Manuale prodotto GFI. Guida di valutazione di GFI MailArchiver

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1 Manuale prodotto GFI Guida di valutazione di GFI MailArchiver

2 Le informazioni e il contenuto del presente documento vengono forniti esclusivamente a scopi informativi e come sono, senza garanzia di alcun tipo, sia espressa che implicita, ivi incluse, in via esemplificativa, tutte le garanzie implicite di commerciabilità, idoneità a soddisfare uno scopo particolare e non violazione dei diritti altrui. GFI Software non sarà ritenuta responsabile di nessun danno, inclusi danni consequenziali, che possano derivare dall uso del presente documento. Le informazioni sono state ottenute da fonti pubblicamente disponibili. Nonostante siano stati compiuti sforzi ragionevoli al fine di garantire la precisione dei dati forniti, GFI non garantisce, promette né tantomeno assicura la completezza, la precisione, l aggiornamento o l adeguatezza di tali dati e non sarà ritenuta responsabile di errori di stampa. GFI non fornisce garanzie, né espresse né implicite e non si assume la responsabilità legale della precisione o della completezza delle informazioni contenute nel presente documento. Se si ritiene che vi siano errori effettivi nel presente documento, contattarci. Provvederemo a risolvere la cosa quanto prima. Tutti i nomi di prodotti e società riportati possono essere marchi registrati dei rispettivi proprietari. Microsoft e Windows sono marchi registrati o marchi commerciali di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e in altri paesi. GFI MailArchiver è un copyright di GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Tutti i diritti riservati. Versione documento: Ultimo aggiornamento (mese/giorno/anno): 11/8/2012

3 Sommario 1 Introduzione Informazioni su GFI MailArchiver Perché archiviare la posta? Consigli relativi alla prova 4 2 Fasi di prova Fase 1: implementazione iniziale Installazione e configurazione iniziale Fase 2: criteri organizzativi Controllo di accesso Criteri di conservazione Distribuzione del connettore Outlook Accesso remoto Operazioni con GFI MailArchiver Fase 3: massimizzare i benefici per il business Configurazione dei rapporti MailInsights 11 3 Sintesi 13

4 1 Introduzione Congratulazioni per aver scaricato la versione di prova di 30 giorni di GFI MailArchiver. Mancano solo pochi passi per usufruire di una soluzione completa per l archiviazione e gestione della posta e per tutte le necessità di conformità. Durante la versione di prova, si riceveranno messaggi di posta che consentiranno di ottenere il meglio da GFI MailArchiver a seconda delle esigenze della propria organizzazione, con collegamenti utili sia informativi che per contattarci. La presente guida aiuterà inoltre l utente a ottenere il massimo dalla versione di prova di GFI MailArchiver fin dall inizio. Delineiamo i vantaggi dell archiviazione della posta, consigliamo come configurare il software e aiutiamo a comprendere l utilizzo delle varie funzionalità allo scopo di ottenere vantaggi immediati per l azienda. 1.1 Informazioni su GFI MailArchiver GFI MailArchiver è una soluzione per l'archiviazione della posta elettronica efficace e facile da utilizzare che consente di archiviare tutti i messaggi interni ed esterni in un magazzino archivio centrale. L interfaccia di GFI MailArchiver basata sul Web permette di gestire in modo semplice gli archivi di posta elettronica e consente agli utenti autorizzati di sfogliare e cercare i messaggi di posta archiviati. 1.2 Perché archiviare la posta? La posta rappresenta probabilmente la fonte di informazioni più grande e cruciale di un azienda, l archiviazione la tiene al sicuro, organizzata e accessibile in qualsiasi momento. Eseguendo l offloading della posta da Microsoft Exchange, è possibile ottenere un elaborazione della posta più rapida e ridurre i tempi di backup e ripristino. Eliminare le problematiche associate alla gestione dei file PST. Assegnare agli utenti una cassetta postale praticamente illimitata pur mantenendo le quote e fornire un facile accesso ai vecchi messaggi in qualsiasi momento. Ridurre i costi di archiviazione della posta e tenere traccia della cronologia della posta evitando l archiviazione poco efficiente dei messaggi e degli allegati all interno di file PST o Microsoft Exchange. L archiviazione consente di disporre di una singola copia compressa di ciascun messaggio in un archivio centrale. Evitare finalmente le responsabilità giuridiche e soddisfare i requisiti di conformità ed e-discovery mantenendo un archivio centralizzato, sicuro e con funzionalità di ricerca complete di tutti i messaggi di posta, allegati inclusi. Prendere decisioni aziendali più intelligenti eseguendo il mining e l analisi dei dati memorizzati nella posta. Ad esempio, creando rapporti sulla cronologia della posta, è possibile ridurre il rischio legale, rilevare la perdita di dati e risolvere le problematiche di risorse umane monitorando al contempo la posta dell azienda alla ricerca di perdite di dati e comportamenti inappropriati. 1.3 Consigli relativi alla prova Anche se si potrebbe voler eseguire l implementazione di GFI MailArchiver nell intera infrastruttura della posta sin dall inizio della prova, è consigliabile prendere prima familiarità con il prodotto, con i relativi requisiti di capacità di archiviazione e con l hardware adeguato per il flusso della posta e i criteri di conservazione della posta.

