SERVIZIO DI GESTIONE DELLA MANUTENZIONE DEL PATRIMONIO

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1 SERVIZIO DI GESTIONE DELLA MANUTENZIONE DEL PATRIMONIO Global Service Manutentivo di Terza Generazione Capitolato Speciale d Appalto Volume 1 Parte Generale

2 Volume redatto da: Antonio Zonta, Maurizio Tufaro E' vietata la riproduzione, imitazione e/o contraffazione, per altri lavori estranei al presente Appalto, o per altri utilizzi, delle metodologie, disegni, schemi, modelli, schizzi ecc. contenuti nel presente capitolato e/o consegnati all Appaltatore, sia come documenti di Appalto e/o contrattuali, sia come istruzioni impartite dal Responsabile del Procedimento in corso d'opera. Saranno in ogni caso tutelati i diritti d autore relativamente ai contenuti della documentazione a base d Appalto.

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4 Sommario 0 Struttura del Capitolato Premessa generale I MACRO-OBIETTIVI SPECIFICI DELLA TERZA GENERAZIONE INTEGRAZIONE, E NON SOMMA DI SERVIZI LA SITUAZIONE PRECEDENTE L inizio il Global Service di prima generazione Il Global Service di seconda generazione Il progetto L implementazione: la scelta del contraente e l avvio del servizio La costituzione del Team Misto Le procedure ed il sistema informativo Il rapporto con l utenza e la pianificazione degli spazi Caratteristiche dell Appalto NATURA DELL'APPALTO Classificazione dell appalto secondo gli allegati (allegato II A) di cui alla direttiva U.E. 2004/ OGGETTO E SCOPO DELL'APPALTO Oggetto Obiettivi da raggiungere DURATA DELL'APPALTO IMPORTO DELL APPALTO Ribassi MODALITÀ DI VALUTAZIONE DELL OFFERTA TECNICA SERVIZI COMPLEMENTARI E SERVIZI ANALOGHI Oneri per la sicurezza pag.4 di 107

5 2.7 CONDIZIONI GENERALI DELL'APPALTO DOCUMENTI CHE FANNO PARTE DEL CONTRATTO DOCUMENTAZIONE E SISTEMI DI GESTIONE FORNITI DAL COMMITTENTE LINGUA UFFICIALE Contenuti dell appalto - Descrizione di sintesi delle prestazioni PRESTAZIONI PRECEDENTI LA CONSEGNA DEL SERVIZIO Adempimenti post-aggiudicazione provvisoria Periodo di Mobilitazione Team Misto Comitato di Gestione Ricognizione ed aggiornamento dell Inventario e dell Anagrafe dei Beni Consegna del Servizio - Periodo di avviamento Provvedimenti in caso di mancato avvio del servizio PRESTAZIONI RICHIESTE ALL ASSUNTORE Prestazioni essenziali Gestione tecnica Servizio di climatizzazione ambientale Servizio Energia Gestione manutentiva Prestazioni eventuali Interventi manutentivi Prestazioni specialistiche (a misura o secondo tariffa) RAPPORTI CON L APPALTATORE Attività del Committente - Responsabile del Procedimento ONERI A CARICO DEL COMMITTENTE OBBLIGHI ED ONERI A CARICO DELL'APPALTATORE Spese di contratto, imposte e tasse Spese per autorizzazioni, concessioni, verifiche, ecc pag.5 di 107

6 3.5.3 Cartelli di cantiere e identificazione personale e mezzi: Sopralluoghi, accertamenti preliminari e oneri vari Operazioni preliminari, preventivazione, progettazione sopralluoghi, documentazione, operazioni di fine lavori Rappresentanza dell'appaltatore Obblighi particolari DISCIPLINA E BUON ORDINE DEI CANTIERI RAPPORTI COI SUBAPPALTATORI RITARDI E DANNI PER CAUSE DI FORZA MAGGIORE ACCETTAZIONE DELLE PRESTAZIONI COLLAUDI SUBAPPALTO ORGANIZZAZIONE DELL ASSUNTORE Uffici e sede Magazzini Struttura tecnica e operativa Attrezzatura minima ORARIO DI LAVORO Orario lavorativo normale Reperibilità Contenuti del servizio di reperibilità SCIOPERI E FESTE PATRONALI ANDAMENTO E SVILUPPO DELLE PRESTAZIONI TERMINE DEL CONTRATTO - RICONSEGNA DEGLI IMMOBILI Pagamenti CONTABILITÀ E ALLEGATI ALLA FATTURAZIONE Descrizione delle fasi contabili: Emissione dei certificati di pagamento Obblighi dell appaltatore nella redazione della contabilità pag.6 di 107

7 4.2 VERIFICA DELLA CONTABILITÀ E DEGLI ALLEGATI ALLA FATTURAZIONE FATTURAZIONE PREZZI Prezzi di applicazione Manodopera, spese generali e utili d impresa NUOVI PREZZI REVISIONE PREZZI Servizi vari a canone, a misura e lavori Gestione climatizzazione ambientale ed energia CESSIONE DEI CREDITI E DEL CONTRATTO Norme di Sicurezza GENERALITÀ PERSONALE E D. LGS. 81/08 - D. LGS. 106/09 E S.M.I D.U.V.R.I. ART.26 DEL D.LVO. N 81/08, CON PRESCRIZIONI GENERALI IN MATERIA DI SICUREZZA DISPOSIZIONI PARTICOLARI INTERFERENZE E RAPPORTI CON ALTRI APPALTATORI E PRESTATORI D'OPERA VERIFICA DELLA IDONEITÀ TECNICA PROFESSIONALE NELLA ESECUZIONE E FORNITURA DI SERVIZI GENERALITÀ LIMITATAMENTE ALL'ESECUZIONE DEI LAVORI DIRETTORE TECNICO E RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI PREVENZIONE E PROTEZIONE VERIFICA DELLA IDONEITÀ TECNICA PROFESSIONALE IN CASO DI LAVORI EDILI E NELLA ESECUZIONE E FORNITURA DI SERVIZI OBBLIGHI DI TRASMISSIONE OBBLIGHI DI VERIFICA E CONGRUENZA DEI POS PIANO DI SICUREZZA E DI COORDINAMENTO, PIANO OPERATIVO DI SICUREZZA, FASCICOLO DELL OPERA ADEMPIMENTI E DENUNCIA AGLI ENTI PREVIDENZIALI pag.7 di 107

8 5.14 OBBLIGHI A CARICO DELL'ASSUNTORE, RELATIVI ALLA SICUREZZA OBBLIGHI A CARICO DEL COORDINATORE DELLA SICUREZZA Garanzie e coperture assicurative GARANZIE DEL SERVIZIO ASSICURAZIONI CAUZIONE DEFINITIVA Controllo sulla Qualità del Servizio e clausole Bonus/Malus GENERALITÀ Soddisfazione dell utenza - Questionari sulla qualità del servizio Definizione degli indicatori Modalità di determinazione del coefficiente di prestazione Importo da corrispondere/detrarre Tempi di rilevazione del Cp Controversie e Penali CONTESTAZIONI E RISERVE RISOLUZIONE DEL CONTRATTO Casi di risoluzione del contratto RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE PENALI Penali per inadempimenti specifici Anagrafi Disfunzioni Interventi di Emergenza e in Reperibilità Inserimento di informazioni riguardanti la sicurezza sul Sistema Informativo Interventi Urgenti e Normali Mancato rispetto dei tempi per la progettazione e l esecuzione delle manutenzioni programmate pag.8 di 107

9 Penali per mancata copertura del servizio di call-center Non conformità dei materiali Avviamento del sistema informativo/informatico Fornitura non corretta della contabilità e degli altri allegati alla fatturazione Penali per Rilievi Penali relative al Servizio Climatizzazione Ambientale ed Energia Penali per inadempimenti vari Applicazione delle penali Esecuzione d'ufficio delle prestazioni servizi e lavori Definizioni Glossario Quadro economico pag.9 di 107

10 0 Struttura del Capitolato Per avere una completa conoscenza dei termini e condizioni che regolano l appalto è necessario prendere visione di tutti gli elaborati che ne fanno parte. La Parte Generale del Capitolato, contenuta nel vol. 1, è stata realizzata tenendo conto dei vincoli normativi, amministrativi e regolamentari, della legislazione specifica nonché delle esigenze generali di carattere tecnico/amministrativo, mentre le particolari prescrizioni che descrivono il servizio e le prescrizioni tecniche relative alle lavorazioni sono indicate nei Capitolati d Oneri Specifici (organizzazione del servizio, gestione calore, gestioni impianti elettrici, speciali, termo-idraulici, edile, prescrizioni tecniche, elenco prezzi, sicurezza). Il presente capitolato si divide nei seguenti volumi, con i contenuti di seguito specificati: VOLUME 1 PARTE GENERALE In cui si trova: LA DESCRIZIONE GENERALE DELL APPALTO in cui vengono sinteticamente descritti i servizi e gli interventi richiesti all Appaltatore e gli importi a base d'appalto LE DISPOSIZIONI AMMINISTRATIVE in cui vengono elencati gli obblighi e gli oneri dell Appaltatore ed i rapporti contrattuali con il Committente VOLUME 2 SISTEMA INFORMATIVO E GESTIONE DEI PROCESSI Costituisce la parte più qualificante dell appalto e comprende la descrizione delle procedure di manutenzione e gestione del patrimonio e le specifiche del Sistema Informativo. Nella gestione del presente appalto viene assegnato un a funzione centrale al Sistema Informativo. Ciò in quanto il servizio di manutenzione non può essere ricondotto in modo riduttivo a semplice somma di attività riparative non coordinate; in proposito, la norma UNI 9910 fornisce una chiara definizione: UNI Manutenzione: "Combinazione di tutte le azioni tecniche ed amministrative incluse le azioni di supervisione, volte a mantenere o a riportare una entità in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta" Pertanto la manutenzione dei beni in oggetto al presente capitolato deve essere considerata il risultato di una combinazione di attività, ovvero, in sintesi, una attività di tipo complesso eseguita su di un prodotto complesso quale l'edificio pubblico. pag.10 di 107

