VADEMECUM ESPOSITORI VICENZA, 2 4 DICEMBRE 2016 INDICE

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1 VADEMECUM ESPOSITORI VICENZA, 2 4 DICEMBRE 2016 INDICE Pianta e Servizi di Quartiere pag. 2 Contatti Italian Exhibition Group S.p.A. pag. 3 Orari (espositori e visitatori) pag. 4 Allestimento e Disallestimento pag. 4 Regolamento tecnico e sicurezza sul lavoro pag. 5 Registrazione al portale della sicurezza sul lavoro pag. 5 Privacy pag. 5 Parcheggio Espositori pag. 5 Carico e Scarico pag. 6 Assicurazione pag. 6 Tessere Espositori pag. 7 Cartelli pubblicitari - video sonori pag. 7 Cartelli ragione sociale pag. 7 Impianti pubblicitari e vetrine pag. 7 Internet FDVHotspot pag. 7 Pagamenti pag. 7 Parcheggio per persone con disabilità pag. 8 Servizi utili pag. 8 Servizi fotografici pag. 8 Ufficio stampa pag. 8 Vigilanza interna pag. 9 Raccolta differenziata dei rifiuti pag. 9 Danneggiamenti pag. 9 1

2 SERVIZI DI QUARTIERE ATRIO INGRESSO Pad. 1 Banca Popolare di Vicenza e Bancomat Guardia medica PADIGLIONE 1 Bar PADIGLIONE 2 Bar Croce Verde Ristorante self-service Vigili del Fuoco PADIGLIONE 4 Bar PADIGLIONE 6 Bar ATRIO INGRESSO Pad. 7 Biglietteria Sala stampa S.A.T.E. Segreteria Espositori PADIGLIONE 7 Bar Centro Congressi (1 piano) - Pad. 7.1 Ristorante (1 piano) Pad

3 Nei giorni della Manifestazione l ufficio S.A.T.E. e la Segreteria Espositori sono a disposizione nell Atrio di ingresso al Padiglione 7. Il Servizio WI-FI è gratuito per tutti gli espositori. Le credenziali per l accesso (username e password) vengono comunicate all interno della Conferma di partecipazione e sono valide per un solo apparecchio informatico per tutti i giorni di Manifestazione. CONTATTI ITALIAN EXHIBITION GROUP S.P.A. Staff di Manifestazione Patrizio Carotta - Exhibition Manager tel. 0444/ Nicola Dal Martello - Sales Manager tel. 0444/ Francesca Marini - Customer Care tel. 0444/ Marco Grespan - Referente commerciale tel. 333/ Eventi Marzia Voltolina tel. 0444/ Comunicazione e Media Chiara Cappellina tel. 0444/ Visual e Progettazione Rinaldo Pagan tel. 0444/ Amministrazione e Contabilità clienti Mauro Paduano tel. 0444/ Linda Celin tel. 0444/ Sistemi Informativi Daniele Brognara tel. 0444/ Servizio Assistenza Tecnica Espositori (SATE) tel. 0444/ Manutenzione tel. 0444/ Logistica e Servizi tel. 0444/ Servizio Medico tel. 0444/ Servizio Emergenze tel. 0444/ Telefoni di emergenza presenti nei padiglioni tel Security tel. 0444/ Safety tel. 0444/ Italian Exhibition Group S.p.A. Quartiere Fiera di Vicenza Tel. (+39) Fax (+39) info@iegexpo.it - 3

