CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING Di seguito vi forniamo una traccia delle operazioni da svolgere per eseguire la conservazione in outsourcing

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1 CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING Di seguito vi forniamo una traccia delle operazioni da svolgere per eseguire la conservazione in outsourcing Operazioni preliminari: SOLO PER NUOVE ATTIVAZIONI 1. Configurazione Gestione Documentale GESTIONE DOCUMENTALE CONFIGURAZIONE CONFIGURAZIONE GESTIONE DOCUMENTALE In alcune situazioni potrebbe essere richiesto di selezionare il tipo di configurazione (vedi videata sotto). Se non richiesto prodecere alla videata successiva Dall elenco selezionare il codice relativo all Emissione delle Fatture di Vendita: Documenti Iva Vendite

2 N.B.: INDICARE IL PRIMO ANNO DI ATTIVAZIONE DELLA CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING (l anno si riferisce alla data di emissione dei documenti) 2

3 Al termine dell impostazione verificare che sulla riga dei Documenti IVA Vendite risulti abilitata l Archiviazione Operativa e la Conservazione Digitale 3

4 2. Creazione Utenti Servizio OutSourcing GESTIONE DOCUMENTALE GESTIONE TABELLE CONSERVAZIONE DIGITALE UTENTI SERVIZIO OUTSOURCING Fornitore: indica il fornitore del servizio outsourcing. Attualmente SISTEMI si integra con Able Tech, società specializzata nelle soluzioni per il workflow documentale. Il campo risulterà, pertanto, non modificabile Produttore: è il soggetto che si incarica di elaborare la distinta di conservazione. Username: è il nome utente rilasciato dal fornitore del servizio outsourcing (Able Tech). Password: è la password rilasciata dal fornitore del servizio outsourcing (Able Tech). 4

5 Flusso Operativo GESTIONE DOCUMENTALE CONSERVAZIONE DIGITALE DISTINTA DI CONSERVAZIONE In alcune situazioni potrebbe essere richiesto di selezionare il tipo di configurazione (vedi videata sotto). Se non richiesto prodecere dalla videata successiva 1. Creare una Distinta di Conservzione Controllare l anno di riferimento (per cambiare il periodo cliccare direttamente sull anno) 5

6 La distinta risulterà In creazione 2. Inserire i documenti in Distinta Compilare la Descrizione, la Modalità di Conservazione e il Produttore 6

7 Scegliere la tipologia documento 6027 NB: indicare esclusivamente il registro IVA vendite utilizzato per le fatture PA (nell esempio è il registro IVA vendite 1) Controllare l elenco dei documenti derivati. Quindi salvare 7

8 3. Inviare i documenti in Conservazione Selezionare quindi la voce Pacchetti di versamento per inviare i documenti in conservazione 8

9 Premendo il tasto Invia in conservazione, il sistema spedisce ad Able Tech il pacchetto di versamento precedentemente creato Al termine dell invio un apposito messaggio consente di controllare l esito dell elaborazione NB: Se nell esito dell elaborazione sono presenti documenti scartati, consultare la sezione anomalie e risolta l anomalia rieseguire l invio 9

10 La distinta risulta Inviata in conservazione e i documenti della distinta non sono più modificabili Controllo di Validazione: In alcuni casi il risultato del processo potrebbe essere disponibile dopo alcune ore Al termine del controllo è possibile verificare l esito dell elaborazione 10

11 A questo punto se tutti i documenti risultano Validati, il relativo pacchetto di versamento assume lo stato di PRONTO 11

12 La distinta risulta INVIATA IN CONSERVAZIONE 12