Manuale d uso Applicazione Gestione Documenti

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1 Manuale d uso Applicazione Gestione Documenti 1 rev

2 Indice Manuale d uso Sommario 4 La home page dell applicazione... 4 Funzionalità trasversali... 4 Come importare i dati mediante foglio di Excel... 4 Come importare intere cartelle di documenti... 5 Come operare con il Report/Elenco documenti... 6 Come effettuare l upload di un documento o di un file... 8 Come caricare un file... 8 Area Messaggi Gestione Area Messaggi Menù ANAGRAFICHE Lavoratori Registrazione di un nuovo dipendente/collaboratore Funzioni Centri di costo Menù DOCUMENTI INTERNI Consultazione documenti Albero documenti e cartelle Ricerca rapida di un documento o cartella sull albero Gestione documenti Dati documento Firme File associati Allegati/documenti di riferimenti Notifiche Archivio Autorizzazione documenti Autorizzazione dei documenti a tutti gli utenti Importazione libreria documenti Menù DOCUMENTI ESTERNI rev

3 Nome e leggi rev

4 Per accedere all applicazione Da qualsiasi browser (consigliati Mozzilla Firefox e Crome) digitare l indirizzo fornito dall amministratore di sistema (es. per accedere al sistema informatico TaleteWeb. Per accedere all applicazione Gestione Documenti, dopo essersi logati (inserendo negli appositi campi username e password forniti dall amministratore di sistema), cliccare sull icona che viene visualizzata nell area: Le mie applicazioni. In quest area vengono visualizzate esclusivamente le applicazioni acquistate in licenza d uso e diritto d uso dall organizzazione per le quali l utente ha le autorizzazioni. Argomenti correlati Come effettuare il login alla piattaforma Altre impostazioni generali La home page dell applicazione Area dei menù Area di accesso rapido ai reports Sull interfaccia standard per la gestione degli elementi di una qualsiasi maschera è presente molte volte il pulsante registro modifiche. Cliccando su questo pulsante, l utente autorizzato, può visualizzare la cronologia di chi ha fatto cosa sulla singola maschera. Selezionare l utente dall elenco a tendina, selezionare l intervallo di date e quindi cliccare su Applica filtri Funzionalità trasversali Come importare i dati mediante foglio di Excel In quasi tutte le maschere del sistema informatico TaleteWeb, è disponibile una funzionalità che consente di importare rapidamente grandi quantità di dati utilizzando fogli di Excel modello, evitando di registrare 4 rev

5 manualmente i singoli record. Allo stesso modo è possibile, da qualsiasi elenco, esportare i dati in diversi formati tra cui il formato xlsx. I modelli per l importazione rapida sono quasi sempre scaricabili dai Report/Elenco; nelle diverse maschere cliccando sul pulsante e quindi su Elenco o Elenco in modifica si ritrova il seguente controllo: Cliccando su Scarica il modello per l importazione viene visualizzato un foglio Excel modello con le colonne contenenti le etichette dei campi con i dati da importare. E possibile popolare le diverse colonne copiando e incollando i dati da altri formati. Completato il popolamento del foglio è necessario salvarlo sul proprio computer (si consiglia di salvarlo sul desktop per trovarlo facilmente). L operazione di importazione è semplice e veloce; cliccando sul pulsante Seleziona si rintraccia il file modello precedentemente salvato, lo si seleziona e quindi cliccando sul pulsante Importa si da inizio al porting dei dati. Se nelle colonne dei file modelli sono richiesti dati già caricati a sistema per non duplicarli è necessario copiarli identici a quelli registrati. A tal fine è consigliabile esportare prima l elenco dei dati già registrati in un file di Excel, copiare quelli interessati e incollarli nelle colonne corrispondenti dei modelli d importazione. Come importare intere cartelle di documenti Con l applicazione Gestione documenti è possibile, per l utente autorizzato, caricare simultaneamente intere cartelle di documenti. Per fare ciò è necessario scaricare sul proprio PC un programmino d importazione con le seguenti modalità: 1. Sulla home page dell applicazione in fondo alla pagina clicca su Assistenza Tecnica: Clicca qui 2. Clicca su: Programma di importazione rapida di una intera cartella sulla gestione documenti di TaleteWeb 3. Nell interfaccia che si apre clicca su installa 4. Nell interfaccia clicca su Salva il file 5. Avvia il setup per eseguire l esecuzione del programma e premi esegui; si apre la seguente interfaccia: 5 rev

