Analisi dell utilizzo delle Tecnologie e Road Map per l innovazione tecnologica

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1 Milestone 3 di progetto: Analisi dell utilizzo delle Tecnologie e Road Map per l innovazione tecnologica PROCURA DELLA REPUBBLICA DI SCIACCA 1

2 SOMMARIO 1. Framework 2. Osservazioni preliminari 3. Assessment dei Sistemi Informativi 3.1. Analisi e Mappatura delle Tecnologie attualmente utilizzate presso gli Uffici 3.2. Definizione della Matrice della competenza informatiche dei dipendenti 4. Mappatura dei sistemi informativi dell ufficio e verifica delle competenze dei dipendenti 4.1. La rilevazione della conoscenza dei dipendenti 5. Nuove tecnologie offerte dall Amministrazione della Giustizia 6. Ideazione di una possibile Road Map per l adozione delle nuove tecnologie messe a disposizione dall amministrazione Allegato n. 1 Questionario per la definizione delle competenze informatiche Allegato n. 2 Matrice delle competenze informatiche Allegato n. 3 Questionario per la rilevazione degli applicativi conosciuti 2

3 1. Framework Il documento di Analisi dell utilizzo delle tecnologie e Road Map per l innovazione tecnologica si inserisce all interno della più ampia cornice di riferimento del progetto di Rafforzamento delle capacità d azione delle Autorità per l amministrazione della giustizia della Regione Siciliana, intrapreso dalla Procura della Repubblica di Sciacca di concerto con l Affidataria del Servizio, la Solco S.r.l.. Il documento, pur qualificandosi quale esito delle azioni di Linea 2, per una cui descrizione dettagliata si rimanda al Piano Operativo di Dettaglio (P.O.D.), può essere inteso, ancora, quale appendice alle Milestone di Progetto 1 e 2 rispettivamente Analisi organizzativa e Piano di Change Management - costituendone una integrazione imprescindibile. In funzione di queste premesse e al fine di meglio comprendere quanto esposto successivamente appare opportuno, tuttavia, esplicitare alcuni degli obiettivi di Linea 2. In particolare, questi sono definiti nell analisi del livello di utilizzo delle tecnologie informatiche, dell adozione e utilizzazione delle stesse per il miglioramento organizzativo, nell alfabetizzazione della sicurezza informatica; ed è in relazione a tali obiettivi che il presente documento è stato ideato, anche pianificandone le attività necessarie alla sua stesura e redatto dal gruppo di lavoro. Una ulteriore considerazione all interno di questa cornice di lavoro appare dovuta. È bene precisare che ogni Ufficio Giudiziario, per adeguarsi alle normative del nuovo Codice dell Amministrazione Digitale, è tenuto a ridurre i costi dell attività amministrativa, innalzando il livello di conoscenza dei dipendenti in merito ai sistemi informativi. Tale dettato normativo intercetterebbe, sovrapponendosi per alcuni versi ad essi, gli obiettivi propri delle attività previste dalla Linea 2 del Progetto di Rafforzamento delle Capacità d Azione per l Autorità per l Amministrazione della Giustizia della Regione Siciliana. Con riferimento a quanto esposto, dunque, si è optato per una segmentazione logica del lavoro, sintetizzabile come segue: Assessment dei sistemi informativi; Definizione della matrice di competenze informatiche dei dipendenti; Organizzazione di corsi specifici; Progettazione della diffusione di un piano delle nuove tecnologie. 3

4 La ratio di tale pianificazione e organizzazione logica del lavoro svolto, si risolverebbe nell idea che tali attività rappresentano un indispensabile supporto al Piano straordinario per la digitalizzazione della Giustizia (Giustizia digitale). Lo stesso Piano, infatti, si articola nelle seguenti tre linee di intervento: 1. Digitalizzazione degli atti; 2. Notifica online; 3. Pagamento online. Il principale obiettivo, che si desume dai suesposti riferimenti normativi, è quello di automatizzare i processi, utilizzare la firma digitale e la posta elettronica certificata (PEC), al fine di disporre di un documento informatico che sia firmato digitalmente e inviato mediante posta elettronica certificata, riducendo i costi della gestione amministrativa e potenziando le capacità di utilizzo delle nuove tecnologie. Dunque, se è possibile prevedere che le finalità appena esplicitate possano essere raggiunte solo mediante una dettagliata conoscenza del nuovo codice dell amministrazione digitale e del D.M. n. 44 del 21 febbraio 2011 (Regole tecniche per l adozione delle tecnologiche dell informazione e della comunicazione nel processo civile e penale), diviene evidente il contributo offerto dall azione proposta dal Progetto. 4

5 2. Osservazioni preliminari Con l intento di fornire un indicazione generale sul contesto all interno del quale si è operato, e in funzione dell obiettivo di descrivere la condizione complessiva e lo stato dei Sistemi informativi presso la Procura della Repubblica di Sciacca, appare utile evidenziare l adesione dello stesso Ufficio al Piano straordinario della giustizia per la digitalizzazione, la cui fase iniziale ha riguardato l invio delle risorse necessarie da parte del Ministero della Giustizia e la formazione del personale. Inoltre, in considerazione dell evidenza che alle pubbliche amministrazioni è richiesta, per realizzare i propri obiettivi strategici, la gestione delle relazioni con altre organizzazioni sia pubbliche che private, anche la Procura della Repubblica di Sciacca, non facendo eccezione, è investita da tale carico. Nell ambito della propria attività, di fatto, lo stesso Ufficio interagisce con un ampio numero di soggetti sia interni (ovvero che fanno parte della struttura organizzativa della Procura), che esterni (ovvero che non fanno parte della Procura ma che entrano in contatto con essa). Un ruolo fondamentale, in particolare, è svolto dalle fonti informative, ovvero da coloro che trasmettono alla Procura le notizie di reato: Forze di Polizia, Enti Pubblici e Privati che presentano denunce o querele direttamente o tramite Avvocato. Cosicché occorre riportare che, per quanto concerne la gestione delle informazioni, la Procura ha avviato da tempo una crescente informatizzazione di tutti i servizi, dimostrando interesse per tutti gli applicativi che possono consentire una migliore e più efficace gestione delle relative attività, permettendo, almeno in parte, di ovviare alla contrazione di risorse di personale interno (come già evidenziato dalla Milestone di Progetto 1 Analisi Organizzativa) ed aumentando la produttività dei singoli operatori. In ultima istanza, sebbene non sufficienti, l insieme di queste informazioni forniscono alcune preziose indicazioni sulla qualità e quantità di attenzione rivolta, e importanza attribuita, al raggiungimento di un elevato livello di informatizzazione dell Ufficio da parte della Leadership. 5

6 3. Assessment dei Sistemi Informativi 3.1. Analisi e mappatura delle tecnologie attualmente utilizzate presso gli Uffici Il percorso di analisi e mappatura delle tecnologie utilizzate presso la Procura della Repubblica di Sciacca ha previsto due differenti tipologie di rilevazione. La prima condotta tramite schede di rilevazione strutturate, alcune già concepite dall offerta tecnica, e realizzate tramite interviste alla Dirigenza e ai Responsabili dei Sistemi Informativi. La seconda, ricavando informazioni dal Questionario per la definizione delle competenze informatiche (Allegato 1), presentate nel paragrafo successivo. Nel dettaglio le schede di rilevazione utilizzate sono state volte all indagine del grado diffusione all interno dell Ufficio Giudiziario della dotazione hardware, dei sistemi operativi, del pacchetto office, oltre che a fornire un quadro esauriente del livello di informatizzazione della Procura, attraverso la valutazione dell infrastruttura hardware/software, dei sistemi informativi di base a supporto delle decisioni, degli strumenti avanzati per i diversi attori e i servizi in dotazione all interno dell Ufficio. Si riporta di seguito, dunque, con le tabelle 1, 2 e 3, il grado di diffusione all interno dell Ufficio Giudiziario della dotazione hardware, del pacchetto office e dei sistemi operativi. Hardware Numero < 1 anno < 2 anni < 3 anni < 4 anni >= 4 anni P.C Stampanti Laser Stampanti multifunzioni Scanner Fotocopiatrici Pacchetto Office Tabella 1 Tabella 2 Numero di PC Office Office

