ALLEGATO A Capitolato Speciale d Appalto

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1 ALLEGATO A Capitolato Speciale d Appalto Indice 1. OGGETTO DEL SERVIZIO DESCRIZIONE DEL SERVIZIO OPERAZIONI PRELIMINARI LAYOUT DELLE LETTERE, DEL BOLLETTINO DI PAGAMENTO E DELLA CARTOLINA A/R CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO DI RECAPITO E DI GIACENZA MODALITA DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO TEMPISTICHE DEL SERVIZIO PER LOTTO DI STAMPA UFFICI DI GIACENZA, INESITATI E GESTIONE DEI RECLAMI OBBLIGHI GENERALI DELL AGGIUDICATARIO E VARIANTI IN CORSO DI ESECUZIONE RESPONSABILITA DELL AGGIUDICATARIO FORO COMPETENTE...7 Pag. 1 di 7

2 1. OGGETTO DEL SERVIZIO Il presente capitolato disciplina l esecuzione del Servizio di creazione, stampa, imbustamento, spedizione e causalizzazione delle lettere raccomandate di sollecito, diffida e messa in mora Anno 2016 da spedire prevalentemente nel territorio del Comune di Palermo ma anche in territorio extraurbano come specificato nella lettera d invito e come dettagliato di seguito. 2. DESCRIZIONE DEL SERVIZIO Il servizio consiste in: 1. creazione dei file in formato PDF/A delle lettere raccomandate di diffida comprensive di bollettini di pagamento da inviare ai clienti di Amap S.p.A. sulla base di tracciati record contenenti informazioni sull anagrafica del cliente e sulle fatture non pagate (vedasi Allegato B); le lettere saranno indicizzate per numero di protocollo progressivo che sarà fornito da AMAP; 2. archiviazione documentale informatica delle lettere tale da poter essere inserita sul software Siav ArcFlow installato presso la ns. sede; 3. stampa delle lettere e del relativi bollettini di pagamento; 4. piegatura e imbustamento su busta doppia finestra; 5. compilazione per ogni busta del relativo cartellino A.R. che deve contenere come riferimento il numero di protocollo AMAP della lettera inviata; 6. recapito delle lettere raccomandate con A.R. le quali devono avere lo stesso valore giuridico, legale e probatorio di quelle di Poste Italiane; 7. acquisizione cartacea dei cartellini A.R. firmati dai destinatari, causalizzazione, acquisizione ottica e loro archiviazione informatica documentale indicizzata per numero di protocollo, ciascuno riferito informaticamente alla lettera inviata, in modo tale da poter essere implementata sul software Siav ArcFlow; 8. archiviazione cartacea dei cartellini A.R. ordinati per numero di protocollo; 9. restituzione cartacea dei cartellini A.R. al mittente AMAP in scatole di cartone di idonee dimensioni; 10. restituzione delle lettere raccomandate non recapitate / rifiutate con relativa specifica della causale riportata nel cartellino A.R.; 11. gestione della giacenza delle lettere non recapitate da effettuarsi presso idonei uffici della società aggiudicataria; 12. fornitura di un database contenente per ogni lettera spedita, i dati caratteristici del cliente Amap, i dati caratteristici della spedizione, la data e l esito del recapito tale da poter essere inserito nel software Siav ArcFlow; 13. gestione dell invio delle lettere raccomandate extra-urbane tramite Poste Italiane; 14. servizio di tracciabilità dello stato delle spedizioni tramite apposito sito web. Pag. 2 di 7