6 Attenzione è indispensabile che l utente si loghi prima su TaleteWeb accedendo all applicazione Gestione documenti e inserisca nuovamente la propria username e password (le stesse con cui si è logato su Talete). Inserire il corretto indirizzo del server quello usato per accedere all applicazione TaleteWeb. Selezionate la cartella da importare sul proprio computer cliccando sul pulsante quindi cliccare su Carica. Il tempo impiegato è funzione della velocità della rete e della dimensione della cartella. 6. Completata l importazione il sistema crea sull albero documentale una cartella che riporta come titolo la data di importazione che l utente può ovviamente rinominare. Il contenuto della cartella è importato fedelmente. E necessario inserire per ogni documento i dati di gestione manualmente o in modo massivo a tal fine vedi il paragrafo successivo Come operare con il Report/Elenco documenti Come operare con il Report/Elenco documenti Gli utenti autorizzati possono accedere ad un efficace sistema di visualizzazione di Report/elenchi dei documenti caricati in piattaforma. L interfaccia rende i Report/Elenchi di TaleteWeb molto simili nell utilizzo a fogli di Excel pur in presenza di dati validati e quindi non modificabili dall utente finale. Puoi accedere al Report/Elenco documenti in vari modi: 1. Dal menù Documenti interni seleziona Gestione documenti quindi clicca sul pulsante e successivamente su Elenco. 2. Dal menù Documenti interni seleziona Albero documenti e cartelle quindi su 3. Il modo sicuramente più veloce è: dalla homepage dell applicazione clicca su Elenco documenti Con qualsiasi sistema si accede si visualizza la seguente interfaccia: 6 rev

7 E possibile applicare dei filtri per velocizzare la ricerca oppure digitare una parte del nome o del codice del documento; dopo aver applicati gli eventuali filtri clicca sul pulsante Visualizza. TaleteWeb restituisce un Report/Elenco documenti come nell esempio seguente Clicca per accedere alla maschera Clicca per aprire il documento Cliccando sul Nome puoi accede alla maschera di gestione del documento, ma solo se sei autorizzato in lettura e scrittura; cliccando sul nome nel campo Lista file puoi visualizzare il documento ovviamente se sei autorizzato. Puoi esportare l elenco visualizzato in diversi formati ed in modo particolare in un file di Excel; clicca sull icona dell applicazione in cui vuoi esportare il file. Puoi importare, utilizzando un modello di Excel, i dati di gestione di diversi documenti anziché impostarli singolarmente. Per fare ciò: 1. Scarica il modello posto in fondo all elenco 2. Per i documenti già caricati è indispensabile che il nome e/o il codice del documento stesso siano esattamente quelli già salvati; per facilitare il lavoro seleziona l elenco per il quale devi gestire i dati e visualizzalo, quindi esportalo in Excel. Copia le intere colonne interessate e incollale nel modello. Completato il lavoro salva il modello compilato sul tuo computer, selezionalo con il pulsante Seleziona e quindi clicca su Importa Diverse sono le operazioni che l utente autorizzato può fare per personalizzare il Report prima della stampa: Cliccando con il tasto destro del mouse su una colonna si attiva la seguente interfaccia che permette di organizzare i dati della colonna ordinandoli, raggruppandoli anche in modalità multipla, filtrandoli, esattamente come si farebbe con un foglio elettronico; 7 rev

8 E possibile inoltre, se l elenco presenta diverse colonne, visualizzare solo quelle di proprio interesse nascondendo dalla visualizzazione e quindi dalla stampa quelle non interessate. Si possono allargare e restringere le colonne trascinando con il mouse il bordo. Cliccando sull elemento in azzurro sottolineato si accede direttamente alla maschera di gestione del dato E possibile esportare tutto quello che viene visualizzato in diversi formati: Word, Excel, CSV, Pdf, semplicemente cliccando sulle icone delle relative applicazioni; come mostrato in figura Cliccare per ricaricare la pagina ed aggiornare i dati Cliccare per esportare Una volta completata la personalizzazione del report è possibile stampare quanto visualizzato direttamente tramite le funzionalità di stampa del browser utilizzato. Come effettuare l upload di un documento o di un file Come caricare un file Per eseguire l upload dei file, in qualsiasi maschera del sistema informatico TaleteWeb, si utilizza la seguente interfaccia: 8 rev