11 Va pertanto affrontata con strumenti adeguati alla particolare complessità ed alle caratteristiche di unicità del prodotto edilizio. Il Sistema Informativo ne costituisce l asse portante ed assume pertanto un ruolo centrale nello svolgimento dell Appalto e nella valutazione dell Assuntore. VOLUME 3 GESTIONE CLIMATIZZAZIONE AMBIENTALE ED ENERGIA E' la più importante delle gestioni e rappresenta la parte economicamente preponderante dell'appalto. La gestione ha per oggetto l'erogazione del calore e la manutenzione dei relativi impianti negli edifici di competenza provinciale durante le stagioni invernali oggetto del presento atto, per la durata giornaliera che verrà di anno in anno e caso per caso stabilita, in rapporto alle esigenze, delle varie utenze e comunque non oltre i limiti previsti dalle disposizioni di legge; per gli impianti di cui agli allegati 3.1 e 3.3 la gestione prevede l assegnazione all Assuntore di un obiettivo minimo di performance energetica, da ottenere sia con interventi di miglioramento tecnologico sia stimolando la partecipazione degli utenti, e prevede inoltre l incentivazione all ottenimento di risultati superiori al minimo attraverso la condivisione delle economie di gestione tra l Assuntore ed il Committente. La manutenzione degli impianti costituisce specifico argomento del vol. 4.3 VOLUME 4.0 GESTIONE DELLE ATTIVITA MANUTENTIVE Comprende le norme generali relative alla gestione operativa di tutte le attività di manutenzione, indipendentemente dalle componenti del prodotto edilizio nelle quali le attività vengono svolte. VOLUME 4.1 GESTIONE DELLE ATTIVITA MANUTENTIVE SULLE COMPONENTI EDILI E ASSIMILABILI Comprende interventi di manutenzione edile sulle Strutture portanti, Pareti perimetrali verticali, Infissi esterni verticali, Chiusura superiore, Pavimenti, Controsoffitti e soffitti, Impianti fognari (compresi impianti di depurazione), Aree esterne (comprese aree verdi). VOLUME 4.2 GESTIONE DELLE ATTIVITA MANUTENTIVE SUGLI IMPIANTI ELETTRICI, TRASMISSIONE DATI E DI SICUREZZA Comprende gli interventi sugli impianti Elettrici, Telefonici, Trasmissione dati, TVCC, Antintrusione, Rilevazione incendi, Dispositivi Antincendio, Rilevazione gas, Ascensori, Montacarichi e Montascale, Porte e cancelli automatici. VOLUME 4.3 GESTIONE DELLE ATTIVITA MANUTENTIVE SUGLI IMPIANTI IDROTERMOSANITARI Comprende gli interventi sugli impianti Idrici Antincendio, Impianti idrosanitari, Impianti Termici per il riscaldamento, Impianti di Condizionamento Raffrescamento. VOLUME 5 DUVRI E il Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenza di cui al D. Lgs. 81/2008. VOLUME 6 LAVORARE IN SICUREZZA Guida tecnica per la sicurezza pag.11 di 107

12 ALLEGATI Le tabelle e schemi allegati ai testi hanno carattere esemplificativo dei risultati che si devono ottenere, anche per categorie, servizi o tipologie diverse da quelle esemplificate, e andranno adeguate ed adattate alle singole tipologie di interventi e/o Beni e servizi richiesti ed approvate dal Responsabile del Procedimento. pag.12 di 107

13 1 Premessa generale La lettura della presente premessa, che forma parte integrante e sostanziale della documentazione contrattuale, deve ritenersi fondamentale per la piena comprensione delle esigenze del committente rappresentate nell intero capitolato. 1.1 I macro-obiettivi specifici della terza generazione Il servizio che la Provincia di Treviso intende affidare, denominato Global Service di 3 a generazione o GS 3.0 pur se costituito in misura quantitativamente preponderante dalla manutenzione del patrimonio immobiliare, sarà funzionalmente orientato, potenziando alcune caratteristiche che già avevano contraddistinto il Global Service di seconda generazione, ad ottimizzare la relazione tra le attività di manutenzione svolte sull edificio e le problematiche legate all utilizzo. In sintesi, l obiettivo del servizio non sarà costituito esclusivamente dall ottimizzare le attività di manutenzione (obiettivo della seconda generazione, che permane ovviamente anche nella terza), ma dall ottimizzare l interazione tra contenitore e contenuto, ovvero tra edificio, o meglio complesso edificio-impianti, e la ragion d essere dell edificio, ovvero il servizio che esso è chiamato a fornire nei confronti degli utenti, la cui soddisfazione costituisce l obiettivo principale del servizio stesso. Tale obiettivo, misurabile attraverso sistematiche attività di rilevazione, si deve estrinsecare anche attraverso il mantenimento e possibilmente il miglioramento dei rapporti con l utenza. Ulteriore elemento di innovazione della terza generazione del Global Service sarà costituito da un attenzione particolare alle problematiche connesse con il contenimento dei consumi energetici, con i conseguenti vantaggi per la salvaguardia dell ambiente e per i costi di gestione. Nel rispetto del principio di attenzione per l interazione contenitore-contenuto, la riduzione dei consumi energetici sarà conseguita attraverso una combinazione di azioni rivolte per una parte all attuazione di interventi di carattere tecnologico, e per la parte restante ad attività finalizzate a stimolare comportamenti virtuosi da parte dell utenza. In entrambe queste azioni l appaltatore del servizio dovrà essere non solo attivamente coinvolto, ma anche promotore e propulsore. Le azioni finalizzate al risparmio energetico, sia di tipo tecnologico (interventi sugli impianti, installazione di fonti rinnovabili) sia di tipo promozionale nei confronti dell utenza degli edifici, con particolare riguardo agli edifici scolastici, dovranno essere adeguatamente promosse anche al di fuori dello stretto ambito di applicazione, con l obiettivo di concorrere allo sviluppo di una cultura dell uso razionale dell energia nell intero ambito provinciale. Per tali ragioni la denominazione Global Service Manutentivo adottata per la seconda generazione dello strumento risulta ormai inadeguata, e la terza generazione, GSM 3.0, può essere meglio identificata come Global Service Integrato ovvero GSI. Ultimo ma non meno importante - elemento che si vuole evidenziare in questa elencazione di macro obiettivi, è il Sistema Informativo. E pacifico che la gestione della rilevante complessità del patrimonio oggetto del servizio, la complessità dei servizi affidati e il livello dei risultati attesi richiedano una mappatura particolarmente efficace della situazione di fatto, e strumenti altrettanto pag.13 di 107

14 efficaci per supportare il controllo delle attività e le decisioni rilevanti ai fini della gestione, sia tattica che strategica del patrimonio. Il Sistema Informativo sviluppato nell ambito della Seconda Generazione di Global Service rappresenta in questo senso un importante risultato, frutto di un rilevante investimento in know how gestionale da parte dell Amministrazione Provinciale. E pertanto ritenuto strategico lo sviluppo del Sistema Informativo attualmente utilizzato, per supportare nel miglior modo possibile il conseguimento dei macro obiettivi elencati nel presente paragrafo. In particolare, la necessità di salvaguardare l investimento sinora realizzato ed il know how acquisito rendono irrinunciabile la condizione che qualsiasi sviluppo del Sistema Informativo abbia comunque come punto di partenza il Sistema esistente. 1.2 Integrazione, e non somma di servizi Quanto riportato al paragrafo precedente evidenzia un aspetto estremamente strategico delle prestazioni che vengono richieste all Assuntore del servizio, ovvero la necessità di una stretta integrazione tra tutte le componenti, sia tecnologiche che gestionali, che concorrono a formare il complesso delle prestazioni contrattuali. Qualsiasi approccio basato su una mera somma di servizi, erogati da componenti organizzative diverse e poco o per nulla comunicanti, anche se collocate all interno di una stessa compagine aziendale e singolarmente in possesso di capacità operative, non può ritenersi idoneo a gestire il servizio oggetto dell appalto. 1.3 La situazione precedente Come si colloca l appalto del Global Service Manutentivo di 3 a generazione all interno dell esperienza del servizio tecnico Settore Edilizia della Provincia di Treviso? La miglior comprensione delle esigenze che la Provincia di Treviso intende soddisfare attraverso il contratto di cui al presente capitolato, richiede la preliminare conoscenza del percorso evolutivo che ha portato alla formulazione delle specifiche descritte nel presente documento L inizio il Global Service di prima generazione Nel 1998 le Province furono chiamate ad assumere la gestione dell intero patrimonio edilizio adibito a sede degli Istituti di Istruzione Secondaria Superiore. In precedenza, una parte rilevante di questi edifici era gestita dai Comuni, secondo una suddivisione di competenze non sempre razionale e comprensibile. In questo modo, se da un lato l accorpamento delle competenze in capo ad un unico soggetto determinava un indubbia semplificazione e razionalizzazione procedurale, le Province, venivano gravate da un rilevante onere economico, solo in parte coperto da trasferimenti dello Stato, e da un altrettanto rilevante onere di carattere organizzativo, dovendo provvedere ai servizi di manutenzione di una quota di patrimonio di consistenza per lo più rilevante, dalle caratteristiche quasi sempre non conosciute e spesso in condizioni manutentive mediocri. Nel caso della Provincia di Treviso, che già prima del 1998 gestiva un patrimonio edilizio in buona parte costituito da edifici scolastici, il trasferimento di competenze in materia di edilizia scolastica determinò un sostanziale raddoppio della consistenza del patrimonio edilizio da gestire. pag.14 di 107

15 Si trattava prevalentemente di edifici di cui erano disponibili, nella migliore delle ipotesi, informazioni desumibili dai dati catastali, tra l altro non sempre aggiornati ed affidabili. Lo stesso servizio di manutenzione gestito dalla Provincia prima del 1998 risultava organizzato in modo molto rudimentale: alla carenza di informazioni sulle caratteristiche del patrimonio si accompagnava una scarsa organizzazione a livello procedurale, a cui si rimediava, in misura molto parziale, con una squadra di operatori interni numericamente piuttosto consistente. Gli interventi non coperti dal personale interno venivano gestiti attraverso micro-appalti, mentre il ricorso a forme di esternalizzazione organizzata, ancorché semplici quali il contratto aperto, era sostanzialmente assente. In sostanza, si interveniva sul guasto, senza alcuna capacità di definire le priorità; la manutenzione migliorativa veniva gestita in modo sostanzialmente casuale, mentre concetti come la manutenzione ciclico-predittiva risultavano pressoché sconosciuti. Per di più, verso la fine degli anni 90 un numero rilevante di operatori interni di manutenzione aveva lasciato il servizio per raggiunti limiti di età, e l Amministrazione non aveva ritenuto di sostituirli, senza peraltro aver stimolato alcun processo di ricerca di soluzioni organizzate in outsourcing. In un quadro così caratterizzato, appariva necessario disporre in tempi rapidi di uno strumento in grado di fornire: - Risposte adeguate alle esigenze dell utenza, che nel caso della popolazione scolastica risulta spesso tanto esigente quanto turbolenta se insoddisfatta - Una rappresentazione anagrafica del patrimonio idonea a determinare una successiva evoluzione delle procedure di gestione delle attività manutentive ed a migliorare la capacità di definire le priorità d intervento. Anche sulla scorta di analoghe esperienze avviate nello stesso periodo da altri Enti Locali, si decise di intraprendere la strada del Global Service, che con il ricorso ad una consulenza esterna fu progettato sotto forma di contratto multi-servizi, con modalità di contabilizzazione prevalentemente a misura. Il rapporto contrattuale ebbe durata quinquennale, dal 1999 al Questa prima esperienza di outsourcing, pur se affetta da inevitabili criticità ascrivibili alle difficoltà di utilizzo di uno strumento nuovo ed in generale poco conosciuto, permise di conseguire alcuni importanti obiettivi: - Superamento della situazione di emergenza manutentiva - Disponibilità di una prima anagrafe tecnica del patrimonio - Conoscenza delle criticità del sistema edificio/servizi di manutenzione - Formazione di un gruppo di lavoro all intorno dell innovazione procedurale L esperienza aveva per contro evidenziato aspetti critici. Alcuni, ascrivibili all impatto dell innovazione sulla struttura organizzativa, furono superati in tempi relativamente brevi, seppure con qualche difficoltà. Altri, ascrivibili alle caratteristiche dello strumento contrattuale, furono considerati elementi prioritari da affrontare nella progettazione del nuovo contratto. pag.15 di 107

