(Approvato con delibera G.C. n.208 del 20/12/2013)

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1 Regolamento sull utilizzo della posta elettronica e di internet da parte dei dipendenti del Comune di Viareggio e sull accesso alla rete Wi-Fi del Palazzo Comunale (Approvato con delibera G.C. n.208 del 20/12/2013) Indice Art.1 Finalità Art.2 Prescrizioni per il corretto utilizzo delle apparecchiature Art.3 Misure di prevenzione del rischio di utilizzo delle apparecchiature Art.4 Informativa Art.5 Controlli e correttezza del trattamento Art.6 Conservazione Art.7 Soggetti preposti ai controlli Art.8 Sanzioni Art.9 Disciplina dell accesso alla rete wi-fi Art. 1 Finalità 1) I lavoratori hanno il diritto ad una propria riservatezza sul posto di lavoro, ma tale diritto va controbilanciato con quello del Comune a controllare il funzionamento dell Ente ed a difendersi contro atti dei dipendenti che possano mettere a repentaglio i suoi legittimi interessi. 2) Il presente regolamento ha lo scopo di: a) assicurare la funzionalità ed il corretto impiego, nell ambito del rapporto di lavoro, della posta elettronica e della rete internet da parte dei dipendenti del Comune di Viareggio; b) assicurare la disponibilità e l integrità di sistemi informatici e di dati, prevenendone utilizzi ed accessi indebiti; c) tutelare i lavoratori da controlli che possono formare oggetto di analisi, profilazione e integrale ricostruzione, mediante elaborazione di log-file della navigazione web o che possano portare alla conoscenza del contenuto della corrispondenza. 3) Il presente regolamento ha anche lo scopo di disciplinare l accesso alla rete wi-fi del Palazzo comunale. Art. 2 Prescrizioni per il corretto uso delle apparecchiature

2 1) Il lavoratore abilitato all accesso ad internet è tenuto al rispetto delle seguenti prescrizioni: a) l accesso alla rete internet messa a disposizione dal Comune deve essere usato solo per lo svolgimento delle funzioni istituzionali dell Ente e non personali. b) l utilizzo dei servizi disponibili sulla rete internet deve essere effettuato in conformità alle leggi con particolare riguardo alla normativa sui diritti d autore e in tema di criminalità informatica. c) è fatto divieto alla persona autorizzata all accesso di fornire a terzi, a qualsiasi titolo, la possibilità di accedere alla rete internet ed ai suoi servizi. d) devono essere utilizzate password conformi alle prescrizioni previste dall allegato B) del D.Lgs. 196/2003. e) il lavoratore è tenuto al rispetto delle prescrizioni e delle linee guida contenute nel provvedimento di nomina ad incaricato del trattamento dei dati personali. 2) Il lavoratore abilitato all uso della posta elettronica è tenuto al rispetto delle seguenti prescrizioni: a) inviare messaggi nei quali risulti chiara la natura non personale degli stessi e che si sta operando nell ambito dello svolgimento dei propri compiti istituzionali e quindi evidenziare l ufficio, il servizio, il settore di appartenenza; b) evitare l uso della posta elettronica per fini personali qualora non avvenga per motivi inderogabili e non rinviabili c) delegare un altro lavoratore (fiduciario), per i casi di assenza improvvisa o prolungata o per improrogabili necessità legate all attività burocratica a verificare il contenuto dei messaggi e ad inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell attività lavorativa. 3) Il lavoratore è tenuto in ogni caso al rispetto del segreto d ufficio. Art. 3 Misure di prevenzione dai rischi e di usi impropri degli strumenti 1) Il Comune adotta le seguenti misure volte a prevenire il rischio di usi impropri degli strumenti e delle procedure informatiche: Uso di internet. Suddivisione degli accessi ad internet secondo le seguenti tipologie: a) accesso limitato ad internet - modalità standard In mancanza di esigenze particolari di servizio l'accesso ad internet è limitato a determinati siti istituzionali o comunque riconducibili ad attività lavorative, previsti in un elenco periodicamente aggiornato. b) accesso illimitato ad internet tramite proxy-server L'utente, per ragioni di lavoro, e autorizzato dal proprio dirigente e dal dirigente del settore personale, richiede un accesso illimitato ad internet, consapevole e informato che le informazioni sui siti visitati riconducibili al suo pc vengono registrate

