Microsoft Outlook 2010 Guida al prodotto

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1 Microsoft Outlook 2010 Guida al prodotto

2 Microsoft Outlook 2010: panoramica... 1 Outlook 2010: in breve... 2 Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel momento giusto Visualizzazione, creazione e gestione più rapide della posta elettronica Comunicazioni dall aspetto raffinato e professionale Tenersi in contatto, gestire gli account di posta elettronica e restare aggiornati Accesso alle informazioni importanti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo Outlook 2010: in dettaglio... 5 Barra multifunzione Miglioramento... 5 Visualizzazione Microsoft Office Backstage Novità... 6 Visualizzazione conversazione Miglioramento... 8 Azioni rapide Novità Suggerimenti messaggio Novità Strumenti di ricerca Miglioramento Temi di Office Miglioramento Incolla con Anteprima dinamica Novità Strumenti di modifica delle immagini Novità e miglioramenti Grafica SmartArt Miglioramento Supporto di più cassette postali Miglioramento Visualizzazione pianificazione Novità Ricerca sala Novità Anteprima calendario Novità Scheda contatto Novità Ricerca utenti Miglioramento Outlook Social Connector Novità Strumenti di traduzione Miglioramento Strumenti per le lingue Miglioramento Anteprima casella vocale Novità! Microsoft Outlook Web App Miglioramento... 28

3 Microsoft Outlook Mobile 2010 Miglioramento Descrizione della visualizzazione conversazione...31 Passaggio alla visualizzazione conversazione Visualizzazione conversazione: suggerimenti di carattere generale Impostazione delle preferenze per la visualizzazione conversazione Definizione di conversazione divisa Migrazione delle impostazioni preferite in altre cartelle Conclusioni...39 Orientarsi nell interfaccia...40 Versioni a confronto...47 Domande frequenti su Outlook Disponibilità delle caratteristiche e divulgazione...69 Outlook Mobile Outlook Web App Collegamenti forniti in questa guida al prodotto... 69

4 Microsoft Outlook 2010 offre strumenti di livello superiore per la gestione della posta elettronica aziendale e personale a oltre 500 milioni di utenti di Office in tutto il mondo. Le statistiche rivelano che un utente medio legge circa 1800 messaggi al mese e ne elimina circa La posta elettronica è quindi importante, ma chi non vorrebbe poter dedicare meno tempo alla sua gestione? Con Outlook 2010 questo è possibile. Grazie all interfaccia completamente riprogettata e a una serie di caratteristiche avanzate per l organizzazione, la ricerca e la pianificazione, è possibile gestire con la massima efficienza le comunicazioni e gli impegni quotidiani. Per molti di noi la posta elettronica è diventata parte integrante della vita quotidiana. Ricorriamo ai dispositivi mobili per comunicare e per restare «sempre connessi», costantemente in contatto con amici, parenti, colleghi e con il mondo intero. In aeroporto in attesa un volo, mentre leggiamo un libro in un bar o dopo una riunione con un cliente, vogliamo che la posta elettronica sia sempre disponibile, in qualunque luogo ci troviamo. Outlook 2010 offre la possibilità di accedere alla posta elettronica, al calendario e alla rubrica da qualunque posizione tramite un Web browser o uno smartphone 1, per interagire con colleghi e amici in ufficio e a casa e connettersi a una varietà di servizi Web e social network per restare in contatto con le persone che più ci interessano anche quando siamo in viaggio. Benvenuti in Outlook 2010, la nuova versione ancora più efficiente e intuitiva. 1 Per l accesso al Web e tramite smartphone sono necessari un dispositivo appropriato e una connessione Internet. Per la funzionalità Web è necessario Outlook Web App, che richiede Microsoft Exchange Server 2010 e un browser supportato, quale Internet Explorer, Firefox o Safari. Alcune funzionalità per dispositivi mobili richiedono Microsoft Outlook Mobile 2010, che non è incluso nelle famiglie di prodotti e nelle applicazioni Office 2010 o in Office Web Apps. Esistono alcune differenze tra le caratteristiche di Outlook Web App, Outlook Mobile 2010 e Outlook

5 Outlook 2010 è progettato per offrire un esperienza di produttività ottimale su PC, telefono e browser. Nelle sezioni seguenti sono illustrate in dettaglio le caratteristiche nuove e migliorate del prodotto. Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel momento giusto. Le caratteristiche nuove e migliorate possono contribuire a potenziare la produttività, a patto però che siano sempre a portata di mano al momento giusto. L avanzata barra multifunzione personalizzabile di Outlook 2010 facilita l individuazione dei comandi, consentendo all utente di concentrarsi sul risultato finale, anziché su come ottenerlo. Se si desidera configurare gli account nuovi ed esistenti in modo più semplice, accedere alle opzioni di stampa in modo più rapido e diretto o pulire la cassetta postale con maggiore facilità, la nuova visualizzazione Microsoft Office Backstage soddisfa tutte queste esigenze e altre ancora. Outlook 2010 semplifica le attività di gestione dell account, di stampa e di personalizzazione delle funzionalità dell applicazione, tutto da un unica posizione. Visualizzazione, creazione e gestione più rapide della posta elettronica. Rispetto ad appena cinque anni fa, il numero di messaggi di posta elettronica che riceviamo oggi in una settimana è aumentato in modo impressionante. Alla luce di questi cambiamenti nello stile di vita, Outlook 2010 è stato riprogettato per aiutare gli utenti a tenere sotto controllo l enorme quantità di informazioni che ricevono ogni giorno. È possibile gestire facilmente grandi quantità di messaggi di posta elettronica. Bastano pochi clic per comprimere, suddividere in categorie o addirittura ignorare intere conversazioni. Grazie ai nuovi strumenti di gestione delle conversazioni e alla visualizzazione conversazione migliorata, decine di messaggi possono essere istantaneamente ridotti a pochi elementi rilevanti per rendere più agevole il controllo della posta elettronica, risparmiando tempo da dedicare ad altre attività nell arco della giornata. 2

