Direttiva di Gruppo della voestalpine AG. Condotta Aziendale.

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1 Direttiva di Gruppo della voestalpine AG Condotta Aziendale 1

2 Direttiva di Gruppo della voestalpine AG Condotta Aziendale La presente Direttiva di Gruppo Condotta Aziendale integra e concretizza il Codice di Condotta (Code of Conduct) della voestalpine AG e costituisce dunque uno strumento coadiuvante per l applicazione delle norme di comportamento stabilite nel Codice di Condotta in relazione ai temi Corruzione/Offerta di denaro/accettazione di omaggi Conflitti d interesse Analogamente al Codice di Condotta della voestalpine AG, la presente Direttiva di Gruppo si applica a tutti i dirigenti e dipendenti (qui di seguito denominati per brevità dipendenti del Gruppo voestalpine. 02

3 I) Corruzione/Offerta di denaro/ Accettazione di omaggi Il capitolo 6 del Codice di Condotta recita: A tutti i dipendenti è severamente vietato offrire o accettare compensi, direttamente o indirettamente, qualora ciò abbia come obbiettivo quello di influenzare illecitamente transazioni commerciali, o qualora ciò rischi anche solo semplicemente di dare una simile impressione. Fanno eccezione solamente omaggi di valore ridotto e la consueta ospitalità d uso nel quadro di rapporti d affari. Ogni altro omaggio deve essere rifiutato o restituito, e la circostanza dev essere comunicata ai superiori. L offerta o l accettazione di denaro o di riduzioni presentanti un valore monetario non è in nessun caso ammissibile. In ogni caso, vanno prese in considerazione le normative e le usanze specifiche di ogni singolo Paese. Il capitolo 6 proibisce ai dipendenti del Gruppo voestalpine sia l offerta e la concessione di compensi (corruzione attiva) che la richiesta e l accettazione di compensi (corruzione passiva), qualora ciò abbia come obbiettivo quello di influenzare illecitamente transazioni commerciali, o qualora ciò rischi anche solo semplicemente di dare una simile impressione. 1) Offerta e concessione di compensi (corruzione attiva; offerta di denaro) In connessione con le attività professionali è fatto divieto di offrire, promettere o garantire compensi personali a funzionari della propria nazione o di un Paese straniero o a dipendenti o rappresentanti di imprese della propria nazione o di un Paese estero, con l obbiettivo di influenzare decisioni o di ottenere un vantaggio iniquo. Omaggi di dipendenti del Gruppo voestalpine a dipendenti del Gruppo voestalpine sono in generale vietati, qualora i costi relativi siano a carico dell impresa. Inoltre è vietato concedere pagamenti in denaro o altri compensi indirettamente (per esempio ad un consulente, rappresentante commerciale, mediatore o altri terzi) qualora le circostanze suggeriscano che questi pagamenti e compensi, interamente o parzialmente, indirettamente o direttamente, verranno trasmessi ad un funzionario o ad un dipendente o rappresentante di un impresa, con l obbiettivo di influenzare decisioni o di ottenere un vantaggio iniquo. 03

