Richieste di interventi di manutenzione. Guida all uso

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1 Scuole Richieste di interventi di manutenzione Guida all uso Vers /10/2012

2 PRIMO ACCESSO ALLA PROCEDURA (CAMBIO DELLA PASSWORD ASSEGNATA DALLA PROVINCIA DI RAVENNA)...1 ACCESSO ALLA PROCEDURA (MODALITÀ DA UTILIZZARE PER GLI ACCESSI SUCCESSIVI AL PRIMO)...4 ELENCO SEGNALAZIONI/TICKETS...5 REGISTRARE UNA NUOVA RICHIESTA DI INTERVENTO MANUTENTIVO...6 VISUALIZZARE/RICERCARE LA LISTA DELLE SEGNALAZIONI DI INTERVENTO REGISTRATE...13 AGGIUNGERE UN SOLLECITO O UNA COMUNICAZIONE AD UN TICKET GIÀ APERTO...16

3 Primo accesso alla procedura (cambio della password assegnata dalla Provincia di Ravenna) La procedura richiede uno userid/password per autenticarsi all interno del sistema. Al primo accesso è necessario utilizzare lo username/password comunicato dalla Provincia di Ravenna. digitare nel campo Username lo username assegnato; digitare nel campo Password la password assegnata. cliccare sul pulsante Login. Il sistema al primo accesso richiede obbligatoriamente il cambio della password. 1

4 digitare nel campo Nuova password lo username assegnato; digitare nel campo Nuova Password la password che si intende utilizzare (composta da almeno 8 caratteri alfanumerici); ridigitare nel campo Conferma Password la password che si intende utilizzare; cliccare sul pulsante Cambia Password. Il sistema procede alla registrazione della nuova passoword impostata. Completata la registrazione, è richiesto di nuovo l accesso al sistema. 2

5 digitare nel campo Username lo username assegnato; digitare nel campo Password la nuova password impostata. cliccare sul pulsante Login 3

6 Accesso alla procedura (modalità da utilizzare per gli accessi successivi al primo) digitare nel campo Username lo username assegnato; digitare nel campo Password la nuova password impostata (diversa da quella assegnata dalla Provincia). cliccare sul pulsante Login 4

7 Elenco segnalazioni/tickets Effettuato l accesso al sistema, la procedura visualizza l elenco delle segnalazioni di intervento precedentemente registrate nel sistema ordinate in ordine decrescente di data di apertura. Ogni richiesta di intervento registrata nel sistema è identificata come un ticket; pertanto il termine ticket o segnalazioni all interno di questo sistema identificano lo stesso oggetto. Anche all interno di questo manuale si utilizzerà sia il termine ticket sia il termine segnalazioni per identificare una richiesta di intervento inserita. 5

8 Registrare una nuova richiesta di intervento manutentivo fare clic sulla voce Nuovo ticket 6

9 Il sistema visualizza il seguente modulo dove sono richieste una serie di informazioni (nelle pagine che seguono è spiegato in modo dettagliato quali informazioni devono essere registrate nei campi previsti). Per la compilazione di tutte le informazioni richeste, può essere necessario scorrere il modulo verso il basso trascinando la barra sulla sinistra (il trascinamento si effettua tramite la pressione continua del tasto sinistro del mouse e rilasciando quando si è raggiunta la posizione desiderata per la barra di scorrimento verticale). 7

10 aprire l elenco delle tipologie previste cliccando sul bottone cliccare sulla voce che interessa; del campo Tipologia; 8

11 Effettuata la selezione sulla Tipologia, il sistema richiede di impostare la priorità di intervento (il valore che automaticamente il sistema propone è Alta) e di scegliere il sottotipo (già definiti all interno del sistema per ogni tipologia). aprire l elenco delle priorità previste cliccando sul bottone cliccare sulla voce che interessa; del campo Priorità; aprire l elenco dei sottotipi previsti per la Tipologia scelta cliccando sul bottone campo Sottotipi; cliccare sulla voce che interessa. del 9

12 indicare nel campo Richiedente il nome di colui che sta effettuando la richiesta; indicare nel campo Telefono il numero della persona indicata nel campo Richiedente; indicare nel campo Referente interno la persona da contattare per prendere accordi relativamente all intervento da effettuare; indicare nel campo Telef o Cell il numero della persona indicata nel campo Referente interno indicare nel campo Dalle ore e Alle ore la fascia oraria durante la quale è possibile contattare la persona indicata nel campo Referente 10

13 indicare nel campo Oggetto una descrizione sintetica del problema che si è presentato; indicare nel campo Problema una descrizione dettagliata del problema che si è presentato; nel caso si disponga di documentazione digitale (es. files di foto, stampe in formato PDF, ecc.) è possibile allegare questi files come allegati nel modo seguente: o fare clic sul pulsante Sfoglia; o aprire la cartella ove sono contenuti e selezionare il file da allegare; o fare clic sul pulsante Aggiungi (il pulsante Elimina è da utilizzare nel caso si intenda eliminare un allegato già incluso nel ticket). 11

14 Per effettuare la registrazione definitiva della segnalazione è necessario effettuare una delle due operazioni sotto elencate: cliccare sulla voce Salva e chiudi per registrare il ticket e ritornare all elenco della lista delle segnalazioni; cliccare sulla voce Salva solo se si intende salvare il ticket ma si vuole mantenere questa finestra aperta. Se si vuole chiudere la finestra senza effettuare alcun salvataggio, cliccare sulla voce Vai a lista segnalazioni. 12

15 Visualizzare/ricercare la lista delle segnalazioni di intervento registrate Effettuato l accesso al sistema, la procedura visualizza l elenco delle segnalazioni precedentemente registrate nel sistema ordinate in ordine decrescente di data di apertura. Per ciascun ticket aperto nella lista sono riportati i seguenti dati: IdTicket: numero progressivo attribuito in automatico dal sistema che identifica univocamente la richiesta inserita; Data: data di apertura del ticket; Tipo: tipologia e sottotipologia cui si riferisce il ticket; Oggetto: descrizione sintetica del problema segnalato (inserita alla registrazione del ticket). Stato attuale del ticket: indica lo stato attuale; i valori che può assumere sono i seguenti: o Aperto: il ticket è stato registrato nel sistema ma non è ancora stato preso in carico dall ufficio competente all evasione; o In carico: il ticket è stato preso in carico dall ufficio competente all evasione; o Chiuso: tutte le attività necessarie per evadere la segnalazione effettuata sono state svolte e concluse. 13

16 Per ordinare la lista delle segnalazioni in ordine ascendente/discendente per un campo diverso dalla Data (es. ordinare la lista per Tipologia/sottotipo) fare clic sulla etichetta di colonna. 14

17 Per visualizzare un ticket fare clic sul IDticket assegnato al ticket. 15

18 Aggiungere un sollecito o una comunicazione ad un ticket già aperto E possibile per un ticket già registrato aggiungere un sollecito o comunicazioni inerenti lo stesso. Individuare il ticket nella lista delle segnalazioni aperte; Visualizzare il ticket cliccando sull IDticket assegnato al ticket 16

19 Cliccare sulla voce Aggiungi sollecito per aggiungere un sollecito di intervento per la richiesta effettuata; Cliccare sulla voce Aggiungi comunicazioni per aggiungere informazioni aggiuntive. 17