione di fornitori di beni, servizi e lavori ritenuti rilevanti nell ambito della gestione della Società. In particolare si applica: alla scelta ed approvazione dei fornitori; all analisi dei parametri di giudizio necessari all organizzazione e riqualificazione dell albo dei fornitori di fiducia; all informazione ai fornitori. La procedura non si applica ai fornitori ritenuti non rilevanti per il livello qualitativo del prodotto e del servizio fornito al cliente, in considerazione della loro marginalità rispetto ai processi aziendali. 3. DEFINIZIONI Abbreviazioni D.L. - Direttore dei Lavori R.U.P. - Responsabile Unico del Procedimento LL.PP. - Lavori Pubblici SOD Ufficio Supporto Organi e Direzione D.D.T. Documento di Trasporto SGQ : Sistema di Gestione per la Qualità PQ: Procedure Qualità IO: Istruzioni Operative N: Non onformità 4. RIFERIMENTI D.P.R. n. 554 del 1999 e succ. modifiche ed integrazioni D.P.R. n. 34 del 25/1/2000 e succ. modifiche ed integrazioni D. L.vo n. 163 del 12/4/2006 e succ. modifiche ed integrazioni Pag. 4 di 4

5 D.P.R. 207/2010 e successive mod. ed integrazioni Delibere ASALP Decisioni SOD e RUP Norma UNI EN ISO 9001:2000 Manuale qualità paragrafo FORNITORI Uffici Richiedenti. 6. INPUT DEL PROESSO L input del processo sono le tipologie di Fabbisogno. 7. OUTPUT DEL PROESSO L output del processo è l Albo/Elenco dei Fornitori. 8. LIENTI DEI SERVIZI Uffici Richiedenti. 9. FASI E ATTIVITA Il processo è descritto graficamente nello schema seguente e successivamente dettagliato nelle attività componenti. Pag. 5 di 5

6 Processo di Selezione e valutazione fornitori/professionisti Archivio fornitori/pro f. sti A1 Def. riteri/parametri qualif. Forn./prof. Tipologie fornitura Ambiti/servizi /uffici Scheda fornitore/prof A2 Elaborazione database qualif. forn./prof. A3 Pubblicazione bando aperto forn./prof. Database qualificaz.. Fornitori/prof. potenziali Bando aperto pubblicato A4 ompilazione database qualif. Forn.prof. Database compilato A5 Valutazione e qualf. Forn./prof. Scheda valutazione Albo fornitori/pro fessionisti A6 Riqualificazione annuale period forn/prof Scheda annuale vautaz.. Fornitore/prof. Pag. 6 di 6

7 9.1. A1 DEFINIZIONE DEI RITERI PARAMETRI DI QUALIFIAZIONE DEI FORNITORI/PROFESSIO- NISTI Verranno inseriti nell Albo i fornitori (successivamente alla prima costituzione, già a suo tempo avvenuta d ufficio) suddivisi per categorie e fasce di importo, in possesso dei requisiti che attestino capacità tecnico-economiche, professionali e finanziarie stabilite dalla normativa vigente. E precisamente per le ditte: - Per iscrizione fino a : ertificazione ISO 9000 (rilasciata da un ente nazionale o internazionale accreditato), oppure in mancanza di tale certificazione la dimostrazione del possesso di almeno due dei seguenti requisiti: attestazione SOA rilasciata da un ente nazionale o internazionale accreditato (obbligatoria nel caso in cui venga fatta richiesta di iscrizione nella fascia di importo fino ad ,00); capacità tecnica verificabile attraverso una attestazione inerente l attività svolta nell ultimo biennio (elenco dei principali lavori svolti nell ultimo biennio con l indicazione del committente e degli importi); solidità economico/finanziaria valutabile attraverso copia degli ultimi due bilanci e referenze bancarie (rilasciate da almeno due istituti di credito). - Per iscrizione da fino ad : documentazione prevista all art. 90 del DPR 207/2010 e succ. modif. ed int. o autocertificazione. - Per iscrizione da fino ad : attestazione SOA (rilasciata da un ente nazionale o internazionale accreditato), che documenti il possesso della qualificazione nella/e categoria/e per le quali si richiede l iscrizione. Per l inserimento nell Albo dei professionisti o di Società in grado di fornire prestazioni professionali e consulenze, i criteri di valutazione riguardano essenzialmente la verifica del possesso dei seguenti requisiti (criteri/parametri): competenze professionali accertata dalla iscrizione agli albi di pertinenza; esperienza nei vari settori accertata tramite curriculum. Sulla base degli elementi sopra indicati, l Addetto SOD predispone la Scheda fornitore A2 ELABORAZIONE DATABASE DI QUALIFIAZIONE FORNITORI/PROFESSIONISTI Sulla base delle Schede fornitori l Addetto SOD predispone un database per la qualificazione degli stessi A3 PUBBLIAZIONE BANDO FORNITORI on cadenza triennale viene pubblicato sul sito internet della Società l Avviso di rinnovo preselezione, per l inserimento nell Albo. Della pubblicazione viene data notizia oltre che sul sito stesso, anche negli Albi Pretori di tutti i omuni della Provincia, su un quotidiano a diffusione regionale, sui siti informatici di legge nonché: Pag. 7 di 7

