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1 Allegato A) alla delibera G.P. nn. 145/39710 del 11/05/2010 Piano triennale anni per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo di beni strumentali Dotazioni informatiche. 1. Dotazioni strumentali informatiche In generale per quanto riguarda l informatizzazione, l ente non può procedere ad una contrazione delle spese relative, poiché il sistema informativo provinciale è proporzionato alle esigenze dell ente medesimo. Sono stati approvati progetti per la gestione elettronica della documentazione, il potenziamento dei servizi on line anche tramite finanziamenti regionali e statali. Le iniziative descritte tendono quindi non tanto ad una riduzione in assoluto delle spese della gestione della tecnologia ma, stante il crescente sviluppo dei sistemi informativi e del livello di informatizzazione della Provincia, le iniziative tendono ad adottare soluzioni integrate che supportino la crescita al minor costo sia di investimento che di gestione. 2. Misure di razionalizzazione nell utilizzo del personal computer, server e stampanti Ogni postazione di lavoro è dotata di un pc, con sistema operativo windows xp pro e la suite di Open office oppure Microsoft Office. E attiva un assistenza tecnica esterna coordinata dalla Posizione Organizzativa Telematica e sicurezza che cura l installazione e la gestione dei software di base e dei software applicativi utilizzati presso i vari uffici e cura la manutenzione delle attrezzature informatiche. a) Rinnovo del parco PC Le dotazioni informatiche assegnate ai posti di lavoro vengono gestite secondo i seguenti criteri: Si provvede alla sostituzione in caso di guasto qualora la valutazione costi/benefici relativa alla riparazione dia esito sfavorevole e tenendo anche conto dell obsolescenza dell apparecchio. Le valutazioni sono effettuate dai tecnici del Servizio Sistemi Informativi. Nel caso in cui un PC non abbia più la capacità di supportare efficacemente l evoluzione di un applicativo viene comunque utilizzato in ambiti dove sono richieste performances inferiori o potenziato qualora l intervento sia conveniente. L individuazione dell attrezzatura informatica a servizio delle diverse stazioni di lavoro viene effettuata secondo i principi dell efficacia operativa e dell economicità e ogni acquisto, ogni potenziamento ed ogni sostituzione viene sempre sottoposta all approvazione del responsabile della Posizione Organizzativa Telematica e sicurezza, che valuta le diverse opportunità, con l obiettivo di arrivare da una parte al risparmio delle risorse e dall altra all ottimizzazione dei servizi. Non si prevede la dismissione di dotazioni informatiche al di fuori di casi di guasto irreparabile od obsolescenza. L obsolescenza viene valutata in concreto, ed in generale le macchine vengono rinnovate dopo non meno di cinque anni dall acquisto. L eventuale dismissione di apparecchiature informatiche derivante da una razionalizzazione dell utilizzo delle strumentazioni, comporta normalmente la riallocazione fino al termine del ciclo di vita. Nei casi quest ultima non sia possibile si procede: - al recupero di componenti (parti di ricambio) utilizzabili su altre stazioni di lavoro; - all'alienazione dei monitor previa gara non onerosa e successivamente all'assegnazione dei monitor ad associazioni ONLUS o a dipendenti provinciali e/o privati che ne facciano richiesta privilegiando i soggetti che richiedono materiale per la prima volta; - negli altri casi (materiale non funzionante o non riutilizzabile con le modalità elencate) si procede con il ritiro da parte delle Ditte fornitrici (tutti i contratti di nuove forniture 1

