Guida pratica agli adempimenti

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1 Guida pratica agli adempimenti amministrativi delle aziende Rag. Tatiana Augelli

2 INDICE - Iva e liquidazioni Le aliquote IVA; la detraibilità; le modalità di liquidazione ed i termini; - Termini di registrazione fatture emesse e ricevute; - Ddt emessi; - Ddt conto lavorazione; - Ddt conto visione; - Fatture emesse Varie tipologie di fatture; numerazione, intestazione, contenuto; termini per emissione; - Fatture emesse in esportazione (cee ed extra cee); - Acconti ricevuti; - Note di credito Numerazione; termini; - Fatture emesse con ritenuta d acconto (condomini); - Fatture emesse per riaddebito spese; - Corrispettivi; - Scorporo IVA; - Scontrino fiscale; - Ricevuta fiscale; - Fatture ricevute; - Schede carburanti; - Fatture di ristoranti / alberghi; - Importazioni (bolle doganali); - Dichiarazioni di intento Esportatori abituali; la dichiarazione di intento; obblighi per il fornitore; fatturazione; - Ritenute d acconto su fatture ricevute; - Banca, carta di credito e cassa Modalità archiviazione; modalità di predisposizione della prima nota; - Scadenziario; - Gestione finanziaria; - Note spese; - Certificazioni per fatture ricevute con ritenuta d acconto; - Pagamento con mod. F24; - Ravvedimento operoso; - Compensazioni crediti di imposta; - Archiviazione fatture, ddt, documenti contabili e vari; - Archiviazione e monitoraggio assicurazioni e contratti di manutenzione; - Costi autovetture; - Costi indeducibili; - Costi telefonici; - Omaggi e spese di rappresentanza; - Spese di manutenzione Le spese di manutenzione su beni propri; le spese di manutenzione su beni di terzi; le spese di manutenzione su beni a deducibilità limitata (autovetture, telefoni); le spese di manutenzione su beni a deducibilità limitata (autovetture, telefoni) di terzi; le spese di manutenzione pluriennali; i contratti di assistenza/manutenzione; - Beni strumentali Definizione; il libro dei cespiti; vendite, dismissione; - Stipendi e Fondo TFR ; - Ricevute bancarie; - Pagamento fatture; - Il conto Dare e Avere; - Ammortamenti; - Registrazioni contabili fatture di acquisto, vendita, movimenti di banca e cassa;

3 IVA E LIQUIDAZIONI - Le aliquote IVA Attualmente esistono tre aliquote IVA: ordinaria 20%, ridotta 10% e ridotta 4%. Le aliquote ridotte possono essere applicate solo nei casi espressamente previsti dalla normativa: generalmente il 4% si applica per l acquisto/costruzione della prima casa, per le cessioni di veicoli/protesi per invalidi, per la somministrazione di bevande tramite distributori automatici e per alcune materie prime alimentari; il 10% si applica, invece, per alcuni alimenti, per la cessione di energia ad uso abitativo, nell edilizia per le ristrutturazioni, per la somministrazione di pasti e bevande e negli alberghi. Vi sono poi diversi articoli di esenzione/esclusione dall applicazione IVA disciplinati dal DPR 633/72. I fondamentali sono: - non imponibili: art. 8 comma 1 lett. a) per le esportazioni, art. 8 comma 2 per le cessioni a seguito di lettera di intento (esportatori abituali), art. 9 per i trasporti extra cee; - esenti: art. 10 per alcune cessioni o locazioni di immobili (esplicitamente previste), per le prestazioni sanitarie (medici) e per le cessioni di beni acquistati con IVA indetraibile; - escluse: art. 15 per gli interessi di mora e per il riaddebito di spese sostenute in nome e per conto del cliente. Per quanto riguarda, invece, le vendite o le prestazioni di servizi in ambito Cee, sono non imponibili art. 40 e 41 DL 331/93. - La detraibilità L IVA non è un costo per le imprese, come erroneamente si pensa, ma un credito o debito nei confronti dell erario. Infatti l IVA che si indica nella fattura emessa è un debito, a cui va tolto l eventuale credito derivante dall IVA esposta nelle fatture ricevute, per potere così determinare l importo da versare o che rappresenta il credito da rinviare al periodo successivo. Non tutta l IVA è, però, detraibile. Il termine detraibile rappresenta la possibilità di recuperare l importo dell IVA pagata sulle fatture di acquisto dal totale dell IVA indicata nelle fatture di vendita. Ci sono dei casi in cui tale imposta non può essere detratta. Vi sono i seguenti tipi di indetraibilità: - Per destinazione: è necessario che i beni o servizi acquistati o importati siano inerenti l attività del contribuente (non è detraibile, per es., l acquisto di carne se si fa commercio di abiti, perché non è strettamente riferibile all attività svolta), che siano documentati da fattura o bolla doganale indicanti espressamente l importo dell imposta e che tali documenti siano stati correttamente registrati nei registri IVA. - Pro-quota: si riferisce agli acquisti di beni ad uso promiscuo. Per esempio, è stabilito dalla normativa fiscale che l IVA sulle spese inerenti il telefono cellulare (acquisto, manutenzione, utilizzo) siano detraibili solo al 50%, fissando una promiscuità per legge. Ciò significa che l IVA sulle fatture riguardanti il telefono cellulare è detraibile solo al 50%, anche se il telefono è adibito solo ad uso affari e non anche per usi personali. - Oggettiva: vi sono dei beni e servizi per i quali l IVA è sempre indetraibile (salvo casi specifici e particolari). Essi sono: # Autovetture, aeromobili, motocicli e ciclomotori e spese relative: l IVA è detraibile solo nella misura del 40% del totale dell imposta. L IVA è, invece, totalmente detraibile se l auto è stata immatricolata come autoveicolo adibito a trasporto di merci (Attenzione! Non esiste più la possibilità di immatricolare autovetture ad uso promiscuo), oppure se il contribuente è un agente, rappresentante di commercio, subagente, promotore finanziario o agente di assicurazione, oppure se si tratta di impresa che ha per oggetto il commercio, il noleggio, la locazione finanziaria di autoveicoli o motocicli o se il compratore è un tassista che utilizza l auto per lo svolgimento della propria attività. # Spese per alberghi, ristoranti e bar: l IVA applicata del 10% è indetraibile se la fattura non reca anche il nome di chi ha usufruito del servizio (ved. più avanti). # Alimenti e bevande: unico caso di detraibilità se l attività svolta è inerente (per es. bar, ristoranti, mense, ecc.).