5 Per assicurare la buona riuscita della prova, attenersi alle linee guida sottostanti: CONSIGLIO Esecuzione della prova sugli utenti Macchine virtuali Conoscenza del flusso di posta elettronica DESCRIZIONE Iniziare con l implementazione di GFI MailArchiver a un numero selezionato di utenti. GFI MailArchiver supporta Active Directory così è possibile aggiungere gruppi interi con la stessa facilità dei singoli individui. GFI MailArchiver è completamente trasparente per gli utenti, quindi non vi sarà alcuna interruzione del lavoro. GFI MailArchiver utilizza l inserimento nel journal per recuperare i messaggi di posta elettronica da Microsoft Exchange. Ciò richiede modifiche minime all ambiente e non comporta rischi all infrastruttura della posta. GFI MailArchiver funziona molto bene in un ambiente con macchine virtuali e risorse adeguate. Non è necessario installare la versione di prova di GFI MailArchiver su Microsoft SBS o Exchange server. L installazione di GFI MailArchiver in una macchina virtuale è una soluzione rapida alla valutazione del prodotto. Sarà necessario assegnare risorse hardware e di archiviazione adeguate per assicurare che GFI MailArchiver possa gestire il flusso della posta dell azienda (il volume della posta inviata e ricevuta). GFI MailArchiver è stato progettato per essere il meno invasivo possibile e richiede cambiamenti minimi all infrastruttura della posta esistente, rendendolo sia facile da valutare che da rimuovere, una volta scaduta la prova.

6 2 Fasi di prova Si consiglia di valutare GFI MailArchiver in tre fasi: FASE Fase 1: implementazione iniziale Fase 2: impostazione criteri Fase 3: massimizzare i benefici per il business DESCRIZIONE Configurare GFI MailArchiver e iniziare l archiviazione della posta. Una volta che GFI MailArchiver è operativo, è possibile iniziare a personalizzarlo per soddisfare i criteri organizzativi e facilitare la gestione delle cassette postali. L archiviazione non è soltanto la procedura di memorizzazione della posta. È possibile sfruttare i dati memorizzati nella posta per prendere decisioni aziendali più intelligenti. 2.1 Fase 1: implementazione iniziale GFI MailArchiver è facile da configurare e installare, le modifiche da apportare all infrastruttura di posta esistente sono davvero minime. L unica informazione necessaria prima di iniziare l utilizzo del programma è il numero giornaliero di messaggi che si prevede di archiviare. Questa informazione viene utilizzata per determinare l hardware e il software necessario. Ulteriori dettagli sui requisiti suggeriti sono elencati nella Guida dell amministratore di GFI MailArchiver disponibile qui Installazione e configurazione iniziale La corretta installazione di GFI MailArchiver è cruciale per ottenere il meglio dalla versione di prova. Per eseguire l installazione di GFI MailArchiver: 1. Determinare i requisiti hardware e software e assicurarsi che siano soddisfatti come indicato in GFI MailArchiverGuida dell amministratore. 2. Installare GFI MailArchiver. L installazione può essere effettuata su Microsoft Exchange o sullo stesso server SBS, su un server separato o su una macchina virtuale. Per la versione di prova di GFI MailArchiver, consigliamo l utilizzo di una macchina virtuale. 3. Configurare l archivio di posta elettronica. GFI MailArchiver 2012 gestisce i Magazzini archivi al posto dell utente. Ad esempio, alla ricezione di nuovi messaggi, i nuovi Magazzini archivi vengono creati automaticamente. Se il Magazzino archivio è pieno, ne verrà creato automaticamente uno nuovo. 4. Configurare la modalità di creazione di nuovi magazzini archivi. Attenersi alla semplice procedura guidata per definire il tipo di database che GFI MailArchiver utilizzerà per la configurazione dei nuovi magazzini archivi. Se si prevede soltanto di valutare il prodotto, consigliamo di scegliere il database GFI MailArchiver. Nella maggioranza delle opzioni di distribuzione del mondo reale, tuttavia, si consiglia Microsoft SQL Server Express. 5. Configurare Microsoft Exchange. A seconda dell ambiente di posta in uso, GFI MailArchiver potrebbe essere in grado di configurare automaticamente Microsoft Exchange al posto dell utente come parte della procedura guidata di post-installazione. 6. Selezionare gli account di prova per l archiviazione. 7. Rivedere il dashboard di GFI MailArchiver per visualizzare una panoramica della configurazione. Da qui è possibile controllare i magazzini archivi singoli per confermare che il messaggio è stato effettivamente archiviato.

