ESPERIENZE E BEST PRACTICE NELLA GESTIONE DELLA LOGISTICA NELLE AZIENDE SANITARIE ED OSPEDALIERE DI AREA PADOVA E ROVIGO MILANO 13/11/2013

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1 ESPERIENZE E BEST PRACTICE NELLA GESTIONE DELLA LOGISTICA NELLE AZIENDE SANITARIE ED OSPEDALIERE DI AREA PADOVA E ROVIGO MILANO 13/11/2013 Relatori: Massimo Stefani, Resp. Logistica ULSS 18 Rovigo Andrea Bergamino,Resp. Logistica Farmaco Plurima

2 OBIETTIVI DELLA PRESENTAZIONE Obiettivo dell intervento è quello di illustrare le esperienze di outsourcing dei processi logistici sviluppati da Plurima nelle provincie di Rovigo e Padova. In particolare porteremo alla Vostra attenzione I numeri e gli elementi di contesto Il percorso sviluppato I fattori critici di successo I risultati ottenuti 2

3 AGENDA Plurima SpA La logistica del Veneto: i poli di Limena e Rovigo L esperienza della ULSS 18 Rovigo Conclusioni 3

4 PLURIMA SPA Plurima ha le sue origini negli anni 80, proponendo per prima in Italia il servizio in outsourcing di gestione documentale nella sanità. Durante gli anni Plurima ha: ampliato i servizi offerti per l archiviazione ottica dei documenti con la gestione documentale che rappresenta il 51 % del fatturato e con la logistica sanitaria che rappresenta il restante 49 %; ampliato il numero di clienti (pubbliche amministrazioni/banche, enti/aziende private) Oggi, in particolare, il settore sanitario rappresenta la parte più importante del fatturato. 4

5 L AZIENDA DOVE SIAMO La presenza di Plurima sul territorio italiano Direzione Centrale Siti Plurima Sito Plurima (presso siti dei clienti) 5

6 QUALCHE NUMERO FATTURATO 2012 DIPENDENTI 20.8 MLN 351 CLIENTI 170 DI CUI 120 IN AMBITO SANITARIO ARCHIVI 1100 KM DI DOCUMENTI ARCHIVIATI NEI NOSTRI SITI DIGITALIZZAZIONE AUTOMEZZI TRASPORTI MAGAZZINO CARTELLE SCANSIONATE E DI IMMAGINI DIGITALIZZAZIONI IN UN ANNO 128 AUTOMEZZI E KM PERCORSI IN UN ANNO provette al giorno consegnate entro 2 H 200 punti di raccolta sangue e campioni 3000 consegne domiciliari al mese Tracciabilità da parte del cliente in TEMPO REALE servizio attivo 24h/24 e 365 giorni l'anno RIGHE AL GIORNO 6

7 I CLIENTI PLURIMA Plurima vanta attualmente circa 170 clienti, di cui circa 120 enti sanitari. Tra questi troviamo le più importanti istituzioni sanitarie in Italia: Ospedali altamente specializzati Prestigiosi ospedali di insegnamento Istituzioni sanitarie su base locale Notevoli ospedali privati 7

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9 I POLI DI LIMENA E ROVIGO NUMERI OPERATIVI Numero medio di consegna degli ordini al giorno 205 Numero medio di richieste elaborate al giorno 4800 RIGHE Numero medio di confezioni consegnate giorno Ospedali serviti 5 grandi ospedali diverse case di cura e distretti sanitari Reparti serviti 1277 Posti letto Più di Popolazione di riferimento Circa

10 FLUSSO DEL PROCESSO Azienda Ospedaliera /Azienda Sanitaria Rifornimento di materiale Somministrazione di farmaci Invio richieste del cliente Valutazione degli stock Accettazione merci in entrata e controllo quantità/qualità Stock Scaffalatura merci Picking e controllo delle merci Produzione del documento di trasporto e spedizione Consegna al reparto Transito Resi Plurima 10

11 Modalità operative e Livelli di Servizio Presidi Territoriali Struttura Ospedaliera Reparto Reparto Reparto Consegne a calendario urgenti Consegne a calendario urgentisettima nali Automezzi Automezzi r gio te en lm na Sistema di tracciatura dei veicoli gio rna lm en te Reparto Casa di cura Magazzi no Centrale Distretto sanitario Richiesta del Cliente (SLA Service Level Agreement) 48 H Richiesta standard 4H Richiesta urgente 2H Richiesta di emergenza I livelli di servizio valgono sia per Limena che per Rovigo 11

12 AGENDA Plurima SpA La logistica del Veneto: i poli di Limena e Rovigo L esperienza della ULSS 18 Rovigo Conclusioni 12