4 # Beni di lusso: detraibili solo se formano oggetto della propria attività (per es. commercio di tali beni). # Omaggi: è detraibile l IVA relativa ad acquisto di omaggi solo se sono destinati a clienti e non a dipendenti e se il costo unitario non supera 50,00. (Attenzione! In caso di omaggi di cesti composti da più beni, vale il costo complessivo del cesto e non quello del singolo bene). # Spese di rappresentanza: l IVA relativa a tali spese è sempre indetraibile (compreso quindi gli omaggi con valore superiore ad 50,00, che, perciò, vengono trattati come spese di rappresentanza). # Telefoni cellulari: si veda sopra. - Soggettiva: vi sono alcuni soggetti ai quali la detrazione di imposta non è riconosciuta o lo è parzialmente. Tali soggetti sono coloro che svolgono abitualmente operazioni attive esenti (per es. promotori finanziari, medici, ecc.) o comunque non assoggettate ad IVA. - Le modalità di liquidazione ed i termini Esistono due regimi di liquidazione IVA legati al volume d affari (che corrisponde al totale delle cessioni e prestazioni imponibili, non imponibili ed esenti effettuate nell anno solare, al netto di eventuali note di credito e di fatture relative alla cessione di beni ammortizzabili). Se il volume d affari non è superiore (o non si intende superare, se di nuova costituzione) ad ,14 per l attività di prestazioni di servizi e ad ,90 per le altre attività, si può optare (sempre in dichiarazione IVA o di inizio attività) per la liquidazione trimestrale, con l aggravio di una maggiorazione a titolo di interessi pari all 1% del totale debito di imposta risultante. In pratica dall IVA sulle vendite si detrae quella sugli acquisti e sulla differenza si applicano gli interessi dell 1%. Tale debito andrà versato entro il 16/05 (trimestre gennaio marzo), il 16/08 (trimestre aprile giugno), il 16/11 (trimestre luglio settembre) ed il 16/03 dell anno successivo contestualmente alla redazione della dichiarazione IVA (trimestre ottobre dicembre). Se il giorno di scadenza cade di sabato o di giorno festivo, la scadenza è prorogata al primo giorno non festivo successivo. Si ricorda che gli interessi dovuti sulla liquidazione trimestrale sono indeducibili ai fini delle imposte dirette. Tutti coloro che, invece, superano i predetti limiti, devono liquidare l IVA mensilmente con versamento, senza maggiorazione di interessi, entro il giorno 16 del mese successivo (liquidazione di gennaio, pagamento entro il 16/02). Se durante l anno il limite di ricavi viene superato, non vi è obbligo di cambio di periodicità fino al 01/01 dell anno successivo. Se dalla liquidazione risulta un debito inferiore ad 25,82, non si deve effettuare il versamento, ma tale debito va ad incrementare quello del periodo successivo. Dalla liquidazione è possibile anche l emersione di un credito IVA che si potrà utilizzare nel periodo successivo in diminuzione dell eventuale debito o ad incremento dell eventuale credito che risulterà. Il credito IVA, salvo casi rari e stabiliti dalla normativa, non si può utilizzare in compensazione con altri tributi durante l anno, ma solo dall 01/01 dell anno successivo, quando viene fissato con la dichiarazione IVA. Entro il 27/12 di ogni anno (salvo proroghe) i contribuenti (esclusi quelli di nuova costituzione) devono versare un acconto IVA commisurato all 88% del debito derivante dal periodo (mese o trimestre) dell anno precedente. Tale acconto verrà poi detratto dal totale debito IVA del periodo (dicembre o 4 trimestre). Sull acconto non sono dovuti gli interessi trimestrali. E possibile ridurre l acconto calcolato con tale metodo storico sulla base del metodo previsionale (si prevede di avere un debito a fine periodo molto più basso o un credito) o sulla base del metodo delle operazioni effettuate (si effettua un apposita liquidazione IVA da riportare anche sui registri per operazioni registrate fino al 20/12 e tale debito deve essere versato per intero). Si ricorda che i versamenti dell IVA mensile hanno come codice sul mod. F il mese cui si riferiscono (es. IVA del mese di gennaio 2008 entro il 16/02/08 si verserà con il codice 6001 anno 2008), quelli trimestrali il numero del trimestre, ma solo per i primi tre ( trim., 6032, 2 e ). L acconto IVA ha il codice 6013 per i mensili e 6035 per i trimestrali ed il saldo del 4 trimestre corrispondente alla dichiarazione IVA il codice 6099.

5 TERMINI DI REGISTRAZIONE FATTURE EMESSE E RICEVUTE Le fatture emesse devono essere registrate entro 15 giorni dalla data di emissione, tranne per quelle differite che vanno registrate nello stesso giorno dell emissione. Le fatture ricevute devono essere registrate, a pena di perdita del diritto alla detrazione, entro il termine della presentazione della dichiarazione IVA del secondo anno di imposta successivo alla data della fattura. In pratica, però, è sempre bene cercare di registrare tutte le fatture ricevute nel mese/trimestre corrispondente alla data della fattura o, al massimo, in quello successivo per evitare problemi di sfasamenti contabili, soprattutto quando si è alla fine dell anno. DDT EMESSI I DDT (documenti di trasporto) sostituiscono la vecchia bolla di accompagnamento, della quale sono la versione più semplificata. Il DDT deve accompagnare la merce consegnata solo nei casi di fatturazione differita, cioè quando viene emessa una sola fattura, di solito a fine mese, riepilogativa dei vari DDT emessi e nei casi di movimentazione di beni a titolo non traslativo (es. conto deposito, lavorazione, conto riparazione, ecc.). Il DDT deve essere numerato e datato progressivamente, partendo dal numero 1 ogni anno. Il DDT deve riportare l intestazione esatta dell emittente e quella del destinatario, indicando, eventualmente se diversa, la destinazione. Esempio: la ditta Alfa (emittente) consegna alla ditta Beta (destinatario) con destinazione la ditta Gamma (destinazione differente, x es. perché è il cliente finale della ditta Beta o perché la merce deve essere sottoposta a lavorazione da Gamma). Se il trasporto è effettuato tramite vettore, è necessario indicare anche i suoi dati. E necessario indicare in DDT con esattezza i beni ceduti per natura, qualità e quantità, specificando quale unità di misura si adotta (es. numero, kg, metri, ecc.). Nel DDT è bene indicare la causale del trasporto (vendita, conto lavorazione, ecc.). Il DDT deve essere emesso almeno in duplice esemplare (triplice se ci si avvale di un autotrasportatore) di cui una copia rimane all emittente ed una al destinatario. E bene apportare correzioni ai DDT indicando la dicitura correzione apposta prima della partenza con la firma di chi ha apportato la modifica. DDT CONTO LAVORAZIONE I DDT conto lavorazione sono emessi quando della merce deve essere inviata ad un proprio fornitore che effettuerà la lavorazione. Il fornitore dovrà poi rendere la merce lavorata con un altro DDT con la causale reso da conto lavorazione ed allegherà il suo DDT alla sua copia della fattura che emetterà, mentre il ricevente avrà cura di allegarlo alla fattura ricevuta. Il fornitore dovrà indicare nella fattura i riferimenti del suo DDT emesso a scarico della lavorazione e del DDT ricevuto dal cliente, indicando se lo scarico è parziale (è stata lavorata solo una parte della merce e la restante verrà consegnata e fatturata successivamente) o totale. I DDT emessi dal cliente in conto lavorazione e dal fornitore come reso conto lavorazione devono essere allegati alla fattura che sarà emessa. DDT CONTO VISIONE E possibile emettere dei DDT recanti come causale in conto visione, quando si vuole consegnare della merce al proprio cliente che valuterà l acquisto dopo averla esaminata. Se la merce verrà restituita, il cliente dovrà emettere un DDT recante come causale reso da conto visione. Se, invece, la merce verrà trattenuta, il fornitore dovrà emettere fattura facendo riferimento al DDT già emesso ed indicando che è stato trasformato in conto vendita. Non è necessario emettere un nuovo DDT recante la causale vendita in quanto la merce non è stata movimentata. Il termine entro cui la merce può rimanere in conto visione è di un anno, decorso il quale o verrà restituita o verrà fatturata.