6 È possibile inviare le informazioni appropriate alle persone giuste e rispondere rapidamente ai messaggi. I Suggerimenti messaggio 2 avvisano immediatamente l utente in caso di potenziali problemi di distribuzione, mentre Azioni rapide consente di eseguire con un semplice clic le attività più frequenti, che normalmente richiederebbero l uso di diversi comandi. Comunicazioni dall aspetto raffinato e professionale. Nel corso degli anni la posta elettronica ha subito grandi trasformazioni, passando da semplici messaggi di testo di uno o due paragrafi a newsletter rivolte a famiglie o aziende, elementi decorativi personalizzati, agende e molto altro ancora. Per la posta elettronica personale e professionale, Outlook 2010 offre gli strumenti innovativi di Microsoft Office per dare vita alle proprie idee. Una formattazione dei messaggi accattivante contribuisce a rendere più efficace la comunicazione di informazioni. A tale scopo, i nuovi temi di Office aiutano ad esprimere il proprio stile personale attraverso la formattazione. La caratteristica Incolla con Anteprima dinamica consente inoltre di riutilizzare determinati contenuti copiandoli e incollandoli, ottenendo subito la formattazione desiderata. Per catturare l attenzione dei lettori, è possibile aggiungere ai messaggi una connotazione visiva. Non è necessario essere esperti per creare messaggi di posta elettronica raffinati e professionali. Gli strumenti di modifica delle immagini nuovi e migliorati, la grafica SmartArt e la possibilità di inserire schermate direttamente nei messaggi consentono di incorporare elementi grafici di alta qualità senza ricorrere a programmi di fotoritocco aggiuntivi. Tenersi in contatto, gestire gli account di posta elettronica e restare aggiornati. Che si tratti di gestire un team o di organizzare un evento familiare, è sempre importante restare in contatto con le persone all interno e all esterno dell ambiente aziendale o domestico. Outlook 2010 offre varie reti di comunicazione e posta elettronica, per premettere agli utenti di restare sempre connessi con amici, parenti e colleghi in modo rapido, semplice e divertente. 2 Per la caratteristica Suggerimenti messaggio è necessario Microsoft Exchange Server 2010, che deve essere abilitato da un amministratore di Exchange. 3

7 È possibile combinare più account di posta elettronica, calendari e rubriche e gestirli facilmente da un unica visualizzazione centralizzata. La nuova Visualizzazione pianificazione e gli strumenti di pianificazione di gruppo consentono di gestire le attività di pianificazione in tutta facilità. Una nuova scheda contatto facilmente accessibile consente di visualizzare la disponibilità di una persona e contattarla all istante utilizzando una varietà di metodi di comunicazione. Grazie ad Outlook Social Connector è possibile ottenere ulteriori informazioni sulle persone, ad esempio gli amici comuni, e altre informazioni di social networking, rimanendo sempre connessi con la propria sfera di contatti personali e professionali. Accesso alle informazioni importanti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. È possibile controllare la posta elettronica ovunque ci si trovi e individuare rapidamente indirizzi e numeri di telefono importanti nel momento in cui servono. Grazie alla nuova versione di Outlook, oggi è possibile restare sempre connessi con i contatti di lavoro e personali e tenere tutto sotto controllo anche quando si è lontani dall ufficio o da casa. È possibile combinare le comunicazioni e ricevere anteprime della casella vocale nella posta in arrivo 3. Microsoft Outlook Web App: per essere sempre aggiornati e sempre connessi. Consente di visualizzare i messaggi di posta elettronica, i contatti e gli eventi del calendario di Outlook archiviati in Microsoft Exchange Server 2010 utilizzando un Web browser 4. Microsoft Outlook Mobile 2010: per sincronizzare Outlook 2010 con una versione mobile di Outlook progettata specificatamente per Windows Phone. 5 Non è necessario disporre di un PC desktop. 3 Sono necessari Microsoft Exchange 2010 e il servizio di messaggistica unificata di Microsoft Exchange. 4 Outlook Web App, noto in precedenza come Outlook Web Access, è disponibile per gli utenti di Microsoft Exchange. 5 Sono necessari un dispositivo appropriato e una connessione Internet. Outlook Mobile 2010 non è incluso nelle famiglie di prodotti o applicazioni di Office 2010 o in Office Web Apps. Outlook Mobile 2010 è preinstallato nei telefoni Windows Phone ed è il client di posta elettronica predefinito. Verrà rilasciato nei telefoni Windows Phone (Windows Mobile 6.5 o versione successiva) in contemporanea con la commercializzazione di Microsoft Office Esistono alcune differenze tra le caratteristiche di Outlook Mobile 2010 e delle applicazioni di Office

8 Outlook 2010 offre nuovi modi di lavorare e sviluppare le proprie idee, da soli, in collaborazione e persino in viaggio. Accedere in modo più semplice agli strumenti appropriati nel momento giusto. Barra multifunzione Miglioramento La barra multifunzione sostituisce i menu e le barre degli strumenti nella parte superiore della finestra principale di Outlook, per offrire un esperienza utente ancora più personalizzata. È progettata per semplificare l individuazione e l utilizzo dell intera gamma di caratteristiche disponibili in Outlook, garantendo una maggiore produttività in meno tempo. Figura 1: barra multifunzione disponibile in Outlook È possibile individuare facilmente i comandi necessari, quando e dove servono. La barra multifunzione migliorata, disponibile in Outlook e nelle altre applicazioni di Office 2010, facilita l individuazione dei comandi, consentendo all utente di concentrarsi sul risultato finale, anziché su come ottenerlo. È possibile personalizzare le schede presenti sulla barra multifunzione o crearne di nuove per un esperienza utente in linea con le proprie esigenze. Le schede standard sulla barra multifunzione sono organizzate in modo da visualizzare i comandi pertinenti per una determinata attività, per individuare più rapidamente quelli di cui si ha bisogno al momento. 5

9 Nella barra multifunzione sono inoltre disponibili schede contestuali che consentono di accedere agli strumenti necessari nel momento in cui servono, come illustrato nella Figura 2. Figura 2: è possibile aggiornare gli elementi del calendario e delle attività direttamente dalla cartella della posta in arrivo. Se ad esempio si fa clic su un elemento del calendario o delle attività sulla barra Da fare, sulla barra multifunzione viene visualizzata una scheda contestuale contenente gli strumenti appropriati per tale elemento. Suggerimento rapido: oltre alla barra multifunzione nella parte superiore dello schermo, nella parte inferiore della finestra di Outlook è presente la barra di stato, che può essere personalizzata. È sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse per selezionare gli elementi che si desidera visualizzare, ad esempio il numero di elementi nella cartella della posta in arrivo, gli elementi non letti, la quota della cassetta postale e altro ancora. Sul lato destro della barra di stato è inoltre disponibile un nuovo dispositivo di scorrimento dello zoom che consente di aumentare o ridurre velocemente le dimensioni delle informazioni visualizzate nel riquadro di lettura. Visualizzazione Microsoft Office Backstage Novità Sul lato sinistro della barra multifunzione è presente la scheda File, che consente di accedere con un semplice clic a una serie di opzioni che semplificano al massimo la gestione degli account e la personalizzazione delle funzionalità di Outlook. 6

10 La nuova visualizzazione Backstage sostituisce il tradizionale menu File delle versioni precedenti, offrendo una posizione centralizzata per tutte le attività di gestione degli account. Ad esempio: Quando si apre la visualizzazione Backstage per la prima volta, viene visualizzata la scheda Informazioni, illustrata nella Figura 3. Da questa scheda è possibile gestire le impostazioni degli account, ad esempio aggiungere un nuovo account di posta elettronica, configurare le risposte automatiche per quando si è fuori sede, modificare le opzioni di archiviazione e organizzare regole e avvisi. Figura 3: è possibile gestire l account di Outlook da una comoda posizione centralizzata nella visualizzazione Backstage. La scheda Apri nella visualizzazione Backstage consente di importare ed esportare file, aprire file di dati di Outlook e salvare elementi di Outlook in altri formati. La scheda Stampa offre una nuova esperienza di stampa grazie a un anteprima a pagina intera accanto alle altre opzioni di stampa. 7

