L Autorità e i legali d azienda: uno sforzo congiunto nella diffusione della cultura di compliance antitrust

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1 L Autorità e i legali d azienda: uno sforzo congiunto nella diffusione della cultura di compliance antitrust Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato Roma, 5 luglio 2013 ICLA (In-house Competition Lawyers Association) 1

2 Contenuto ICLA Europe e ICLA Italia storia e risultati ottenuti L importanza della compliance Il ruolo dei giuristi d azienda Advocacy e opportunità di reciproca collaborazione

3 ICLA storia e risultati ottenuti Fondata nel 2005 nel Regno Unito a seguito di confronto con l OFT Diviene associazione europea nel 2009 A fine 2012 vengono create le ICLA nazionali Associati: più di 170 in 13 paesi - legali responsabili antitrust e concorrenza all interno delle rispettive aziende, attive trasversalmente in vari settori Finalità: Canale di comunicazione per condividere best practice e sviluppi regolamentari (scambio reciproco di best practice in materia di compliance e aggiornamenti relativi ad eventi di interesse a livello europeo) Opportunità di confronto con le Autorità della concorrenza (funzionari dell OFT e dell Unione Europea partecipano regolarmente alle nostre riunioni) Predisposizione di risposte a consultazioni di interesse per gli associati (profondamente coinvolta nella riforma del Competition Act nel Regno Unito)

4 ICLA Italia Fondata a fine crescita esponenziale nei primi 6 mesi del 2013 Associati: più di 30, legali d azienda con esperienza in diversi mercati tecnologie, grande distribuzione, bevande, telecom, energia, banca, assicurazione Riunioni: 2/3 all anno, variabile a seconda dei temi sul tavolo Caratteristiche: pragmatica, flessibile, internazionale, trasversale, innovativa, focus sulla compliance antitrust

5 Compliance - introduzione Un tema caldo in relazione al quale le Autorità della concorrenza sono sempre più interessate OFT - Drivers of compliance maggio 2010 OECD Competition Committee - Policy roundtable on promoting compliance with competition law - giugno 2011 Commissione Europea - Compliance matters e website dicembre 2011 ICC Antitrust Compliance Toolkit aprile 2013 Le aziende guardano alla compliance sempre più seriamente (alla luce dell aumento della regolamentazione, l incremento delle sanzioni e soprattutto vista la tendenza a muoversi verso comportamenti etici ) sempre più legali d azienda Scopo dei programmi di compliance antitrust: prevenire violazioni nei paesi in cui l azienda opera facilitare una rapida individuazione delle violazioni quando si verificano educare lo staff e aumentare la consapevolezza Prevenire è meglio che curare sebbene anche programmi di compliance robusti spesso non proteggono dai furbi : possibilità di violazioni (natura umana)

6 Il processo in quattro fasi dell OFT

7 Cosa si intende per programma di compliance effettivo? di certo non completare una check-list Elemento chiave 1 - Impegno diretto del vertice Elemento chiave 2 - Identificare i rischi aziendali Elemento chiave 3 - Promuovere una cultura di compliance: così lo staff comprende le regole e le segue. Ma in che modo? Il management deve conoscere i rischi conseguenti alla mancata compliance, comprendere e supportare la predisposizione di un compliance programme efficace Adottare e rendere noti gli standard di comportamento etico a livello di Gruppo (e.g. Codice di condotta/ Principi generali per il business) Sviluppare appropriate policy a livello disciplinare tolleranza zero

8 Cosa si intende per programma di compliance effettivo? Elemento chiave 4 - Implementazione e formazione Programmi di compliance sempre più sofisticati Linee guida / Cosa fare e cosa non fare Training on-line / in aula Webinars interni e presentazioni, workshop Aggiornamenti e newsletters Brochures, vademecum, fumetti pubblicazioni su internet / intranet Quiz, video, corsi con partecipazione interattiva L intenzione non è di creare un armata di legali antitrust ma piuttosto di creare consapevolezza e fornire consulenza quando necessario

