Mini dispensa di Microsoft Excel 2007 ad uso esclusivo degli studenti del corso di Programmazione e Controllo Matricole Pari

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1 Mini dispensa di Microsoft Excel 2007 ad uso esclusivo degli studenti del corso di Programmazione e Controllo Matricole Pari A cura di Gaspare Allegra 1

2 Un primo sguardo al programma Corso di Programmazione e Controllo In questo paragrafo si illustrerà brevemente quella che è la struttura principale di Microsoft Excel Innanzitutto il programma viene avviato cliccando Start (in basso a sinistra), Programmi, Microsoft Office 2007 ed infine Microsoft Excel 2007 (o più semplicemente con doppio click sull icona del Desktop se esistente). Figura 1: Struttura di base del programma Nella figura 1 sono illustrati brevemente i punti focali del programma, la cui mancata comprensione renderebbe di fatto impossibile qualunque tipo di elaborazione (di calcolo o grafica). Si noti che ogni come default, nel momento in cui il programma viene avviato, si ha a disposizione tre fogli di lavoro, che possono poi essere aumentati o diminuiti a seconda delle esigenze. Ogni foglio di lavoro è strutturato per celle, organizzate per righe e colonne. Questo serve al programma per potere tracciare le celle, in modo tale da avere dei punti di riferimento nel momento in cui si inseriranno funzioni, tabelle e grafici. Le righe sono indicate con i numeri arabi, le colonne invece sono indicate con le lettere maiuscole. Nell esempio cui sopra, si noti che la cella J13 non è altro che l intersezione tra la colonna J e la riga 13. Ogni volta che ci spostiamo da una cella all altra, il programma lo segnala indicandone per l appunto le sue coordinate. Nel nostro caso, la cella selezionata è quella di default (A1), indicata in alto a sinistra sopra la lista delle colonne. Spiegato in parole povere, il principio di base è essenzialmente lo stesso di quello di una partita a battaglia navale. Altro aspetto fondamentale per quanto riguarda la struttura del programma è l insieme delle finestre in alto, che servono per fare scorrere la barra degli strumenti e potere quindi interagire con il programma a seconda delle esigenze. Naturalmente, di default è selezionata la prima finestra intitolata Home, la quale 2

3 viene in genere utilizzata per cambiare la formattazione del foglio elettronico (carattere, impaginazione, unione o separazione delle celle, ecc). Al fine del corso verranno descritte le finestre Home, Inserisci e Funzioni, che sono di fatto quelle più utilizzate per lo studio dei database, l inserimento dei grafici e l effettuazione dei calcoli. Inserimento e studio dei dati Cominciamo con la parte più semplice: l inserimento di un bilancio. Qui di seguito vengono riportati rispettivamente degli esempi semplificati di prospetti di Stato Patrimoniale e Conto Economico di una società X. Figura 2. Stato Patrimoniale società X Figura 3. Conto Economico società X Si noti che l inserimento dei dati è abbastanza semplice, l unica cosa importante da tenere sempre in mente è che bisogna fare attenzione a non mettere i dati numerici nella stessa cella della descrizione. Questo perché Excel è in grado di distinguere dei dati numerici da quelli descrittivi e se questi venissero messi insieme, il programma li interpreterebbe come dati descrittivi e, di conseguenza, non sarebbe in grado 3

4 successivamente di applicare formule o costruire dei grafici. In figura 2, nella quale è stato riportato un esempio di Stato Patrimoniale, le colonne A e C sono state utilizzate per trascrivere la denominazione delle Macroclassi, classi, voci e sottovoci, mentre le colonne B e D riportano i rispettivi importi. Allo stesso modo nel Conto Economico riportato in figura 3, la colonna A è stata utilizzata per riportare le denominazioni, mentre la colonna B contiene i rispettivi importi. Non avremmo mai potuto calcolare il risultato d esercizio se avessimo messo tutto nella colonna A! Per quanto riguarda l elaborazione dei dati, una volta che questi sono stati inseriti, dobbiamo cliccare sulla finestra Formule, che contiene la barra delle applicazioni relative ai calcoli (algebrici, matematico/statistici, finanziari, ecc). Vediamola nel dettaglio: Figura 4. Barra delle applicazioni relative alla finestra Formule Cliccando sul pulsante Fx, si apre una finestra in cui il programma chiede all utente quale tipologia di funzione specifica vuole applicare. Successivamente se ne aprirà un altra in cui verrà chiesto all utente su quali dati (o intervallo di dati) applicare la funzione. In figura 5 sono riportate le due finestre. Figura 5. Esempio di somma di valori Cliccando su Somma Automatica il programma restituisce nella cella selezionata la sommatoria di tutte le celle che la precedono. È una procedura più rapida di quella con l utilizzo di Fx qualora dovesse servire una somma di un intero intervallo di celle disposte nella stessa colonna. 4

5 Vediamo ora brevemente un prospetto di bilancio su cui applicare le principali funzioni di excel utilizzate dai manager nelle loro analisi (sottrazione, moltiplicazione, divisione, decimali e percentuali). Un azienda americana presenta il seguente Conto Economico (Income Statement): Figura 6: Conto Economico Brickey Electronics Ora procediamo con il calcolo dell incremento/decremento avvenuto nel corso dell anno con il calcolo dei differenziali tra i due anni e dei rispettivi valori percentuali: Applicare la funzione differenza nella colonna D sulla prima voce del prospetto relativa alle Vendite ( Sales ) con la semplice dicitura: =B4-C4 (N.B. non bisogna mai dimenticare il segno = se le funzioni vengono inserite manualmente, senza il tasto Inserisci Funzione come appena spiegato per le somme); Selezionare la cella relativo al valore ottenuto dalla differenza, nel nostro caso D4, e trascinare il mouse, tenendo premuto il tasto sinistro, lungo la colonna (fino all ultima voce del prospetto) Calcolo dei valori percentuali, nella colonna E, con la funzione divisione utilizzata con un comando simile a quello appena impiegato per la differenza: =(B4:C4)-1 Come fatto precedentemente per la funzione differenza, trascinare il risultato ottenuto sulle altre celle della colonna E 5