11 Dalla scheda Guida è possibile accedere alla Guida dell applicazione e a collegamenti ad altre risorse «Self-help online», ad esempio esercitazioni di formazione, oltre a informazioni relative alla versione in esecuzione, all attivazione e alla licenza. La scheda Opzioni offre numerose opzioni per l impostazione delle preferenze, tra cui la possibilità di personalizzare la barra multifunzione e la barra di accesso rapido. La barra multifunzione semplifica la creazione di contenuto, mentre la visualizzazione Backstage aiuta a gestirlo. Suggerimento rapido: se è impostato un limite per le dimensioni della cassetta postale, un nuovo termometro relativo alla quota fornisce una rappresentazione visiva dello spazio disponibile nella cassetta postale, come illustrato nella Figura 3. Visualizzazione, creazione e gestione più rapide della posta elettronica. Visualizzazione conversazione Miglioramento La visualizzazione conversazione di Outlook 2010 è stata migliorata per consentire all utente di accedere direttamente ai dati appropriati. Più messaggi di posta elettronica vengono condensati in un unica discussione, denominata thread di conversazione, e visualizzati su una sola riga, anche se alcuni messaggi della conversazione si trovano in altre cartelle. Questo non solo riduce il sovraccarico di informazioni, ma ottimizza anche le attività di monitoraggio e gestione dei messaggi correlati. I nuovi strumenti di gestione delle conversazioni consentono inoltre di risparmiare spazio prezioso nella cartella della posta in arrivo. 8

12 Figura 4: la visualizzazione conversazione consente di tenere sotto controllo le conversazioni tramite posta elettronica. È possibile limitare la visualizzazione delle informazioni a quelle pertinenti. Quando si fa clic su una conversazione, viene visualizzato l ultimo messaggio. È sufficiente espandere la conversazione per visualizzare i precedenti messaggi ridondanti o gli autori dei singoli messaggi. È possibile verificare rapidamente se in una conversazione sono presenti più messaggi. L icona del messaggio relativa a una conversazione che contiene più messaggi è infatti caratterizzata da più buste. È possibile limitare l archiviazione dei messaggi di posta elettronica. Tutti i messaggi ridondanti nella conversazione possono infatti essere eliminati rapidamente tramite il comando Pulisci, mantenendo solo quelli univoci. È possibile ignorare le conversazioni a cui non si è interessati. Il comando Ignora consente di spostare l intera conversazione e i messaggi futuri nella cartella Posta eliminata. Per gli utenti di Exchange, scegliendo il comando Ignora i messaggi futuri vengono spostati nella cartella Posta eliminata anche se si accede alla posta elettronica tramite Outlook Web App o uno smartphone. È possibile intervenire rapidamente sull intera conversazione con pochi clic. È ad esempio possibile selezionare l oggetto della conversazione e assegnare tutti i messaggi del thread a una categoria, contrassegnarli come letti, spostarli o copiarli in un altra cartella e molto altro ancora. 9

13 Per accedere alla visualizzazione conversazione, nel gruppo Conversazioni della scheda Visualizza selezionare Mostra come conversazioni, come illustrato nella Figura 5. Figura 5: nel gruppo Impostazioni conversazioni della visualizzazione conversazione sono disponibili varie opzioni. Suggerimento rapido: le preferenze nella visualizzazione conversazione possono essere facilmente personalizzate. Nel gruppo Conversazioni della scheda Visualizza sono disponibili varie opzioni in Impostazioni conversazioni, ad esempio Mostra messaggi da altre cartelle, Mostra mittenti sopra l argomento e altre. Per ulteriori informazioni sull utilizzo della visualizzazione conversazione, vedere la sezione Descrizione della visualizzazione conversazione più avanti in questa guida. Azioni rapide Novità Molti messaggi di posta elettronica ricevuti non possono essere semplicemente letti e lasciati nella cartella della posta in arrivo, ma richiedono ulteriori operazioni. Talvolta è necessario spostarli in un altra cartella, inoltrarli ad altri utenti, creare una riunione o un appuntamento o eseguire una qualsiasi combinazione di attività. In Outlook 2010 è disponibile una nuova caratteristica, denominata Azioni rapide, che semplifica la gestione delle informazioni e consente di rispondere rapidamente ai messaggi mediante la creazione e definizione di attività comuni che possono essere eseguite in un unico passaggio con la massima semplicità e rapidità. Figura 6: Azioni rapide consente di eseguire più azioni con un semplice clic. 10

14 Azioni rapide consente di: Risparmiare tempo nella gestione della posta in arrivo riducendo il numero di clic necessari per eseguire le operazioni. Inoltrare un messaggio di posta elettronica al team ed eliminare l originale, contrassegnare, assegnare una categoria a un messaggio e archiviarlo in una cartella specifica ed eseguire molte altre operazioni in un istante. Organizzare i comandi preferiti in primo piano e raggruppati, in modo da poter accedere rapidamente ai comandi necessari. Suggerimenti rapidi: La prima volta che si fa clic su un azione rapida predefinita, ad eccezione di Rispondi ed elimina, viene visualizzato un messaggio che consente di personalizzare l azione in base alle esigenze. Per gli utenti di Exchange, la prima volta che si fa clic sull azione rapida Al responsabile o Messaggio di posta elettronica team, gli indirizzi di posta elettronica del team vengono inseriti automaticamente 6. Suggerimenti messaggio Novità Gli utenti aziendali devono prestare attenzione a non inviare messaggi di posta elettronica non necessari e, soprattutto, a non divulgare informazioni riservate all esterno dell organizzazione. Grazie alla nuova caratteristica Suggerimenti messaggio, si riceve immediatamente un avviso quando si sta per inviare un messaggio di posta elettronica ai destinatari seguenti: 7 Un ampia lista di distribuzione, per evitare di inviare posta indesiderata e messaggi non necessari a un numero elevato di persone. Utenti fuori sede, per evitare di perdere tempo a inviare messaggi di posta elettronica a cui nessuno risponderà in tempo utile. 6 Per la compilazione automatica degli indirizzi di posta elettronica del team, è necessario configurare i dati del responsabile. 7 Per la caratteristica Suggerimenti messaggio è necessario Microsoft Exchange Server 2010, che deve essere abilitato da un amministratore di Exchange. 11

15 Indirizzi di destinatari non validi, per determinare se un destinatario riceverà il messaggio immediatamente ed evitare che venga restituito al mittente. Indirizzi esterni, per evitare di inviare informazioni riservate all esterno dell azienda. Figura 7: se un destinatario ha impostato una risposta automatica, Suggerimenti messaggio invia una notifica prima che il messaggio di posta elettronica venga inviato, in modo da evitare perdite di tempo. Strumenti di ricerca Miglioramento La ricerca di un elemento specifico può essere scoraggiante, specialmente quando manca il tempo per passare al setaccio ogni singola cartella e leggere tutto il contenuto. Con Outlook 2010, ora è possibile passare rapidamente in rassegna i dati e individuare facilmente le informazioni desiderate nel momento opportuno. Gli strumenti di ricerca contestuale, illustrati nella Figura 8, consentono di restringere rapidamente l ambito di ricerca per individuare subito le informazioni essenziali. 12