16 1.3.2 Il Global Service di seconda generazione Il progetto La scelta di esternalizzare buona parte delle attività manutentive, operata nel 1998, pur evidenziando alcune criticità aveva fornito un modello gestionale difficilmente reversibile, per le seguenti ragioni: Semplificazione delle procedure amministrative conseguente alla presenza di un solo fornitore al posto di una pluralità di soggetti, con conseguente riduzione dello staff amministrativo preposto Progressiva riduzione degli operatori di manutenzione dipendenti dell Ente e scarsa convenienza di una loro sostituzione (costi connessi con attrezzature, macchine, mezzi, sicurezza, etc.) Inoltre gli aspetti positivi del nuovo modello gestionale avevano contribuito ad incrementarne l efficienza (procedure per controllo della spesa, conoscenza analitica del contesto operativo, possibilità di utilizzo di maggiori risorse nel frattempo rese disponibili) Si è così dato avvio all esperienza di GS di seconda generazione. La progettazione è stata principalmente orientata alla risoluzione degli aspetti critici riscontrati nella prima esperienza: - Contabilizzazione prevalentemente a misura con conseguenti difficoltà nel controllo della spesa - Sistema informativo non strutturato sulle componenti fisiche del patrimonio ma sulle attività dell impresa appaltatrice, con conseguente difficoltà di controllo in quanto basato sulle attività e non sui risultati - Sistema informativo client oriented non accessibile dagli utenti e pertanto nessuna interazione diretta dell utente (scuole) con il Sistema Informativo. Segnalazioni di intervento inviate con metodi tradizionali (fax lettera telefono). Conseguente scarso coinvolgimento dell utenza nella gestione e cura del patrimonio. Nessuna partecipazione attiva dell utenza alla verifica della qualità del servizio Per quanto attiene al miglioramento della capacità di controllo della spesa, il progetto di seconda generazione ha comportato un analisi delle informazioni registrate relativamente agli interventi manutentivi nei singoli fabbricati oggetto del contratto. Sono stati così definiti con precisione rivelatasi a posteriori buona le caratteristiche degli interventi compresi nel canone fisso di manutenzione, ritenendo che il presidio della linea di demarcazione tra contabilizzazione a canone e contabilizzazione a misura rappresentasse uno de più importanti strumenti di controllo. Non a caso il rapporto tra richieste d intervento contabilizzate a canone e richieste contabilizzate a misura costituisce uno dei più importanti indicatori di prestazione del contratto. Un ulteriore ambito di criticità era stato individuato nella strutturazione del sistema informativo, articolato in due componenti funzionalmente prive di qualsiasi interrelazione: la prima per la gestione degli interventi, la seconda per la rappresentazione anagrafica del patrimonio. La gestione degli interventi era organizzata per professioni: si segnalava la necessità di un idraulico piuttosto che pag.16 di 107

17 il guasto ad un determinato componente dell impianto idrico, e l intervento veniva registrato senza alcun riferimento all elemento oggetto di guasto, alla tipologia del guasto e delle conseguenti riparazioni poste in essere, salvo che queste informazioni non rilevassero a scopi essenzialmente contabili, ma senza alcuna possibilità di alimentare una banca dati utile ai fini delle future evoluzioni del servizio. In questo modo la componente anagrafica non riceveva alcuna alimentazione dalle attività svolte, e la rilevazione iniziale non poteva che fornire una rappresentazione statica, presto destinata a perdere di efficacia. La chiave per superare questi elementi di criticità era stata individuata in una scomposizione funzionale del patrimonio edilizio in elementi standard, da utilizzare come strumento di classificazione di tutti i fenomeni che interessano un edificio nel corso del suo Ciclo di Vita,. La classificazione ricalcava i criteri della norma UNI 8290, adattandone i principi alla specificità dei temi che di volta in volta si dovevano affrontare. Per quanto riguarda la piattaforma informatica, la completa diffusione di internet tra gli Istituti scolastici e la disponibilità di soluzioni web based ormai affidabili consentiva di superare le difficoltà che nel 1999 avevano portato ad implementare un sistema di tipo client oriented, escludendo di fatto gli utenti dalla partecipazione diretta al processo manutentivo. Si è così pervenuti alla definizione puntuale dell obiettivo, identificabile nell implementazione di un sistema di erogazione del servizio fondato su basi oggettive, trasparenti e condivise con l utenza, attraverso un set di indicatori, che consentisse di rappresentare il patrimonio di edifici scolastici sotto il punto di vista delle condizioni manutentive, e, in prospettiva, dell idoneità funzionale e della capienza; monitorare l efficacia delle attività di manutenzione del patrimonio svolte dallo stesso appaltatore del servizio e da terzi; controllare l andamento della spesa, anche sulla scorta di un contratto che, a differenza di quanto avvenuto nella prima generazione, privilegiasse la contabilizzazione dei servizi a forfait anziché a misura L implementazione: la scelta del contraente e l avvio del servizio Con l espletamento della gara a procedura ristretta e l aggiudicazione con il metodo dell offerta economicamente più vantaggiosa, nel 2005 ha preso il via l esperienza di Global Service di seconda generazione. Sono state affrontate fin da subito le attività preparatorie all implementazione del sistema informativo, avviando contemporaneamente un sistema provvisorio di gestione delle informazioni sugli interventi, attraverso fogli elettronici successivamente riversati nel sistema informativo (la cui prima versione era stata resa funzionante già due mesi dopo l avvio del contratto) La costituzione del Team Misto. Il capitolato d appalto prevedeva sin dalle prime battute la costituzione di un team formato dagli staff tecnici dell Amministrazione Provinciale e dell appaltatore, con la funzione di definire la realizzazione a livello operativo di alcuni importanti strumenti previsti dal contratto. L istituto del Team misto è stato ritenuto sin dalla progettazione uno strumento fondamentale per il governo del pag.17 di 107

18 contratto. In questo modo la componente dell appaltatore ha potuto avvicinarsi alla conoscenza del patrimonio in modo guidato dal personale interno, e sono stati fin da subito chiariti i corretti canali di comunicazione e i livelli di autonomia decisionale dei vari attori, che, tra l altro, sono stati così correttamente responsabilizzati. A posteriori si può dire che questo modo di operare abbia favorito un clima d intesa e reciproca collaborazione, pur nella doverosa distinzione dei ruoli, ed abbia contribuito inoltre alla motivazione di tutto il personale coinvolto. Avendo sempre come punto di riferimento le specifiche tecniche del capitolato, gli obiettivi principali specificamente assegnati al Team consistevano in: - Redazione di un manuale delle procedure per la gestione degli interventi manutentivi - Validazione della proposta di scomposizione del patrimonio definita in precedenza dal team interno - Definizione di un prototipo di classificazione del patrimonio, individuando per ciascun elemento della scomposizione uno stato medio, rappresentativo del medio degrado del patrimonio oggetto di gestione - Classificazione dei componenti degli edifici pilota per poi giungere ad un modello da applicare alla totalità degli edifici Il lavoro iniziale del team misto fu poi utilizzato come base per la realizzazione del sistema informativo Le procedure ed il sistema informativo Per quanto riguarda il manuale delle procedure, sono state normate, anche sulla scorta di quanto definito in sede di capitolato d appalto, 5 differenti categorie d intervento, individuando per ciascun intervento, 14 possibili stati che ne caratterizzano l iter, dal sorgere dell esigenza (richiesta) al completo soddisfacimento (chiusura, con l espressione da parte dell utente del proprio giudizio sull intervento svolto). Si tratta di una tracciatura molto dettagliata del processo, che all atto pratico non ha comunque comportato particolari problemi nemmeno da parte degli utenti, che interagiscono direttamente nel processo ed hanno, anzi, collaborato nella fase iniziale all impostazione del sistema e nelle fasi successive hanno continuato a contribuire con suggerimenti, talvolta anche critici, ma sempre tenuti in considerazione quali spunti per il miglioramento del servizio. L utilizzo di una dettagliata tracciatura del processo manutentivo era d altra parte prescritto specificamente dal capitolato d appalto, ed ha infatti consentito, nelle fasi successive di gestione del contratto, di disporre di una serie di utili indicatori di efficienza del servizio come previsto dal capitolato. Per quanto attiene invece alla scomposizione del patrimonio ed alla definizione di un prototipo di classificazione, la stessa era specificamente indicata dal capitolato d appalto come elemento strategico del progetto, sia per il monitoraggio delle condizioni di degrado di ciascun edificio mediante confronto, per ciascun componente, con uno stato medio rappresentato in un manuale per mezzo di una specifica descrizione fotografica, sia per la classificazione di tutti gli interventi manutentivi, su richiesta, programmati, e di carattere ciclico-predittivo. pag.18 di 107

19 Sono stati definiti dal team interno 17 elementi base di scomposizione, derivati dall adattamento della norma UNI Questi 17 elementi sono stati ritenuti a loro volta sintetizzabili in 10 elementi per applicazioni di tipo DSS (decision support system) quali la classificazione del patrimonio basata sullo stato medio o espandibili a 23 per la gestione di interventi di carattere ciclico predittivo su componenti tecnologiche specifiche. Si è pervenuti in questo modo ad una base comune di classificazione degli interventi di carattere ciclico-predittivo (23 elementi), delle richieste di intervento da parte dell utente (17 elementi) e del Sistema di supporto delle decisioni sul patrimonio (10 elementi) dove ogni livello costituisce una sintesi del precedente. La stessa classificazione viene adottata nel sistema informativo anche per la gestione delle informazioni e della documentazione tecnica relativa al patrimonio, ivi compresi i rilievi di tutti gli edifici. Inoltre, la classificazione prevista dalla UNI 8290 viene ormai utilizzata correntemente dalla Provincia anche per la progettazione e costruzione di nuovi edifici, e costituisce di fatto l indice per la gestione di tutti i fenomeni che interessano il Ciclo di Vita del Prodotto, partendo dalla sua progettazione e passando, attraverso il piano di manutenzione, alla fase di gestione, sino alla fase finale di riconversione o abbattimento Il rapporto con l utenza e la pianificazione degli spazi Il sistema informativo non si limita a gestire le caratteristiche fisiche del patrimonio e gli interventi manutentivi, ma è esteso alla rilevazione del numero di studenti di ciascun istituto e delle modalità di utilizzo degli spazi a disposizione. Ciò è reso possibile da uno stretto contatto con l Ufficio Scolastico Provinciale del Ministero dell Istruzione, che consente la disponibilità di informazioni pressoché in tempo reale, e da periodiche rilevazioni presso gli edifici scolastici, che non si limitano a registrare le problematiche di carattere tecnico-manutentivo, ma si estendono a verificare sia il corretto utilizzo dei locali da parte delle Istituzioni scolastiche, sia l effettiva fondatezza delle richieste di adeguamento che frequentemente pervengono. In questo modo si sta realizzando uno strumento che per molti versi può ricordare l AMP, acronimo di Asset Management Plan, strumento con il quale in Inghilterra vengono gestite le problematiche infrastrutturali legate all istruzione attraverso un analisi combinata di caratteristiche fisiche, capienza ed idoneità degli edifici. Per la comunicazione con gli utenti è attivo un portale web, raggiungibile dagli indirizzi: e Il portale è denominato Alveare per sottolineare l interconnessione di tutti gli edifici scolastici della Provincia all interno di un unico sistema, e fornisce tutte le informazioni sugli spazi degli edifici scolastici e sul loro utilizzo, compresa la rilevazione e la divulgazione di attività ed iniziative in corso. Dal portale è possibile accedere alla sezione dei Servizi Tecnici che consente agli utenti di interagire per le problematiche manutentive. Il percorso intrapreso e consolidato con l esperienza di seconda generazione ha individuato una direzione di sviluppo ben precisa, fondata sulla conoscenza del patrimonio e delle sue condizioni, sulla visione del patrimonio di edifici scolastici come una rete omogenea piuttosto che come un insieme non coordinato di episodi isolati, sul monitoraggio delle richieste dell utenza e sul continuo confronto con le risorse disponibili. In questo modo è possibile fornire risposte che si pag.19 di 107

