MANUALE DELL UTENTE DEL SISTEMA DI POSTA VOCALE

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1 MANUALE DELL UTENTE DEL SISTEMA DI POSTA VOCALE

2 AVVISO Le informazioni contenute in questo documento sono ritenute accurate sotto tutti i punti di vista, ma non sono garantite da Mitel Corporation (MITEL ). Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un impegno da parte di Mitel o delle sue filiali o consociate. Mitel e le sue filiali e consociate non si assumono alcuna responsabilità per eventuali omissioni o errori contenuti nel presente documento. Per apportare tali modifiche, potrebbero essere pubblicate revisioni del documento o nuove edizioni. La riproduzione di questo documento, completo o in parte, per qualunque uso, è vietata, salvo permesso scritto da parte di Mitel Network Corporation. Marchi Mitel e NuPoint Messenger sono marchi di Mitel Networks Corporation. Altri nomi di prodotti menzionati in questo documento possono essere marchi registrati dei rispettivi proprietari e sono riconosciuti come tali. Mitel NuPoint Messenger IP Manuale dell utente del sistema di posta vocale Versione 9.0 Aprile 2005, Marchio di MITEL Corporation Copyright 2005, MITEL Corporation Tutti i diritti riservati

3 Sommario SOMMARIO Introduzione Informazioni sul sistema di posta vocale Informazioni su questo documento Il telefono Operazioni preliminari per accedere alla casella postale Accesso alla casella postale Interno dell azienda Esterno all azienda Impostazione della casella postale Panoramica dei menu Annunci Nome Codice segreto Riproduzione dei messaggi Riproduzione dei messaggi vocali Durante l ascolto di un messaggio Dopo l ascolto di un messaggio Creazione dei messaggi Creazione di un messaggio vocale Opzioni utente Accesso alle opzioni e all esercitazione per l utente Annunci, nome e codice segreto Elenchi di distribuzione Opzioni di pianificazione chiamate Funzione opzionale di registrazione di una chiamata Registrazione durante una conversazione a due Ascolto di una registrazione

4 Manuale dell utente del sistema di posta vocale 4

5 Introduzione Introduzione Informazioni sul sistema di posta vocale NuPoint Messenger migliora il modo di comunicare. È ora possibile recuperare i messaggi di posta vocale da qualsiasi telefono a multifrequenza al mondo. Il sistema offre una casella postale per l invio e la ricezione dei messaggi, che può essere personalizzata con il nome, un saluto e un codice segreto privato. NuPoint Voice facilita la riproduzione, l invio, la risposta e l inoltro dei messaggi vocali. Informazioni su questo documento Il telefono Questo manuale contiene istruzioni sulle funzionalità dell interfaccia TUI (Telephone User Interface) Mitel. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte in questo manuale siano disponibili. Per ulteriori informazioni, contattare l amministratore di sistema. Prima di utilizzare le funzioni di posta vocale del sistema, è bene acquisire familiarità con il proprio telefono. Tasto messaggio: consente di chiamare il sistema NuPoint Voice e di accedere alla propria casella postale. Tastiera: consente di effettuare le selezioni dei menu all interno del sistema di posta vocale. Spia messaggi: indica quando sono presenti messaggi nella casella postale. Tasti funzione: consentono di selezionare molte delle opzioni dei menu della posta vocale. Per selezionare un opzione di menu visualizzata sul display del telefono, è possibile premere il tasto funzione sensibile al contesto associato visualizzato sul display digitale oppure il numero sulla tastiera corrispondente all opzione. Nota: i nomi dei tasti funzione utilizzati in questo manuale potrebbero essere leggermente diversi a seconda del telefono. Ad esempio, il tasto funzione Can (Elimina) in determinati telefoni corrisponde al tasto funzione Elimina. Operazioni preliminari per accedere alla casella postale Prima di accedere alla casella postale, accertarsi di aver ricevuto le seguenti informazioni dall amministratore di sistema: Numero dell addetto alla reception NP (facoltativo) Interno per accedere al sistema NuPoint Voice Numero della casella postale Codice segreto predefinito. In caso di problemi o domande sulle procedure, consultare l amministratore di sistema. 5