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13 Cosa si intende per programma di compliance effettivo? Elemento chiave 5 Valutazione e continuo monitoraggio Evidenze raccolte attraverso i programmi formativi, test sul grado di conoscenza, controlli specifici per lo staff in posizioni chiave (e.g. vendite), verifica dei punti di contatto con i concorrenti (e.g. registri delle associazioni di categoria) Creazione di sistemi che facilitino la denuncia delle violazioni: hot line attraverso cui riferire in modo anonimo senza paura di ritorsioni Creazione di sistemi che permettano allo staff di ottenere suggerimenti sulla compliance di determinate operazioni alla normativa sulla concorrenza Audit interni Elemento chiave 6 Costante miglioramento Modifiche alle regole interne per tener conto di quanto appreso Adattamento continuo ai cambiamenti che intervengono nel business

14 Come valuto l efficacia? Cultura Le Autorità della concorrenza hanno accesso a documentazione interna e possono valutare l efficacia del programma di compliance Ma il tabù rimane l eventuale riduzione della sanzione per le aziende che abbiano implementato un programma di compliance efficace

15 Ruolo dei legali antitrust in azienda Il numero aumenta con l aumentare dell importanza della tematiche legate alla concorrenza Ruolo principale: assicurare conformità alla normativa sulla concorrenza Predisposizione di programmi di compliance e formativi Coinvolgimento in decisioni aziendali riguardanti i prezzi da applicare, i contratti in via di stipula ecc Risorse pronte a fornire consulenza immediata e gratuita In posizione privilegiata per influenzare il business Coinvolgimento ad uno stadio iniziale Importanza del privilegio legale in questo contesto (ove applicabile, procompliance) Regole dell ordine e nessun rischio di divulgazione

16 Advocacy Autorità della concorrenza e legali antitrust interni condividono un obiettivo comune: assicurare che l azienda agisca in confomità alla normativa I legali antitrust interni in quanto specializzati, sono fondamentali per fornire assistenza nella diffusione della cultura antitrust attraverso i propri sforzi di compliance e sono pertanto stakeholders con un ruolo chiave Veicolano il messaggio delle Autorità della concorrenza in modo corretto all interno delle aziende Assistendo tali sforzi, le Autorità della concorrenza possono contribuire profondamente allo sviluppo della cultura antitrust all interno della comunità aziendale

17 Advocacy: il caso dell OFT Consultazioni inviate a tutte le parti interessate e meeting 1-1 Workshops con speakers di livello e dibattito Autorità aperta a proposte di cambiamento (e.g. statement of objection e reato penale) Seminari a valle del completamento di importanti iniziative Estremamente aperta al confronto con l industria (iniziativa sulla compliance, partecipazione a riunioni ICLA e altri eventi)

18 Opportunità di reciproca collaborazione Il ruolo delle Autorità della concorrenza aumenta ulteriormente di efficacia con la collaborazione e il coinvolgimento degli altri stakeholders (Governo, Parlamento, Commissione Europea, ECN, ICN, associazioni di categoria, entità associative ricollegate all industria e legali antitrust interni). I legali d azienda in particolare possono svolgere con successo il ruolo di ambasciatori delle Autorità all interno delle aziende medesime. Alcune proposte: Organizzazione di eventi specifici e campagne di informazione per la diffusione della cultura di compliance antitrust, al fin di migliorare gli standard etici e assicurare conoscenza e consapevolezza sul significato delle regole poste a tutela della concorrenza Ampio input sulle consultazioni riguardanti nuovi sviluppi normativi per tenere in considerazione il nostro punto di vista, già al momento della predisposizione delle prime bozze e successivamente Collaborare per incoraggiare l implementazione di programmi di compliance efficaci, anche attraverso la condivisione di principi su cui un programma di compliance efficace e credibile si fondi Sviluppare iniziative finalizzate alla promozione della cultura di compliance e l implementazione di programmi di compliance all interno delle PMI

19 ICLA, In-house Competition Lawyers Association ICLA Europe e ICLA Italia sono presenti su