IL SISTEMA DI DELEGHE E PROCURE una tutela per la società e i suoi amministratori

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1 IL SISTEMA DI DELEGHE E PROCURE una tutela per la società e i suoi amministratori Milano 18 novembre 2014 Strumento della ripartizione dei poteri e della responsabilità nell organizzazione societaria A cura di: Pietro Moro - Consulente Legale Confcooperative Milano

2 Potere di gestione e potere di rappresentanza Il potere di gestione, detto anche di amministrazione, è il potere di decidere gli atti relativi alla conduzione della società, decidere le operazioni necessarie per l attuazione dell oggetto sociale. Il potere di rappresentanza è il potere di manifestare all'esterno la volontà dell'ente, compiendo nei confronti dei terzi atti idonei a vincolare ed impegnare la responsabilità dell'ente medesimo.

3 Gestione e rappresentanza Il potere di rappresentanza per il Codice Civile è in via generale dissociato rispetto al potere di gestione bis: la gestione spetta al Consiglio quale organo collegiale (salvo le deleghe gestionali), 2384: la rappresentanza spetta all amministratore o agli amministratori cui è attribuito dallo statuto o dalla delibera di nomina.

4 Potere di rappresentanza delle cooperative Lo statuto delle cooperative, come quello delle altre società di capitali, deve indicare a quale o a quali degli amministratori è attribuita la rappresentanza della società (art. 2521, c.3, n.10 cod. civ.), Per prassi costante essi sono il Presidente, in via generale, ed eventualmente gli Amministratori delegati.

5 Il Presidente Il Presidente della Cooperativa (e il/i vicepresidente/i) ha in forza dello statuto esclusivamente il potere di rappresentanza della stessa. In assenza di una specifica delega di gestione tutte le decisioni inerenti alla gestione dell impresa devono essere adottate collegialmente dal Consiglio di Amministrazione ( es. stipula di contratti, assunzioni di personale ecc.).

6 Il Presidente (2) Gli unici poteri che il presidente ha in quanto tale, cioè senza una specifica attribuzione dello statuto o delibera consigliare, sono quelli previsti dall articolo 2381 comma primo del codice civile : Salvo diversa previsione dello statuto, il presidente convoca il consiglio di amministrazione, ne fissa l'ordine del giorno, ne coordina i lavori e provvede affinché adeguate informazioni sulle materie iscritte all'ordine del giorno vengano fornite a tutti i consiglieri.

7 Il Presidente (3) Gli atti di gestione compiuti dal Presidente (vicepresidente/i) in assenza di delibera del Consiglio di Amministrazione sono efficaci e impegnano la società nei confronti dei terzi (salvo che si provi il dolo di questi ultimi). Conseguenze a carico del Presidente: a) giusta causa di revoca b) richiesta di risarcimento dei danni derivati c) denuncia ex art.2409

8 E gli altri amministratori? Quando il presidente agisce in via continuativa in assenza di delega o oltre il limite della delega, i componenti del consiglio rispondono in caso di danni dovuti a questi atti, per omessa vigilanza comma: in ogni caso gli amministratori sono solidalmente responsabili se non hanno vigilato sul generale andamento della gestione o se, essendo a conoscenza di atti pregiudizievoli, non hanno fatto quanto potevano per impedirne il compimento o eliminarne o attenuarne le conseguenze dannose.

9 Attribuzione di poteri al Presidente Per investire il Presidente di particolari poteri occorre una delibera consiliare di delega ex art. 2381, co. 2 e 3, al pari di quanto è previsto per un qualunque altro amministratore delegato. A seguito della delega, il Presidente potrà legittimamente esercitare i poteri gestori conferitigli dal Consiglio non in quanto Presidente, ma in quanto vero e proprio Amministratore Delegato.

10 Distinzione tra deleghe e procure Nel diritto commerciale (diversamente rispetto al linguaggio comune) le due nozioni sono distinte: Deleghe: l'attribuzione di competenze proprie del Consiglio di Amministrazione ad alcuni dei suoi membri Procure: l'attribuzione di determinati poteri a soggetti estranei all'organo Amministrativo, incluso il potere di manifestare all'esterno la volonta dell'ente e di vincolare quest'ultimo nei confronti dei terzi

11 Deleghe ll Consiglio di Amministrazione puo delegare proprie attribuzioni: ad un comitato esecutivo, composto da alcuni Consiglieri tenuti ad agire collegialmente; ad un solo Consigliere (ipotesi dell'amministratore delegato che può coincidere con il Presidente) al alcuni suoi membri, per specifiche materie (ipotesi della pluralita di Amministratori Delegati); E' necessario che lo Statuto (o l'assemblea in caso di Statuto silente sul punto) preveda il potere di delega ( sempre previsto nei nostri statuti).

