Iter per inserire e impostare una nuova unità organizzativa per il modulo DETERMINAZIONI

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1 Iter per inserire e impostare una nuova unità organizzativa per il modulo DETERMINAZIONI Accedere alla funzione DETERMINAZIONI/UTILITA /Impostazioni atto e scegliere l icona Aggiunta posta in basso a destra. Verrà visualizzato il messaggio Questa operazione aggiunge una nuova Unità Organizzativa per il tipo di atto in esame e ne genera l anno corrente. Si vuole veramente aggiungere? Rispondere SI. Se nel modulo interessato è già presente una unità la procedura visualizza il messaggio: Si vuole copiare i dati di un altra unità organizzativa? Rispondendo SI la procedura riporterà in automatico i dati già impostati per l unità precedentemente creata. Verrà poi visualizzata la seguente maschera E possibile compilare i campi tenendo presente che solo la Descrizione, ovvero il nome dell unità organizzativa è obbligatorio. Descrizione: denominazione dell unità organizzativa; Responsabile: responsabile dell unità organizzativa; Qualifica: qualifica del responsabile; Le opzioni presenti a destra sono: Esci: permette di uscire dalla funzione (freccia nera);

2 Firmatari: consente di inserire i nominativi e le qualifiche dei Firmatari, che verranno automaticamente riportati dalla procedura in ogni direttiva al momento della sua registrazione. Questi dati saranno comunque sempre modificabili in ogni atto. Scegliendo tale opzione verranno visualizzati i seguenti campi: Impegno di spesa / Qualifica: nome e qualifica del firmatario dell impegno di spesa; Visto segretario / Qualifica: nome e qualifica del segretario; Pubblicazione / Qualifica: nome e qualifica del firmatario della pubblicazione e del relativo certificato; Firmatario generico / Qualifica: nome e qualifica di un firmatario generico da riportare nella stampa dell atto. Testi tipo: permette di definire i testi tipo da utilizzare per le stampe personalizzabili, previste dalla procedura. Nel caso delle determinazioni sarà possibile definire i testi per le stampe dei seguenti documenti: Preliminare, Atto originale e Atto copia. Ogni singolo tipo di stampa elencato nella maschera Testi tipo è identificato da quattro campi contenenti le seguenti informazioni numeriche e descrittive: - 1 primo campo (numerico): numero del gruppo; - 2 secondo campo (numerico): numero del testo; - 3 terzo campo (descrittivo): titolo del testo tipo impostato; - 4 quarto campo (numerico): (viene visualizzato solo dopo l aggancio del testo) dimensione del testo tipo in Kb. Tale valore sarà evidenziato in rosso nel caso in cui il testo tipo occupi più di 200 Kb, infatti è bene tenere presente che, per lavorare in modo ottimale, è bene che i testi tipo non superino i 200 Kb poiché con dimensioni maggiori si riscontreranno problemi di lentezza nelle stampe ed un eccessiva occupazione dello spazio su server

3 Per procedere all inserimento dei riferimenti ai testi tipo personalizzati: - fare doppio clic sul bottone con i tre puntini in ognuno dei campi presenti nella maschera Testi tipo, verrà visualizzato l Elenco dei gruppi di testo; - con il doppio clic selezionare il gruppo contenente i testi tipo personalizzati (se si vuole utilizzare quello reimpostato dalla procedura scegliere il gruppo 8 Determinazioni); - con il doppio clic selezionare il testo predisposto;