13 ULSS 18 ROVIGO - Presentazione Alcuni Alcuni Dati Dati Struttura Struttura Driver Driver Logistici Logistici Eroga servizi socio-sanitari a 41 comuni La superficie totale del territorio è di 997,55 Kmq La popolazione residente è di circa abitanti 3 Dipartimenti amministrativi comprendenti 6 strutture complesse 12 Dipartimenti sanitari comprendenti 93 strutture complesse 2 Ospedali per complessivi 644 posti letto di cui 68 Day Hospital N.ro di codici gestiti a magazzino N.ro di bolle caricate a sistema N.ro di righe caricate a sistema di articoli gestiti a scorta N.ro di righe consegnate ai reparti per articoli gestiti a scorta N.ro di righe consegnate ai reparti per articoli gestiti in transito N.ro di consegne effettuate per materiale gestito a scorta N.ro di colli consegnati ai reparti per materiale gestito in transito N.ro di centri di costo serviti

14 La strada verso l'outsourcing Sperimentazione Prima di indire una gara vera e propria per l esternalizzazione l Azienda Ulss ha indetto una gara di tre anni per la sperimentazione dell outsourcing per i soli farmaci al fine di verificare sul campo tutte le problematiche inerenti. La sperimentazione è stata utile per predisporre un capitolato tecnico che è servito poi per indire la gara di appalto per l esternalizzazione del servizio di magazzino. Deleghe II compiti compiti che che vengono vengono delegati delegati all appaltatore all appaltatore in in materia materia di di gestione gestione del del patrimonio patrimonio aziendale: aziendale: II controlli controlli ee verifiche verifiche all atto all atto del del ricevimento ricevimento della della merce, merce, attività, attività, sulla sulla quale quale vengono vengono liquidate liquidate ee pagate pagate la la fatture fatture ai ai fornitori; fornitori; La La gestione gestione ee mantenimento mantenimento delle delle scorte, scorte, con con la la tracciabilità tracciabilità di di tutte tutte le le operazioni operazioni atte atte aa garantire garantire la la corretta corretta conservazione conservazione degli degli articoli; articoli; La La gestione gestione delle delle consegne consegne ai ai reparti reparti ee delle delle possibili possibili contestazioni contestazioni riferite riferite alle alle non non conformità conformità Gestione Gestione degli degli inventari inventari aa rotazione rotazione ee finali finali per per la la valorizzazione valorizzazione delle delle immobilizzazioni immobilizzazioni aa bilancio; bilancio; Gestione Gestione anagrafica anagrafica pezzi pezzi per per confezione confezione Gestione Gestione degli degli scaduti scaduti 14

15 Criteri di selezione del fornitore Diventano fondamentali i criteri di selezione per l individuazione del gestore a cui affidare l esternalizzazione del servizio. Non sempre in una pubblica gara è possibile inserire elementi selettivi che riguardano gli aspetti sottoindicati. Di norma ci si limita nello scrivere dettagliate norme di salvaguardia. Occorre quindi fare uno sforzo notevole per individuare tramite la gara pubblica, un gestore del servizio che dovrebbe garantire requisiti di: Solidità economica Esperienze analoghe nel settore Personale qualificato con attestati specifici Flessibilità gestionale e rapidità decisionale Capacità di condivisione delle problematiche che si presentano con analisi sistematiche ed alert sulla quotidianità del servizio; Offrire soluzioni rapide, condivise e strutturate; Efficienza e serietà in tutte le fasi di controllo In altre parole un vero e proprio partner! 15

16 ULSS 18 ROVIGO - Plurima Start Up Nei due mesi antecedenti all inizio dell attività si è provveduto: Allestimento del fabbricato proposto come magazzino unico Ad emettere gli ordini ai fornitori per allestire gli stoccaggio di tutti i prodotti a giacenza A collegare informaticamente la struttura individuata da Plurima con la procedura di magazzino in uso presso l Azienda Ulss Ad effettuare le sperimentazioni per verificare il funzionamento dell intero iter informatico Ulss/Plurima Alla formazione del personale Plurima sulla procedura informatica in uso all Ulss L attivazione del servizio con Plurima parte il 01/07/2012 Durante questi fasi i reparti ed i servizi venivano forniti di materiale direttamente dal magazzino interno per quanto riguarda il materiale sanitario e non sanitario, mentre i farmaci continuavano ad essere forniti dal gestore esterno individuato per la sperimentazione. Successivamente all avvio, i farmaci rimasti presso quest ultimo gestore sono stati trasferiti prima al magazzino interno dell Azienda Ulss e dopo un controllo quali-quantitativo trasferiti al magazzino di Plurima. 16

