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1 APPLICAZIONI LINE OF BUSINESS MICROSOFT ENTERPRISE CLUB Disponibile anche sul sito: Le soluzioni Microsoft per il Business Performance Management

2 APPLICAZIONI LINE OF BUSINESS INDICE Executive summary 3 Le nuove sfide 4 Actionable Insight, a disposizione dove e quando servono 4 Aggiornato a Marzo 2005 MICROSOFT ENTERPRISE CLUB Gestire i propri investimenti IT 5 Microsoft per gli Actionable Insight 6 Strumenti e prodotti Microsoft per la Business Intelligence e il Business Performance Management 6 Prodotti a supporto 7 Ulteriori informazioni 7

3 EXECUTIVE SUMMARY Da sempre le aziende hanno la necessità di gestire al meglio il proprio business. Ma negli ultimi anni alcuni fattori importanti quali il rallentamento dell economia e l introduzione di nuove normative e standard promulgati a tutela dei consumatori e dei mercati obbligano il management a focalizzarsi sull ottimizzazione dell efficienza aziendale, allo scopo di minimizzare i costi e di massimizzare il ritorno degli investimenti. I dipartimenti finanziari, in particolare i CFO, si trovano al centro di questa trasformazione. Ciò ha portato allo sviluppo dei temi legati al Business Performance Management (BPM) o Corporate Performance Managemet (CPM), definizione introdotta da Gartner nel 2001, che si riferisce all insieme di processi, metodologie, metriche e sistemi atti a misurare e gestire l andamento di un azienda. Si tratta di dotarsi di strumenti che permettano rapidamente di: ottenere informazioni di sintesi relative all andamento del business; ottenere informazioni analitiche sulla base delle quali produrre il tableau de bord ed effettuare le analisi gestionali di controllo con una lettura univoca dei dati; condividere informazioni, strutturate e non, affinché tutti coloro che hanno parte attiva nei processi, siano essi decisionali o operativi, le abbiano a disposizione al momento opportuno; misurare efficacemente il risultato delle azioni intraprese. In definitiva è necessario dotarsi di tutti i meccanismi e gli strumenti atti a supportare le operazioni decisionali, l operatività quotidiana e il reporting. Nel medio e lungo periodo ciò si concretizza in un processo circolare che parte dalla pianificazione strategica per giungere, attraverso varie fasi che interagiscono fra loro, al reporting e alla misurazione delle performance, come illustrato nell immagine seguente. L Information Technology svolge in questo scenario un ruolo estremamente rilevante: solo una soluzione di BPM permette di gestire la complessità delle aziende odierne e degli scenari in cui queste operano. In particolare le soluzioni Microsoft per il Business Performance Management, che si completano e si estendono grazie all offerta di partner leader di settore quali OutlookSoft, MIS AG e BrainWare, permettono un approccio graduale, a basso rischio, che garantisce risultati rapidi. Queste soluzioni si basano su prodotti e tecnologie spesso già presenti in azienda, quali Microsoft SQL Server e Microsoft Office System e su un insieme di componenti disponibili gratuitamente detti acceleratori : non richiedono dunque grandi investimenti iniziali e si adattano rapidamente alle crescenti esigenze. Per ulteriori informazioni sulle soluzioni Microsoft per il Business Performance Management potete rivolgervi al vostro account manager o visitare il sito Web: Reporting/ Misurazione performance Pianificazione strategica Chiusura/ consolidamento Budgeting Forecasting Controllo di gestione 3

4 LE NUOVE SFIDE Oggi i CFO si ritrovano al centro di una delle maggiori sfide che le loro imprese dovranno affrontare nell immediato futuro: il miglioramento delle performance aziendali e l aderenza alle normative per la corporate governance. Alla luce di queste nuove sfide è sempre più necessaria una visione d insieme delle problematiche da affrontare e delle possibili soluzioni. Il Business Performance Management richiede la gestione di informazioni e di risorse umane, poiché non basta misurare correttamente i key performance indicator, ma è necessario che questi vengano condivisi efficacemente dalle risorse chiave. Diventa quindi importante che le business scorecard e i report forniscano una misura accurata e veloce dell andamento aziendale, e allo stesso tempo che il management si confronti su quali siano i key performance indicator da prendere in considerazione, come siano collegati ai risultati finanziari e come si possa agire efficacemente in relazione agli indicatori. Due sono, quindi, le parole chiave associate a una gestione efficace del Business Performance Management: velocità e trasparenza. Il miglioramento dell efficienza aziendale passa infatti attraverso la scoperta anticipata dei possibili problemi e delle nuove