3 Al fine di garantire la corretta archiviazione documentale informatica di cui ai punti 2 e 12, sarà possibile, dietro appuntamento e previo accordo con il Responsabile del Procedimento, visionare in loco e chiedere specifiche inerenti il software Siav ArchFlow. 3. OPERAZIONI PRELIMINARI Le attività prevedono: Fornitura da parte di Amap di uno o più modelli di lettera raccomandata, comprensivi di logo e firma del Direttore Generale; Realizzazione del layout di stampa delle lettere di diffida e del bollettino di pagamento allegato da realizzare secondo il modello in bozza riportato in Allegato C e Allegato D. Il testo definitivo sarà trasmesso da Amap al momento dell avvio delle attività. Il modello definitivo così elaborato dovrà essere sottoposto all approvazione di Amap S.p.A. prima di procedere alle operazioni di stampa cartacea. Gli invii saranno organizzati in lotti come dettagliato al successivo art.6; ad ogni lotto di stampa può essere associato uno specifico modello di lettera. 4. LAYOUT DELLE LETTERE, DEL BOLLETTINO DI PAGAMENTO E DELLA CARTOLINA A/R Le lettere di messa in mora in formato A4 dovranno avere le caratteristiche grafiche e i contenuti dell esempio riportato nell Allegato C, dovranno contenere il logo della Società e la firma del Direttore Generale e saranno composte da massimo 3 fogli da stampare fronte-retro (quindi massimo 6 pagine) comprensivi del foglio da destinare alla stampa del bollettino di pagamento. Sul frontespizio della lettera di messa in mora, nell area dell indirizzo di recapito, potrà essere stampato un codice a barre oppure data matrix riportante i dati del cliente e/o eventuali altre informazioni secondo le specifiche che verranno fornite da AMAP S.p.A. Eventuali modifiche al modello di cui all Allegato C che dovessero esser proposte dalla Società Aggiudicataria per migliorare il servizio dovranno essere preventivamente autorizzate da Amap S.p.A.. Il bollettino di c/c in euro Mod. TD 896 (Allegato D) dovrà rispettare le caratteristiche di formato, codifica, tipo dei caratteri di stampa, la linea di lettura ottica e le qualità fisico chimiche della carta stabilite dalle Poste Italiane S.p.A. BancoPosta nel documento Autorizzazione alla stampa in proprio Ed I campi prestampati del corpo/codeline dovranno contenere il logo aziendale, il numero di c.c.p., l importo, il tipo di documento, l intestazione, il codice del pagamento, la codeline, il codice IBAN postale. Il data matrix ed il codice a barre dovranno contenere gli stessi dati della codeline. Per ciascuna lettera, la codeline è contenuta all interno del tracciato record di cui all Allegato B. Le lettere e il bollettino saranno stampate su fogli di carta in formato A4 (mm 210X297) da g. 80/mq. Il foglio per il bollettino di pagamento dovrà essere con traforatura lineare staccabile secondo le specifiche stabilite da Poste Italiane. La cartolina di ritorno attestante la ricevuta dovrà essere predisposta e stampata in carattere nero su due fronti in conformità alle normative vigenti in merito alla validità legale della ricevuta e alle Pag. 3 di 7

