Vademecum Operativo. Nuovo sistema informatico
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- Adelmo Franchini
- 7 anni fa
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1 Vademecum Operativo Nuovo sistema informatico Edizione, luglio
2 Indice INDICE STRUTTURA DEL SITO...3 AGGIORNAMENTO DATI ANAGRAFICI...6 PRODUZIONE ED INVIO DISTINTA...7 ANALISI ANOMALIE...10 CREAZIONE DELEGATO...11 ACCESSO AL MANUALE ON LINE...12 PAROLE CHIAVE
3 Previmoda ha deciso di apportare alcune modifiche/innovazioni al sistema informativo di supporto ai processi gestionali del Fondo ampliando l operatività di nella sezione dedicata alle Aziende e offrendo così maggiori vantaggi nell utilizzo. Lavoriamo insieme Le nuove funzioni di consentiranno una maggiore collaborazione fra le Aziende associate, Previmoda e il suo Service nello scambio dei dati. Sarà possibile inserire e aggiornare le informazioni direttamente all interno del sito e verificare fin da subito la qualità, la correttezza e la congruenza dei dati trasmessi. riducendo il lavoro dell azienda L utilizzo di consentirà di velocizzare tutte le operazioni in capo all Azienda, riducendo al minimo il riciclo informativo necessario a risolvere gli errori. Alcune anomalie, infatti, potranno essere risolte direttamente dalle Aziende all interno del sito, evitando contatti telefonici e invio di materiale cartaceo....operando in modo più attivo... e in totale sicurezza. La possibilità di operare direttamente su permetterà all Azienda di avere sempre il pieno controllo delle informazioni che la riguardano, garantendo maggiore affidabilità dei dati e un miglior rapporto con i dipendenti soci di Previmoda. Previmoda consente, attraverso il sito, di creare diverse utenze d accesso con limitata funzionalità secondo il livello informativo che l Azienda vuole assegnare. Dato l arricchimento dell operatività delle Aziende tramite il sito, Previmoda consiglia l assegnazione delle password di accesso solo a chi è delegato ad operare sul sito. * Termine presente nella sezione Parole Chiave riportata in ultima pagina Struttura del sito è strutturato in modo da rendere immediata e facilmente comprensibile la navigazione al suo interno. Modalità di Accesso 3
4 Previmoda non ha modificato le modalità di accesso al sito al quale sei abituato. Potrai infatti accedere alle nuove funzionalità collegandoti a digitando il pulsante Parte privata quindi Aziende : ID Utente (ID attuale); Password di accesso (password attuale). Se non sei ancora in possesso di tali codici, puoi richiederli al Fondo inoltrando una richiesta per iscritto anche a mezzo fax ( ). Modalità di Navigazione In ogni pagina è sempre visualizzato il menù delle funzioni disponibili per quella sezione ed è presente il link per navigare verso altre pagine o tornare direttamente alla home page. All interno delle singole pagine potrai trovare alcuni dati sottolineati che indicano la presenza di maggiori dettagli a cui puoi accedere cliccando sul dato stesso. Home Page Successivamente al login accederai alla home page dell Azienda e troverai: la lista delle principali funzionalità a tua disposizione; le anomalie, distinte per categoria, che sono state riscontrate dal Fondo; i messaggi da parte di Previmoda. Nella sezione di sinistra è presente il menù principale Dettaglio Azienda che ti permette di navigare all interno del sito attraverso i link di accesso a tutte le pagine disponibili. 4
5 Dettaglio Azienda Principali Funzioni Sezione Anomalie Cliccando sul menù Dettaglio Azienda si accede: alla pagina che raccoglie i dati anagrafici; all elenco di tutte le altre funzioni disponibili sul sito. Funzioni principali: All interno del sito è possibile effettuare le seguenti operazioni: Visualizzare/modificare/aggiornare i dati anagrafici dell Azienda e/o delle unità della stessa; Visualizzare/modificare/aggiornare i dati degli Aderenti; Creare/importare e stampare una nuova distinta; Visualizzare l elenco /dettaglio delle distinte inviate; Visualizzare l elenco /dettaglio dei bonifici effettuati; Visualizzare immediatamente tutte le anomalie riscontrate dal Fondo; Creare e visualizzare tutti i delegati dell Azienda a cui è concesso l utilizzo del sito con diversi livelli di accesso. 5
