Guida alla configurazione ed al primo utilizzo di Web-Rainbow

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1 Guida alla ed al primo utilizzo di Web-Rainbow procedure preliminari una realizzazione di: Servizio per la Gestione Informatica dei Documenti dei flussi documentali e degli archivi. Direzione Generale

2 1. Procedure preliminari all' di WebRainbow 1.1 Creazione della cartella di archivio locale temporanea 1.2 Controllo di accesso alla cartella Temp 1.3 Impostazioni di sicurezza di Internet Explorer: Active X 1.4 Impostazioni di sicurezza di Internet Explorer: Siti attendibili 2. Installazione del programma 2.1 Installazione delle componenti locali 3. Configurazione Hardware 3.1 Installazione delle periferiche : timbratrice 3.2 Installazione delle periferiche : scanner 3.3 Configurazione della timbratrice in WebRainbow 3.4 Configurazione dello scanner in WebRainbow 3.5 Scansione di un documento 3.6 Ultime configurazioni Per futuri riferimenti o aggiornamenti ti invitiamo a consultare il sito ufficiale del protocollo CNR all'indirizzo :

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4 1. Procedure preliminari all' di WebRainbow Ogni postazione di protocollo dovrà essere dotata, oltre alle apparecchiature fornite (scanner e stampante), di un personal computer con le seguenti caratteristiche tecniche minime: - sistema operativo: Windows XP (preferibile) o Windows 2000; - spazio disco: almeno 400 Mb; - Ram installata: almeno 128 Mb; - Microsoft Internet Explorer 5.5 o superiore; - una porta parallela ed una porta USB libere; - connessione di rete abilitata in uscita per le porte 80 e Creazione della cartella di archivio locale temporanea Creiamo una nuova cartella, che chiameremo "temp", nella directory principale (quella dove si trovano le "programmi", "windows"...) in questo caso C:\. (fig.01). fig Controllo di accesso alla cartella Temp N.B. Gli utenti Windows XP dovranno seguire la procedura fino a pag. 3, gli utenti Windows 2000 possono invece proseguire da pag.4. fig.02 Procedura per utenti Windows XP. Dovremo disabilitare la condivisione semplice per questa cartella. Apriamo quindi la cartella "temp" appena creata, tra i menù in alto scegliamo "strumenti", e dal menù a discesa selezioniamo "opzioni cartella" (fig. 02). Nella cartella che si aprirà, scegliamo il tag "visualizzazione" e tra le voci in elenco togliamo il segno di spunta alla voce "usa condivisione file semplice" (fig. 03). fig.03 01

5 Clicchiamo con il tasto destro del mouse sulla cartella Temp, quindi scegliamo "proprietà"; ci apparirà una schermata come quella mostrata in figura 04. Dovremo ora intervenire sulle impostazioni di protezione della cartella stessa, creare il profilo "everyone" ed assegnargli i diritti in scrittura e lettura. Scegliamo il tag "Protezione" e successivamente facciamo click su "aggiungi"; come mostrato in figura fig 05. fig.04 Al comparire della finestra "Seleziona Utenti o Gruppi" facciamo click su "Avanzate..." (fig.06). fig.05 fig.06 02

6 Comparirà quindi una nuova finestra "Seleziona Utenti o Gruppi". Facciamo click sul pulsante "Trova" indicato in figura 07. fig.07 Si aprirà in basso un elenco di utenti e gruppi di utenti, all'interno del quale individueremo il profilo "everyone". Selezioniamolo e facciamo click sul pulsante "OK" come vediamo indicato in fig. 07. Il profilo "everyone" risultera dunque inserito nella finestra "Selezione Utenti o Gruppi". 03

