Flusso. Documentale. Archiviazione Invio Documenti. via

Transcript

1 Flusso Documentale Archiviazione Invio Documenti via

2 Flusso Documentale INTRODUZIONE L uso sempre più diffuso della posta elettronica rende sicuramente interessante la possibilità di archiviare e spedire via e - mail i documenti emessi e ricevuti dell Azienda. La soluzione adottata dai gestionali iq è il modulo FastDoc che consente di spedire via ed archiviare in automatico varie tipologie di documenti del ciclo attivo e passivo (fatture, ordini di acquisto, ecc.) e le lettere generate con la operatività dei Solleciti in formato PDF. Si tratta di una soluzione estremamente semplice ed economica, ma che porta vantaggi concreti in termini di velocità di invio, riduzione dei costi di spedizione e stampa, facilità di ricerca del documento archiviato. ARCHIVIAZIONE/INVIO DOCUMENTI Il cuore del modulo è la maschera di archiviazione invio documenti. Attraverso una serie di filtri è possibile richiamare un range di documenti, per quali, dopo la selezione all interno della griglia è possibile lanciare una o più operazione contemporaneamente quali ad esempio la generazione allegati, l invio o al documentale degli stessi.

3 La creazione dei documenti da inviare si attua attraverso la preparazione degli allegati che genera il file PDF dei documenti desiderati, assegnando i nomi degli stessi in base ai parametri di funzionamento scelti dall utente. L archiviazione consiste nel salvataggio dei PDF creati in particolari cartelle scelte anch esse sulla base dei parametri di funzionamento impostati dall utilizzatore del modulo. L invio del documento, avviene tramite solo per quei soggetti che, come prevede la legge, hanno dato il benestare per tale gestione. Tale funzionalità si attiva attraverso un parametro nell anagrafica dei clienti. Contestualmente all invio del pdf del documento è possibile inserire sulla mail anche gli eventuali allegati del documento attraverso l apposito parametro. E poi possibile anche effettuare la stampa, gestendo il numero di copie, e cancellazione degli stessi attraverso gli appositi parametri ed, infine, l invio dei documenti al documentale. L utente ha poi la possibilità di indicare i dati che vuole visualizzare nell oggetto della mail (per esempio, numero e data documento) ed impostare un testo predefinito e personalizzabile da riportarsi nel corpo della stessa. La maschera è suddivida in più sezioni che dettaglieremo qui di seguito. Nella scheda elenco documenti vengono riportati tutti quei documenti che rispettano i criteri di selezione impostati. Per quanto riguarda l invio dei documenti, questo è possibile, solo ed esclusivamente per quei documenti per i quali il file pdf è già stato generato ed è attivo il parametro in anagrafica indicato precedentemente. Nella scheda documenti archiviati invece vengono riportati tutti quei documenti che risultano essere già archiviati ossia la procedura legata al flag Prepara Allegati è già stata lanciata. Nella scheda documenti errati infine vengono riportati tutti quei record dei documenti il cui invio risulta non essere andato a buon fine (ad esempio perché si è cercato di inviare un documento per un cliente che non aveva il flag di abilitato invio attivo o perché l indirizzo e mail non era corretto). ANAGRAFICA CLIENTI Per poter gestire l invio mail tramite FastDoc è necessario impostare in anagrafica clienti come indicato precedentemente il flag Invio Doc tramite . Per poter gestire l invio mail tramite FastDoc è necessario impostare in anagrafica clienti come indicato precedentemente il flag Invio Doc tramite . In fase di invio dei documenti verranno presi in considerazione in prima battuta l indirizzo presente nella tab generale e, successivamente gli eventuali indirizzi presenti nella scheda dei riferimenti. Per permettere il corretto funzionamento della procedura il riferimento non dovrà avere attivo il flag disattivo. Dovrà inoltre essere impostato il documento su cui questo sarà utilizzato selezionando ad esempio il flag ddt emesso piuttosto che fattura emessa, e dovrà essere impostato il tipo invio ossia se l indirizzo e mail del riferimento dovrà essere indicato nel To, nel CC, o nel BCC della mail.

4 PARAMETRI GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTI Per poter gestire tutti gli automatismi di FastDoc, legati alla gestione e archiviazione dei documenti, è necessario impostare i Parametri Gestione Elettronica Documenti. Nella parte superiore della maschera è possibile indicare la Struttura Percorso e Nome File dove verranno salvati i file pdf per l invio dei documenti in funzione dei campi selezionati. Il percorso può essere a sua volta composto dall indicazione dell Esercizio e del Tipo Documento. E poi possibile impostare un separatore ulteriore di queste ultime informazioni in base al simbolo inserito nel campo Separatore. E inoltre possibile gestire una lingua predefinita per l invio dei documenti attivando la voce Abilitazione e impostando la lingua predefinita per l invio. Per attivare questa funzionalità è necessario configurare inoltre il file <NomeCartella>.txt, presente nella cartella dei fincati personalizzati, inserendo la riga "<NomeFile>;<descrizione>;default_fastdoc"

5 dove con NomeFile si può definire un report standard o uno personalizzato. Il codice lingua predefinito viene poi confrontato con il codice lingua presente nell'anagrafica del cliente/fornitore e, nel caso in cui non dovessero corrispondere, si ricerca nella cartella dei fincati personalizzati il report denominato <NomeReport> "_" + <CodiceLinguaCliente>;default_fastdoc E,se esiste, viene sostituito allo standard. La maschera è composta infine da due schede Documenti Ciclo Attivo / Documenti Ciclo Passivo. Per ognuna di esse è possibile andare a personalizzare alcune informazioni attraverso la voce Modifica Tipo Documento selezionabile dal le opzioni del tasto destro del mouse. Attraverso tale maschera sarà possibile, per ogni tipologia di documento, andare a impostare alcuni valori di default quali l oggetto della mail, l indirizzo di copia conoscenza \copia conoscenza nascosta, l oggetto e il testo della mail con la quale verrà allegato il documento.

6 NAVIGAZIONE DOCUMENTI L'obbiettivo dei gestionali iq è quello di dare all utente una visione sintetica e veloce di variabili critiche come l'andamento delle vendite o dei costi, per esempio permettendo la navigazione visuale dei documenti del ciclo attivo e passivo in una veste del tutto grafica che propone le relazioni ed il conseguente workflow dei documenti. Grazie a questa nuova visione è possibile in modo assolutamente intuitivo risalire ai collegamenti tra i vari documenti avendo a disposizione i dati salienti tramite una consultazione del tutto rapida e semplice. E così possibile accedere alle informazioni essenziali dei documenti e ad uno specifico schema riassuntivo che viene proposto in fondo alla schermata per ogni documento cliccando sullo stesso, fino alla possibilità di accedere direttamente al singolo documento selezionato avendo la possibilità di modificarlo. La consultazione dei dati storici risulta così efficace e consente all operatore di accedere con facilità anche alle informazioni più datate.