FOCUS Chiusura magazzino e stampa inventario

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1 Sommario I Sommario 1 Stampa inventario di magazzino Integrità... magazzino Redazione e stampa inventario Esportazione inventario in formato.xls Chiusura... - copia magazzino Inventario... ad una data passata 9 Avvio... manuale Chiusura - copia 9 Ricostruzione... magazzino 10 Stampa... inventario da copia magazzino 13

2 1 1 Stampa inventario di magazzino 1.1 Integrità magazzino FOCUS 2000 permette di stampare gli inventari dei magazzini con pochi clic del mouse! Prima di redigere gli inventari, è necessario effettuare la verifica dell'integrità dei dati. Le operazioni da effettuare, in sequenza, sono le seguenti: Fare clic sul menu Magazzino (si veda la figura in alto); Cliccare sulla voce Utilità; Selezionare l'opzione Integrità magazzino; comparirà la prima pagina della procedura Integrità magazzino; premere Avanti per continuare. Nella seconda pagina lasciare selezionata l'opzione tutti i magazzini e, nel caso in cui FOCUS 2000 sia configurato per gestire lo scambio dati tra più punti vendita, verificare che sia selezionata la propria filiale. Premere Avanti per continuare. Comparirà la pagina illustrata nella pagina seguente:

3 2 Selezionare Ricalcola costo medio e LIFO e premere Avanti; comparirà la seguente pagina: Cliccare la casella Continua e premere Elabora per dare avvio alla verifica dell'integrità dei dati. La procedura si chiuderà automaticamente al termine della verifica.

4 Redazione e stampa inventario Dopo aver lanciato la procedura Integrità magazzino, è possibile procedere alla redazione e stampa degli inventari. Le operazioni da effettuare, in sequenza, sono le seguenti: Fare clic sulla linguetta Ricerche (si veda la figura sottostante): Nella sezione Gruppo, fare doppio clic sulla cartella Inventario: compariranno le sotto-cartelle Costo medio, LIFO annuale a scatti e Ultimo prezzo di acquisto. In ciascuna cartella sono disponibili le ricerche per redigere gli inventari dei quattro magazzini di FOCUS 2000 in relazione ai criteri di valutazione Costo medio (ponderato), LIFO (Last In, First Out = ultimo entrato, primo uscito) annuale a scatti e Ultimo prezzo di acquisto. Qui di seguito si illustra come visualizzare e stampare l'inventario delle montature in base al criterio di valutazione Costo medio. Fare clic sulla cartella Costo medio; Cliccare il tasto associato alla ricerca Montature (si veda la figura che segue); Premere il tasto Elabora (si veda la figura precedente);

5 4 Comparirà la finestra di dialogo Condizioni, illustrata nella figura in alto, che chiede di specificare il Fornitore ed il Tipo lenti. Fornitore: Il carattere "*" (asterisco) significa che debbono essere inclusi tutti i fornitori. Tipo lenti: le opzioni disponibili sono: sole, vista, predisposti. Il carattere "*" (asterisco) significa che debbono essere incluse le montature con qualsiasi tipo di lente. Premere Continua per procedere con l'elaborazione della ricerca. Se FOCUS 2000 gestisce il magazzino di più filiali, occorre specificare anche la Filiale. Se deve essere visualizzato l'inventario di una sola filiale, selezionare il nome del negozio e premere Continua. A questo punto FOCUS 2000 visualizzerà l'anteprima di stampa dell'inventario delle montature (si veda la figura sottostante) Premere il tasto Stampa per stampare l'inventario (si veda l'immagine a seguire) Seguendo nuovamente la procedura appena descritta e selezionando le apposite ricerche, è possibile stampare gli inventari dei magazzini delle Lenti a contatto, LAC, Liquidi ed accessori. IMPORTANTE! Per poter stampare l'inventario al 31/12 anche in un momento successivo, è necessario aver fatto una chiusura - copia del magazzino (si veda il capitolo 1.2 della presente guida) o elaborare una ricostruzione di magazzino (vedi capitolo 1.5). I dati elaborati relativi all'inventario possono essere esportati in formato Excel (.xls) tramite la procedura Export dati

6 Esportazione inventario in formato.xls Dopo aver elaborato una ricerca relativa all'inventario di magazzino, è possibile esportare i dati in formato Excel (.xls) Seguire attentamente le istruzioni sottostanti: Premere il tasto Export; comparirà una finestra di dialogo in cui si richiede in quale formato si desidera creare il file: Selezionare l opzione Foglio elettronico (.xls) e premere Avanti; Nella schermata successiva, selezionare se si desidera o meno inserire i titoli sulla prima riga del file (ovvero la descrizione dei campi che si stanno memorizzando nel file); premere Avanti per continuare senza apporre alcuna modifica (si veda la figura che segue); Nella pagina successiva (si veda la figura seguente) è necessario definire il nome del file e selezionare la cartella in cui archiviarlo. Di default il programma propone il Desktop come destinazione del file

7 6 Ricerca Focus.xls. Premere Sfoglia se si desidera modificare il nome del file o la sua cartella di destinazione. E' possibile stabilire che, al termine dell'elaborazione, il programma: _Non esegua alcuna operazione _Apra il file.xls esportato _Apra la cartella di destinazione del file. Premere Avanti per continuare. La schermata successiva riassume i parametri impostati nelle schermate precedenti; premere Elabora e confermare per avviare la procedura di esportazione dei dati.