7 Sistema Operativo Numero di PC Windows XP 3 Windows 7 22 Tabella 3 Dall analisi della dotazione hardware e software sopra descritta si evince come la maggior parte del parco macchine della Procura di Sciacca sia stato implementato di recente, in particolare per quanto riguarda i PC, il 40% circa dei quali presenta un età inferiore ad 1 anno. Inoltre la maggior parte dei PC è dotata delle ultime versioni dei sistemi operativi, ad ulteriore conferma del buon grado di innovazione tecnologica raggiunto dall Ufficio. Al fine di fornire un quadro esauriente del livello di informatizzazione della Procura della Repubblica di Sciacca, si riporta di seguito con le tabelle 4, 5, 6 e 7, la valutazione dell infrastruttura hardware/software, dei sistemi informativi di base a supporto delle decisioni, degli strumenti avanzati per i diversi attori e dei servizi in dotazione all interno dell Ufficio. Tabella 4 7

8 Tabella 5 Tabella 6 8

9 Tabella 7 Dalle analisi condotte sulle precedenti tabelle, ad esclusione di sistemi, strumenti e servizi ad appannaggio esclusivo dei Tribunali, si dedurrebbe che la Procura della Repubblica di Sciacca non presenta una totale copertura funzionale, ottenendo una matrice di posizionamento strategico sufficiente ma non completa. Si rileverebbe, ad esempio, l assenza di alcune funzionalità come la messa online di servizi (tra l altro previsti Piano Strategico per la Digitalizzazione della Giustizia) e la disponibilità di punti esterni come il Polisweb Definizione della matrice delle competenze informatiche dei dipendenti Come accennato in precedenza, l analisi delle competenze informatiche dei dipendenti è stata condotta mediante la somministrazione di un questionario per la definizione delle competenze informatiche a tutto il personale amministrativo della Procura della Repubblica di Sciacca. Nello specifico, è stato seguito il seguente percorso logico: Progettazione del questionario; Somministrazione dello stesso e valutazione dell esito quantitativo e qualitativo dei risultati; Predisposizione del Piano Formativo del Personale. Per completezza sono stati allegati: un esempio del questionario sottoposto al personale dell Ufficio Giudiziario (Allegato 1) e la matrice delle competenze informatiche ricavata dall aggregazione dei risultati di ciascun questionario (Allegato 2). Il questionario per la rilevazione delle competenze informatiche, composto da 40 domande suddivise in 10 argomenti, è stato somministrato in formato cartaceo a 30 dipendenti della Procura della Repubblica di Sciacca. 9

10 Nel dettaglio, di seguito si riporta il numero di domande per ciascun argomento oggetto di analisi: Hardware (5 domande) Software (4 domande) Sistemi Operativi (3 domande) Reti (3 domande) Elaborazione testi (3 domande) Foglio elettronico (5 domande) Browser e di internet (6 domande) Posta elettronica (4 domande) Sicurezza Informatica (5 domande) Dematerializzazione (2 domande) Come riportato dalla successiva tabella 8 e analizzando il dettaglio della rilevazione, è possibile formulare alcune considerazioni generali; si dedurrebbe, infatti, dalla stessa, ad esempio, che non tutti i dipendenti sono dotati di posta elettronica ministeriale, e/o che coloro che ne sono in possesso la usano raramente e non la utilizzano per lo scambio dei documenti. Inoltre pochissimi dipendenti utilizzano la PEC e la firma digitale. 10

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12 Tabella 8 Nella parte generale del questionario è stato valutato il livello di conoscenza del personal computer e dei sistemi informativi di ogni dipendente, ed in particolare è emerso che: La maggior parte dei dipendenti utilizza il PC sia a casa che in ufficio; Una quota elevata di dipendenti utilizza il proprio PC assegnato per suo utilizzo esclusivo; Quasi tutti i dipendenti ritengono che il supporto informativo sia di utilità alle proprie attività; Tutti i dipendenti hanno necessità di utilizzare il PC per le proprie attività; Circa un terzo dei dipendenti impiega l % del tempo lavorando al PC. La successiva tabella 9 presenta graficamente il dettaglio della parte generale del questionario. 12

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14 Tabella 9 La particolare complessità della struttura del questionario, oltre a fornire una misura ed una indicazione generica, per quanto ancorata allo specifico contesto della Procura della Repubblica di Sciacca sulle competenze informatiche dei suoi dipendenti, ha quale ulteriore finalità quella dell'individuazione di risorse particolarmente competenti da poter riconoscere quali referenti per le attività che potranno richiedere una maggiore padronanza dell informatica. In tal senso, con la successiva tabella 10, si rappresenta la matrice delle competenze informatiche dell Ufficio. Tenendo conto del crescente livello di informatizzazione cui tendono gli Uffici Giudiziari e di quanto sopra esplicitato, si è optato per una impostazione della soglia minima di conoscenza informatica fissata al 70% di risposte esatte. 14

15 La tabella mostra, per ciascun argomento del questionario, il livello attuale di conoscenza dell Ufficio rapportandolo alle soglie minime e massime previste. Gli argomenti prossimi alla soglia minima di competenza risultano essere la conoscenza della posta elettronica, dei sistemi operativi ed internet, mentre particolare attenzione deve essere posta alla conoscenza dell hardware e delle reti. Tabella 10 Da un analisi più accurata dei dati ottenuti, riportati nella seguente tabella 11, si dedurrebbe che solo 4 risorse hanno raggiunto la soglia minima individuata e che la media degli esiti è inferiore al 53% di risposte esatte. Tabella 11 15

16 Alla luce delle direttive provenienti dal Piano Straordinario per la Digitalizzazione della Giustizia, dalle indicazioni dettate dall offerta tecnica sulle azioni da sviluppare all interno della Linea 2 del Servizio ed in funzione del matching con i risultati ottenuti a seguito della somministrazione del questionario per la rilevazione della conoscenza dei sistemi informativi, si è ritenuto necessario somministrare due corsi (in date 05 e 12 giugno e 13 giugno 2012) sul Nuovo Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) per la diffusione della digitalizzazione, della dematerializzazione, della posta elettronica certificata (PEC) e della firma digitale, i cui contenuti sono stati condivisi con la leadership dell Ufficio. Il corso, i cui contenuti sono di seguito riportati nel dettaglio, è stato suddiviso in due giornate per una durata complessiva di 10 ore: Prima giornata (5 ore) - Introduzione; - Dizionario del cambiamento; - Amministrazione digitale; - Giustizia digitale; - Nuovo CAD; - Firma digitale. Seconda Giornata (5 ore) - Posta elettronica certificata (PEC); - D. M. n. 44 del 21 febbraio 2011; - Area amministrativa cenni sul protocollo informatico e gestione documentale; - Area penale cenni sul sistema di notificazioni e comunicazioni penali telematici e pagamenti telematici; - Area civile cenni sul processo civile telematico. 16