4 I dipendenti responsabili dell assegnazione di incarichi a consulenti, rappresentanti commerciali, partner commerciali o altri terzi sono tenuti ad assicurare che questi terzi conoscano e rispettino le presenti normative anticorruzione del Gruppo voestalpine, e a controllare le qualificazioni e la reputazione di questi terzi. A questo proposito, si rimanda alle normative del Gruppo voestalpine riguardanti i mediatori commerciali ed i consulenti. a) Inviti al ristorante e manifestazioni, omaggi ed altri compensi Inviti (per esempio inviti al ristorante, a manifestazioni sportive o culturali, cibi e bevande in occasione di manifestazioni, o l assunzione di spese di viaggio personali), regali ed altri compensi personali per dipendenti o rappresentanti di partner commerciali o di potenziali partner commerciali, indifferentemente dal fatto che questi partner siano imprese o istituzioni, sono ammissibili solamente se il loro valore totale e le circostanze concrete non suscitano l impressione che ci si aspetti dal beneficiario un certo comportamento come contropartita. Ciò dipende dalle circostanze concrete del singolo caso, ed in particolare dai seguenti fattori: Qual è il valore dell omaggio/invito Qual è la frequenza con la quale vengono offerti omaggi/inviti Qual è la posizione del beneficiario all interno della propria impresa Se le consuetudini sociali rendono consigliabile o persino obbligatorio offrire l omaggio/invito (per esempio, un mazzo di fiori in occasione di un invito) Gli omaggi/inviti non devono mai essere consegnati di nascosto. Gli inviti o i regali devono essere sempre spediti all indirizzo professionale ufficiale del beneficiario, mai all indirizzo privato. I principi summenzionati valgono anche per omaggi/inviti a congiunti di dipendenti o rappresentanti di un altra impresa. In questa Direttiva di Gruppo, con congiunti si intendono coniugi o compagni, genitori, fratelli e figli o altre persone che vivano da almeno un anno con la persona in questione. In nessun caso è ammesso donare denaro in contanti o equivalenti (per esempio buoni d acquisto). Alcuni Paesi ed imprese vietano in toto ai propri dipendenti o rappresentanti di accettare inviti o omaggi. Altri Paesi ed imprese prevedono delle soglie limite per gli inviti/omaggi che dipendenti e rappresentanti hanno la possibilità di accettare. Prima di estendere un invito o consegnare un omaggio, bisogna assicurarsi che il destinatario abbia la facoltà di accettare l invito o l omaggio. b) Inviti a viaggi d affari È ammesso estendere inviti a viaggi d affari a partner commerciali o potenziali partner commerciali esclusivamente per visite ad aziende e nel quadro di conferenze settoriali organizzate dalla voestalpine, ed in linea di principio è possibile assumersi solo i costi di permanenza (pernottamento, pasti), ma non i costi di trasferimento del partner commerciale. Assumersi i costi di trasferimento è permesso solo in casi eccezionali e motivati, previa approvazione del superiore competente. Per l assunzione dei costi di voci nel programma di viaggi d affari non legate alla visita ad aziende o alla partecipazione ad una conferenza settoriale (per esempio manifestazioni d intrattenimento o visite turistiche) valgono i principi delineati alla lettera a). c) Donazioni, sponsorizzazioni e contributi politici Le donazioni e le sponsorizzazioni non possono essere utilizzate per aggirare altre norme del Codice di Condotta della voestalpine AG. La concessione di donazioni e sponsorizzazioni è di competenza esclusiva della dirigenza delle Società del Gruppo. 04

5 Donazioni Con donazioni si intendono contributi finanziari o di altra natura concessi a terzi senza attendersi una contropartita. Come membro responsabile della Società, la voestalpine effettua donazioni in denaro ed in natura a vantaggio di educazione e scienza, arte, cultura e necessità sociali, principalmente nell ambiente delle imprese facenti parte del Gruppo voestalpine. La partecipazione di Società del Gruppo a organizzazioni o associazioni non legate alle rispettive attività aziendali va inserita anch essa nell ambito delle donazioni. Per la concessione di donazioni valgono le regole seguenti: Richieste di donazioni da parte di singole persone vanno in linea di principio rifiutate I versamenti su conti privati non sono ammessi Al momento della concessione di donazioni bisogna fare attenzione a che gli obbiettivi dei beneficiari siano in armonia con i valori voestalpine. In nessun caso è ammesso concedere contributi ad organizzazioni con dubbia reputazione o integrità La donazione dev essere trasparente. Il beneficiario della donazione e l utilizzazione concreta della stessa da parte del beneficiario devono essere conosciuti. Dev essere in qualsiasi momento possibile un rendiconto pubblico delle motivazioni della donazione e del suo utilizzo conforme all obbiettivo dichiarato. Il beneficiario dev essere tenuto a fornire su richiesta le prove dell impiego conforme all obbiettivo della donazione ricevuta. Dev essere garantita alla voestalpine la possibilità di rendere pubblica la donazione Se possibile, la donazione dev essere deducibile dalle tasse 05

