GUIDA ALL UTILIZZO DI S-info

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1 GUIDA ALL UTILIZZO DI S-info Aggiornato al 5/05/2015

2 CARATTERISTICHE DI S-info 1 -info Gestisce tutto il ciclo di offertazione gas ed energia elettrica. S-info permette l inserimento di offerte o rilanci esclusivamente alle Società di vendita che hanno fornito all indirizzo presente nella mail di richiesta gli indici di offertazione del mese. INVIARE SEMPRE GLI INDICI DI OFFERTAZIONE DEL MESE Permette di scaricare, visualizzare e inserire le offerte attraverso file Excel.

3 2 PAGINE DISPONIBILI E LORO FUNZIONE S-info è suddiviso in due aree GAS ENERGIA ELETTRICA ognuna delle quali è suddivisa in: RDO IN CORSO: la schermata mostra le RDO in stato RICEZIONE, ANALISI e DECISIONE. Da questa pagina si possono scaricare i prospect (dati Cliente e consumi previsti) in formato.xls e.pdf e il file per l inserimento delle offerte. CARICA OFFERTE: tool per caricare l offerta compilata a sistema. RDO NON OFFERTABILI: il Fornitore non può offertare o fare rilanci. Si tratta di prospect in stato di DECISIONE e prospect per i quali non è stata fatta alcuna offerta entro il periodo di RICEZIONE. STORICO OFFERTE: elenco delle offerte inserite e validate.

4 3 PAGINA RDO IN CORSO 1/2 EE/ GAS RDO IN CORSO CLIENTE: ragione sociale del Cliente (può non essere l intestatario del contatore). PROSPECT: codice alfanumerico che identifica il prospetto di consumo del Cliente. REFERENTE SINERGIA: cognome della persona da contattare in caso di necessità. STATO: si veda per il dettaglio pagina 3 della presente Guida. Si identificano 3 stati, che sono: - RICEZIONE - ANALISI - DECISIONE SCADENZA GIORNI: in fase di Ricezione indica il numero di giorni rimanenti per la presentazione di almeno un offerta per quell indicizzazione; successivamente non sarà più possibile farlo. LIMITE CHIUSURA: data indicativa prevista per la chiusura della trattativa (può variare in base alle esigenze del mercato o del cliente). INIZIO FORNITURA: del primo contatore in partenza. INDICE: indicizzazione, comprendente anche il fisso, che ci avete comunicato (il nome è puramente indicativo). Nel caso vogliate aggiungere, modificare o togliere una certa tipologia d offerta, contattate i nostri uffici prima di inserire l offerta.

5 4 PAGINA RDO IN CORSO 2/2 EE/ GAS RDO IN CORSO REFERENTE FORNITORE: cognome di chi ha inserito l offerta (che sarà poi il referente del cliente). POSIZIONE: se il semaforo è verde, quella specifica offerta è posizionata nei primi due posti per quell indicizzazione (fisso incluso), altrimenti è arancione o rosso. RILANCIO: il semaforo è verde se è presente un offerta che attende di essere validata. VALIDITA OFFERTA: giorno ed orario da voi stabiliti, fino a cui sarà valida l offerta inserita. SCADENZA: se è visualizzato! si indica che l offerta inserita è scaduta. RICHIESTE CLIENTE: con il simbolo STELLA si indica la presenza di richieste specifiche da parte del Cliente. Cliccare sul simbolo per visualizzarne il contenuto. INFORMAZIONI: cliccando sul simbolo i, compare l ultima offerta inserita. FILE: è possibile scaricare i file, contenenti i dati della fornitura, i consumi, tutto ciò che è indispensabile per effettuare l offerta, sia in formato.xls sia in formato.pdf. CHECK BOX: cliccando si seleziona la RDO corrispondente.