6 FATTURE EMESSE - Varie tipologie di fatture Esistono diverse tipologie di fatture; quelle principali sono: fattura accompagnatoria, fattura immediata, fattura differita. La fattura accompagnatoria, come dice il nome, accompagna la merce consegnata. In pratica, non viene più emesso un Ddt che accompagna la merce che, invece, viaggia scortata dalla fattura accompagnatoria. E una normale fattura che reca, in più, i dati del vettore (se c è) e della destinazione (se diversa dal destinatario), proprio come il Ddt. La fattura immediata deve essere emessa entro le ore 24 del giorno di effettuazione dell operazione (es. se consegno la merce il 01/10, la fattura deve essere emessa entro le ore 24 del 01/10). Non è necessario che la merce viaggi con il Ddt: in caso si venga fermati, è sufficiente informare dell emissione della fattura immediata che deve essere consegnata o spedita (anche a mezzo fax) entro lo stesso termine. La fattura differita, generalmente la più utilizzata, riepiloga più consegne di merci ad uno stesso cliente e quindi più Ddt che devono essere elencati nel corpo della fattura. - Numerazione, intestazione, contenuto Le fatture devono essere numerate e datate progressivamente partendo dal N 1 ad inizio di ogni anno. La fattura deve contenere i dati dell emittente e del ricevente (nome e cognome o denominazione se società, residenza o sede legale, partita IVA o codice fiscale, importantissimo nel caso il cliente sia un soggetto privato), il numero e la data dei Ddt emessi (nel caso di fattura differita), la natura, quantità (con l unità di misura utilizzata) e qualità dei beni ceduti e dei servizi prestati con il valore singolo, la base imponibile (il totale dei valori delle merci consegnate o dei servizi prestati), l aliquota IVA da applicare, l importo dell IVA calcolata ed il totale fattura (base imponibile + IVA calcolata + eventuali importi esclusi/esenti/non imponibili), l articolo di legge in caso di esenzione, non imponibilità o esclusione IVA, gli estremi della dichiarazione di intento ricevuta in caso di cliente esportatore abituale. - Termini per emissione La fattura va emessa sempre in almeno due esemplari (uno da consegnare al cliente e uno da tenere per la registrazione), salvo casi particolari (x es. le esportazioni: in tal caso servono più copie per la dogana e lo spedizioniere). La fattura va emessa lo stesso giorno dell effettuazione dell operazione per le fatture immediate ed accompagnatorie. Nel caso di fatture differite, si può emettere la fattura entro il 15 giorno del mese successivo a quello dell effettuazione dell operazione (es. Ddt emesso il 15/05 fattura da emettere entro il 15/06). C è, però, una norma che obbliga a considerare comunque nell iva a debito del mese di riferimento anche i Ddt emessi nello stesso mese e non ancora fatturati, per cui è sempre bene fatturare entro la fine del mese tutti i Ddt emessi nel mese stesso (es. Ddt emesso il 15/05 posso fatturare entro il 15/06, ma devo tenerne conto nella liquidazione IVA del mese di maggio, perché la consegna è avvenuta in tale mese. Quindi, è preferibile emettere la fattura entro il 31/05). La fattura differita ha il vantaggio di potere emettere un unico documento per tutti i Ddt emessi nel mese per lo stesso cliente, snellendo, in tal modo, la pratica amministrativa della fatturazione. FATTURE EMESSE IN ESPORTAZIONE (CEE ED EXTRA CEE) Le fatture emesse in esportazione, sia in ambito Cee che in ambito extra Cee, richiedono una cura particolare. Innanzitutto è necessario prestare attenzione alla denominazione esatta del cliente, riportando correttamente, in caso di fatture Cee, la partita IVA (VAT) del cliente estero (è composta da diversi numeri, a seconda del Paese e preceduta sempre da due lettere che identificano lo Stato, come, x es. IT Italia, FR Francia, GB Gran Bretagna, DE Germania, ecc.). In entrambi i casi generalmente non va applicata l IVA e quindi andrà riportato l articolo di legge di non imponibilità. Per le fatture extra Cee è necessario allegare all esemplare dell emittente la copia della fattura

7 vistata dalla dogana: questa è l unica prova che la merce è effettivamente uscita dal territorio italiano e che permette la non applicabilità dell IVA. E, quindi, estremamente importante sollecitare lo spedizioniere affichè restituisca la copia vistata, perché, in caso di sua mancanza e di verifica da parte dell Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza, si sarebbe sanzionati con l applicazione dell IVA (vince la presunzione di finta esportazione per evadere l imposta) e delle relative salate sanzioni. ACCONTI RICEVUTI Nel caso di acconti ricevuti prima della consegna della merce o dell effettuazione dell operazione, la fattura va emessa lo stesso giorno dell incasso, applicando l IVA normalmente. Esempio: ricevo il 16/09 un acconto di 30 euro sulla fornitura di merce del valore complessivo di euro 100 e consegno la merce il 01/10. Dovrò emettere fattura il 16/09 per 30 euro e fatturare nuovamente in data 01/10 i restanti 70 euro (100 30), riportando nella fattura il totale della merce (100) e la seguente dicitura a dedurre ns fattura di acconto N del per euro 30, cosicché il totale della base imponibile su cui applicare l iva sarà 70 euro. NOTE DI CREDITO - Numerazione Le note di credito servono a stornare integralmente o in parte una o più fatture precedentemente emesse e devono seguire lo stesso regime IVA dell operazione cui si riferiscono (es. se soggetta ad IVA, andrà applicata anche in questo caso l IVA). Le cause possono essere diverse: un reso, uno sconto accordato, un errore di emissione. Vi sono due modalità di numerazione: si riparte dal N 1, considerando un po come se fosse una serie di fatture a parte oppure si segue la numerazione delle fatture (es. ultima fattura N 50, nota di credito successiva N 51). La seconda modalità è quella più immediata e comoda, perché evita di avere uno sfasamento nei protocolli. Tutte le fatture emesse e ricevute ricevono un numero di protocollo che, nel caso di quelle emesse, corrisponde sempre al numero della fattura. Nel caso della seconda modalità, il numero di protocollo è uguale al numero di fattura/nota di credito. Nel caso di una numerazione della nota di credito a parte, avremo un protocollo che non segue il numero della fattura (es. fattura N 51 con protocollo N 51, nota di credito N 1 con protocollo N 52 e fattura N 52 con protocollo N 53). - Termini Il termine per emettere note di credito è di un anno dall effettuazione dell operazione, oltre il quale non è più applicabile l IVA, a discapito dell emittente che, così, la perde e dovrà emettere la nota indicando l art. 26 del DPR 633/72. FATTURE EMESSE CON RITENUTA D ACCONTO La ritenuta d acconto è un anticipo di imposte trattenuto dal cliente in sede di pagamento della fattura e da lui versato all erario per conto dell emittente. Vi sono pochi casi di emissione di fattura con ritenuta d acconto: se l emittente è un professionista, se l oggetto della fattura sono provvigioni (anche occasionali) e se l operazione è stata svolta nei confronti di un condominio. Nel caso dei professionisti, la fattura va sempre emessa con ritenuta di acconto pari al 20% del compenso (ad eccezione dei clienti privati), escludendo dal conteggio la rivalsa della cassa professionale tranne nel caso di riaddebito di rivalsa inps gestione separata (cosiddetto professionista senza cassa ). Ovviamente, nel caso non si tratti di prestazioni professionali, non verrà indicata la ritenuta d acconto (es. cessione di bene strumentale). Il professionista deve emettere fattura nella data di incasso della prestazione o di eventuali fondi spese richiesti al cliente. Il professionista può emettere la fattura anche prima dell incasso, anche se ciò comporta per lui un anticipo di IVA, non sapendo ancora quando la incasserà. In alternativa, per richiedere il pagamento al cliente, può emettere una fattura pro-forma che è identica alla fattura che verrà poi emessa all atto dell incasso ad esclusione della numerazione che non è obbligatoria: tale fattura pro-forma non è detraibile per il cliente, essendo un mero promemoria o richiesta di pagamento.