opportunità, dunque attraverso la comunicazione di queste informazioni agli investitori e a chi può decidere rapidamente le azioni correttive da intraprendere. È inoltre necessaria un efficace misurazione degli effetti delle azioni intraprese. L obiettivo, in sintesi, è quindi quello di disporre di una conoscenza approfondita del business che sia azionabile, o actionable insight. L Information Technology è dunque un supporto importante per raggiungere questi risultati. Gli strumenti che le aziende utilizzano devono essere trasparenti e veloci: trasparenti perché il modo in cui le persone ricevono le informazioni può essere importante quanto le informazioni stesse; veloci, perché troppe volte i progetti IT sono costosi, di durata non compatibile con le necessità aziendali e lasciano le organizzazioni con una visione statica del futuro. I decisori hanno bisogno delle informazioni in tempo reale. Grazie alla flessibilità e alla produttività delle soluzioni Microsoft l azienda può ottenere da subito e senza rischi questi risultati, mentre continua a pianificare processi a lungo termine per massimizzare performance e governance. ACTIONABLE INSIGHT, A DISPOSIZIONE DOVE E QUANDO SERVONO Le soluzioni Microsoft permettono alle aziende di realizzare una strategia di BPM che aumenti velocità e valore, minimizzando i rischi. Questo grazie a un approccio orientato alla collaborazione, che enfatizza la flessibilità e la produzione di risultati immediati, riutilizzando gli investimenti esistenti. Risultati immediati La caratteristica fondamentale che la conoscenza approfondita del business deve avere è quella di permettere la comprensione dei cambiamenti quando questi accadono; se non si ottengono risultati rapidi dagli strumenti di cui si dispone, significa che sono inadeguati. Devono essere realizzati il più velocemente possibile un report o una scorecard che tengano sotto controllo le misure più importanti: attendere settimane prima di iniziare a vedere dei risultati può significare non accorgersi di una minaccia o perdere un opportunità, aspettare mesi significa certamente perdersi qualcosa. Con le soluzioni Microsoft per il Business Performance Management si può iniziare fin da subito a misurare key performance indicator (KPI) complessi. Grazie al fatto che queste soluzioni fanno uso di strumenti familiari e di conoscenze già in uso all interno dell organizzazione, iniziare a realizzare una scorecard dipende quasi esclusivamente dal tempo necessario a identificare le aree da monitorare. Pianificare il cambiamento Il Business Performance Management non è una scienza esatta. Ogni azienda ha un insieme complesso di processi e di applicazioni line of business a essi associato. Questo comporta molteplici conseguenze per il miglioramento delle prestazioni e per l aderenza alle normative. Innanzitutto la definizione precisa di ciò che deve misurare un KPI è spesso un processo soggetto a continuo raffinamento. È necessario realizzare un processo circolare: definire un KPI, misurarlo, valutare il risultato, migliorarlo. È quindi chiaro che uno strumento di facile utilizzo agevoli questo processo di raffinamento dei KPI. Inoltre, con l evoluzione del business, cambiano anche i modelli, le misure e le scorecard. Una volta che si iniziano a prendere decisioni basandosi su particolari indicatori è necessario che la scorecard vi si adatti. Successivamente, con l evolversi della conoscenza aziendale e, di conseguenza, con la crescente sofisticazione dei modelli, è necessario poter estendere questi cambiamenti anche ai sistemi di budgeting, forecasting e consolidamento. Gli strumenti Microsoft per realizzare scorecard e per il reporting, basandosi su prodotti conosciuti, sono semplici e veloci da utilizzare: permettono di definire nuovi KPI in tempi brevi, di modificare quelli esistenti, di reagire rapidamente alle iniziative di business. 4

5 Una soluzione scalabile Il termine Business Performance Management comprende un insieme di attività collegate fra loro: miglioramento delle performance, aderenza alle normative, budgeting, forecasting e consolidamento. Aziende diverse hanno priorità diverse, raramente è necessario affrontare contemporaneamente tutti questi aspetti. Un approccio ideale al BPM permette di iniziare a occuparsi subito delle aree più importanti: può essere necessario realizzare una scorecard che includa i più importanti KPI definiti a livello aziendale oppure approfondire la conoscenza di un singolo sistema line of business, così come può essere necessario dotarsi di un sistema di forecasting o di budgeting che aiuti a prendere decisioni in condizioni critiche. Iniziare dapprima a occuparsi dei problemi più rilevanti assicura allo stesso tempo il maggiore ritorno degli investimenti a breve termine