6 La RDO in corso può avere 3 STATI che MODIFICANO IL MODO E I TEMPI DI PARTECIPAZIONE alla gara. Gli stati sono: RICEZIONE: la RDO può ricevere offerte da ogni Fornitore invitato. Le offerte potranno essere inserite entro il numero di giorni di calendario segnalati nella colonna SCADENZA, se non venisse presentata alcuna offerta entro quel termine il Fornitore non potrà più partecipare alla gara (N.B. se si inserisce l offerta a prezzo fisso ma non l indicizzata, si potrà rilanciare, oltre tale periodo, solo per il prezzo fisso e viceversa). ANALISI: le RDO per le quali sono state inviate offerte entro il periodo di RICEZIONE potranno ricevere rilanci e saranno le sole valutabili dal Cliente. Il Cliente si riserva di richiedere, attraverso Sinergia, eventuali modifiche. DECISIONE: il Cliente sta valutando le offerte ricevute; da questo momento nessuna offerta può essere aggiornata. 5 STATO DELLE RDO IN CORSO RDO IN RICEZIONE = SI PUÒ OFFERTARE

7 6 CHIUSURA TRATTATIVE Dopo la fase di decisione, quando il Cliente avrà selezionato l offerta vincente, vi arriverà una mail di conferma a cui dovrete rispondere confermando i dati riportati. L offerta, vincente o non, viene spostata all interno del menù GAS/Energia Elettrica STORICO OFFERTE dove il Fornitore, cliccando sul pulsante informazioni, troverà il motivo principale per cui è stata scartata. STATO DELL OFFERTA SCARTATA

8 7 COME SI SCARICA IL FILE PER OFFERTARE CLICCARE PER SCARICARE SELEZIONARE IL CHECK BOX corrispondente AL CLIENTE CHE SI VUOLE OFFERTARE Per scaricare il file da utilizzare per inserire la propria offerta: SELEZIONARE IL CHECK BOX in fondo a destra in corrispondenza della/e offerta/e che si vuole inserire; CLICCARE sul pulsante SCARICA EXCEL OFFERTE.

9 COMPILARE SOLO LE CELLE CON SFONDO VERDE Compilare il file così scaricato facendo attenzione a: 8 COME SI COMPILA UN OFFERTA SLOT TEMPORALI DI VALIDAZIONE: ogni ora dalle 9 alle 18 COMPILARE SOLAMENTE tutte le celle con SFONDO VERDE (se pari a ZERO mettere 0); Tenere conto delle UNITA DI MISURA (indicate nella riga 13) e dei VALORI AMMESSI (nelle prime righe di alcune colonne si trova la legenda corrispondente); L orario di VALIDITA OFFERTA (nella colonna AN) deve essere almeno quello del secondo slot temporale successivo di validazione (se si inserisce un offerta alle 9:30, quindi nello slot 09-10, la validità deve essere impostata almeno alle ore 12 ed il cliente la potrà vedere solo dalle ore 10); VERIFICARE IL PROSPECT dei consumi prima di inserire un offerta elettrica (se vengono fornite solo le 3 fasce non verranno valutate offerte in peak/offpeak); SALVARE il file con estensione.xls cioè selezionando l opzione salva come Cartella di Lavoro di Excel SALVARE il file con estensione.xls selezionando il formato Cartella di Lavoro di Excel 97/2003

10 9 COME SI CARICA UN OFFERTA IMPORTAZIONE ESEGUITA CON SUCCESSO Per caricare l offerta a sistema: Dal menù selezionare Gas/Energia Elettrica CARICA OFFERTE; Cliccare sul pulsante SCEGLI FILE e selezionare il file corrispondente (l ubicazione dipenderà da dove l avrete salvato); Cliccare sul pulsante CARICA ; Se tutto è andato a buon fine si visualizzerà la scritta IMPORTAZIONE ESEGUITA CON SUCCESSO. Nella schermata delle RDO IN CORSO comparirà il semaforo verde nella colonna RILANCIO.

11 Nel caso in cui l offerta non sia stata caricata correttamente: Importazione NON eseguita, PRESENTI ERRORI. 10 ERRORI DI CARICAMENTO IMPORTAZIONE NON ESEGUITA, PRESENTI ERRORI Leggere attentamente l errore comunicato ed agire di conseguenza; alcuni esempi: Il file non è aggiornato con le ultime offerte da Voi inserite : SCARICARE EX NOVO IL FILE EXCEL, seguire nuovamente tutta la procedura di compilazione e caricamento offerta. File non valido!! : SALVARE IL FILE con i dati dell offerta CON ESTENSIONE.XLS cioè selezionando l opzione salva come CARTELLA DI LAVORO DI EXCEL e caricare il file a sistema. La data/ora di validità deve essere successiva al prossimo intervallo di validazione : POSTICIPARE LASCADENZA DELL OFFERTA e caricare a sistema.... non è un numero : VERIFICARE CHE IL CAMPO INDICATO SIA NUMERICO e, nel caso l offerta non preveda una valore per quel campo, inserire zero. Qualora non riusciate a caricare il Vostro file, Vi chiediamo di inviarlo all areatecnica@sinergiacons.it specificando il tipo di errore evidenziato dal sistema.