6 Sponsorizzazioni Con sponsorizzazioni si intende qualsiasi contributo della voestalpine sotto forma di denaro, beni, prestazioni o know-how (per esempio progettazione, organizzazione e realizzazione) per una manifestazione organizzata da terzi, o per altri scopi/attività di terzi, quando come contropartita si presenta la possibilità di reclamizzare il marchio voestalpine o altri marchi appartenenti alla voestalpine, per esempio tramite l utilizzo del logo voestalpine, la menzione del nome voestalpine in annunci o tramite la partecipazione di un dipendente voestalpine come conferenziere o oratore in una tavola rotonda. Tutte le attività di sponsorizzazione devono essere trasparenti e definite in modo contrattuale, ed essere proporzionate alla contropartita offerta dal terzo. Non sono ammesse le sponsorizzazioni a manifestazioni che potrebbero danneggiare la reputazione della voestalpine. Qualunque sponsorizzazione per attività sportive professionistiche da parte di Società del Gruppo deve essere decretata dalla dirigenza della voestalpine AG. Contributi politici La voestalpine non concede nessun contributo politico (donazioni a politici o partiti politici, organizzazioni vicine a partiti o movimenti politici). Le donazioni non possono verificarsi neppure attraverso media appartenenti a partiti o ad organizzazione vicine a partiti, per esempio sotto forma di contributi per le spese di stampa, inserzioni o altri tipi di pubblicità. Resta ammissibile un sostegno a giornali o altri media appartenenti a consigli aziendali, ma non a media appartenenti a frazioni del consiglio aziendale. d) Pagamenti incentivanti/facilitation payment I pagamenti incentivanti sono versamenti di importo ridotto aventi come obbiettivo quello di accelerare il trattamento di pratiche ufficiali alle quali chi effettua il pagamento ha diritto (per esempio lo sdoganamento di merci importate legalmente). Simili pagamenti sono illegali nella maggior parte delle Nazioni e dei casi e non devono essere effettuati. 06

7 2) Richiesta ed accettazione di compensi (corruzione passiva) I dipendenti non possono richiedere, lasciarsi promettere o accettare alcun compenso per sé o per altri da parte di partner commerciali o potenziali partner commerciali, qualora il partner commerciale si aspetti un determinato comportamento come ricompensa, o anche qualora sia possibile dare l impressione che sia atteso un determinato comportamento da parte del dipendente coinvolto. Questo vale anche nel caso in cui questo comportamento non ha alcun impatto sulle decisioni commerciali relative al partner commerciale. In particolare, i dipendenti voestalpine non possono richiedere, lasciarsi promettere o accettare alcun compenso da fornitori come contropartita per l assegnazione di incarichi o per altri comportamenti utili ai fornitori (per esempio il tralasciare di avvalersi del diritto al risarcimento danni nei confronti di un fornitore a causa della consegna di prodotti difettosi). a) Inviti al ristorante ed a manifestazioni, omaggi ed altri compensi I dipendenti possono accettare inviti o omaggi personali (per esempio inviti al ristorante, a manifestazioni sportive o culturali, regali sponsorizzazioni di manifestazioni) solo se ciò non dà l impressione che ci si aspetti da loro una contropartita. In particolare questo può verificarsi quando nel futuro immediato un dipendente deve prendere una decisione significativa per chi estende l omaggio o l invito. Il fatto che si susciti o no una simile impressione dipende dalle circostanze concrete di ogni singolo caso, in particolare dai seguenti fattori: Valore dell omaggio/invito Frequenza con la quale vengono concessi omaggi/inviti Posizione del beneficiario all interno del Gruppo voestalpine Consuetudini sociali (per esempio omaggi di valore ridotto in occasione delle feste di Natale) Gli omaggi/inviti non devono mai essere accettati di nascosto. I dipendenti non possono accettare alcun omaggio spedito al proprio indirizzo privato o a congiunti. Anche per quanto riguarda gli inviti e gli omaggi rivolti ai congiunti di dipendenti voestalpine valgono le normative sopra delineate. In nessun caso è ammesso accettare denaro in contanti o equivalenti (per esempio buoni d acquisto). b) Inviti a viaggi d affari È ammesso accettare inviti a viaggi d affari esclusivamente per visite ad aziende e partecipazione a conferenze presso partner commerciali o potenziali partner commerciali, previa appreviazione da parte del superiore competente. Il superiore deve prendere la decisione basandosi sull ordine del giorno presentato dal dipendente e sull utilità per l azienda di una tale partecipazione. In caso di approvazione, i costi di viaggio e pernottamento sono a carico del datore di lavoro. 3) Omaggi ed inviti all interno del Gruppo Gli omaggi e gli inviti di dipendenti del Gruppo voestalpine ad altri dipendenti del Gruppo voestalpine sono in generale vietati, se i costi relativi sono a carico dell azienda. 07

