MANUALE UTENTE. Manuale Utente. Rev. Data Descrizione Modifica A 02/01/2012 Prima emissione
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1 Manuale Utente C59 Osservatorio Lazio Rev. Data Descrizione Modifica A 02/01/2012 Prima emissione LAIT LAZIO INNOVAZIONE TECNOLOGICA S.P.A. Sede legale: Via Rosa Raimondi Garibaldi, Roma Sede operativa: Via Adelaide Bono Cairoli, Roma Tel: 06/ Documento di proprietà di LAit S.p.A 1
2 Indice Indice Introduzione Registrazione e accesso al sito Accesso alla pagina di registrazione Attivazione credenziali Accesso al portale Layout Home L alberatura Gestione Movimenti giornalieri Inserire un movimento Modificare un movimento Eliminare un movimento Inserire informazioni aggiuntive (dati anagrafici degli ospiti) Visualizzare i Presenti del giorno Disponibilità giornaliera Calendario vista giornaliera Importazione file C Gestione Movimenti mensili Invio mensile Visualizzare la disponibilità mensile Visualizzare gli arrivi del mese Calendario vista mensile Gestione Profilo Struttura Anagrafica Classificazione ISTAT Classificazione Regionale Indirizzo Capacità Contatti Portale Web Immagini Codici Cambio Password Statistiche Media Giornaliera Persone nel mese Stranieri nel mese Occupazione camere...31 Documento di proprietà di LAit S.p.A 2
3 1 Introduzione Il presente manuale è rivolto alle strutture turistiche registrate all Osservatorio C59, facente parte del Portale Regionale del Turismo e del Made in Lazio, ed espone le funzionalità utilizzabili per gestire gli ospiti della struttura, le movimentazioni, l invio giornaliero dei dati e per visualizzare le statistiche. I passi fondamentali che le strutture turistiche devono compiere per poter inviare via web il modello C59 si possono riassumere in: 1. Registrazione sul portale LAIT per ottenere le credenziali di accesso. 2. Compilazione dei dati relativi al profilo della propria struttura. 3. Compilazione manuale o importazione dei movimenti da file generato dal gestionale della struttura. 4. Invio giornaliero del modello C Invio mensile. Documento di proprietà di LAit S.p.A 3
4 2 Registrazione e accesso al sito Di seguito i passi da seguire sul portale LAIT per ottenere le credenziali di accesso. 2.1 Accesso alla pagina di registrazione Per avviare il processo di registrazione accedere all Area Riservata del portale C59 Osservatorio e cliccare sul link Registrati : Attendere l apertura della pagina Servizi per effettuare la registrazione compilando tutti i campi obbligatori relativi alla tipologia della struttura. Documento di proprietà di LAit S.p.A 4
5 Cliccare quindi su ed attendere il messaggio di conferma seguente: Attendere quindi l di Conferma Prenotazione C59 per completare l attivazione. Documento di proprietà di LAit S.p.A 5
6 2.2 Attivazione credenziali Controllare che sia arrivata l di Conferma Prenotazione C59 proveniente dall indirizzo registrazione-osservatorioturismo@regione.lazio.it e cliccare su link di attivazione presente dopo la dicitura Per completare la registrazione visita questo link : Il link di attivazione apre la pagina di cambio password con precompilato il proprio UserName ( fornita in fase di registrazione) registrazione. Digitare quindi una nuova password in entrambi i campi Password e Reinserisci Password e cliccare quindi sul pulsante Completa. Al termine del cambio password attendere la finestra di conferma registrazione. Cliccare quindi sul pulsante Login per aprire la pagina Area Riservata per l inserimento delle credenziali d accesso: Documento di proprietà di LAit S.p.A 6
7 2.3 Accesso al portale Una volta registrato ed attivato l account attraverso il link inviato per in fase di registrazione, è possibile accedere all Osservatorio attraverso l apposita Area Riservata del portale C59 Osservatorio in cui occorre digitare l e la password e cliccare sul pulsante accedi : Se le credenziali sono state digitate correttamente si aprirà la Home Page dell Osservatorio: Documento di proprietà di LAit S.p.A 7