6 Aggiornamento dati anagrafici Tramite alcune funzioni riportate nella sezione di sinistra della pagina Dettaglio Azienda puoi aggiornare i dati anagrafici dell Azienda. Questa funzione rende immediata la comunicazione a Previmoda di eventuali variazioni. Menù principale Dati Azienda Le informazioni contenute nella pagina Dettaglio Azienda possono essere modificate ed aggiornate mediante i link riportati nella sezione di sinistra della pagina: Modifica/Aggiungi Referenti Modifica/Aggiungi Indirizzi Modifica/Aggiungi Recapiti Per aggiornare i dati è necessario: selezionare i dati esistenti; inserire i nuovi dati; cliccare sul pulsante MODIFICA. 6
7 Un messaggio confermerà l avvenuta modifica dei dati; se i dati inseriti non sono corretti o completi, il sistema visualizza un messaggio di errore. Nelle pagine Referenti e Indirizzi è possibile, inoltre, aggiungere ulteriori elementi cliccando sul pulsante AGGIUNGI Il sistema consente anche la modifica di alcuni dati riguardanti i lavoratori aderenti: variazione di indirizzo variazione altre informazioni (qualifica, stato civile, titolo di studio) Dalla pagina Dettaglio Azienda è necessario selezionare sulla sinistra Elenco Aderenti, quindi la posizione interessata e procedere alla modifica con le funzioni Modifica/Aggiungi Indirizzi, Modifica/Aggiungi Recapiti, Modifica Dati Vari. Un messaggio confermerà l avvenuta modifica dei dati; se i dati inseriti non sono corretti o completi, il sistema visualizza un messaggio di errore. Ricordati di controllare sempre la correttezza dei dati riportati. Produzione ed invio distinta All interno del sito è possibile compilare e spedire direttamente on line la distinta di pagamento dei contributi per gli Aderenti, mediante due funzioni: Compilazione distinta on line Caricamento file distinta Compilazione distinta on line Accedendo alla voce Nuova Distinta, riportata nella sezione di sinistra della pagina Dettaglio Azienda, appare la prima finestra per la compilazione di una nuova distinta. 7
8 L inserimento corretto della distinta è suddiviso in tre passi principali (corrispondenti ad altrettante pagine): inserimento testata; inserimento dettaglio contributi per i singoli aderenti; chiusura distinta. All interno della prima pagina è necessario inserire tutti i dati richiesti e cliccare sul pulsante CONTINUA. Qualora i dati inseriti non fossero corretti o completi il sistema visualizza dei messaggi d errore. Sarà quindi necessario correggere le anomalie prima di proseguire. La seconda fase per la compilazione della distinta è l inserimento dei dati di dettaglio nella pagina Dettaglio righe distinta. Nella sezione di sinistra appaiono i nomi di tutti gli Aderenti a Previmoda per i quali è necessario inserire una riga contributiva. 8
9 Cliccando sul nome dell Aderente è possibile inserire l importo dei contributi di sua competenza. Per salvare i dati inseriti è necessario cliccare sul pulsante SALVA RIGA. Devi ripetere le stesse operazioni per tutti gli Aderenti. Cliccando sull icona presente all interno dell Elenco Aderenti, è possibile visualizzare anche i nominativi di tutti gli altri Aderenti a Previmoda, per i quali non ci si aspetta più una contribuzione (riscattati, trasferiti, etc.). Una volta inserite tutte le righe della distinta è possibile proseguire cliccando sul pulsante CHIUDI DISTINTA. Il sistema visualizza eventuali messaggi di errori/anomalie riscontrate e consente di: modificare i dati di riepilogo della distinta: MODIFICA DISTINTA modificare i dati di dettaglio della distinta: MODIFICA DETTAGLI Conclusa correttamente la distinta, il sistema visualizza un messaggio di completamento dell operazione nella pagina Chiusura distinta e la distinta apparirà immediatamente nella pagina Elenco distinte in stato abbinabile. Nella pagina di Chiusura distinta è possibile stampare la distinta e visualizzare/stampare il relativo modulo di bonifico. E sufficiente quindi concludere la compilazione del modulo di bonifico con i dati della banca e procedere al pagamento entro le date stabilite. Ricordati sempre di effettuare tutti i passi necessari alla compilazione della distinta e di portare a termine l operazione, arrivando alla pagina Chiusura distinta. Caricamento file distinta Accedendo alla voce Caricamento file distinta riportata nella sezione di sinistra della pagina Dettaglio Azienda, è possibile inviare a Previmoda anche una distinta già compilata in formato elettronico, secondo lo standard previsto dal Fondo, indicando il nominativo e l indirizzo del riferimento della vostra azienda (contattabile in caso di necessità) e selezionando il file mediante la ricerca sul proprio PC attraverso il pulsante BROWSE /SALVA. 9