8 II) Conflitti d interesse Il capitolo 8 del Codice di Condotta recita: Nel quadro delle attività lavorative è possibile che i dipendenti si trovino in situazioni in cui i propri interessi personali o professionali entrano in conflitto o presentano la potenzialità di entrare i conflitto con gli interessi del Gruppo. In tali circostanze il Gruppo voestalpine richiede ai propri dipendenti di agire esclusivamente nell interesse del Gruppo. Dato che non è sempre possibile escludere simili conflitti d interesse, il Gruppo voestalpine esige dai propri dipendenti che affrontino queste situazioni nel modo più trasparente. Ciascun dipendente è tenuto a comunicare immediatamente, spontaneamente e nei dettagli ai propri superiori l esistenza di conflitti d interesse, conclamati o potenziali, o la possibilità che possa crearsi anche soltanto l impressione che esistano conflitti d interesse, e richiedere una speciale approvazione. In particolare, conflitti d interesse possono verificarsi in connessione con i seguenti aspetti: Attività secondarie possono essere in contrapposizione o portare ad un conflitto d interessi con i doveri all interno del Gruppo voestalpine, e dunque richiedono in ogni caso la previa approvazione scritta da parte dei superiori, ed una comunicazione all ufficio personale competente. Ciò vale anche per la collaborazione a consigli di vigilanza o comitati in Società esterne al Gruppo. Un impegno d affari presso concorrenti o partner commerciali del Gruppo voestalpine, in particolare clienti o fornitori (con l eccezione di partecipazioni di entità ridotta in Società quotate in borsa, nella misura in cui queste corrispondano ad una normale amministrazione patrimoniale) non è ammissibile. In caso questi impegni riguardino dei congiunti di dipendenti voestalpine, la circostanza deve essere comunicata in modo documentabile ai rispettivi superiori. Con congiunti si intendono coniugi o compagni, genitori, fratelli e figli dei dipendenti o altre persone che vivano da almeno un anno con i dipendenti voestalpine. Allo stesso modo, prima dell inizio dei negoziati contrattuali per transazioni con partner commerciali del Gruppo voestalpine va effettuata una segnalazione se tra le persone direttamente coinvolte nei negoziati o comunque investite di potere decisionale presso il partner commerciale figurano parenti stretti di dipendenti voestalpine. Conflitti d interesse possono sorgere anche a causa di rapporti di parentela tra dipendenti appartenenti allo sesso reparto. Tali rapporti di parentela vanno dunque comunicati ai superiori. 08