e garantisce che l azienda non sia colta di sorpresa nelle aree di maggiore importanza. Un approccio per passi successivi permette anche di valutare la tecnologia utilizzata, facilitando inoltre l estensione della soluzione in tutta l azienda. L offerta Microsoft per la Business Intelligence si compone di soluzioni scalabili che permettono di realizzare immediatamente un alto valore aggiunto focalizzandosi sulle necessità più urgenti. Utilizzando gli strumenti Microsoft per le scorecard e il reporting, unitamente alle risorse aziendali, è possibile indirizzare un vasto insieme di progetti di BPM. In seguito questi possono essere estesi, grazie anche all ausilio dei partner Microsoft, fino a soluzioni di budgeting, forecasting e consolidamento, riutilizzando gli investimenti. Lavorare su un terreno comune Spesso si tende a sottostimare l importanza della collaborazione e della comunicazione in ambito di Business Performance Management. Senza poter condividere le informazioni, raccogliere input da tutta l azienda e dagli investitori, e senza e ottenere consensi sulle strategie e sulla direzione aziendale, le organizzazioni difficilmente possono trarre vantaggi concreti dalla conoscenza che possono accumulare grazie ai sistemi di Business Intelligence. I CFO, in quanto responsabili del Business Performance Management, devono farsi carico di questi processi. È quindi fondamentale realizzare un ambiente collaborativo e sicuro per lo scambio dei dati. Tutti i membri della direzione devono avere una conoscenza condivisa di come i processi sono correlati agli obiettivi finanziari e devono essere in accordo sulle implicazioni strategiche della loro comprensione del business. Dal punto di vista normativo la trasparenza è fondamentale. Le scorecard, i report e i KPI devono essere accessibili ai controller e agli azionisti anche esterni che hanno la necessità di conoscerli. Molte di queste informazioni sono estremamente confidenziali ed è quindi necessario controllarne la diffusione. In generale l intera organizzazione può avere bisogno di un punto di vista univoco di come il business è condotto, di cosa è necessario per migliorare le performance e di chi è responsabile di tutto ciò. La chiave per ottenere risultati tangibili dalla Business Intelligence è quella di rendere trasparenti i processi decisionali, i flussi informativi, le responsabilità e le azioni che determinano la rotta aziendale. Prodotti Microsoft quali Office e SharePoint Portal Server permettono una collaborazione sicura, cosicché le aziende possano condividere informazioni attraverso l intera organizzazione e al di fuori di essa. Prodotti come Microsoft Visio e Microsoft MapPoint permettono di rappresentare efficacemente le informazioni in modo visuale con mappe e diagrammi, che le rendono più efficaci e semplici da comprendere. GESTIRE I PROPRI INVESTIMENTI IT Gli investimenti in Information Technology comportano sempre un certo rischio. Ogni nuovo sistema IT significa investimenti in termini di tempo, denaro e sforzi. Se le applicazioni sono mission-critical c è il rischio ulteriore che non forniscano i benefici attesi. Nel peggiore dei casi, se ci si accorge per esempio dopo un anno che non si ottengono i risultati previsti, non solo si sono sprecati soldi e tempo, ma può anche succedere che si sia perduto l eventuale vantaggio competitivo di cui si godeva. Le aziende, inoltre, stanno già realizzando considerevoli investimenti per adeguarsi alle normative. Estendere i loro sforzi per migliorare anche le performance può significare allontanare il traguardo. Le soluzioni di BPM nascono per facilitare l aderenza alle normative, ma influenzano profondamente il modo con cui vengono prese le decisioni strategiche, con profonde implicazioni in tutti gli ambiti aziendali. Per massimizzare i benefici e minimizzare i rischi, quando si prendono decisioni relative all IT è consigliabile attenersi a pochi principi fondamentali: Focalizzarsi sulla velocità. Un approccio alla Business Intelligence che non produce risultati rapidi non assolve al suo compito. Lunghi tempi di realizzazione sono costosi e controproducenti. Focalizzarsi sulla trasparenza. Se non si riescono a comunicare efficacemente a manager e a dipendenti le informazioni e la rotta aziendale, costoro non possono svolgere al meglio il loro lavoro. È quindi necessario sincerarsi che la soluzione tenga conto degli aspetti collaborativi e legati alla sicurezza, oltre a quelli strettamente funzionali. Riutilizzare il patrimonio esistente. È necessario riutilizzare il più possibile il proprio patrimonio IT, per minimizzare rischi e costi. Valutare bene prima di iniziare. Prima di legare il futuro dell azienda a un sistema di Business Intelligence e di Business Performance Management è necessario esserne certi: bisogna iniziare da pochi progetti prioritari che possano convalidare la strada intrapresa, assicurandosi che la soluzione possa espandersi all aumentare delle necessità. 5