6 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Accesso alla casella postale Tutti i messaggi vocali risiedono nella casella postale personale che è possibile proteggere con un codice segreto. L amministratore di sistema assegna un codice segreto temporaneo da utilizzare per accedere la prima volta alla casella postale. La modalità di collegamento alla casella postale dipende dal fatto che la chiamata venga effettuata dall interno o dall esterno dell azienda. Interno dell azienda Dal proprio interno 1. Digitare l interno per accedere a NuPoint Voice. 2. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Da un altro interno 1. Digitare l interno per accedere a NuPoint Voice. 2. Quando viene richiesta l immissione del codice segreto, premere il tasto. 3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 4. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Esterno all azienda Da una linea esterna 1. Digitare il numero esterno di accesso a NuPoint Voice. 2. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 3. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Da una linea esterna al supervisore automatico 1. Comporre il numero dell addetto alla reception NP. 2. Premere il tasto per accedere al sistema NuPoint Voice. 3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 4. Quando richiesto, immettere il codice segreto. 6

7 Impostazione della casella postale Impostazione della casella postale Quando si accede alla casella postale per la prima volta, viene attivata automaticamente un esercitazione per l utente. Tale esercitazione guida l utente nella prima sessione di accesso alla casella postale, illustra come registrare un annuncio e il proprio nome e richiede la modifica del codice segreto temporaneo. Panoramica dei menu OPZIONI UTENTE Modifica annuncio MENU PRINCIPALE CREA MESSAGGIO Rivedi Cambia nome Elimina Modifica codice segreto Elenchi di distribuzione Opzioni di pianificazione chiamate Esercitazione Torna al menu principale ASCOLTA MESSAGGIO Esegui Rispondi Esci Trasferisci aun interno Trasferisci a operatore Allega Torna al menu principale Invio messaggi Riservato Richiesta di ricezione Urgente Invia Mantieni Crea Elimina AMMINISTRAZIONE CALL DIRECTOR Attiva/Disattiva intrusione Registra annunci del messaggio Trasmissione futura Esci da Opzioni Suggerimento: dopo l ascolto o l invio di messaggi, il sistema potrà far ritornare l utente a un menu precedente con opzioni diverse dal menu in uso. 7

8 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Annunci Dopo aver aperto la casella postale, verrà richiesto di registrare uno o più annunci che gli utenti ascolteranno chiamando la casella postale. È possibile, ad esempio, registrare un annuncio che gli utenti chiamanti ascolteranno quando la linea è occupata (quale, Al momento sono occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata ) e crearne uno diverso per quando non si è al telefono (quale, Al momento non sono alla mia scrivania ). Nome Viene richiesta la registrazione del proprio nome in modo che il sistema possa Rivolgersi all utente quando si chiama il sistema (ad esempio, Salve, Jane Smith ). Informare altri utenti quando il messaggio è stato registrato dal proprietario della casella postale (ad esempio, 16:45, da parte di Jane Smith ). Specificare il nome del proprietario della casella postale ad altri utenti quando indirizzano messaggi alla casella postale (ad esempio, Jane Smith ). Codice segreto Prima di accedere alla casella postale è sempre richiesta l immissione del codice segreto. La prima volta che si accede alla casella postale, si utilizza il codice segreto temporaneo assegnato dall amministratore di sistema. Durante l esercitazione, verrà richiesto di sostituire il codice segreto con un numero compreso tra 4 e 10 cifre. Definire un codice segreto facile da ricordare, ma senza selezionare un codice segreto ovvio come Nota: i codici segreti sono richiesti soltanto se si desidera proteggere la propria privacy. Durante l esercitazione è possibile scegliere di non impostare un codice segreto premendo 0000 quando richiesto. Una volta configurata la casella postale, è possibile procedere all utilizzo delle funzioni di messaggistica avanzate di NuPoint Voice. 8