8 - per le ditte: anche alle Associazioni di categoria; - per i professionisti: anche sulla G.U. ed agli Ordini Professionali di appartenenza. Sul sito internet della Società è sempre presente un fac-simile di domanda di iscrizione da poter presentare in qualunque momento del triennio. L Ufficio preposto di asalp procederà alla valutazione delle domande ed alle eventuali integrazioni all Albo stesso con cadenza semestrale (indicativamente giugno / dicembre). Sempre sul sito internet della Società è presente un fac-simile di modello da presentare in caso di variazioni da parte degli interessati, al fine di avere un Albo sempre aggiornato A4 OMPILAZIONE DATABASE DI QUALIFIAZIONE FORNITORI La compilazione del database avviene a cura dell Addetto SOD A5 VALUTAZIONE E QUALIFIAZIONE FORNITORI Allo scopo di valutare il fornitore, ASALP, anche attraverso l uso delle informazioni inserite nel database, valuta le eventuali Non onformità dovute a forniture/prestazioni servizi non adeguati. L Albo fornitori qualificati è tenuto aggiornato dall Addetto SOD, che provvede a conservare la documentazione attestante i requisiti di qualificazione degli stessi e le motivazioni per l eventuale esclusione dall Albo. Al termine dell erogazione di ciascuna fornitura, il Responsabile dell Ufficio richiedente aggiorna il Mod Verbale di verifica Acquisizione beni, servizi e lavori, come precisato nella PQ al paragrafo In caso di esito negativo viene aggiornata la scheda fornitore e l Ufficio Richiedente ne informerà il fornitore A6 RIQUALIFIAZIONE PERIODIA FORNITORI I fornitori inseriti nell Albo, sono di norma rivalutati annualmente dal Responsabile Ambito Promozione e Sviluppo tenendo conto dell andamento della qualità delle prestazioni nel periodo preso in esame. Tale attività si basa sui verbali di gara, Verbali di verifica, prospetti vari e sulla rilevazione di eventuali Non onformità (vedere P.Q ). Il Responsabile suddetto, sulla base di tale documentazione e delle eventuali non conformità effettua la rivalutazione annuale ed aggiorna l Albo dei fornitori. I possibili motivi di segnalazione (che dovranno essere registrati nella scheda fornitore sotto forma di Non onformità) per la successiva esclusione dall Albo, sia per le ditte che per i professionisti, sono: - mancata risposta alla richiesta di offerta (n. 5); - casi di invio offerte non conformi alle richieste (n. 5); - non conformità rilevata sulla fornitura risolte successivamente dal Fornitore (n. 3); - non conformità rilevata sulla fornitura e non risolta dal Fornitore (n. 1); - non rispetto dei tempi concordati assegnati per la esecuzione dei lavori (n. 2 20% rispetto al totale degli ordini assegnati); Pag. 8 di 8

9 - mancata sottoscrizione del verbale/contratto a seguito di aggiudicazione di gara (n. 1); Solo per le Ditte: - mancato rispetto dei tempi di consegna del rapporto di lavoro (n. 5 20% rispetto al totale degli ordini assegnati). In caso di fornitura di /servizi e lavori le valutazioni sulla conformità potranno essere svolte solamente in corso d opera, quando il responsabile dell Ufficio Richiedente, o altro dallo stesso incaricato, procederà alla verifica della fornitura stessa. Al fornitore sarà contestata formalmente qualsiasi Non onformità rispetto ai requisiti da lui accettati in fase di ordine/contratto. Il fornitore sarà escluso dall Albo qualora nell arco massimo di un anno abbia ricevuto un numero di comunicazioni di Non onformità relative ai possibili motivi di esclusione dall Albo Fornitori, nelle modalità e nel numero sopra indicati. Tale esclusione avviene su proposta dell Ufficio SOD, con decisione a firma del legale rappresentante. L esclusione viene comunicata al fornitore interessato che, pur ripresentando domanda, non potrà essere reinserito nell Albo per due anni. L Addetto SOD provvede ad aggiornare il database dell avvenuta esclusione. omunque si procederà all esclusione anche nel caso in cui si verifichino complessivamente n Non onformità di diverse tipologie. 10. RESPONSABILITA Le responsabilità sono elencate all interno delle attività descritte nel paragrafo precedente e nella matrice sottostante. Fasi/Attività Responsabile Ambito Promozione e Sviluppo Addetto SOD Resp. Ufficio richiedente Direttore A1 Definizione dei criteri parametri di qualificazione dei fornitori R A2 Elaborazione database di qualificazione fornitori R A3 Pubblicazione Bando fornitori R A4 ompilazione database di qualificazione fornitori R A5 Valutazione e qualificazione dei fornitori R A6 Riqualificazione periodica fornitori R Pag. 9 di 9

10 11. PARAMETRI DI ONTROLLO Numero di fornitori non conformi sulla totalità dei fornitori Numero di fatture emesse da fornitori inseriti nell Albo rispetto al totale delle forniture Importo complessivo fatturato da fornitori inseriti nell Albo rispetto al totale degli importi fatturati. La rilevazione dei suddetti parametri viene effettuata annualmente. I dati sono rilevabili dall Albo fornitori e dalla procedura Infor. La responsabilità di raccolta e verifica è del Responsabile Ambito Promozione e Sviluppo. 12. DOUMENTI DI REGISTRAZIONE E ARHIVI DI RIFERIMENTO - Mod Verbale di verifica del processo Acquisizione beni, servizi, lavori. Pag. 10 di 10