17 4. Mappatura dei sistemi informativi dell ufficio e verifica delle competenze dei dipendenti La sezione seguente del documento approfondisce quanto sinora sviluppato presentando, da una parte l insieme dei sistemi informativi ministeriali disponibili all Ufficio e, dall altra, verificando i livelli di competenza nell utilizzo degli stessi da parte dei dipendenti. Il raffronto, l aggregazione e l analisi di tali dati ha permesso al gruppo di lavoro di giungere ad ulteriori riflessioni, legate a specifiche ed eventuali esigenze formative dettagliate in seguito. Per ciò che concerne i sistemi informativi, quelli utilizzati presso la Procura della Repubblica di Sciacca sono: 1. Rege sistema informativo di gestione del registro generale; 2. Sippi - sistema informativo delle Prefetture e delle Procure d' Italia; 3. Siamm - sistema informativo dell amministrazione; 4. Proteus Sistema informativo per il protocollo e la gestione documentale; 5. Dap Sistema informativo per la gestione dei luoghi dei detenuti; 6. Geco Sistema informativo per la gestione contabile dei beni; 7. Sic Sistema informativo per la gestione del casellario; 8. Sies sistema informativo dell esecuzione penale. Figura 1 Dalla rilevazione, effettuata tramite il questionario per la rilevazione degli applicativi conosciuti (Allegato 3), e come riportato graficamente nella tabella 12, si evince che 17

18 circa il 60% dei dipendenti non conosce e non utilizza nessun applicativo, mentre l 8% dei dipendenti conosce e utilizza quattro (4) applicativi. Tabella 12 Ulteriore dato significativo è evidenziato dall istogramma seguente (Tabella 13), che mostra il grado di diffusione, all interno dell Ufficio, di ogni singolo applicativo. Nel dettaglio, il REGE è il sistema informativo nettamente più conosciuto dai dipendenti, come si evince dalla quota (circa il 34%) del personale che lo conosce ed utilizza. Al contrario, una quota inferiore alla metà dei dipendenti conosce il sistema SIC (circa il 20%) e i sistemi SIES, SIAMM e PROTEUS (conosciuti, all incirca, dal 6% dei dipendenti). Solo i responsabili degli Uffici utilizzano il sistema di rilevazione statistica Webstat ed inoltre l ufficio giudiziario ha avviato nella fase dibattimentale il sistema informativo SIDIP. Questi ultimi due sistemi non sono stati indicati da nessun dipendente. Tabella 13 18

19 Come riportato precedentemente, al fine di giungere ad una ricognizione competente sui Sistemi Informativi disponibili e rilevare, al contempo, il livello di conoscenza degli stessi da parte dei dipendenti, è stato redatto uno specifico questionario. Lo strumento è stato somministrato a 30 dipendenti della Procura di Sciacca e, ancora attraverso questo sono state esplorate le conoscenze sulla firma digitale e sulla posta elettronica certificata (PEC). Nello specifico, la composizione del questionario guardava alla possibilità di analizzare quattro distinte macro aree: Generale (7 domande); Posta elettronica (6 domande); Office automation (6 domande); Applicativo (6 domande) - fino ad un massimo di 5 applicativi ministeriali. Tramite gli item presenti all interno dello strumento di rilevazione è stato possibile indagare le conoscenze informatiche possedute dai dipendenti ed il livello delle stesse e, al contempo, individuare le risorse umane particolarmente competenti nell utilizzo degli applicativi ministeriali rispetto al Codice dell'amministrazione Digitale, nonché le carenze informatiche sui sistemi in uso, al fine di valutare le reali esigenze formative dell Ufficio Giudiziario. Per meglio delineare il percorso metodologico intrapreso, occorre chiarire che la valutazione delle esigenze formative in relazione a ciascun sistema informativo è stata effettuata considerando, principalmente, le risposte alle seguenti domande: 1. Ha partecipato ad un corso per l apprendimento su questo applicativo? 2. Ritiene che un corso su tale applicativo o l affiancamento di operatori esperti migliorerebbe la sua operatività quotidiana? Sono stati considerati tre possibili range di risposte: A. 75% X 100%; B. 25% < X < 75%; C. 0% X 25%; Per la prima domanda si è fatto riferimento (come incognita X) alla percentuale dei si, mentre per la seconda alla percentuale dei no, in quanto entrambe conducono alla non necessità di svolgimento di un corso di formazione. Per valutare il livello di conoscenza relativo ad ogni sistema informativo, si è invece fatto riferimento alla domanda Come giudica il livello di conoscenza di questo applicativo?, stabilendo una scala likert di valutazione a 4 livelli al fine di limitare l errore da 19

20 tendenza centrale (Insufficiente Limitato Sufficiente Elevato). In base al maggior numero di risposte ottenute dai dipendenti, si è ripartito il livello di conoscenza dell applicativo in 2 macro categorie, ovvero maggiore o uguale a sufficiente (se la maggior parte delle risposte erano del tipo Sufficiente o Elevato ) o minore di sufficiente (se la maggior parte delle risposte erano del tipo Insufficiente o Limitato ). Di seguito il prospetto di valutazione riepilogativo delle esigenze formative: %SI %NO Stato di Esigenza domanda 1 domanda 2 conoscenza formativa A A >= Sufficiente A B >= Sufficiente A C >= Sufficiente B A >= Sufficiente B B >= Sufficiente B C >= Sufficiente C A >= Sufficiente C B >= Sufficiente C C >= Sufficiente A A < Sufficiente A B < Sufficiente A C < Sufficiente B A < Sufficiente B B < Sufficiente B C < Sufficiente C A < Sufficiente C B < Sufficiente C C < Sufficiente Prospetto 1 Nessuna esigenza formativa L ufficio giudiziario valuta per un eventuale corso di formazione Si consiglia corso di formazione Legenda 1 Tale prospetto fornisce le linee guida per la valutazione delle esigenze formative relative ad ogni sistema informativo in uso presso l Ufficio Giudiziario. È necessario ancora 20

21 precisare che sulla base del range di risposte entro cui si pongono le prime due domande e del livello di conoscenza generale dell applicativo, si è definita la possibilità/necessità di un percorso formativo per ciascun applicativo, come mostrato di seguito La rilevazione della conoscenza dei dipendenti Come esposto nella parte introduttiva di questa sezione, la Procura della Repubblica di Sciacca si caratterizza per la presenza e l utilizzo di 8 differenti sistemi informativi. Di seguito viene analizzato il grado di conoscenza dei dipendenti in relazione ad ognuno di essi, ottenuto mediante la somministrazione del Questionario per la rilevazione degli applicativi conosciuti (Allegato 3), e le conclusioni cui si è pervenuti sulle eventuali esigenze formative associate ad ogni applicativo. 1. Il Re.Ge è il primo sistema informativo di gestione dei registri penali. L applicativo è stato implementato a partire dagli anni 90, diventando il più conosciuto tra quelli relativi agli Uffici Giudiziari: il sistema consente di rendere più funzionali i servizi, facendo fronte ai problemi di coordinamento e di interazione tra uffici requirenti e giudicanti e velocizzando la reperibilità delle informazioni relative all iter del procedimento. Nello specifico, il sistema prevede la trasmissione asincrona dei dati di registro tra l ufficio di Procura e il Tribunale (c.d. funzione postino) con base dati separate. Di seguito si riportano i risultati del questionario somministrato al personale della Procura della Repubblica di Sciacca, al fine di rilevare la conoscenza sul dispositivo Re.Ge.. Rispetto al 100% del tempo impiegato al personal computer qual è la porzione di tempo che utilizza per questo applicativo? 21

22 Come giudica il livello di conoscenza di questo applicativo? Ha partecipato ad un corso per l'apprendimento su questo applicativo? Ritiene che questo applicativo sia adeguato rispetto alle attività che deve supportare? Ritiene che un corso su tale applicativo o l'affiancamento di operatori esperti migliorerebbe la sua operatività quotidiana? Tabella 14 22

