REGIONE BASILICATA. Dipartimento Programmazione e Finanze PO FSE BASILICATA Informativa sullo Scambio elettronico di dati

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1 REGIONE BASILICATA Dipartimento Programmazione e Finanze PO FSE BASILICATA Informativa sullo Scambio elettronico di dati anno

2 Sommario 1. Introduzione Architettura funzionale del Sistema Informatico relativamente allo scambio dei dati Scambio elettronico di dati tra gli utenti del Sistema: ADG UCO - BENEFICIARI ADC- ADA Autorità di Gestione, Uffici competenti per l operazione (UCO) e beneficiari Autorità di Gestione, Autorità di Certificazione, Autorità di Audit Interoperabilità del Sistema Informativo

3 1. Introduzione Il nuovo Sistema Informatico realizzato per la programmazione del POR Basilicata FSE , identificato con l acronimo SIRFO2014, è stato implementato in continuità evolutiva con il sistema Sirfo2007 utilizzato nel corso della precedente programmazione, adeguandolo ai nuovi Regolamenti CE e alle normative nazionali. L esperienza acquisita nella precedente programmazione ha consentito di valorizzare i punti di forza (ad es. l invio da parte dei beneficiari delle dichiarazioni di spesa e relativi giustificativi con firma digitale, la condivisione delle informazioni tra le Autorità) e di correggere le criticità che sono state riscontrate (ad es. ulteriori controlli incrociati per verificare la coerenza dei dati procedurali e fisici al fine di garantire la qualità delle informazioni). Il Sistema SIRFO consente la raccolta, la registrazione e la conservazione in formato elettronico dei dati relativi a ciascuna operazione e lo scambio dei dati tra tutti i soggetti coinvolti nell attuazione del PO FSE (Beneficiari, AdG, AdC e AdA) come richiesto dall art. 122, comma 3, del Regolamento n. 1303/2013, che stabilisce che entro il 31 dicembre 2015, lo Stato membro deve garantire che tutti gli scambi di informazioni tra beneficiari e un'autorità di gestione, un'autorità di certificazione, un'autorità di audit e gli organismi intermedi, devono essere effettuati mediante sistemi di scambio elettronico di dati. Pertanto, il Sistema si presenta come un unica piattaforma per la governance on line ( e-gov) dei processi connessi alla realizzazione delle azioni FSE in cui tutti i dati dei procedimenti attivati sono acquisiti, gestiti e condivisi in modo digitale da tutti gli attori, in base al ruolo svolto nell ambito dell operazione di riferimento, consentendo l elaborazione delle informazioni nelle varie fasi del ciclo di vita dei procedimenti: programmazione; selezione delle operazioni; attivazione delle operazioni selezionate con gli adempimenti preliminari; gestione dei dati fisici e finanziari delle operazioni; 3

4 controllo delle singole operazioni ( controlli e check list di evidenza); monitoraggio costante sia quantitativo che qualitativo delle azioni programmate; certificazione delle operazioni. 2. Architettura funzionale del Sistema Informatico relativamente allo scambio dei dati Il sistema Informativo SIRFO2014 è un applicazione web, pertanto è fruibile dagli utilizzatori senza dover installare alcun software sul computer, ma è sufficiente: dotarsi di un personal computer con collegamento internet; disporre di un browser internet come Google Chrome o Firefox; avere le credenziali per l accesso al sistema. L accesso al sistema informativo è controllato, ossia consentito solo ai soggetti accreditati che, in fase di autenticazione tramite username e password o con sistema di autenticazione unica denominato IMS (Identity management System), sono riconosciuti dal sistema di gestione degli accessi e abilitati alle sezioni ad essi riservate a seconda dei compiti e delle responsabilità attribuite. In particolare, il software visualizzerà solo i menù a cui l utente è abilitato e gli consentirà di accedere ai dati in sola lettura o lettura e scrittura in base ai permessi assegnati. Nell architettura del sistema si possono riconoscere tre macro-strati: - presentation, ossia le maschere web specifiche per ciascun tipo di utilizzatore; - servizi, le diverse funzionalità del sistema sono organizzate ed esposte mediante interfacce informatiche con diversi tipi di protocolli utilizzando il paradigma informatico denominato SOA ( Service Oriented Service). All interno di questo strato si collocano delle componenti di servizio specializzati per: la gestione degli utenti ed i loro ruoli ; la gestione dei procedimenti e delle regole di business che determinano l avanzamento dei procedimenti; la gestione del sistema di notifiche interno; 4

5 - persistenza e DB, ossia la parte meno visibile del sistema che ha il compito di memorizzare i dati sui procedimenti esposti come servizi e renderli persistenti, ossia archiviati e tracciabili su un sistema data base. 3. Scambio elettronico di dati tra gli utenti del Sistema: ADG UCO - BENEFICIARI ADA ADC Al fine di fornire una visione più dettagliata delle modalità di condivisione delle informazioni tra gli utenti del sistema, si riportano di seguito le principali funzionalità disponibili e l interazione tra i singoli soggetti. 3.1 Autorità di Gestione, Uffici competenti per l operazione (UCO) e beneficiari Il sistema SIRFO è anche un Sistema gestionale e consente un interazione costante tra gli Uffici competenti per le operazioni e i beneficiari che può essere così schematizzata. I candidati ad un Avviso Pubblico presentano l istanza di partecipazione sul sistema Informativo denominato Ce.Bas. ( Centrale Bandi Basilicata), dedicato alla pubblicazione e alla gestione 5