16 Figura 8: è possibile utilizzare gli strumenti di ricerca di Outlook per creare facilmente criteri di ricerca e individuare automaticamente le informazioni necessarie. È possibile limitare l ambito di ricerca con pochi semplici clic. È sufficiente aggiungere ulteriori criteri alla ricerca per limitare i risultati in modo da includere, ad esempio, solo elementi con file allegati, messaggi ricevuti in un intervallo di date specifico, messaggi inviati a un determinato destinatario e molto altro ancora. È possibile perfezionare rapidamente il percorso di ricerca. È sufficiente modificare l ambito per ampliare la ricerca, includendo le sottocartelle, tutti gli elementi di posta o tutti gli elementi di Outlook. È possibile gestire le opzioni di ricerca direttamente dalla pagina dei risultati della ricerca, modificando i percorsi e le opzioni di ricerca o tornando rapidamente a una ricerca precedente. Suggerimento rapido: quando si digita del testo in una casella Ricerca immediata, vengono visualizzati dinamicamente i suggerimenti del Completamento automatico per perfezionare la ricerca. Per utilizzare un suggerimento, fare clic su una voce nell elenco oppure premere FRECCIA GIÙ per selezionare il suggerimento, quindi premere INVIO. 13

17 Comunicazioni dall aspetto raffinato e professionale. Temi di Office Miglioramento I temi e gli stili di Office disponibili in Outlook 2010 offrono opzioni di formattazione che facilitano la creazione di messaggi di posta elettronica dall aspetto professionale o con un tocco personale. È possibile scegliere tra un ampia gamma di temi di Office aggiuntivi e pronti all uso, coordinando colori, tipi di carattere ed effetti di formattazione grafica. È sufficiente selezionare il tema di Office desiderato, poiché tutte le operazioni successive verranno eseguite automaticamente. Figura 9: è possibile scegliere tra una varietà di temi di Office per creare messaggi di posta elettronica perfettamente formattati. È possibile ottenere rapidamente una formattazione uniforme. Il testo, i grafici, le immagini, le tabelle e i disegni cambiano coerentemente in base al tema selezionato, in modo che tutti gli elementi del messaggio di posta elettronica si complementino l un l altro con pochi semplici clic. È possibile creare preferenze di formattazione predefinite. Quando si aggiunge un nuovo contenuto, quale un grafico o un diagramma, questo viene associato automaticamente al tema di Office impostato in Outlook

18 Suggerimento rapido: durante la creazione di un nuovo messaggio di posta elettronica, è possibile utilizzare il gruppo Temi disponibile nella scheda Opzioni per coordinare colori, tipi di carattere ed effetti del tema. È quindi possibile salvare le preferenze per riutilizzarle in seguito, creando un tema personalizzato tramite l opzione Salva tema corrente disponibile nella parte inferiore della raccolta Temi. Nota: i temi di Office disponibili in Outlook 2010 corrispondono a quelli di Microsoft Word 2010, Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft Excel 2010 e Microsoft Access Incolla con Anteprima dinamica Novità I contenuti di un messaggio di posta elettronica possono provenire da diverse fonti, ad esempio tabelle di pagine Web, grafici e immagini di documenti, presentazioni o cartelle di lavoro oppure testo di note personali o di altri messaggi di posta elettronica. Per risparmiare tempo, è possibile riutilizzare contenuti disponibili in Outlook o in altre applicazioni. Incollare contenuti in Outlook 2010 non è mai stato così facile: la caratteristica Incolla con Anteprima dinamica consente infatti di visualizzare un anteprima delle varie opzioni Incolla, in modo da verificare visivamente quale sarà l aspetto del contenuto incollato prima di eseguire l operazione. Sarà quindi facile ottenere subito il risultato desiderato, senza che sia più necessario utilizzare il comando Annulla e ripetere l operazione. Figura 10: è possibile visualizzare in anteprima la formattazione prima di confermare le modifiche. Le opzioni visualizzate nella figura, ad esempio, consentono di visualizzare in anteprima l aspetto del testo e della tabella nel messaggio di posta elettronica prima di incollarli. Incolla con Anteprima dinamica consente di visualizzare in anteprima il contenuto riutilizzato prima di incollarlo. È sufficiente passare il puntatore del mouse su Opzioni Incolla per visualizzare un anteprima dei risultati. Le voci di Opzioni Incolla cambiano in base al 15

19 contesto, per adattarsi in modo ottimale al contenuto che si sta riutilizzando. Le descrizioni comandi visualizzate offrono inoltre informazioni aggiuntive che aiutano a prendere la decisione appropriata. Suggerimento rapido: la raccolta Opzioni Incolla viene visualizzata dopo aver incollato un contenuto. Fare clic sull icona visualizzata per espandere Opzioni Incolla oppure, se si preferisce utilizzare la tastiera, premere CTRL per espandere Opzioni incolla e quindi utilizzare i tasti freccia DESTRA e SINISTRA per spostarsi tra le opzioni. Nota: la caratteristica Incolla con Anteprima dinamica è disponibile anche in PowerPoint 2010, Excel 2010, Outlook 2010 e, per il testo, in Microsoft Publisher Strumenti di modifica delle immagini Novità e miglioramenti Un messaggio di posta elettronica spesso non contiene solo testo. È ad esempio possibile utilizzare immagini grafiche dinamiche per catturare l attenzione dei lettori o elementi visivi accattivanti per trasmettere in modo più efficace il messaggio. In Outlook 2010 sono inoltre disponibili strumenti nuovi e migliorati per la modifica delle immagini contenute nei messaggi di posta elettronica, grazie ai quali è possibile creare facilmente e in assoluta libertà messaggi dall aspetto professionale. È possibile utilizzare lo strumento di ritaglio avanzato, scegliere vari tipi di correzione immagine, rendere le foto più nitide o più sfocate e migliorare i colori. È persino possibile aggiungere un tocco artistico grazie ad effetti quali Fotocopia, Pennarello, Lineette, Vetro, Sfumatura a pastello e altri ancora. Figura 11: uno strumento di ritaglio avanzato consente di visualizzare l immagine intera ombreggiata mentre si esegue il ritaglio. 16

20 Immagini sempre perfette. Con lo strumento di ritaglio migliorato è possibile visualizzare l immagine intera mentre si apportano modifiche, nonché spostare l immagine all interno della casella di ritaglio per perfezionarla. Acquisizione immediata di schermate. La nuova caratteristica Schermata consente di incorporare facilmente schermate nei messaggi senza uscire da Outlook. Riflettori sugli elementi in primo piano. Il nuovo strumento Rimuovi sfondo consente di modificare le foto in un istante direttamente in Outlook Suggerimento rapido: utilizzare il nuovo strumento Ritaglio schermata, disponibile nella scheda Inserisci sotto Schermata, per acquisire una parte della schermata e mostrare solo i dettagli che si desidera comunicare. Nota: gli stessi strumenti di modifica delle immagini nuovi e migliorati sono disponibili anche in PowerPoint 2010, Word 2010 ed Excel Grafica SmartArt Miglioramento È possibile creare diagrammi di qualità professionale e inserirli nei messaggi con la stessa facilità con cui si crea un elenco puntato. Office 2010 offre numerosi layout SmartArt aggiuntivi tra cui scegliere per trasmettere le informazioni importanti con la massima efficacia. È inoltre possibile utilizzare la grafica SmartArt per aggiungere elementi grafici, ad esempio una serie di immagini con didascalie. Figura 12: la grafica SmartArt include diagrammi, illustrazioni e altri elementi grafici. Nota: la grafica SmartArt è disponibile anche in Word 2010, PowerPoint 2010 ed Excel