9 Riproduzione dei messaggi Riproduzione dei messaggi Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, il sistema informa innanzitutto sul numero di messaggi da ascoltare ( Sono presenti 2 messaggi urgenti e 4 non riprodotti ). Riproduzione dei messaggi vocali Dopo aver effettuato l accesso alla casella postale, premere o il tasto funzione Esegui (o Asc. mess.). I messaggi urgenti verranno automaticamente riprodotti per primi. Nota: se l opzione di indicazione di data e ora è abilitata sul sistema di posta vocale, queste informazioni verranno automaticamente riprodotte all inizio di ciascun messaggio. Per ulteriori informazioni, contattare l amministratore di sistema. Durante l ascolto di un messaggio Durante la riproduzione del messaggio è possibile in qualsiasi momento Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Altro quindi Pausa Per eseguire questa azione Sospendere la riproduzione del messaggio per 30 secondi. Riavvolgere il messaggio di cinque secondi. Salta Avanzare velocemente di cinque secondi nel messaggio. Saltare al messaggio successivo. Altro quindi Esegui Ritornare all inizio del messaggio precedente. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l amministratore di sistema. 9

10 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Dopo l ascolto di un messaggio Al termine del messaggio, è possibile Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Esegui (o Riavvia) Rispondi Invia Mantieni Can (o Elimina) Per eseguire questa azione Riprodurre di nuovo il messaggio. Rispondere alla persona che ha inviato il messaggio. Dopo aver registrato il messaggio, premere o il tasto funzione Invia per inviarlo e continuare la sessione. Quindi premere per inviare la risposta ad altre caselle postali, se si desidera. Per inviare il messaggio a un altra casella postale, elenco di distribuzione o numero di telefono esterno al sistema. Il sistema consente di registrare ulteriori commenti prima di inviare il messaggio ad altri utenti. Dopo l aggiunta dei commenti, premere o il tasto funzione Invia (o Esci) e continuare la sessione. Quindi premere per inviare il messaggio ad altre caselle postali, se si desidera. Conservare il messaggio. Ai messaggi conservati è possibile accedere soltanto dopo aver saltato i messaggi non riprodotti e le code di ricezione dei messaggi. Eliminare il messaggio. Nota: se inavvertitamente si elimina un messaggio, è possibile recuperarlo premendo immediatamente o il tasto funzione Annulla. Se si preme un tasto diverso da dopo l eliminazione del messaggio, non sarà possibile recuperare il messaggio eliminato. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l amministratore di sistema. 10

11 Creazione dei messaggi Creazione dei messaggi Per creare un messaggio, è innanzitutto necessario accedere alla casella postale chiamando il numero di accesso al sistema e immettere il codice segreto. È quindi possibile creare un messaggio vocale prima o dopo aver ascoltato i messaggi non riprodotti contenuti nella casella postale. Si noti che i messaggi possono essere inviati ad altre caselle postali, elenchi di distribuzione o numeri di telefono esterni al sistema. Creazione di un messaggio vocale Registrazione di un messaggio vocale 1. Per creare un messaggio, premere o il tasto funzione Crea messaggio. 2. Immettere il numero del destinatario oppure, per effettuare la composizione in base al nome, premere il tasto specifico assegnato a tale funzione sul sistema di posta vocale, quindi comporre il nome e cognome del destinatario finché il sistema riconosce l utente. Nota: il sistema indicherà automaticamente il tasto specifico da premere per effettuare la composizione in base al nome. Questa funzione è configurabile, pertanto il tasto da premere varia in ciascun sistema di posta vocale. 3. Dopo la conferma del nome del destinatario da parte del sistema, immettere i nomi o i numeri degli altri eventuali destinatari desiderati (ad esempio, se si desidera inviare un unico messaggio a tutti i membri di un determinato comitato, indicando loro l ora e il luogo del prossimo incontro). 4. Al termine dell invio del messaggio, premere o il tasto funzione Registra. 5. Iniziare la registrazione del messaggio dopo il segnale acustico (è possibile premere per sospendere la registrazione, quindi scegliere un tasto qualsiasi per riprenderla o utilizzare i tasti funzione Pausa/Cont.). 11

