La gestione delle pubblicazioni scientifiche del CRA FAQ Versione febbraio 2013 A cura del Servizio Valutazione, trasferimento e innovazione

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1 La gestione delle pubblicazioni scientifiche del CRA FAQ Versione febbraio 2013 A cura del Servizio Valutazione, trasferimento e innovazione

2 INDICE Come posso inserire le mie pubblicazioni sul sito del CRA?...4 Come posso accedere alla banca dati Monitor?...4 Chi può inserire le pubblicazioni nella banca dati Monitor?...4 Quali prodotti posso inserire nella banca dati Monitor?...4 Cosa posso inserire nell archivio Documenti, tipologia Pubblicazioni, di Monitor?...4 Quando una pubblicazione è realizzata da più autori CRA è necessario che ciascun autore compili una propria scheda?...5 Possono essere inserite relazioni tecnico scientifiche intermedie o finali di progetto?...5 Posso inserire un intervento ad un convegno?...5 Se sono curatore di un volume ma anche autore di un contributo in esso contenuto devo inserire due schede in Monitor?...5 Le pubblicazioni in cui non sia presente, tra gli autori, almeno un ricercatore/tecnologo (R/T) di una struttura di ricerca CRA possono essere inserite in Monitor?...5 Possono essere inserite in Monitor pubblicazioni realizzate da personale non più operante presso le strutture del CRA?...5 Quali sono le informazioni minime da inserire in una scheda pubblicazione?...6 Come individuo il quartile di appartenenza di un articolo pubblicato su una rivista con Impact Factor (IF)?...6 Nel caso in cui una rivista appartenga, in JCR, a più categorie tematiche (subject category), come deve essere individuato il quartile di appartenenza dell articolo in essa pubblicato?...6 Come devo classificare gli articoli pubblicati su riviste non presenti nella banca dati JCR, quindi senza IF?...6 Quando una rivista è classificata con revisori?...7 Quando una rivista è classificata internazionale?...7 Posso inserire articoli pubblicati su riviste in esclusivo formato elettronico?...7

3 Posso inserire in Monitor lavori accettati dall editore ma non ancora pubblicati?...7 Se una rivista o un volume hanno pubblicato atti di congressi come deve essere classificata la pubblicazione in essi contenuta?...7 Come devo classificare i Meeting abstract e le lettere pubblicati su riviste del circuito ISI con IF?...8 Chi può apportare delle modifiche alla scheda della pubblicazione?...8 Posso modificare la scheda della pubblicazione dopo che questa è stata validata?...8 In qualità di utente posso cancellare una scheda pubblicazione erroneamente creata?...8 Posso allegare alla scheda della pubblicazione il full text del lavoro?...8 Posso allegare il full text di una pubblicazione in una fase successiva rispetto alla creazione della scheda?...8

4 Come posso inserire le mie pubblicazioni sul sito del CRA? Le informazioni riguardanti le pubblicazioni scientifiche realizzate dal personale del CRA sono visibili sul sito del CRA dopo l inserimento nell apposito archivio Documenti della Banca Dati dei Progetti di Ricerca del CRA denominata Monitor e previa validazione da parte del Servizio Comunicazione. La validazione delle informazioni avviene dopo la verifica della completa compilazione dei campi presenti nella scheda di riepilogo della pubblicazione. (Nella scheda è presente il campo Validato che consente all utente di verificare lo stato della scheda da lui inserita; quando la scheda è validata nel campo sopra indicato è riportato un segno di spunta). Come posso accedere alla banca dati Monitor? L indirizzo per accedere alla banca dati Monitor è il seguente: Alla banca dati Monitor si può accedere anche attraverso il sito del CRA AREA RISERVATA Accedere alla Banca Dati dei Progetti di Ricerca del CRA. Per accedere è necessario autenticarsi attraverso un nome utente ed una password. Il nome utente è nome.cognome, la password può essere richiesta inviando, attraverso la propria casella di posta istituzionale del CRA, una mail ad amministratore.bancadati@entecra.it. Chi può inserire le pubblicazioni nella banca dati Monitor? Tutto il personale del CRA in possesso di un nome utente e di una password. Colui che inserisce le informazioni riguardanti la pubblicazione nell apposita scheda della banca dati Monitor ne diventa utente ed è l unico abilitato ad apportare modifiche e/o integrazioni; l utente non va confuso con l autore della pubblicazione. Quali prodotti posso inserire nella banca dati Monitor? Possono essere inseriti nell archivio Documenti di Monitor sia i lavori scientifici realizzati sia i documenti di tipo amministrativo (testi di progetti, atti di approvazione dei progetti, ecc.). Nel momento in cui si crea una scheda nell archivio Documenti, bisogna selezionare la tipologia del documento, scegliendo tra Documento o Pubblicazione. Monitor rimanda a maschere di inserimento dati differenziate a seconda che si tratti di un documento o di una pubblicazione. Cosa posso inserire nell archivio Documenti, tipologia Pubblicazioni, di Monitor? Possono essere inserite nell archivio Documenti di Monitor, tipologia Pubblicazioni, le seguenti tipologie di prodotti: - libri, capitoli, monografie, altri prodotti editoriali; - pubblicazioni su riviste ISI-JCR; - articoli su altre riviste ISSN; - abstract / riassunti/ poster; - atti di congressi; - attività editoriali; Versione febbraio 2013 Pag. 4