8 Importante: si consiglia di completare le informazioni sulla struttura accedendo alla voce di menù Profilo Struttura. Nota: all inizio di ogni mese occorrerà anche indicare, tramite la seguente maschera Capacità Mensile che appare dopo l inserimento delle credenziali di accesso, i valori della capacità della struttura per il mese corrente. Tali valori possono essere successivamente modificati accendendo al menù Profilo Struttura Capacità. Documento di proprietà di LAit S.p.A 8
9 Documento di proprietà di LAit S.p.A 9
10 3 Layout Home L Home page avrà la seguente struttura e la relativa grafica di massima Figura 1 Home Page Tale struttura comprenderà Un header superiore: una testata con i loghi, i link al sito della regione Lazio e la barra dei menù contenente le voci Giornaliero, Mensile, Profilo Struttura, Statistiche e Logout. Un corpo centrale: contenente l elenco dei soggetti presenti nella struttura, gli arrivi e le partenze raggruppate per paese di residenza. A seconda del menù saranno presenti maschere di dettaglio per la gestione dell anagrafica e per la visualizzazione delle statistiche. Una spalla sinistra: contenente il calendario attraverso il quale poter selezionare i movimenti del giorno e poter caricare il file C59 da importare. Una spalla destra: con il riepilogo della disponibilità delle camere e dei presenti. Un footer: contenente informazioni su LAit Documento di proprietà di LAit S.p.A 10
11 4 L alberatura L alberatura del sito mostra le pagine e i temi trattati al suo interno per una visione globale. Per i dettagli sulle singole funzionalità si rimanda ai paragrafi successivi. Home Page Giornaliero Elenco Movimenti giornalieri Calendario Disponibilità Presenti Modello C59 Mensile Elenco Movimenti Mensili Calendario Disponibilità Presenti Profilo Struttura Anagrafica Classificazione ISTAT Classificazione Regionale Indirizzo Capacità Contatti Portale Web Immagini Codici Password Statistiche Documento di proprietà di LAit S.p.A 11
12 5 Gestione Movimenti giornalieri A questa pagina si accede cliccando sulla voce di menù. Nella sezione centrale è visibile l elenco delle presenze raggruppate per paese di provenienza nel giorno selezionato che per default è il giorno odierno. Per visualizzare i movimenti avvenuti in un altro giorno selezionarlo dal box Calendario presente alla sinistra dell elenco. L elenco Presenti nella struttura mostra le seguenti informazioni: Paese di residenza Presenze al giorno precedente Arrivi nella data selezionata Partenze nella data selezionata Presenti nella notte Il link attivabile Informazioni aggiuntive per specificare ulteriori dati anagrafici degli ospiti in arrivo 5.1 Inserire un movimento Attraverso il pannello Aggiungi è possibile inserire gli arrivi ed i presenti della notte. Documento di proprietà di LAit S.p.A 12
13 La provenienza è il primo campo che occorre compilare digitando il paese di residenza degli ospiti in arrivo. Digitando le prime 2 lettere del paese il sistema fornirà l elenco filtrato dei soli paesi che iniziano allo stesso modo permettendone la selezione. Una volta selezionato un paese, e questo non è ancora presente nell elenco, si potranno inserire gli arrivi e i presenti nella notte e successivamente salvarli con il pulsante Salva ( ). Se per il paese selezionato esistono già movimenti allora nel pannello saranno caricati i dati esistenti permettendone la modifica. Documento di proprietà di LAit S.p.A 13
14 Controlli di coerenza effettuati: In fase di modifica di un movimento il sistema effettua una serie di controlli per evitare incongruenze o giacenze negative ed in particolare: non è possibile in fase di modifica inserire partenze in numero superiore alle presenze del giorno precedente. non è possibile in fase di modifica ridurre il numero degli arrivi se ciò comporta ad avere per i giorni successivi una giacenza di presenze negative. non è possibile in fase di modifica aumentare il numero delle partenze se ciò comporta ad avere per i giorni successivi una giacenza di presenze negative. non è possibile inserire o modificare un movimento se l invio giornaliero è stato già effettuato! 5.2 Modificare un movimento Per modificare un movimento cliccare sulla relativa icona Modifica nell elenco Presenti nella struttura oppure sul paese di provenienza per aprire il pannello Modifica : Tale pannello mostrerà gli arrivi, le partenze ed i presenti nella notte inseriti in precedenza per consentirne ulteriori modifiche (solo se l invio giornaliero non è stato ancora effettuato). Documento di proprietà di LAit S.p.A 14