12 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Invio di un messaggio al termine della registrazione Al termine della registrazione, è possibile scegliere se inviare, riascoltare, modificare, annullare o specificare una trasmissione speciale del messaggio vocale, scegliendo tra le seguenti opzioni: Premere il tasto OPPURE Premere il tasto Invia Per eseguire questa azione Inviare il messaggio e passare al menu principale. Allega Effettuare un aggiunta alla registrazione. Elimina Eliminare la registrazione e ricominciare dall inizio. Rivedi Riprodurre di nuovo il messaggio. Termina registrazione Accedere alle opzioni di invio del messaggio quali trasmissione urgente, trasmissione futura, contrassegno riservato e ricevuta di ritorno. Una volta selezionata l opzione desiderata, premere o il tasto funzione Invia (o Esci) per inviare il messaggio e passare al menu principale. Nota: se si inviano messaggi a più utenti regolarmente, è opportuno creare elenchi di distribuzione personali per inviare i messaggi ancora più facilmente (vedere la sezione Elenchi di distribuzione a pagina 14). 12

13 Opzioni utente Opzioni utente Il menu Opzioni utente consente di ascoltare l esercitazione per l utente, modificare gli annunci, registrare il proprio nome e definire la password, nonché creare elenchi di distribuzione di posta vocale e selezionare opzioni di pianificazione delle chiamate. Accesso alle opzioni e all esercitazione per l utente Per accedere alle Opzioni utente dal menu principale, premere Per sfogliare di nuovo l esercitazione per l utente è possibile premere o il tasto funzione Opzioni. in qualsiasi momento. Annunci, nome e codice segreto Quando si imposta la casella la prima volta (vedere la sezione Impostazione della casella postale a pagina 7), si registra un annuncio, il nome e un codice segreto prescelti. Il menu Opzioni utente consente di modificare tali dati in qualsiasi momento. È opportuno aggiornare gli annunci regolarmente, ad esempio, per comunicare agli utenti chiamanti se si è in ufficio o se si è assenti. Dal menu Opzioni utente, è possibile Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Annunci Cambia nome Codice segreto Per eseguire questa azione Modificare gli annunci. È possibile registrare un annuncio principale e uno o più annunci condizionali. Si possono registrare annunci condizionali se, ad esempio, si desidera indicare agli utenti chiamanti quando la linea è occupata (quale Al momento sono occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata ) e crearne uno diverso per quando non si è al telefono (quale, Al momento non sono alla mia scrivania ). Al termine della registrazione dell annuncio, premere o il tasto funzione Mdfc per selezionare quale annuncio, principale o condizionale, si desidera che gli utenti chiamanti ascoltino. Registrare di nuovo il proprio nome. Modificare il codice segreto. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non si disponga dell accesso agli annunci condizionali. Per ulteriori informazioni, contattare l amministratore di sistema. 13

14 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Elenchi di distribuzione Un elenco di distribuzione consente di registrare un unico messaggio, quindi di inviarlo a un ampio gruppo di utenti senza indirizzarlo singolarmente a ciascuno di loro. È possibile utilizzare gli elenchi di distribuzione in qualsiasi momento si crea o si invia un messaggio a un altro utente. Creazione o modifica di un elenco di distribuzione 1. Premere o il tasto funzione Elenchi dist. dal menu Opzioni utente. 2. Immettere il numero dell elenco di distribuzione, assicurarsi che la prima cifra sia sempre zero (0). 3. Per registrare un nome da inserire nell elenco di distribuzione, (ad esempio, comitato di pianificazione del prodotto ), premere. Questo nome viene riprodotto ogni volta che vengono indirizzati dei messaggi all elenco di distribuzione. 4. Premere per aggiungere membri all elenco e per rimuoverli. 5. Immettere i numeri o i nomi degli utenti che si desidera aggiungere o rimuovere. 6. Se si desidera che il sistema riproduca l elenco di membri selezionato, premere. 7. Per uscire dal menu principale, premere. Nota: è necessario che tutti gli elenchi di distribuzione personali inizino con il numero 0. Utilizzo di un elenco di distribuzione Anziché un numero di casella postale, immettere il numero dell elenco di distribuzione che si desidera utilizzare. Il sistema legge il numero dell elenco di distribuzione. Opzioni di pianificazione chiamate Sveglia NP consente di programmare NuPoint Voice in modo da ricevere una chiamata su un numero di telefono specifico ad un ora prestabilita. È possibile programmare le chiamate di sveglia dal lunedì al venerdì, nei fine settimana, ogni giorno o in base alle proprie esigenze. Trasmissione messaggio consente di definire una pianificazione in base alla quale, se un messaggio arriva nella casella postale, NuPoint Voice chiamerà l utente a uno specifico numero di telefono ad un ora prestabilita, in modo da poter recuperare il messaggio. Cercapersone consente di definire una pianificazione in base alla quale quando arriva un messaggio nella casella postale, NuPoint Voice invia una notifica al cercapersone. Controllo di trasmissione futura consente di controllare l invio di tutti i messaggi pianificati per una trasmissione futura. È possibile pianificare la trasmissione di qualsiasi messaggio fino a 365 giorni futuri, utilizzando il menu Opzioni di invio messaggi (vedere la sezione Invio di un messaggio al termine della registrazione a pagina 12). 14