5 - libri, manuali e capitoli a carattere divulgativo. Quando una pubblicazione è realizzata da più autori CRA è necessario che ciascun autore compili una propria scheda? No, è buona norma che ciascun utente prima di creare una nuova scheda nella banca dati Monitor verifichi che questa non sia già presente perché inserita da un altro utente. Una stessa pubblicazione può essere collegata a più strutture CRA selezionando nel campo Ente CRA tutte le strutture alle quali appartengono i diversi autori. Qualora un autore si accorgesse che tra le strutture CRA cui è collegata la scheda non è presente la sua, può segnalarlo all utente della scheda (cioè colui che l ha creata) perché la integri con le informazioni mancanti o, in alternativa, al Servizio Comunicazione. Possono essere inserite relazioni tecnico scientifiche intermedie o finali di progetto? Le relazione tecnico scientifiche dei progetti possono essere inserite nell archivio Documenti di Monitor selezionando la tipologia Documenti. Posso inserire un intervento ad un convegno? Si, purché il lavoro (contributo esteso o abstract) sia stato pubblicato su un volume o su una rivista. Se sono curatore di un volume ma anche autore di un contributo in esso contenuto devo inserire due schede in Monitor? Sì, sarà necessario fare due registrazioni che differiscono tra loro per la classificazione del prodotto editoriale: in una l utente si riconoscerà come autore del contributo, mentre nell altra come curatore dell intero volume. Le attività di curatela, in particolare, devono essere classificate nell Area 7: Attività editoriale. Le pubblicazioni in cui non sia presente, tra gli autori, almeno un ricercatore/tecnologo (R/T) di una struttura di ricerca CRA possono essere inserite in Monitor? Sì, possono essere inserite in Monitor anche le pubblicazioni in cui non sia presente, tra gli autori, un R/T del CRA (è il caso, ad esempio, delle pubblicazioni realizzate da personale con il profilo di collaboratore tecnico). Nelle procedure di valutazione saranno però considerate unicamente le pubblicazioni in cui è presente, tra gli autori, almeno un R/T, a tempo determinato o a tempo indeterminato, operante presso una struttura di ricerca del CRA. Possono essere inserite in Monitor pubblicazioni realizzate da personale non più operante presso le strutture del CRA? Sì, possono essere inserite anche pubblicazioni realizzate da personale non più operante presso il CRA (perché in quiescenza o perché ex-titolare di contratto a tempo determinato); nelle procedure di valutazione verranno però considerate unicamente le pubblicazioni realizzate da R/T presenti Versione febbraio 2013 Pag. 5

6 nella struttura nell anno di effettiva pubblicazione del lavoro scientifico. Per l attribuzione di una pubblicazione ad una struttura CRA si terrà conto dell affiliazione degli autori riportata nel testo dell articolo. Quali sono le informazioni minime da inserire in una scheda pubblicazione? Un lavoro scientifico inserito in Monitor deve riportare, di norma, almeno i seguenti dati bibliografici: - Autore/i - Titolo - Titolo Rivista / Libro / Atti di convegno - Classificazione del prodotto editoriale - N. Volume e/o N. Rivista - Pagine - Editore - ISSN o ISBN - Anno E possibile inserire anche lavori pubblicati su volumi o su riviste che, rispettivamente, non hanno ISBN o ISSN, ma tali lavori non saranno considerati utili ai fini delle procedure di valutazione dell Ente. L'assenza di informazioni complete impedisce la validazione della scheda e comporta l esclusione del prodotto dalle procedure di valutazione dell Ente. Come individuo il quartile di appartenenza di un articolo pubblicato su una rivista con Impact Factor (IF)? Il quartile di appartenenza di una rivista si individua consultando la banca dati Journal of Citation Reports (JCR) di ISI alla quale si accede direttamente dalla maschera di inserimento delle pubblicazioni presente in Monitor (Link a JCR). Nel caso in cui una rivista appartenga, in JCR, a più categorie tematiche (subject category), come deve essere individuato il quartile di appartenenza dell articolo in essa pubblicato? Per individuare il quartile di appartenenza dell articolo è necessario fare riferimento, in JCR, alla categoria tematica di maggiore pertinenza rispetto all articolo. Come devo classificare gli articoli pubblicati su riviste non presenti nella banca dati JCR, quindi senza IF? Per un gruppo di riviste che non hanno IF, sulle quali sono stati pubblicati lavori dal personale di ricerca del CRA negli ultimi anni, il Comitato di Valutazione del CRA ha individuato la classificazione da adottare. L ultimo aggiornamento dell elenco delle riviste con la relativa classificazione è disponibile sul sito del CRA. Nel caso di riviste non comprese nell elenco, l utente che inserisce le informazioni in Monitor dovrà proporre la classificazione del prodotto editoriale che ritiene idonea; tale classificazione sarà Versione febbraio 2013 Pag. 6