15 Dopo aver modificato i valori cliccare sul pulsante Salva ( ). Controlli di coerenza effettuati: In fase di modifica di un movimento il sistema effettua una serie di controlli per evitare incongruenze o giacenze negative ed in particolare: non è possibile in fase di modifica inserire partenze in numero superiore alle presenze del giorno precedente. non è possibile in fase di modifica ridurre il numero degli arrivi se ciò comporta ad avere per i giorni successivi una giacenza di presenze negative. non è possibile in fase di modifica aumentare il numero delle partenze se ciò comporta ad avere per i giorni successivi una giacenza di presenze negative. non è possibile modificare un movimento se l invio giornaliero è stato già effettuato! 5.3 Eliminare un movimento La cancellazione di un movimento comporta la cancellazione per il giorno selezionato degli arrivi, delle partenze e dei presenti nella notte. Per eliminare un movimento cliccare sulla relativa icona Elimina nell elenco Presenti nella struttura e confermare la cancellazione cliccando sul pulsante Procedi nella finestra di conferma. Controlli di coerenza effettuati: In fase di eliminazione di un movimento il sistema effettua una serie di controlli per evitare incongruenze o giacenze negative ed in particolare: non è possibile eliminare un movimento se ciò portasse ad avere, per i giorni seguenti, una giacenza di presenze negative. non è possibile eliminare un movimento se l invio giornaliero è stato già effettuato! 5.4 Inserire informazioni aggiuntive (dati anagrafici degli ospiti) Ogni volta che si inseriscono degli arrivi è possibile completare, anche se non obbligatorio, i dati anagrafici degli ospiti cliccando sulla relativa icona Informazioni Aggiuntive nell elenco Presenti nella struttura. Documento di proprietà di LAit S.p.A 15
16 La maschera di inserimento mostrerà un pannello in cui inserire, per ogni ospite in arrivo, informazioni anagrafiche, professione e motivo della visita. Cliccando su Salva le informazioni saranno aggiornate. 5.5 Visualizzare i Presenti del giorno Alla destra dell elenco dei movimenti è presente il box Presenti che contiene informazioni relative al giorno selezionato. Le informazioni fornite sono: Totale dei presenti nel giorno selezionato Provenienza distinta per ospiti italiani e stranieri 5.6 Disponibilità giornaliera Alla destra dell elenco dei movimenti è presente il box Disponibilità che contiene informazioni sul numero di camere disponibili, occupate e numero di posti letto disponibili. Documento di proprietà di LAit S.p.A 16
17 Il numero di camere disponibili è in sola lettura e corrisponde al numero definito nel profilo della struttura (Profilo struttura foglio Capacità Numero di camere) per il mese corrente. Per poter procedere al successivo invio dei dati giornalieri è necessario compilare il numero di camere occupate e i posti letto disponibili e cliccare sul pulsante Salva Disponibilità. 5.7 Calendario vista giornaliera Alla sinistra dell elenco dei movimenti è presente il box Calendario che consente, selezionando un giorno, di visualizzare l elenco dei movimenti del giorno selezionato. Anche il box dei Presenti ed il box della Disponibilità saranno aggiornati di conseguenza. 5.8 Importazione file C59 Alla sinistra dell elenco dei movimenti è presente il box File C59 che consente di importare il file generato dal proprio gestionale contenente i dati sui movimenti giornalieri. In questo modo si evita di dover inserire manualmente i dati in procedura. Documento di proprietà di LAit S.p.A 17
