LUNEDÌ 9 DICEMBRE A.A.C. Consulting Consulenza di Direzione e Organizzazione Via G. Carducci 24 -Parma

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1 LUNEDÌ 9 DICEMBRE 2013 Consulenza di Direzione e Organizzazione Via G. Carducci 24 -Parma

2 A.A.C. CONSULTING 1. Capitale Intangibile 2. Organizzazione 3. Tecnica LA RICERCA DEI PUNTI FERMI NEI PROCESSI 9 dicembre Slide 2

3 ENTERPRISE GOVERNANCE Governance indica l azione complessa di gestire l impresa tramite il «governo», parola che deriva dal latino gubernum, il timone della nave che consente di mantenere la rotta1. Nell accezione moderna, con questo termine si definisce genericamente il complesso delle regole e dei meccanismi attraverso i quali le imprese sono dirette e controllate2. In termini più specifici ha per oggetto l insieme delle relazioni tra il management, il Consiglio di Amministrazione e tutti gli Stakeholder (portatori di legittimi interessi), ed è estesa ai sistemi di controllo a garanzia dell effettiva corretta assunzione delle responsabilità dei manager (accountability). 9 dicembre Slide 3 1 Catturi, Cadbury Code, 1992; Codice Preda, 1999

4 ENTERPRISE GOVERNANCE 2014: La tecnologia che serve, al servizio del personale e delle imprese per ottenere efficienza ed efficacia. Anche il software deve seguire le regole della tecnologia: servire in modo adeguato alle attese. Quando serve e dove serve. 9 dicembre Slide 4

5 La premessa Nelle attività di Management Consulting lo sviluppo di applicazioni nell area ITC risulta strategico ai fini dell Enterprise Governance perché fornisce adeguati strumenti di Tecnica agli Intangibili ed all Organizzazione. Ogni processo di delega inserito nella struttura gerarchica, per funzionare, DEVE essere seguito da fasi di Controllo, che sono da gestire con continuità e tempestività; uno dei grandi limiti della tecnologia informatica dagli anni 60 è stata la stanzialità dei sistemi, fino all utilizzo dei notebook a partire dalla metà degli anni 80 e fino al 2007, quando Apple ha rilasciato sistemi portatili come gli smartphone ed i tablet, che hanno diffusamente realmente cambiato la concezione di mobilità. Per questo occorre rendere imperituro merito a Steve Jobs per avere generato questi elementi hardware e software che hanno spostato a livello planetario il Controllo ad un operatività finalmente veramente MOBILE, creando così uno standard di riferimento anche per altri produttori. 9 dicembre Slide 5

6 La premessa La possibilità di spostarsi fisicamente e di poter inviare, ricevere e controllare dati ed informazioni anche al di fuori del confine fisico dell impresa ha fatto fare un enorme silenzioso passo in avanti del software verso la creazione e la gestione di veri SISTEMI INFORMATIVI. La novità sta nel fatto che gli utenti possono ora svolgere varie funzioni anche contemporaneamente, agire, reagire e pro-agire i con sistemi centrali (che a loro volta stanno diventando sempre più immateriali con il Cloud Computing), per svolgere attività di ANALISI DEGLI EVENTI, che dovrebbe essere prioritaria per il top ed il middle management aziendale. Il tutto tramite applicazioni mobile sempre più consone alle reali necessità, sofisticate ma semplici, fino al punto di avere veramente sotto la punta delle ditatuttiidatieleinformazioni. 9 dicembre Slide 6

7 La premessa Come si possono avere applicazioni mobile sempre più consone alle reali necessità? Con sistemi che permettano lo sviluppo autonomo di quelle parti del Sistema Informativo che devono adattarsi alle funzioni organizzative, siano esse in input, outputoini-o. Con la creazione autonoma di report significativi, di schermate con solo i dati necessari, di workflow che guidino i flussi operativi, con la possibilità di attivare funzioni di pushing programmato, con la connessione di tutte le basi dati aziendali, e con la possibilità di consultazioni in drill-down e roll-up. In poche parole, devono essere disponibili tools di sviluppo ad uso utente a basso impatto di sviluppo. Tutto ciò impatta favorevolmente sul ROI! 9 dicembre Slide 7

8 Il software Quando il software diventa un partner strategico, la consulenza amplifica i risultati. Desktop, Notebook, Tablet Tablet e Smartphone 9 dicembre Slide 8

9 Le Applicazioni Tra le applicazioni mobile installate presso nostri clienti ed anche presso di noi che utilizzano Qualiware Form Designer, Qualiware Form Designer Mobile, Workflow Designer, Query Designer e funzioni di pushing tramite trigger riteniamo più significative le seguenti: 1. Spese di trasferta. 2. Documentazione Fotografica Non Conformità e Segnalazioni. 3. Gestione Riunioni, Audit, Riesami, Questionari. In coda vi sarà anche un riepilogo di altre applicazioni sviluppate in Italia con il sistema di sviluppo Form Designer. 9 dicembre Slide 9