4 ORARI ALLESTIMENTO Giovedì 1 Dicembre (previa registrazione sul Portale della Sicurezza sul Lavoro di Italian Exhibition Group S.p.A. dal sito internet orario Venerdì 2 Dicembre (previa registrazione sul Portale della Sicurezza sul Lavoro di Italian Exhibition Group S.p.A. dal sito internet orario ORARI ESPOSITORI (nei giorni di Manifestazione) Venerdì 2 Dicembre orario Sabato 3 Dicembre orario Domenica 4 Dicembre orario ORARI PER IL PUBBLICO Venerdì 2 Dicembre orario Sabato 3 Dicembre orario Domenica 4 Dicembre orario ORARI DISALLESTIMENTO AREE ALLESTITE E AREE PRIVE DI ALLESTIMENTO: 4 Dicembre (Domenica) orario Dicembre (Lunedì) orario (previa registrazione sul Portale della Sicurezza sul Lavoro di Italian Exhibition Group S.p.A. dal sito internet N.B.: È severamente vietato iniziare le operazioni di disallestimento prima delle ore di Domenica 4 Dicembre 2016, momento della chiusura della Manifestazione per il pubblico. È vietato l ingresso agli animali, fatta eccezione per i cani con fini di assistenza. ALLESTIMENTO E DISALLESTIMENTO Al fine di prevenire problemi concernenti la sicurezza, si comunica che i tempi di allestimento e disallestimento dovranno essere rigorosamente rispettati. Si riportano di seguito le principali modalità per le quali non saranno ammesse deroghe: le operazioni di allestimento degli stand dovranno essere completate entro le ore di Venerdì 2 Dicembre. Si ricorda che i suddetti lavori potranno avvenire anche nella mattinata di Venerdì 2 Dicembre, con orario L ultimo giorno di Manifestazione (Domenica 4 Dicembre) sarà consentito il disallestimento degli stand dalle ore alle ore Non è consentito iniziare le operazioni di disallestimento dello stand prima delle ore Tutte le operazioni di sgombero e disallestimento dovranno essere ultimate improrogabilmente entro Lunedì 5 Dicembre (orario: continuato). Nelle giornate di giovedì 1, venerdì 2 e lunedì 5 Dicembre, l accesso presso il Quartiere di Fiera di Vicenza per il montaggio e lo smontaggio degli stand in area libera e per allestire e disallestire in generale gli stand sarà consentito esclusivamente previa registrazione sul Portale della Sicurezza sul Lavoro dal sito internet L Espositore si assume a proprio carico, obbligandosi a mantenere manlevata e indenne Italian Exhibition Group S.p.A., senza diritto di rivalsa verso la stessa o a richiedere compensi alla medesima, ogni più ampia responsabilità per tutti gli eventuali danni a cose (quali, a mero titolo esemplificativo, merce, strutture e arredi), a persone o ad animali che, nell esecuzione della fase di allestimento e disallestimento, lo stesso o i suoi dipendenti o incaricati, direttamente o indirettamente, possano arrecare a terzi o a Italian Exhibition Group S.p.A., a prescindere dalle modalità con cui l evento dannoso si verifichi. A tal proposito, pertanto invitiamo gli espositori ad essere presenti durante gli orari indicati. Eventuali prolungamenti degli orari di allestimento e disallestimento sopraindicati, dovranno essere concordati con l Ufficio Sicurezza di Italian Exhibition Group S.p.A. Quartiere Fieristico Fiera 4

