VERBALE DI RIESAME DELLA DIREZIONE --- STRALCIO

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1 VERBALE DI RIESAME DELLA DIREZIONE --- STRALCIO Il giorno 19 ottobre 2015, la Direzione della MERCK SERONO S.p.A. ha completato il Riesame del Sistema di Gestione per la Responsabilità Sociale adottato e ha analizzato i risultati del triennio relativo all implementazione del Sistema di Gestione SA8000. Di seguito riportiamo alcuni dei punti considerati: A) PRESENTAZIONE, ANALISI E DISCUSSIONE DEI RISULTATI DELL APPLICAZIONE DEL SGE A cinque anni dall implementazione del sistema SA8000 presso il sito di Casilina della MERCK SERONO SPA, non sono stati registrati scostamenti significativi tali da richiedere una completa revisione del Sistema di Gestione SA8000. Questo nonostante le significative fasi di cambiamento gestite all interno di Merck Serono in relazione al piano riorganizzativo scaturito dal programma Fit for In questo periodo, la consultazione con RSU e RLSA è stata costante, sia sui temi di cui sopra che sul relativo impatto sul clima interno. Pur in presenza di importanti cambiamenti organizzativi, le tematiche riguardanti la formazione ed informazione Sez.01-All.10 Verbale del riesame del SGE Rev 0 Pag 1 / 8

2 dei lavoratori e il coinvolgimento in iniziative a carattere solidale non sono state tralasciate. Si segnalano a questo proposito le relazioni di collaborazione allacciate con le strutture locali della Caritas nell ambito del territorio in cui è collocato il sito di Casilina. Si ricorda che nel mese di ottobre 2013, è stato firmato presso la sede di Roma Casilina un Accordo volto a favorire la conciliazione dei tempi di vita con quelli di lavoro e, quindi, il benessere dei dipendenti e delle loro famiglie attraverso un buon equilibrio tra vita professionale e vita privata. In particolare, l Accordo prevede: - la possibilità, qualora ne sussistano i requisiti, di effettuare telelavoro; - la possibilità, compatibilmente con le esigenze tecnico organizzative aziendali, di concordare un orario di lavoro part time; - il progetto formazione giovani che coinvolge i figli dei dipendenti; - il progetto Car sharing e/o mezzi di trasporto pubblico volto ad incentivare l utilizzo dei mezzi di trasporto pubblico e ad assicurare un minor impatto ambientale. Nel corso del 2015 è stato firmato un ulteriore accordo relativo all utilizzo dello Smart Working. Lo Smart Working si basa su un forte elemento di flessibilità e si configura come uno strumento che parte dall esperienza del telelavoro, sperimentata da alcuni colleghi, con l intento di migliorarla. Sez.01-All.10 Verbale del riesame del SGE Rev 0 Pag 2 / 8

3 Con lo Smart Working si è voluto offrire la possibilità di una nuova modalità di lavoro al maggior numero possibile di dipendenti, compatibilmente con le esigenze organizzative dell azienda. La formazione/informazione svolta nel periodo in esame è stata, inoltre, condotta in conformità alle disposizioni legislative vigenti relative ai rischi reali e potenziali delle attività. In particolare, la formazione in tema di salute e sicurezza sul lavoro è stata svolta in conformità a quanto previsto dall Accordo Stato-Regioni del 21 dicembre 2011 e con la collaborazione dell Organismo Paritetico Provinciale di Unindustria. Si evidenziano continui miglioramenti in materia di salute e sicurezza. Nel corso del 2015 si è iniziato ad implementare il piano d azione relativo ai risultati emersi dall indagine su microclima, ergonomia e illuminazione, volta al miglioramento del confort degli ambienti di lavoro. Nello specifico si sta procedendo alla sostituzione graduale di tutte le sedie presso i vari uffici (postazioni lavorative). Nel secondo semestre 2015 (maggio/giugno) sono stati ultimati i corsi di Guida Sicura per la Forza Operativa Esterna. Sez.01-All.10 Verbale del riesame del SGE Rev 0 Pag 3 / 8

4 Inoltre, sono state portate a compimento altre attività, quali l aggiornamento della relazione tecnica relativa alla valutazione del rischio fulminazione, la valutazione dell impatto acustico ambientale e la valutazione del rischio da atmosfere esplosive. La comunicazione verso l esterno è assicurata attraverso l apposita sezione sul sito internet aziendale dedicata ai temi della Responsabilità Sociale. Pertanto la MERCK SERONO SPA si ritiene al momento soddisfatta di quanto realizzato in ciascuna area che rimane, comunque, oggetto di costante monitoraggio e di un programma di miglioramento continuo e consolidamento dei positivi risultati raggiunti in relazione al piano degli obiettivi, Codice Etico e Politica. B) RISULTATI E RAPPORTI VISITE ISPETTIVE INTERNE E VISITA ISPETTIVA DI SORVEGLIANZA: AREE CRITICHE A seguito dell analisi dei risultati dell applicazione del SGE, di quanto evidenziato nei rapporti dell Auditor nel corso delle Verifiche Interne programmate e delle osservazioni e suggerimenti rilasciati in corso di verifica di certificazione dall OdC, sono state realizzate Azioni Correttive e Preventive di cui nel corso degli Audit interni è stata verificata positivamente l efficacia. Sez.01-All.10 Verbale del riesame del SGE Rev 0 Pag 4 / 8