15 Funzione opzionale di registrazione di una chiamata Funzione opzionale di registrazione di una chiamata La funzione Registrazione di una chiamata consente di utilizzare il sistema NuPoint Voice per registrare le proprie conversazioni telefoniche. Nota: è possibile che per legge sia necessario informare l interlocutore che la conversazione verrà registrata. Per istruzioni specifiche, consultare l amministratore del sistema. Registrazione durante una conversazione a due È possibile programmare il sistema in modo tale che la registrazione delle chiamate esterne venga avviata automaticamente quando uno dei due utenti risponde. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all amministratore. Se il sistema non registra automaticamente le conversazioni, premere un tasto Registra per avviare la registrazione di una conversazione a due. La scelta del tasto da premere dipende dalla disponibilità del tasto funzione sul telefono. I seguenti telefoni supportano i tasti funzione: Superset IP 5240 IP Registrazione mediante i tasti funzione Per avviare la registrazione di una conversazione a due, premere il tasto funzione Registra visualizzato sul display del telefono digitale. Sospensione o ripresa della registrazione durante una chiamata Per sospendere la registrazione, premere il tasto funzione Pausa. Per riprendere la registrazione dopo la sospensione, premere il tasto funzione Cont. Interruzione della registrazione Per interrompere la registrazione senza salvare la conversazione registrata, premere i tasti funzione Arresta e Canc. Per interrompere e salvare una registrazione, premere i tasti funzione Arresta e Salva. Nota: l amministratore è in grado di configurare le impostazioni di Registrazione di una chiamata, in modo da salvare automaticamente la conversazione registrata al riaggancio del telefono. Se la funzione di salvataggio automatico è abilitata, è possibile salvare la chiamata registrata semplicemente riagganciando il telefono al termine della conversazione. 15

16 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Registrazione mediante i tasti fissi Per avviare la registrazione di una chiamata mediante i tasti fissi, premere il tasto Registra che l amministratore di sistema ha programmato sul telefono. Nota: l utilizzo dei tasti fissi con la funzione Registrazione di una chiamata, consente soltanto di avviare una sessione di registrazione. È necessario che l amministratore di sistema abiliti la funzione di salvataggio automatico affinché le conversazioni vengano salvate automaticamente al riaggancio del telefono. Per ulteriori informazioni, consultare l amministratore del sistema. Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione La messa in attesa della chiamata salva la registrazione e la invia alla casella postale. Prendere una chiamata in attesa avvia una nuova sessione di registrazione. Nota: in base alla programmazione del sistema, è possibile salvare la registrazione anche riagganciando o premendo il tasto TRASF/CONF o un tasto della linea disponibile. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all amministratore. Ascolto di una registrazione Per ascoltare la conversazione registrata al termine della chiamata 1. Sollevare il ricevitore. 2. Accedere alla casella di posta vocale. 3. Seguire i messaggi visualizzati per recuperare la registrazione, con la stessa procedura utilizzata per recuperare un normale messaggio vocale. 16