Il ruolo del Third Party Administrator nelle dinamiche di Business Process Outsourcing degli intermediari finanziari Il caso di Previnet S.p.A.

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1 Il ruolo del Third Party Administrator nelle dinamiche di Business Process Outsourcing degli intermediari finanziari Il caso di Previnet S.p.A.

2 Una definizione di Third Party Administrator DEFINIZIONE Un Third Party Administrator (TPA) è un impresa indipendente che interviene in determinate dinamiche di Business Process Outsourcing (BPO) per conto di una entità separata (il cliente) che gli conferisce formale mandato. E anche individuato come: outsourcer amministrativo, service amministrativo, agente o gestore amministrativo. * * * E un impresa, ovvero, un azienda di produzione per il mercato dotata di: beni economici (materiali e immateriali: risorse economiche/patrimoniali, ma anche (e soprattutto) relazioni) persone (individualità fisiche e/o giuridiche, esperienze, conoscenze, linguaggi condivisi, ) stabile organizzazione (complesso di variabili organizzative definite in un ottica di durabilità dell istituto) operazioni/processi (quindi, condizioni tecniche ed operative) fini economici (il mercato) * * * E indipendente, terza rispetto: ai propri clienti finali e alle eventuali sovrastrutture di controllo di cui fanno parte; alle strutture di controllo di eventuali altri soggetti che caratterizzano il business complessivo del cliente. Problematica del conflitto di interessi: la terzietà è condizione che garantisce quindi l esecuzione delle attività nell assoluto interesse del cliente (del TPA) e, in ultima istanza, della clientela finale di quest ultimo (es.: l aderente al fondo pensione) < 2 >

3 Una definizione di Third Party Administrator DEFINIZIONE Un Third Party Administrator (TPA) è un impresa indipendente che interviene in determinate dinamiche di Business Process Outsourcing (BPO) per conto di una entità separata (il cliente) che gli conferisce formale mandato. E anche individuato come: outsourcer amministrativo, service amministrativo, agente o gestore amministrativo. * * * Realizza per conto del cliente un attività di Business Process Outsourcing attraverso: un esternalizzazione contrattualizzata di determinate operazioni (e connesse responsabilità) relative a specifiche funzioni o processi amministrativi; senza intervenire attivamente nei processi e nelle dinamiche operative che caratterizzano il core business del cliente, ma curandone gli aspetti contabili, rendicontativi, segnaletici, consulenziali (outsourcing di servizi e/o applicativo) * * * Opera in forza di un mandato formale: le attività sono debitamente concordate nei minimi dettagli, formalizzate in appositi documenti (manuali operativi, service level description, service level agreement) diretti a governare gli ambiti di intervento, i tempi di esecuzione, le rispettive aree di responsabilità, le penali applicabili. Ciò non implica trasmissione della responsabilità dal cliente al TPA < 3 >

4 Outsourcing o Insourcing? o DIMENSIONAMENTO ORGANICO RISPETTO ALLE ESIGENZE DEL BUSINESS o COSTI DI FORMAZIONE DEL PERONALE / COSTI TECNOLOGICI o COSTI ACQUISTO / SVILUPPO / MANUTENZIONE APPLICATIVI DEDICATI o COSTI GESTIONE ERRORI COSTI D USO ALTI BASSI INSOURCING OUTSOURCING BASSA ALTA COMPLESSITA GESTIONALE o AUMENTO DELLA COMPLESSITA DELLE ATTIVITA AMM.VE o AUMENTO AMPIEZZA DEI VOLUMI DA GESTIRE o GESTIONE INTERSCAMBI INFORMATIVI TRA I DIVERSI SOGGETTI o PROFONDITA DELLA VIGILANZA NORMATIVA < 4 >