5 C) INFORMAZIONI DI RITORNO DA PARTE DEI DIPENDENTI/STAKEHOLDERS Non sono state rilevate segnalazioni, rapporti o note di reclamo da parte degli altri soggetti coinvolti nel SGE. Inoltre attraverso il costante dialogo tra RSGE e RLE è stata monitorata ogni possibile causa di segnalazione e/o reclamo da parte dei dipendenti. D) PRESTAZIONE DEI PROCESSI Il Sistema di Gestione Etica risulta adeguato; tuttavia si sottolinea la necessità e l importanza di mantenere elevato il livello di interesse e coinvolgimento degli stakeholders e un costante monitoraggio del Sistema. Gli obiettivi individuati dall organizzazione e riportati nel Piano degli Obiettivi e Monitoraggio risultano adeguati e conformi alle capacità organizzative, il livello di raggiungimento degli obiettivi è sostanzialmente in linea con i target ed i tempi di realizzazione previsti. E) STATO DELLE AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE Nelle corso dell ultima verifica di mantenimento non sono state rilevate NC. F) AZIONI A SEGUIRE DA PRECEDENTI RIESAMI EFFETTUATI DALLA DIREZIONE Le azioni previste nel precedente Riesame sono state tutte recepite attraverso l individuazione di obiettivi che vengono regolarmente monitorati e riesaminati. Sez.01-All.10 Verbale del riesame del SGE Rev 0 Pag 5 / 8

6 G) MODIFICHE CHE POTREBBERO AVERE EFFETTI SUL SISTEMA DI GESTIONE PER LA RESPONSABILITA SOCIALE Nel corso dell anno il Manuale e le Procedure del Sistema di Gestione hanno subito qualche piccola modifica volta semplicemente al miglioramento continuo del Sistema stesso. H) RACCOMANDAZIONI PER IL MIGLIORAMENTO Viene confermata l importanza del coinvolgimento del Personale nella Politica aziendale, della formazione e della cultura della responsabilità sociale, anche attraverso la partecipazione in iniziative concrete. Nel corso dei cinque anni, sono state realizzate sessioni di training ad hoc per le figure che rivestono ruoli di responsabilità nell ambito del sistema di gestione (RLSA RSPP RSGE). Come previsto anche nel 2015 si sono svolti i corsi online per i neo assunti sui temi della SA 8000 e sul Sistema di Gestione Etico. I) PIANO DI CONTROLLO DEI FORNITORI Non si sono finora evidenziate criticità tali da ingenerare sfiducia sul rispetto, da parte dei nostri fornitori, delle prescrizioni dettate dalla SA8000. L attività di coinvolgimento dei fornitori sui temi di responsabilità sociale si è svolta conformemente a quanto previsto dal Piano degli obiettivi. Attraverso la collaborazione Sez.01-All.10 Verbale del riesame del SGE Rev 0 Pag 6 / 8

7 con la funzione Procurement, ai nuovi fornitori viene richiesta l adesione ai principi SA8000 a mezzo della sottoscrizione della Dichiarazione dei Fornitori e della compilazione del questionario di autovalutazione. Il formato standard dei contratti di fornitura prevede la clausola di rispetto dei requisiti della SA8000. A tal proposito nell arco del 2015 sono state effettuate delle audit interne presso alcuni fornitori critici al fine di verificare la rispondenza tra i questionari inviati e l effettiva applicazione di quanto dichiarato negli stessi. La DA ritiene comunque che tutti i fornitori utilizzati ad oggi sono qualificati ed utilizzabili dall organizzazione sulla base dei buoni rapporti intercorsi finora. Il tema del rispetto dei principi di responabilità sociale sarà inoltre oggetto di un futuro programma di valutazione dei fornitori attuato dalla Casa Madre nell ambito del sistema di Corporate Responsibility. J) ELEMENTI IN USCITA DAL RIESAME Lo stato di raggiungimento dei singoli obiettivi contenuti nel Piano degli Obiettivi e di Monitoraggio, per ciascun punto della norma SA 8000, è riportato all interno del documento MSGE sez.1 all.2 Elenco Indicatori Etici, visionato durante il Riesame. Sez.01-All.10 Verbale del riesame del SGE Rev 0 Pag 7 / 8

8 I Responsabili delle diverse funzioni/aree aziendali sono stati coinvolti nel processo di raccolta dei dati e delle informazioni atte a monitorare il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati e al miglioramento continuo dell efficacia del SGE, nonché per assicurare che tali obiettivi siano da tutti compresi e messi in atto. Direzione Aziendale Antonio Messina Hanno condiviso il documento i signori: Francesco Luchi (Responsabile SGE sito Casilina Roberto Giorgi (RSPP sito Casilina Michele Loguercio (RLE Casilina) Sez.01-All.10 Verbale del riesame del SGE Rev 0 Pag 8 / 8