7 Per ulteriori dettagli sull installazione e configurazione di GFI MailArchiver, consultare Guida dell amministratore disponibile per il download al seguente indirizzo: Il nostro team di supporto è sempre pronto ad aiutare per qualsiasi problema riscontrato o a rispondere a qualsiasi domanda relativa all installazione e utilizzo del prodotto: Fase 2: criteri organizzativi Adesso GFI MailArchiver è stato configurato ed ha iniziato l archiviazione della posta per gli utenti selezionati. A questo punto è possibile iniziare a creare le regole di accesso degli utenti e i criteri di archiviazione per soddisfare le proprie esigenze Controllo di accesso L accesso degli utenti alle cassette postali archiviate può essere configurato in linea con le impostazioni organizzative in vigore. La pagina Controllo di accesso, accessibile dalla scheda Configuration, consente di configurare gli utenti o gruppi di Active Directory (AD) che dispongono di accesso alle cassette postali. Schermata 1: Pagina Controllo di accesso Segue un esempio che è possibile sperimentare:

8 È possibile iniziare fornendo a un utente l accesso alla cassetta postale di un altro utente. Questa situazione è comune, ad esempio come l assegnazione di una cassetta postale di un ex dipendente a un altro dipendente. Per configurare questo accesso: 1. Accedere a Configuration > Controllo di accesso 2. Fare clic su Configurazione del controllo accesso utente e inserire il nome utente di Active Directory (AD) dell utente a cui sarà fornito l accesso e quindi indicare la cassetta postale dell utente di AD a cui verrà eseguito l accesso. 3. Per confermare che l accesso è stato concesso, accedere a GFI MailArchiver come quell utente e nella scheda Archivio, aggiungere la cassetta postale dell altro utente dal campo Cerca cassetta postale da aggiungere. Similmente, GFI MailArchiver può essere configurato per fornire a un manager l accesso alle cassette postali di un intero gruppo o reparto Criteri di conservazione I criteri di conservazione possono essere utilizzati per facilitare il controllo dei costi di archiviazione. Sono inoltre degli strumenti importanti per aiutare l organizzazione a risultare conforme alle leggi e ai regolamenti di protezione dei dati e di conservazione dei dati. I criteri di conservazione possono essere impostati sulla base di una serie di criteri diversi, tra cui data del messaggio, mittente, destinatario, contenuto del messaggio e tipo di allegato. GFI MailArchiver offre anche la cosiddetta Conservazione a fini giudiziari, che assicura che nessun messaggio sia eliminato per il periodo della conservazione, qualora si riveli necessario il recupero di messaggi Distribuzione del connettore Outlook Una delle motivazioni principali per l individuazione di una soluzione di archiviazione della posta è la necessità di eliminare i file PST ma di assicurare al contempo che gli utenti possano accedere ai messaggi vecchi. GFI MailArchiver risolve questo problema fornendo agli utenti l accesso ai loro messaggi archiviati direttamente da un interfaccia web o da Microsoft Outlook tramite GFI MailArchiver Outlook Connector. Durante il periodo di prova, è possibile distribuire GFI MailArchiver Outlook Connectoragli utenti di prova selezionati tramite procedura manuale, criterio di gruppo o uno strumento di distribuzione di terze parti, come ad esempio GFI LanGuard.