2 presenti in Consip e Intercenter prevedono il ritiro dell usato oppure con il conferimento in discarica. In ragione del fatto che la dotazione dell'amministrazione ha una consistenza di circa 515 PC desktop, un ricambio medio ogni 5 anni comporta l'acquisto medio di un po' più di 100 PC/anno. Poiché nel 2008 e 2009 sono stati acquistati complessivamente 214 PC, per mantenere l'attuale livello di ricambio entro il 2012 dovrebbero essere acquistati, circa, altri 300 PC (100 PC all'anno). Un'altra misura di contenimento della spesa, già adottata negli ultimi anni consiste nello sganciare la sostituzione del PC da quelle del monitor, infatti quest'ultimo può avere un ciclo di vita più lungo (circa 10 anni) ed essere sostituito quando è necessario. b) Valutazione delle possibili misure di diminuzione della spesa dal punto di vista di sistemi operativi / programmi e dei server Negli ultimi anni sono state acquistate licenze di MS-Office solo di tipo open license (anziché OEM). Questa misura consente il porting delle licenze su altre stazioni in caso di ricambio. Ad esempio è possibile utilizzare ancora oggi licenze acquistate nel 2002, con un ciclo di vita che può probabilmente raggiungere i 10 anni. Non è comunque possibile fare affidamento ad un ciclo di vita stabile per un prodotto così specifico. E' possibile che entro il 2012 si renda necessario procedere alla sostituzione di almeno parte delle licenze più vecchie (alcune decine). Adozione di software open source: Nella seduta 26 gennaio 2006 della Direzione operativa sono state approvate le linee di indirizzo per la configurazione delle stazioni di lavoro con l impiego della suite Openoffice.org invece del prodotto proprietario MS Office. Più recentemente e cioè nel 2008 è stato approvato (DGP165/45072 del 28/05/2008) un impegnativo progetto di migrazione e sviluppo dei sistemi informativi interni (Intranet, gestione documentale e dei procedimenti) sulla piattaforma open source plone. Questa iniziativa consentirà anche di razionalizzare i sistemi server e in particolare il sistema IBM AS/400 verrà dismesso entro il A seguito di questi interventi si avrà, nell'immediato, un aumento dei costi conseguente al raddoppio dei sistemi. Successivamente, con lo spegnimento delle vecchie piattaforme, sarà possibile un ritorno ai costi circa uguali a quelli precedenti l'intervento. Infine, da un paio d'anni, vengono utilizzati server virtuali (utilizzando anche macchine che già fanno parte della dotazione strumentale dell Ente) ottenendo una riduzione nelle spese di acquisto, di manutenzione e nelle spese correnti - anche energetiche - di funzionamento. A tutt oggi sono stati realizzati 4 server di produzione, 2 di sviluppo, ed altri server/pc spenti ma a disposizione per test mirati. Fra gli obiettivi PEG 2010 è prevista l'elaborazione di un progetto di razionalizzazione della Sala Macchine. Da questo potranno emergere ulteriori opportunità di contenimento della spesa. c) Misure di razionalizzazione dell utilizzo delle stampanti Le attività sono state di natura organizzativa e strumentale. Misure organizzative: Facendo leva su una rete telematica molto capillare ed efficiente sono state adottate linee di indirizzo per la semplificazione amministrativa e per la digitalizzazione della documentazione 2