3 automaticamente sul proxy-server per la durata di tre mesi e sono estraibili dai tecnici del CED, con le modalità previste all art. 5. In questo profilo è inoltre attivo un filtro che non permette di scaricare file video e musicali, più precisamente non è possibile scaricare file con estensioni del tipo: MPG, MPEG, MP3, MP2, AVI, WAV, WMA, WMV, MOV, DIVX, RM In casi eccezionali in cui lo svolgimento del proprio servizio richiede, per il corretto funzionamento dello stesso, un accesso diretto ad internet, non monitorabile, tale accesso viene concesso fintantoché non si riconduca lo stesso ad una tipologia a) o b). Nel caso di accessi ad internet autonomi, non riferibili a quello principale del Comune, gli uffici interessati si dotano di strumentazioni e sistemi che consentano la registrazione degli accessi. L'uso di internet nel palazzo comunale e nelle sedi collegate è filtrato a monte da un firewall (sistema sperimentale di protezione) Posta elettronica Utilizzo di una posta di tipo webmail. Messa a disposizione di indirizzi condivisi tra più lavoratori, riferibili ad uffici, e indirizzi riferibili alla persona I messaggi di posta e gli allegati sono filtrati da un software antivirus e antispam Art 4 Informativa 1) Ai lavoratori viene fornita apposita informativa sui possibili trattamenti dei dati personali nell ambito dell attività di controllo. 2) L informativa contiene i seguenti elementi. a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati; b) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati e l ambito di diffusione dei dati medesimi; c) i diritti dell interessato; d) l indicazione del titolare e del responsabile cui l interessato si può rivolgere per l esercizio dei diritti previsti al titolo II, parte prima del D.lgs. n.196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali. 3) Ai lavoratori è data informativa dei controlli mediante affissione in luogo accessibile a tutti, e contestualmente al rilascio dell autorizzazione all accesso ad internet. Art. 5 Controlli e correttezza del trattamento

4 1) I controlli relativi all accesso ad internet ed all uso della posta elettronica sono informati al rispetto dei seguenti principi: a) di necessità, per cui i sistemi informativi e i programmi informatici devono essere configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi in relazione alle finalità perseguite b) di correttezza, per cui le caratteristiche essenziali dei controlli sono rese note ai lavoratori, escludendo quindi in ogni caso la possibilità di un controllo informatico effettuato a loro insaputa; c) i trattamenti sono effettuati per finalità determinate, esplicite e legittime, osservando il principio di pertinenza e non eccedenza. Il Comune tratta i dati "nella misura meno invasiva possibile"; le attività di monitoraggio sono svolte solo da soggetti preposti e "mirate sull'area di rischio, tenendo conto della normativa sulla protezione dei dati e, se pertinente, del principio di segretezza della corrispondenza" 2) I controlli sono effettuati nel caso in cui si abbiano notizie di accessi a siti internet non attinenti all attività lavorativa o usi illegittimi della posta elettronica o quando si verifichino disfunzioni nel sistema che facciano presumere la presenza di virus causati dall accesso ad internet. In tali casi viene informato il Dirigente responsabile della struttura dove si verificano le disfunzioni o si abbiano accessi illegittimi. 3) Il Dirigente invita i propri collaboratori a rispettare scrupolosamente i compiti assegnati e le istruzioni impartite. 4) Nel caso in cui si abbiamo ulteriori notizie di abusi o si verificano ulteriori disfunzioni vengono effettuati controlli in forma anonima o minimizzando l uso dei dati identificativi. 5) Nel caso di accertamento di usi non consentiti, viene rilevato il codice dell apparecchio utilizzato e la struttura di appartenenza. Delle operazioni compiute e dei relativi esiti viene inviata comunicazione al Dirigente responsabile della struttura. 6) Solo in caso di avvio di procedimento sanzionatorio, ed in quanto richiesto dalle parti, saranno comunicate informazioni sui siti visitati o sull improprio utilizzo della posta elettronica. 7) È esclusa l ammissibilità di controlli prolungati, costanti e indiscriminati. 8) Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato nel rispetto delle prescrizioni contenute nelle autorizzazioni generali del Garante nn. 1/2005 e 5/2005 e del capo II, Titolo III del D.lgs. 196/2003. Art. 6 Conservazione dei dati 1) I dati personali relativi agli accessi ad internet ed al traffico telematico, sono cancellati periodicamente ed automaticamente attraverso procedure quali la sovrapposizione; viene mantenuto attivo in un periodo di tre mesi (in formato compresso) per evitare uno spreco di spazio sulla macchina deputata.