6 MICROSOFT PER GLI ACTIONABLE INSIGHT L approccio di Microsoft al Business Performance Management si basa sull idea di Actionable Insight. L utilizzo efficace della conoscenza richiede che l attenzione dell azienda e delle persone si concentri su aree specifiche per ottenere in un breve lasso di tempo risultati utili. Ciò significa lavorare contemporaneamente sia sugli aspetti tecnologici sia su quelli organizzativi, e fare in modo che l organizzazione abbia la flessibilità sufficiente per poter realizzare rapidamente progetti a breve termine così come grandi progetti strategici. Il vantaggio di questo approccio è quello di fornire soluzioni di grande impatto a basso rischio, che permettono di identificare i principali driver delle performance e di produrre risultati immediati basati su questi indicatori. Grazie a strumenti sicuri di collaborazione e di comunicazione, l offerta Microsoft permette di aumentare la trasparenza e di agevolare la conformità alle normative. Allo stesso tempo è scalabile e si adatta anche alle situazioni più complesse. Un approccio veloce Microsoft mette a disposizione strumenti potenti, ma di facile utilizzo, che permettono di realizzare rapidamente scorecard e report. Non è necessario aspettare le informazioni importanti mentre i consulenti lavorano per realizzare una soluzione end-to-end. Un approccio flessibile Ci si può concentrare da subito sulle quantità e misure più significative. In seguito procedere attraverso molteplici cicli di modellazione, misura, valutazione e miglioramento anche in un periodo di tempo limitato, per poter reagire ai cambiamenti e alle novità in tempo reale. Un approccio a basso rischio L offerta Microsoft permette di riutilizzare gli investimenti esistenti, grazie anche a un insieme di strumenti disponibili gratuitamente. Se state già utilizzando Microsoft SQL Server 2000 probabilmente siete già in possesso di questi strumenti. Inoltre, poiché si basa su tecnologie già note quali Microsoft Office e Microsoft Excel, vi permette di minimizzare il tempo di apprendimento. Brevi cicli di realizzazione consentono di valutare immediatamente l avanzamento svincolandosi dai grandi investimenti necessari per soluzioni complesse. L utilizzo di strumenti conosciuti assicura anche la massima produttività. Un approccio completo L offerta Microsoft prevede un vasto insieme di funzionalità che includono l analisi, il reporting e le scorecard. Gli strumenti per la collaborazione e la presentazione dei dati assicurano valore aggiunto e permettono di ottenere il massimo risultato. Una cultura basata sulla Business Intelligence L offerta Microsoft facilita la comunicazione delle informazioni importanti a tutte le persone presenti in azienda. Quando tutti sono allineati, i dipendenti possono prendere decisioni importanti in sintonia con le esigenze aziendali. Un approccio che permette di crescere Si può partire con pochi indicatori estremamente focalizzati e costruire sopra di essi, estendendo rapidamente le misure a tutti gli ambiti aziendali. Grazie all apporto dei partner Microsoft quali i System Integrator (SI) e gli Independent Software Vendor (ISV) si possono espandere rapidamente le soluzioni di Performance Management a tutte le aree critiche dell azienda: scorecard e sistemi di reporting avanzati; sistemi per il budgeting, forecasting e consolidamento. Tutto ciò utilizzando la tecnologia e le risorse di cui molto probabilmente si è già dotati. STRUMENTI E PRODOTTI MICROSOFT PER LA BUSINESS INTELLIGENCE E IL BUSINESS PERFORMANCE MANAGEMENT L offerta Microsoft include molteplici componenti sia Server sia Client, che insieme forniscono la flessibilità di cui le aziende necessitano. Il prodotto server che incorpora le tecnologie di gestione dei dati necessarie per realizzare questo tipo di soluzioni è Microsoft SQL Server 2000, il cui client d eccezione è costituito da Microsoft Office System. L offerta è completata da un insieme di Acceleratori disponibili gratuitamente sui siti Microsoft e dall offerta dei partner che realizzano e integrano soluzioni di BPM basandosi su queste tecnologie. Microsoft SQL Server Reporting Services La trasformazione dei dati sui KPI in informazioni condivise permette di velocizzare e di migliorare la qualità delle decisioni. Basato sulle funzionalità di gestione dati di SQL Server e grazie a Microsoft Windows Server, SQL Server Reporting Services permette di realizzare, gestire e distribuire report basati su carta o interattivi a supporto delle attività quotidiane. SQL Server Reporting Services supporta l intero ciclo di gestione dei report, dalla realizzazione alla distribuzione, e permette di accedere ai report sia on demand sia con procedure di distribuzione strutturate, via , via Web e all interno di Excel. SQL Server Reporting Services è incluso all interno di SQL Server senza costi aggiuntivi e permette di realizzare report attingendo da fonti dati eterogenee quali Oracle o IBM DB2. Microsoft SQL Server Analysis Services Con SQL Server Analysis Services è possibile realizzare analisi sofisticate su grossi volumi di dati con elevatissime prestazioni. Funzionalità di data mining consentono di identificare aggregazioni e strutture in grosse moli di dati offrendo funzionalità predittive. 6