18 Attraverso il pulsante si ricerca il (sul proprio hard-disk) il file generato dal proprio gestionale e cliccando sul pulsante Carica i dati saranno importati in procedura (nel portale Osservatorio). Documento di proprietà di LAit S.p.A 18
19 6 Gestione Movimenti mensili A questa pagina si accede cliccando sulla voce di menù. Nella sezione centrale è visibile l elenco delle presenze raggruppate per giorno. Per visualizzare i movimenti avvenuti in un altro mese selezionarlo dal box Calendario presente alla sinistra dell elenco. L elenco Movimenti della struttura del mese selezionalto mostra le seguenti informazioni: Giorno Presenze del giorno Arrivi del giorno Partenze del giorno Presenti nella notte Posti letto Camere Occupate Il link attivabile Dettaglio Giornaliero che rimanda alla vista giornaliera del giorno selezionato. Il link attivabile Presenti nella struttura che visualizza il dettaglio in una finestra separata: Documento di proprietà di LAit S.p.A 19
20 Una colonna dedicata allo stato di invio del modello C59 che può mostrare tre icone differenti: o Dati non inviabili : indica che i dati sulla disponibilità giornaliera non sono stati ancora immessi pertanto occorre, dopo aver selezionato il giorno nella vista giornaliera, salvari i dati relativi nel box Disponibilità mostrato di seguito: o Invia Dati : indica che occorre ancora inviare il dati per il giorno selezionato e per farlo occorre cliccarci sopra. Sussessivamente non sarà più possibile modificare i dati inviati. o Invio Dati Effettuato : indica che l invio è stato già effettuato per il giorno selezionato e quindi che i dati del giorno non possono essere più modificati. 6.1 Invio mensile L operazione di invio mensile occorre farla mensilmente dopo che tutti i movimenti giornalieri sono stati inviati correttamente. Il pulsante Chiudi Mese è visilbile solo se l ultimo del giorno del mese è passato ed è presente in fondo all elenco nella vista mensile. Tale pulsante consentirà l invio dei movimenti del mese corrente e provocherà il congelamento dei dati stessi rendendoli non più modificabili. Documento di proprietà di LAit S.p.A 20
21 6.2 Visualizzare la disponibilità mensile Alla destra dell elenco dei movimenti mensili è presente il box Disponibilità mensile che contiene informazioni relative alla capacità mensile del mese selezionato. Le informazioni fornite sono: Numero di camere Numero di posti letto Numero di bagni Giornate di apertura 6.3 Visualizzare gli arrivi del mese Alla destra dell elenco dei movimenti mensili è presente il box Arrivi del mese che contiene informazioni sugli arrivi e la provenienza del mese selezionato. Le informazioni fornite sono: Numero totale degli arrivi Numero di clienti provenienti dall Italia Numero di clienti provenienti dall estero 6.4 Calendario vista mensile Alla sinistra dell elenco dei movimenti del mese è presente il box Calendario che consente, selezionando il mese e l anno di riferimento, di visualizzare l elenco dei movimenti del mese selezionato. Documento di proprietà di LAit S.p.A 21
22 Anche il box degli Arrivi ed il box della Disponibilità saranno aggiornati di conseguenza. Documento di proprietà di LAit S.p.A 22
23 7 Gestione Profilo Struttura A questa pagina si accede cliccando sulla voce di menù. La pagina è composta da diverse sezioni (fogli) che raggruppano logicamente le informazioni sulla struttura. Sono presenti i seguenti fogli: 1. Anagrafica 2. Classificazione ISTAT 3. Classificazione Regionale 4. Indirizzo 5. Capacità 6. Contatti 7. Portale Web 8. Immagini 9. Codici 10. Cambio Password 7.1 Anagrafica Questo foglio consente la gestione di dati Anagrafici della struttura: Denominazione esercizio, Partita IVA, Codice Fiscale, Ente turistico di appartenenza, Telefono, , Fax, Sito web, software gestionale (eventuale). Per modificare le informazioni presenti cliccare su. Documento di proprietà di LAit S.p.A 23