8 Nel caso delle provvigioni, la fattura dovrà riportare la ritenuta d acconto pari al 23% calcolata sul valore del 50% delle provvigioni. Se l emittente ha personale dipendente, può richiedere che la ritenuta sia applicata sul 20% delle provvigioni, anziché sul 50%. La ritenuta si applica anche sulle prestazioni rese a condomini nella misura del 4%. Nel caso di cessione di beni e prestazioni di servizi, è necessario distinguere se la cessione è accessoria alla prestazione (es. elettricista che effettua una riparazione e sostituisce dei relè non funzionanti) ed i beni ceduti sono di valore irrisorio rispetto al lavoro, nel qual caso la ritenuta si applica sull intero valore, o se il bene ha un suo valore autonomo. In questo caso, se la prestazione di servizi è accessoria (es. installo un condizionatore con manodopera irrisoria rispetto al valore del bene), non si applica la ritenuta perché l operazione è considerata cessione di beni; se, invece, si effettuano diversi interventi e cessioni di beni (es. nel mese che sto fatturando ho effettuato una riparazione ed ho venduto delle merci) dovrò applicare la ritenuta solo sulle prestazioni (riparazione) e non sulle cessioni. Per comodità posso fare due fatture: una di cessione dei beni ed una di prestazione di servizi con ritenuta. In tutti i casi, sarà cura dell emittente controllare che entro il mese di febbraio dell anno successivo siano state ricevute le certificazioni delle fatture con ritenuta incassate: tali certificazioni serviranno come pezza giustificativa per detrarre dall imposta dovuta in sede di dichiarazione dei redditi le ritenute subite e trattenute dai propri clienti. FATTURE EMESSE PER RIADDEBITO SPESE Può capitare di avere sostenuto delle spese in nome e per conto del proprio cliente e di doverle riaddebitare a lui in fattura. Per evitare di applicare l IVA su tali importi, è necessario che i documenti delle spese sostenute siano intestati al cliente e che siano allegati alla sua copia della fattura. All emittente resteranno le fotocopie delle spese e potrà riaddebitarle escluso IVA art. 15 DPR 633/72. Il caso più caratteristico è quello del professionista, x es. un avvocato, che sostiene delle spese, come raccomandate o decreti ingiuntivi, intestati al suo cliente e che potrà poi a lui riaddebitare. CORRISPETTIVI I commercianti al dettaglio, gli artigiani che vendono nei propri laboratori beni di propria produzione, i bar, ristoranti, alberghi e le imprese che prestano servizi in locali aperti al pubblico, come x es. i parrucchieri, non hanno l obbligo di emissione della fattura, a meno che non sia espressamente richiesta dal cliente. Per certificare l incasso della cessione del bene o della prestazione del servizio devono utilizzare la ricevuta fiscale o lo scontrino fiscale emesso con apposito registratore di cassa. L emissione di scontrino o ricevuta fiscale non è più obbligatoria in caso di emissione di fattura immediata. La somma dei corrispettivi derivanti dall emissione delle ricevute fiscali o dello scontrino di chiusura di giornata va indicato nel registro dei corrispettivi entro il giorno non festivo successivo. Tale registro va intestato pagina per pagina con il mese di riferimento e va indicato l importo nella riga corrispondente al giorno, suddiviso in colonne per le diverse aliquote IVA o per i casi di esenzione/esclusione/non imponibilità. In apposita colonna è necessario indicare, in caso di emissione di fattura, il numero iniziale e finale del giorno (es. al giorno 15 ho emesso le fatture N 10,11 e 12 dovrò indicare fatture dal N 10 al N 12 ). SCORPORO IVA Si è detto che i soggetti di cui al punto precedente sono obbligati all emissione della fattura solo su richiesta del cliente. In tal caso, sarà necessario scorporare l IVA dal totale riportato sullo scontrino o sulla ricevuta fiscale che sono IVA inclusa. E sufficiente dividere per 1,04 per l aliquota 4%, per 1,10 per l aliquota 10% e per 1,20 per l aliquota 20%. In tal modo si ottiene l imponibile a cui sarà sufficiente applicare nuovamente il 4, 10 o 20% per trovare l IVA e, sommandoli, il totale fattura corrispondente al totale dello scontrino o ricevuta fiscale.

9 SCONTRINO FISCALE Lo scontrino fiscale viene emesso da misuratori fiscali controllati periodicamente e riporta i dati dell emittente, i corrispettivi delle merci cedute, la data, ora di emissione, il numero progressivo ed il logotipo fiscale ed il numero di matricola del registratore di cassa. Alcuni registratori di cassa consentono anche di inserire il codice fiscale del cliente, consentendogli, in tal modo, di dedurre il costo rappresentato dallo scontrino. A fine giornata, deve essere stampato lo scontrino di chiusura giornaliero che riepiloga tutte le operazioni effettuate nella giornata. Nel caso di emissione di scontrino errato, si può procedere nei seguenti modi: se non è stato ancora rilasciato, può essere annullato anche con annotazione sullo scontrino che verrà poi allegato allo scontrino di chiusura giornaliero; se è stato già rilasciato e solo per giustificati motivi, si può apporre un annotazione sul registro dei corrispettivi in cui si specifichi l errore commesso e se ne tenga conto. In caso di mancato funzionamento del registratore di cassa ed in attesa del tempestivo intervento del tecnico autorizzato è possibile certificare le operazioni con l emissione di ricevuta fiscale o utilizzare un apposito registro dei corrispettivi a parte. RICEVUTA FISCALE La ricevuta fiscale è un documento prestampato che si acquista nelle tipografie autorizzate. Ha una numerazione progressiva attribuita dal tipografo e si suggerisce di attribuire una numerazione interna per comodità e controllo (anche se non è obbligatoria). Deve riportare la data, i dati identificativi dell emittente, la natura, quantità e qualità dei beni ceduti e dei servizi prestati ed i corrispettivi dovuti IVA inclusa. Non è necessario indicare i dati del cliente (sarà poi sua cura intestare con i suoi dati la copia ricevuta per potere detrarre il costo). Deve essere emessa in duplice esemplare, di cui uno consegnato al cliente. La ricevuta va emessa al momento dell ultimazione della prestazione anche se non è ancora stato incassato il corrispettivo: in tal caso andrà riportata la dicitura corrispettivo non incassato. FATTURE RICEVUTE Le fatture ricevute devono essere riordinate per data, è necessario che abbiano allegati i Ddt elencati (serve anche a controllare eventuali errori di fatturazioni per merce mai ricevuta), vanno trascritte nello scadenziario per evitare che i pagamenti non vengano eseguiti per dimenticanza, è necessario controllare che ci siano tutte (anche qui basta fare un controllo con i Ddt ricevuti) ed è necessario tenerne una copia a parte come promemoria per quella in cui ci sono le ritenute d acconto da versare come promemoria. Le fatture ricevute saranno poi mese per mese protocollate, cioè andrà assegnato un numero progressivo di registrazione, codificate, cioè andrà scritto quale codice di conto sarà utilizzato per la registrazione (es. merci, spese telefoniche, trasporti, ecc.) e registrate contabilmente. Se non si riceve una fattura, è bene chiederne una copia conforme al fornitore, cioè una fotocopia della fattura con la dicitura copia conforme all originale e su cui è apposta la marca da bollo da euro 1,81 annullata. SCHEDE CARBURANTI Le schede carburanti sono la pezza giustificativa per potere dedurre il costo del carburante e l iva relativa. Va predisposta mensilmente o trimestralmente (trimestre solare = gennaio marzo, ecc.) per ogni autoveicolo intestato all azienda (non è quindi possibile nel caso di auto di proprietà dell amministratore che poi predispone la nota spese per il rimborso chilometrico, perché in tal caso sarebbe un doppione di costo). E necessario compilarla con i dati dell azienda, quelli del veicolo (marca e targa) ed il mese o trimestre di riferimento. Per ogni rifornimento è necessario che il gestore dell impianto di distribuzione del carburante apponga il proprio timbro, indichi la data, il prezzo comprensivo di IVA del rifornimento e la firma di convalida. E necessario indicare il totale