7 sottoposta all attenzione del Comitato di Valutazione per la necessaria convalida. In tale fase potranno essere richieste all utente che ha inserito la scheda ulteriori informazioni in merito all eventuale processo di revisione seguito dalla rivista prima della pubblicazione del lavoro. Quando una rivista è classificata con revisori? Una rivista è classificata con revisori quando illustra con sufficiente chiarezza il processo di revisione seguito. L appartenenza della rivista a tale categoria viene individuata dal Comitato di Valutazione del CRA. Quando una rivista è classificata internazionale? Una rivista è classificata internazionale quando: - la diffusione è internazionale; - l editorial board è internazionale; - contiene contributi originali di autori stranieri; - è presente in biblioteche di università/istituzioni di ricerca ed in repertori bibliografici internazionali. L appartenenza della rivista a tale categoria viene individuata dal Comitato di Valutazione del CRA. Posso inserire articoli pubblicati su riviste in esclusivo formato elettronico? Sì, purché l articolo non sia ancora in press e risulti in maniera univoca l anno di effettiva pubblicazione, il numero del volume, della rivista e delle pagine del lavoro. Posso inserire in Monitor lavori accettati dall editore ma non ancora pubblicati? Sì, i lavori scientifici accettati, ma non ancora pubblicati, possono essere inseriti in Monitor qualora alla pubblicazione sia stato attribuito il Digital Object Identifier (DOI). La scheda relativa rimarrà non validata e quindi modificabile da parte dell utente per consentirgli di completarne la compilazione con l inserimento dei dati relativi ad anno di pubblicazione, n. volume, n. rivista e n. pagine, non appena questi saranno resi disponibili dall Editore. Per quanto riguarda la procedura di valutazione i lavori accettati ma non ancora pubblicati, anche se in possesso del DOI, saranno considerati solo per l anno di effettiva pubblicazione, ciò al fine di evitare doppie imputazioni su anni consecutivi. Se una rivista o un volume hanno pubblicato atti di congressi come deve essere classificata la pubblicazione in essi contenuta? Se una rivista o un volume hanno pubblicato atti di congressi, la pubblicazione deve essere classificata nell Area 5: Atti di Congressi e non come capitolo di libro o articolo su rivista. Versione febbraio 2013 Pag. 7

8 Come devo classificare i Meeting abstract e le lettere pubblicati su riviste del circuito ISI con IF? I Meeting abstract e le lettere, anche se pubblicati su riviste del circuito ISI con IF, devono essere classificati come Abstract, Riassunti, Poster a Congressi internazionali. Chi può apportare delle modifiche alla scheda della pubblicazione? La scheda può essere modificata unicamente dall utente che l ha creata. Qualora un altro autore del lavoro ravvisasse degli errori non può apportare direttamente le modifiche ma deve contattare l utente che ha creato la scheda o il Servizio Comunicazione. Posso modificare la scheda della pubblicazione dopo che questa è stata validata? No, dopo che la scheda è stata validata le modifiche non possono essere apportate neanche dall utente che ha creato la scheda; per la modifica delle informazioni in essa contenute sarà necessario rivolgersi al Servizio Comunicazione. In qualità di utente posso cancellare una scheda pubblicazione erroneamente creata? No, la cancellazione della scheda può essere fatta, su richiesta, soltanto dal Servizio Comunicazione. Posso allegare alla scheda della pubblicazione il full text del lavoro? E possibile allegare alla scheda creata il full text della pubblicazione, preferibilmente in formato pdf, che sarà visibile unicamente dagli utenti di Monitor. Posso allegare il full text di una pubblicazione in una fase successiva rispetto alla creazione della scheda? Sì, il file in formato elettronico della pubblicazione può essere allegato anche successivamente alla creazione della scheda; è inoltre possibile allegare versioni successive dello stesso documento. Versione febbraio 2013 Pag. 8