BCS WORLD Auditor Client Manuale d uso -

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1 BCS WORLD Auditor Client Manuale d uso - Revisione: 3.0 Data ultima modifica: 16 marzo 2012

2 Pag. 2 / 27 INDICE Indice Download e installazione Download del Microsoft.NET Framework Installazione e inizializzazione del BCS Auditor Client Inizializzazione e sincronizzazione con il Server Utilizzo del BCSWAC Login e sincronizzazione Finestra Iniziale Procedura di Audit Appuntamento con l officina Presa in carico dell officina Rilascio dell officina Audit e comunicazione dei dati al Server Riepilogo dei diversi Stati delle Schede Officina La Scheda Officina Generale Struttura / Immagine Logistica Personale Meccanica Diagnostics Riparazioni Diesel Gommista / Carrozzeria / Aria Condizionata / Varie Servizi Accordi Fotografie Invio delle immagini al Server Formazione Provvedimenti aperti... 27

3 Pag. 3 / DOWNLOAD E INSTALLAZIONE Per installare il BCS World - Auditor Client 2012 (da qui in avanti BCSWAC) collegarsi al sito web Dal gruppo BCS World Auditors Client : se si è connessi ad internet tramite un Proxy Server, scegliere l opzione Offline Setup se la connessione non è con proxy Server scegliere Online Setup.

4 Pag. 4 / 27 Per proseguire premere il pulsante Install.

5 Pag. 5 / Download del Microsoft.NET Framework 2.0 Se nel sistema non è già presente il Microsoft.NET Framework 2.0, necessario per il funzionamento dell applicativo, nella pagina successiva verrà mostrato un avviso: Per proseguire premere il pulsante Accept : Il programma di installazione effettuerà quindi il download del Microsoft.NET Framework 2.0, contestualmente al download del BCS Auditor Client.

6 Pag. 6 / Installazione e inizializzazione del BCS Auditor Client Una volta scaricato e installato il.net Framework 2.0, automaticamente il software di installazione provvederà al download del BCS Auditor Client. Per proseguire, premere il pulsante Install : Il BCS Auditor Client verrà installato nel Sistema.

7 Pag. 7 / Inizializzazione e sincronizzazione con il Server Una volta installato il BCSWAC, occorre procedere alla prima registrazione. Innanzitutto occorre selezionare le opzioni di connessione (ADSL o Banda Larga, oppure Modem), e, nel caso vi sia un Proxy Server, i dati di autenticazione dello stesso (chiedere ai propri amministratori di rete eventuali delucidazioni sui parametri ida inserire nella finestra sottostante), e premere OK: Quindi, nella finestra successiva, occorre inserire i dati di accesso (Login e Password) forniti da Bosch e i propri dati anagrafici:

8 Pag. 8 / 27 Tutti i campi sono obbligatori, e definiscono l utente associato alla presente installazione del software. Ogni installazione infatti coincide con un PC e può essere utilizzata da un solo utente BCS World, e viceversa (se un utente BCS World ha già effettuato la propria registrazione da un determinato PC, non è possibile che possa registrarsi da un altro). Al termine della compilazione di tutti i campi premere OK. Comparirà una finestra di sincronizzazione con il Server: L operazione di sincronizzazione, che avviene tutte le volte che viene effettuato un nuovo collegamento oppure su richiesta, può richiedere diversi minuti. Al termine della sincronizzazione compare la finestra principale del BCSWAC e il software è pronto per essere utilizzato. 2. UTILIZZO DEL BCSWAC 2.1 Login e sincronizzazione Ad ogni avvio del BCSWAC compare la finestra di Login, il cui nome utente è predefinito, e corrisponde a quello inserito dall utente nel corso della prima registrazione. Inserire la password e premere OK.

9 Pag. 9 / Finestra Iniziale Comparirà la finestra iniziale del BCSWAC, composta dai seguenti ambienti: La Barra dei menu, in alto, permette: Menu File: di effettuare la sincronizzazione con il Server oppure di uscire dal programma; Menu Impostazioni: di settare le impostazioni del Proxy server nel caso si disponga di una connessione tramite Proxy. 2. L elenco dei BCS mostra le officine disponibili per la selezione. Al momento dell accesso sono mostrati i BCS Nuovi ossia quelli che ancora attendono di essere chiamati per l appuntamento. Il pulsante Apri Scheda permette di selezionare l anagrafica del BCS in oggetto. Il pulsante Sincronizza dati permette di sincronizzare con il Server le modifiche effettuate. 3. Il Filtro permette di ridurre l elenco dei BCS visualizzati sulla base di 4 criteri: Codice Cliente, Ragione Sociale, Provincia e Tipologia di Contratto. 4. La Finestra principale mostra i dati anagrafici del BCS selezionato.