10 dei rifornimenti effettuati in euro, l imponibile e l IVA (ved. scorporo IVA) senza arrotondamenti all unità ed i chilometri finali del periodo. Quest ultimo dato serve in caso di controllo ai verificatori a determinare la veridicità o meno dei rifornimenti indicati (non è possibile indicare i consumi di un Ferrari su un utilitaria). L unico caso in cui è permesso registrare una fattura per acquisto di carburanti (ad eccezione delle imprese di autotrasporto) è quello di rifornimenti effettuati con tessera magnetica presso distributori convenzionati: in tal caso, però, se nella fattura non sono indicati i chilometri finali dei vari mezzi, è necessario compilare una scheda carburante solo ai fini di documentare i chilometri percorsi nel periodo. FATTURE DI RISTORANTI E ALBERGHI Dal 01/09/08 è prevista la detraibilità IVA per spese di ristoranti e alberghi e ticket restaurant, mentre resta invariata l indetraibilità IVA per spese di rappresentanza. Per potere detrarre l IVA è necessario richiedere sempre la fattura (la ricevuta fiscale o lo scontrino non sono sufficienti). E necessario, inoltre, che sulle fatture siano riportati anche i dati (compreso l indirizzo) del dipendente/collaboratore/amministratore che ha usufruito della prestazione. Dal 2009 le spese di viaggio saranno deducibili solo al 75%, indipendentemente dalla detrazione o meno dell IVA. Per i professionisti le spese per ristoranti e alberghi sono deducibili nel limite del 2% dei compensi dichiarati. Per quanto riguarda le spese per vitto e alloggio legate ai corsi di aggiornamento sono deducibili al 50% come i corsi stessi. Anche in questo caso, la deducibilità dal 2009 sarà ridotta al 75%. IMPORTAZIONI (BOLLE DOGANALI) In caso di acquisto di merci da Paesi extra Cee, la fattura del fornitore è sempre accompagnata dalla bolla doganale che è un documento emesso dalla Dogana per esigere l IVA ed i dazi doganali. In pratica alla merce viene attribuito dai funzionari doganali un valore sulla base della nomenclatura doganale (il codice istat della merce secondo la codifica doganale) e su questo vengono calcolati i dazi (imposte doganali) e l IVA al 20%. Generalmente il valore della merce non corrisponde mai al valore indicato nella fattura del fornitore convertito in euro, ma è sempre superiore. Contabilmente dovrà essere registrata la bolla doganale (unico documento valido per la detrazione dell IVA pagata), la fattura del fornitore estero (solo ai fini contabili e con dei particolari giroconti che permettano di ripristinare la situazione reale) e la fattura dello spedizioniere che riaddebita, oltre ai costi del trasporto vero e proprio, anche l IVA anticipata alla Dogana. DICHIARAZIONI DI INTENTO - Esportatori abituali Coloro che hanno effettuato nell esercizio precedente esportazioni per più del 10% del loro volume di affari sono considerati esportatori abituali, cioè possono effettuare acquisti nell anno in corso senza pagamento dell IVA fino al raggiungimento dell importo delle esportazioni dell anno precedente. Tale importo viene chiamato plafond ed è importante che sia tenuto sotto controllo per evitare di fare acquisti senza applicazione dell IVA per un importo superiore al consentito (cosiddetto splafonamento) con conseguenti sanzioni. - La dichiarazione di intento L esportatore abituale deve comunicare il suo status al suo fornitore tramite dichiarazione di intento emessa in duplice copia (una deve rimanere all emittente), numerata e datata progressivamente. Deve contenere i dati completi dell emittente e del destinatario ed il periodo per il quale vale (es. dall 01/01/08 al 31/12/08, oppure anche solo per una consegna). Tale dichiarazione deve essere consegnata o spedita al fornitore prima dell effettuazione dell operazione (x es. prima della consegna delle merci e non prima della fattura). E concesso emettere dichiarazioni di intento datate dicembre dell anno precedente da far valere per l anno in

11 corso, proprio per evitare che alcuni Ddt siano emessi prima del ricevimento della dichiarazione e quindi la fattura a loro relativa sia con IVA. E prevista la revoca della dichiarazione nel caso in cui ci si accorga che si stia superando il plafond. Dalla data di revoca, le fatture dovranno essere emesse con IVA. - Obblighi per il fornitore Il fornitore di un esportatore abituale deve numerare progressivamente la dichiarazione di intento e registrarla entro 15 giorni dal suo ricevimento nell apposito registro o in un apposita sezione del registro delle fatture emesse o dei corrispettivi. Inoltre dovrà inviare telematicamente entro il giorno 16 del mese successivo al ricevimento all Agenzia delle Entrate un apposito modulo da cui risultino tutte le dichiarazioni di intento registrate nel periodo. - Fatturazione Nel predisporre la fattura il fornitore dovrà prestare cura affinché ogni emissione senza applicazione di IVA in base all art. 8 comma 2 del DPR 633/72 sia legata ad una dichiarazione di intento già ricevuta prima dell emissione di Ddt, annotata sul registro ed inviata telematicamente e verificare che non vi siano state revoche. A tal fine può essere comodo predisporre un elenco dei clienti esportatori abituali con la data di ricevimento e di eventuale revoca della dichiarazione di intento. Le sanzioni in caso di omessa, incompleta o inesatta trasmissione della comunicazione sono dal 100% al 200% dell IVA non applicata in fattura, salvo non siano ancora state emesse fatture, caso in cui è applicata la sanzione in misura fissa da euro 258 ad euro E consentita la regolarizzazione entro un anno dall omissione o dall errore con la presentazione della comunicazione ed il pagamento della sanzione ridotta ad 1/5 del minimo. Si ricorda che sulle fatture emesse ad esportatori abituali deve essere apposta (sull originale al cliente) la marca da bollo da euro 1,81 debitamente annullata se l importo supera euro 77,47. L annullo può essere apposto con il timbro datario o anche con una semplice barra, in modo che la marca non sia più utilizzabile in futuro. RITENUTE D ACCONTO SU FATTURE RICEVUTE In caso di ricevimento di fatture con ritenuta d acconto (prestazioni professionali o provvigioni) o di ricevute per collaborazioni occasionali è necessario ricordarsi che entro il 16 del mese successivo al pagamento andrà versato l importo della ritenuta con mod. F24 (es. pagamento fattura 3/11/2008, versamento ritenuta d acconto entro il 16/12/2008). E il caso, quindi, come promemoria di fare una fotocopia della fattura e di tenerla nello scadenziario per evitare dimenticanze di versamenti. I codici tributo da utilizzare nel mod. F24 sono 1040 per le prestazioni professionali e le collaborazioni occasionali e 1038 per le provvigioni indicando il mese di pagamento del compenso e l anno (x es. nel caso precedente 1040 o 1038 con mese 11 e anno 2008). BANCA, CARTA DI CREDITO E CASSA - Modalità di archiviazione E molto importante che tutte le operazioni effettuate sul c/c bancario, con la carta di credito o con movimenti di cassa siano correttamente documentati. A tal fine è importante predisporre un raccoglitore in cui archiviare cronologicamente tutti i documenti, partendo dal più vecchio (che starà sul fondo del raccoglitore) ed arrivando al più recente. Per la banca andranno archiviate tutte le contabili e le comunicazioni bancarie in ordine di data, inserendo alla fine del mese l estratto conto (o del trimestre se è trimestrale) e la primanota predisposta. Davanti a tutto è poi opportuno inserire i libretti di assegni esauriti. La carta di credito funziona esattamente come una banca, con l unica differenza che il totale del debito mensile viene addebitato sul c/c della banca dove è domiciliata la carta. Andranno quindi inseriti tutti i documenti comprovanti le spese sostenute (ricevute di ristoranti, acquisti di biglietti aerei on line, fotocopie di fatture, ecc.) ed alla fine del mese l estratto conto e la primanota predisposta.