23 Come si evince dal prospetto 2 le esigenze formative in merito al sistema informativo Re.Ge. sono le seguenti: L ufficio giudiziario valuta la possibilità di effettuare un eventuale corso di formazione Prospetto 2 2. Il SIES-SIEP è il sistema informativo delle esecuzioni penali della Procura: esso rappresenta un area funzionale del sistema SIES, che è un sistema informativo finalizzato a gestire tutte le attività dell esecuzione penale. Il SIEP è un sistema creato per la condivisione del patrimonio informativo digitale delle Procure Generali, delle Procure presso i Tribunali, del Registro dell Esecuzione Penale e per la gestione documentale e l archiviazione delle sentenze e dei provvedimenti. Dal questionario di rilevazione della conoscenza dei sistemi informativi si illustrano di seguito i risultati ottenuti dal personale relativamente al sistema SIEP. Rispetto al 100% del tempo impiegato al personal computer qual è la porzione di tempo che utilizza per questo applicativo? Come giudica il livello di conoscenza di questo applicativo? 23

24 Ha partecipato ad un corso per l'apprendimento su questo applicativo? Ritiene che questo applicativo sia adeguato rispetto alle attività che deve supportare? Ritiene che un corso su tale applicativo o l'affiancamento di operatori esperti migliorerebbe la sua operatività quotidiana? Tabella 15 Come si evince dal prospetto n.3, le esigenze formative in merito al sistema informativo SIEP sono le seguenti: Si consiglia corso di formazione Prospetto 3 24

25 3. Il SIPPI è il sistema informativo delle Prefetture e delle Procure d Italia: è stato creato per la formazione di una banca dati centralizzata al fine di gestire tutti i dati e le informazioni relative ai beni sequestrati e confiscati alle organizzazioni criminali nell ambito dei procedimenti penali. E stato realizzato dal Ministero di Giustizia, a conferma del costante impegno nel favorire condizioni di sicurezza e legalità per le popolazioni del sud, ed è stato collaudato e sperimentato nel polo pilota di Palermo. Dal questionario di rilevazione della conoscenza dei sistemi informativi, si illustrano di seguito i risultati ottenuti dal personale relativamente al sistema SIPPI. Rispetto al 100% del tempo impiegato al personal computer qual è la porzione di tempo che utilizza per questo applicativo? Come giudica il livello di conoscenza di questo applicativo? Ha partecipato ad un corso per l'apprendimento su questo applicativo? 25

26 Ritiene che questo applicativo sia adeguato rispetto alle attività che deve supportare? Ritiene che un corso su tale applicativo o l'affiancamento di operatori esperti migliorerebbe la sua operatività quotidiana? Tabella 16 Come si evince dal prospetto n.4, le esigenze formative in merito al sistema informativo SIPPI sono le seguenti: L ufficio giudiziario valuta la possibilità di effettuare un eventuale corso di formazione Prospetto 4 4. Il SIAMM è un sistema ministeriale che consente agli Uffici Giudiziari la gestione informatizzata dei registri in materia di accertamento e recupero delle spese e pene di giustizia. Il sistema prevede la gestione informatizzata del: registro delle somme prenotate a debito per le somme dovute dai soggetti ammessi al beneficio del gratuito patrocinio; registro delle spese pagate per l iscrizione dalle somme anticipate dall Erario; registro recupero crediti e successive vicende del credito per la determinazione delle somme (spese processuali e pene pecuniarie) da recuperare nei confronti delle parti processuali soccombenti. Si illustrano i risultati ottenuti 26

27 relativamente dal personale sul sistema SIAMM, in funzione delle analisi svolte sul questionario di rilevazione della conoscenza dei sistemi informativi. Rispetto al 100% del tempo impiegato al personal computer qual è la porzione di tempo che utilizza per questo applicativo? Come giudica il livello di conoscenza di questo applicativo? Ha partecipato ad un corso per l'apprendimento su questo applicativo? 27

28 Ritiene che questo applicativo sia adeguato rispetto alle attività che deve supportare? Ritiene che un corso su tale applicativo o l'affiancamento di operatori esperti migliorerebbe la sua operatività quotidiana? Tabella 17 Come si evince dal prospetto 5, le esigenze formative in merito al sistema informativo SIAMM, sebbene poco utilizzato, sono le seguenti: Si consiglia corso di formazione Prospetto 5 5. Il Proteus è il sistema di protocollo informatico utilizzato presso l ufficio giudiziario. Il sistema deve garantire: corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall amministrazione e i documenti della stessa formati nell adozione di provvedimenti finali; consentire il reperimento dell informazioni riguardanti i documenti registrati; 28

29 garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato. All interno di Proteus è presente una casella di posta elettronica certificata per lo scambio di atti tra uffici giudiziari nonché con altri titolari di una casella PEC, con ricevuta a valore legale. Si illustrano i risultati ottenuti relativamente dal personale sul sistema Proteus, in funzione delle analisi svolte sul questionario di rilevazione della conoscenza dei sistemi informativi. Rispetto al 100% del tempo impiegato al personal computer qual è la porzione di tempo che utilizza per questo applicativo? Come giudica il livello di conoscenza di questo applicativo? Ha partecipato ad un corso per l'apprendimento su questo applicativo? 29

30 Ritiene che questo applicativo sia adeguato rispetto alle attività che deve supportare? Ritiene che un corso su tale applicativo o l'affiancamento di operatori esperti migliorerebbe la sua operatività quotidiana? Tabella 18 Come si evince dal prospetto 6, le esigenze formative in merito al sistema informativo Proteus sono le seguenti: L ufficio giudiziario valuta la possibilità di effettuare un eventuale corso di formazione Prospetto 6 6. Il sistema informativo Dap gestisce principalmente la banca dati dei soggetti privati della libertà personale la c.d. anagrafe penitenziaria alimentata automaticamente dalle procedure a disposizione degli istituti e servizi territoriali, le cui informazioni consentono l erogazione di un servizio informativo on-line al quale accedono oltre utenti registrati (istituti e servizi penitenziari; uffici giudiziari; tutte le Forze di Polizia). Si illustrano i risultati ottenuti relativamente dal personale sul sistema 30

31 Dap, in funzione delle analisi svolte sul questionario di rilevazione della conoscenza dei sistemi informativi. Rispetto al 100% del tempo impiegato al personal computer qual è la porzione di tempo che utilizza per questo applicativo? Come giudica il livello di conoscenza di questo applicativo? Ha partecipato ad un corso per l'apprendimento su questo applicativo? Ritiene che questo applicativo sia adeguato rispetto alle attività che deve supportare? 31

32 Ritiene che un corso su tale applicativo o l'affiancamento di operatori esperti migliorerebbe la sua operatività quotidiana? Tabella 19 Come si evince dal prospetto 7, le esigenze formative in merito al sistema informativo Proteus sono le seguenti: L ufficio giudiziario valuta la possibilità di effettuare un eventuale corso di formazione Prospetto 7 7. Il sistema informativo geco è un sistema per la gestione della contabilità dei beni. Rispetto al 100% del tempo impiegato al personal computer qual è la porzione di tempo che utilizza per questo applicativo? 32

33 Come giudica il livello di conoscenza di questo applicativo? Ha partecipato ad un corso per l'apprendimento su questo applicativo? Ritiene che questo applicativo sia adeguato rispetto alle attività che deve supportare? Ritiene che un corso su tale applicativo o l'affiancamento di operatori esperti migliorerebbe la sua operatività quotidiana? Tabella 21 33

34 Come si evince dal prospetto n. 8 lo stato dell esigenze formative per il sistema informativo Geco è il seguente: Nessuna esigenza formativa Prospetto 8 8. Il sistema informativo sic (Sistema informativo casellario) rappresenta la base per la certificazione del c.d. precedenti penali a livello nazionale. Rispetto al 100% del tempo impiegato al personal computer qual è la porzione di tempo che utilizza per questo applicativo? Come giudica il livello di conoscenza di questo applicativo? Ha partecipato ad un corso per l'apprendimento su questo applicativo? 34