5 2) La conservazione temporanea dei dati deve essere giustificata da finalità specifiche, comprovata e limitata al tempo necessario e predeterminato a raggiungerle. 3) Il prolungamento dei tempi di conservazione può essere disposto eccezionalmente per: a) esigenze tecniche o di sicurezza del tutto particolari. b) l indispensabilità dei dati per la difesa o l esercizio di un diritto in sede giudiziaria; c) l obbligo di custodire o consegnare i dati per ottemperare ad una specifica richiesta dell autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria. 4) Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato nel rispetto delle prescrizioni contenute nelle autorizzazioni generali del Garante nn. 1/2005 e 5/2005 e del capo II, Titolo III del D.lgs. 196/2003. Art. 7 Soggetti preposti ai controlli 1) Il titolare o il Dirigente del Centro Elaborazione Dati, responsabile del trattamento dei dati personali, nomina uno o più incaricati dell effettuazione delle operazioni tecniche di controllo impartendo loro specifiche istruzioni. 2) Nel caso di manutenzione del sistema deve essere posta particolare cura per evitare l accesso ai dati personali contenuti nelle apparecchiature. 3) Le operazioni di manutenzione devono svolgersi solo con modalità strettamente necessarie al perseguimento delle relative finalità evitando qualsiasi attività di controllo a distanza. 4) I tecnici preposti al funzionamento dei sistemi sono resi edotti sui profili tecnicogestionali e di sicurezza delle reti, sui principi di protezione dei dati personali e sul segreto nelle comunicazioni. Art.8 Sanzioni 1) Il mancato rispetto delle prescrizioni contenute nel presente provvedimento potrà comportare la disattivazione dell accesso alla rete internet ed alla applicazione del vigente codice disciplinare. 2) Resta salva la responsabilità penale nel caso in cui i comportamenti configurino ipotesi di reato e la responsabilità civile per danni provocati a terzi. Art.9 Disciplina dell accesso alla rete wi-fi 1) La rete wi-fi è attivata al primo piano del Palazzo Comunale al fine di consentire agli amministratori, allo staff del Sindaco e ad altri autorizzati di accedere ad internet

6 utilizzando apparecchiature di tipo mobile durante la loro attività all interno del Municipio. La navigazione è consentita anche agli ospiti autorizzati, per la durata della visita (max un giorno). La rete wi-fi è indipendente dalla rete locale interna del Comune ed a questa non può accedersi con apparecchiature di tipo mobile. 2) Gli utenti della rete wi-fi si distinguono in: Amministratori, Esterni, Ospiti. 2.1) Amministratori: Appartengono a questo gruppo tutti gli amministratori ed il personale dello staff del Sindaco. L abilitazione resta valida sino alla cessazione della carica/servizio. 2.2) Esterni: Appartengono a questo gruppo gli utenti esterni all Amministrazione, che per l esercizio della loro attività necessitano di una frequente presenza in Municipio (es. giornalisti). L autorizzazione è concessa dal Sindaco e deve essere rinnovata annualmente. 2.3) Ospiti. Appartengono a questo gruppo gli utenti che sporadicamente/una tantum necessitano della connessione wi-fi temporanea. Gli ospiti sono autorizzati dal Sindaco. Le credenziali hanno validità giornaliera e sono fornite dalle segreterie degli amministratori. 3) I dispositivi degli utenti della rete wi-fi sono configurati a cura del C.E.D. del Comune di Viareggio che provvederà a disattivarli su richiesta o alla scadenza prevista per ogni tipologia di utenza. I dipendenti dell Ente non sono autorizzati ad utilizzare la rete wi-fi. Solo in condizioni particolari il Sindaco può autorizzarne l accesso con le modalità sopra descritte. 4) L'utente autorizzato s'impegna a: -non cedere a terzi i codici personali. -non recare disturbo o danno agli altri utilizzatori della Rete tramite l'invio di messaggi di posta elettronica commerciali, propagandistici, pubblicitari o comunque, messaggi informativi telematici non espressamente richiesti; -non compiere azioni di mail indiscriminate (spamming); -comunicare al CED il furto, lo smarrimento o la cessione del dispositivo mobile ai fini della disabilitazione al servizio wi-fi. 5) La violazione del regolamento comporta l'immediata esclusione dal servizio. Il Comune è sollevato da ogni responsabilità derivante dall utilizzo illegittimo o illecito della rete wi-fi.