12 Stesso sistema da adottare per la cassa, dove andranno inseriti tutti i documenti pagati con cassa, comprese le note spese ed alla fine del mese la primanota predisposta. - Modalità di predisposizione della primanota La primanota è l elencazione di ciò che è avvenuto sul conto corrente, con carta di credito o con cassa in modo dettagliato per potere poi fare le registrazioni contabili correttamente. Come si può, quindi, capire è un operazione molto importante, da fare, se possibile, quotidianamente. Per la banca/carta di credito, si prende l apposito modello (va benissimo anche una griglia in excel), si intesta con il nome della banca/carta di credito e con il mese e si registrano data per data tutti gli accadimenti, indicando, in caso di pagamento o incasso, il fornitore/cliente ed il numero fattura e qualsiasi dato utile per la contabilizzazione. A fine mese sarà necessario riconciliare il saldo che risulta dalla primanota e quello della banca/carta di credito, in quanto i movimenti potrebbero essere stati registrati in date differenti. Perquanto riguarda, invece, la cassa, è necessario che la riconciliazione sia quotidiana. Innanzitutto è importante far rilevare che la cassa non può MAI essere in rosso: se è così, è perché l amministratore o chi per lui ha pagato con i propri soldi o sono stati fatti movimenti non corretti. La cassa in rosso è indice di contabilità inattendibile che potrebbe far scattare immediatamente l accertamento con esiti imprevedibili (e mai ottimistici). E necessario che esista veramente e fisicamente una cassetta chiusa a chiave a cui possano avere accesso solo persone autorizzate. Si verificherà il saldo iniziale e quotidianamente si registreranno sul foglio di primanota i movimenti effettuati (prelievi, incassi e pagamenti): alla fine della giornata il saldo fisicamente in cassa dovrà essere identico a quello indicato nella primanota. Ciò serve, oltre a tenere sempre la situazione sotto controllo, anche a verificare che non ci siano ammanchi. SCADENZIARIO Lo scadenziario può avere molte forme: sostanzialmente è un modello dove per ogni scadenza sono riepilogati i pagamenti e gli incassi, così da avere sempre sotto controllo i propri impegni finanziari. E un aspetto molto importante per evitare che sfuggano delle scadenze. E, quindi, importantissimo ogni volta che si emette una fattura riportare sempre i dati (cliente, n e data fattura ed importo) sotto la casellina corrispondente alla scadenza e possibilmente le modalità di incasso (riba, bonifico, ecc.). La stessa cosa vale anche per le fatture ricevute: nello scadenziario riservato ai pagamenti sarà opportuno anche inserire tutti gli impegni assunti, compresi quindi gli stipendi ed i compensi da pagare, i modd. F24 relativi ad imposte, IVA ed altro e le ritenute da versare. In tal modo ad ogni scadenza si saprà sempre quanto si deve pagare e quanto incassare e decidere, tenendo conto, in caso di più istituti di credito, anche del saldo bancario e della possibilità di castelletto per decidere se e dove deviare i pagamenti o i versamenti. GESTIONE FINANZIARIA Un problema grosso che generalmente si viene a creare è la differenza fra la gestione caratteristica (cioè semplicisticamente i costi ed i ricavi) e quella finanziaria (incassi e pagamenti): normalmente può capitare che un bilancio riporti un rilevante utile, a cui, però, non corrispondono grosse entrate, anzi solitamente le banche sono, per così dire, in rosso. Questo accade perché l erario necessita di tassare un utile derivante dalla mera registrazione di costi e ricavi, indipendentemente dal loro incasso o pagamento, quindi dal loro aspetto finanziario. Così può accadere che si siano emesse fatture per importi considerevoli, che, però, hanno date di incasso lontane nel tempo per accordi presi con i clienti. A questo problema non esiste rimedio, se non una gestione finanziaria corretta e sempre aggiornata per evitare pesanti costi derivanti da forti indebitamenti bancari ed una continua rinegoziazione delle condizioni di pagamento con i clienti e fornitori, al fine di ridurre al minimo la forbice esistente fra i tempi di incasso e quelli di pagamento. Perché la situazione sia sempre sotto controllo, lo scadenziario deve essere aggiornato quotidianamente, anche per risolvere subito quei problemi che si possono venire a creare.

13 NOTE SPESE Può capitare che dei collaboratori o gli amministratori stessi si spostino per lavoro e che sostengano delle spese per l azienda. Per riavere quanto speso personalmente, è necessario che compilino una nota spese dove vengono riportate le spese sostenute e siano allegati i documenti comprovanti gli esborsi. La nota spese deve essere intestata al collaboratore/dipendente/amministratore che ha sostenuto le spese, numerata e datata e può racchiudere gli esborsi di un mese, di un trimestre, di una settimana o anche di un solo viaggio: ovviamente più sono e più controlli e registrazioni ci saranno da fare. Giorno per giorno andranno elencate le spese sostenute, giustificate dai documenti allegati (le pezze giustificative); alla fine del periodo si farà il totale e si potranno rimborsare gli importi, ovviamente previo controllo che ogni spesa abbia il suo giustificativo e che non vi siano incluse spese personali. E possibile anche che il collaboratore/dipendente/amministratore si sia recato per lavoro utilizzando la propria vettura e non una aziendale: in questo caso potrà compilare una nota spese per il rimborso chilometrico. Tale documento dovrà riportare, oltre a quanto detto precedentemente, anche il tipo di autovettura e la targa utilizzata e, giorno per giorno, i viaggi effettuati (con nome del cliente/fornitore visitato, luogo e km percorsi) ed il totale del costo giornaliero (km percorsi per costo chilometrico rilevato dalla tabella ACI per la vettura utilizzata). CERTIFICAZIONI PER FAT TURE RICEVUTE CON RITENUTA D ACCONTO Entro il 28/02 (a decorrere dal 2008) di ogni anno è obbligatorio il rilascio di una certificazione dei compensi soggetti a ritenuta d acconto e delle provvigioni pagate nell anno precedente e per i quali è stata versata la corrispondente ritenuta d acconto. La certificazione deve riportare i dati dell emittente (che è colui che ha operato e versato le ritenute d acconto), quelli del prestatore soggetto a ritenuta, l anno in cui sono stati trattenuti gli importi corrispondenti alle ritenute, l importo delle prestazioni, compensi e provvigioni pagate e delle ritenute trattenute e versate nei termini di legge. La certificazione va firmata dal legale rappresentante dell emittente e consegnata o spedita (possibilmente con raccomandata per avere la certezza del ricevimento) al prestatore che la utilizzerà in sede di dichiarazione dei redditi per decurtare gli importi trattenuti a titolo di ritenuta dalle imposte da pagare. PAGAMENTO CON MOD. F24 Per effettuare i pagamenti dei tributi è necessario compilare il modello di pagamento F24 e trasmetterlo telematicamente. Il modello F24 è composto da una prima parte relativa ai dati anagrafici, da diverse sezioni riguardanti i differenti tipi di codici tributo (erario, inps, regioni, ici ed enti locali, inail) e da una parte finale riguardante il totale debito, la firma, la data e gli estremi bancari. Si precisa che, se la scadenza cade in giorno festivo o di sabato, è prorogata senza sanzioni ed interessi al primo giorno lavorativo successivo. Generalmente il mese di agosto è interessato da uno spostamento della scadenza variabile di qualche giorno, annunciato, di solito, alla fine del mese di luglio di anno in anno. RAVVEDIMENTO OPEROSO In caso di mancato versamento alla scadenza di tutti i tributi, esclusi quelli destinati all INPS, è possibile precedere l intervento sanzionatorio dell erario, riconoscendo l errore e versando l imposta omessa maggiorata di interessi legali e le sanzioni ridotte. E importante che il pagamento di sanzioni, interessi ed imposta omessa avvengano contestualmente. Gli interessi da indicare con apposito codice tributo, ad esclusione di quelli relativi alle ritenute operate dai sostituti di imposta (ritenute d acconto e relative al personale dipendente) che devono essere sommate