7 SQL Server Analysis Services è incluso all interno di SQL Server senza costi aggiuntivi e permette di analizzare dati provenienti da fonti eterogenee quali Oracle o IBM DB2. Microsoft Office Business Scorecards Accelerator Soluzione basata sul Web che fornisce a tutti i dipendenti, a qualsiasi livello si ritenga necessario, la visione in tempo reale dell andamento del business, lo Scorecards Accelerator permette di automatizzare la realizzazione e la gestione di scorecard interattive, velocizzando e aumentando la qualità dei processi decisionali, nonché integrando informazioni provenienti da fonti dati eterogenee. Lo Scorecards Accelerator permette la visualizzazione dei key performance indicator all interno di un portale, di definire le scorecard e di automatizzare la raccolta di dati per le metriche e misure che non sono accessibili tramite i sistemi presenti in azienda, grazie a un motore centralizzato di definizione delle scorecard e delle fonti dati. Office Business Scorecards Accelerator permette di costruire scorecard semplici così come scorecard bilanciate, basate sulla metodologia di Kaplan e Norton ed è disponibile gratuitamente. È certificato dal BSCol (www.bscol.com). Microsoft Office Excel Add-In per SQL Server Analysis Services PRODOTTI A SUPPORTO A completamento dell offerta Microsoft per il BPM sono disponibili i seguenti prodotti: Microsoft Office Visio Grazie a Visio è possibile realizzare diagrammi di business e tecnici per organizzare e presentare idee, processi, relazioni e sistemi in maniera efficace. Visio inoltre si sincronizza direttamente con le fonti dati più importanti per fornire informazioni costantemente aggiornate. Microsoft MapPoint Grazie agli strumenti di analisi e di georeferenziazione di MapPoint è possibile correlare i dati di business con quelli geografici, ottenendo rapidamente informazioni che permettono di comprendere lo stato del business sul territorio e di intraprendere le necessarie azioni correttive, oltre che identificare aree in cui è possibile espandere le proprie attività. Le mappe realizzate con MapPoint possono essere esportate come pagine Web o integrate in documenti Excel, Word, PowerPoint o Publisher. Microsoft Office SharePoint Portal Server Grazie a questo componente, disponibile gratuitamente è possibile accedere nativamente ai dati presenti in SQL Server Analysis Services per realizzare sofisticate analisi multidimensionali e report interattivi in Microsoft Office Excel. Microsoft Office Add-In per Sarbanes-Oxley Questa soluzione basata sul Web, disponibile gratuitamente, è un sistema integrato che permette la gestione e la condivisone efficiente delle informazioni, il controllo della documentazione e il reporting sullo stato di avanzamento a supporto dei processi in armonia con il Sarbanes-Oxley Act. Consente di connettere utenti, gruppi e condividere la conoscenza. SharePoint Portal Server fornisce un ambito sicuro dove condividere le informazioni aziendali e collaborare efficacemente sulle decisioni e strategie che influenzano le performance. Grazie a SharePoint, chi prende decisioni in azienda può accedere istantaneamente ai dati rilevanti e ai key performance indicator che permettono di comprendere la situazione attuale e di intraprendere le azioni opportune. Microsoft BizTalk Microsoft BizTalk Server permette di gestire e trasformare dati presenti in differenti sistemi all interno e all esterno dell azienda quali quelli presenti su sistemi ERP e CRM o provenienti da clienti e fornitori. ULTERIORI INFORMAZIONI Per maggiori informazioni sulle soluzioni Microsoft per il Business Performance Management: consultate il vostro Account Manager; visitate il sito Web 7

8 2005 Microsoft. Tutti i diritti riservati. Questa pubblicazione è puramente informativa. Microsoft non offre alcuna garanzia, esplicita o implicita sul contenuto. Gli altri marchi registrati sono di proprietà delle rispettive società. Microsoft - Centro Direzionale S. Felice - Pal. A - Via Rivoltana, Segrate (MI) Servizio Clienti ,

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