7 Procedura per tutti gli utenti. Dovremo ora assegnare le autorizzazioni in lettura e scrittura al profilo everyone. La fig. 08 ci mostra la schermata (che compare facendo click con il tasto destro sulla cartella Temp e selezionando Proprietà e il tag Protezione) relativa alle autorizzioni del profilo. Per comodità metteremo il segno di spunta sulla casella "Controllo completo" nella colonna Consenti, questo consentirà l'accesso completo alla cartella per tutti gli utenti. N.B. Per il corretto funzionamento di WebRainbow è necessario utilizzare Internet Explorer. fig Impostazioni di sicurezza di Internet Explorer: Active X Vedremo ora come cambiare le impostazioni di sicurezza del browser di navigazione. Lanciamo un finestra di Internet Explorer ed accediamo alla rete internet, facciamo click sul menù Stumenti in alto e poi scegliamo "Opzioni Internet". Comparirà una finestra pop-up come quella in fig. 09. fig.09 04

8 All'interno di questa finestra sceglieremo il tag "Protezione" poi ci posizioneremo e faremo click sull'icona verde con la dicitura "Siti attendibili". In basso all'interno della medesima finestra dovremo cliccare sul pulsante "Livello Personalizzato" (fig. 10). fig.10 Comparirà una nuova finestra con le Impostazioni di protezione (fig. 11). Dall'elenco mostrato bisognerà attivare tutte le voci relative ai controlli ActiveX. Poi facciamo click sul pulsante OK per tornare alle opzioni internet in figura 10. Nota bene. Facciamo scorrere con le frecce l'elenco verso il basso, poiche tutte le voci relative ai controlli ActiveX dovranno essere attivate per il corretto funzionamento del programma. fig.11 05

9 1.4 Impostazioni di sicurezza di Internet Explorer: Siti attendibili Dovremo ora comunicare ad Internet Explorer l'attendibilità dei siti relativi al protocollo. Nella schermata "Opzioni Internet" (fig. 10), sempre all'interno dei Siti attendibili, facciamo click sul pulsante "Siti...", che aprirà una finestra come quella in fig.12. Nella casella di testo "Aggiungi il sito Web all'area" digitiamo il seguente Url: protocollo.cnr.it poi facciamo click su "Aggiungi". L'Url appena digitato comparirà nella finestra "Siti Web". Nota: se non è possibile effettuare questa operazione disattivare temporaneamente l'opzione "Richiedi verifica server per tutti i siti dell'area" fig.12 Ripeteremo poi questa operazione per l'url seguente: proto.cnr.it Accertiamoci infine che la casella "Richiedi verifica server ( per tutti i siti dell'area" sia spuntata, e facciamo click su OK per confermare e tornare a "Opzioni Internet". Infine nella tag "Privacy" sarà necessario accertarsi che la casella "Blocca popup" non sia spuntata. Confermiamo quindi con il pulsante OK. Le operazioni preliminari di sono così concluse. fig.13 06

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11 Installazione del programma Per iniziare ad utilizzare il protocollo elettronico sul nostro PC, la prima operazione da effettuare è l del programma di gestione, denominato «Web Rainbow». 2.1 Installazione delle componenti locali Dovremo lanciare il browser di navigazione Internet Explorer già installato sul nostro PC, e digitare nella barra degli indirizzi l URL seguente: Ci apparirà il portale ufficiale del protocollo CNR. Cliccando sull'etichetta con codice a barre sulla sinistra vedremo apparire una schermata blu con al centro una finestra pop-up di "login"a WebRainbow(fig.14). fig.14 Inseriamo nei campi corrispondenti la Username e la Password e clicchiamo sul tasto "Login", accederemo così alla prima pagina del sito del programma (fig.15). 08

12 fig.15 Facciamo click sul menù a discesa "Strumenti", e selezioniamo la voce "downloads"(fig.16). fig.16 09