10 Pag. 10 / Il Riepilogo di Stato mostra quanti dei BCS assegnati all utente si trovano nei diversi Stati accettati dal sistema: Nuovi: mostra il numero dei BCS disponibili per appuntamento. Aperti: mostra il numero dei BCS presi in carico dall utente. Chiusi: mostra il numero dei BCS la cui scheda è stata chiusa a seguito della conclusione dell Audit ed è pronta per essere inviata al Server. Sincronizzati: mostra il numero dei BCS il cui processo di Audit è stato completato, essendo avvenuta la sincronizzazione dei dati con il server. Per un approfondimento sui diversi Stati delle Schede, si veda più avanti il paragrafo Il Riepilogo di Stato funziona inoltre come Filtro, con le stesse modalità del punto 3: ad es. selezionando il radio button Aperti verranno mostrati nell elenco soltanto i BCS Aperti, e così via. 6. La Barra di Stato riepiloga velocemente il numero di officine selezionate in virtù del Filtro di cui al punto 3. Mostra anche quante immagini siano eventualmente da inviare in alta risoluzione al server. 2.3 Procedura di Audit Appuntamento con l officina Una volta selezionato un BCS da sottoporre ad Audit, premere il pulsante Apri Scheda. Comparirà una finestra in cui fissare la data dell appuntamento: Selezionare la data e premere ok. Il BCS passa da stato Nuovo a stato Aperto. Si ha evidenza di questo anche nelle numeriche modificate nel Riepilogo di Stato. A questo punto il BCS è pronto per essere opzionato dall utente, comunicando la scelta al Server mediante la sincronizzazione. Nel caso non sia ancora stata effettuata la sincronizzazione, premendo nuovamente sul pulsante Apri Scheda una volta che si è selezionato un BCS Aperto, è possibile modificare la data dell appuntamento premendo Sì nella seguente finestra di dialogo:

11 Pag. 11 / Presa in carico dell officina Per finalizzare la prenotazione dell appuntamento, occorre procedere alla Sincronizzazione con il Server, premendo il pulsante Sincronizza. Da quel momento il BCS sarà ufficialmente opzionato dall utente, e non potrà più essere prescelto per l Audit da nessun altro Auditor. Passerà quindi ufficialmente in status Aperto, e verrà rimosso dall elenco dei Nuovi BCS visibili agli altri utenti Rilascio dell officina Per annullare la prenotazione dell appuntamento o per rilasciare un officina presa in carico, anche successivamente alla sincronizzazione con il server, cliccare con il tasto destro del mouse sull officina selezionata tra quelle in status Aperto e cliccare su Rilascia officina.

12 Pag. 12 / Audit e comunicazione dei dati al Server Selezionando un officina già presa in carico e premendo nuovamente il tasto Apri Scheda è possibile procedere all audit vero e proprio (si veda oltre, par. 2.4 e successivi). Una volta terminata la compilazione dei dati relativi al BCS all interno della Scheda Officina, lo status passerà a Chiuso. Finché lo status del BCS è Chiuso è possibile apportare modifiche ai dati inseriti, semplicemente riaprendo la scheda. Una volta che si effettua la sincronizzazione con il Server premendo l apposito pulsante Sincronizza dati, i dati relativi all Audit verranno trasmessi al Server e il BCS passerà a stato Sincronizzato Riepilogo dei diversi Stati delle Schede Officina Nuovo: la Scheda Officina non è ancora stata opzionata per appuntamento. È quindi disponibile per essere opzionata e passare a stato Aperto. Premendo il tasto Apri Scheda nel caso di un BCS in stato Nuovo, è possibile selezionare la data dell appuntamento, mutando così lo stato da Nuovo ad Aperto. Aperto: la Scheda Officina è stata opzionata per appuntamento. Vi sono due casi distinti di status Aperto : prima e dopo la sincronizzazione con il Server. Nel primo caso, premendo il pulsante Apri Scheda è possibile cambiare la data dell appuntamento: di fatto il BCS non è ancora stato ufficialmente opzionato, poiché la comunicazione dell appuntamento al Server non è ancora avvenuta. Nel secondo caso l appuntamento è stato fissato e comunicato al Server: premendo il pulsante Apri Scheda, dopo aver effettuato la sincronizzazione con il Server, è possibile accedere al dettaglio della Scheda Officina in modo da poter inserire i dati. Chiuso: la Scheda Officina è stata completata in ogni sua parte a seguito dell Audit. In questo caso, alla prossima sincronizzazione, i dati della Scheda Officina verranno comunicati al Server. Premendo il pulsante Apri Scheda se lo status è Chiuso, si riapre la Scheda Officina rendendo così possibile modificare i dati inseriti. Sincronizzato: la Scheda Officina compilata in ogni sua parte è stata trasferita al Server. Il processo di Audit per quel BCS si può considerare concluso.