10 1. Spesedi Trasferta La gestione delle spese di trasferta è una attività tipica delle Aziende che forniscono prodotti e servizi che prevedono una fase di installazione e la conseguente fase di assistenza on-site. Al rientro dall intervento, quindi anche dopo diversi giorni o settimane, il trasfertista inserisce a sistema le registrazioni delle singole voci di spesa effettuare nei giorni di intervento o in alternativa consegna le ricevute all ufficio amministrativo il quale si incarica di tale attività, con possibilità di errore e necessità di chiarimenti. Quindi con impiego di una consistente mole di tempo da parte una o più risorse coinvolte nel processo. La possibilità di inserire tali informazioni on-line, già possibile con il Form Designer in ambito QualiWare Web Server, viene ulteriormente arricchita e resa fruibile nella versione mobile. In un palmo di mano. Con questa interfaccia il tecnico può registrare con pochi semplici passaggi le proprie spese contestualmente all effettuazione delle stesse, allegando nei documenti collegati la fotografia della ricevuta. L informazione viene resa disponibile immediatamente all ufficio amministrativo che al rientro della trasferta mediante consultazione di query e report di sintesi immediatamente disponibili può effettuare le opportune ed eventuali verifiche con il trasfertista. Questa nuova modalità di gestione che utilizza metodi di inserimento più semplici ed accattivanti per l utente ha consentito una maggiore precisione nell acquisizione dell informazione, la tempestiva disponibilità della stessa ed un alleggerimento notevole delle attività di backoffice. 9 dicembre Slide 10

11 Spese Trasferta: Inserimento dati 9 dicembre Slide 11

12 Spese Trasferta: Struttura Form 9 dicembre Slide 12

13 Spese Trasferta: Workflow 9 dicembre Slide 13

14 Spese Trasferta: Documenti Collegati 9 dicembre Slide 14

15 2. Documentazione Fotografica di Non Conformità e Segnalazioni Nelle quotidiane attività all interno di una Azienda vengono riscontrate in diversi ambiti situazioni non conformi la cui registrazione viene rimandata al ritorno alla propria postazione di lavoro. L informazione viene così acquisita su mezzi cartacei per poi essere riscritta, eventuali fotografie a testimonianza del problema devono poi essere scaricate su PC e inserite a sistema. L attività risulta solitamente lunga interessando diverse applicazioni, portando l utente a possibili errori o omissioni. Grazie all utilizzo della piattaforma mobile di QualiWare è possibile inserire on-the-go l informazione e renderla fruibile immediatamente agli altri utenti interessati amplificando ulteriormente la caratteristica di condivisione delle informazioni insita in QualiWare. Inoltre grazie alla fotocamera presente in modo nativo in questi dispositivi è possibile arricchire immediatamente l informazione con una o più fotografie. Questa nuova modalità di gestione altre a ottimizzare i tempi di inserimento, consente una maggiore precisione nell inserimento del dato in quanto questo viene inserito contestualmente al rilievo della Non Conformità. Ambiti di applicazione: NC Qualità-Sicurezza-Ambiente, qualsiasi tipo di segnalazione (es. guasti). 9 dicembre Slide 15

16 Accesso a QualiWare Mobile 9 dicembre Slide 16

17 DOCUMENTAZIONE - Albero Documentale 9 dicembre Slide 17

18 Documentazione Fotografica: Inserimento dati 9 dicembre Slide 18

19 Documentazione Fotografica: Struttura Form 9 dicembre Slide 19

20 L obiettivo L obiettivo di QualiWare Mobile Form Designer è quello di consentire la realizzazione di maschere da utilizzare tramite una app, dando, nel contempo, la possibilità di accedere a tutto l archivio documentale di QualiWare. 9 dicembre Slide 20

21 Caratteristiche Generali QualiWare Mobile App gratuita disponibile su Play Store e App Store Richiesta l installazione di QualiWare Web Server (accessibile dall esterno) Accesso completo all archivio documentale Inserimento, pubblicazione, revisione, eliminazione, modifica dei metadati, consultazione dei documenti Definizione e avanzamento del workflow Ricerche full-text Inserimento documenti collegati Invio Apertura diretta dell app da link web 9 dicembre Slide 21

22 Caratteristiche QualiWare Form Designer Mobile Possibilità di progettare form mobile da usare sia nell ambito documentale, sia per l esecuzione di query ma anche stand-alone Supporto dei principali tipi di campo/oggetto (testo, testo multiriga, casella a discesa, data, listbox, checkbox, radiobutton, switch) Supporto dei tabs Supporto delle liste di ricerca Integrazione con funzionalità del dispositivo: telefono (avvio chiamata) fotocamera (lettura barcode e allegato di fotografie) Geolocalizzazione dei documenti 9 dicembre Slide 22