4 ATTENZIONE - Nel momento in cui sarà necessario modificare il testo tipo per la stampa delle determinazioni, occorrerà crearne uno nuovo e sostituirlo a quello inserito nelle Impostazioni atto. Questo garantisce la possibilità di produrre copie autentiche, anche a distanza di tempo. Esci: consente di uscire dalla maschera Testi tipo; Tipo stampa ultima pagina: consente di definire la modalità di stampa dell ultima pagina delle determine. È possibile scegliere tra le seguenti opzioni: Mirata: permette di stampare solo il frontespizio ed il testo della determina, escludendo l ultima pagina relativa alle certificazioni. L ultima pagina potrà essere stampata separatamente tramite l opzione Ultima pagina, successivamente all'acquisizione dell'esecutività, riportando così tutti i dati; Omnicomprensiva: permette di stampare la determina comprensiva anche dell'ultima pagina; Unica: l ultima pagina viene stampata solo se i dati che deve contenere sono inseriti nella procedura. Editor testi: permette di scegliere l editor di testo, tra Trattamento testi Halley e Microsoft Word. Inoltre permette di impostare un testo base che verrà poi riproposto in fase di inserimento del testo del preliminare o della determina. Nella sezione Testo base sono presenti le seguenti opzioni: Modifica: permette di modificare/inserire il testo base da proporre in fase di inserimento dell atto. La prima volta che si accede cliccando su Modifica si apre un testo vuoto che può essere parametrizzato dall utente secondo le proprie esigenze; Carica testo base: permette di selezionare il testo base da file nel caso in cui si sia predisposto lo stesso al di fuori del programma Halley. Il testo base dovrà essere impostato in formato rtf, dopodichè cliccando sull icona di inserimento di un nuovo atto. Ripristina: ripristina il testo base vuoto. esso verrà selezionato e proposto in fase Password: permette di inserire delle password di protezione sui testi dei preliminari. Selezionando tale scelta vengono proposte le seguenti scelte: Password preliminare: permette di inserire una password per proteggere i testi dei preliminari una volta che siano divenuti definitivi; saranno possibili tutte le operazioni tranne la modifica; Password atto: permette di inserire una password per proteggere i dati delle determine una volta divenute esecutive; saranno possibili tutte le operazioni tranne la modifica.

5 Accesso consultazione: per gli anni gestiti permette di impostare l accesso solo in consultazione, in questo modo è possibile evitare che vengano effettuate modifiche ai dati degli anni precedenti a quello in corso. Dati vari: consente di impostare i seguenti dati per la gestione delle determine dell unità organizzativa selezionata: Numero giorni pubblicazione: il numero dei giorni di pubblicazione. I giorni indicati in questo campo verranno sommati alla data di inizio pubblicazione; Descrizione breve del tipo di atto: descrizione breve che identifichi l unità organizzativa (ad es.: DET.RESPONS.). Questa descrizione verrà riportata in alcune stampe ed in alcune maschere. Accesso alla Finanziaria: consente di impostare il collegamento con la procedura Finanziaria Halley, alla quale l'accesso sarà possibile solo se viene impostato lo stesso tipo di accesso. Non abilitato: per non abilitare il collegamento con la procedura Finanziaria, nel caso non si abbia la procedura Finanziaria Halley oppure non si intenda sfruttare il collegamento tra le procedure Finanziaria e Atti amministrativi Halley; Consulta: per consentire la sola consultazione della procedura Finanziaria Halley dalla procedura Atti amministrativi; Modifica dati: per consentire la modifica della procedura Finanziaria Halley dalla procedura Atti amministrativi; Accesso ristretto: Accesso predefinito a nessuno: per impostare che di default l accesso ai preliminari sia impostato a nessuno. Impostando tale accesso i preliminari potranno essere consultati solo dal Responsabile della Procedura, dall operatore che l ha inserita, dall eventuale Responsabile del procedimento; Consultazione atti solo se pubblicati: per consentire la consultazione delle determine solo dopo la loro pubblicazione; Aggiunta atto da preliminare: Preliminare in atto se testo firmato: per fare in modo che sia possibile aggiungere una determina da preliminare solo se quest ultimo ha il testo firmato digitalmente; Preliminare in atto se visto contabile firmato: per fare in modo che sia possibile aggiungere una determina da preliminare solo se quest ultimo ha il visto contabile firmato digitalmente; Gestione visto contabile: Preliminare in atto se testo firmato: per fare in modo che sia possibile trasformare il preliminare in determina solo se il preliminare ha il testo firmato digitalmente; Atto da vistare se testo firmato: per fare in modo che sia possibile apporre il visto contabile solo sulle determine che hanno il testo firmato digitalmente;