13 Pag. 13 / LA SCHEDA OFFICINA Il processo di Audit del BCS avviene inserendo i dati relativi all officina nella Scheda Officina, che è suddivisa in 13 parti. La scheda va completata interamente, cioè tutti i campi di cui si compone sono da considerarsi obbligatori: altrimenti la chiusura dell Audit, ovvero il passaggio del BCS da status Aperto a status Chiuso non verrà accettato. Una volta che si è terminato l inserimento dei dati, per chiudere la Scheda premere il pulsante Salva. Nel caso si cerchi di chiudere la Scheda Officina quando l inserimento dei dati è ancora incompleto, comparirà un avviso indicante in quali parti della scheda vi sono ancora dei dati mancanti: Premendo Si in questo caso si salverà la Scheda parzialmente compilata, potendo così completarla in un secondo tempo. Quando tutti i dati saranno stati inseriti, premendo il pulsante Salva apparirà il seguente messaggio: Premendo No la Scheda Officina verrà salvata ancora in modalità Aperta in modo che i dati in essa inseriti possano essere ancora rivisti e modificati; premendo Sì la Scheda Officina passerà in stato Chiuso (da sincronizzare) : non potrà più essere modificata, e alla successiva sincronizzazione i dati verranno trasmessi al Server e al BCS verrà definitivamente assegnato lo status di Chiuso. Vediamo ora nel dettaglio le diverse parti in cui si compone la Scheda Officina.

14 Pag. 14 / Generale In questa scheda si inseriscono i costi di manodopera (univoca o differenziata). In questa come in tutte le altre schede vi è a disposizione un campo Note a testo libero. 3.2 Struttura / Immagine In questa scheda sono da inserire i dati relativi alle caratteristiche strutturali dell Officina e all immagine (segnaletica). Nel caso siano presenti in officina Cartelli di altri marchi oltre al cartello BCS, sono da segnalare con precisione scegliendoli da un apposito menu, visualizzabile premendo il tasto Visualizza. Comparirà una finestra nella quale andranno inseriti tutti i cartelli presenti, premendo Aggiungi e quindi selezionando il marchio da un apposito menu a tendina. Nel caso uno o più cartelli non siano in elenco, selezionare Altro e riportare nel campo Note il nome del cartello.

15 Pag. 15 / Logistica In questa scheda sono da inserire i dati relativi alla tipologia di vendita effettuata ( Area Vendita ), alla modalità di gestione dell anagrafica amministrativa e Clienti e alla dotazione informatica dell Officina (numero computer, presenza di una rete LAN, modalità di accesso ad internet). In particolare, per quanto riguarda quest ultima, è necessario dettagliare gli ambiti professionali di utilizzo della rete informatica, inserendoli attraverso un apposito menu, visualizzabile premendo il tasto Visualizza. Comparirà una finestra nella quale andranno inseriti gli ambiti professionali, premendo Aggiungi e quindi selezionando l ambito da un apposito menu a tendina. Nel caso uno o più ambiti professionali non siano in elenco, selezionare Altro e riportare nel campo Note le informazioni relative.

16 Pag. 16 / Personale In questa finestra si inseriscono i dati relativi alle risorse umane che prestano servizio in Officina (titolare e collaboratori). L inserimento di ciascun membro del personale avviene nel modo seguente: - Premere il pulsante Aggiungi : compare la finestra Aggiungi Risorsa. - All interno della finestra completare i campi relativi ai dati anagrafici e alla figura professionale, ambito operativo e formazione post-scolastica. - Questi ultimi 3 campi vanno compilati a loro volta scegliendo le opportune opzioni, premendo per ciascuno di essi il pulsante Aggiungi e selezionando il dato dall apposito elenco. Nel caso l opzione da inserire non sia disponibile, selezionare Altro e inserire le opportune informazioni nello spazio Note in calce alla finestra.

17 Pag. 17 / 27 Una volta completate le operazioni sopra descritte, ripeterle per ciascun membro del personale. Da ultimo occorre selezionare il nominativo del Referente Automobilista, dall apposita finestra a tendina (la quale contiene tutti i nominativi delle risorse umane precedentemente inserite).