35 Ritiene che questo applicativo sia adeguato rispetto alle attività che deve supportare? Ritiene che un corso su tale applicativo o l'affiancamento di operatori esperti migliorerebbe la sua operatività quotidiana? Tabella 22 Come si evince dal prospetto n. 9 lo stato dell esigenze formative per il il sistema informativo Sic è il seguente: L ufficio giudiziario valuta per un eventuale corso di formazione Prospetto 9 35

36 5. Nuove tecnologie offerte dall Amministrazione della Giustizia In ottemperanza all obiettivo previsto e dettato dal Ministero della Giustizia, consistente nell apportare le migliorie dovute all efficacia del sistema penale in tutte le fasi in cui si articola il processo penale, si è reso necessario incrementare l utilizzo delle tecnologie dell informazione e della comunicazione. A tal fine, sono stati emanati i seguenti riferimenti normativi: il DM n. 44/2011 che stabilisce le regole tecniche per l adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell informazione e della comunicazione in attuazione dell art. 4, c. 1, del DL n. 193/2009 convertito in L n. 24/2010, nonché il richiamo all art. 16, c. 4, del DPR n. 68/2005 che prevede di adottare, nell ambito del processo civile e penale, particolari disposizioni per l utilizzo della PEC (Posta Elettronica Certificata); il provvedimento dirigenziale del 18 luglio 2011 contenente le specifiche tecniche previste dall art. 34 del DM n. 44/2011. I provvedimenti in questione hanno ricevuto parere positivo dal Digitpa e dal Garante per la protezione dei dati personali. Stante la gravosa articolazione del processo penale, suddiviso in diversi fasi, a partire dalla fase investigativa fino alla fase dell esecuzione, si è reputato importante garantire da una parte il trasferimento delle informazioni tra i diversi uffici e dall altra rendere fruibili agli operatori del diritto gli elementi necessari per le decisioni in tempi brevi. Tutto ciò è possibile grazie alla: Distrettualizzazione dei sistemi dell area penale: costituisce un punto nevralgico dell infrastruttura informatica dell amministrazione e garantisce l affidabilità degli impianti e la sicurezza logica e fisica. Proseguendo l evoluzione dei sistemi, già avviati negli anni scorsi, l area penale si propone di distrettualizzare i sistemi informativi automatizzati riducendo sensibilmente i costi e le difficoltà nella fase di installazione del sw e di distribuzione di nuove release. La scelta produrrà evidenti ricadute anche sui costi dell assistenza sistemistica ordinaria permettendo: a) di concentrare le risorse dedicate all assistenza sistemistica presso le sale server; 36

37 b) di accrescere il livello di specializzazione delle risorse sistemistiche presso le sale server acquisendo risorse più qualificate per gli interventi più complessi. La scelta si propone l ulteriore obiettivo di semplificare il sistema degli applicativi presenti sul territorio e di permettere un reale colloquio tra gli applicativi medesimi al fine di realizzare un sistema integrato dell area penale. Trasformazione degli applicativi dell area penale in applicativi web: l evoluzione dei sistemi dell area penale verso sistemi web è la conseguenza dell innovazione dei sistemi dell area penale. Tale scelta è, peraltro, motivata dalla decisione di adottare scelte architetturali che favoriscano la cooperazione applicativa tra i vari sistemi come ad esempio la distribuzione dell installazione in maniera uniforme. La disponibilità di applicazioni web reingegnerizzate sia per la gestione del processo civile che del processo penale consente di rivedere la topologia del sistema informatico della Giustizia, in quanto è possibile prevedere che le applicazioni siano installate solo in un numero ridotto di sale server, per consentire di offrire il servizio via rete TLC a un numero elevato di utenti distribuito sul territorio. Cooperazione applicativa tra i sistemi informativi dell area penale: la cooperazione applicativa rappresenta un settore di grande interesse per il Ministero delle Giustizia perché fortemente abilitante al raggiungimento di tutti gli obiettivi miranti alla condivisione delle informazioni e dei servizi. L attenzione è stata rivolta sia alla cooperazione interna tra i sistemi informativi della giustizia, sia alla cooperazione con i domini applicativi delle altre amministrazioni centrali e locali. Evoluzione e distribuzione degli applicativi in uso: l evoluzione e la distribuzione degli applicativi in uso consente l informatizzazione della gestione documentale e l interoperabilità applicativa con altri sistemi, nello specifico il sistema di firma digitale e la trasmissione elettronica dei documenti. In relazione alle fasi processuali si riportano gli applicativi che sono stati implementati: Notizie di reato Progetto Ndr1: sistema informativo tra le forze di Polizia e il registro generale delle Procure che prevede: 37

38 La trasmissione telematica dei dati relativi alle notizie di reato da parte delle forze di Polizia verso le Procure con conseguente registrazione semplificata sul sistema dei registri generali; La trasmissione telematica, da parte delle Procure alle forze di Polizia, delle informazioni relative agli esiti dei procedimenti penali, originati dalle notizie di reato acquisite con conseguente registrazione semplificata al centro elaborazione dati del servizio per il sistema informativo interforze. Evoluzione in Ndr2: grazie a questo progetto si è raggiunto un accordo strategico per la trasmissione delle notizie di reato dai comandi delle varie forze dell ordine verso le Procure di pertinenza via posta elettronica certificata. Il sistema oltre a questa sua funzione autoconsistente viene ad integrarsi con il progetto Auror@ (di seguito descritto); infatti è tra gli obiettivi del DGSIA veicolare i documenti e i dati acquisiti dalle procure attraverso NDR2 al sistema Auror@, il quale, acquisito il documento firmato digitalmente relativo alla notizia di reato e trasmesso al repository documentale, è in grado di trasmettere al registro penale (REGE 3) i dati strutturati necessari alla iscrizione di un procedimento, consentendo al personale della Procura di effettuare la registrazione dopo una semplice validazione delle informazioni ricevute. Fase di cognizione: SICP è il Sistema Informativo della Cognizione Penale ed è composto dai sistemi Re.Ge Web (Registro Generale delle notizie di reato) e BDMC (Banca Dati delle Misure Cautelari). Questi sistemi costituiranno le Banche informative di tutti i dati fondamentali della fase di cognizione del processo penale. Tramite SICP, i vari attori dell'azione penale, sia della fase cognitiva, sia di quella esecutiva potranno: condividere le informazioni necessarie alle rispettive attività e aggiornare tempestivamente i dati garantendo maggiore efficacia alle attività decisionali di tutte le componenti coinvolte. È prevista l'installazione di SICP su tutto il territorio nazionale, insieme a quella di SIES (SIEP per la procura della Repubblica), il Sistema Informativo di Cognizione Penale, e di SIPPI, il Sistema Informativo Prefetture e Procure dell'italia Meridionale. 38