9 1) Attività secondarie Le attività secondarie dietro compenso richiedono la previa comunicazione scritta ai superiori, e devono essere da questi approvate per iscritto. I superiori possono concedere l approvazione solo nel caso in cui l impegno temporale richiesto non influenzi lo svolgimento dei compiti del dipendente all interno della voestalpine, e l attività secondaria non si contrapponga in alcun modo agli interessi della voestalpine. I superiori devono prendere la decisione in accordo con l ufficio personale competente, e documentarla in modo appropriato includendo anche le motivazioni alla sua base. Precluse in ogni caso e dunque non approvabili sono le seguenti attività secondarie: Attività secondarie presso un concorrente Attività secondarie presso un fornitore Attività secondarie presso un cliente Precluse sono anche le attività come partner contrattuale indipendente o consulente diretto o indiretto presso concorrenti, clienti o fornitori. L assunzione di una carica in consigli di vigilanza o comitati in Società esterne al Gruppo necessita, sia che preveda un compenso sia che non lo preveda, l approvazione scritta da parte dei superiori. L approvazione dell assunzione di una carica in una Società esterna al Gruppo è superflua solamente nel caso in cui questa carica venga assunta su mandato di una Società del Gruppo voestalpine. Le attività di volontariato vanno comunicate ai superiori solamente quando queste hanno un impatto sulle prestazioni lavorative; lo stesso vale per attività secondarie che prevedono un compenso ma vengono esercitate solo occasionalmente (per esempio attività come scrittori o conferenzieri). 2) Impegno economico presso concorrenti, fornitori o clienti A causa della partecipazione ad un impresa terza, per il dipendente coinvolto possono sorgere conflitti tra gli interessi della voestalpine e gli interessi dell impresa terza. Per evitare simili conflitti di interesse, vanno osservate le seguenti norme: Non è ammessa alcuna partecipazione diretta o indiretta dei dipendenti voestalpine all attività di un concorrente o partner commerciale, in particolare se si tratta di fornitori o clienti. Una partecipazione diretta o indiretta di congiunti di un dipendente voestalpine alle attività di un concorrente, fornitore o cliente va comunicata per iscritto dal dipendente stesso, qualora ne sia a conoscenza, ai superiori ed all ufficio personale responsabile. Esenti da queste normative sono partecipazioni di entità ridotta in Società quotate in borsa, nella misura in cui queste corrispondano ad una normale amministrazione patrimoniale. 09

10 3) Occupazione di congiunti presso la voestalpine In linea di principio, nulla si oppone all occupazione all interno del Gruppo voestalpine di congiunti di dipendenti voestalpine, anche nella stessa Società appartenente al Gruppo voestalpine, a meno che non si presenti il rischio di conflitti d interesse. I rapporti di parentela di dipendenti appartenenti allo stesso reparto vanno comunicati ai superiori. Per evitare ogni tipo di conflitti d interesse, in linea di principio va evitato che dei congiunti facciano parte della stessa catena di comando. Se necessario, bisognerà procedere a delle riallocazioni interne. Le eccezioni necessitano di previa approviazione da parte dei superiori, che dovranno prendere la decisione in accordo con l ufficio personale competente, e documentarla in modo appropriato includendo anche le motivazioni alla sua base. 10

11 4) Occupazione di congiunti di dipendenti voestalpine presso clienti, fornitori o concorrenti Naturalmente i congiunti di dipendenti voestalpine sono liberi di lavorare presso clienti, fornitori o concorrenti della voestalpine. Tuttavia nell interesse della voestalpine va assicurato che gli interessi della voestalpine non vengano danneggiati da questa situazione. In particolare ciò si può verificare tramite La trasmissione di informazioni riservate Un influsso generale sull obbiettività delle decisioni I dipendenti della voestalpine sono dunque tenuti a garantire nelle modalità più appropriate che l attività dei congiunti presso clienti, fornitori o concorrenti non abbia alcuna influenza sul proprio obbligo di lealtà verso la voestalpine e sugli interessi della voestalpine in generale. I dipendenti devono evitare di essere coinvolti e di influenzare i rapporti d affari in cui siano attivi congiunti appartenenti ad altre imprese (per esempio assegnazione di incarichi e relativi negoziati, approvazione di fatture). Qualora il coinvolgimento in simili decisioni non possa essere evitato, i dipendenti voestalpine devono segnalare la situazione per iscritto e tempestivamente (per esempio prima dell inizio delle trattative contrattuali) ai propri superiori. 5) Acquisto privato di merci e servizi da clienti o fornitori Se i dipendenti voestalpine richiedono merci o servizi per scopi privati a fornitori o clienti, sono tenuti a pagare il normale prezzo di mercato. È concesso avvalersi di sconti ed altre riduzioni offerte da clienti o fornitori solamente nel caso in cui queste siano estese a tutti i dipendenti della rispettiva Società appartenente al Gruppo voestalpine. La presente direttiva è in vigore dal 26 Settembre 2012, revisionata nell`ottobre Il Consiglio d Amministrazione della voestalpine AG 11

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