5 Le caratteristiche distintive e i vantaggi dell outsourcing ALCUNI VANTAGGI DEL MODELLO IN OUTSOURCING PER IL CLIENTE FINALE Vantaggi Strategici Mascheramento degli aspetti operativi: focalizzazione sulle politiche proprie del core business di riferimento (promozione ed istituzione di nuovi prodotti, definizione politiche di investimento e risk management, sales e servizio clienti, controllo interno) Forte riduzione dei rischi operativi (vengono trasmessi al TPA sulla base degli SLA concordati) Verticalizzazione dei servizi offerti (dalla distribuzione al controllo di gestione) in capo ad un unico soggetto (riduzione del numero di interlocutori e dei costi di mantenimento degli stessi) Supporto continuo altamente specializzato sulle tematiche proprie di ciascun business: rapidità degli adeguamenti alle mutevoli esigenze del mercato e della clientela (nuovi prodotti, portafogli, distributori, ) Aggiornamento continuo rispetto ai contesti normativi di riferimento come pure alle nuove architetture o tecnologie Aumento dell efficienza globale nella gestione con riduzione dei tempi di processing e quindi migliore immagine nei confronti dei clienti e delle controparti Ruolo di controllo e certificazione: il il cliente libera la propria struttura dagli aspetti meramente amministrativi favorendone la specializzazione su tematiche a più elevato valore aggiunto < 5 >

6 Le caratteristiche distintive e i vantaggi dell outsourcing ALCUNI VANTAGGI DEL MODELLO IN OUTSOURCING PER IL CLIENTE FINALE Vantaggi Economici Struttura flessibile dei costi rispetto ad una struttura interna: il il cliente mantiene una struttura operativa più flessibile sgravando il il proprio conto economico dall incidenza dei costi indiretti (soprattuto nelle fasi di avvio operativo) Gestione picchi di operatività (livellamento operato dall outsourcer che riorganizza l allocazione delle risorse amministrative tra i vari clienti) Eliminazione di investimenti tecnologici (assorbiti dall outsourcer che dispone di una propria organizzazione di mezzi e persone per l esecuzione delle attività amministrative) Eliminazione di costi di formazione del personale con riguardo alle attività meramente amministrative Riduzione delle attività di routine per il il personale interno al cliente a favore di attività di controllo e certificazione del lavoro svolto dall outsourcer Riduzione dei tempi delle singole fasi amministrative (grazie alla specializzazione delle attività interna all outsourcer) Impatto minimo o nullo sui sistemi informativi del cliente e quindi sulle risorse IT (outsourcing tecnologico, distribuzione applicativi su piattaforme Web) < 6 >

7 Previnet S.p.A.: company profile LA SOCIETA Fondata nel 1995 per fornire in outsourcing servizi amministrativi e informatici nel settore previdenziale e assistenziale, finanziario, bancario ed assicurativo IL MODELLO ORGANIZZATIVO Tre Strategic Business Units: o contraddistinte da operazioni/processi/funzioni ricorrenti lungo la filiera di prodotto; o supportate da nuclei tecnici altamente specializzati ed integrati. Previdenza Assicurazioni Finanza Distribuzione Ciclo attivo Ciclo passivo Accounting/Reporting Altri servizi Legal and consulting services Back Office & Securities Administration IT Solutions AREA FINANCE o da un lato, verso una clientela interna (BU previdenziale e assicurativa); o dall altro, come BU autonoma diretta a offrire un set integrato di servizi e prodotti per intermediari finanziari. < 7 >

8 Previnet S.p.A.: company profile LA CLIENTELA La clientela di riferimento è costituita dagli intermediari finanziari (principalmente) non bancari: A. Fondi pensione (pre-esistenti, negoziali ex dlgs 124/93 ora 252/05, aperti) B. Casse di previdenza e assistenza (enti pubblici privatizzati ex dlgs 509/94 e casse private ex dlgs 103/96) C. Compagnie d Assicurazione (operanti sia nel Ramo Vita che nel Ramo Danni) con riferimento a prodotti: Tradizionali (collegati a Gestioni Interne Separate) Linked (prodotti finanziari/assicurativi quali Unit Linked e Index Linked) D. Società di Gestione del Risparmio (SGR), sia nell ambito: delle attività di gestione collettiva del risparmio (istituzione e gestione di fondi comuni: o aperti tradizionali o speculativi (fondi di fondi e single manager); o di private equity; o real estate (prodotti a reddito e a iniziativa, fondi di fondi); delle attività di gestione individuale del risparmio (attività di gestione di portafogli individuali per conto terzi); E. Società di Investimento a Capitale Variabile (SICAV) di diritto italiano ed estero (attività di supporto alla rete di distribuzione) F. Società di Intermediazione Mobiliare (SIM), nell ambito delle attività di: gestione di portafogli individuali per conto terzi; ricezione e trasmissione di ordini; collocamento; consulenza finanziaria. < 8 >