13 Verrà visualizzata una pagina contenente 4 voci di download, (Fig.17) denominate rispettivamente: 1. Componenti Client WebRainbow; 2. Componenti acquisizione(wr Capture); 3. Visualizzatore FileNET; 4. Integrazione con OUTLOOK; Ignoreremo quest'ultima voce perchè non necessaria. fig.17 NB: Per la corretta del programma, è necessario procedere con il download e il successivo setup delle prime 3 voci, ma non nell'ordine di visualizzazione, altrimenti non sarà possibile completare l' di WebRainbow. Il primo file da scaricare ed installare è "Componenti Client WebRainbow"; poi "Visualizzatore FileNET" ed infine "componenti acquisizione(wr capture): nell'ordine cioè Cliccando sul "download", di uno dei files (es. Componenti Client Webrainbow), ci apparira' una pop-up (fig.18). Clicchiamo su "Esegui", qualsiasi messaggio appaia (questi messaggi sono i controlli del sistema operativo Windows XP). fig.18 10

14 Successivamente ci apparirà una nuova schermata con un avviso di protezione (fig.19), ancora una volta faremo click su "Esegui". fig.19 Completato il dowload possiamo quindi procedere con il programma di, fino ad arrivare al completamento del setup (figg ). fig.20 fig.21 11

15 La figura 22 ci avvisa di un conflitto di versione con un file già esistente, questo non costituisce un problema, facciamo dunque click su "Yes" e proseguiamo nel setup. Attendiamo che l' automatica proceda, e completato questo passaggio, la procedura di risulta completata. Riceveremo conferma del buon esito del setup con la finestra raffigurata in fig. 23. fig.22 fig.23 Procederemo allo stesso modo anche per i rimanenti due files (Visualizzatore FileNet e Componenti acquisizione Wr Capture). Una volta completate le installazioni dei tre files richiesti (fig.17), WebRainbow è disponibile sul PC per il primo utilizzo. Possiamo quindi procedere con le fasi successive per la delle opzioni dell'applicativo. 12

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17 Configurazione: Hardware Completata l' del programma Webrainbow, dovremo: 1. Installare le periferiche hardware : timbratrice Intermec Easy Coder e scanner Fujitsu) e 2. Configurare le opzioni presenti all'interno dello stesso. I drivers di delle periferiche, oltre che presenti sul Cd di delle rispettive scatole di imballaggio, potranno essere reperiti sul sito ufficiale del protocollo del Cnr, all'indirizzo: sotto la voce driver periferiche. Salviamo i drivers corrispondenti alle periferiche in nostro possesso (controllare i modelli) sul pc in una cartella a scelta, per esempio il desktop, e lanciamoli uno alla volta con un doppio click. Lo scanner ha una guidata, per la timbratrice dovremo intervenire invece dalle risorse del computer e aggiungere la stampante e i drivers, manualmente. 3.1 Installazione delle periferiche: timbratrice. fig Da "Risorse del computer", apriamo il "Pannello di controllo"; e clicchiamo sull'icona "Stampanti e fax". Nella nuova finestra facciamo click su "aggiungi stampante", fig Apparirà una schermata di guidata come in fig.26. Clicchiamo su "avanti", e scegliamo "stampante locale collegata a computer"(fig 28). fig.27 14

18 fig.28 Ancora click su "avanti", e nella finestra successiva sceglieremo dal menù "utilizza porta seguente" la porta stampante LPT1 (solitamente viene utilizzata quest'ultima) o la porta alla quale abbiamo collegato la periferica (fig 29), poi ancora click su "Avanti". fig.29 15

19 Apparirà una finestra con due colonne: a sinistra i nomi delle case produttrici; a destra i nomi dei modelli di ciascuna casa. Scegliamo dalla colonna di sinistra "intermec"; da quella di destra "easy coder pc4 (203dpi), come mostrato in figura 30. Nota: Qualora la stampante non dovesse comparire nell'elenco in figura 30, scegliamo "Disco Driver" e cerchiamo il file.ddz contenuto nella cartella C:\\intermec\ XP. fig.30 Le figure 31, 32, 33 ci mostrano il completamento della prima fase di. fig.31 16