3 amministrativa. Queste linee tra altri obiettivi prevedono anche la riduzione di consumo di carta e materiale accessorio. Ad oggi la gestione digitale si affianca a quella tradizionale ma esistono ambiti di piena digitalizzazione quali: documentazione ad uso interno (gestione personale, procedure contabili, acquisti, gestione delle credenziali, distribuzione della normativa, dei regolamenti e delle circolari, ecc.). comunicazioni da e con l esterno (mandato digitale, richiesta carburante agevolato, comunicazioni delle aziende verso i Centri per l impiego, convocazioni degli organi, ecc.), documentazione ufficiale (gestione atti e fascicoli digitali). I consuntivi 2008 e 2009 del piano di razionalizzazione evidenziano che, sul totale dei documenti protocollati, nel 2008 il 14% sono documenti firmati digitalmente, nel 2009 la percentuale è salita al 17%. In aggiunta si è lavorato e si sta lavorando per sviluppare modalità di erogazione di servizi on line tramite il portale istituzionale e per promuovere l utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) per le comunicazioni istituzionali. I dati relativi all'utilizzo delle PEC evidenziano che nel 2007 l'1% delle lettere in partenza venivano inviate via PEC; tale percentuale è salita al 5% nel 2008 ed al 15% nel Misure strumentali: Circa le misure di razionalizzazione delle dotazioni hardware: si è ridotto l acquisto di stampanti individuali privilegiando l uso dei grandi fotocopiatori che vengono utilizzati anche come stampanti di rete per gruppi di uffici. Questo consente economie sia nella manutenzione che nella gestione del materiale di consumo. Quando l uso dei fotocopiatori come stampanti risulta insufficiente si acquistano stampanti laser B/N. In questo modo si riduce l utilizzo di stampanti a colori che hanno maggiori costi/pagina. E evidente che questo processo di razionalizzazione comporta risparmio nelle forniture di cartucce di inchiostro e toner. L'efficacia di tali misure è evidenziata dal numero ridotto di stampanti acquistate negli ultimi 4 anni. Dal 2006 al 2009 sono state acquistate complessivamente 82 stampanti. Entro il 2012 è prevedibile l'acquisto di altre 60 stampanti circa. 3. Disposizioni per l utilizzo delle dotazioni informatiche. Come norma generale, gli strumenti informatici in dotazione od accessibili al personale dell Ente devono essere utilizzati esclusivamente per ragioni di ufficio 1. L utilizzo da parte del personale dipendente delle dotazioni informatiche è in buona parte regolamentata nel codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni, dal DPS 2, e da altre istruzioni e procedure contenute nel manuale della qualità. Si rimanda pertanto ai citati documenti ed in particolare al documento P-INF-03 la disciplina circa l uso degli strumenti informatici all'interno dell'ente. 4. Disposizioni per l'approvvigionamento delle dotazioni informatiche. L'approvvigionamento di beni e servizi informatici da parte degli uffici, per importi a partire da 100 euro, deve avvenire in conformità con il presente piano e deve essere effettuato tramite il Servizio Sistemi Informativi, Telematica, E-Government o tramite l'uopc Telematica e Sicurezza. 1 Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni, art.10, comma 3: Il dipendente non utilizza a fini privati materiale o attrezzature di cui dispone per ragioni di ufficio... 2 Documento Programmatico sulla Sicurezza. Pubblicato sul Manuale della Qualità con codice P-INF-02. 3

4 L'approvvigionamento avviene tenendo sempre conto anche delle convenzioni attivate dalle centrali di committenza Consip S.p.A. e Intercent-er. Si tiene inoltre conto, anche a fini di indagine di mercato, delle offerte pubblicate sul Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione. 5. Stanziamenti Servizio Sistemi Informativi, Telematica, E-Government Nella tabella che segue sono riportati gli stanziamenti per il funzionamento delle strutture, a budget del Servizio Sistemi Informativi, Telematica, E-governmet. Nella tabella non sono state incluse le azioni che non riguardano il funzionamento delle strutture. Sono cioè escluse l'azione 6011 (comunicazione delle iniziative di e-goverment), le azioni 6012 e 6013 (progetto RIDER-ALI), l'azione 6118 (collegamento reti MAN). 4

5 Stanziamenti 2010, 2011, Servizio Sistemi informativi Telematica e-governemnt - (fucus su spese per il funzionamento delle strutture) Uscite Parte Corrente Stanziato Stanziato Stanziato ACQ.MINUTE FORNITURE INFORMATICHE , , , MANUTENZ.IBM AS/400, STAMPANTI AS400, ROUTER, , , , ASSISTENZA SISTEMISTICA E INTERVENTI , , , SERV. MANUT. INSTALLAZ. AGGIORNAM , , , PICCOLI INTERVENTI DI MANUTENZIONE , , , AGGIOR.LICENZE ANTIVIRUS E SOFTWARE , , , MANUTENZ.PACCHETTI SOFTWARE , , , ATTIVITÀ E SERVIZI SPECIALISTICI , , ,00 Totale , , ,00 Uscite Conto Capitale SVILUPPO SERVIZI INTERNET 0, , , ACQUISTO MATERIALE INFORMATICO ACCESSORIO 0, , , AGGIORN./ACQUISTO PERSONAL C., PERIF., , , , IMPLEMENTAZ.PROCEDURE:"CIELO" ALBO FORNITORI... 0, , , AGGIOR.ACQ.PC.SERVER,PERIFER.E SW SERVER , , , QUOTA PARTECIPAZIONE SOCIETA' LEPIDA SPA 1.000,00 0,00 0,00 Totale , , ,00 Totale , , ,00 Previsioni di acquisto di dotazioni standard per gli uffici per (Azione 3840) Anno PC (senza monitor) PC portatili Stampanti Licenze MS-Office

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