20 avvicinino quanto più possibile alla definizione di miglior insieme di soluzioni possibili compatibili con le risorse a disposizione, piuttosto che al miglior intervento possibile su alcuni casi isolati, spesso scelti in base a criteri più o meno casuali, trascurando inevitabilmente, in un quadro di risorse limitato, numerose situazioni comunque bisognose di attenzione. In conclusione, pur permanendo numerose aree di miglioramento, è possibile affermare che attraverso lo strumento del Global Service ed attraverso il consolidarsi di un approccio evoluto alla gestione del patrimonio, sono state risolte alcune delle criticità che frequentemente si riscontrano nei sistemi di manutenzione dei patrimoni pubblici. Questo risultato è stato possibile grazie alla presenza di un team interno che ha costantemente presidiato la qualità del processo avviato, ed è stato facilitato dalla presenza di un partner privato che ha saputo cogliere gli elementi innovativi dell esperienza senza formalizzare la propria azione in meri termini contrattualistici. L approccio gestionale qui descritto, fondato sul governo del Ciclo di Vita di un insieme di edifici scolastici visti alla stregua di una rete integrata, piuttosto che focalizzato su singoli interventi, può costituire ora una solida base di partenza per futuri sviluppi ed ulteriori miglioramenti nell efficienza del sistema. 2 Caratteristiche dell Appalto 2.1 Natura dell'appalto Il presente appalto misto di servizi, forniture e lavori è regolato dalle disposizioni generali legislative, regolamentari e normative relative ad appalti misti con prevalenza di servizi, come previsto dal D.Lgs. 12 aprile 2006 nr Nelle parti specialistiche del presente capitolato saranno indicate le relative norme tecniche che trovano applicazione nei settori di pertinenza. L' Appaltatore è obbligato all'osservanza di tutte le norme di legge e regolamentari, comprese quelle che potessero essere emanate in corso dell'appalto, che, nello svolgimento del Servizio appaltato, siano applicabili alle attività, prestazioni, materiali e lavori posti in essere per attuare il Servizio stesso Classificazione dell appalto secondo gli allegati (allegato II A) di cui alla direttiva U.E. 2004/18 CATEGORIA CPC CPV DESCRIZIONE /61 22/633/ Servizi di riparazione, manutenzione e installazione Servizi di riparazione e manutenzione di impianti di edifici pag.20 di 107

21 Servizi di riparazione e manutenzione di riscaldamenti centrali Messa in opera di impianti di riscaldamento Servizi di riparazione e manutenzione di gruppi di raffreddamento Servizi di installazione di attrezzature elettriche e meccaniche Servizi di riparazione e manutenzione di impianti antincendio Servizi di sviluppo di software Servizi architettonici, di ingegneria, di costruzione e di consulenza tecnica affini Servizi fognari /61 22/633/ Servizi di piantagione e manutenzione di zone verdi /61 22/633/ Servizi di manutenzione ascensori 2.2 Oggetto e scopo dell'appalto Oggetto Come già precisato nella premessa generale del presente CSA, l appalto ha per oggetto l attività di gestione e manutenzione del patrimonio provinciale, intesa come ottimizzazione dell interazione tra contenitore e contenuto, ovvero tra edificio, o meglio complesso edificio-impianti, e la ragion d essere dell edificio, ovvero il servizio che esso è chiamato a fornire nei confronti degli utenti, che divengono pertanto l obiettivo principale del servizio stesso. In aggiunta, un attenzione particolare sarà riservata alle problematiche connesse con il contenimento dei consumi energetici, con i conseguenti vantaggi per la salvaguardia dell ambiente e per i costi di gestione. Nel rispetto del principio di attenzione per l interazione contenitorecontenuto, la riduzione dei consumi energetici sarà conseguita in parte attraverso interventi di pag.21 di 107

22 carattere tecnologico, ed in parte stimolando comportamenti virtuosi da parte dell utenza. In entrambe queste azioni l appaltatore del servizio dovrà essere non solo attivamente coinvolto, ma anche promotore e propulsore. L efficace perseguimento delle finalità comprese nell oggetto dell appalto comporta inoltre lo sviluppo del Sistema Informativo attualmente utilizzato, sviluppo che non è rivolto solo al perfezionamento delle procedure di gestione, ma che riveste una funzione strategica anche in relazione alla gestione delle politiche di utilizzo del patrimonio. L incapacità dell Assuntore di fornire un efficace presidio delle macro-attività sopra elencate, accertata nel corso di verifiche sul complessivo andamento delle prestazioni, documentate da indicatori oggettivi, configura una situazione di grave inadempimento contrattuale. Le prestazioni di cui al presente capitolato hanno per oggetto i Beni individuati nell allegato 1.1. L allegato 1.1 riporta l elenco generale dei beni attualmente gestiti dall anagrafe del S.I., elenco comprensivo di alcuni beni dismessi, che dovranno essere comunque mantenuti nella gestione anagrafica. Devono ritenersi compresi nel servizio tutti gli interventi sui Beni oggetto di appalto, necessari per mantenerli e/o renderli funzionali all'uso cui sono adibiti, ottenendone la disponibilità a rendere il servizio cui sono destinati. Tale servizio globale si articola nella fornitura di energia e in una pluralità di servizi di conduzione e manutenzione con piena responsabilità sui risultati da parte dell Appaltatore. Le prestazioni si articolano in una gestione tecnica, che interessa tutte le componenti del servizio, e nella gestione della manutenzione, come meglio dettagliato nel presente volume e negli altri volumi del Capitolato. Il Servizio si articola nelle prestazioni specifiche di seguito elencate, la cui regolamentazione è contenuta nei vari volumi che formano il Capitolato d'appalto. Il patrimonio edilizio di pertinenza del Committente oggetto del presente appalto è costituito dagli edifici, dai relativi impianti tecnologici ed aree di pertinenza di proprietà o in uso, a qualsiasi titolo, al Committente, come da allegati. Per le integrazioni o diminuzioni che verranno individuate dall Appaltatore o che interverranno durante la durata dell'appalto, si procederà ad un eventuale adeguamento dei canoni interessati secondo specifiche di capitolato. La consistenza e i dati relativi ai Beni sono riportati negli allegati, L assuntore dovrà provvedere alla verifica, aggiornamento ed integrazione dei rilievi esistenti, ed all introduzione delle eventuali modifiche necessarie. L aggiornamento dei dati dovrà essere costante nella durata dell appalto. Il complesso delle prestazioni richieste all Appaltatore, ai fini del corretto sviluppo del rapporto, viene qui di seguito distinto in due categorie: Le prestazioni essenziali: prestazioni che certamente l Appaltatore dovrà espletare e che rappresentano in genere operazioni di gestione tecnica, manutenzione generica-conservativa, ciclicopredittiva, servizio climatizzazione ambientale ed energia. pag.22 di 107

23 Le prestazioni eventuali: prestazioni relative ad interventi che dovranno essere realizzati in base alla individuazione del fabbisogno manutentivo, in genere per progettazioni o interventi di manutenzione migliorativa o ripartiva non previsti nella gestioni, interventi su progetti specifici e secondo programma dei lavori e delle attività da predisporsi a cura dell Assuntore, su esplicite direttive del Committente ed alle condizioni specificate nel presente capitolato. Tali interventi potranno essere realizzati in funzione dell effettiva disponibilità di risorse da parte del Committente Obiettivi da raggiungere L'obiettivo che il servizio deve raggiungere è di gestire la manutenzione dei Beni oggetto dell appalto in modo da: - assicurare e mantenere adeguate condizioni di comfort nei fabbricati, provvedendo nel contempo alla gestione, al controllo ed al miglioramento del processo di trasformazione e di utilizzo dell'energia, pervenendo ad una sostanziale e misurabile riduzione dei consumi energetici, anche con l utilizzo di fonti rinnovabili; - Promuovere l uso razionale dell energia anche al di fuori dello specifico ambito degli edifici in gestione e dei relativi utenti utilizzando l esperienza del Global Service ed i relativi risultati; - Raccogliere, aggiornare ed elaborare i dati necessari per migliorare la conoscenza del patrimonio del committente; - gestire in tempo reale i dati che rappresentano la dinamica dell utenza degli edifici scolastici, in modo da consentire una programmazione efficace degli interventi infrastrutturali necessari per adeguare gli edifici alle dinamiche stesse; - supportare il committente nella gestione dei rapporti con gli istituti scolastici, in una logica di collaborazione reciproca, di trasparenza e di partecipazione, contribuendo ad incrementare la soddisfazione degli utenti per il servizio reso; - misurare lo standard qualitativo dei Beni, in relazione allo Stato Medio, per quanto attiene ai parametri di sicurezza, condizioni manutentive, costi di gestione, costi per l energia, capienza e idoneità all uso, per poterlo eventualmente migliorare in funzione delle risorse disponibili; - mantenere e/o rendere i Beni funzionali all'uso cui sono adibiti, ottenendone la disponibilità a rendere il servizio cui sono destinati; - spostare gli interventi da manutenzione a guasto a manutenzione ciclico-predittiva e programmata con migliore soddisfazione degli utenti e diminuzione dei costi del servizio; - rispondere in maniera rapida ed adeguata alle esigenze d utilizzo degli utenti; - mantenere lo standard manutentivo e, nei limiti delle risorse disponibili, migliorare le caratteristiche tecniche dei Beni e la loro disponibilità a rendere il servizio cui sono destinati; - verificare e vigilare sul patrimonio provinciale affidato e sulla relativa utenza al fine di evitare e prevenire pericoli alla incolumità degli utenti o danni patrimoniali - fungere da supporto alla struttura tecnica del Committente in modo da far risparmiare energie, tempo e risorse alla stessa, nella gestione ed il controllo del Servizio - raccogliere ed elaborare i dati necessari per l impostazione di un Global Service successivo mirato sulla base dei dati raccolti. pag.23 di 107