9 Previnet S.p.A.: company profile LE LINEE GUIDA NELL OPERATIVITA DI PREVINET SPA L OUTSOURCING SU PREVINET FORNIRE SERVIZI DI ECCELLENZA NEL MERCATO DELL OUTSOURCING LO SVILUPPO INFORMATICO È GUIDATO DALLE UNITÀ DI BUSINESS SISTEMI INFORMATIVI COMPLETAMENTE SVILUPPATI IN HOUSE AUTOMATIZZAZIONE DEI PROCESSI AMMINISTRATIVI. ORIENTAMENTO AL CONTROLLO DI QUALITA DEL SERVIZIO INDEPENDENZA: PREVINET FORNISCE SERVIZI PER UNA PLURALITÀ DI SOCIETÀ NELLO STESSO SETTORE ORIENTAMENTO AL CONTROLLO DI PROCESSO E GESTIONE CRONOLOGICA DEI DATI TECNOLOGIE AVANZATE (ES.DB RELAZIONALI) VS <-> <-> <-> <-> <-> <-> <-> LE PRATICHE DI MERCATO L ATTIVITÀ DI OUTSOURCING È SECONDARIA E VINCOLATA AD ALTRE ATTIVITÀ LO SVILUPPO INFORMATICO È ESTERNALIZZATO A TERZE PARTI PACCHETTI SOFTWARE CHIUSI E PERSONALIZZABILI CON DIFFICOLTÀ GRADO ELEVATO DI MANUALITÀ PARTECIPAZIONE DI UN GRUPPO FINANZIARIO: IMPOSSIBILITÀ DI OPERARE PRESSO RETI DEI COMPETITORI ORIENTAMENTO ALLE ELABORAZIONI BATCH TECNOLOGIE MAINFRAME O DIPARTIMENTALI < 9 >

10 Previnet S.p.A.: company profile IL POSIZIONAMENTO & I COMPETITOR Quote di mercato di Previnet nell ambito del mercato previdenziale dei FP Chiusi Distribuzione FPC per Service Amministrativo Previnet 62,00% Accenture Insurance Services 18,00% Servizi Previdenziali S.p.A. Fondazione Enpaia Fondazione Fasc PensPlan Centrum Servizi Previdenziali VdA 8,00% 5,00% 3,00% 3,00% 3,00% 0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% Fonte: Bollettino MEFOP (dati al 30/06/09) E un mercato molto concentrato (i primi 2 soggetti coprono l 80% del totale). < 10 >

11 Previnet S.p.A.: company profile IL POSIZIONAMENTO & I COMPETITOR e in quello delle SGR speculative (dati 2009) Distribuzione SGR speculative per Service Amministrativo AR Enterprise Previnet 20,50% 37,70% Kedrios Société Générale SS 12,60% 12,60% AMS Group 8% BNP Paribas SS Intesa Sanpaolo Servizi Transazionali Banque Privée Edmond de Rothschild 3,30% 1,40% 4% 0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00% 35,00% 40,00% Fonte: Rapporto Service Provider Mondohedge (dati al 30/06/09) E un mercato più frammentato che vede la presenza anche delle Banche Depositarie (rif. Regolamento BankIt 14 aprile 2005). < 11 >

12 Area Finance: offerta di servizi I SERVIZI OFFERTI DALL AREA FINANCE SERVIZI AMMINISTRATIVI PER SOCIETA DI GESTIONE DEL RISPARMIO, SIM, BANCHE ED ALTRI INTERMEDIARI FINANZIARI Servizi di gestione dei sottoscrittori/anagrafiche mandati di gestione Servizi di fund accounting (fondi e gestioni patrimoniali) Servizi amministrativi societari Servizi di supporto alla distribuzione per prodotti finanziari (collettivi e individuali) SERVIZI PER BANCHE CORRISPONDENTI E SERVIZI DI LOCAL TRANSFER AGENT Elaborazione delle richieste di sottoscrizione, riscatto, conversione Investimento/disinvestimento Adempimenti fiscali Calcolo delle Commissioni Emissione dell informativa SERVIZI PER BANCHE DEPOSITARIE La Banca Depositaria quale agente di controllo La Banca Depositaria quale soggetto incaricato del calcolo del NAV SISTEMA DI SERVIZI INTEGRATI PER LA GESTIONE DI FONDI IMMOBILIARI E GRANDI PATRIMONI DI INVESTIMENTO Partnership di PREVINET con primari soggetti offerenti prodotti e servizi per il Real Estate < 12 >