9 Cliccando sul pulsante si vuole caricare, selezionare quindi il file, e cliccare sul pulsante si accede al proprio computer o rete aziendale dove è presente il file che Cliccando sul pulsante, dalla seguente interfaccia: Il sistema, in pochi secondi esegue l upload del file selezionato: 9 rev

10 Il file è richiamabile in qualsiasi momento ed è possibile visualizzarlo, semplicemente cliccando sul nome del file, stamparlo, salvarlo sul proprio computer o eliminarlo cliccando sulla icona se l utente ha l autorizzazione per eseguire questa operazione. accanto; tutto ciò Area Messaggi La piattaforma TaleteWeb è dotata di un proprio sistema di comunicazione interna che permette di notificare messaggi di posta elettronica relativi a determinati elementi. Ogni utente ha una propria area messaggi dove può visualizzare tutte le notifiche, inviate da altri utenti, relative a diverse organizzazioni/applicazioni/oggetti. L utente può accedere alla propria area messaggi in due modi: - Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; quindi dal menù IMPOSTAZIONI selezionare Messaggi; - Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Messaggi Gestione Area Messaggi L area messaggi si presenta nel modo seguente: L utente può applicare vari filtri (mittente, periodo, tipo) in funzione dei quali, dopo aver cliccato sul pulsante Visualizza, accedere ai relativi elenchi di messaggi; si noti che l icona della busta a sinistra può essere aperta o chiusa a seconda che il messaggio è stato già letto oppure è ancora da leggere. Cliccando, invece, su Apri a destra si accede direttamente alla maschera dell elemento oggetto del messaggio di notifica. Questa operazione permette al sistema di registrare automaticamente l informazione che l utente ha ricevuto e letto il messaggio fornendo al mittente e all amministratore evidenza e tracciabilità di ciò. Si ricorda che la stessa operazione si può fare accedendo alla maschera dall apposito link presente nel messaggio di posta elettronica con cui è stata inoltrata la notifica. 10 rev

11 Si consiglia di consultare con una certa regolarità la propria area messaggi e aprire tutti i messaggi non ancora letti. E precisa responsabilità di ogni utente assicurare al mittente e all amministratore di sistema la tracciabilità dell avvenuta ricezione e lettura dei messaggi; la mancata ottemperanza di questa procedura può costituire oggetto di non conformità critica a carico del destinatario inadempiente. Menù ANAGRAFICHE Lavoratori Per il funzionamento dell applicazione è necessario popolare la tabella dipendenti e collaboratori con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei dipendenti/collaboratori, può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Dal menù anagrafiche cliccando su Dipendenti si accede alla seguente interfaccia: 1. Per selezionare un dipendente/collaboratore già presente in anagrafica cliccare sulla finestra a tendina Seleziona il lavoratore e digitare alcune lettere contenute nel cognome-nome della risorsa desiderata, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuata selezionare il dipendente/collaboratore. 2. Per inserire una nuovo dipendente/collaboratore cliccare sul pulsante Nuovo lavoratore 3. Per accedere all elenco dei dipendenti/collaboratori registrati in anagrafica cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco lavoratori Argomenti correlati Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i Report/Elenchi Registrazione di un nuovo dipendente/collaboratore La maschera dipendenti/collaboratori è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto la maggior parte dei dati non sono richiesti per il funzionamento dell applicazione Rischio Clinico. 1. Cliccare sul pulsante Nuovo lavoratore o selezionarne una già esistente 2. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate cliccare sul pulsante Salva le modifiche; attenzione se non si completa l operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde salvataggio effettuato 3. Per eliminare del tutto un dipendente/collaboratore cliccare sul pulsante Elimina; attenzione un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando Digitare nell apposito campo il cognome ed il nome e la data di nascita del dipendente/collaboratore 11 rev