6 Abilita modifica visto a tutti: per far in modo che possano inserire il visto tutti gli operatori abilitati alla modifica degli atti. Non settando tale flag il visto contabile potrà essere inserito solo dal Ragioniere e dai propri collaboratori. Settando tale flag invece il visto contabile potrà essere inserito nella procedura da qualsiasi operatore abilitato alla modifica dell atto. Atti da pubblicare: solo con testo firmato: per fare in modo che sia possibile pubblicare solo le determine che hanno il testo firmato digitalmente; solo con visto contabile firmato: per fare in modo che sia possibile pubblicare solo le determine che hanno il visto contabile firmato digitalmente; Modifica dati preliminare: anche dopo atto: consente la modifica dei dati del preliminare anche se risulta trasformato in determina. Dati default: consente di impostare il default di alcune caratteristiche delle determine, quali: Assegnazione registro generale: per impostare se si desidera che di default agli atti dell unità organizzativa venga assegnata la numerazione di registro generale; Soggetta a pubblicazione: per indicare se l atto deve essere pubblicato; Documento sul sito: per pubblicare il documento delle determine sul sito e-gov Halley. Tale impostazione verrà proposta di default su tutte le determinazioni, ma potrà essere modificata per ogni singolo atto. Allegati sul sito: per pubblicare gli allegati delle determine sul sito e-gov Halley. Tale impostazione verrà proposta di default su tutti gli atti ma potrà essere modificata per ciascuno; Destinatari Invio: per impostare i nominativi dei soggetti a cui inviare le comunicazioni interne o le mail. Predisponendo i nominativi ogni volta che si vorrà inviare un preliminare o una determina via /comunicazioni interne la procedura inserirà in automatico i nomi stabiliti in questa funzione. apre la maschera di gestione dei destinatari di posta elettronica, nella quale sono presenti le seguenti opzioni: Elimina: per eliminare dalla lista l elemento selezionato; Aggiunta: per aggiungere un destinatario di posta elettronica. Scegliendo tale opzione si apre un ulteriore videata nella quale sono presenti le seguenti scelte: Assessori: visualizza l elenco degli assessori caricati in archivio con la possibilità di selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull icona seleziona tutti ;

7 Consiglieri: visualizza l elenco dei consiglieri caricati in archivio con la possibilità di selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull icona seleziona tutti ; Operatori: visualizza l elenco di tutte le anagrafiche utilizzate con la possibilità di selezionarle o tramite doppio clic oppure cliccando sull icona seleziona tutti ; Altri destinatari: permette di inserire manualmente il nominativo e l indirizzo dei destinatari delle ; N.B. Gli indirizzi degli Assessori, Consiglieri ed Operatori, devono essere impostati dalla procedura Dotazione Organica se attiva, in caso contrario è necessario accedere alla funzione UTILITA /Anagrafiche dipendenti dove dopo aver cercato il nominativo e inserire nel campo l indirizzo. Esci: esce dalla videata di gestione dei Destinatari di posta elettronica; Comunicazioni interne: apre la maschera di gestione dei destinatari di posta elettronica, nella quale sono presenti le seguenti opzioni: Elimina: per eliminare dalla lista l elemento selezionato; Aggiunta: per aggiungere un destinatario di posta elettronica. Scegliendo tale opzione si apre un ulteriore videata nella quale sono presenti le seguenti scelte: Assessori: visualizza l elenco degli assessori caricati in archivio con la possibilità di selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull icona seleziona tutti ; Consiglieri: visualizza l elenco dei consiglieri caricati in archivio con la possibilità di selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull icona seleziona tutti ; Operatori: visualizza l elenco di tutte le anagrafiche utilizzate con la possibilità di selezionarle o tramite doppio clic oppure cliccando sull icona seleziona tutti. Albo Pretorio: per andare a definire i documenti da pubblicare nel sito e-gov alla voce Atti Amministrativi e per impostare il collegamento con la procedura Messi Notificatori. Attiva collegamento con la procedura Mc: per attivare il collegamento con la procedura Messi Notificatori. Documento da pubblicare: Nessuno: per fare in modo che nel sito dell Ente non venga visualizzato alcun documento; Testo: per fare in modo che nel sito dell Ente venga visualizzato il testo dell atto Originale: per fare in modo che nel sito dell Ente venga visualizzato il documento originale; Copia uso amministrativo: per fare in modo che nel sito dell Ente venga visualizzata la copia uso amministrativo dell atto; Copia conforme: per fare in modo che nel sito dell Ente venga visualizzata la copia conforme dell atto; Allegati atto su albo pretorio: per impostare se si desidera che gli allegati dell atto vengano trasferiti all Albo Pretorio. Impostando questa flag al momento della registrazione della