6 degli avvisi regionali, che si interfaccia con il sistema SIRFO e trasferisce in automatico le informazioni delle proposte progettuali; Gli Uffici competenti per le operazioni avviano le operazioni valutate positivamente e completano i dati che caratterizzano il progetto: anagrafica del beneficiario, classificazione CUP, tipo di aiuto, provvedimenti amministrativi, piano finanziario, etc. e aprono il Sistema al beneficiario; I beneficiari compilano on _line i dati fisici e finanziari relativi all operazione e in particolare: i dati anagrafici dei destinatari: cognome, nome, genere, titolo di studio e condizione nel mercato del lavoro; le ore di presenza per le attività formative e la loro tipologia; le spese ed i giustificativi connessi in formato pdf; e inviano la dichiarazione di spesa con i relativi giustificativi e la domanda di rimborso con firma digitale; Gli Uffici competenti visualizzano i dati trasmessi digitalmente dai beneficiari e effettuano le verifiche e i controlli di competenza. L Autorità di Gestione sulla base delle informazioni inserite sul sistema dagli uffici e dai beneficiari: - estrae il campione delle operazioni da sottoporre al controllo in loco e registra gli esiti sul sistema compilando le check list; - verifica l attuazione del programma e i progressi compiuti nel conseguimento degli obiettivi tenendo conto dei dati finanziari e degli indicatori comuni e specifici; - trasmette i dati di monitoraggio al Sistema Nazionale del MEF secondo quanto previsto dal protocollo di colloquio IGRUE; - fornisce al Comitato di sorveglianza i dati finanziari e i dati relativi a indicatori e target del Programma; - Predispone il Rapporto annuale di attuazione da presentare alla Commissione. 3.2 Autorità di Gestione, Autorità di Certificazione, Autorità di Audit Come già evidenziato precedentemente, ogni autorità accede ad una sezione dedicata e ha a disposizione funzioni ad hoc per lo svolgimento delle proprie attività. Questa suddivisione sarà 6

7 mantenuta anche nel caso in cui le funzioni di Autorità di Certificazione vengano svolte dall Autorità di Gestione. La sezione dedicata all AdC consente l elaborazione e la registrazione di appositi report e check list relativi alle verifiche svolte in occasione della elaborazione di ogni domanda di pagamento ed è strutturata per mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione e del corrispondente contributo pubblico versato ai beneficiari, secondo quanto stabilito dall'articolo 126, lettera g), del regolamento (UE) n. 1303/2013. La sezione dedicata all AdA consente di individuare le Operazioni Campionate e di registrare i report di audit. Inoltre, il Sistema permette alle tre Autorità di condividere le informazioni relative agli: Esiti dei controlli di I livello on desk, in loco e di Audit effettuati (verbali e check list); Importi da recuperare, recuperati, irrecuperabili e ritirati a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a favore di un'operazione; Documentazione a corredo delle operazioni. 4. Interoperabilità del Sistema Informativo Al fine di rispettare le raccomandazioni comunitarie volte a ridurre ridondanze e disallineamenti derivanti dal popolamento di diverse basi di dati e per aumentare la rapidità di trasmissione e l affidabilità dei dati stessi, si è data particolare importanza alla cooperazione applicativa del Sistema SIRFO con gli altri sistemi informativi. In particolare, si sta attivando l interoperabilità con i Sistemi nazionali e regionali di seguito elencati: il Sistema CIPE per il rilascio del codice unico di progetto (CUP) (già attivato nella precedente programmazione in modalità batch); il Sistema nazionale di monitoraggio IGRUE ( già attivato nella precedente programmazione, ma da adeguare alla nuova vers. 1.2); il Sistema Informativo contabile (SIC) (già attivato nella precedente programmazione in modalità batch); il Sistema Informativo di gestione degli Avvisi e Bandi Pubblici della Regione Basilicata (CeBas); 7

8 il Sistema Informativo di gestione dei Provvedimenti Amministrativi; il Sistema Informativo di gestione del Protocollo regionale; Il Sistema Informativo dell Autorità di Audit (SIADA)( già attivato nella precedente programmazione); il Sistema Statistico Regionale, per la raccolta ed integrazione di dati statistici di supporto al sistema degli indicatori e per la verifica delle politiche di sviluppo (già attivato nella precedente programmazione in modalità batch); Il Sistema Informativo Regionale del Lavoro (Basil) e la sua componente Comunicazioni Obbligatorie ; Il Sistema Informativo per la gestione delle procedure di accreditamento degli enti di formazione ( Sigepa); Il Sistema Informativo del Repertorio Regionale delle Qualificazioni; il Sistema Informativo per la gestione del programma garanzia giovani per quanto attiene le operazioni ricadenti nel PO FSE Macroschema Funzionale del Sirfo