12 4. Nella scheda Dati anagrafici digitare il numero di matricola e l indirizzo se disponibile 5. Selezionare dalle apposite finestre a tendina l Utente TaleteWeb associato al dipendente collaboratore e l unità operativa di appartenenza. Tutti gli altri campi della maschera non sono necessari Funzioni Dal menù anagrafiche, cliccando sulla voce funzioni, si accede all applicazione che ci consente di gestire una nuova funzione o ricercare per modificare una funzione organizzativa già registarta. Per registrate una nuova funzione organizzativa, l utente autorizzato, clicca sul pulsante Nuova Funzione e si apre la maschera organizzata in tre schede. Non tutti i campi sono obbligatori, per alcune applicazioni occorrerà registrate solo il nome della funzione e il responsabile associato alla funzione. Una volta salvata la modifica o l inserimento apportato con il tasto Salva le modifiche, si può ora e solo dopo il savataggio avvenuto, associare una risorsa responsabile alla funzione inserita cliccando sul pulsante + della dicitura Inserisci nuovo responsabile; questa interfaccia ci consente di selezionare la risorsa dall anagrafica dei lavoratori. È molto importante registrare la data di decorrenza dell assegnazione della risorsa a responsabile di quella funzione organizzativa (nel campo dal). Vedremo che queste informazioni sono fondamentali per associare tutte le attività fatte dal Responsabile della funzione dalla data di decorenza, sarà altresì importante definire la data di cessazione della risorsa dalla funzione organizzativa in questione (nel campo al). Si clicca quindi, inseriti tutti i campi, nel pulsante Inserisci. Il sistema da questo momento, per tutte le applicazioni, che condivideranno queste informazioni, associerà quel responsabile (e solo quello inserito) di quella funzione organizzativa la risorsa associata. Altre informazioni che possiamo registrare nella maschera anagrafica Funzioni sono le indicazioni sul tipo di funzione, selezionare dall elenco a tendina il Titolo di studio rischiesto per la funzione, eventuali specializzazioni, l inquadramento contrattuale previsto, una breve descizione delle esperienze lavorative richieste e una breve descrizione complessiva della funzione. Queste informazioni aggiuntive sono molto utili ma non indispensabili. Possiamo anche in questa maschera utilizzare il metodo Upload dei documenti e quindi allegare all anagrafica funzione documenti esplicativi della stessa. Cliccare sempre, finita la compilazione sul pulsante Salva le modifiche. Per eliminare invece una funzione organizzativa già esistente basta selezionarla e cliccare sul pulsante Elimina. Quest ultima operazione, chiaramente, può farla soltanto l amministratore o l utente master autorizzato dall amministartore. È possibile inoltre, come per le altre anagrafiche, visualizzare il Report delle funzioni, cliccando il pulsante Report e successivamente su elenco funzioni, si accede direttamente al tipico report del sistema Taleteweb. 12 rev

13 Anche in questo caso è possibile effettuare il popolamento dell anagrafica attraverso un modello per l importazione fatto con un file in Excell. Centri di costo Gli utenti master autorizzati, in sede di configurazione iniziale o manutenzione delle anagrafiche in seguito a modifiche, possono caricare l anagrafica dei Centri di costo in modalità manuale o attraverso modelli di Excel. Vediamo come caricare i Centri di costo in modo manuale: dal menù Anagrafiche cliccare su Centri di costo: Selezionare dall elenco a tendina un centro di costo già esistente per modificarlo, oppure cliccare su Nuovo centro per registrarne uno nuovo. Clicchiamo su Nuovo centro; si apre la seguente interfaccia: Digitare Codice e Nome del centro, il Tipo selezionandolo dall elenco a tendina, il genere e quindi per validare i dati cliccare sul pulsante Salva le modifiche Argomenti correlati Come gestire gli elementi di una maschera Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i Report/Elenco Menù DOCUMENTI INTERNI L applicazione consente la completa gestione dei documenti di origine interna relativi ai diversi sistemi di gestione (qualità, sicurezza, ambiente, ecc.). L applicazione è stata progettata per consentire la gestione in forma controllata dei documenti di sistema assicurando la piena conformità ai più importanti standard internazionali (ISO 9001, OHSAS 18001, ISO ecc.). 13 rev

14 Consultazione documenti Questa funzionalità consente agli utenti di un organizzazione di accedere rapidamente, per consultazione, all edizione aggiornata dei documenti per i quali hanno l autorizzazione in sola lettura o lettura e scrittura. I responsabili della pubblicazione assicurano la disponibilità agli utenti dei documenti aggiornati. Per consultare un documento procedi nel modo seguente: Dal menù Documenti interni seleziona Consultazione documenti; si apre la seguente interfaccia: Per ricercare il documento interessato puoi applicare dei filtri quali la Categoria, il Tipo Documento, oppure puoi digitare una parte del nome o del codice del documento; clicca quindi sul pulsante Cerca. Il sistema visualizza tutti i documenti che rispondono ai filtri applicati e restituisce il seguente Report/Elenco: Seleziona dall elenco il documento di tuo interesse e clicca sul nome dello stesso per aprirlo; puoi visualizzare il documento e/o salvarlo sul tuo computer. Attenzione il documento che scarichi sul tuo computer è solo una copia dell originale; l unico documento in corso di validità è quello on line. Al documento non puoi apportare nessuna modifica; la diffusione di un documento difforme dall originale pubblicato on line costituisce grave inadempienza. Se provi a visualizzare un documento per il quale non sei autorizzato alla consultazione il sistema genera un messaggio che ti avvisa che non hai l autorizzazione; rivolgiti all amministratore del sistema. Puoi accedere all interfaccia per ricercare un documento da consultare anche direttamente dalla homepage dell applicazione, cliccando su Consultazione documenti: 14 rev