5 di Vicenza previa richiesta presentata almeno 24 ore prima. L Ufficio comunicherà concessioni ed eventuali costi (Tel. 0444/ ). Per tutte le altre norme (in particolare per l allestimento e il disallestimento, e per la sicurezza) si sottolinea l obbligo di attenersi a quanto prescritto dal Regolamento di Partecipazione riportato nel Modulo A della Domanda di Partecipazione e successive comunicazioni. Al fine di migliorare la qualità del servizio ai propri Clienti, e per garantire una più stretta osservanza delle norme di sicurezza sui luoghi di lavoro, Italian Exhibition Group si avvale del Fornitore Ufficiale Expotrans per la movimentazione delle merci all interno del Quartiere Fieristico di Fiera di Vicenza. Pertanto, per l utilizzo di carrelli elevatori, transpallet elettrici, piattaforme elevatrici, paranchi ed altre attrezzature soggette a verifica periodica e idonea formazione per l utilizzo ai sensi del D.lgs.81/08, si prega di contattare preventivamente Expotrans al fine di programmare l'orario di esecuzione di ciascuna attività. Si precisa infine che, in ogni caso, agli espositori sarà comunque concesso di utilizzare i propri carrelli e transpallet, purché manuali, per il trasporto del materiale all'interno dei propri stand. Per la prenotazione del servizio Expotrans è contattabile ai seguenti numeri di telefono: tel mob oppure all indirizzo info.fieravicenza@expotrans.net REGOLAMENTO TECNICO E SICUREZZA SUL LAVORO L Espositore deve rispettare le norme riportate sul Regolamento Tecnico e sul Regolamento per la Sicurezza sul Lavoro vigenti presso Italian Exhibition Group S.p.A. e sottoscritti al momento della Domanda di Partecipazione. L Espositore ha inoltre l obbligo di trasmettere i Regolamenti e di far rispettare quanto contenuto anche da parte delle Ditte che incaricherà per l allestimento della propria postazione. REGISTRAZIONE AL PORTALE DELLA SICUREZZA SUL LAVORO Gli Espositori che dovranno allestire e/o disallestire il proprio stand all interno delle aree libere, che avranno necessità di accedere dunque al Quartiere Fieristico Fiera di Vicenza nelle giornate di giovedì 1, venerdì 2 e lunedì 5 Dicembre, nonché di accedere al Quartiere Fieristico Fiera di Vicenza per il montaggio e lo smontaggio degli stand in area libera e per allestire e disallestire in generale gli stand, sarà loro consentito tale accesso esclusivamente previa registrazione sul Portale della Sicurezza sul Lavoro di Italian Exhibition Group S.p.A. Quartiere Fieristico Fiera di Vicenza da effettuarsi dal sito internet In caso di difficoltà nella registrazione dei dati richiesti potrete contattare l Ufficio assistenza allo La procedura di registrazione, oltre a richiedere l'inserimento dei dati identificativi dell Azienda allestitrice e dei propri lavoratori, fornisce adeguate informazioni con lo scopo, ai sensi dell art. 26 del D.Lgs. 81/08 e s.m.i. (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro) di: informare i lavoratori che opereranno all interno del quartiere fieristico relativamente ai rischi specifici esistenti nell ambiente in cui sono destinati ad operare e sulle misure di prevenzione, protezione e di gestione dell emergenza esistenti; individuare gli eventuali interventi di protezione e prevenzione dai rischi cui sono esposti i lavoratori al fine di eliminare i rischi dovuti alle interferenze tra i lavori delle diverse Aziende coinvolte nell esecuzione dell allestimento della manifestazione. PRIVACY Il sito web di Italian Exhibition Group riporta nell apposita area Privacy il testo della Politica per la tutela dei dati personali (D.Lgs. 196/03), oltre al link ai seguenti documenti: 5

6 Diritti dell'interessato Codice deontologico in materia di trattamento di immagini PARCHEGGIO ESPOSITORI Durante la Manifestazione saranno a disposizione degli Espositori alcune aree di parcheggio dedicate: il contrassegno per accedere alle aree di parcheggio dovrà essere ritirato presso la Segreteria Espositori, contestualmente al ritiro delle Tessere Espositore (presso punto S.A.T.E. ingresso padiglione 7). Eventuali contrassegni supplementari saranno addebitati euro 50,00 + Iva cadauno, fino ad esaurimento dello spazio a disposizione. Concessionari di auto: Parcheggio INTERNO LATO LUNGO Padiglione 7 lato Viale della Scienza (48 posti) con pass blu. L AUTO DOVRA RESTARE IN SOSTA PER TUTTA LA GIORNATA DI FIERA. Pass di colore VERDE: Parcheggio PF (per tutti gli altri espositori) E severamente vietato parcheggiare davanti alle uscite di sicurezza; i veicoli che verranno lasciati di fronte alle uscite di sicurezza verranno rimossi dal carro attrezzi con addebito delle spese. 6

7 CARICO E SCARICO Durante le operazioni di allestimento e disallestimento potrete giungere al varco più vicino al Vostro stand. Vi chiediamo la cortesia di liberare le porte non appena avete concluso le operazioni di carico e scarico, per agevolare gli altri Espositori. ASSICURAZIONE E fatto obbligo all espositore di assicurare lo stand ed i prodotti in esso esposti contro tutti i rischi. Italian Exhibition Group non si assume alcuna responsabilità per danni a persone o cose da chiunque o in ogni modo provocati. Si raccomanda inoltre di adottare tutti i provvedimenti necessari al fine di evitare furti o inconvenienti di qualsiasi natura come evidenziato nelle norme riportate successivamente. TESSERE ESPOSITORI Le Tessere Espositori possono essere ritirate giovedì 1 e venerdì 2 Dicembre presso il punto S.A.T.E. all ingresso del Pad. 7 con orario (giovedì) e (venerdì). Le tessere sono nominative e sono valide per l ingresso in Fiera solo nei giorni di Manifestazione. Le 7