14 all imposta, devono essere calcolati al tasso legale (attualmente 3%), mentre le sanzioni da indicare anch esse separatamente con apposito codice sono calcolate al 3,75% se la mancanza viene sanata entro 30 giorni (non un mese!) o al 6%, se oltre. Il termine ultimo per effettuare il ravvedimento, salvo il precedente accertamento da parte dell erario, coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione relativa (x es. per omissioni del 2007 = 30/09/08). COMPENSAZIONI CREDITI DI IMPOSTA I crediti di imposta già cristallizzati con la dichiarazione cui si riferiscono (es. dichiarazione IVA per credito IVA, dichiarazione dei redditi per credito Ires, Irpef, Irap) possono essere utilizzati in compensazione dei debiti. In pratica il pagamento viene effettuato, ma, anziché un esborso di denaro, si diminuisce un credito. Il mod. F24 dovrà riportare, oltre a tutti i codici delle imposte da versare nella casella dei debiti, anche quello del credito che corrisponde al saldo dell imposta (x es. per IVA 6099, per Irpef 4001) ovviamente nella casella dei crediti e l anno che corrisponde a quello in cui il credito si è formato (x es. x credito IVA utilizzabile nel 2008 l anno è il 2007). Il mod. F24 non potrà mai chiudere in negativo, ma, al massimo, a zero, quindi senza alcun esborso. Il mod. F24 con compensazione, anche se a zero, va sempre presentato a pena di omissione sanzionabile. L unico caso in cui la compensazione non deve essere esposta nel mod. F24 è quello della compensazione IVA su IVA che sarà indicata solo nella liquidazione IVA. ARCHIVIAZIONE FATTURE, DDT, DOCUMENTI CONTABILI E VARI Come per quanto riguarda le banche, anche per tutti gli altri documenti è necessario predisporre un buon archivio, indice di contabilità attendibile, che non deve nascondere nulla e utile a tenere sotto controllo il mancato ricevimento di fatture e documenti vari. - Fatture Sarà utile utilizzare un raccoglitore o più per le fatture emesse ed uno o più per quelle ricevute, oppure si potranno archiviare per mese (un raccoglitore unico per quelle emesse e ricevute di maggio, ecc.). Si precisa che, per le registrazioni contabili, i raccoglitori dovranno riportare le fatture in ordine cronologico e di numerazione (per le fatture ricevute per numero di protocollo), partendo da quelle più vecchie. E possibile anche, per esempio per la fatturazione, tenere un ulteriore archivio clienti e/o fornitori dove le fatture sono archiviate in ordine alfabetico, per cui ci saranno tutte le fatture emesse al cliente Alfa (ovviamente in ordine cronologico di emissione) e così via. - Ddt I Ddt ricevuti vanno pinzati dietro le fatture ricevute (così si effettua il controllo di ricevimento di tutte le fatture e che tutte le fatture già ricevute siano abbinate ai Ddt e riportino esattamente quello che vi è elencato); quelli emessi dietro le fatture emesse (stesso controllo di prima). I Ddt conto lavorazione e conto riparazione vanno pinzati dietro le fatture cui si riferiscono. I Ddt conto visione vanno archiviati separatamente insieme a quelli di reso da conto visione, salvo quando diventano conto vendita: in tal caso, invece, devono essere pinzati dietro la relativa fattura emessa. - Documenti contabili e vari Tutti gli altri documenti ordini ricevuti ed emessi, fax, lettere, comunicazioni vanno archiviati sistematicamente in appositi raccoglitori, in modo da potere sempre essere consultati e da dare un immagine di ordine. ARCHIVIAZIONE E MONITORAGGIO ASSICURAZIONI E CONTRATTI DI MANUTENZIONE E bene tenere un archivio delle assicurazioni aziendali stipulate, dei contratti di manutenzione e dei libretti di uso dei vari macchinari e macchine elettroniche.

15 E, poi, importante tenere nello scadenziario (o anche in uno a parte, se si preferisce) tutti i dati relativi alle differenti scadenze come promemoria, anche in vista di possibili disdette o rinegoziazioni. COSTI AUTOVETTURE A decorrere dall anno di imposta 2007 l IVA relativa ai costi delle autovetture è diventata detraibile nella misura del 40%. Sempre a decorrere dallo stesso periodo, i costi delle autovetture sono diventati deducibili nella misura del 40%. E stato mantenuto il limite del costo delle autovetture pari ad euro ,00: ciò significa che il valore dell auto deve essere riportato a questo tetto massimo. L ammortamento o la quota del leasing dovrà essere calcolato e rapportato a ,00. Ovviamente, del dato ottenuto andrà considerato solo il 40% deducibile. Esempio: valore auto , ammortamento del 25%, valore massimo deducibile L ammortamento dell auto sarà di euro (25% del valore reale dell auto ), ma potrò dedurne solo 1.807,60 (40% del 25% del valore fiscale = 4.519), quindi avrò costi indeducibili pari ad euro 3.192,40 ( ,60). L unico caso in cui la deducibilità sale al 90% del costo e senza limiti al valore dell autovettura è quando viene data in fringe benefit ai dipendenti (non collaboratori o amministratori). Riprendendo l esempio di prima, potrò dedurre euro (90% dell ammortamento di euro 5.000) con un costo non deducibile di euro 500. COSTI INDEDUCIBILI I costi indeducibili sono quelle spese che non possono essere considerate fiscalmente in diminuzione dei ricavi e quindi dell utile aziendale. Generalmente l indeducibilità può essere legata ad un costo non legato alla realtà aziendale (es. spese personali pagate con fondi della società), oppure può essere stabilita per legge (ad es. autovetture e costi telefonici) oppure può non avere un documento giustificativo (x es. è stata smarrita la ricevuta fiscale del ristorante). Il costo indeducibile crea notevoli problemi al bilancio aziendale: l utile (civilistico) risultante è al netto di tali spese che, però, non sono riconosciute dal fisco e quindi devono essere portate in aumento dell utile fiscale su cui calcolare le imposte. Queste andranno poi dedotte dall utile civilistico, rischiando anche di portare il risultato in perdita. Esempio Utile civilistico 30, costi indeducibili 25, imposte 40% (x semplicità). In tal caso l utile fiscale è pari a 55 (30+25) e le imposte sono pari a 22 (40% di 55). L utile civilistico post imposte (in pratica quello che risulterà dal bilancio Cee che verrà depositato in CCIAA e che si porterà in banca) 8 (30 22). COSTI TELEFONICI Dal 2007 i costi telefonici di tutti i tipi subiscono una deduzione parziale: sono stati unificati i costi del telefono cellulare (prima deducibili al 50%) e quelli del telefono fisso (prima deducibili al 100%), rendendoli deducibili all 80%. La detraibilità IVA è rimasta invariata: 50% per i costi del telefono cellulare e 100% per i costi del telefono fisso. Nei costi telefonici da dedurre parzialmente sono inclusi tutti quelli che riguardano sia il telefono fisso che quello cellulare, quindi, per esempio: i costi per le conversazioni e gli abbonamenti (bollette telefoniche), le tasse ccgg sul telefonino, il costo di acquisto di apparecchi telefonici e loro accessori, compresi gli impianti, gli ammortamenti, i noleggi, i leasing, le manutenzioni, i contratti di assistenza, le assicurazioni, ecc. La indeducibilità prescinde dall effettivo uso personale: è fissata per legge ed è inderogabile. OMAGGI E SPESE DI RAPPRESENTANZA L omaggio è un bene che viene dato in regalo ad un terzo (cliente). Per potere essere considerato omaggio deducibile e con IVA detraibile il suo valore deve essere inferiore ad euro 50,00 (importo elevato con la finanziaria).