15 Clicca per ricercare un documento Albero documenti e cartelle L accesso a questa maschera è consentito solo ad utenti che hanno permessi per operare sulle cartelle e sui documenti dei diversi sistemi di gestione. Le cartelle ed i documenti sono organizzati con una logica ad albero con funzionalità simile al file manager di Windows. Per accedere all albero dei documenti dal menù Documenti interni seleziona Albero documenti e cartelle. Si apre la seguente interfaccia: Vediamo come operare con l albero dei documenti: 1. Per espandere il contenuto di una cartella clicca sul triangolino nero a sinistra dell icona della cartella. 2. Clicca sul pulsante Nuova cartella principale per creare una nuova cartella principale. 3. Per creare una Nuova cartella seleziona la cartella gerarchicamente superiore (diventa di colore azzurro) e quindi clicca sul pulsante Nuova cartella; il sistema genera una cartella con il nome Nuova sottocartella clicca sul questo nome e cambialo a tuo piacimento. 15 rev

16 4. Per creare un nuovo documento seleziona la cartella che lo dovrà contenere (diventa di colore azzurro) e quindi clicca sul pulsante Nuovo documento il sistema apre la maschera di gestione del documento creato. Vedi l istruzione Gestione documenti. 5. Per eliminare una cartella selezionala (diventa di colore azzurro) e clicca sul pulsante Elimina. Il sistema visualizza un avviso che chiede la conferma dell ordine di eliminazione. Con le stesse modalità è possibile eliminare un singolo documento. Attenzione con l eliminazione della cartella si cancella tutto il contenuto sottostante alla stessa (cartelle figlie e tutti i documenti contenuti) 6. E possibile spostare una cartella e l intero contenuto in un altra cartella; seleziona la cartella da spostare (diventa azzurra) trascinala, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, sulla cartella di destinazione. La stessa operazione si può fare con un documento. 7. Tutti i file fisici salvati nel formato Word docx, associati ai documenti, che contengono parametri di TaleteWeb, possono essere simultaneamente riparametrizzati, cliccando sul pulsante Riparametrizza tutti i file. Vedi l istruzione Parametrizzazione dei documenti di Word 8. Puoi scaricare un file zip con tutti i file dei documenti della radice selezionata. Seleziona la cartella il cui contenuto vuoi scaricare e clicca sul pulsante Zip. L operazione potrebbe richiedere diversi minuti in relazione alla quantità di file contenuti nella radice. 9. Clicca su Elenco documenti per visualizzare il Report/Elenco di tutti i documenti. Vedi l istruzione Utilizzo del Report/elenco dei documenti. 10. Clicca su registro modifiche per visualizzare la maschera che ti consente di visualizzare chi ha fatto cosa sulla maschera: Vedi l istruzione Gestione dell Edit log. Ricerca rapida di un documento o cartella sull albero Dopo l accesso alla maschera Albero documenti e cartelle puoi ricercare rapidamente un documento o una cartella; dall elenco a tendina Ricerca documento digita il nome o una parte del nome del documento ricercato. Il sistema propone un elenco di documenti che soddisfanno i criteri di ricerca; seleziona quello desiderato. TaleteWeb si posiziona sull elemento evidenziandolo in azzurro e cliccando sopra al nome del documento si accedi automaticamente alla maschera di gestione dello stesso. Allo stesso modo si può ricercare rapidamente una cartella. Argomenti correlati Parametrizzazione dei documenti di Word Utilizzo del Report/elenco dei documenti Gestione dell Edit log Gestione documenti Il sistema informatico TaleteWeb consente la gestione controllata completa di tutti i documenti prescrittivi relativi ai diversi sistemi di gestione. Per accedere alla maschera dal menù Documenti Interni seleziona Gestione documenti, si apre la seguente interfaccia: 16 rev