13 Area Finance: alcune statistiche I DATI DELL AREA FINANCE Asset Under Admin (milioni di ) NAV calcolate/anno , , , , , , ASS.NI FP SGR TOTALE , , , , , , , ,85 0 ASS.NI FP SGR TOTALE Asset Under Admin +26,35% nel 2009 [oltre 24 Md ] Nav Calcolate/anno +3,47% nel 2009 [circa 48 mila NAV] < 13 >

14 Area Finance: alcune statistiche I DATI DELL AREA FINANCE Numero comparti gestiti ASS.NI FP SGR TOTALE Comparti gestiti +14,96% nel 2009 [oltre 580 comparti] < 14 >

15 Area Finance: schema dei soggetti e dei flussi di gestione per una SGR ORGANI VIGILANZA Segnalazioni periodiche 5 Rendicontazione / Lettere di conferma Info-provider Anagrafiche / corporate actions / Px / Fx Data Mgmt 2 DISTRIBUTORI (banche, Sim, promotori, ) Web Trasmissione al TA Visibilità applicativi SGR 1 Front Office Web SERVICE AMM.VO 4 TA FA COGE 5 Operazioni eseguite 4 Movimenti c/c / dossier titoli / corporate actions Ordini di acquisto/vendita Intermediari Conferma operazione Settlement Banca intermediari Settlement # # 3 MERCATO Ciclo sottoscrizione Ciclo ordine 1 Richieste sottoscrizione / rimborso / switch / 6 Flussi dispositivi e di controllo BANCA DEPOSITARIA Investitori Pagamenti / Rimborsi / Certificati 3 < 15 >

16 Area Finance: la filiera Front-to-Back Office Organi direttivi Front- Office Middle & Back-Office Asset Allocation strategica e tattica Gestione attiva portafogli Gestione fasi post-trade Riconciliazioni e valorizzazione Accounting Reporting Segnalazioni di Vigilanza Definizione linee di investimento dei portafogli in un orizzonte di breve (tattica) e medio/lungo (strategica) periodo Realizzazione indicazioni tattiche e strategiche dettate dalla direzione Attività di simulazione diretta, rebalancing vs ptf modello Invio ordini alle controparti per esecuzione. Alimentazione registro ordini/eseguiti Trade enrichment (completament o operazioni eseguite con dati trade) Trade matching (confronto ordine / eseguito) Trade settlement (gestione SSI), messaggistica SWIFT, tracciati proprietari Riconciliazion e saldi di conto corrente e dossier titoli Gestione struttura commissionale di prodotto Gestione fiscalità di prodotto Contabilizzazi one degli accadimenti finanziari complessivi di prodotto (parte sottoscrittori e parte finanziaria) Produzione rendiconto di prodotto (SP. CE e Nota integrativa) Tenuta libro giornale contabile di prodotto Alimentazione procedure di controllo di Banca Depositaria Alimentazione altre procedure interne della SGR: Risk management; Prodotti di distribuzione; Segnalazioni di Vigilanza per Banca d Italia Segnalazioni di vigilanza CONSOB Antiriciclaggio Anagrafe Tributaria Indagini Finanziarie (PEC) Fondo Unico di Giustizia < 16 >