12 Materie non delegabili Sono materie non delegabili, che rientrano nella competenza necessariamente collegiale del Consiglio di Amministrazione e al cui riguardo non sono ammesse deleghe: poteri in materia di ammissione, recesso ed esclusione dei soci; aumento delegato di capitale sociale (rilevante, per le cooperative, in caso d'emissione di strumenti finanziari di capitale); decisioni che incidono sui rapporti mutualistici con i soci redazione del progetto di bilancio; redazione progetti di fusione; redazione progetti di scissione

13 Potere di rappresentanza degli Amministratori delegati La delega ex articolo 2381 (dal C.d.A. a singoli Amministratori) comporta l'attribuzione del potere di rappresentanza per il compimento dei relativi atti. Gli Statuti opportunamente dispongono sempre al riguardo con clausole del tipo: La rappresentanza della cooperativa spetta, nei limiti delle deleghe conferite, anche ai Consiglieri delegati, se nominati.

14 Il Consiglio e le deleghe comma: il consiglio di amministrazione determina il contenuto, i limiti e le eventuali modalità di esercizio della delega; può sempre impartire direttive agli organi delegati e avocare a se' operazioni rientranti nella delega. Sulla base delle informazioni ricevute valuta l'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società; quando elaborati, esamina i piani strategici, industriali e finanziari della società; valuta, sulla base della relazione degli organi delegati, il generale andamento della gestione.

15 L assetto organizzativo L assetto organizzativo è risultante dal combinarsi di: Struttura organizzativa: modalità di distribuzione tra i vari organismi aziendali, in modo coordinato, dei compiti e delle responsabilità (deriva quindi dalle scelte di assegnazione dei ruoli di autorità/resposabilità agli organi e di configurazione delle relazioni fra gli organi stessi); Sistemi operativi: meccanismi che governano la dinamica di assegnazione ai vari organi aziendali degli obiettivi e delle risorse.

16 L adeguatezza dell assetto organizzativo L adeguatezza passa, innanzi tutto, attraverso l individuazione di compiti, poteri e doveri di chi deve realizzarla, in primo luogo gli amministratori La non adeguatezza è fonte di responsabilità per gli amministratori

17 Forma delle deleghe A differenza delle procure, le deleghe a membri del Consiglio di Amministrazione sono attribuite mediante semplice delibera consiliare e pubblicizzate presso il Registro delle Imprese a cura degli Amministratori stessi. Non sono richiesti né l'atto pubblico né l'autentica notarile.

18 Quando serve la procura Quando si attribuisce un potere di gestione e di rappresentanza ad un soggetto terzo, cioè un soggetto che non è membro del Consiglio di Amministrazione. Necessita/opportunità di atto notarile: atto pubblico / scrittura privata autenticata. Nel caso di serie o categorie di atti esercitati dallo stesso soggetto soprattutto se lav. dipendente, attenzione all art.2206: opponibilità ai terzi della limitazione dei poteri solo tramite procura iscritta. In questo caso non è la procura che attribuisce il potere di gestione e di rappresentanza ma la funzione cui è in concreto adibito e la posizione nell organigramma aziendale. La disciplina della rappresetnanza commerciale tutela il terzo contraente.

19 Ausiliari dell imprenditore Direttori /institori: coloro che sovraintendono l intera organizzazione azienale o una parte di essa indirizzando tutte le attività verso gli obbiettivi posti dal CdA e rispondendo direttamente a questo ; Responsabili di funzioni aziendali (acquisti, amministrazione, commerciale, appalti, personale, ecc. ) o referenti di servizi, specie se si interfacciano e trattano abitualmente con i terzi (committenti, fornitori). Attenzione a lascarsi andare con le qualifiche ( un titolo non lo si nega a nessuno ) e con l autonomia operativa ( facciamo crescere, diamo spazio ) senza avere definito e formalizzato.

20 Ausiliari dell imprenditore (2) 2 avvertenze : i ruoli societari e aziendali sono indipendenti dal livello di inquadramento lavorativo (che però poi ne può essere condizionato) non ci siamo occuapti delle deleghe di funzioni (ad es. legg 81 del T.U. sicurezza) ma anche queste rientrano, pure in termini diversi, nella costruzione di un corretto organigramma aziendale.

21 Cosa fare Fotografia di chi fa che cosa e perchè: Nel Consiglio di Amministrazione, nell organigramma aziendale a partire dalle funzioni apicali, Veirfica del livello di formalizzazione dei poteri in atto primo fra tutti i poteri di gestione e rappresentanza nel verbale di nomina degli amministratori Obiettivo: realizzazione di un sistema di deleghe e procure coerente con la struttrua e i bisogni aziendali.