24 7.2 Classificazione ISTAT Questo foglio consente la gestione della Classificazione ISTAT: Tipo esercizio, Tipologia, Sottotipologia, Autorizzazione e numero di autorizzazione. Per modificare le informazioni presenti cliccare su. 7.3 Classificazione Regionale Questo foglio consente la gestione della Classificazione Regionale: Tipo esercizio, Tipologia e Categoria esercizio. Per modificare le informazioni presenti cliccare su. 7.4 Indirizzo Questo foglio consente la gestione dell Indirizzo della struttura: indirizzo, CAP, provincia, comune, e visualizzazione della mappa. Documento di proprietà di LAit S.p.A 24
25 Dopo aver digitato tutti i campi dell indirizzo cliccare sul pulsante Aggiorna Mappa per visualizzare il punto sulla mappa geografica. Se l indirizzo è errato o non è riconosciuto dal sistema si consiglia di ricercarlo tramite Google Maps e quindi assegnare l indirizzo suggerito. Per modificare le informazioni presenti cliccare su. 7.5 Capacità Questo foglio consente la Gestione della capacità ricettiva della struttura: Camere, Posti letto, Bagni (come da dichiarazione annuale) e numero di camere, numero di posti letto, numero di bagni, numero di giornate di apertura effettivamente disponibili nel mese. Per modificare le informazioni presenti cliccare su. Documento di proprietà di LAit S.p.A 25
26 7.6 Contatti Questo foglio consente la Gestione dei contatti della struttura: cognome, nome, posizione occupata, telefono, fax, . Per modificare le informazioni presenti cliccare su. 7.7 Portale Web Questo foglio consente la gestione delle informazioni sul portale: attrezzature, descrizione struttura, carte di credito ammesse, prezzi. Per modificare le informazioni presenti cliccare su. 7.8 Immagini Questo foglio consente la gestione delle immagini sul portale. Dopo aver selezionato un immagine cliccando sul pulsante Sfoglia, cliccare su Carica Immagine per salvarla i base dati. Documento di proprietà di LAit S.p.A 26
27 7.9 Codici Questo foglio consente la visualizzazione dei codici della struttura Cambio Password Questo foglio consente la gestione della propria password di accesso all Osservatorio. Occorre digitare la vecchia password e due volte la nuova password scelta per assicurarsi che non sia stata digitata erroneamente. Per modificare le informazioni sulla password cliccare su. Documento di proprietà di LAit S.p.A 27
28 8 Statistiche A questa pagina si accede cliccando sulla voce di menù. Tramite il pannello presente sula sinistra è possibile scegliere il tipo di statistica desiderata per l anno e mese selezionato. Le statistiche disponibili sono le seguenti: 1. Media Giornaliera 2. Persone nel mese 3. Stranieri nel mese 4. Occupazione camere 8.1 Media Giornaliera Selezionando questa voce sarà generato il grafico a barre Media giornaliera delle persone presenti per il mese selezionato, ed avvicinandosi con il mouse a determinate aree potranno essere visualizzate informazioni aggiuntive, ad. es. la media esatta per provenienza, come nella figura seguente: Documento di proprietà di LAit S.p.A 28
29 8.2 Persone nel mese Selezionando questa voce sarà generato il grafico a linea Persone nel mese indicante il numero delle persone presenti giornalmente nella struttura. Le presenze italiane o straniere vengono rappresentate da due linee distinte. Avvicinandosi con il mouse a determinati punti potranno essere visualizzate informazioni aggiuntive, ad es. il numero esatto degli italiani, come nella figura seguente: Documento di proprietà di LAit S.p.A 29
30 8.3 Stranieri nel mese Selezionando questa voce sarà generato il grafico a linea Stranieri nel mese indicante il numero degli stranieri presenti giornalmente nella struttura. Per ogni provenienza vengono rappresentate tante linee distinte. Avvicinandosi con il mouse a determinati punti potranno essere visualizzate informazioni aggiuntive, ad es. il numero esatto dei francesi presenti in un determinato giorno, come nella figura seguente: Documento di proprietà di LAit S.p.A 30
31 8.4 Occupazione camere Selezionando questa voce sarà generato il grafico camere occupate nel mese indicante il numero delle camere occupate mediamente nel mese nella struttura come nella figura seguente: Documento di proprietà di LAit S.p.A 31
32 Documento di proprietà di LAit S.p.A 32
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