17 Per selezionare un documento già esistente dall elenco a tendina Seleziona il documento digita alcune lettere contenute nel nome del documento cercato; il sistema propone alcuni documenti, individua quello cercato e selezionalo. È possibile modificare i dati relativi al documento; per confermare le modifiche clicca sul pulsante Salva. E possibile eliminare il documento selezionato cliccando sul pulsante Elimina. Queste operazioni sono consentite solo agli utenti autorizzati. Per creare un nuovo documento clicca sul pulsante Nuovo si presenta le seguente interfaccia: E possibile creare un nuovo documento sia utilizzando questa procedura che direttamente dalla maschera Albero documenti e cartelle vista nel paragrafo precedente. Digita il nome del documento nel campo Nome, quindi dall elenco a tendina Cartella del documento seleziona il nome della cartella dove vuoi conservare il documento per generare il documento clicca sul pulsante Salva. Dati documento Per gestire in forma controllata un documento è necessario associare allo steso alcuni dati ed informazioni per identificarne lo stato e consentirne la rapida ricerca e rintracciabilità. Clicca sulla scheda Dati documento. Il redattore del documento quando crea per la prima volta il documento stesso inserirà le informazioni richieste quali la Revisione (generalmente un numero da 0 a 9) e la relativa Data Revisione, l eventuale Edizione (generalmente un numero romano: i, II, III ecc.) e relativa Data Edizione, assegnerà al documento una categoria selezionandola nell elenco a tendina Categoria documento (si veda l istruzione Come utilizzare le sotto anagrafiche aperte creando elenchi a tendina), il tipo, il Sistema di gestione di riferimento e il Centro di costo scegliendoli dai rispettivi elenchi a tendina. E possibile associare al documento un gruppo di collaboratori che partecipano alla stesura dello stesso; per fare ciò dopo aver cliccato sul pulsante Salva, attraverso la seguente interfaccia inserire i collaboratori cliccando su, selezionando nell elenco a tendina il lavoratore desiderato e cliccando sul pulsante Inserisci Generalmente in fase di prima stesura il redattore assegna al documento la revisione bozza e solo dopo le fasi di verifica e approvazione provvederà, egli stesso o altra funzione incarica, alla prima pubblicazione del documento assegnando la revisione 0. L edizione viene generalmente utilizzata per radicali revisioni del documento stesso che ne cambiano in modo significativo i contenuti e/o il layout. 17 rev

18 Firme Il documento, sia in fase di prima emissione che nelle successive revisioni, deve essere firmato dalle funzioni responsabili della redazione, verifica, approvazione e pubblicazione, prima della distribuzione in forma controllata agli utenti interessati. Il redattore individuerà le suddette funzioni in base a quanto stabilito dalle procedure organizzative aziendali. Clicca sulla scheda Firme Per ogni livello la funzione responsabile viene selezionata dall elenco a tendina Funzione. Ad ogni funzione organizzativa è associato un lavoratore e quindi un utente in possesso di account. Per firmare in modalità debole il responsabile dovrà digitare la propria username e la propria password e quindi cliccare sul pulsante Firma. Attenzione l operazione di firma può essere fatta anche su una sessione aperta da un utente diverso da quello che firma. La comunicazione tra le diverse funzioni responsabili nonché verso gli utenti inseriti nella lista dei destinatari di copia controllata avverrà utilizzando la funzionalità Notifiche del sistema informatico TaleteWeb. Si veda a tale proposito l istruzione Gestione delle notifiche. File associati Attraverso questa funzionalità è possibile eseguire l upload del file fisico associato al documento. Il file fisico originario può essere salvato in qualsiasi formato. Generalmente i documenti prescrittivi dei diversi sistemi sono file di Word; Tutti i file fisici salvati nel formato Word docx, associati ai documenti, possono contenere parametri di TaleteWeb, vedi l istruzione Parametrizzazione dei documenti di Word. Clicca sulla scheda File associati; si apre la seguente interfaccia 18 rev