21 Tenersi in contatto, gestire gli account di posta elettronica e restare aggiornati. Supporto di più cassette postali Miglioramento Oggi le comunicazioni non sono più limitate a una sola cassetta postale. Non è raro, infatti, disporre di account di posta elettronica, rubriche e calendari di diversi provider di servizi Web o disporre di più account di Exchange. Outlook 2010 supporta ora più cassette, per garantire un utilizzo senza problemi di tutti gli account. Il passaggio tra account di Microsoft Exchange è stato semplificato. È possibile connettere più cassette postali di Exchange in un unico profilo di Outlook, in modo da poter accedere facilmente agli account e gestirli da un unica posizione. È possibile sincronizzare più account di posta elettronica da servizi quali Windows Live Hotmail, Gmail o qualsiasi altro provider in Outlook Suggerimento rapido: quando i messaggi vengono eliminati da un account di posta elettronica IMAP, vengono spostati nella cartella Posta eliminata, evitando così la necessità di contrassegnarli per l eliminazione. Visualizzazione pianificazione Novità Outlook 2010 è stato progettato per consentire agli utenti di restare sempre connessi, condividere il proprio tempo con altre persone e mantenersi aggiornati sulle loro pianificazioni, tutto da un unica posizione facile da visualizzare. Nella nuova Visualizzazione pianificazione i calendari vengono raggruppati in sezioni orizzontali per ottimizzarne la visualizzazione. È possibile visualizzare le attività pianificate per se stessi o quelle relative ai propri familiari, amici e colleghi, verificare quando una determinata persona è disponibile e pianificare una riunione o un appuntamento. Se si utilizza Exchange Server, il calendario del team verrà elencato automaticamente nel riquadro di spostamento del Calendario, illustrato nella Figura Quando si seleziona la casella di controllo accanto al gruppo dei calendari del team, verranno immediatamente visualizzati i calendari dell intero team. 8 Per gli account Windows Live Hotmail è necessario Outlook Hotmail Connector, che può essere scaricato gratuitamente. 9 Per la generazione automatica del calendario del team, è necessario configurare i dati del responsabile. 18

22 Figura 13: la Visualizzazione pianificazione consente di gestire o visualizzare più calendari. È possibile pianificare rapidamente le riunioni. Quando si visualizzano calendari condivisi, ad esempio un calendario condiviso di Exchange o un calendario pubblicato sul sito Office.com, è possibile individuare una fascia oraria disponibile utilizzando la cronologia combinata presente nella parte superiore della visualizzazione, quindi fare doppio clic sulla cronologia per creare una nuova riunione per il gruppo. Suggerimenti rapidi: La visualizzazione Calendario cambia automaticamente a seconda del numero di calendari che si è scelto di visualizzare. Per impostazione predefinita, se si selezionano almeno cinque calendari, viene attivata automaticamente la Visualizzazione pianificazione. Per modificare la soglia per il passaggio automatico da una visualizzazione all altra, in visualizzazione Backstage fare clic su Opzioni e individuare le preferenze relative alla Visualizzazione pianificazione nella scheda Calendario in Opzioni visualizzazione. Se non si dispone di Microsoft Exchange, è possibile utilizzare il servizio di condivisione dei calendari di Microsoft Office Outlook per condividere i calendari sul sito Office.com e sfruttare i vantaggi offerti dalla pianificazione delle riunioni in Visualizzazione pianificazione. Dopo avere visualizzato il calendario, nel gruppo Condividi della scheda Home fare clic su Pubblica su Office.com Per pubblicare un calendario su Office.com, è necessario un Windows Live ID. A partire dal rilascio di Microsoft Office 2010 non è più possibile di visualizzare un calendario pubblicato tramite un Web browser. I sottoscrittori possono accedere al proprio calendario pubblicato utilizzando un programma quale Windows Live Calendar, Google Calendar o Apple ical. 19

23 Ricerca sala Novità Per pianificare una sala riunioni bastano pochi clic. Gli utenti di Exchange possono pianificare una sala per una riunione direttamente da una nuova convocazione di riunione. È sufficiente scegliere un gruppo di sale o un edificio per la riunione per visualizzare tramite Ricerca sala tutte le sale disponibili in un determinato momento 11. Quando si seleziona una sala, questa viene aggiunta automaticamente all elenco dei destinatari. Figura 14: Ricerca sala semplifica la pianificazione di una sala per una riunione. 11 È necessario Microsoft Exchange Server

24 Anteprima calendario Novità Per gestire una convocazione di riunione sono in genere necessari tre passaggi: leggere la convocazione, controllare il calendario e rispondere alla convocazione. Grazie alla nuova caratteristica Anteprima calendario, quando si riceve una convocazione di riunione è ora possibile stabilire il suo impatto sul calendario direttamente dalla posta in arrivo. Uno snapshot del calendario visualizzato nella convocazione di riunione offre il controllo immediato degli eventuali conflitti o delle voci adiacenti, consentendo di leggere il testo della convocazione e controllare contemporaneamente la data nel proprio calendario. Figura 15: è possibile risparmiare tempo controllando il calendario mentre si gestisce una convocazione di riunione. Scheda contatto Novità È possibile verificare la disponibilità delle persone desiderate contattarle immediatamente. Utilizzando Microsoft Office Communicator o un altra applicazione di messaggistica istantanea, 21

25 è possibile verificare all istante le informazioni sulla presenza contattarli facilmente senza passare a un altra applicazione. relative ai propri contatti 12 e Passando il puntatore del mouse su un nome, è possibile visualizzare la nuova scheda contatto, illustrata nella Figura 16, e quindi avviare facilmente una conversazione direttamente dall applicazione di messaggistica immediata, inviare un messaggio di posta elettronica, pianificare una riunione e molto altro ancora. Figura 16: la nuova scheda contatto offre una varietà di opzioni di comunicazione e informazioni. Per visualizzare maggiori dettagli, fare clic sulla scheda per espanderla. Espandendo la scheda contatto è possibile visualizzare ulteriori informazioni sul contatto, ad esempio i numeri di telefono. Office Communicator offre funzionalità aggiuntive, tra cui la possibilità di avviare una chiamata vocale direttamente dalla scheda contatto. 12 Per la messaggistica istantanea e le informazioni sulla presenza è necessario Office Communications Server 2007 R2 con Office Communicator 2007 R2, Windows Live Messenger o un altra applicazione di messaggistica istantanea che supporti IMessenger. Per le chiamate vocali è necessario Office Communicator 2007 R2 o un applicazione di messaggistica istantanea che supporti IMessengerAdvanced. 22