39 Le attività di attivazione dell'applicativo SICP sono iniziate nelle 5 sedi pilota individuate dall'amministrazione: Genova, Firenze, Milano, Napoli e Palermo. L'avviamento del nuovo programma è previsto con la modalità del pre-esercizio: la base dati della Procura viene migrata sui nuovi server e gli uffici possono, per un periodo determinato, utilizzare il nuovo applicativo in parallelo a RE.GE 2.2 (che rimane l'applicativo ufficiale da utilizzare nell'attività) al fine di esercitarsi ed evidenziare eventuali miglioramenti o criticità. I funzionari-formatori organizzano i corsi per il personale e, allo stesso tempo, i responsabili delle segreterie e delle cancellerie penali coordinano, durante il pre-esercizio, l'utilizzo del nuovo applicativo nell'attività ordinaria. È operativamente necessario che i corsi si svolgano in prossimità alle sedi in cui si svolge il pre-esercizio. Le attività previste sono: completamento dell'acquisizione del materiale hardware necessario e installazione dell'applicativo (a cura della Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati); esaurimento dell'attività di bonifica necessaria alla migrazione dei dati (attività iniziata in tutti gli uffici giudiziari italiani); formazione dei funzionari indicati dagli uffici quali formatori per l'addestramento del personale; tale formazione si sta svolgendo presso la scuola di Formazione di Genova e attualmente sono stati coinvolti solo gli uffici giudiziari rientranti nei distretti delle 5 sedi pilota. Di seguito si evidenziano i diversi sistemi informativi implementati nelle ulteriori fasi processuali: Fase delle indagini preliminari: Auror@ consente la gestione dell intero ciclo di vita del fascicolo di indagine, dalla sua nascita con la notizia di reato fino alla sua archiviazione. L applicativo acquisisce i dati dal registro generale nella fase di iscrizione ed è possibile la formale acquisizione in riuso dalla Regione Puglia così come previsto dal protocollo di intesa con il Ministero della Giustizia. Fase dibattimentale: nella fase del dibattimento, il SIDIP consente la classificazione, la fascicolazione, l indicizzazione, la consultazione e ricerca, 39

40 la registrazione e trascrizione audio, la gestione informatica dei flussi documentali per la compilazione del verbale e il rilascio copie digitali degli atti del fascicolo; inoltre, permette di richiedere le copie direttamente alle parti e di visionare la struttura ad albero del fascicolo. Fase dell esecuzione: il SIEP consente la gestione dell esecuzione della Procura. È un sottosistema del SIES (Sistema della esecuzione e della sorveglianza); E il sistema per la condivisione del patrimonio informativo digitale delle Procure Generali, delle Procure presso i Tribunali e del Registro della Esecuzione Penale e per la gestione documentale e archiviazione delle sentenze e dei provvedimenti. Fase cautelare: il SIPPI ha consentito l informatizzazione dei registri delle misure di prevenzione, na tale sistema verrà sostituito dal sistema SIT.MP che si pone i seguenti obiettivi: l integrazione con altri applicativi interni ed esterni alla giustizia, attraverso l innovazione tecnologica, basata sui nuovi standard normativi e tecnologici previsti dal Sistema Pubblico di Connettività; consentire la trasmissione di documenti firmati digitalmente dal gestore unico documentale (repository), assicurando la conservazione sostitutiva degli stessi ma ponendosi come successivo obiettivo di raggiungere gli standard previsti dalle norme per realizzare l archiviazione a norma dell intero fascicolo delle misure di prevenzione. Evoluzione e distribuzione dell innovazione tecnologica: l inquadramento generale per l evoluzione e la distribuzione dell innovazione tecnologica, rientra tra gli obbiettivi della giustizia che con il piano di e-gov 2012, recepito dal Governo Italiano, ha dato avvio ad un piano straordinario per la digitalizzazione della Giustizia. Gli obiettivi stabiliti sono : ridurre i tempi del processo e dell erogazione dei servizi accessori; facilitare il lavoro dei magistrati e degli operatori della Giustizia; ridurre i costi di gestione e funzionamento amministrativo; liberare risorse umane preziose da attività digitalizzabili; semplificare la fruizione dei servizi da parte di cittadini e imprese. 40

41 Il piano straordinario si articola in tre linee di intervento: 1. Digitalizzazione degli Atti: L intervento è rivolto alla diffusione progressiva del sistema informatico per la gestione documentale tra i diversi soggetti ed ha la funzione di raccogliere, catalogare e gestire le informazioni e i documenti prodotti durante le varie fasi del processo. Attualmente, negli Uffici Giudiziari non esiste un unico modello di registro per il processo penale ma diverse soluzioni, a differenza dei Registri del Processo Civile, che sono caratterizzati da una struttura uniforme a seguito della diffusione del Processo Civile Telematico. Pertanto, la digitalizzazione degli atti mira all aumento dell efficienza e alla riduzione dei costi mettendo a disposizione degli Uffici un unico sistema documentale, per agevolare l accesso all informazioni e agli atti documentali relativi sia ai procedimenti conclusi che in corso. Infine la corretta ed efficiente gestione della documentazione prodotta nel corso dell iter giudiziario, rappresenta un fattore fondamentale per il successo dell azione della magistratura. 2. Notifiche penali telematiche: è stato realizzato il sistema delle notifiche e comunicazioni penali telematiche che dematerializza l attuale flusso di lavoro cartaceo consentendo la notificazione e comunicazione degli atti giudiziari fra gli uffici di Cancelleria (giudice) e Segreteria (PM), gli Avvocati e altri utenti (uffici giudiziari, parti offese, periti e consulenti, UNEP, ecc,) per via telematica attraverso lo strumento della posta elettronica certificata (PEC). Gli effetti positivi immediati sono rappresentati dalla riduzione dei tempi di notifica degli atti, essenzialmente istantanei, dal maggiore controllo delle procedure attraverso il monitoraggio del flusso, la gestione delle anomalie ed il tracciamento delle operazioni, nonché dalla riduzione dei costi. L applicativo del Sistema di Notifiche Penali Telematiche rappresenta pertanto un significativo strumento innovativo delle procedure e flussi, ad oggi esclusivamente cartacei, agendo in via definitiva sulla riduzione dei tempi. 3. E possibile effettuare i pagamenti online attraverso il Punto di Accesso o il Portale dei Servizi Telematici del Ministero, seguendo la seguente procedura: 41

42 1. autenticazione e accesso al servizio il Portale del Ministero ovvero il Punto di Accesso autentica in maniera forte il soggetto pagatore, tipicamente un avvocato. Una volta verificata l identità dell utente il Portale del Ministero/Punto di accesso permette al soggetto pagatore di inserire i dati per effettuare la richiesta di pagamento. 2. rilascio codice univoco il Portale del Ministero ovvero il Punto di Accesso, una volta ottenute dal soggetto pagatore le informazioni inerenti il pagamento, richiede in via automatica la generazione di un codice univoco al Ministero della Giustizia (Servizi Telematici), codice che, sempre in via automatica, viene inserito nella richiesta di pagamento che sarà inviata ai fornitori di servizi di pagamento. 3. esecuzione del pagamento, la richiesta di pagamento viene trasmessa sempre in via automatica dal Portale del Ministero/Punto di accesso al fornitore di servizi di pagamento che provvede ad eseguire la disposizione attraverso, al momento, i seguenti strumenti di pagamento: a) bonifico bancario a favore della tesoreria competente (cfr. citato DM 9/10/2006, n 296); b) conto corrente postale dedicato intestato alla tesoreria dello Stato. Il fornitore di servizi di pagamento, eseguita l operazione, provvede a restituire al Portale del Ministero, ovvero al Punto di accesso, la ricevuta del versamento delle somme richieste. 4. Registrazione ricevute, una volta ottenuta la Ricevuta relativa al pagamento richiesto, contenente anche il codice univoco generato in precedenza, il Portale del Ministero ovvero il Punto di Accesso provvede, in via automatica, a registrare la ricevuta, che attesta l univocità del pagamento, su di un apposito archivio gestito dal Ministero della Giustizia (Servizi Telematici). 5. Invio ricevute il Portale del Ministero ovvero il Punto di accesso provvede a restituire al soggetto pagatore la ricevuta che attesta l avvenuto pagamento. La ricevuta restituita 42

43 automaticamente è un documento informatico (in forma di file xml) contenente tutte le informazioni inerenti il pagamento. 6. Richiesta servizio e comunicazione pagamento il soggetto pagatore, al fine di ottenere il servizio richiesto per il quale ha già eseguito il pagamento (cfr. passi da 1 a 5), comunica l avvenuto pagamento al competente ufficio erogatore. 7. verifica pagamento e annullamento ricevuta, l ufficio erogatore procede alla verifica del pagamento (attraverso l accesso all archivio delle Ricevute) ed all annullamento della ricevuta (per evitarne il riutilizzo). 8. erogazione del servizio l ufficio competente procede all erogazione del servizio. 43