10 A partire dal giorno successivo, sarà possibile verificare, all interno della pagina Elenco Distinte, lo stato della distinta inviata. Cliccando sul numero di protocollo della distinta si accede al suo dettaglio e per le distinte non abbinabili sarà possibile modificare i dati tramite il pulsante MODIFICA DISTINTA. Al fine di agevolare le operazioni di controllo e abbinamento della distinta con il relativo bonifico, è opportuno inviare la distinta attraverso la modalità sopra descritta, cioè accedendo alla voce Caricamento file distinta, evitando l inoltro della distinta come allegato di posta elettronica. Ricordati di allegare una distinta nel formato corretto come indicato da Previmoda. Formati non corretti non verranno lavorati dal sistema. Analisi anomalie All interno del sito è sempre possibile verificare le anomalie riscontrate dal sistema e segnalate all Azienda. 10
11 Questo ti consente di avere sotto controllo gli errori commessi e di porvi rimedio senza l intermediazione di Previmoda, riducendo i tempi di comunicazione e risoluzione delle anomalie. La lista delle anomalie è accessibile da tre punti diversi del sito: direttamente dalla home page viene visualizzata una lista di anomalie filtrata secondo la categoria scelta (anagrafica - contribuzione prestazioni); dalla voce Anomalie, riportata nella sezione di sinistra della pagina Dettaglio Azienda, viene visualizzata la lista completa di tutte le anomalie riscontrate; dalla pagina di dettaglio distinta vengono visualizzate le sole anomalie relative alla distinta scelta. Ricordati di controllare e correggere le anomalie registrate sul sito. Creazione Delegato All interno di è possibile creare diverse utenze al sito tramite la funzione di Crea Delegato. Utilizzando questa possibilità l Azienda può concedere ai suoi delegati, secondo diversi livelli di operatività, l accesso alla sezione riservata alle Aziende del sito Previmoda. Accedendo alla funzione Crea Delegato è possibile assegnare una nuova utenza con una propria password e concedere diversi livelli d accesso alle informazioni contenute nel sito, selezionando una o più possibilità tra: Anagrafica Contribuzioni Prestazioni 11
12 Nuova utenza Funzioni abilitabili Per salvare la nuova utenza inserita è sufficiente compilare i campi vuoti e cliccare sul pulsante CREA, è possibile poi visualizzare e controllare l elenco dei delegati e i rispettivi livelli di accesso al sito tramite il menù Elenco Delegati. In questo modo viene garantita una maggiore riservatezza dei dati, non dovendo distribuire un unica password a più persone e soprattutto limitando l operatività di ogni persona secondo il livello di accesso a lui assegnato. Ricordati di porre attenzione alla divulgazione degli accessi date le nuove funzionalità presenti su Accesso al manuale on line In ogni pagina del sito è possibile accedere ad un manuale on line che ti guiderà nell operatività delle singole funzioni disponibili. Il manuale è accessibile: dall Home Page; dalle singole pagine del sito; mediante una ricerca tramite parole chiave. 12
13 Parole Chiave Browse/Sfoglia: Caricamento distinta: Delegato: Dettaglio Azienda: Distinte abbinabili: Distinte non abbinabili: Home page: ID Utente: Link: Pagina di Login: Password: Sezione riservata: Funzione che permette la ricerca di un file, da importare sul sito, in una cartella del personal computer Importazione sul sito di una distinta in formato elettronico (secondo lo standard fornito da Previmoda) Persona a cui l Azienda concede una ID Utente e una password per accedere alla sezione riservata del sito Pagina nella quale sono presenti i link di navigazione verso tutte le funzioni a disposizione dell Azienda Distinte correttamente inserite e ricevute dal Fondo che possono essere abbinabili ad un bonifico Distinte ricevute dal Fondo non corrette o incomplete e quindi non abbinabili ad un bonifico fino alla loro correzione Pagina introduttiva del sito che riporta alcune informazioni generali sul sito e i link per l accesso alle diverse funzioni Identificativo di riconoscimento per accedere al sito (coincide con il codice azienda, preceduto da una a ) Testo sottolineato che, se cliccato, permette di accedere ad una pagina diversa da quella visualizzata Sezione del sito che consente l inserimento delle utenze di accesso Parola segreta (personale, non cedibile) necessaria, insieme all ID Utente, per accedere al sito: è possibile cambiare la password mediante la funzione di Cambia Password presente nella home page della sezione riservata alle Aziende Sezione del sito pubblico riservata esclusivamente alle Aziende, alla quale si può accedere inserendo la propria ID Utente e Password 13
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