26 Se si utilizza Exchange Server, è possibile ascoltare la pronuncia del nome del contatto in un file audio, vedere lo stato del calendario dei contatti e visualizzare la gerarchia dell organizzazione. 13 Suggerimento rapido: se si utilizza Office Communicator e si risponde a un messaggio di posta elettronica con un messaggio istantaneo, la cronologia delle conversazioni relative ai messaggi immediati verrà connessa al thread di discussione del messaggio di posta elettronica e verrà visualizzata quando si visualizzano i messaggi nella visualizzazione conversazione. Nota: per visualizzare la cronologia dei messaggi immediati in una conversazione è necessario mostrare i messaggi presenti in altre cartelle nella visualizzazione conversazione e in Office Communicator e scegliere di salvare le conversazioni dei messaggi immediati nella cartella Cronologia di Communicator. Ricerca utenti Miglioramento Accesso facile e diretto ai contatti. Outlook 2010 consente di accedere ai contatti di Office Communicator direttamente dalla cartella della posta di arrivo. È sufficiente iniziare a digitare il nome della persona da cercare nella casella Trova contatto per avviare automaticamente la ricerca nei contatti e visualizzare immediatamente i nomi delle persone corrispondenti alle lettere digitate. Suggerimenti rapidi: Per cercare in altre rubriche anziché nei contatti di Office Communicator, digitare la stringa di ricerca e premere INVIO. È inoltre possibile accedere ai contatti di Office Communicator tramite Contatti rapidi, disponibile nella parte inferiore della barra Da fare. Outlook Social Connector Novità Oggi è possibile restare sempre connessi in numerosi modi. Tuttavia, passare in continuazione da uno strumento all altro e da un sito Web all altro complica notevolmente l organizzazione delle informazioni. Con Outlook 2010 è più facile tenersi in contatto. Il nuovo componente 13 Per lo stato del calendario è necessario Microsoft Exchange Server 2007 o versione successiva Per la pronuncia dei nomi è necessario il servizio di messaggistica unificata di Exchange e un file audio con il nome pronunciato. Per visualizzare la gerarchia dell organizzazione è necessario configurare i dati del responsabile. 23

27 Outlook Social Connector (OSC) connette gli utenti ai social network e alle reti aziendali che utilizzano, inclusi Microsoft SharePoint 2010 e Windows Live 14, nonché ad altri popolari siti di terze parti, quali Facebook, LinkedIn e MySpace. 15 Ora è facile accedere a una maggiore quantità di informazioni e rimanere in contatto con le persone connesse alla rete senza uscire da Outlook. Figura 17: è possibile connettersi ai social network preferiti direttamente da Outlook 2010 senza uscire dall applicazione. È possibile restare sempre aggiornati sulle persone nelle proprie reti grazie a un unica visualizzazione centralizzata che consente di accedere direttamente ai thread di posta elettronica, agli aggiornamenti di stato e ad altre informazioni. 14 Per la visualizzazione dei dati di social networking del Sito personale di SharePoint 2010 è necessario Microsoft Office Professional Plus Per la connessione a un social network di terze parti è necessario un componente aggiuntivo fornito dallo stesso social network. Nella maggior parte dei casi, l uso di tale social network è soggetto ai termini e alle condizioni del provider. 24

28 È possibile sincronizzare i dati relativi ai contatti direttamente in Microsoft Outlook per ottenere informazioni su amici e colleghi, nonché visualizzare gli aggiornamenti dai social network di terze parti, i file inseriti di recente e persino le foto condivise. È possibile connettersi alle informazioni di social networking del sito personale di SharePoint Server 2010 e ricevere aggiornamenti dalla propria area di lavoro, ad esempio documenti inseriti o contrassegnati di recente, attività del sito e altro. Per semplificare il monitoraggio della cronologia delle comunicazioni, facendo clic sul nome di un contatto in Outlook Social Connector, viene visualizzata un anteprima del contenuto di Outlook correlato, ad esempio recenti conversazioni tramite posta elettronica, riunioni e documenti condivisi. È possibile scaricare provider di terze parti per i social network preferiti e connettersi alle persone che fanno parte della propria rete direttamente dalla posta in arrivo. Gli sviluppatori possono inserire feed di social networking da applicazioni line-of-business o siti di terze parti oppure integrare le proprie soluzioni direttamente in Outlook. Suggerimenti rapidi: Per individuare i provider disponibili per i propri social network, fare clic sulla scheda Visualizzazione, quindi su Riquadro Utenti e infine su Impostazioni account. Nella finestra di dialogo visualizzata fare clic sul collegamento Visualizza i provider di social network disponibili online, nella parte superiore della finestra. È possibile ricevere automaticamente gli aggiornamenti dei contatti della propria rete. Dopo avere aggiunto un provider di social network, le informazioni relative ai contatti della rete verranno visualizzate nella visualizzazione Contatti in Outlook e rimarranno sincronizzate con le corrispondenti informazioni online. Strumenti di traduzione Miglioramento Oggi è possibile migliorare le proprie capacità linguistiche e abbattere le barriere della lingua. Gli strumenti di traduzione su richiesta, le traduzioni di interi elementi e il Mini-traduttore, in precedenza denominato Descrizione traduzione, consentono di utilizzare facilmente varie lingue. Il Mini-traduttore è stato migliorato con un maggior numero di opzioni relative alle lingue per la traduzione immediata di singole parole o frasi. 25

29 Figura 18: gli strumenti di traduzione sono disponibili nel gruppo Lingua della scheda Revisione. Suggerimento rapido: sono disponibili per il download ulteriori strumenti, come la sintesi vocale in inglese e altre lingue. 16 Strumenti per le lingue Miglioramento Oggi chi lavora con più lingue può avvalersi di opzioni decisamente più flessibili. Una singola finestra di dialogo offre una posizione centralizzata in cui personalizzare la propria esperienza multilingue, impostando preferenze specifiche delle singole lingue per la modifica, la visualizzazione, la Guida e le descrizioni comandi. Le modifiche apportate alle impostazioni della lingua in Outlook vengono inoltre applicate automaticamente a tutte le altre applicazioni di Office 2010 appropriate 17. È possibile modificare rapidamente le impostazioni senza necessità di interventi manuali. Se nel sistema non è installato il software o il layout di tastiera necessario, verrà visualizzato un avviso e verranno forniti collegamenti utili per risolvere facilmente il problema. 16 è possibile scaricare gratuitamente altre lingue per la sintesi vocale dall Area download Microsoft (http://www.microsoft.com/download (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese)). 17 Applicazioni interessate dalle impostazioni della lingua: Access 2010 (escluse le impostazioni delle descrizioni comandi), Excel 2010, Microsoft OneNote 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010, Microsoft InfoPath 2010 (escluse le impostazioni delle descrizioni comandi) e Microsoft SharePoint Workspace 2010 (escluse le impostazioni delle descrizioni comandi). 26