44 6. Ideazione di una possibile Road Map per l adozione delle nuove tecnologie messe a disposizione dall amministrazione Una delle premesse a sostegno di questa ultima sezione del documento, a valle delle analisi sin qui esposte e in funzione di quanto previsto dal Piano straordinario per la digitalizzazione, è che il sistema utilizzato nel settore penale per la gestione del registro, il Re.Ge, rappresenterebbe un ostacolo al percorso completo di digitalizzazione dei processi di lavoro. Questo in quanto risulterebbe essere, nonostante il suo largo impiego all interno dell Uffico in analisi e non solo, un sistema informativo obsoleto. In tal senso pur non volendosi sostituire alle autorità compententi cui spetta l indicazione ultima, è apparso necessario fornire alcune possibili preziose indicazioni; utili, qualora se ne possa fare uso, all Ufficio. Dunque, al fine di confrontare i nuovi sistemi informativi con il Re.Ge. 2.2., presente presso la Procura della repubblica di Sciacca, vengono elencati pregi e difetti dei diversi applicativi alternativi e confrontate le diverse funzionalità degli stessi. Vengono elencati, così, di seguito i pregi e i difetti di Rege 2.2, Rege Relazionale, Rege 3 e del SICP. Pregi: Semplicità; RE.GE 2.2 PREGI E DIFETTI Velocità nella iscrizione (pochi dati obbligatori); Trasmissione asincrona per lo scambio di dati (robustezza ai guasti). Difetti: Pregi: Obsolescenza tecnologica; Lentezza su rete geografica; Sicurezza demandata al File System del server; Difficoltà di integrazione dei dati. Architettura centralizzabile; IL SISTEMA REGE REL. PREGI E DIFETTI Database unico (per alcuni potrebbe essere un limite); Stabilità dell applicazione. Difetti: Manca di integrazione con le nuove applicazioni; 44

45 Database unico (per alcuni potrebbe essere un pregio); Manca gestione GdP. IL SISTEMA SICP PREGI E DIFETTI Pregi: Completezza (gestisce tutti gli uffici di I e II grado); Architettura centralizzata; Database unico (per alcuni potrebbe essere un limite); Guida l utente nei passi da seguire (per alcuni è un limite); Facile integrazione con altre applicazioni. Difetti: Architettura complessa; Necessità di HW performante; Alcuni utenti ritengono eccessivi i dati obbligatori; Sistema di statistiche su DB diverso da quello di produzione. Il confronto delle funzionalità tra gli applicativi Tabella 23 45

46 Tabella 24 Tabella 25 Tabella 26 46

47 Tabella 27 A valle di questa breve descrizione/valutazione dei sistemi informativi per la gestione del registro, per meglio comprendere le fasi di una eventuale road map, è utile evidenziare graficamente i processi che possono condurre all implementazione di una nuova tecnologia: Tipologia di attività Preliminari Tecniche Change Management e Formazione Diffusione Descrizione - Monitoraggio sulle evoluzioni normative nazionali e sullo stato della sperimentazione dei nuovi sistemi informativi per la gestione del registro (es. Sicip, Rege 3, Rege Relazionale) e confronto con il Re.ge 2.2; - Scelta dei sistemi informativi da utilizzare e definizione della strategia operativa da adottare. - Verifica degli apparati hardware, software, rete, connettività per il corretto funzionamento dei sistemi; - eventuale approvvigionamento, installazione e configurazione. -Analisi e definizione dei processi di lavoro impatti con l introduzione dei nuovi sistemi informativi; -sessione di formazione mirata agli utilizzatori del sistema. - Introduzione delle funzionalità per magistrati, avvocati, parti, etc.; - digitalizzazione completa degli atti e conservazione sostitutiva Figura 2 Analogamente, e ancora in relazione a quanto esposto all interno dell analisi, si propone una schematizzazione grafica di una possibile road map per l introduzione delle attività di 47

48 digitalizzazione del fascicolo; procedura fondamentale per la realizzazione di una gestione omogenea di tutte le fasi del procedimento. Il percorso ideato ha lo scopo di eliminare la consultazione e riproduzione degli atti processuali cartacei, assicurando al contempo un facile utilizzo dei documenti da parte di tutti gli attori del processo: magistrati, avvocati ed uffici di cancelleria. Con l intento di raggiungere tale obiettivo, la Procura potrebbe intraprendere tale percorso al fine di agevolare le attività amministrative connesse ai procedimenti penali e rendere possibile l accesso contemporaneo agli atti per i diversi attori (Avvocati, Magistrati, Cancellieri, etc.) Tipologia di attività Preliminari Tecniche Formazione Diffusione Descrizione - Condivisione dell intervento con tutti gli altri uffici giudiziari del distretto; - studio di fattibilità dei sistemi informativi che permettono la digitalizzazione; - analisi dei punti di forza e di debolezza dei sistemi informativi; - scelta del sistema da utilizzare presso gli uffici giudiziario; - analisi sugli impatti organizzativi. - Verifica degli apparati hardware, software, rete, connettività per il corretto funzionamento dei sistemi; - eventuale approvvigionamento, installazione e configurazione. -Sessione di formazione mirate agli utilizzatori del sistema; -monitoraggio ed analisi dei risultati. - Sensibilizzazione degli ordini degli avvocati. Figura 3 Da ultimo, come sistema trasversale alle due aree (penale e amministrativo) potrebbe essere opportuno prevedere l applicazione delle notifiche penali telematiche che faciliteranno la costituzione del fascicolo elettronico e l archiviazione informatica dei documenti. Di seguito vengono elencate le tipologie di attività previste dal Ministero e la loro conseguente rappresentazione grafica: 48

49 Tipologia di attività Preliminari Tecniche Change Managment e Formazione Diffusione Descrizione - Invio della manifestazione di interesse e della scheda di adesione; - definizione del programma operativo e dei successivi aggiornamenti da parte del comitato guida. - Ricezione dotazione hardware; - installazione e configurazione degli apparati e del software. -Accompagnamento del cambiamento organizzativo; -formazione del personale al nuovo sistema di notifiche (definizione dell attività dell ufficio giudiziario mittente, gestione dei mancati recapiti:notifica cartacea, perfezionamento della notifica, etc.). - Sensibilizzazione degli ordini degli avvocati. Figura 4 49

50 ALLEGATO N. 1 Questionario per la definizione delle competenze informatiche 50

51 Questionario per la rilevazione della matrice delle competenze informatiche COGNOME QUALIFICA NOME COD. FISC. UFFICIO DI APPARTENENZA Le risposte al presente questionario non danno titolo di merito, ma hanno un mero scopo esplorativo e servono per rilevare le attuali competenze informatiche degli utenti. Il compilatore è pertanto pregato di compilare il questionario attenendosi alle seguenti regole: - Compilare il questionario in un tempo massimo di 45 minuti; - Non utilizzare internet; - Compilarlo singolarmente. 1) Quali tre dispositivi sono considerati dispositivi di output? (Scegliere tre risposte) Rilevatore di impronta digitale Cuffie Monitor Mouse Stampante 2) Quale importante caratteristica è offerta dallo standard USB? Una singola connessione USB ad un computer può sostenere fino a 255 periferiche separate Consente velocità di trasferimento attorno ai 580 Mb/sec in modalità a bassa velocità Consente velocità fino a 920 Mb/sec nella versione 2.0 Può fornire alimentazione alle periferiche tramite il computer 3) Un tecnico ha bisogno di fare il backup di 4 GB di dati utilizzando un unico dispositivo di memorizzazione. Quale supporto è in grado di memorizzare i 4 GB all interno di un unico disco? Disco Floppy DVD-ROM CD-R DVD+/-R 51