24 2.3 Durata dell'appalto La durata dell appalto è pari ad un periodo di 5 anni a partire dalla data di avvio del servizio, ovvero dal 15 ottobre 2011 al 14 ottobre Per alcuni servizi, come meglio precisato nel seguito del capitolato, l avvio è previsto in date successive. E prevista la facoltà di affidare servizi analoghi ai sensi dell art. 57, comma 5 lettera b) del D. Lgs. 163/2006 prorogando fino ad un ulteriore biennio le prestazioni previste dal contratto. La stazione appaltante si riserva la facoltà di dare inizio al servizio in via d urgenza, nelle more della stipula del relativo contratto, qualora la mancata esecuzione immediata della prestazione possa recare grave danno all interesse pubblico, restando inteso che tale fattispecie verrà congruamente motivata. Resta inteso che la durata dell'appalto potrà essere prorogata fino al giorno in cui verrà consegnato l'appalto successivo. In questo caso l Assuntore ha l obbligo di proseguire nelle obbligazioni dell appalto. Di contro è data facoltà al Responsabile del procedimento di terminare l appalto allo scadere dei giorni previsti, con il pagamento della sola quota parte delle prestazione effettuate, eventualmente parzializzate nel caso di prestazioni o servizi incompleti, o per qualità o per quantità o per durata. 2.4 Importo dell appalto L importo a base d appalto è di complessivi ,25 oltre ad ,00 per oneri della sicurezza (non soggetti a ribasso d asta), per un totale di ,25 I.V.A. esclusa. Laddove siano state previste prestazioni a tempo, o con pagamento a canone, gli importi da corrispondere saranno proporzionali alla durata effettiva delle prestazioni nei vari anni in dodicesimi. L importo previsto negli anni e/o complessivo potrà tuttavia subire variazioni, nei limiti del quinto in più o in meno, che si devono intendere sull importo complessivo e non sulle singole voci come specificate nel capitolato. L importo del quinto si intende su tutto l arco temporale dell appalto, per cui si potranno avere variazioni maggiori nell arco di 1 (un) anno, purché globalmente al di sotto del quinto. L importo per la gestione tecnica rimarrà fisso ed invariato qualunque sia l entità dei Beni" su cui si opera, subendo solo adeguamenti per periodi di svolgimento del servizio diversi da quelli previsti (esempio: per periodi inferiori all anno si avranno riduzioni proporzionali al periodo effettivo), salvo espressa deroga contenuta nei capitolati specifici. Qualora singole componenti del servizio di gestione tecnica non venissero effettuate, o venissero effettuate per periodi inferiori all anno, il relativo corrispettivo sarà proporzionale alle singole parti di servizio reso (in dodicesimi nell arco dell anno). Il Committente si riserva di variare la consistenza degli interventi nei vari anni secondo necessità, ovvero di distribuire l importo degli interventi complessivo nell arco del periodo di appalto anche con pag.24 di 107

25 consistenza diversa da quella prevista nei vari anni, senza che per questo spetti all Appaltatore alcun compenso particolare. E inoltre prevista la facoltà di affidare ulteriori prestazioni di lavori (prestazioni eventuali), relativi ad interventi di manutenzioni programmate, migliorative e riparative, per un importo di ,00 per ciascun anno di svolgimento dell appalto, oltre agli importi per le eventuali progettazioni e ad , sempre in ragione di anno, per oneri per la sicurezza (quest ultimi non soggetti a ribasso d asta). Su tali prestazioni verrà applicato il ribasso indicato con il n. 1 al successivo paragrafo Ribassi L aggiudicazione della gara d appalto avviene con il metodo dell offerta economicamente più vantaggiosa. Per ciascuna offerta la commissione aggiudicatrice potrà assegnare fino ad un massimo di 1000 punti, così suddivisi Offerta economica: 200 punti L offerta economica risulterà dall applicazione di 3 diversi ribassi, ciascuno relativo alle seguenti categorie di prestazioni ed ai seguenti importi: Ribasso n. Prestazioni su cui viene applicato Importo di applicazione per la determinazione del ribasso complessivo ai fini dell aggiudicazione Ribasso n. 1 Riguarda tutte le prestazioni a canone, a misura su elenchi prezzi, ed in generale tutte le prestazioni che non rientrano specificamente nelle categorie di prestazioni per le quali sono previsti i ribassi n. 2 e n. 3. Per le prestazioni a misura, I prezzi sui quali il ribasso viene formulato sono quelli che risultano dagli elenchi facenti parte della documentazione del Capitolato e dagli elenchi richiamati dal capitolato vigenti al momento di presentazione dell offerta ,90 Ribasso n. 2 Viene formulato sul prezzo unitario base dell energia, riferito a tutti i complessi edificioimpianto oggetto del contratto, ad eccezione del complesso di S. Artemio Sede Provincia (vedi Ribasso n. 3) ,35 Ribasso n. 3 Viene formulato sul prezzo unitario base dell energia, riferito al complesso di S. Artemio Sede Provincia ,00 pag.25 di 107

26 L importo totale risultante dall applicazione di ciascuno dei 3 ribassi a ciascuno dei 3 importi parziali costituirà l importo sul quale verrà determinato il ribasso complessivo, in base al quale verrà determinato il punteggio assegnato all offerta economica. Definito come A l importo complessivo a base di gara e A ribk l importo complessivo risultante dalla somma di ciascuno dei 3 importi parziali depurati dei rispettivi ribassi, il ribasso percentuale complessivo dell offerta k sarà dato da: r k = A A ribk A 100 Resta inteso che tale ribasso complessivo viene determinato ai soli fini della determinazione del punteggio per l aggiudicazione, mentre nella contabilizzazione del servizio verranno applicati i tre ribassi differenziati, ciascuno per la categoria di prestazioni pertinente, indipendentemente da variazioni quantitative nelle singole categorie che dovessero intervenire in corso di svolgimento dell appalto. 2.5 Modalità di valutazione dell offerta tecnica I complessivi 800 punti riservati all offerta tecnica (progetto-offerta del servizio) verranno assegnati in base ad una relazione, che dovrà essere redatta secondo le specifiche riportate nel disciplinare di gara e nella successiva lettera d invito, secondo gli elementi di cui all elenco riportato di seguito ed i rispettivi criteri di valutazione. La relazione dovrà essere strutturata per paragrafi, ed eventualmente per sottoparagrafi. Ciascun paragrafo corrisponderà ad uno dei 9 elementi di valutazione, da A ad I. La relazione dovrà avere un estensione massima di 45 facciate, numerate, in formato A4, scritte in carattere di dimensione facilmente leggibile. Non sono previsti limiti minimi o massimi per l estensione di ciascun paragrafo, fermo restando il massimo di 45 facciate complessive. Potranno inoltre essere allegate fino ad un massimo di 10 schede, numerate, in formato A3, di una facciata ciascuna, per meglio esplicitare disegni, schemi grafici, tabelle, foto, etc., tutti elementi che potranno comunque essere inseriti anche all interno della relazione. Eventuali pagine e schede in soprannumero rispetto ai limiti sopra indicati non verranno tenute in considerazione ai fini della valutazione delle offerte tecniche. Ai fini della determinazione di pagine e schede in soprannumero verranno scartate le eventuali pagine oltre la n. 45 e schede oltre la n. 10. A 50 punti ORGANIZZAZIONE GENERALE DEL SERVIZIO Organizzazione generale della commessa ed in particolare organizzazione complessiva delle diverse componenti del servizio in funzione del conseguimento degli obiettivi del progetto. Criteri di valutazione Capacità di sintetizzare gli elementi ritenuti essenziali per il successo della commessa, partendo dall esperienza di Global Service in atto (Global Service di 2 generazione), così come conoscibile pag.26 di 107

27 attraverso tutti gli strumenti messi a disposizione in sede di partecipazione alla gara, e tenuto conto che la situazione attuale è il risultato di un processo evolutivo, capacità di delineare le linee generali di sviluppo che il concorrente ritiene di poter perseguire durante tutto il periodo di validità dell appalto. Livello di integrazione delle diverse componenti del servizio per conseguire gli obiettivi generali e modalità di definizione dei principi fondamentali che lo staff di gestione dovrà costantemente presidiare per il successo dell intervento. B 250 punti RISPARMIO ENERGETICO E MIGLIORAMENTO IMPIANTI Modalità di attuazione degli obiettivi generali di risparmio energetico e di miglioramento delle caratteristiche degli impianti, sia attraverso interventi di carattere tecnologico, sia attraverso interventi di carattere gestionale e di coinvolgimento dell utenza. Per ciascun intervento dovrà essere prodotta una relazione che evidenzi, relativamente a tutti e tre gli aspetti sopra citati (tecnologico, gestionale, rapporti con l'utenza) gli effettivi benefici attesi. Gli interventi sui complessi edificio/impianto dovranno essere accompagnati da una sintetica descrizione tecnico-progettuale. Criteri di valutazione Coerenza tra quanto proposto e gli obiettivi minimi posti dal capitolato (5% di contenimento dei consumi rispetto ai livelli posti come base per i consumi termici, diminuzione dello 0,5% annuo per i consumi elettrici). Eventuale ulteriore livello di riduzione dei consumi energetici verosimilmente conseguibile attraverso le misure proposte. Livello di miglioramento delle caratteristiche generali degli impianti anche in relazione alla loro durabilità oltre il periodo di validità del contratto. Azioni di corretta ed economica gestione dei complessi edificio/impianto. Azioni che si prevede di realizzare con il coinvolgimento dell utenza (da coordinare con quanto previsto alla successiva sezione E). Livello complessivo di efficacia e di effettiva praticabilità. Nota: Per meglio esprimere il concetto di non praticabilità nel caso di azioni da realizzare con il coinvolgimento dell utenza si riporta il seguente esempio paradossale: spegnere gli impianti e tenere la scuola al freddo o chiuderla può essere molto efficace ma verosimilmente per nulla praticabile, a meno che non si forniscano convincenti spiegazioni su come si pensa di indurre legittimamente gli utenti ad accettare tali condizioni ambientali ed operative. C 80 punti SISTEMA INFORMATIVO Sviluppo del Sistema Informativo secondo le linee generali definite dal Capitolato. In particolare si dovrà evidenziare come verranno implementati i principali elementi di innovazione richiesti, ovvero gli strumenti di classificazione strategica del patrimonio a supporto delle decisioni, la raccolta ed elaborazione delle informazioni sui consumi energetici anche ai fini del monitoraggio in progress dei livelli di spesa, la gestione delle informazioni per la determinazione dei KPI, la gestione di tutti i costi associati a ciascun edificio o istituto scolastico, le linee operative in materia di Hardware e Software, le attività di aggiornamento dei contenuti e dello stesso sistema. Criteri di valutazione Efficacia delle soluzioni proposte al fine di perseguire gli obiettivi generali definiti nel capitolato; efficacia delle soluzioni operative previste per le innovazioni software, sia per quanto attiene alle alla gestione anagrafica e del flusso di richieste d intervento manutentivo, sia per quanto attiene alla gestione impiantistica (sistema web-based e sistemi di monitoraggio dei consumi e proiezione dei pag.27 di 107