17 Area Finance: dettaglio offerta servizi amm.vi per SGR Transfer Agency (TA) Fund Accounting (FA) Adempimenti Societari (COGE) Il servizio è rivolto alla gestione dei sottoscrittori dei fondi e delle gestioni patrimoniali ed include le seguenti attività: Gestione delle anagrafiche e dei rapporti (squadre, NDG, cointestazioni) dei sottoscrittori Controlli operativi e normativi sugli ordini (normativa locale, regole del prodotto) Gestione delle operazioni dei sottoscrittori (sottoscrizioni, rimborsi, trasferimenti, switch) Gestione operazioni di iniziativa del prodotto (dividendi, piani di accumulo, richiami impegni) ed eventi straordinari (fusione comparti, liquidazione fondi) Riconciliazione e contabilizzazione dei conti di raccolta secondo il modello operativo del prodotto Istruzioni per l'emissione ed il ritiro dei certificati rappresentativi delle quote (sia fisici, che immessi nel certificato cumulativo) Calcolo e retrocessione delle commissioni alla rete di distribuzione (commissione di vendita, commissioni di gestione) Gestione comunicazioni agli investitori (lettere di conferma e di estratto conto) Gestione segnalazioni agli Organi di Vigilanza (Banca d'italia, Agenzia delle Entrate) Predisposizione dei flussi dispositivi di pagamenti per Banca Depositaria (modulo sottoscrittori) Servizi di customer service (sistemi per l'accesso remoto al portafoglio clienti) < 17 >

18 Area Finance: dettaglio offerta servizi amm.vi per SGR Transfer Agency (TA) Fund Accounting (FA) Adempimenti Societari (COGE) FONDI MOBILIARI Il servizio include le attività collegate alla gestione amministrativa dei patrimoni dei fondi e gestioni patrimoniali: Fornitura di strumenti di Front Office proprietari Previnet/Sintea (portfolio management e order management) o interfacciamento con sistemi terzi di Front Office Fornitura di supporti per la tenuta del registro ordini / eseguiti Funzionalità di inoltro ordini in fondi (interfacciamenti con sistemi/società di routing) Servizi di middle office (registrazione eseguiti e settlement) Contabilizzazione delle operazioni eseguite sui patrimoni dei fondi e mandati Riconciliazione conti correnti e depositi titoli Calcolo commissioni e gestione della fiscalità del fondo Calcolo del NAV, produzione registri contabili, rendiconti, reportistica e prospetti di analisi Segnalazioni per Organi di Vigilanza (basi informative T3, TS, T4, TA, TB, T5 e T6) Produzione flussi per Banca Depositaria (modulo patrimonio) Interfacciamento con sistemi di Risk Management della SGR FONDI IMMOBILIARI Registrazione della movimentazione contabile relativa ai patrimoni immobiliari e fatti amministrativi Registrazione dei dettagli dei patrimoni immobiliari, contratti e flussi previsionali Produzione flussi verso Banca Depositaria con i dettagli degli immobili, contratti e flussi contratti Interfacciamento con sistemi di property management (AAreon, IdeaRE, Abaco, ) Adempimenti IVA (per fondi immobiliari) Gestione contabile per società veicolo (Srl italiane) < 18 >

19 Area Finance: dettaglio offerta servizi amm.vi per SGR Transfer Agency (TA) Fund Accounting (FA) Adempimenti Societari (COGE) Previnet offre un range completo di servizi rivolti all amministrazione della società di gestione: Supporto consulenziale alla SGR in fase di set-up del modello operativo (RSO) Gestione degli adempimenti segnaletici/comunicativi iniziali successivi all autorizzazione della SGR Gestione contabile della SGR - Contabilizzazione dei fatti amministrativi - Predisposizione dei dati contabili richiesti per la redazione del bilancio - Gestione di reporting package contabili verso la capogruppo - Rendicontazione periodica - Esecuzione adempimenti fiscali Gestione paghe per il personale della Società Gestione dell archivio unico informatico (AUI) della società, segnalazioni all UIF (SARA), predisposizione file campione (DIANA) Predisposizione ed invio segnalazioni per Banca D Italia (T1, T2, B4 e B5) Gestione richieste indagini finanziari tramite PEC Comunicazione rapporti all Anagrafe Tributaria dell Agenzia delle Entrate Gestione segnalazioni FUG (Fondo Unico di Giustizia) < 19 >

20 PREVINET SPA via Ferretto, Mogliano Veneto (TV) ITALY tel fax it STEFANO FABBRO Head of Securities Services tel mob it