8 tessere espositori potranno essere richieste ESCLUSIVAMENTE accedendo all area riservata del nostro sito Per evitare un utilizzo improprio delle tessere espositore, si fa presente che la mancata corrispondenza tra il nome inserito nella tessera e la persona che si presenterà ai tornelli comporterà l immediato ritiro della stessa. Ricordiamo fin da ora che con una tessera d ingresso sono consentiti 3 accessi al giorno. Per ogni espositore sono disponibili un numero massimo di 6 tessere nominative. Vi ricordiamo inoltre che: - le tessere eccedenti il numero spettante ad ogni ditta; - le tessere riemesse per smarrimento o ritirate; saranno addebitate ad Euro 20,00 cadauna. CARTELLI PUBBLICITARI-VIDEO SONORI Ad ogni azienda sarà concessa, nella propria area, l esposizione di materiale pubblicitario fino ad un massimo di mq.1 (uno). Eventuali richieste di spazi superiori dovranno essere comunicate preventivamente alla Italian Exhibition Group S.p.A. per l autorizzazione. Le ditte in possesso di video sonori sono tenute a corrispondere i diritti d autore per le esecuzioni negli stand, alla S.I.A.E. (Vicenza, Via Q. Sella 83/C - Tel. 0444/ Fax 0444/ ) facendone preventiva richiesta a Italian Exhibition Group ed alla S.I.A.E. stessa. CARTELLI RAGIONE SOCIALE Italian Exhibition Group non fornisce alcun cartello indicante la ragione sociale dell espositore o con il numero dello stand. Si fa obbligo agli espositori che adotteranno strutture personalizzate di provvedere ad un indicazione con il proprio numero di stand (per ulteriori informazioni si prega di contattare la Segreteria Operations (Tel. 0444/ ). INTERNET VICENZA WIRELESS Italian Exhibition Group S.p.A. mette a disposizione gratuitamente ai propri espositori FDVhotspot, il servizio di connettività wireless ad internet. Le credenziali (username & password) per usufruire del servizio sono le stesse comunicate con la Conferma di partecipazione per la richiesta tessere. Per Info nei giorni di Manifestazione 0444/ o 0444/ PAGAMENTI Il saldo dello spazio espositivo deve essere effettuato entro venerdì 2 Dicembre. E possibile effettuare il saldo nelle seguenti modalità: - bonifico (coordinate bancarie Italian Exhibition Group SpA: Banca Popolare di Vicenza, agenzia Vicenza N 4, SWIFT: BPVIIT IBAN: IT38R , avendo cura di esibire e/o trasmettere la ricevuta (fax 0444/ ) all Ufficio Amministrazione; - contanti (fino a 2.999,99 euro iva inclusa); - assegno. A fronte del pagamento o dell esibizione della ricevuta dell avvenuto bonifico saranno consegnati i badge per l ingresso alla Manifestazione, il pass per il parcheggio dell auto ed il Buono d Uscita, che dovrà essere esibito al personale di vigilanza, ai cancelli d uscita. Vi ricordiamo che in base all attuale normativa vigente, non è possibile effettuare pagamenti in contanti per importi superiori a 2.999,99 euro (iva inclusa). PARCHEGGI PER PERSONE CON DISABILITA Nei parcheggi limitrofi al Quartiere fieristico sono disponibili, fino ad esaurimento, parcheggi per persone con disabilità. Si ricorda inoltre che il quartiere fieristico è dotato di attrezzature e 8