18 Pag. 18 / Meccanica In questa scheda sono da inserire i dati relativi alla dotazione meccanica dell officina. La prima selezione riguarda la presenza o meno di attrezzature relative alla meccanica. Premendo No si escludono tutte le opzioni seguenti. Premendo Sì è necessario compilare il resto della scheda, specificando la presenza o meno di Presse Idrauliche, Pista per Revisione Motori, e Strumentazioni per ammortizzatori e Marmitte. Nel caso siano presenti Banco Freni e/o Pista Revisione, è necessario inserire la marca delle apparecchiature, attraverso il consueto apposito menu, visualizzabile premendo il tasto Visualizza. Comparirà una finestra nella quale andranno inserite le marche dell attrezzatura in questione, premendo Aggiungi e quindi selezionando la marca da un apposito menu a tendina. Nel caso la marca non sia in elenco, selezionare Altro e riportare nel campo Note le informazioni relative.

19 Pag. 19 / Diagnostics In questa scheda si inseriscono le apparecchiature relative alla diagnostica presenti in officina. La prima selezione riguarda la presenza o meno di apparecchiature relative alla diagnostica. Premendo No si escludono tutte le opzioni seguenti. Premendo Sì è necessario compilare il resto della scheda, specificando la presenza o meno delle apparecchiature indicate in elenco. Per ciascuna di esse, è necessario inserire la marca, anno di produzione e tipologia delle apparecchiature, attraverso un apposito menu, visualizzabile premendo il tasto Visualizza. Comparirà quindi una finestra nella quale andranno inserite marca, anno di produzione e tipologia delle apparecchiature, premendo Aggiungi e quindi selezionando la marca da un apposito menu a tendina. Nel caso la marca non sia in elenco, selezionare Altro e riportare nel campo Note le informazioni relative. Possono essere inseriti dati relativi a più di una apparecchiatura per ciascuna tipologia di apparecchiatura. Il numero di tester motorini/alternatori è da inserirsi manualmente nella casella apposita. La scheda Esi[tronic] è in sola lettura, al fine di facilitare la compilazione del Quality profile.

20 Pag. 20 / Riparazioni Diesel In questa scheda sono da inserire le informazioni riguardanti le apparecchiature relative alla riparazione di componenti Diesel. La prima selezione riguarda la presenza o meno di apparecchiature relative alla riparazione di componenti Diesel. Premendo No si escludono tutte le opzioni seguenti. Premendo Sì è necessario compilare il resto della scheda, specificando la presenza o meno delle apparecchiature indicate in elenco. Per ciascuna di esse, è necessario inserire la marca, anno di produzione e tipologia delle apparecchiature, attraverso un apposito menu, visualizzabile premendo il tasto Visualizza. Comparirà quindi una finestra nella quale andranno inserite marca, anno di produzione e tipologia delle apparecchiature, premendo Aggiungi e quindi selezionando la marca da un apposito menu a tendina. Nel caso la marca non sia in elenco, selezionare Altro e riportare nel campo Note le informazioni relative. Possono essere inseriti dati relativi a più di una apparecchiatura per ciascuna tipologia di apparecchiatura.

21 Pag. 21 / Gommista / Carrozzeria / Aria Condizionata / Varie In questa scheda sono da inserire i dati relativi all attività di Gommista, Carrozzeria, Aria Condizionata e la presenza di Ponti Sollevatori. Gommista La prima selezione riguarda la presenza o meno di apparecchiature relative all attività di gommista. Premendo No si escludono tutte le opzioni seguenti. Premendo Sì è necessario compilare il resto della scheda, specificando la presenza o meno delle apparecchiature indicate in elenco. Per ciascuna di esse, è necessario inserire la marca, anno di produzione e tipologia delle apparecchiature, attraverso un apposito menu, visualizzabile premendo il tasto Visualizza. Comparirà quindi una finestra nella quale andranno inserite marca, anno di produzione e tipologia delle apparecchiature, premendo Aggiungi e quindi selezionando la marca da un apposito menu a tendina. Nel caso la marca non sia in elenco, selezionare Altro e riportare nel campo Note le informazioni relative. Possono essere inseriti dati relativi a più di una apparecchiatura per ciascuna tipologia di apparecchiatura.