4 necessità di sviluppo di tutte le attività di post-processing connesse alla gestione automatica dei ritorni e alla loro eventuale archiviazione ottica. La cartolina sarà personalizzata con i dati variabili corrispondenti al nominativo del destinatario stampato sui fogli contenuti nella busta allegata, in bianco/nero e con eventuali codici identificativi. Il modello della cartolina A/R dovrà essere sottoposto all approvazione di Amap S.p.A. prima di procedere alle operazioni di stampa cartacea. Le cartoline di ritorno delle lettere inviate tramite Poste Italiane dovranno pervenire alla società aggiudicatrice con la dicitura in nome e per conto di Amap S.p.A. e poi restituite ad Amap assieme alle altre cartoline. 5. CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO DI RECAPITO E DI GIACENZA Le raccomandate oggetto del servizio devono avere lo stesso valore giuridico, legale e probatorio di quelle di Poste Italiane secondo quanto previsto dal D.L. 22 luglio 1999 n 261, dal D.L. 31 marzo 2011 n 58, dal D.M. 29 luglio 2015 e dalla Delibera AGCOM n 129/15/CONS. La spedizione in ambito extraurbano, qualora la società aggiudicataria non abbia nella città di recapito un agenzia con le stesse caratteristiche e funzionalità di quella della Città di Palermo, dovrà avvenire a mezzo Poste Italiane. In caso di assenza del destinatario si procederà ad un secondo tentativo di recapito. Nel caso di ulteriore mancato recapito dopo il secondo tentativo, la corrispondenza sarà posta in giacenza e mantenuta per il tempo di 30 giorni, come previsto dal codice postale (legge 156/73 e succ. modificazioni). Scaduti i 30 giorni previsti, la corrispondenza sarà restituita al mittente AMAP con apposito documento ed indicazione sulla busta del mancato reclamo da parte del destinatario. L avvio della fase di giacenza avverrà con l immissione nella cassetta delle lettere del destinatario di debito avviso di giacenza di corrispondenza raccomandata, con indicazione dei dati della sede operativa dove è possibile ritirare la corrispondenza e con indicazione dell orario d ufficio e di un recapito telefonico. In caso d indirizzo errato o destinatario sconosciuto, trasferito, deceduto ecc. verrà data comunicazione ad Amap con restituzione della corrispondenza non recapitata, debitamente causalizzata secondo le specifiche si seguito elencate: - Casa disabitata - Cessata attività commerciale - Compiuta giacenza - Consegnata - Consegnata a erede - Consegnata a inquilino - Consegnata a incaricato - Deceduto - Indirizzo inesistente - Indirizzo insufficiente - Destinatario irreperibile - Rifiutata di competenza Pag. 4 di 7

5 - Rifiutata da inquilino - Rifiutata per estraneità - Sconosciuto - Trasferito Nel caso di recapito con successo al primo o secondo tentativo, la corrispondenza raccomandata verrà consegnata al destinatario, previa sottoscrizione dell apposito borderò e della cartolina di ritorno. 6. MODALITA DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO Il servizio dovrà essere svolto dalla società aggiudicataria, in piena autonomia e senza alcuna interferenza con le attività lavorative di AMAP S.p.A., con propri capitali, mezzi e personale di cui l affidatario riterrà necessario e opportuno servirsi per l ottimale esecuzione dell appalto e nell assoluto rispetto degli obblighi contributivi per il personale dipendente impiegato e della salute e sicurezza degli stessi in osservanza a quanto previsto dalle norme vigenti in materia. La società aggiudicataria dovrà eseguire il servizio con la massima scrupolosità e dovrà prestare la più ampia collaborazione alla società appaltante. Amap S.p.A. farà pervenire su idoneo supporto informatico i tracciati record relativi ai dati delle lettere da creare, stampare, imbustare e recapitare secondo lotti di dimensione variabile da 50 a unità. Il lotto viene aperto con l invio del relativo flusso di dati da Amap alla società aggiudicataria e si considererà chiuso alla scadenza del periodo di giacenza dell ultima lettera del lotto stesso. Le suddette quantità potranno essere modificate, a discrezione di questa Società, previo accordo con la Società aggiudicataria. E obbligo della Società aggiudicataria, prima di avviare la stampa di ciascun lotto, rendere disponibile un idoneo campione di lettere in formato PDF per i dovuti controlli da parte dell Ufficio societario competente. La Società aggiudicataria dovrà mettere a disposizione di Amap S.p.A. un sito web in cui viene costantemente aggiornato lo stato delle consegne di ogni singolo lotto. La Società aggiudicataria si obbliga a non recapitare eventuali lettere di messa in mora se avvisata tempestivamente dall Ufficio societario competente. In caso di sciopero dei propri dipendenti, la Società aggiudicataria sarà tenuta a darne immediata comunicazione ad Amap S.p.A.. Nel caso lo sciopero si dovesse protrarre oltre le 48 ore continuative, la ditta aggiudicataria sarà sottoposta ad una penale pari al 0,1% dell importo totale del servizio, per ogni giorno di ritardo. La Società aggiudicataria dovrà nominare e comunicare un referente incaricato di dirigere, coordinare e controllare l operato del personale addetto al servizio che sarà altresì il referente di Amap S.p.A. per ogni problema che dovesse presentarsi. Pag. 5 di 7