9 Schermata 2: Scheda Outlook Connector Una volta distribuito GFI MailArchiver Outlook Connector, i messaggi archiviati saranno chiaramente visibili all interno di Outlook e sembreranno esattamente come un altra cassetta postale o cartella, dunque vi sarà scarsa necessità di una formazione dell utente finale, una volta che si è pienamente operativi. Dopo l installazione di GFI MailArchiver Outlook Connector, gli utenti possono visualizzare i messaggi archiviati fino al periodo configurato. I messaggi archiviati possono essere aperti, è possibile rispondervi e trascinarli nella cassetta postale, proprio come qualsiasi altro messaggio normale Accesso remoto GFI MailArchiver offre agli utenti tre modalità per l accesso ai messaggi archiviati: L interfaccia utente web (UI) di GFI MailArchiver, accessibile da qualsiasi browser moderno GFI MailArchiver Outlook Connector per l integrazione nativa con Outlook Da qualsiasi client/dispositivo con IMAP abilitato. Per poter utilizzare questa funzione, il server IMAP deve essere abilitato tramite la pagina di configurazione di GFI MailArchiver.

10 Tutti i metodi consentono l accesso sia agli utenti della rete interna che a quelli all esterno del firewall. Per gli utenti interni: l URL all interfaccia utente web di GFI MailArchiver deve essere pubblicato e accessibile da qualsiasi indirizzo IP di rete interno. GFI MailArchiver Outlook Connector deve essere distribuito nei desktop degli utenti dove è installato Microsoft Outlook. Per le connessioni IMAP, l utente può configurare il client IMAP controllando la pagina di accesso del client di posta dall interfaccia utente web di GFI MailArchiver, quindi attenersi alle istruzioni su schermo. Affinché gli utenti esterni possano accedere all interfaccia utente di GFI MailArchiver, a GFI MailArchiver Outlook Connector o possano utilizzare IMAP, sarà necessario configurare il firewall per consentire l accesso esterno all URL interno di GFI MailArchiver Operazioni con GFI MailArchiver Dopo aver installato GFI MailArchiver, è possibile iniziare subito ad utilizzare il prodotto. Seguono alcune operazioni che è possibile sperimentare. OPZIONE Archiviazione selettiva degi messaggi degli utenti Ricerca tra tutti i messaggi e allegati Etichettare i messaggi automaticamente o manualmente per scopi legali o altro Connessione a GFI MailArchiver Microsoft Outlook e perfetta integrazione dell archivio con i messaggi esistenti Comprensione del modo in cui GFI MailArchiver è compatibile con SQL Express e NTFS Eliminare le problematiche associate alla gestione dei file PST Utilizzo della funzionalità Controllo di accesso per conservare le informazioni preziose Prendere decisioni aziendali più intelligenti eseguendo il mining e l analisi dei dati memorizzati nella posta DESCRIZIONE Possibilità di decidere i messaggi che si desidera archiviare e quelli che si preferirebbe non conservare. Ad esempio, si potrebbe optare per non archiviare i messaggi di notifica inviati automaticamente dai sistemi principali, mentre si potrebbe voler conservare tutta la posta ricevuta dai partner aziendali. Provare a utilizzare parole chiave diverse: trovare i messaggi precedenti non è mai stato così facile. Per gli allegati, GFI MailArchiver supporta più di 140 formati di file diversi. I messaggi possono essere etichettati in base al nome del progetto o al reparto aziendale o ad altre convenzioni di denominazioni utilizzate all interno dell organizzazione. Possibilità di mostrare agli utenti la facilità con cui possono trovare i loro messaggi archiviati. Tutti i messaggi e allegati sono finalmente archiviati in modo efficiente in una posizione centrale. Possibilità di mostrare agli utenti la facilità e rapidità di ricerca e ripristino di un messaggio eliminato. Considerare le dimensioni della propria azienda e il flusso di posta, così da determinare se è possibile proseguire senza costose licenze SQL Server. Vedere in che modo è possibile conservare le quote della cassetta postale attuale di Exchange pur fornendo agli utenti una cassetta postale praticamente illimitata senza le problematiche di archiviazione e prestazioni collegate ai file PST. Assegnare la cassetta postale di archiviazione a un altro utente così da poterla conservare qualora un dipendente lasci l organizzazione. Utilizzare i rapporti di MailInsights per monitorare la posta dell azienda e incrementare l efficienza della forza lavoro.