28 costi stagionali) D 90 punti GESTIONE MANUTENTIVA Organizzazione della Gestione manutentiva, anche in relazione ad eventuali subaffidatari, alla composizione qualitativa e quantitativa delle squadre, alla gestione delle informazioni tra le squadre operative e la centrale di governo del servizio, al presidio dei tempi per la registrazione delle attività sul sistema informativo, alle attività di progettazione, direzione lavori, coordinamento per la sicurezza e di ottenimento delle autorizzazione necessarie per gli interventi che le richiedono. Criteri di valutazione Efficacia delle soluzioni tecniche proposte E 90 punti PIANO DI COMUNICAZIONE Linee operative d impostazione del piano di comunicazione, con particolare riguardo, per gli utenti degli edifici, al risparmio energetico, al razionale utilizzo degli spazi ed al corretto utilizzo di edifici ed attrezzature. Criteri di valutazione Livello di coinvolgimento delle istituzioni scolastiche. Efficacia delle soluzioni comunicative anche in relazione alle diverse tipologie di utenza cui si prevede di indirizzare la comunicazione (studenti, docenti, personale ATA, Dirigenti, famiglie, utenza degli edifici istituzionali). Efficacia delle azioni comunicative con le quali si ritiene di poter ottenere dall utenza i comportamenti previsti alla sezione B del progetto-offerta sul risparmio energetico finalizzati all ottenimento di quota parte degli obiettivi complessivi di risparmio. Efficacia delle azioni comunicative ai fini dell ottenimento degli obiettivi generali di miglioramento del rapporto tra Provincia ed Istituzioni Scolastiche anche attraverso la condivisione di obiettivi, problematiche, risorse necessarie, risorse disponibili. Efficacia delle soluzioni comunicative adottate per indurre gli utenti a comportamenti virtuosi in termini di rispetto per gli edifici e per le attrezzature utilizzate. Relativamente alla comunicazione verso l esterno: Capacità di far conoscere le buone pratiche attuate con il Global Service di terza generazione in materia di gestione di patrimoni immobiliari. Divulgare anche all esterno la cultura del risparmio energetico attraverso le azioni intraprese ed i risultati conseguiti. F 90 punti SICUREZZA E TUTELA AMBIENTALE Attuazione delle misure di sicurezza nei confronti degli utenti degli edifici durante l esecuzione delle attività manutentive. Attuazione delle misure di sicurezza e salute del personale impiegato nelle attività di manutenzione sia per quanto riguarda il personale dipendente dell Assuntore sia per quanto riguarda il personale di eventuali sub affidatari. Modalità di aggiornamento del Sistema Informativo relativamente a tutte le informazioni previste dal par. 5 del vol. 1 del capitolato. pag.28 di 107

29 Presidio della tutela ambientale nelle attività di manutenzione e gestione del patrimonio. Criteri di valutazione Efficacia delle soluzioni operative proposte G 50 punti CONTROLLI Modalità di esecuzione dei controlli sul patrimonio edilizio. Modalità di esecuzione dei controlli di qualità sulle attività svolte. Criteri di valutazione Efficacia delle soluzioni operative proposte H 70 punti STAFF DI DIREZIONE E GESTIONE Composizione dello staff di direzione e gestione dell appalto, nelle sue diverse componenti: Direzionale Gestionale Operativa, quest ultima sia con riferimento alle attività di supervisione tecnica che alle attività di progettazione, redazione piani di sicurezza, rapporti con i Comuni ed altri Enti preposti al rilascio di autorizzazioni, certificazioni e nulla-osta. In particolare dovranno essere prodotti i curricula delle 3 figure direzionali, ovvero: Responsabile del contratto; Responsabile gestionale della commessa; Responsabile operativo della commessa; se ritenuto opportuno potranno essere riportati brevi curricula anche per altre figure. Per ciascuna figura dovrà essere riportato il tipo di rapporto che intercorre o che si prevede di far intercorrere con l Assuntore. Modalità per l integrazione all interno dell staff e per favorire l integrazione con il personale del Committente. Criteri di valutazione Livello qualitativo di preparazione dl personale proposto, anche in relazione a: Precedenti esperienze specifiche in ruoli omogenei a quelli che si prevede di ricoprire nella presente commessa; Precedenti esperienze specifiche in ruoli diversi; Efficacia delle azioni di integrazione tra i vari componenti interni e con il personale del Committente. I 30 punti MIGLIORIE GENERICHE Eventuali elementi migliorativi non inquadrabili negli altri punti oggetto di valutazione, purché coerenti con gli obiettivi generali dell appalto. Criteri di valutazione Efficacia delle soluzioni operative proposte ai fini degli obiettivi generali del servizio. pag.29 di 107

30 Per tutti i punti oggetto di valutazione si prevedono inoltre i seguenti criteri generali di valutazione: Chiarezza (anche espressivo compositiva) e sintesi nella formulazione del progettoofferta Efficienza e realismo delle proposte formulate anche in un ottica di plausibile compatibilità economica con i compensi previsti ed il necessario utile dell Assuntore. 2.6 Servizi complementari e servizi analoghi Il Committente si riserva di avvalersi delle possibilità offerte dall'applicazione dell'art. 57 comma 5 lettera a) del D.Lgs n. 163/06, in particolare la facoltà di affidare allo stesso Assuntore servizi complementari non compresi nel presente Capitolato d'oneri fino alla concorrenza di un valore pari al 50% dell'importo relativo all intero contratto. Il Committente inoltre si riserva la facoltà di affidare allo stesso prestatore ulteriori servizi consistenti nella ripetizione di servizi analoghi già affidati in conformità a quanto previsto dell'art. 57 comma 5 lettera b) del D.Lgs n. 163/06 con le modalità ivi indicate Oneri per la sicurezza Nell impossibilità di conoscere al momento della stesura del capitolato l importo degli oneri per la sicurezza relativi a ciascun intervento, si prevede un onere per le predisposizione delle misure di sicurezza complessivamente per tutti gli interventi dei cantieri dove il piano di sicurezza dovesse rivelarsi necessario, pari al 3% dell importo degli interventi operativi di manutenzione programmata, generico conservativa e migliorativa del paragrafo Su tale importo stimato, riportato complessivamente nel quadro economico, non opera il ribasso d asta. L onere per le misure di sicurezza verrà liquidato, assieme alle rate periodiche, in proporzione agli interventi operativi effettuati nel periodo, per l importo percentuale relativo sopra descritto. Per quanto attiene alle prestazioni di servizi, gli oneri per la sicurezza sono determinati in modo forfettario in /anno. In ogni caso, salvo quanto sopra, ogni onere relativo agli adempimenti per la sicurezza, diretta ed indiretta, compreso gli oneri per la stesura dei piani, per espresso patto contrattuale rimane a carico dell Appaltatore. Il quadro economico è riportato negli allegati 1.4 e 1.5. N.B.: le aliquote IVA effettive verranno applicate secondo le prescrizioni di legge sugli importi dei rispettivi servizi, lavori e forniture. pag.30 di 107

31 2.7 Condizioni generali dell'appalto Le prestazioni di cui al presente capitolato hanno per oggetto i Beni individuati nell allegato 1.1 nonché le successive modifiche degli stessi (nel numero e nell'entità di ciascun componente dei Beni) che interverranno durante tutta la validità del contratto. Tali modifiche non potranno variare la superficie dei Beni complessivamente oltre il 20% (ventipercento) in più o in meno. In caso di variazione eccedente, per ciascun bene, il limite del 20%, verrà proporzionalmente modificato l'importo dei canoni che dipendono dalla consistenza dei Beni (ad esempio: manutenzione generica-conservativa) mentre rimarranno invariati quelli relativi ad attività di gestione tecnica. Il parametro di calcolo per i nuovi importi (a mq, a mc, a numero, etc.) in funzione della tipologia di canone, è riportato nei singoli capitolati specialistici. Tutti i prodotti, i dati e le informazioni raccolte, e i servizi, in particolare le progettazioni e il software/hardware di gestione e i siti web, derivanti dalle attività svolte dall Appaltatore e dagli obblighi di capitolato nell ambito dell appalto, sono di proprietà del Committente dal momento in cui vengono realizzate, rilevate, effettuate, raccolte, eseguite ecc.. e comunque sono utilizzabili, e vengono date in uso all Appaltatore solo per la durata dell appalto e devono venir utilizzate esclusivamente per la gestione dell appalto stesso, con divieto assoluto di esternalizzazione. Tutti gli importi indicati nel capitolato, nell elenco prezzi e nel quadro economico dell appalto si intendono incondizionatamente comprensivi delle spese generali e dell utile d impresa dell Assuntore. Il Committente si riserva il controllo sul processo, e in particolare si riserva la facoltà di modificare le condizioni operative previste dal contratto e relative alle seguenti fasi del processo manutentivo, senza che ciò possa considerarsi variazione o possa dar luogo a compensi di alcun tipo: la decisione sugli interventi da eseguire e l'emissione di ordini di lavoro, eccetto che per gli interventi che tutelano la pubblica incolumità, per i quali l'appaltatore deve intervenire autonomamente; di variare il programma dei lavori; di variare le modalità di esercizio del flusso informativo e la sua consistenza; la verifica e l utilizzo delle disponibilità finanziarie residue durante il procedere dei lavori; le verifiche (a campione o a tappeto) e il controllo in generale sulla qualità e quantità del servizio e sulle operazioni (comprese le modalità di operazione) svolte dall Appaltatore e sulla contabilità. Tali verifiche dovranno svolgersi in contraddittorio tramite sistema informativo e/o tramite sopralluoghi presso gli immobili. Dell esito verrà redatto verbale da inserire a cura dell appaltatore quale reportistica/note degli ordini di servizio con contestuale ed eventuale applicazione di penalità. la verifica e modifica con implementazione informatica della documentazione allegata alla fatturazione, composta dalla contabilità e da tutti i documenti richiesti, quali rapportino di lavoro, libretti delle misure, elaborazioni, controlli automatici ecc pag.31 di 107

32 l indirizzo e il controllo sull attività di aggregazione / disaggregazione e manutenzione dei dati anagrafici e manutentivi, e la modifica ed integrazione della qualità e quantità dei dati raccolti e della forma e modalità di presentazione ed analisi degli stessi. di modificare o implementare i codici di identificazione dei Beni, e le loro suddivisioni, La creazione, per ogni codice di identificazione del bene (centro di costo), di un collegamento informativo tale da rappresentare in ogni momento il livello di spesa (per servizi, forniture, lavori) corrispondente La modifica della reportistica in uso a scopi gestionali o informativi. Gli oneri ed obblighi derivanti da quanto suddetto sono a carico dell Appaltatore. 2.8 Documenti che fanno parte del contratto I documenti contrattuali che definiscono e regolano i rapporti tra le parti sono i seguenti: il Capitolato d'oneri articolato in: Volume 1: Parte generale e Quadro economico; Volume 2: Sistema Informativo e Gestione dei Processi; Volume 3: Gestione Climatizzazione Ambientale - Energia Volume 4.0: Gestione ed esecuzione del processo manutentivo Volume 4.1: Gestioni edili e assimilabili Volume 4.2: Gestioni Impianti elettrici, di sollevamento, di sicurezza e trasmissione dati Volume 4.3: Gestione impianti idro termo sanitari Volume 5: Gestione della sicurezza: DUVRI Volume 6: Lavorare in Sicurezza Allegati Migliorie proposte dall offerente in fase di gara, e valutate come tali dalla commissione di gara. 2.9 Documentazione e sistemi di gestione forniti dal committente Il patrimonio oggetto del presente contratto è già stato catalogato dal committente nel quadro del precedente appalto di global service. E pertanto disponibile un anagrafe del patrimonio, comprensiva di analisi delle condizioni manutentive, di adeguatezza, e di capienza messa a disposizione dei concorrenti su supporto web based, che costituisce il documento anagrafico di base fino all aggiornamento contrattualmente previsto. Analogamente il Committente dispone di un sistema informativo per la gestione delle esigenze manutentive, e di un sistema per il tele controllo degli impianti termici. Tutti questi sistemi, verranno messi a disposizione dell appaltatore che, a proprio onere, dovrà predisporre gli aggiornamenti e le integrazioni hardware/software contrattualmente previsti, nonché i necessari collegamenti/cablaggi, per consentire l utilizzo dei sistemi in base alle esigenze gestionali richieste dal committente Lingua ufficiale La lingua ufficiale è l italiano. Tutti i documenti, i rapporti, le comunicazioni, la corrispondenza, le relazioni tecniche ed amministrative, le specifiche tecniche di prodotti, macchinari, impianti ed pag.32 di 107