9 percorsi idonei e accessibili. Per informazioni dettagliate telefonare alla Segreteria - Tel. 0444/ SERVIZI UTILI Sono di seguito indicati alcuni indirizzi di aziende che hanno in appalto la gestione di servizi vari per conto di Italian Exhibition Group S.p.A.. La presente lista è puramente indicativa e non impegna in alcun modo gli espositori ad usufruire dei servizi delle aziende sotto elencate: SERVIZIO DI CARICO E SCARICO MERCI: EXPOTRANS: Tel mob info.fieravicenza@expotrans.net SERVIZIO PULIZIE E FACCHINAGGIO: COOPLAT SCARL Cell. 335/ In Fiera: Tel 0444/ e Fax 0444/ SERVIZIO NOLEGGIO E GESTIONE APPARECCHIATURE AUDIOVISIVE: DIGITAL NETWORK - Tel 045/ info@digitalnetwork.it SERVIZIO HOSTESS: BEST UNION COMPANY Rosetta Trevilin 348/ rtrevilin@bestunion.com SERVIZIO TAXI RADIO TAXI VICENZA TEL SERVIZIO DI NOLEGGIO CON CONDUCENTE AUTONOLEGGI DI SCHIEVANO UBALDO TEL noleggiubaldo@gmail.com ZANCONATO TEL 0444/ info@zanconatoviaggi.it SERVIZI FOTOGRAFICI L attività dei servizi fotografici è regolamentata dall Ufficio Comunicazione e Media di Italian Exhibition Group S.p.A. attraverso fotografi autorizzati muniti di tessera di riconoscimento. L attività dei fotografi non autorizzati è tassativamente proibita. Gli Espositori interessati a riprese fotografiche dei propri stand dovranno richiedere l autorizzazione all Ufficio Comunicazione e Media al numero 0444/ Durante la Manifestazione è possibile che lo Staff di Manifestazione abbia l esigenza di fotografare il Vostro stand: il materiale che ne risulterà ha lo scopo di costituire un archivio fotografico utile alla promozione dell evento. Una selezione delle immagini verrà pubblicata sul profilo Flickr di Italian Exhibition Group per giornalisti e media oltre a sito e canali social della Manifestazione. UFFICIO STAMPA Gli Espositori possono consegnare in Sala Stampa (Hall 8) le proprie cartelle stampa con allegata liberatoria per l utilizzo redazionale delle immagini che saranno esposte e messe a disposizione dei giornalisti accreditati a partire dalla vigilia della mostra. Per informazioni contattare l Ufficio Comunicazione allo 0444/ VIGILANZA INTERNA E predisposto un servizio di vigilanza interna durante le giornate di allestimento, manifestazione e disallestimento. Si ricorda in ogni caso che Italian Exhibition Group S.p.A. non si assume alcuna responsabilità per eventuali furti o danneggiamenti che dovessero verificarsi. Al fine di evitare discussioni e malintesi, Vi preghiamo pertanto di avvisare sin d ora il Vostro staff ed il personale ausiliario impiegato nelle operazioni di montaggio e smontaggio (trasportatori compresi), della possibilità di ispezione degli automezzi in uscita dall area fieristica. Per ogni necessità o informazione chiamare: Ufficio Sicurezza Tel. 0444/ RACCOLTA DIFFERENZIATA DEI RIFIUTI All interno del quartiere fieristico è attiva la raccolta differenziata dei rifiuti. Vi invitiamo pertanto ad utilizzare correttamente gli appositi contenitori opportunamente identificati dalle seguenti scritte per evitare l applicazione delle previste sanzioni: -Carta -Plastica -Secco non riciclabile 9

10 DANNEGGIAMENTI Le Aree Allestite possono essere personalizzate avendo cura di ristabilire la situazione di partenza a fine Manifestazione, evitando di bucare le pareti in legno tamburato se non con puntine da disegno e/o spilli. Il materiale più pesante può essere appeso utilizzando la scanalatura presente sulla testa del pannello (profilo a V di 4 cm di spessore), calando dall alto catenelle o filo da pesca per ottenere l effetto voluto. In particolare è vietato forare il fascione e le colonne. Eventuali danni riscontrati negli stand, saranno addebitati ai rispettivi espositori, secondo i seguenti costi (al netto di I.V.A.): - Biadesivo /mt. 10,00 - Adesivi pubblicitari /cmq 1,00 - Chiodi, viti ecc. /cad. 10,00+manodopera - Costo riparazione e manomissioni strutture della Fiera /ora 30,00 - Riparazione, imbrattamento pareti /mq 30,00 - Improprio smaltimento rifiuti /mc 100,00 1 0