23 3. Gestione Riunioni, Audit, Riesami, Questionari La gestione della Conoscenza nella conduzione d impresa è oggi imprescindibile per interagire con tutti gli Stakeholder. Inserire i dati e le informazioni quando nascono e poterne fruire a necessità in qualsiasi luogo rende completamente flessibile la gestione del Sistema Informativo. Con questa applicazione via Qualiware WEB Server risulta possibile accedere alle basi dati aziendali ed operare in aree come la Qualità, la Sicurezza, l Ambiente ed il D.Lgs. 231/2001 tramite la verbalizzazione di qualsiasi riunione, l assegnazione, la pianificazione e la verifica dei compiti nella gestione dei progetti, l archiviazione nella base dati di elementi interconnessi quali documenti, disegni, immagini, registrazioni vocali e filmati. Il tutto potendo assegnare ad ogni attività i tempi ed i costi relativi, inoltrare gli elementi per competenza alle persone e/o alle funzioni preposte tramite un workflow proattivo che sovrintende a tutte le fasi della comunicazione. 9 dicembre Slide 23

24 Gestione delle Riunioni: la pianificazione e le convocazioni 9 dicembre Slide 24

25 Gestione delle Riunioni: la redazione del verbale 9 dicembre Slide 25

26 Gestione delle Riunioni: verbale e documenti collegati 9 dicembre Slide 26

27 Gestione delle Riunioni: l assegnazione delle attività 9 dicembre Slide 27

28 A.A.C.Consulting Qualiware Form Design: 26 Realizzazioni sviluppate dagli utenti 9 dicembre Slide 28

29 A.A.C.Consulting Nr. Titolo Area Funzione 1 Indicizzazione semplificata con l ausilio di basi dati pubbliche Tempo realizzazione Trasversale Indicizzazione della biblioteca di AAC Consulting 16 ore 2 Gestione resi clienti Trasversale Organizzare e gestire il rientro di materiale dai clienti 24 ore 3 Importazione puntuale mail Trasversale Importare una singola mail identificando il mittente 8 ore 4 Registrazione prove strumentali Qualità Registrare le prove di grammatura sui cilindri di stampa 8 ore 5 Gestione DDT di invio campionature Amministrazione Gestione DDT di invio campionature ND 6 Gestione Documenti FPA-PPAP Produzione 7 Gestione OHSAS Censimento Infortuni e Rischi Postazioni Lavoro Sicurezza Raggruppamento dei documenti delle diverse categorie mediante fascicolazione per Codice Progetto I dati alimentano la Scheda Personale Qualiwareed è possibile creare Azioni Correttive/Preventive dal modulo riportandone i dati salienti 8 Gestione fotografica spedizioni Produzione Gestione fotografica spedizioni ND 9 Gestione eventi su linea di produzione Produzione Acquisizione dati live dal gestionale ND 10 Gestione Certificati Conformità Qualità Gestione Certificati Conformità ND 11 Gestione diario spedizioni Produzione Acquisizione dati live dal software di logistica ND 12 Gestione offerte commerciali Italia/Estero Commerciale Acquisizione dati live dal gestionale (Metodo) ND 13 Gestione scadenziario attività Sicurezza Gestione scadenziario attività ND 14 Gestione CV Personale interno Amministrazione Gestione CV Personale interno ND ND ND 9 dicembre Slide 29

30 A.A.C.Consulting Nr. Titolo Area Funzione Tempo realizzazione 15 Gestione Offerte Commerciali Commerciale Gestione Offerte Commerciali ND 16 Gestione Segnalazioni Sicurezza Sicurezza Gestione Segnalazioni Sicurezza ND Censimento Macchine e Impianti per norma 17 Sicurezza Censimento Macchine e Impianti Tempo per norma CE ND Nr. CE Titolo Area Funzione realizzazione 18 Semplificazione flusso comunicazione Amministrazione Creazione archivi centralizzati 16 ore Gestione scadenziario 13 Gestione scadenziario attività Sicurezza ND i dati alimentano attività la Scheda Personale Qualiwareed è possibile Gestione OHSAS Censimento Infortuni e 19 Sicurezza creare Azioni Correttive/Preventive dal modulo riportandone i ND Rischi Reparti Azienda dati salienti 20 Gestione Circolari Banca D'Italia Amministrazione Gestione Circolari Banca D'Italia ND 21 Gestione schede di riparazione Qualità Gestione schede di riparazione ND Gestione Budget, Richieste di investimento, Offerte ed Ordini) Archivio questionari fornitori da interrogare attraverso il modulo Valutazione Fornitori Commerciale Qualità I moduli prevedono un workflow con oltre 10 fasi condizionali. Gli utenti coinvolti nel workflow vengono stabiliti dal sistema automaticamente all'atto della creazione del modulo in base ad una serie di condizioni quali l'importo dell'investimento, e il settore d'appartenenza. Archivio questionari fornitori da interrogare attraverso il modulo Valutazione Fornitori 24 Documentazione legata agli articoli prodotti Produzione Documentazione legata agli articoli prodotti ND ND ND 25 Spedizione automatica fatture ai clienti Amministrativo Importazione documentie archiviazione in apposita categoria documentale ND 26 Archiviazione DDT Amministrazione Archiviazione DDT ND 9 dicembre Slide 30