20 fig.32 Facciamo click su "Avanti" poi su "Fine" per completare la prima parte dell' della stampante Easy Coder PC4. fig.33 17

21 Il messaggio di protezione rappresentato in figura 34 costituisce un passaggio normale che non dovrà preoccuparci, facciamo dunque click su "Continua" per proseguire con l'. Ci verrà richiesto il file "in#base.ddz" (fig. 35). Facciamo click sul pulsante "Sfoglia" per cercarlo. fig.34 Nella nuova finestra "Individua file" (fig. 36) facciamo click sul menù a discesa in alto per scegliere il percorso. fig.35 fig.36 18

22 Dal percorso principale (nel caso illustrato in figura 37 Disco locale c:\) scegliamo la cartella "Intermec", poi la cartella "95 98 Me 2000 XP". All'interno di quest'ultima cartella troveremo quindi il file cercato: "in#base.ddz". Selezioniamolo e facciamo click su "Apri" (fig.39). fig.37 fig.38 fig.39 19

23 Facciamo click su OK per confermare. La stampante Easy Coder PC4 è ora installata sul nostro sistema. fig.40 Possiamo avere conferma della corretta dal menu stampanti e fax del pannello di controllo, il sistema ha aggiunto per noi la timbratrice tra quelle installate sul sistema. (fig.41) fig.41 20

24 3.2 Installazione delle periferiche: scanner. Facendo doppio click sul driver di che avremo scaricato dal sito (cfr. pag. 14) inizierà l' guidata che ci porterà al suo completamento in pochi e semplici passaggi.. All'avviso di protezione mostrato chiederemo al sistema di proseguire, scegliendo "Esegui", inizierà così il processo automatico di scompattazione del file. Questo processo, che non necessita di alcun intervento da parte dell'utente è segnalato da una finestra dos di colore nero come quella in fig.43. Al termine verrà salvata una cartella dal nome Disk1 sul desktop. Apriamola e lanciamo il file Setup al suo interno con un doppio click. Verrà in tal modo avviato il wizard di, scegliamo la lingua italiana e seguiamolo fino ad completata. fig.42 Riavviamo infine il PC se ci viene richiesto. fig.43 fig.44 21

25 3.3 Configurazione della timbratrice in WebRainbow. Installati timbratrice e scanner, procederemoo alla di entrambi all'interno di WebRainbow; vedremo inoltre come configurare gli ultimi parametri del programma. Dopo aver effettuato l'accesso in WebRainbow (cfr. pag.8), da "strumenti", "opzioni protocollo" clicchiamo su "timbratrice". fig.45 fig.45 Spuntiamo la casella "timbratrice presente", selezioniamo dal menù a tendina "template" la voce "etichette 7.5X3 con barcode" e da quello "nome stampante timbratrice" il modello "easycoder PC4(203 dpi); selezioniamo infine la casellina "stampa timbro automaticamente in inserimento protocollo". Affinchè la timbratrice stampi correttamente le etichette, dovremo scaricare le 2 font necessarie. Clicchiamo sul link "scarica font" presente nella schermata in questione; una volta salvati sul vostro pc, copieremo i 2 file nella cartella "fonts" (che si trova all'interno della cartella "windows"). N.B. Ogni impostazione dovrà essere confermata cliccando sul tasto "salva". Configuriamo ora la timbratrice dal pannello di controllo. Dal pannello di controllo selezioniamo "stampanti " clicchiamo con il tasto destro sull'icona della easycoder PC4, quindi su proprietà; fig41 22

26 Nella finestra delle proprietà della stampante selezioniamo "preferenze stampa ", verrà visualizzata l'impostazione di pagina come in fig.47 con le impostazioni di default. Dovremo creare un nuovo profilo di stampa adatto alle nostre etichette ed alle nostre esigenze. fig.46 fig.47 23