12 11 VALIDAZIONE OFFERTE e SLOT I Fornitori vengono invitati a partecipare ad una determinata gara in funzione di varie caratteristiche quali ad esempio la tipologia e la quantità di consumo prospettico del Cliente in questione, la presenza di multicontatore, la zona geografica, etc Il Fornitore offerta seguendo la procedura. Le offerte inserite dal Fornitore vengono validate dal lunedì al venerdì secondo i seguenti SLOT DI VALIDAZIONE: ogni ora dalle 9.00 alle Il Fornitore può modificare le offerte in ogni momento: attenzione l offerta inserita non è puramente indicativa. L OFFERTA visibile al Cliente e quindi ANALIZZATA SARA SOLO L ULTIMA VALIDATA per ogni slot temporale (Ad esempio: alle 9.05 si inserisce un offerta, essa sarà validata e visibile alle Qualsiasi offerta inserita entro quest ultimo orario sostituirà la precedente ed il Cliente visualizzerà esclusivamente l offerta presente sul sistema alle Lo stesso discorso varrà per ogni slot temporale 9-10, 10-11, 11-12, 12-13, 13-14, 14-15, 15-16, 16-17, 17-18, 18-9). Ogni offerta viene validata prima di essere visibile per EVITARE che si visualizzino OFFERTE CON VALORI palesemente INESATTI. In questo caso si richiederà una correzione della stessa.

13 Attraverso un semaforo viene indicato il posizionamento dell ultima offerta validata per una determinata RDO con quell indice (anche fisso). Il semaforo può essere: VERDE: le prime 2 migliori offerte per ogni indice. ARANCIONE: l offerta con prezzo medio (inclusa la Quota Fissa per il gas) a meno di 1 cent/mc per il gas e a meno di 1 /MWh per l energia elettrica dalla peggiore offerta verde (quindi dalla seconda, in ordine di costo totale). ROSSO: tutte le offerte non in verde o arancione. Un offerta può passare ad ogni slot di validazione da un colore all altro. Le offerte CONSIDERATE per la scelta SONO SOLO QUELLE IN VERDE in quel momento e quella del fornitore uscente se in corso di validità. 12 IL SEMAFORO Il Cliente può eventualmente chiedere la visibilità di una determinata offerta che non si trovi tra quelle in verde comparandola ad esse. SONO CONSIDERATE PER LA SCELTA FINALE LE OFFERTE IN VERDE

14 13 AUTOMATICHE Durante le varie fasi di offertazione potreste ricevere delle automatiche che possono riguardare: NUOVA RICHIESTA D OFFERTA: la Vostra Società è stata invitata a partecipare ad una determinata gara. OFFERTE SCADUTE: il Cliente non può vedere la Vostra offerta (anche se VERDE in uno slot precedente) perché dovete aggiornare la SCADENZA e qualora decidesse di chiudere la trattativa non potrebbe sceglierla. OFFERTE ANOMALE O NON VALIDATE: c è un errore nell offerta (verificare che i valori inseriti siano coerenti con le unità di misura indicate nell Excel). IMMINENTE CHIUSURA: viene richiesto, solo su indicazione del Cliente, un ULTIMO rilancio ai Fornitori con l offerta con l indicizzazione richiesta, col semaforo VERDE e/o al Fornitore uscente perché il Cliente potrebbe decidere e chiudere la trattativa. RICHIESTE MODIFICHE: vengono richieste tramite eventuali esigenze del Cliente rispetto all offerta inserita. Qualora non possiate soddisfare tale richiesta siete pregati di rispondere alla .

15 La sinergia (dal greco significa lavorare insieme ), in generale, può essere definita come la reazione di due o più soggetti che lavorano insieme per produrre un risultato non ottenibile singolarmente. Sinergia Consulting Srl via XX Settembre, 9/c - Rovato (BS) - Tel Fax areatecnica@sinergiacons.it