22 Pag. 22 / 27 Carrozzeria La prima selezione riguarda lo svolgimento o meno del servizio di carrozzeria. Premendo No si escludono tutte le opzioni seguenti. Premendo Sì si attiva una seconda selezione riguardante l attività o meno di carrozzeria interna. Premendo nuovamente Sì si attivano tutti i radio button seguenti che vanno selezionati uno ad uno. Aria Condizionata La prima selezione riguarda la presenza o meno del servizio di manutenzione aria condizionata. Premendo No si escludono tutte le opzioni seguenti. Premendo Sì si attiva una seconda selezione riguardante l attività interna. Premendo nuovamente Sì si attivano tutti i radio button seguenti che vanno selezionati uno ad uno. Per quanto riguarda la Stazione di Ricarica, è necessario inserire, per ciascuna delle stazioni presenti in officina (se presenti), marca, anno e tipologia con il consueto menu a tendina. Varie Il numero di Ponti Sollevatori è da inserirsi manualmente nella casella apposita.

23 Pag. 23 / Servizi Nella Scheda Servizi sono da elencare tutti i servizi forniti dall Officina, nonché gli orari di apertura e chiusura della stessa. Servizi Per ciascun servizio elencato indicare se questo viene svolto in Officina, selezionando l apposito radio button. Nel caso sia presente il servizio di Carro Attrezzi, indicare se di proprietà dell Officina o svolto attraverso un servizio assistenza, selezionando la voce appropriata dall apposita tendina. Nel caso si svolga il servizio pompe Diesel revisionate, indicare se in proprio o attraverso altri fornitori, utilizzando l apposito menu a tendina. Orari di apertura: Inserire manualmente negli spazi appositi gli orari di apertura e chiusura, nel formato HH:MM. Selezionare Sì nel radio button apposito se l officina svolge servizio notturno.

24 Pag. 24 / Accordi Indicare nella scheda se l Officina ha in essere accordi con fornitori esterni di servizi. Per quanto concerne accordi Officina Casa Auto o altri marchi, programmi di assistenza e accordi con Flotte, occorre inserire il dettaglio attraverso appositi menu, visualizzabili premendo il tasto Visualizza. Comparirà quindi una finestra nella quale andranno inseriti gli accordi in essere, premendo Aggiungi e quindi selezionando la tipologia di accordo da un apposito menu a tendina. Nel caso l opzione che interessa non sia in elenco, selezionare Altro e riportare nel campo Note le informazioni relative. Possono essere inseriti dati relativi a più di una accordo per ciascuna tipologia di accordo.

25 Pag. 25 / Fotografie In questa scheda si inseriscono le 3 fotografie dell officina: Esterno, Interno e Accettazione. Nel caso una foto sia già presente e memorizzata, la miniatura della fotografia attualmente in memoria viene visualizzata nella finestra corrispondente. Se la fotografia è già presente e viene giudicata dall auditor di buona qualità, deve essere confermata selezionando il flag corrispondente. Solo quando tutti e 3 i flag saranno selezionati la scheda si può considerare completa. Per caricare una foto, o per sostituire la foto attualmente memorizzata, premere il tasto corrispondente. Comparirà una finestra di dialogo mediante la quale sarà possibile inserire una nuova immagine. La miniatura della nuova immagine sarà visualizzata nell apposito spazio, e automaticamente verrà selezionato il flag relativo alla buona qualità della fotografia Invio delle immagini al Server Una volta che la Scheda Officina è stata completata nella sua interezza, e il BCS si trova nello stato Chiuso, quindi predisposto per la sincronizzazione, anche le eventuali nuove immagini che siano state inserite vengono preparate per l invio al Server. La presenza di immagini da inviare al server è visibile nella barra di stato.

26 Pag. 26 / 27 Dal momento che le immagini in alta risoluzione sono di dimensioni consistenti, e nel caso di connessioni internet non particolarmente veloci questo può comportare lunghi tempi di attesa, al momento della sincronizzazione dei dati con il Server comparirà la seguente opzione di scelta: Premendo Sì verrà dato avvio al trasferimento della/e immagine/i in alta risoluzione al Server. Premendo No verranno sincronizzati tutti i dati relativi all officina ad esclusione delle immagini, che potranno essere inviate al Server in un secondo tempo, disponendo di una connessione ad internet sufficientemente veloce. Il non invio delle immagini non pregiudica il completamento del processo di Audit (il BCS passa comunque allo stato Sincronizzato ) Formazione In questa scheda è possibile visualizzare i corsi di Formazione tecnica e manageriale che l officina ha seguito dal momento in cui è diventata BCS. Il contenuto della scheda è in modalità sola lettura. L attribuzione di nuovi corsi, siano essi di natura tecnica o manageriale, deve essere effettuata attraverso il portale web BCS World.

27 Pag. 27 / Provvedimenti aperti In questa scheda è possibile vedere se l officina ha provvedimenti aperti e quali sono. Il contenuto della scheda è in modalità sola lettura. L apertura di nuovi provvedimenti deve essere effettuata attraverso il portale web BCS World.

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