27 Cliccando sul tasto "nuovo "(sotto al menu' a tendina "user ),accederemo al pannello "modifica stock"; qui assegniamo il nome "protocollo" al nuovo pacchetto e modifichiamo le dimensioni correnti in larghezza e altezza come segue: larghezza 73mm; altezza 30mm; fig48. Clicchiamoe su "ok" e, come visto in fig.47, scegliamo dal menù a tendina al posto di "user", il nuovo pacchetto creato. L'ultima operazione da effettuare, è quella di cliccare sul tag "pacchetto" e modificare le impostazioni di "metodo di stampa", "tipo di supporto", "altezza spazio" e infine "modalità alimentazione". Per avere impostazioni corrette, facciamo in modo che le voci dei vari menù corrispondano a quelle mostrate in fig 49. fig.48 Questi i parametri da inserire: metodo di stampa termicodiretto tipo di supporto etichette con spazi altezza spazio 3,0 mm modalità di alimentazione strappo fig.49 24

28 3.4 Configurazione dello scanner in WebRainbow. Completata l' dello scanner (cfr. pag. 21), lanciamo una sessione di WebRainbow (cfr. pag.8) e dal menù "strumenti", del programma scegliamo "opzioni protocollo", poi clicchiamo su "scanner". fig.50 Mettiamo il segno di spunta sulla casella "scanner presente", scegliamo dal menù a tendina la voce "ISIS", come mostrato in fig 50. Clicchiamo su "salva" per mantenere queste modifiche. Ritorniamo ora alla schermata principale del programma, possiamo farlo cliccando su "applicazioni", e poi su "protocollo". Facendo click su "protocollazione in entrata", vedremo apparire la schermata rappresentata in fig.51. fig.51 25

29 Il Click sul pulsante "scan" apre la schermata di scanner. fig. 52 fig.52 Nella stringa "folder root" e in quella "folders files temporanei" assegniamo il percorso "C:\temp", mentre nella stiringa "folders files admin" "C:\ Programmi\WrCapture". Cliccando su "ok" il programma apre la schermata di acquisizioni immagini, fig53 fig.53 Se clicchiamo su "scannerizza" (il tasto con l'icona di uno scanner), il programma inizia la scansione del documento che abbiamo inserito nel caricatore dello scanner. In caso contrario, il programma visualizzerà un'errore, ovvero la mancanza della periferica. In questo caso clicchiamo su "ok" e ci apparirà una schermata all'interno della quale comunicheremo manualmente il modello e i drivers dello scanner. fig.54 fig.54 26

30 Clicchiamo su "seleziona" (al primo avvio il nome del modello nella stringa color grigio, non appare) e selezioniamo nella schermata successiva il modello "fujitsu 4120c o 5120 c a seconda del tipo di scanner che ci è stato consegnato.fig.55 fig.55 Cliccando su "OK" verrano recuperati automaticamente i drivers precedentemente installati. Siamo ora pronti per la prima scansione. 3.5 Scansione di un documento Facendo riferimento alla figura 50, clicchiamo sul pulsante scannerizza, il programma scansionerà il documento, ed esso verrà mostrato nella stessa schermata,fig 56. fig.56 Usciamo dalla schermata (tasto "x" in alto a destra) e il programma ci chiederà se vogliamo confermare l'archiviazione dei documenti della sessione; confermiamo cliccando su "si" e avremo il nostro documento pronto per la protocollazione, fig57. fig.57 27

31 3.6 Ultime configurazioni fig.58 Per completare infine la del programma, torniamo nella schermata principale, clicchiamo su "strumenti", "opzioni protocollo", "dati generali" e selezioniamo la casella "visualizzatore file net", in questo modo riusciremo a visualizzare i documenti scannerizati, ricordandoci sempre di salvare le nostre impostazioni. fig.58 fig.59 Passiamo successivamente nel menù "inserimento" che troveremo accanto a "generali"; qui lasciamo le impostazioni di "default", come raffigurato in fig