33 attrezzature di qualsiasi genere, i capitolati, le didascalie dei disegni e quant altro prodotto dall Appaltatore nell ambito del Contratto dovranno essere in lingua italiana. Può essere accettata, in casi limitati e per particolari apparecchiature, documentazione tecnica in altre lingue europee. 3 Contenuti dell appalto - Descrizione di sintesi delle prestazioni 3.1 Prestazioni precedenti la consegna del servizio Adempimenti post-aggiudicazione provvisoria Periodo di Mobilitazione A seguito dell aggiudicazione provvisoria del contratto avrà inizio il periodo di mobilitazione. Durante questo periodo l Assuntore, oltre a provvedere al perfezionamento di tutta la documentazione amministrativa prevista dal disciplinare di gara e dal presente capitolato, dovrà: - insediare il proprio team di gestione come proposto nel progetto offerta; - Costituire il Team Misto unitamente al personale tecnico della Stazione Appaltante; - Costituire il Comitato di Gestione unitamente allo staff direzionale della Stazione Appaltante; - Impegnare la propria componente del Team Misto nel prendere operativamente conoscenza dei beni anche con l effettuazione di sopralluoghi con la componente della Stazione Appaltante; - Avviare l implementazione delle innovazioni previste per il sistema informativo, con particolare riguardo al nuovo sistema di supervisione e gestione degli impianti termici. - Predisporre ed avviare l installazione dei misuratori di energia (conta metri cubi per gas, conta litri per gasolio e conta kwh per energia elettrica) telegestiti, necessari per la successiva attivazione delle gestioni con la formula del Servizio Energia EPC Team Misto L Assuntore dovrà mettere a disposizione il proprio personale per la costituzione di un gruppo di lavoro (Team misto) costituito da personale dell Assuntore e da personale dell Amministrazione. Il team misto è chiamato, tra l altro, a presidiare momenti di verifica finalizzati a valutare l operatività raggiunta dall Appaltatore in relazione agli obblighi di capitolato. Tali momenti di verifica sono previsti allo scadere del primo anno, ed allo scadere di ognuno degli anni successivi. Il personale dell Appaltatore che entrerà a far parte del Team Misto dovrà essere adeguatamente preparato e motivato, non solo a livello di conoscenze delle tecnologie, ma anche a livello di consapevolezza dell importanza che la componente gestionale e l integrazione operativa tra Committente ed Assuntore rivestono per la buona riuscita dell Appalto. Il personale dell Assuntore che entrerà a far parte del Team Misto sarà costituito da una rappresentanza del personale addetto alla gestione dei servizi manutentivi, alla progettazione, all esecuzione di rilievi ed in generale all aggiornamento dell anagrafe, alla gestione di sistemi informativi/informatici, alla gestione dei rapporti con l utenza ed in particolare con le istituzioni scolastiche. pag.33 di 107

34 3.1.3 Comitato di Gestione A fianco del Team Misto è prevista la presenza di un Comitato di Gestione costituito per l Assuntore dal Responsabile del Contratto, dal Responsabile Gestionale della Commessa e dal Responsabile Operativo della Commessa, e per il Committente dal Responsabile del Procedimento e dal Direttore dell Esecuzione, con il compito di definire congiuntamente le linee operative d azione, analizzare le cause di eventuali criticità individuando le opportune azioni correttive, individuare possibili linee di sviluppo dei servizi, fermo restando il rispetto dei ruoli e delle condizioni peculiari del contratto d appalto. I componenti del Comitato di gestione fanno parte anche del Team Misto. Nelle riunioni del Comitato di Gestione potranno intervenire anche soggetti esterni al comitato stesso, qualora la loro presenza sia ritenuta opportuna o necessaria Ricognizione ed aggiornamento dell Inventario e dell Anagrafe dei Beni Già nella fase di mobilitazione il Team Misto procederà ad avviare una ricognizione dell inventario e dell anagrafe dei beni, anche al fine di registrare le variazioni eventualmente intervenute dopo la data di pubblicazione del bando di gara. L aggiornamento continuo dell inventario e dell anagrafe rientra fra gli obblighi dell Appaltatore a norma di capitolato: gli oneri relativi sono compensati fra quelli previsti dalla Gestione Tecnica Consegna del Servizio - Periodo di avviamento L avvio delle prestazioni previste dal contratto è previsto alla data del 15/10/2011. Tale data coinciderà con la consegna dei beni all Assuntore. L Assuntore, alla data di avvio delle prestazioni, dovrà avere già maturato una conoscenza dei beni oggetto dell appalto sufficiente ad assumerne pienamente la gestione, grazie alle informazioni acquisite nella fase di gara, con sopralluoghi, consultazione dei documenti di gara e del sistema informativo. Con la firma dell'offerta, infatti, l Assuntore dichiara di essere edotto dello stato di fatto e delle modalità d'uso di ciascuna entità costituente il Bene oggetto dell'appalto. Inoltre, nella fase di mobilitazione, perfeziona ulteriormente la propria conoscenza di tutte le entità costituenti il Bene e del contesto operativo. Verrà di conseguenza redatto un unico verbale sintetico di consegna del servizio, relativo all intero patrimonio, in concomitanza con la data dell avvio, nel quale verrà dato atto di quanto sopra. Il verbale di consegna verrà redatto sotto riserva qualora alla data prevista per l avvio delle prestazioni di contratto il contratto stesso non risulti ancora materialmente stipulato Provvedimenti in caso di mancato avvio del servizio Se nel giorno stabilito l aggiudicatario aggiudicataria non provvede ad iniziare il Servizio, verrà fissato un termine perentorio, decorso inutilmente il quale, l aggiudicatario stesso sarà dichiarato decaduto dall'aggiudicazione, con le conseguenze di legge. Qualora l'assuntore non dia avvio al Servizio nel termine stabilito dopo il periodo di mobilitazione, il Committente ha facoltà di risolvere il contratto ovvero di non procedere alla stipulazione, pag.34 di 107

35 incamerando la cauzione ed applicando le penali, fatte salve le azioni di rivalsa per danni e disagi subiti, e procederà alla diffida ad adempiere ai sensi dell art C.C. 3.2 Prestazioni richieste all Assuntore Di seguito si riportano in sintesi le prestazioni richieste all appaltatore, specificando che l elencazione riportata ha la funzione di sintesi conoscitiva, e viene integrata dall elencazione puntuale fatta nei volumi da 2 a 7 e negli allegati al presente capitolato. Come specificato al paragrafo le prestazioni richieste all appaltatore si dividono in Prestazioni Essenziali e Prestazioni Eventuali Prestazioni essenziali Si tratta di prestazioni compensate a canone o a corpo; per la gestione climatizzazione ambientale ed energia, sono previsti compensi a corpo e compensi ancorati al conseguimento di determinati obiettivi di risparmio energetico, come meglio dettagliato nel Vol Gestione tecnica La gestione tecnica, compensata interamente a canone, comprende: a) La gestione del sistema informativo e l implementazione di tutte le nuove funzioni necessarie per il soddisfacimento delle specifiche più dettagliatamente descritte al vol. 2 e più in generale per consentire al Committente un efficace controllo sulla gestione del patrimonio, sia a livello operativo che a livello strategico. b) la manutenzione dell'anagrafe del patrimonio, attualmente in uso, dei Beni e delle schede manutentive e loro aggiornamento, comprendente: b.1) verifica, aggiornamento iniziale e manutenzione in tempo reale del data base dell anagrafe del patrimonio (compreso il modulo Condition del S.I. e gli ulteriori moduli che verranno implementati nella terza generazione, inclusi i moduli con funzioni di DSS) in funzione di tutte le tipologie di interventi manutentivi eseguiti; b.2) verifica, aggiornamento iniziale e manutenzione in tempo reale del data base dell anagrafe del patrimonio (moduli impianti ed apparecchiature ) in funzione di tutte le tipologie di interventi manutentivi eseguiti b.3) verifica dei dati di superfici e volumi degli edifici ed aggiornamento costante dei dati a seguito modifiche introdotte sia dall appaltatore che dall ente; b.4) archivio fotografico, ovvero la documentazione fotografica delle condizioni iniziali in cui viene preso in carico dall Appaltatore l insieme dei Beni oggetto di appalto, da aggiornare con le periodicità previste; b.5) Aggiornamento del rilievo dell esistente (compreso il rilievo impiantistico a vista) e la restituzione grafica in formato Autocad dei fabbricati per i quali dall allegato 1.1 risulta la mancanza di specifico rilievo; dovranno inoltre essere adeguati alle specifiche previste (vedasi volume 2) i rilievi già esistenti; per le Centrali Termiche il rilievo andrà restituito in formato compatibile con il sistema di gestione web-based; b.6) verifica ed aggiornamento continuo delle destinazioni d uso dei locali degli edifici scolastici; pag.35 di 107

36 b.7) verifica ed aggiornamento continuo dei dati sul numero di studenti iscritti agli istituti scolastici che occupano i vari edifici, nonché dei dati statistici sulla popolazione e in generale di tutto quanto prescritto allo specifico paragrafo del vol. 2 ; b.8) verifica ed aggiornamento continuo dei dati sugli orari di occupazione, a qualsiasi titolo, degli edifici scolastici e sugli orari di servizio degli impianti; b.9) aggiornamento continuo dei dati sui costi di gestione degli edifici, sia in base agli elementi in possesso dell appaltatore in funzione del presente contratto, sia in base ad ulteriori dati forniti dal committente; b.10) aggiornamento del sistema informativo contabile; implementazione di tale sistema nel sistema informativo amministrativo-contabile della Provincia di Treviso (AS 400) e redazione dei documenti tecnico contabili per la definizione dei certificati di pagamento; c) Prestazioni relative alla conservazione del patrimonio ed alla tutela della pubblica incolumità c.1) la custodia ai sensi dell art del Codice Civile dei Beni oggetto dell appalto c.2) il servizio di monitoraggio continuo dei Beni per evitare danni alla pubblica incolumità; d) L individuazione del fabbisogno manutentivo e la gestione delle esigenze manutentive, anche con la predisposizione di uno specifico spazio strutturato all interno del quale le Istituzioni Scolastiche possano segnalare i propri fabbisogni che comportino la necessità di interventi non coperti dai canoni di manutenzione, concorrendo a formare un unico quadro esigenziale con quello che dovrà essere definito attraverso i nuovi strumenti di classificazione strategica del patrimonio (vedasi vol. 2 paragrafo 3.5.4); e) la predisposizione dei piani di manutenzione f) le procedure e la redazione degli atti tecnici ed amministrativi per il rinnovo dei certificati di Prevenzione Incendi in essere, compresi quelli rilasciati dopo l inizio dell appalto (escluse eventuali prestazioni manutentive) g) la direzione tecnica, compresa l eventuale progettazione esecutiva e, se necessario, preliminare e definitiva, e la Direzione Lavori delle attività inerenti la conduzione e la gestione a canone degli immobili che si rendesse necessaria, completa di tutti gli adempimenti correlati h) la progettazione esecutiva, e se necessario preliminare e definitiva, e la Direzione Lavori degli interventi di Manutenzione programmata eseguiti dall Appaltatore, fino all importo di singolo intervento di ,00 completa di tutti gli adempimenti correlati (indagini, sondaggi, rilievi...) i) la programmazione operativa degli interventi, compreso il coordinamento con altre imprese che operino sugli stessi Beni j) I monitoraggi sui Beni come da specifiche riportate nei voll. 2; 4.1; 4.2; 4.3. k) prestazioni tecniche varie. A tale titolo si intendono incluse tutte le prestazioni, non specificamente definite altrove ma comunque necessarie al corretto funzionamento del Servizio, quali: k.1) interfaccia con il Responsabile del Procedimento e/o con il Direttore dei Lavori, responsabile della sicurezza tramite sopralluoghi e relazioni conseguenti richieste dal Responsabile del Procedimento; k.2) espletamento, di tutti gli adempimenti necessari per ottenere le autorizzazioni, i pareri ed i visti richiesti dalle norme vigenti per i lavori e i servizi pag.36 di 107