8 pubblicazione di un atto il programma, nella procedura Messi Notificatori, registrerà la relativa pubblicazione e trasferirà il documento selezionato nonché gli eventuali allegati. Trasferimento in automatico: per impostare se si desidera che i documenti/allegati degli atti vengano trasferiti nella procedura Messi Notificatori in automatico. Impostando questa flag all atto della registrazione della pubblicazione il documento scelto verrà automaticamente trasferito alla procedura Messi Notificatori per la conseguente pubblicazione nell Albo Pretorio on line. Invece non impostando questa flag all atto della registrazione della pubblicazione nella procedura Messi Notificatori verrà registrata la pubblicazione corrispondente ma non verrà riportato automaticamente alcun documento. Il documento potrà essere inviato alla procedura Messi in un momento successivo tramite l opzione Trasferimento all albo pretorio presente nel dettaglio dell atto nella scelta Documenti e presente nella Pubblicazione consultabile dalla funzione PUBBLICAZIONI/Consultazione e modifica. Dopo aver impostato i dati della nuova unità organizzativa sarà necessario attribuire un profilo agli operatori che devono lavorarci. Per far ciò è necessario entrare nella funzione Gestione profili per U.O. (tale funzione è abilitata solo per il profilo di Responsabile). Accedendo alla funzione viene visualizzata una videata nella quale vengono visualizzati i profili disponibili, le operazioni possibili sono: Associazione profili: permette di associare i profili agli operatori. Le possibilità con cui effettuare le associazioni sono le seguenti Scegliendo questa icona si procede all assegnazione vera e propria per cui prima si selezionarla e necessario indicare il profilo interessato secondo questi step: prima si seleziona il profilo poi si sceglie l icona Assegnazione

9 Verrà visualizzata la lista di tutti gli operatori con la possibilità di selezionare tutti quelli a cui attribuire il profilo precedentemente scelto. Terminata la selezione sarà sufficiente cliccare sull icona Assegna per completare l operazione; un messaggio chiede conferma delle scelte effettuate. Scegliendo Consultazione profili si accede a due mascherine, quella di sinistra mostra la lista degli operatori, quella di destra il dettaglio di ciascun operatore. Scorrendo la lista dei nominativi con le frecce della tastiera e/o selezionando quello interessato con il mouse la procedura mostra il dettaglio dello stesso in relazione a ciascuna unità organizzativa. L icona consente la stampa di tutti gli operatori e dei profili associati a ciascuno. Copia profili permette di copiare il profilo assegnato ad un operatore ad altri nominativi che devono eseguire le stesse mansioni. Sarà sufficiente scegliere questa icona per indicare nella maschera successiva il nominativo dell operatore che si vuole prendere come esempio e poi indicare nella lista sottostante gli operatori a cui copiarlo. Tramite l icona assegna si conferma l operazione. Nella sezione sottostante Profili disponibili si possono visualizzare tutti i profili forniti con l installazione e/o creati dagli utenti; anche in questo caso,, dopo aver scelto il profilo interessato è possibile:

10 Elimina profilo selezionato: permette l eliminazione del profilo solo se non è stato associato a nessun operatore. Stampa: consente la stampa dei profili disponibili; Aggiunta profilo: permette di creare un nuovo profilo Descrizione profilo: per indicare la descrizione del nuovo profilo di abilitazione. Dopo aver impostato il nuovo profilo viene visualizzato l elenco di tutte le funzioni della procedura, con indicata la descrizione della funzione ed il livello di abilitazione. I livelli di abilitazione disponibili sono: 0 = funzione non abilitata; 1 = funzione abilitata; 2 = solo preliminari. Utilizzabile solo per le funzioni Consultazione, Consultazione e modifica e Atti. Per definire il profilo cliccare sul livello di abilitazione desiderato e di seguito fare doppio clic su tutte le funzioni che devono avere quel livello. E possibile scegliere Assegna livello a tutte le funzioni per attribuire contemporaneamente lo stesso livello a tutte le funzioni. Modifica: permette di modificare un profilo di abilitazione. Apre la stessa videata dell aggiunta di un nuovo profilo;