52 4) Un tecnico sta assistendo un cliente a confrontare due dischi rigidi. Quale unità di misura si utilizza per indicare la velocità di un disco rigido? Giri al minuto Gigabytes Pagine al minuto Cluster al minuto 5) Quali caratteristiche sono determinate dal chipset di una scheda madre? (Scegliere due risposte) La quantità massima di memoria che può essere installata La compatibilità del sistema operativo I tipi di connettori presenti sulla scheda madre Lo schema della tastiera 6) Un utente in una grande azienda di produzione utilizza un PC che è collegato alla rete aziendale. Dove dovrebbe guardare l utente per cercare un server collegato alla rete? Risorse di Rete Pannello di Controllo Risorse del Computer Stampanti e fax 7) Cosa è incluso tipicamente in un service pack? Driver per dispositivi non standard Lista compatibilità hardware (HCL) Aggiornamenti e patch del sistema operativo Definizioni virus 8) Quali di questi sono Sistemi Operativi? Linux Windows Word Office Microsoft 52

53 9) Quale combinazione di tasti permette di copiare ed incollare un testo selezionato? ALT + C CTRL + C CTRL + V CTRL + X ALT + V 10) Ordinare i file per tipo significa: Visualizzarli secondo la dimensione Visualizzarli in base all'estensione Disporre i file di uno stesso argomento in cartelle Visualizzarli in base alla loro importanza 11) Con quale combinazione di tasti è possibile spostarsi tra le finestre attive visualizzandole tutte nello stesso momento in una finestra al centro dello schermo? INVIO + TAB ALT + TAB CTRL + TAB ALT + CTRL 12) Quali due porte vengono usate principalmente per la comunicazione e la connettività di rete? Ethernet Modem Parallela DVI PS/2 53

54 13) Quale tecnologia digitale fornisce una velocità di trasferimento in uscita che è tipicamente inferiore rispetto alla velocità di trasferimento in entrata? ADSL HDSL ISDN PSTN 14) Quale protocollo viene utilizzato per configurare automaticamente i dispositivi di rete? FTP DNS ADSL IPCONFIG DHCP 15) A cosa serve la legenda in un grafico a torta? Descrive l'argomento del grafico Descrive la scala e l'unità di misura Descrive che cosa è riportato in ognuna delle "fette" del grafico 16) E' indispensabile mettere la propria firma in fondo a un messaggio di posta elettronica? Sì, perché in caso contrario, il server di posta si rifiuterebbe di inoltrare il messaggio No, ma la si mette per correttezza No, perché l'indirizzo del mittente viene automaticamente inserito a piè di pagina 17) L'inserimento di righe in un foglio di calcolo a metà di tabella che contengono dati, provoca la variazione nei riferimenti di cella nelle formule? Si, escludendo quelle con i riferimenti assoluti No Si, escludendo quelle con i riferimenti relativi Si, di tutte 54

55 18) Quali due tipologie di strumenti possono aiutare a proteggere il computer da attacchi maligni? Pulitura disco Software Anti-virus Gestione disco Fdisk Scandisk Software Anti-spyware 19) Come possono gli strumenti web, come Java o ActiveX essere usati per un attacco malevolo? Alterando il livello di interattività di una pagina web Creando delle finestre popup Causando un crash del browser web, rendendo il sistema vulnerabile Installando un programma sconosciuto su un computer 20) Quale è la giusta procedura per impedire ad un utente non autorizzato di indovinare una password e accedere ad un account? Disabilitare il blocco di un account all interno della rete Abilitare un account utente soltanto dopo aver consegnato la password all utente per telefono Bloccare un account dopo un numero finito di tentativi di accesso falliti Impostare la password dell utente in modo da lasciarla in bianco al primo accesso 21) Cosa deve essere fatto per essere sicuri che il software anti-virus su un computer sia capace di rilevare e eliminare i virus più recenti? Pianificare la scansione una volta a settimana Scaricare regolarmente i file delle firme più recenti Pianificare gli aggiornamenti dell anti-virus utilizzando il Task Manager di Windows Seguire le linee guida di configurazione del firewall sul sito del produttore dell anti-virus 55

56 22) Quale buona pratica dovrebbe essere inclusa in una politica di protezione della password? Incoraggiare gli utenti a documentare le password in un file personale La password dovrebbe contenere un misto di lettere e numeri affinché non sia facile violare l accesso Restringere le password a stringhe di solo testo Restringere le password a stringhe di soli numeri 23) Formattare un testo significa? Copiare il testo Copiare il formato del testo Cambiare forma al testo Cancellare il testo 24) Che cosa indicano le tre icone G C S situate sulla barra della formattazione di un elaboratore di testi? Grassetto, Centrato, Sinistra Giustificato, Centrato, Sinistra Grassetto, Corsivo, Sottolineato Grande, Carino, Super 25) Prima di copiare un testo, quale operazione devo eseguire? La selezione del testo La formattazione del testo L'evidenziazione del testo La colorazione del testo 26) Che tipo di barra ha un foglio di calcolo, che un elaboratore testi non ha? La barra del titolo La barra della formula La barra dei menu La barra della formattazione 56

57 27) Cosa deve essere digitato nella cella C5 per sommare i valori delle celle C1 e C2 in un foglio di calcolo? C1+C2= +C1+C2= =+C1+C2 =C1+C2 28) Una cella di un foglio elettronico può contenere Solo formule Testo, valori o formule Solo numeri Solo valori o formule 29) La rete WWW utilizza documenti creati con il linguaggio FTP HTTP HTML ADSL 30) Cosa si intende per OCR? Un sistema operativo di rete Acronimo di Optical Character Recognition, tecnologia per il riconoscimento dei caratteri stampati su foglio e letti da uno scanner Acronimo di Online Chat Resource, il più grande sito di chat Un particolare tipo di scanner 31) Una mail ricevuta da un mittente sconosciuto: E' meglio non aprirla, può contenere virus Basta controllare che non ci sia scritto spam e poi la posso aprire Se il mittente è un nome di persona posso stare tranquillo 57

58 32) Il browser è: Un contenitore di pagine ipertestuali Il software che permette la visualizzazione di pagine web Un dispositivo necessario per tradurre i dati digitali del computer in segnali analogici Un software per l'elaborazione di testi 33) Qual è lo strumento che ci consente di trovare una pagina Web senza conoscerne l'indirizzo? I motori di ricerca Il World Wide Web Le newsletter 34) La home page di un sito è: La pagina della casa produttrice del sito La pagina della casa produttrice del browser La prima pagina del sito Una pagina riservata 35) Il JPEG è uno standard di compressione di: Immagini Suoni Video File 36) Con il termine login si fa riferimento Alla procedura di salvataggio Alla procedura di annullamento Alla procedura di ingresso Alla procedura di registrazione Nessuna delle precedenti 58

59 37) Cosa sono i "Preferiti"? Un insieme di Indirizzi di Posta Elettronica Un insieme di Siti prima visitati e memorizzati Un insieme di visitatori del proprio sito web 38) Come si invia tramite posta elettronica un documento digitato in Word? Incollandolo in Outlook Express ed inviandolo Entrare nel documento, selezionarlo e cliccare su MODIFICA-COPIA; entrare nella propria casella di posta, incollare il documento ed inviare Inserire il documento come allegato ed inviare 39) Come è possibile spedire un' a più persone? Inserendo nella casella CC i vari indirizzi di posta elettronica, divisi dal punto e virgola Inserendo gli indirizzi di posta elettronica nella casella A separati l'uno dall'altro dal simbolo * Creando tanti messaggi quante sono le persone a cui inviare il messaggio 40) Word 2007 può salvare file in formato: RTF DOC DOCX PAG TTX 59

60 ALLEGATO N. 2 Matrice delle competenze informatiche 60

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