37 k.3) k.4) k.5) la gestione del coordinamento fra imprese che dovessero operare nello stesso Bene la predisposizione degli allegati alla fatturazione, compresa la redazione della contabilità redatta secondo le modalità proprie dei LL. PP e/o secondo quanto specificato in capitolato la fornitura di tutti i dati necessari per la gestione del servizio, ed in particolare una relazione finale sull andamento annuale del servizio e l analisi dei trend. l) gli adempimenti relativi alla sicurezza sul posto di lavoro e nei cantieri temporanei e mobili, secondo il 81/2008 e s.m.i., con le prestazioni specifiche e modalità di Capitolato, compresi gli oneri connessi alla funzione di responsabile dei lavori e gli oneri di coordinamento in fase di progettazione ed esecuzione per tutti gli interventi previsti nelle prestazioni essenziali e nelle prestazioni eventuali fino a ,00; m) mantenimento della situazione aggiornata in caso di variazioni d'uso, per tutti gli edifici, dei piani di sicurezza D.Lgs. n. 81/2008: Il tutto in accordo col responsabile del servizio prevenzione e protezione del Committente e con i responsabili delle attività svolte negli edifici. n) La predisposizione di uno schema di DVR per gli Istituti Scolastici e l implementazione dei DVR dei diversi Istituti, opportunamente omogeneizzati, nel Sistema Informativo di gestione del patrimonio o) L omogeneizzazione dei documenti di valutazione dei rischi e l organizzazione di una serie di incontri con i vari RSPP per la sensibilizzazione degli stessi sui problemi della sicurezza nei quali vengano illustrate le esigenze particolari; successiva individuazione degli interventi più urgenti e loro quantificazione ed inserimento nella gestione esigenze manutentive p) acquisizione dalle scuole delle relazioni sull idoneità degli spazi alle attività didattiche e dei dati necessari al Committente per elaborare un piano di gestione degli spazi scolastici q) tenuta e gestione del registro dell edificio; predisposizione, compilazione, e presentazione agli Enti preposti, conservazione e aggiornamento di tutti i documenti amministrativi e autorizzativi previsti dalla vigente legislazione per gli edifici oggetto dell appalto. r) La gestione informatica del processo manutentivo, implementando, secondo le specifiche del vol. 2, il software e le procedure attualmente in uso, con la fornitura tempestiva di tutti i dati, disaggregati e di sintesi, aggiornati, a richiesta e periodicamente, che il Committente riterrà necessari. s) aggiornamento dei canali di comunicazione già esistenti con gli utenti comprendente: s.1) Servizio di call center s.2) s.3) s.4) Collegamenti telefonici e trasmissione dati Aggiornamento del sito internet esistente, che dovrà potenziare la propria consolidata funzione di portale della Scuola Superiore della Provincia di Treviso in cui l utente possa trovare le informazioni relative al servizio e al quale possa inviare le proprie richieste Gestione, sia attraverso il sito internet che con specifiche iniziative dirette, dei rapporti con le istituzioni scolastiche, e in particolare, fornitura iniziale agli utenti e costante aggiornamento di tutte le informazioni necessarie per la comprensione delle procedure pag.37 di 107

38 da utilizzare mediante l organizzazione di una serie di incontri nei quali vengano illustrate le procedure da seguire e realizzazione e distribuzione all utente di brochure illustrative con le periodicità fissate al vol. 2 t) predisposizione e distribuzione all utenza di questionari di rilevazione della qualità del servizio; successiva raccolta ed elaborazione dei dati u) gestione, manutenzione ed aggiornamento di hardware e software u.1) L Appaltatore dovrà aggiornare il software esistente attualmente presso il Committente secondo specifiche descritte al volume 2, e fornire in dettaglio le prestazioni seguenti: u.2) Implementazione, adeguamento, utilizzo e manutenzione del software per la gestione del servizio e implementazione della tecnologie di comunicazione (UMTS, etc.) u.3) fornitura e manutenzione dell hardware di cui allo specifico elenco riportato al volume 2, e dei collegamenti fra l hardware richiesto presso l Appaltatore e quello esistente presso il Committente u.4) istruzione del personale tecnico ed operativo del Committente e delle Scuole all uso delle procedure informatiche relative al software utilizzato presso i fornitori del software stesso e mediante informazioni reperite presso il Committente u.5) Fornitura di Server, Software di base, collegamenti, pc e quant'altro necessario per lo svolgimento del servizio Servizio di climatizzazione ambientale Servizio Energia Il servizio comprende: la fornitura di energia, sotto forma di combustibili per il riscaldamento negli impianti termici di cui agli allegati 3.1, 3.2, 3.3; la fornitura ed installazione, a monte degli impianti termici ed elettrici elencati negli allegati 3.1, 3.3 e 3.5 di conta litri/mc (termici) o contakwh (elettrici) comunque apparecchiature in grado di misurare l energia primaria fornita, in grado di trasmettere in tempo reale o comunque a periodicità prefissate i dati ad un supporto informatico per consentirne l elaborazione; il miglioramento tecnologico degli impianti termici per l incremento della performance energetica. L attivazione di specifiche iniziative di comunicazione verso gli utenti, coordinate con quanto già previsto al punto k) del paragrafo , per sviluppare una cultura del risparmio energetico consentendo, attraverso le tecnologie informatiche di cui si prevede l implementazione, la misurabilità in tempo reale dei risultati conseguiti. L Appaltatore dovrà garantire adeguato comfort negli ambienti degli edifici oggetto dell'appalto ed elencati negli allegati 3.1, 3.2 e 3.3, durante gli orari di utilizzo degli stessi edifici. Tale comfort consiste nel mantenimento della temperatura ad un livello prefissato in funzione della destinazione d'uso degli ambienti per tutti gli intervalli di tempo previsti, nel periodo di funzionamento stagionale degli impianti stessi. La gestione si attua anche mediante l'esercizio e la manutenzione degli impianti, con operazioni di pulizia, controllo e revisioni e con una serie di prestazioni periodiche programmate di pag.38 di 107

39 manutenzione preventiva, riparativa ciclica, predittiva, secondo quanto rappresentato nel volume 4.3 e nella normativa di riferimento. Il servizio comprende inoltre: - la garanzia dell'erogazione dell'acqua sanitaria durante tutto il periodo dell'anno, per tutti gli edifici di cui sopra, e in particolare per le palestre anche utilizzate da terzi. - la fornitura di mano d'opera, di beni (materiali di uso comune e componenti di impianto) e quant'altro necessario per la manutenzione generico-conservativa e riparativa degli impianti di riscaldamento negli edifici di cui sopra (allegati 3.1, 3.2 e 3.3), dal punto di consegna del combustile gassoso o dei serbatoi di accumulo combustibile liquido fino agli elementi scaldanti (inclusi). - operazioni di controllo, nel rispetto delle norme in materia di sicurezza, di contenimento dei consumi energetici e di salvaguardia ambientale, in particolare il controllo dell integrità delle cisterne e delle emissioni in atmosfera, riscontrate in fase di carico; tali controlli devono essere annotati nel libretto di centrale - la rimozione e lo smaltimento, conforme alla legge, dei rifiuti inerenti e conseguenti all'esercizio degli impianti - l assunzione dei compiti di terzo responsabile degli impianti - Creazione del nuovo sistema di controllo telematico web-based con la realizzazione di pagine sinottiche di monitoraggio e gestione delle Centrali Termiche. Tale gestione include il rilevamento di tutti i dati di gestione richiesti, l installazione delle apparecchiature di telecontrollo e telemisurazione dei consumi sia termici che elettrici, che permettano al Committente una conoscenza dei risultati prestazionali conseguiti con la cadenza temporale che verrà richiesta dal committente - la gestione del sistema informativo con l aggiornamento dell anagrafe manutentiva degli impianti con il rilievo e disegno delle centrali tecniche e relativa impiantistica e il rilievo dei corpi scaldanti - La predisposizione e aggiornamento delle pratiche ISPESL ed il rinnovo dei CPI. - Il supporto tecnico nell eventuale elaborazione di progetti, preventivi, relazioni inerente il servizio energia - il pronto intervento e reperibilità - gestione impianti di condizionamento e refrigerazione - ogni onere necessario per fornire le prestazioni di cui sopra, ed in generale tutte le prestazioni descritte nel volume 3, ed in particolare la manodopera, i mezzi, carburanti, noleggi, i combustibili, le forniture di calore da parte di terzi, spese per contratti, tasse, il materiale di consumo compreso l'olio, i pezzi di ricambio, i prodotti per gli addolcitori ed i dosatori, con esclusione delle sole sostituzioni di elementi completi quali bruciatori e caldaie, identificabile come intervento di manutenzione programmata, per i quali peraltro le parti di ricambio sono comprese, è compreso negli importi di appalto Gestione manutentiva Tali interventi si articolano in diverse tipologie manutentive e precisamente: a) manutenzione di pronto intervento; pag.39 di 107

40 b) manutenzione ciclico-predittiva; c) manutenzione generico-conservativa; che interessano l organismo edilizio suddiviso secondo le seguenti componenti: Le gestioni di cui ai punti dal n. 1 al n. 8, n. 22 e 23 (gestioni delle attività manutentive sulle componenti edili e assimilabili) sono descritte in dettaglio nel vol. 4.1; Le gestioni di cui ai punti dal n. 9 al n. 15, oltre ai nn. 21 e 24 (gestione delle attività manutentive sugli impianti elettrici, trasmissione dati e di sicurezza) sono descritte nel vol. 4.2, le gestioni di cui ai punti dal n. 18 al n. 20 (gestione delle attività manutentive sugli impianti idrotermosanitari) sono descritte nel vol. 4.3 e nel vol. 3per alcune specificità relative agli impianti di climatizzazione invernale. Gli interventi di manutenzione di pronto intervento e di manutenzione ciclico predittiva sono interamente compresi nelle prestazioni essenziali e sono compensati a canone. Gli interventi di manutenzione generico conservativa fanno parte delle prestazioni essenziali e sono compensati a canone per la parte specificamente elencata nei volumi da 4.0 a 4.3. pag.40 di 107