6 7. TEMPISTICHE DEL SERVIZIO PER OGNI LOTTO DI STAMPA a) Operazioni preliminari per ogni lotto di stampa (realizzazione layout, registrazione di tracciati record, registrazione di logo e firma)... 3 gg lavorativi dall invio dei dati b) Creazione delle lettere in formato PDF...2gg lavorativi dalla fine delle operazioni preliminari c) Trasmissione ad Amap S.p.A. dei file pdf delle lettere...2gg lavorativi dal visto SI STAMPI d) Stampa lettere, imbustamento e stampa cartellini A/R...5gg lavorativi dal visto SI STAMPI e) Recapito agli utenti delle lettere raccomandate a seconda della dimensione del lotto: - per lotti da 50 a 500 lettere...entro due settimane dalla stampa - per lotti da 500 a lettere...entro un mese dalla stampa - per lotti da a lettere...entro due mesi dalla stampa f) Trasmissione ad Amap S.p.A. dei cartellini A/R sia cartacei che su supporto informatico...7gg dalla chiusura del lotto g) Restituzione ad Amap S.p.A. delle raccomandate non recapitate...7gg dalla chiusura del lotto h) Trasmissione ad Amap S.p.A. del database delle causalizzazioni...7gg dalla chiusura del lotto Eventuali ritardi connessi con l invio di lettere raccomandate extraurbane tramite Poste Italiane, e del ritorno dei cartellini A/R deve essere segnalato all ufficio competente dell Amap. 8. UFFICI DI GIACENZA, INESITATI E GESTIONE DEI RECLAMI La ditta aggiudicataria dovrà inoltre essere fornita di servizi di supporto alla clientela e di canali specifici per l inoltro di eventuali reclami; dovrà essere in possesso di almeno una struttura sul territorio comunale che funga da punto di giacenza per il ritiro della corrispondenza raccomandata, facilmente accessibile ai cittadini e con orari adeguati. Il requisito minimo richiesto è l apertura del punto di giacenza per almeno 30 ore settimanali, da lunedì a venerdì, in orario diurno sia antimeridiano che pomeridiano. La Ditta dovrà fornire alla Committente un canale diretto (mail o numero verde) per l inoltro di segnalazioni o reclami e garantire un immediata presa in carico e una risposta entro 48 ore dal ricevimento delle segnalazioni. La Ditta dovrà fornire alla Committente una copia della Carta dei Servizi e garantirne la corretta applicazione. 9. OBBLIGHI GENERALI DELL AGGIUDICATARIO E VARIANTI IN CORSO DI ESECUZIONE L aggiudicatario sarò obbligato ad eseguire il servizio con diligenza e buona fede, impegnandosi a dare tempestiva comunicazione ad Amap S.p.A. circa le eventuali variazioni che dovessero rendersi necessarie ai fini dell esatto adempimento della prestazione, sollecitamente e comunque in tempo congruo da consentire alla controparte di adottare tutti i provvedimenti di propria competenza. I dipendenti della Ditta dovranno garantire assoluta riservatezza sui dati, fatti o circostanze di cui potranno venire a conoscenza in relazione all espletamento del servizio. Pag. 6 di 7

7 10. RESPONSABILITA DELL AGGIUDICATARIO L aggiudicatario sarà l unico responsabile di tutti i danni eventualmente cagionati ad Amap S.p.A. e a terzi in ragione dell esecuzione del servizio e delle attività connesse, sia a causa della condotta dei propri lavoratori dipendenti o collaboratori sia a causa della strumentazione utilizzata. E inoltre diretto ed unico responsabile di ogni conseguenza negativa, sia civile che penale, derivante dall inosservanza delle norme vigenti ed in particolare dei danni arrecati a persone o cose derivanti da imprudenza, imperizia, negligenza e mancato rispetto degli obblighi di privacy nell esecuzione del servizio. 11. FORO COMPETENTE Per ogni controversia inerente sia alla fase della gara che a quella contrattuale, sarà competente il Foro di Palermo. Pag. 7 di 7