11 2.3 Fase 3: massimizzare i benefici per il business Una volta che GFI MailArchiver è operativo e memorizza in modo efficiente tutta la posta aziendale, il passaggio successivo è utilizzare le informazioni contenute nell archivio di posta per una gestione migliore dell azienda. Un componente integrale di GFI MailArchiver è lo strumento di creazione rapporti di MailInsights, che consente l identificazione di potenziali violazioni di sicurezza, rischi legali e problemi di produttività tramite l estrazione dei dati cruciali dall archivio della posta Configurazione dei rapporti MailInsights La funzionalità di creazione rapporti di MailInsights consente di identificare le problematiche aziendali attraverso l estrazione di dati preziosi dall archivio della posta. È possibile creare un rapporto di esempio o generarli sulla base dei dati prodotti dalla versione di prova. È sufficiente fare clic sulle opzioni del rapporto sotto il dashboard di MailInsights. Da qui è possibile accedere a numerosi rapporti preconfigurati, tra cui: Flusso di comunicazione: monitoraggio degli schemi di comunicazione degli utenti/gruppi all interno e all esterno dell organizzazione. Utilizzo di WebMail: identificazione degli utenti principali che utilizzano i servizi webmail per la posta. Identifica le potenziali perdite di dati e l uso non appropriato della posta. Tempestività informazioni sul tempo medio impiegato dagli utenti per rispondere ai messaggi di posta elettronica interni ed esterni. Utilizzo dell archiviazione: comprendere l impatto degli allegati sui costi di archiviazione della posta. È possibile utilizzare questo rapporto per creare i criteri di conservazione appropriati per il controllo dello spazio di archiviazione relativo alla posta elettronica. Consente di gestire i costi monitorando gli utenti o i tipi di file che consumano più spazio di archiviazione. Account inattivi: restituisce un elenco di account che hanno ricevuto posta ma non hanno risposto nel tempo specificato. Parole inappropriate: monitoraggio del linguaggio inappropriato in un messaggio di posta che viola le politiche aziendali. Spammer interni: per individuare gli utenti interni che includono troppi destinatari nei campi A/CC/CCn. Utilizzare questo rapporto per conoscere e ridurre questo comportamento. Fuori dagli orari di ufficio: restituisce un elenco di account di posta elettronica interni con l attività di invio al di fuori degli orari di ufficio. Utilizzare questo rapporto per individuare i comportamenti che potrebbero richiedere esami più approfonditi. Rapporto Rilevamento fuga di dati - Identifica messaggi con codici carta di credito, numeri di previdenza sociale USA o altri documenti e informazioni riservate. Ricerca di lavoro - Identifica i messaggi inviati o ricevuti contenenti curriculum o inviati a siti di ricerca lavoro. Ricerca frase: ricerca di termini o frasi specifici all interno dei messaggi archiviati. Per configurare i rapporti di MailInsights, attenersi ai seguenti semplici passaggi: 1. Selezionare la scheda MailInsights. 2. Fare clic sul rapporto che si desidera eseguire. 3. Scegliere il periodo di tempo, i gruppi di utenti e i destinatari del rapporto.

12 4. Fare clic sul pulsante di invio oppure selezionare i criteri di pianificazione da applicare. NOTA Per ulteriori informazioni sui rapporti MailInsights, visitare la pagina IMPORTANTE Il presente modulo può essere disattivato in quei paesi (ad esempio la Germania) che sono soggetti a leggi di tutela dei dati e di privacy che limitano l accesso alle comunicazioni di posta elettronica.

13 3 Sintesi Nella presente guida, abbiamo fornito la soluzione più rapida e facile per installare la versione di prova di GFI MailArchiver, presentando vari scenari relativi alla risoluzione di problematiche aziendali specifiche. GFI MailArchiver automatizza la procedura di installazione e configurazione, ove possibile. L installazione dell applicazione in un ambiente virtuale, possibilmente isolato dall ambiente live, garantisce un facile utilizzo della versione di prova, è trasparenti agli utenti finali e non rappresenta un rischio per l infrastruttura esistente. Per eventuali domande o supporto aggiuntivo durante la versione di prova, contattarci all indirizzo: oppure chiamare uno dei numeri di seguito forniti.

14 STATI UNITI D AMERICA, CANADA E AMERICA CENTRALE E DEL SUD Weston Parkway, Suite 104, Cary, NC 27513, Stati Uniti tel: Telefono: +1 (888) Fax: +1 (919) ussales@gfi.com REGNO UNITO E REPUBBLICA D'IRLANDA Magna House, London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, Regno Unito Telefono: +44 (0) Fax: +44 (0) sales@gfi.com EUROPA, MEDIORIENTE E AFRICA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telefono: Fax: sales@gfi.com AUSTRALIA E NUOVA ZELANDA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefono: Fax: sales@gfiap.com

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