BOOLE SERVER - CONDIVIDERE I DATI AZIENDALI IN TOTALE SICUREZZA

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1 BOOLE SERVER - CONDIVIDERE I DATI AZIENDALI IN TOTALE SICUREZZA - - Quick User Guide - Aggiornata alla versione...6

2 CONDIVIDERE I DATI AZIENDALI IN TOTALE SICUREZZA Sommario Proteggere e condividere i dati aziendali con Boole Server.. Le condivisioni in Boole Server.... Condividere file e cartelle centralizzate con altri profili di Boole Server Condividere file e cartelle centralizzate con utenti esterni non censiti in Boole Server... Condividere file e cartelle cifrate in locale con altri profili di Boole Server... Template di protezione... 5 Introduzione agli esempi di condivisione... 6 Cosa dicono i Nostri clienti... 6 Condividere un documento confidenziale editabile e ricondivisibile... 7 Condividere un documento confidenziale, editabile al suo interno e consultabile in modalità non in linea Condividere un documento confidenziale editabile al suo interno e con i permessi di stampa... 9 Condividere un documento confidenziale, editabile solo al suo interno... 0 Condividere una cartella confidenziale contenente più file, non editabili e consultabili solo per 0 giorni... Condividere un documento Top Secret in sola lettura... Condividere un documento confidenziale, consultabile solo online... Condividere un documento Top Secret in sola lettura, impedendo la copia a video... Condividere una cartella confidenziale contenente più file, contraddistinti da una filigrana e consultabili solo online... 5 Condividere un documento confidenziale editabile, con utenti esterni non censiti in Boole Server... 6 Condividere una cartella confidenziale, non editabile nei contenuti e consultabile solo per 0 giorni, ad utenti esterni non censiti in Boole Server... 7 Condividere un documento Top Secret in sola lettura e tramite un PIN, con utenti esterni non censiti in Boole Server... 8 Condividere un documento protetto in locale, non editabile e consultabile solo per un ora... 9 Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati

3 PROTEGGERE E CONDIVIDERE I DATI AZIENDALI CON BOOLE SERVER Boole Server è il software progettato per proteggere i file riservati e consentirne la condivisione immediata e controllata con gruppi di lavoro, collaboratori, partner o clienti. I file archiviati e trasferiti con Boole Server sono protetti da qualunque tentativo di furto o intercettazione non autorizzata; solo gli utenti autorizzati possono accedere, utilizzare, visualizzare o modificare i file che sono stati loro condivisi. Grazie a Boole Server non solo è possibile stabilire quali risorse distribuire, con chi e per quanto tempo, ma persino assegnare su uno stesso file diritti di accesso differenziati in funzione del profilo scelto: uno stesso documento può essere solamente visualizzato da un utente, ma può essere modificato e aggiornato da un altro. Le proprietà di condivisione assegnate ad un utente su un determinato file possono essere modificate o persino revocate in qualunque momento. Le condivisioni in Boole Server Con Boole Server è possibile condividere file o cartelle di contenuto riservato sia con utenti interni che con utenti esterni alla rete aziendale, siano essi censiti nella profilatura di sistema che non, mantenendo lo stesso livello di sicurezza applicato ai documenti protetti. Gli utenti autorizzati possono disporre di una cassaforte virtuale cifrata (Boole Server Web Client), accessibile tramite qualsiasi browser web, da qualunque computer connesso a Internet e condividere le proprie risorse centralizzate in totale sicurezza. Grazie a Boole Server Agent è anche possibile cifrare in locale i documenti aziendali e condividerli con altri profili senza correre il rischio che il patrimonio dei dati possa essere indebitamente consultato, utilizzato, diffuso o manipolato. Condividere file e cartelle centralizzate con altri profili di Boole Server La condivisione dei file e delle cartelle centralizzate con altri profili di Boole Server è semplice e sicura. Effettuando l accesso alla cassaforte virtuale presieduta da Boole Server, gli utenti autorizzati hanno la possibilità di condividere le proprie risorse in maniera rapida e intuitiva: è sufficiente selezionare le risorse che si desiderano condividere, cliccare con il tasto destro Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati

4 del mouse e scegliere Boole Server profiles. A seconda delle autorizzazioni concesse al profilo, sarà possibile utilizzare i Template di protezione per definire sia il livello di protezione da applicare che i destinatari della condivisione o configurare manualmente le proprietà di sicurezza che si vogliono assegnare al documento. Condividere file e cartelle centralizzate con utenti esterni non censiti in Boole Server È possibile condividere via le risorse contenute nello spazio centralizzato di Boole Server con utenti esterni non censiti nella profilatura di Sistema, con la garanzia che i più alti standard di sicurezza sono applicati in maniera costante su ogni singolo documento. All utente sarà sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulle risorse che desidera condividere, scegliere la voce External users e impostare le proprietà di sicurezza desiderate. Condividere file e cartelle cifrate in locale con altri profili di Boole Server Tramite l Agent di Boole Server è possibile condividere con altri profili le risorse cifrate in locale in pochi e semplici passaggi. In fase di configurazione della Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati

5 condivisione, il proprietario dei dati stabilisce i profili che saranno autorizzati ad accedere ai dati e le modalità di accesso o utilizzare i Template di protezione per definire i parametri di protezione da applicare che i destinatari della condivisione. Template di protezione Per automatizzare e rendere ancora più semplice e rapida la protezione locale dei file o la condivisione delle risorse centralizzate è possibile utilizzare una serie di Template di protezione messi a disposizione da Boole Server. Essi vengono assegnati ad ogni singolo profilo (lato Server) nel rispetto delle policy aziendali stabilite in merito all utilizzo degli strumenti informatici e personalizzati in base alle specifiche necessità dell Azienda. Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 5

6 Introduzione agli esempi di condivisione A seconda del tipo di autorizzazioni che si desiderano concedere al destinatario, si possono impostare diverse combinazioni di protezione e condivisione da applicare alle risorse centralizzate e ai documenti cifrati in locale. Nelle pagine successive verranno illustrati i casi più comuni e verrà prestata particolare attenzione ai passaggi necessari per proteggere e condividere file o cartelle di contenuto riservato, sia con utenti interni che con utenti esterni alla rete aziendale. Inoltre, verrà indicato per ogni singolo esempio il risultato della condivisione, ossia quali azioni possono essere eseguite e quali sono inibite sui documenti condivisi. Cosa dicono i nostri clienti È straordinario poter lavorare su file confidenziali senza avere la preoccupazione che informazioni riservate possano essere rubate o indebitamente diffuse. La soluzione Boole Server è completa e oltre a rispondere a tutte le esigenze di sicurezza di cui avevamo bisogno, è in grado di prevenire i rischi che potrebbero derivare anche da minacce a cui non avevamo pensato. Santo Versace, Presidente Gianni Versace s.p.a. Una soluzione che si è dimostrata estremamente vantaggiosa per le nostre esigenze: immediatamente operativa, semplice da configurare, installabile all interno dei nostri sistemi senza alcuna modifica infrastrutturale. Inoltre è stato incredibilmente semplice illustrarne l utilizzo a tutti i dipendenti che ne avrebbero dovuto fare uso. Direttore IT, SEA Un sistema affidabile, uno strumento prezioso per evitare che i dati sensibili gestiti quotidianamente dalla nostra amministrazione non siano trattati con l adeguata riservatezza o che rischino di essere sottratti, danneggiati o intercettati. Il tutto secondo modalità estremamente semplici da seguire: un aspetto fondamentale che ha differenziato la soluzione adottata da altre presenti sul mercato. Direttore IT, TOD S Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 6