30 Figura 19: è possibile configurare impostazioni della lingua distinte per la modifica, la visualizzazione, la Guida e le descrizioni comandi direttamente da Outlook. 27

31 Accesso alle informazioni importanti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Anteprima casella vocale Novità! Con Outlook 2010 e la nuova tecnologia di Exchange Server 2010, insieme alla registrazione di un messaggio vocale viene inviata direttamente alla cartella della posta in arrivo un anteprima in formato testo del messaggio vocale registrato. 18 È possibile accedere ai messaggi ovunque ci si trovi, tramite un Web browser, un computer o uno smartphone. La protezione dei messaggi vocali rafforza la sicurezza della casella vocale e ne limita l accesso ai soli destinatari previsti. Microsoft Outlook Web App Miglioramento Outlook 2010 semplifica la gestione di messaggi di posta elettronica, calendari e contatti, consentendo l accesso alle risorse praticamente da qualsiasi luogo. È infatti possibile accedere alla posta elettronica con qualsiasi computer, smartphone o Web browser, quale Internet Explorer, Firefox e Safari, tramite Outlook Web App 19 e disporre sempre di informazioni aggiornate per ogni esigenza. È possibile gestire la posta elettronica tramite un Web browser, visualizzando i messaggi, i contatti e gli eventi del calendario archiviati in Exchange Server. Outlook 2010 offre caratteristiche familiari agli utenti, ad esempio visualizzazione conversazione, Suggerimenti messaggio, più calendari, calendari condivisi, gerarchia dell organizzazione, informazioni sulla disponibilità e molto altro ancora. 18 Sono necessari Exchange 2010 e il servizio di messaggistica unificata di Exchange. 19 È necessario Microsoft Exchange Server

32 Figura 20: è possibile accedere alla posta elettronica da qualunque posizione tramite Outlook Web App. Microsoft Outlook Mobile 2010 Miglioramento Outlook Mobile 2010 consente di sperimentare sul telefono Windows Phone le interfacce avanzate progettate per i dispositivi di piccole dimensioni 20. È possibile sincronizzare Outlook 2010 con Outlook Mobile 2010 per rimanere sempre aggiornati e avere tutto sotto controllo anche quando si è in viaggio. 20 Sono necessari un dispositivo appropriato e una connessione Internet. Outlook Mobile 2010 non è incluso nelle famiglie di prodotti o applicazioni di Office 2010, né in Web Apps. Outlook Mobile 2010 è preinstallato nei telefoni Windows Phone (Windows Mobile 6.5 o versioni successive) e sarà il client di posta elettronica predefinito in contemporanea con la commercializzazione di Microsoft Office

33 Grazie alla nuova modalità di selezione è possibile selezionare più messaggi con un tocco, anche se non sono adiacenti. Quando si è connessi a Exchange Server 2010, è possibile risparmiare tempo utilizzando la visualizzazione conversazione per combinare i messaggi correlati in modo da poterli spostare, contrassegnare per il completamento o eliminare con pochi tocchi 21. È possibile effettuare ricerche nell elenco indirizzi globale o visualizzare informazioni sulla disponibilità di altre persone dell organizzazione direttamente da uno smartphone 22. È possibile accedere alla posta elettronica, al calendario, ai contatti e alle attività da qualunque posizione e in qualsiasi momento. Figura 21: Outlook Mobile 2010 è un complemento perfetto di Outlook Suggerimento rapido: la nuova visualizzazione conversazione si estende anche agli SMS, consentendo di consultare con facilità all intera conversazione tramite SMS mentre si prepara la risposta. 21 La visualizzazione conversazione è disponibile nei dispositivi che eseguono Windows Mobile 6.1 o versione successiva quando si è connessi a Microsoft Exchange Server È necessario Microsoft Exchange Server 2003 o versione successiva. 30

34 Come già accennato, la visualizzazione conversazione è stata migliorata con l aggiunta di nuovi strumenti di gestione delle conversazioni che semplificano il monitoraggio dei messaggi di posta elettronica correlati, riducendo al contempo il sovraccarico di informazioni. Di seguito vengono forniti alcuni suggerimenti sull utilizzo della visualizzazione conversazione, per consentire agli utenti di sfruttarne tutte le potenzialità. Passaggio alla visualizzazione conversazione Per passare alla visualizzazione conversazione sono sufficienti pochi clic: Nel gruppo Conversazioni della scheda Visualizza selezionare Mostra come conversazioni. Nella finestra di dialogo, illustrata nella Figura 22, impostare l attivazione della visualizzazione conversazione per la cartella corrente o per tutte le cartelle. Figura 22: attivazione della visualizzazione conversazione. Visualizzazione conversazione: suggerimenti di carattere generale Quando si seleziona una conversazione per la prima volta, vengono visualizzati solo gli ultimi messaggi della conversazione, in modo da poterne identificare rapidamente l argomento. Per vedere tutti i singoli messaggi, fare clic sulla freccia a sinistra della conversazione per espanderla completamente. Se accanto a un messaggio non è presente una freccia, significa che non è presente alcuna risposta. Un messaggio univoco è un messaggio il cui contenuto è diverso da quello degli altri messaggi presenti in una conversazione. L ultimo messaggio di una conversazione è sempre univoco, poiché contiene informazioni nuove per tale conversazione. Altri messaggi univoci di una conversazione possono essere presenti se un partecipante invia solo la propria risposta senza includere il contenuto del messaggio precedente. 31

35 Un messaggio ridondante è un messaggio il cui contenuto è completamente incluso in un messaggio successivo della conversazione. Se ad esempio nella risposta a un messaggio si include l intero messaggio originale, quest ultimo viene considerato un messaggio ridondante. Impostazione delle preferenze per la visualizzazione conversazione Per personalizzare la visualizzazione dei messaggi contenuti in una conversazione e adattare la visualizzazione conversazione alle proprie esigenze, è possibile utilizzare le opzioni seguenti: Mostra messaggi da altre cartelle Mostra mittenti sopra l argomento Espandi sempre conversazioni Usa visualizzazione rientrata classica Per modificare la modalità di visualizzazione delle conversazioni, nel gruppo Conversazioni della scheda Visualizza fare clic su Impostazioni conversazioni, come illustrato nella Figura 23. Figura 23: impostazioni della visualizzazione conversazione. Di seguito vengono fornite ulteriori informazioni sul modo in cui ogni opzione modifica la visualizzazione degli elementi presenti nella visualizzazione conversazione. Mostra messaggi da altre cartelle L opzione Mostra messaggi da altre cartelle è attivata per impostazione predefinita. Quando l opzione è abilitata, tutti i messaggi di una conversazione vengono individuati automaticamente nell archivio messaggi ed elencati in un unica visualizzazione. Se, ad esempio, si sta visualizzando una conversazione nella cartella Posta in arrivo dopo aver risposto a un messaggio della conversazione, anche se la risposta, per impostazione predefinita, è stata inserita nella 32