19 Clicca sul pulsante Seleziona, individua sul tuo computer il file da caricare e selezionalo cliccando su apri nell interfaccia sul PC; quindi clicca sul pulsante Carica per eseguire l upload che durerà da alcuni secondi ad alcuni minuti in funzione della velocità della rete e della dimensione del file. Completato l upload nella tabella Nome file compare in azzurro il nome del file cliccando sul quale è possibile visualizzare il documento, stamparlo o scaricarlo. Nel campo descrizione è possibile digitare alcune note di versione; per memorizzarle clicca sul pulsante Salva. (documenti di livello gerarchico Allegati/documenti di riferimenti E possibile collegare ad un documento degli allegati e/o altri documenti di riferimento già presenti nell albero documentale. Clicca sulla scheda Allegati/documenti di riferimento, si apre la seguente interfaccia: Per caricare file allegati esegui l upload con le modalità dell istruzione Come eseguire l upload di un file; per generare link a documenti di riferimento clicca su + Aggiungi documento, seleziona il documento e quindi clicca inserisci per creare il link. Notifiche La funzionalità per gestire i messaggi di notifica è trasversale a tutte le applicazioni del sistema informatico TaleteWeb. In molte applicazioni i messaggi vengono generati automaticamente dal sistema rendendo molto veloce la comunicazione interna riguardante i diversi processi gestiti. 19 rev

20 Vediamo come inserire manualmente una notifica; in quasi tutte le principali maschere è presente la scheda Notifiche cliccando sulla quale si apre la seguente interfaccia: Per inserire una nuova notifica clicca su ; digita, come in una normale , l Oggetto e il Corpo del messaggio e quindi clicca sul pulsante Inserisci. Si apre l interfaccia che ti consente di completare il messaggio facendo le seguenti operazioni: 1. Puoi inserire uno o più allegati al messaggio utilizzando il controllo per l upload di un file; clicca su Seleziona individua il file sul tuo computer selezionalo e quindi clicca su Carica. 2. Per inserire i destinatari del messaggio puoi selezionarli tra quelli già censiti nelle anagrafiche del sistema cliccando sulla scheda Da anagrafica; dall elenco a tendina relativo alla tipologia del destinatario seleziona quello interessato e clicca su inserisci. Puoi selezionare interi gruppi di destinatari selezionando dalla scheda Da lista di distribuzione una delle liste precedentemente configurate e cliccando sul pulsante Inserisci; vedi anche l istruzione Come configurare una lista di distribuzione. Puoi infine inserire dei destinatari esterni al sistema selezionando la scheda Soggetto esterno e inserendo nome e indirizzo di posta elettronica e cliccando sul pulsante Inserisci 3. I destinatari inseriti vengono visualizzati con la seguente interfaccia dove puoi controllare la correttezza dei dati; puoi in caso di errore eliminare un destinatario cliccando sul simbolo : 4. Il messaggio è a questo punto pronto per l invio; per eseguire l invio clicca sul pulsante Invia Clicca per inviare il messaggio Per riaprire la maschera di interfaccia ad esempio per aggiungere destinatari clicca su Visualizza e modifica. Alla fine clicca sul Chiudi in fondo alla maschera. Puoi aggiungere successivamente nuovi destinatari e cliccare nuovamente su Invia: il sistema invia il messaggio solo ai nuovi aggiunti. TaleteWeb assegna ad ogni messaggio inviato da qualsiasi applicazione un numero di protocollo univoco con progressivo per esercizio; il protocollo non è modificabile. 5. Inviato il messaggio il sistema spunta automaticamente la check box Inviato e registra la data e ore di invio nel campo Data invio. 6. I destinatari utenti del sistema informatico ricevono una che riporta le informazioni digitate dal mittente, gli eventuali allegati ed un link; cliccando sul link i destinatari/utenti vengono indirizzati direttamente alla maschera relativa all elemento da cui è partito il messaggio. Con questa operazione il destinatario da evidenza di ricezione e lettura e il sistema registra questa evidenza 20 rev

21 spuntando automaticamente la check box Ricezione e riportando data e ora nel campo Data ricezione. 7. Ogni utente può accedere al messaggio anche dalla propria Area messaggi; vedi anche l istruzione Gestione area messaggi. Questa funzionalità è estremamente utile per assicurare la tracciabilità dell avvenuta distribuzione in forma controllata ad esempio dei documenti dei diversi sistemi di gestione Archivio L applicazione Gestione documenti del sistema informatico TaleteWeb consente di mantenere traccia della storia di ogni documento. Questa funzionalità è espressamente richiesta da diverse norme che prescrivono la conservazione delle vecchie revisioni del documento. Per accedere alla funzionalità dopo aver selezionato il documento interessato clicca sulla scheda Archivio. Si apre la seguente interfaccia: In caso di revisione di un documento per conservare il documento modificato, prima di eseguire l upload del nuovo, clicca sul pulsante Archivia documento. Il documento superato viene archiviato; l utente autorizzato può consultare le vecchie revisioni cliccando sul Apri. Il sistema automaticamente elimina il documento superato dalla scheda di consultazione File associati e svuota i campi di individuazione dello stato nella scheda Dati documenti. Puoi procedere a questo punto ad eseguire la gestione della nuova revisione del documento. E possibile in qualsiasi momento recuperare l ultima revisione per qualsiasi esigenza semplicemente cliccando sul pulsante Recupera ultima revisione. Autorizzazione documenti Il sistema informatico TaleteWeb consente di dare a ciascun utente l autorizzazione ad accedere al singolo documento in modalità sola lettura o modalità lettura e scrittura. Nella modalità sola lettura l utente potrà solo consultare il documento. Solo l amministratore del sistema documentale o funzioni da questi autorizzato possono accedere alla funzionalità. Dal menù Documenti interni clicca su Autorizzazione documenti; si apre la seguente interfaccia: 21 rev