6 Corso di Programmazione e Controllo Trasformare i valori differenziali in percentuali applicando la funzione moltiplicazione. Nella colonna F, sempre sulla prima voce, si dovrà digitare il seguente comando: =(E4*100) e trascinare la cella E4 sulle altre della colonna E. Si possono ridurre i decimali dei valori percentuali selezionando l intera colonna E e cliccando sul pulante riduci decimali (cerchiato in rosso nella figura 7) Il risultato sarà come risulta in figura 7 Figura 7: Calcolo valori differenziali e percentuali 6

7 Costruzione di Grafici da un database Si ipotizzi di avere a disposizione un grosso database composto da variabili qualitative e quantitative. A questo punto però diventa doveroso dotarsi di una serie di grafici che mettano in evidenza tale database, che se presentato nella forma originaria, può non mettere in risalto alcune informazioni molto importanti per l analista. Nella esercitazione guidata che segue, verrà presentato un database di un campione di studenti iscritti nella Facoltà di Economia. Figura 8. Database Studenti di Economia Il database è composto da un campione di 50 studenti e strutturato in 7 variabili qualitative e 4 quantitative. Solitamente, per raffigurare delle variabili qualitative si utilizzano i grafici a torta, mentre per quelle quantitative gli istogrammi, box plot o anche serie temporali se si dispone di un trend di valori relativi ad uno stesso fenomeno. 7

8 Procediamo con l analisi delle variabili qualitative. Costruzione del grafico a torta Costruire la tabella delle frequenze assolute della variabile che si intende analizzare (ad esempio il sesso). La tecnica più veloce per la costruzione di una tabella di frequenza, specialmente se si tratta di una variabile dicotomica, è quella di ordinarne le modalità facendo clic sull icona Ordina e Filtra della finestra Home. Nel nostro campione abbiamo 30 femmine e 20 maschi. Una volta constatate le frequenze si costruisce la relativa tabella, preferibilmente su un altro foglio (dato che di default, come detto in precedenza, ne vengono creati 3). Cliccare sulla finestra Inserisci in modo tale da fare comparire la barra degli strumenti relativi all inserimento dei grafici simile a quella illustrata in figura 9; Figura 9. Barra degli strumenti relativi alla finestra Inserisci Selezionare Grafico a torta, o in alternativa, sull icona cerchiata in rosso per aprire una finestra e selezionare il tipo specifico di grafico desiderato Figura 10. Finestra di inserimento dei grafici 8

9 Corso di Programmazione e Controllo Una volta creata la torta, si selezionerà in automatico la finestra Progettazione, con cui sarà possibile rifinire il grafico selezionato (colori, posizionamento della leggenda, inserimento frequenze percentuali, ecc) in modo tale da ottenere un risultato simile a quello illustrato in figura 11. Figura 11. Costruzione di una torta Analogamente anche le altre variabili qualitative, come ad esempio l istituto di provenienza, la provincia di residenza ed il veicolo utilizzato per raggiungere la facoltà, possono essere raffigurate con dei grafici a torta. Adesso vediamo di analizzare una variabile quantitativa, come ad esempio il Reddito Familiare. Calcoliamo innanzitutto il reddito medio: Selezionare la variabile Reddito Familiare (etichetta compresa); Effettuare la Somma Automatica Dividere (su un altra cella) la somma ottenuta per il numero di individui (50) N.B. in genere nel fondo del programma sulla destra, la media viene fornita automaticamente nel momento in cui si seleziona la colonna contenente la variabile, ma si tratta di una informazione provvisoria, non memorizzata nel documento, e viene di conseguenza persa se si seleziona un altra cella. 9

10 Procediamo adesso con l inserimento dell istogramma: Si costruisca una tabella di frequenze, le cui modalità sono le classi di reddito (es inferiore a euro; da a ; da a ; da a e superiore a ). La tabella si ottiene sempre applicando il link Ordina e Filtra (dal valore più basso a quello più alto) dalla finestra Home. Una volta costruita la tabella delle frequenze si proceda con l inserimento del grafico Istogramma con una procedura analoga a quella utilizzata per l inserimento della torta. Il risultato sarà pertanto il seguente: Figura 12. Costruzione di un Istogramma 10

11 Costruzione di una serie temporale Per concludere il seguente lavoro, vediamo un semplice esempio di costruzione di una serie temporale su un trend di valori (ad esempio il Conto Economico della società X negli ultimi 3 anni). Figura 13. Conto Economico Società X ultimi tre esercizi Vediamo adesso la procedura per la costruzione di una serie temporale: Selezionare simultaneamente la riga contenente gli anni (riga 1) e la riga della voce su cui si intende costruire la serie temporale. La selezione simultanea di due righe non adiacenti si fa tenendo premuto il tasto Ctrl. Cliccare sulla finestra Inserisci Cliccare su Grafico a linee o in alternativa sulla freccia e selezionare il tipo di istogramma desiderato (la stessa spiegata precedentemente per l inserimento delle torte) 11

12 In figura 14 sono riportati alcuni esempi di serie temporali ottenute dalla tabella cui sopra. Figura 14. Serie temporali 12