8 7 1.2 Chiusura - copia magazzino La procedura Chiusura - copia magazzino deve essere svolta a fine anno per salvare i dati di magazzino, per stampare l'inventario, ed ogni volta vi sia la necessità di creare una copia del magazzino. Quando FOCUS 2000 viene riavviato in seguito al 31/12 di ogni anno solare, compare la schermata qui illustrata: Nel caso di più postazioni in rete con FOCUS 2000, l'elaborazione della chiusura - copia di magazzino deve essere effettuata dal computer Server. La chiusura del magazzino è una semplice copia della situazione del magazzino nel momento in cui viene effettuata, per cui non deve essere confusa con la chiusura dell anno contabile dei programmi di contabilità. Non abbiate alcun timore ad effettuare la copia del magazzino: un eventuale errore nelle impostazioni non crea alcun problema in FOCUS 2000! Qui di seguito sono illustrate le operazioni da compiere in sequenza: Premere il tasto Conferma; comparirà la prima pagina della procedura guidata (wizard) Copia magazzino: Prima pagina del wizard Nella prima pagina del wizard è presente una descrizione della funzione chiusura - copia magazzino; premere il tasto Avanti per continuare.

9 8 Seconda pagina del wizard Nella seconda pagina, illustrata nella figura in alto, selezionare l opzione Copia del magazzino e premere Avanti per continuare. Terza pagina del wizard Nella terza pagina del wizard viene proposta la cartella in cui salvare la copia del magazzino; si consiglia di lasciare selezionata la cartella Storico e premere Avanti.

10 9 Quarta pagina del wizard Nella quarta pagina, illustrata nella figura in alto, specificare il nome della cartella che conterrà la copia del magazzino. Vi consigliamo di non modificare il nome proposto da FOCUS 2000: è sufficiente premere Avanti. La pagina successiva riassume i parametri impostati nelle schermate precedenti; premere Elabora e confermare per avviare la procedura di copia del magazzino. 1.3 Inventario ad una data passata Spesso occorre elaborare l'inventario del magazzino ad una data passata (ad esempio ad aprile ho necessità di presentare al commercialista l'inventario di fine anno). Se non si è fatta la Chiusura - copia magazzino che viene chiesta automaticamente all'inizio di ogni anno solare, o qualora ci fosse la necessità di ottenere la giacenza ad una certa data, è necessario ricorrere alla Ricostruzione magazzino, che permette appunto di ricostruire le giacenze. Capita sovente che, ad esempio, la verifica di magazzino venga fatta nei primi mesi dell'anno (vedere la guida relativa alla verifica di magazzino): in questo caso elaborare l'inventario a marzo, non produrrebbe una valorizzazione corretta per il commercialista. Per avviare manualmente una copia o una ricostruzione di magazzino, vedere il paragrafo seguente. 1.4 Avvio manuale Chiusura - copia Dal momento che può essere utile effettuare più copie del magazzino nel corso dell anno (ad esempio ogni trimestre, oppure ogni mese per il controllo di gestione) o per quanto sopra descritto, qui di seguito si illustra come lanciare manualmente la procedura: Fare clic sul menu Magazzino, Utilità, Chiusura - copia magazzino (si veda la figura sottostante)

11 10 Comparirà la prima pagina della procedura guidata (wizard) Chiusura-copia magazzino. 1.5 Ricostruzione magazzino Per procedere alla ricostruzione di magazzino, seguire le istruzioni: Selezionare la voce Ricostruzione magazzino singolo, come da immagine Premere Avanti. Impostare la data a cui si vuole ricostruire la giacenza. Nell'esempio faremo una ricostruzione al 31/12/2012

12 11 Scegliere Data di carico o Data del DDT (leggere le istruzioni a video). Nell'esempio si è scelto di considerare la Data di carico dei movimenti. Premere Avanti. Selezionare la cartella dove salvare la ricostruzione. Di default viene proposta la cartella Storico che si trova all'interno della cartella di Focus. Si consiglia di non modificarla. Premere Avanti. Specificare il nome della cartella che conterrà la ricostruzione. Di default FOCUS propone Ric (che sta per Ricostruzione; nel caso della copia di magazzino invece di default propone "Copia") e la data scelta (nel caso della copia di magazzino proporrà la data odierna). Nell'esempio è Ric 31 dic 2012.

13 12 Premere Avanti. Nell'ultima pagina del wizard comparirà il riassunto delle opzioni selezionate, come da immagine. Premere Elabora. Attendere il termine dell'elaborazione, che potrà durare alcuni minuti.

14 Stampa inventario da copia magazzino Qui di seguito sono illustrate le operazioni da compiere per elaborare/stampare l'inventario di magazzino riferito ad una copia/ricostruzione: Fare clic sulla linguetta Ricerche; Fare clic sul menu Ricerche, Attiva storico (si veda la figura sottostante) Comparirà la finestra Sfoglia per cartelle, illustrata nell'immagine a seguire; Fare clic sulla cartella Storico, si aprirà la lista delle cartelle contenenti le copie del magazzino;

15 14 Selezionare la cartella contenente la copia/ricostruzionwe del magazzino su cui si desidera elaborare le ricerche; premere OK e confermare; Per stampare l'inventario di magazzino relativo alla copia/ricostruzione del magazzino attivata, seguire le istruzioni illustrate nel paragrafo Redazione e stampa inventario. Dopo aver stampato l'inventario e/o aver elaborato le ricerche sulla copia/ricostruzione del magazzino attiva, è possibile riattivare le ricerche sul magazzino attuale facendo clic sul menu Ricerche, Attiva magazzino attuale.