7 Condividere un documento confidenziale editabile e ricondivisibile scegliere Boole Server profiles; - Scegliere Not Classified e - Nella Scheda Users: scegliere uno o più utenti con cui condividere il documento e cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok e scegliere se inviare una notifica via all utente che riceverà il documento; - aprire il file dal browser; - scaricare, salvare e modificare il file in locale; - stampare il file; - allegarlo ad una ; - ricondividere il file con altri Profili di Boole Server; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 7

8 Condividere un documento confidenziale, editabile al suo interno e consultabile in modalità non in linea scegliere Boole Server profiles; - Scegliere Limited e - Nella Scheda Users: scegliere uno o più utenti con cui condividere il documento e cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok e scegliere se inviare una notifica via all utente che riceverà il documento; - aprire il file in locale, solo tramite l Agent ed editarne il contenuto; - scaricare il file in locale e accedere ad esso in modalità non in linea; - stampare il file; - copiare il contenuto verso documenti esterni; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 8

9 Condividere un documento confidenziale, editabile al suo interno e con i permessi di stampa scegliere Boole Server profiles; - Scegliere Reserved e - Nella Scheda Users: scegliere uno o più utenti con cui condividere il documento e cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok e scegliere se inviare una notifica via all utente che riceverà il documento; - aprire il file in locale, solo tramite l Agent ed editarne il contenuto; - stampare il file; - copiare il contenuto verso documenti esterni; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 9

10 Condividere un documento confidenziale, editabile solo al suo interno scegliere Boole Server profiles; - Scegliere Secret e - Nella Scheda Users: scegliere uno o più utenti con cui condividere il documento e cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok e scegliere se inviare una notifica via all utente che riceverà il documento; - aprire il file in locale, solo tramite l Agent ed editarne il contenuto; - copiare il contenuto verso documenti esterni; - stampare il file; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 0

11 Condividere una cartella confidenziale contenente più file, non editabili e consultabili solo per 0 giorni scegliere Boole Server profiles; - Scegliere Top Secret e - Nella Scheda Users: scegliere uno o più utenti con cui condividere i documenti e cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok e scegliere se inviare una notifica via all utente che riceverà il documento; - aprire i file in locale tramite l Agent e visualizzarne il contenuto solo per 0 giorni; - modificare il file in locale; - copiare e/o spostare il contenuto del file; - eliminare o rinominare il file; - stampare il file Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati

12 Condividere un documento Top Secret in sola lettura scegliere Boole Server profiles; - Scegliere Customised e - Nella Scheda Users: scegliere uno o più utenti con cui condividere il documento; - Nella Scheda Limitations spostare il cursore sul rosso; - Nella Scheda Summary cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok e scegliere se inviare una notifica via all utente che riceverà il documento; 5 Risultato - aprire il file in locale solo tramite l Agent e visualizzarne il contenuto; - modificare il file in locale; - copiare e/o spostare il contenuto del file; - stampare il file; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati

13 Condividere un documento confidenziale, consultabile solo online scegliere Boole Server profiles; - Scegliere Customised e - Nella Scheda Users: scegliere uno o più utenti con cui condividere il documento; - Nella Scheda Limitations spostare il cursore sul verde, abilitare le opzioni: Deny Remove and Rename e Sharing in Streaming; - Nella Scheda Summary cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok e scegliere se inviare una notifica via all utente che riceverà il documento; - aprire il file dal browser; - stampare il file; - scaricare e modificare il file in locale; - eliminare o rinominare il file; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati

14 Condividere un documento Top Secret in sola lettura, impedendo la copia a video scegliere Boole Server profiles; - Scegliere Customised e - Nella Scheda Users: scegliere uno o più utenti con cui condividere il documento; - Nella Scheda Limitations spostare il cursore sul rosso, abilitare le opzioni: Sharing in Streaming e Enable anti-photo; - Nella Scheda Summary cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok e scegliere se inviare una notifica via all utente che riceverà il documento; - aprire il file in locale solo tramite l Agent e visualizzare il contenuto una porzione alla volta; - scaricare e modificare il file in locale; - eliminare o rinominare il file; stampare il file; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati

15 Condividere una cartella confidenziale contenente più file, contraddistinti da una filigrana e consultabili solo on line scegliere Boole Server profiles; - Scegliere Customised e - Nella Scheda Users: scegliere uno o più utenti con cui condividere il documento; - Nella Scheda Limitations spostare il cursore sul verde, abilitare le opzioni: Deny Remove and Rename, Deny Upload (into folders), Sharing in Streaming e Apply Watermark; - Nella Scheda Summary cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok e scegliere se inviare una notifica via all utente che riceverà il documento; - visualizzare il contenuto del file (via browser) contraddistinto da una filigrana indelebile; stampare il file; - scaricare e modificare il file in locale; - eliminare o rinominare il file; - uploadare altri file all interno della cartella condivisa; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 5

16 Condividere un documento confidenziale editabile, con utenti esterni non censiti in Boole Server scegliere External users; - Scegliere Not Classified e - Nella Scheda Users: inserire l indirizzo dell utente esterno con cui si vuole condividere il documento e cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok per chiudere la finestra; L utente destinatario riceverà un con un link, attraverso cui potrà accedere al documento condiviso e compiere le seguenti azioni: - aprire il file dal browser; - scaricare, salvare e modificare il file in locale; - stampare il file; - allegarlo ad una ; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 6

17 Condividere una cartella confidenziale, non editabile nei contenuti e consultabile solo per 0 giorni, ad utenti esterni non censiti in Boole Server scegliere External users; - Scegliere Top Secret e - Nella Scheda Users: inserire l indirizzo dell utente esterno con cui si vuole condividere la cartella e cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok per chiudere la finestra; L utente destinatario riceverà un con un link, attraverso cui potrà accedere alla cartella condivisa e compiere le seguenti azioni: - aprire i file in locale tramite l Agent e visualizzarne il contenuto solo per 0 giorni; - modificare i file in locale; - copiare e/o spostare il contenuto dei file; - uploadare altri file all interno della cartella condivisa; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 7

18 Condividere un documento Top Secret in sola lettura e tramite un PIN, con utenti esterni non censiti in Boole Server scegliere External users; - Scegliere Customised e - Nella Scheda Users: inserire l indirizzo dell utente esterno ; attivare la casella di controllo Access with PIN e confermare la scelta; - Scegliere se utilizzare il PIN generato dal Sistema o personalizzarlo e comunicarlo all utente destinatario; - Nella scheda Limitations spostare il cursore sul rosso; - Nella Scheda Summary cliccare su Confirm; condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok per chiudere la finestra; L utente destinatario riceverà un con un link, attraverso cui potrà accedere al documento condiviso solo tramite un PIN e compiere le seguenti azioni: - aprire il file in locale solo tramite l Agent e visualizzarne il contenuto; - modificare il file in locale; - copiare e/o spostare il contenuto del file; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 8

19 Condividere un documento protetto in locale, non editabile e consultabile solo per un ora - Cliccare con il tasto destro del mouse sul file in locale nel formato.bs; - Cliccare su Boole Server e scegliere Share to...; - Scegliere Customised e - Nella Scheda Summary cliccare su Confirm condivisione è stata effettuata con successo; - Cliccare su Ok per chiudere la finestra; - Scambiare il file con gli utenti scelti in precedenza tramite qualsiasi canale di comunicazione (es.: , chiavette usb ecc...) - Nella Scheda Users: scegliere gli utenti con cui condividere il documento; - Nella scheda Limitations spostare il cursore sul rosso; - Attivare la casella di controllo Expiry e l opzione Duration, fissando un ora come intervallo di tempo per la condivisione; - aprire il file in locale tramite l Agent e visualizzarne il contenuto solo per un ora; - modificare e stampare il file; - copiare e/o spostare il contenuto del file; Copyright 0 Boole Server - Tutti i diritti riservati 9