36 cartella Posta inviata, verrà inclusa nella visualizzazione della conversazione, come illustrato nella Figura 24. Figura 24: Mostra messaggi da altre cartelle. È possibile eseguire facilmente un azione su un messaggio presente in un altra cartella, ad esempio assegnarlo a una categoria o eliminarlo, direttamente dalla cartella della posta in arrivo o dalla cartella corrente. Mostra mittenti sopra l argomento Per impostazione predefinita, quando una conversazione viene compressa, l oggetto e i nomi delle persone che hanno partecipato alla conversazione (i mittenti) vengono visualizzati al di sotto dell oggetto, come illustrato nella Figura 25. Figura 25: Mostra argomento sopra i mittenti. Se si preferisce visualizzare per primi i mittenti, in base all impostazione predefinita di Outlook 2003 e Outlook 2007, è possibile utilizzare l opzione Mostra mittenti sopra l argomento in modo da invertire le posizioni di argomento e mittente, come illustrato nella Figura

37 Figura 26: Mostra mittenti sopra l argomento. Espandi sempre conversazioni Come menzionato in precedenza, quando si seleziona una conversazione per la prima volta, vengono visualizzati solo gli ultimi messaggi della conversazione. Se si preferisce visualizzare tutti i messaggi della conversazione fin dalla selezione iniziale, è possibile utilizzare l opzione Espandi sempre conversazioni. Usa visualizzazione rientrata classica Come è possibile notare nelle schermate precedenti, quando si visualizza una conversazione tutti i messaggi appaiono allineati a sinistra. Se lo si desidera, è possibile visualizzare le conversazioni in ordine gerarchico, in una visualizzazione ad albero in cui i messaggi sono rientrati per mostrare chi ha risposto a chi e quando, come illustrato nella Figura 27. Figura 27: visualizzazione rientrata classica. Per visualizzare le conversazioni in ordine gerarchico, selezionare l opzione Usa visualizzazione rientrata classica. Definizione di conversazione divisa Un thread di conversazione può includere un solo thread di messaggi o più thread. In questo caso la conversazione è detta divisa. Un esempio di conversazione divisa si verifica è il caso in cui un utente risponde a un messaggio precedente della conversazione anziché all ultimo. In questo caso viene creato un nuovo thread di messaggi o ramo della conversazione. 34

38 Osservando una conversazione nella visualizzazione rientrata classica, illustrata nella Figura 28, si può notare che ogni divisione della conversazione è rientrata allo stesso livello. Figura 28: conversazione divisa nella visualizzazione rientrata classica. Nell esempio precedente sono illustrati due thread di messaggi. Sia Gaetano che Guaita hanno risposto al messaggio di posta elettronica, creando due diversi rami della conversazione. Se si visualizza una conversazione divisa senza la visualizzazione rientrata classica, è comunque possibile verificare quali messaggi appartengono allo stesso thread osservando la linea di connessione, come illustrato nella Figura 29. Figura 29: visualizzazione non strutturata di una conversazione divisa. Nella figura precedente è illustrata la stessa conversazione della Figura 28, ma nella visualizzazione conversazione non strutturata predefinita. Il messaggio di Daniela è selezionato ed è presente una linea di connessione tra i messaggi di Daniela e Gaetano. Ciò indica che sono presenti due messaggi nel thread selezionato e che gli altri messaggi visualizzati appartengono a un altro thread di messaggi. 35

39 Significato dei punti e dei quadrati Le icone grigie e arancioni presenti a sinistra di ogni messaggio sono un indicazione visiva che fornisce ulteriori informazioni su ogni messaggio e consente di identificare facilmente tutti i messaggi che costituiscono un thread specifico. Figura 30: conversazione con due thread di messaggi. Un grande punto arancione identifica il messaggio più recente in un thread e facilita l identificazione del numero di thread di messaggi specifici presenti nella conversazione. Nella Figura 30 sono visibili due grandi punti arancioni che indicano la presenza di due thread di messaggi e identificano il messaggio più recente di ogni ramo della conversazione. Un piccolo quadrato grigio o arancione viene visualizzato accanto a tutti i messaggi precedenti nel thread selezionato. Nel caso di una conversazione divisa, questi quadrati consentono di identificare velocemente i messaggi connessi al messaggio selezionato. Il piccolo quadrato arancione presente nel thread di messaggi selezionato identifica il messaggio che precede immediatamente quello selezionato. Il vantaggio offerto da questo quadrato diventa più evidente quando si visualizza una conversazione divisa, in quanto tra il messaggio selezionato e quello precedente possono essere presenti diversi messaggi appartenenti a un altro thread. I piccoli quadrati grigi presenti nel thread di messaggi selezionato identificano tutti gli altri messaggi appartenenti al thread selezionato. Migrazione delle impostazioni preferite in altre cartelle A differenza dell opzione Mostra come conversazioni, le impostazioni delle preferenze per la visualizzazione conversazione vengono applicate solo alla cartella corrente. Questo consente di utilizzare preferenze di visualizzazione diverse per varie cartelle. Se dopo avere configurato le preferenze per la visualizzazione conversazione in base alle esigenze si desideri utilizzarle per altre cartelle di posta, sono disponibili due caratteristiche che semplificano la migrazione di tali impostazioni: 36

40 Salva visualizzazione corrente come nuova visualizzazione Applica visualizzazione corrente ad altre cartelle di posta Queste opzioni si trovano nel gruppo Visualizzazione corrente della scheda Visualizza, in Cambia visualizzazione, come illustrato nella Figura 31. Figura 31: opzioni disponibili in Cambia visualizzazione. Di seguito vengono fornite ulteriori informazioni sull utilizzo delle due opzioni. Salva visualizzazione corrente come nuova visualizzazione È possibile salvare le impostazioni come nuova visualizzazione, che verrà inclusa tra le opzioni disponibili in Cambia visualizzazione, in modo da poter applicare tali impostazioni a qualsiasi cartella. In alternativa, se si desidera sperimentare altre opzioni di visualizzazione, è possibile utilizzare la visualizzazione salvata per tornare rapidamente alle impostazioni preferite. Per salvare la visualizzazione corrente: Nel gruppo Visualizzazione corrente della scheda Visualizza fare clic su Cambia visualizzazione e quindi su Salva visualizzazione corrente come nuova visualizzazione. Nella finestra di dialogo visualizzata specificare un nome per la visualizzazione personalizzata e fare clic su OK. Per utilizzare la nuova visualizzazione: Nel gruppo Visualizzazione corrente della scheda Visualizza fare clic su Cambia visualizzazione e selezionare la nuova visualizzazione nelle opzioni disponibili, come illustrato nella Figura

41 Figura 32: visualizzazione personalizzata salvata. Applica visualizzazione corrente ad altre cartelle di posta È possibile applicare velocemente le impostazioni personalizzate a tutte o ad alcune cartelle senza passare a ogni singola cartella. Nel gruppo Visualizzazione corrente della scheda Visualizza fare clic su Cambia visualizzazione e quindi su Applica visualizzazione corrente ad altre cartelle di posta. Nella finestra di dialogo visualizzata selezionare le cartelle alle quali si desidera applicare la visualizzazione corrente. 38

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