17 Soluzioni operative e risultati 1/2 Dalla data di inizio di attività si è provveduto a: Implementare un Software (Pharmatools) interno alla ditta Plurima per la gestione : degli arrivi con etichettatura delle confezioni degli articoli per la tracciabilità delle non conformità dello stoccaggio per ubicazioni con utilizzo dei palmari delle operazioni inventariali con utilizzo dei palmari delle consegne ai reparti delle tracciabilità dei prodotti movimentazione di magazzino con palmare attivazione dei profili di reparto definendo per singolo reparto gli articoli e le quantità ordinabili con allineamento ai pezzi per confezione, ma ciò è stato possibile solo dopo aver istaurato un rapporto di fiducia con i clienti interni grazie alla garanzia delle consegne Rivedere gli accessi alle strutture ospedaliere dal punto di vista logistico e introduzione di un calendario unico per le diverse tipologie di materiale, personalizzazione del calendario di consegna in base alle specifiche esigenze di ogni singolo reparto o servizio. Riduzione delle urgenze. L attivazione del profilo del reparto congiuntamente alla scelta aziendale di limitare la possibilità di richiedere gli articoli urgenti alla sola categoria dei farmaci ha permesso una maggiore fluidità nell allestimento del picking 17

18 Soluzioni operative e risultati 2/2 Riduzione delle scorte di magazzino Giacenza la 01/01/ ,30 Giacenza la 01/01/ ,81 Giacenza la 07/11/ ,74 Gestione del sottoscorta. Avendo liberato risorse interne a seguito dell esternalizzazione, l Azienda Ulss si è potuta concentrare per mettere a punto un migliore sistema di riordino basato su due punti essenziali: Riduzione del numero degli ordini per fornitore, con un conseguente miglioramento della fase di consegna, oltre ché la riduzione di tutto il carico amministrativo conseguente, carico bolle, registrazione fattura, liquidazione e pagamento fornitore Superamento concettuale della classica soglia di riordino o livello di sottoscorta

19 Sviluppi futuri e considerazioni Dopo un anno dall avvio del servizio possiamo guardare con soddisfazione alle cose fatte, e con meno preoccupazione alle cose che ancora restano da fare. La prossima sfida sarà l implementazione di un sistema di gestione delle forniture, attraverso una milgiore programmazione delle consegne Nel caso concreto una gestione efficiente delle attività logistiche, ha permesso di individuare tre aree di miglioramento: 1. l'esternalizzazione della logistica e del trasporto, 2. la centralizzazione delle attività di magazzino 3. la personalizzazione e tracciabilità dei prodotti. I processi diventano più funzionali alle esigenze del reparto ospedaliero; Si ottengono risparmi economico-finanziari grazie all'ottimizzazione delle scorte e a una minore immobilizzazione di farmaci e dispositivi medici; Una logistica innovativa può consentire l'ottimizzazione della gestione delle risorse umane, permettendo di ridurre i costi relativi e di dedicare le risorse ad attività a maggior valore aggiunto. 19

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21 Conclusioni 1/2 L esperienza portata dalla ULSS 18 di Rovigo e sviluppata da Plurima nel distretto di Padova ed in altre diverse realtà italiane dimostra: L outsourcing dei processi logistici si può fare e consente di raggiungere risultati con collaudate e semplici soluzioni operative. Senza traumi! L outsourcing è funzionale al raggiungimento degli obiettivi di spending review aiutando il sistema sanitario a trovare efficienze sulla gestione delle scorte, sulle urgenze, sulla pianificazione degli acquisti e sui processi E necessario trovare il partner giusto e lavorare per questo sulla gara e i criteri di selezione (non esasperando il prezzo del servizio) E fondamentale il percorso di partnership e di crescita insieme sui processi, sulla formazione e sulla integrazione delle diverse unità coinvolte dalla Farmacia alla Direzione Sanitaria fino all'it 21

22 Conclusioni 2/2 Una corretta e moderna gestione del magazzino prevede l utilizzo di tecnologia. Gli aspetti informatici (funzionali e di integrazione) devono essere valutati con estrema attenzione e come sempre possono diventare uno dei principali fattori critici di successo e minimi investimenti portano l utenza finale ad un significativo miglioramento della produttività e della qualità del servizio. Plurima ha vissuto in prima persona il cambio di schema operativo mediante un progressivo e mirato passaggio da procedure operative manuali ad un completo utilizzo di sistemi tecnologici all avanguardia: Codifica con barcode, palmari wifi e gprs, scansione delle evidenze cartacee, controllo operativo informatico, tracking online dei trasporti/temperature. Si parla da anni di soluzioni tecnologicamente e logisticamente avanzate, automazione, armadi di reparto, monodose, etc... In una analisi ABC delle priorità i principali e più immediati risultati si ottengono con pochi importanti interventi sui processi chiave Non dimentichiamo che il cliente finale è il paziente ed è verso il servizio al paziente che la revisione, ottimizzazione informatizzazione, e miglioramento dei processi sanitari deve tendere che siano svolti internamente o in outsourcing 22

23 Grazie per l attenzione Massimo Stefani, stefani.massimo@azisanrovigo.it Andrea Bergamino, andrea.bergamino@plurima.info 23