22 Per dare i permessi seleziona l utente dall elenco a tendina Utente viene visualizzato l intero albero documentale. Per espandere ogni singola radice clicca sul relativo triangolino di colore nero quando la cartella è chiusa azzurro quando è esplosa. I colori indicano lo stato dei permessi per l utente. Se si vogliono modificare i permessi per una cartella o per il singolo documento spunta la relativa check box quindi sulle check box Autorizzazioni spunta quella desiderata e quindi clicca su Salva autorizzazioni I permessi possono essere ereditati dal profilo cui appartiene l utente; per la gestione dei profili vedi anche l istruzione Gestione dei profili Le assegnazioni individuali all utente sono gerarchicamente più forti di quelle autorizzate dai profili, pertanto è possibile assegnare ad un utente permessi diversi dal proprio profilo. Per assegnare i permessi ad un profilo seleziona la scheda Autorizzazione profili, quindi dall elenco a tendina Profili seleziona quello desiderato ed esgui la stessa operazione vista in precedenza per gli utenti. 22 rev

23 Autorizzazione dei documenti a tutti gli utenti Una funzionalità estremamente utile che consente in molti casi di velocizzare notevolmente il processo di autorizzazione ai documenti è quella che consente di dare i permessi indistintamente a tutti gli utenti di una determinata organizzazione. Questa funzionalità è molto utile per documenti di carattere generale aperti alla consultazione a tutti gli utenti dell organizzazione. Dal menù Documenti interni seleziona Autorizzazione documenti a tutti gli utenti e procedi con le modalità viste nei paragrafi precedenti per gli utenti e per i profili. Importazione libreria documenti Il sistema informatico TaleteWeb è munito di una funzionalità trasversale che consente alle aziende multi organizzazione di gestire delle librerie. Vedi a tale proposito l istruzione Gestione delle librerie. La libreria i Documenti consente di conservare, catalogandoli documenti interni di interesse generale che possono riguardare le diverse organizzazioni. Ovviamente la funzionalità richiede che l amministratore di sistema nomini per le diverse categorie documentali dei responsabili di libreria che aggiungono e/o aggiornano i contenuti. La singola organizzazione Aziendale può ricercare nella libreria centrale un documento e se lo trova può eseguire l operazione di importazione che equivale in sostanza a fare una copia del documento e conservarla nel proprio albero documentale. L utente autorizzato dal menù Documenti interni seleziona Importazione libreria documenti. Si apre la seguente interfaccia: Applica i filtri per affinare la ricerca di un intera cartella o di un singolo documento; è possibile oltre ai filtri digitare il nome della cartella/documento o parte di esso e quindi clicca sul pulsante Visualizza elenco cartelle. Spunta per importare Clicca per visualizzare 23 rev

24 Eseguita la ricerca il sistema ti restituisce le cartelle/documenti trovati; per visionare il contenuto del documento puoi cliccare sul nome dello stesso nella colonna di destra; per importarlo nella tua organizzazione spunta le check box a sinistra del documento desiderato e quindi clicca sul pulsante Salva come documenti aziendali. Se il documento di libreria è un formato docx con parametri puoi personalizzare il documento spuntando la check box Parametrizza i documenti da importare Menù DOCUMENTI ESTERNI Nome e leggi Il sistema informatico consente all organizzazione di gestire un archivio di norme e leggi e più in generale di documenti di origine esterna applicabili ai diversi Prodotti/Servizi/Processi. L utente autorizzato dal menù Documenti esterni seleziona Norme e leggi 24 rev

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