16 La spesa di rappresentanza viene sostenuta per fornire al pubblico un immagine positiva dell impresa. Rientrano in questa categoria anche gli omaggi di costo superiore ad euro 50,00. Non è possibile detrarre l IVA sulle spese di rappresentanza. Il costo è deducibile solo parzialmente: un terzo in cinque esercizi. Dal 2009 saranno ulteriormente penalizzate: sarà deducibile per un terzo in cinque esercizi il 75% del costo delle spese di rappresentanza. Non sono considerate tali (anche se si è in attesa di un apposito decreto che disciplini le varie casistiche) le spese correlate ai ricavi, quali, per esempio, i costi di viaggio, vitto e alloggio per clienti invitati ad una fiera, a condizione che abbiano effettuato acquisti, le spese pubblicitarie per reclamizzare i prodotti, i pranzi/cene con clienti, anche potenziali. Per i professionisti le spese di rappresentanza sono deducibili nel limite dell 1% dei compensi. SPESE DI MANUTENZIONE Le spese di manutenzione sono costi sostenuti per riparare o mantenere in efficienza i beni strumentali posseduti. E bene imputare correttamente le spese per potere effettuare la deducibilità corretta. Si possono dividere in diverse categorie: spese di manutenzione su beni propri, su beni di terzi, su beni a deducibilità limitata (autovetture, telefoni), su beni a deducibilità limitata di terzi, pluriennali, i contratti di assistenza/manutenzione. - Le spese di manutenzione su beni propri Riguardano beni di proprietà dell azienda. La deduzione può non essere totale, perché nel limite del 5% del valore dei beni aziendali all inizio dell esercizio, escludendo quelli coperti da contratti di assistenza. La quota eccedente tale valore è deducibile in quote costanti in cinque esercizi a decorrere da quello successivo a quello in corso. Esempio: valore del 5% dei beni = 200, spesa sostenuta = 800, costo deducibile = 200 (pari al valore del 5%), costo da dedurre nei successivi 5 esercizi = 600 ( ; 120 per anno). - Le spese di manutenzione su beni di terzi Riguardano beni di proprietà di terzi, quali quelli in leasing, noleggio, locazione. Sono totalmente deducibili nell esercizio di sostenimento. - Le spese di manutenzione su beni a deducibilità limitata (autovetture, telefoni) Riguardano quei beni che sono deducibili parzialmente (autovetture 40% o 90% se in fringe benefit, telefoni e cellulari 80%). E necessario effettuare lo stesso calcolo del 5% riportato in precedenza, considerando i beni in questione nel loro valore fiscalmente deducibile (per le autovetture non in fringe benefit si fa riferimento al valore di euro ,00). Il costo è deducibile secondo le percentuali già dette stabilite per legge. - Le spese di manutenzione su beni a deducibilità limitata (autovetture, telefoni) di terzi Riguardano quei beni di terzi (leasing, noleggio, locazione) che sono deducibili parzialmente, come nel caso precedente. Il costo è deducibile secondo le percentuali stabilite per legge, senza fare riferimento al conteggio del 5%. - Le spese di manutenzione pluriennali Riguardano quei costi che non sono ricorrenti, quali l imbiancatura, ma interventi più sistematici e radicali (es. rimozione o costruzione muretti, ecc.) In questi casi sono costi pluriennali, cioè che devono essere ripartiti in più esercizi, perché danno la loro utilità per diverso tempo. Generalmente se sono su beni in leasing o locazione, vengono ripartiti sulla durata residua del contratto di locazione finanziaria o affitto. - I contratti di assistenza/manutenzione Sono dei contratti stipulati con il fornitore del bene che, dietro un corrispettivo, generalmente annuale, effettuerà tutti gli interventi di assistenza e manutenzione previsti. Sono totalmente deducibili, salvo si riferiscano a beni parzialmente deducibili (autovetture e telefoni).

17 BENI STRUMENTALI - Definizione I beni strumentali o cespiti sono quei beni che danno la loro utilità per più esercizi. Sono tali, ad esempio, i mobili, i computer, le autovetture, ecc. Devono essere iscritti nello stato patrimoniale (quindi nel patrimonio aziendale) nella voce delle immobilizzazioni materiali. Non devono essere imputate in queste voci quei beni che hanno sì una possibilità di utilizzo pluriennale, ma che sono di modico valore: in caso di smarrimento o di rottura, se inserite a cespiti, sarebbe infatti necessario dismetterli con una procedura particolare. La scelta migliore è di considerarli materiale di consumo e quindi spesarli nell anno. I beni materiali sono quelli visibili, quelli immateriali sono tutti quei costi non tangibili che danno la loro utilità per più anni. - Il libro dei cespiti E un registro dove sono annotati tutti i beni iscritti nello stato patrimoniale come immobilizzazioni (materiali ed immateriali), suddivisi per categoria e per anno di acquisto. Al 31/12 di ogni esercizio verrà calcolato e riportato anche l ammortamento, il valore del fondo di ammortamento ed il valore residuo del bene. E bene che ogni volta che si acquista un cespite venga fatta la fotocopia della fattura relativa e sia allegata a fine anno alla scheda contabile del bene a cui si riferisce. Tale documentazione potrà essere conservata nel fascicolo di bilancio, in un faldone a parte o nel libro dei cespiti stesso. - Vendite Ogni volta che un bene strumentale viene venduto, è necessario procedere alla corrispondente annotazione sul registro dei cespiti, stralciando il bene stesso ed il relativo fondo e rilevando la plusvalenza (utile) o minusvalenza (perdita) ottenuta. Per definizione, la differenza tra il valore residuo del bene (costo di acquisto fondo ammortamento) ed il valore di vendita rappresenta una plusvalenza (ricavo) se questo è superiore, una minusvalenza (costo) nel caso opposto. Esempio: costo storico 100; fondo ammortamento 30; valore residuo 70 (100-30) 1) se valore di vendita 80, c è plusvalenza (80-70) 2) se valore di vendita 60, c è minusvalenza (70-60) Ovviamente la plusvalenza/minusvalenza è deducibile o tassabile parzialmente se legata ai beni a deducibilità limitata (autovetture, telefoni). Quindi, per esempio, una plusvalenza su vendita di cellulare sarà tassabile all 80%. - Dismissione In caso i beni si rompano o vengano buttati, è necessario dismetterli dall azienda. Attualmente, l unica forma possibile è la fatturazione per esempio all amministratore per un valore irrisorio indicando che il bene è rotto, non funzionante ed inutilizzabile. Su queste fatture andrà, ovviamente, applicata l IVA. Come nel caso della vendita, questa operazione andrà annotata sul registro dei cespiti e si potrà avere una plusvalenza o minusvalenza. STIPENDI E FONDO TFR In caso di presenza di lavoratori dipendenti o collaboratori, lo studio che si occupa dell elaborazione delle paghe fornirà mensilmente una serie di documenti: una parte sono da consegnare ai dipendenti (il cedolino ed annualmente il CUD), il mod. F24 relativo a ritenute e contributi andrà pagato a scadenza (16 del mese successivo a quello del cedolino, per cui stipendio di giugno, F24 scadente il 16/07), il prospetto riepilogativo servirà per fare le registrazioni contabili degli stipendi e la restante parte è rappresentata dai documenti che deve conservare

18 l azienda (es. copia dei cedolini singoli, cedolino riepilogativo mensile, CUD, DM10, ecc.). L archiviazione dovrà essere fatta mese per mese in un apposito raccoglitore. Annualmente (al 31/12) viene accantonata una quota degli stipendi a titolo di fondo trattamento fine rapporto, che verrà pagata al dipendente in caso di licenziamento. Sempre annualmente viene anche rivalutato il fondo TFR preesistente. In caso di licenziamento del dipendente, gli verrà corrisposto, oltre allo stipendio ed agli importi pari alle ferie ed ai permessi non goduti, anche la sua quota di fondo TFR rivalutato e la quota maturata dal 01/01 alla data di dimissioni. Si ricorda che il fondo TFR spetta solo ai lavoratori dipendenti e non anche ai co.co.pro ed ai co.co.co. (amministratori) ai quali potrebbe spettare, se previsto da un verbale di assemblea e comunque mai obbligatoriamente. RICEVUTE BANCARIE Le ricevute bancarie sono il metodo più usato e più facile di incasso. In pratica vengono emessi dei documenti le ricevute bancarie o ri.ba che sono portati in banca per l incasso o per l anticipo. Nel primo caso, la banca acquisisce le ri.ba e le accredita sul c/c qualche giorno dopo la scadenza (generalmente una decina) per avere la certezza che il debitore le abbia ritirate (cioè fatte addebitare dalla sua banca). Nel secondo caso le accredita subito, salvo poi verificare a scadenza l effettivo pagamento da parte del debitore. Ovviamente l anticipo ha un costo nella misura degli interessi passivi addebitati dalla banca e legati al tempo che intercorre tra la data di scadenza e quella dell anticipo. Le ri.ba. consentono di presentare in banca dei futuri incassi che permettono di avere disponibilità nello sconfinamento del c/c (castelletto); per il debitore sono, invece, molto meglio delle vecchie cambiali o tratte che, oltre al costo legato al bollo, avevano anche lo svantaggio psicologico perchè, in caso di mancato pagamento, scattava il protesto con conseguente azione esecutiva ed inserimento nella lista dei protestati con problemi successivi per richiedere finanziamenti, sconfinamenti bancari o dilazioni di pagamento. Le ri.ba. sono generalmente emesse il giorno stesso o qualche giorno dopo l emissione della fattura e presentate in banca per l incasso suddivise per scadenze. E possibile richiamare le ri.ba. o spostare le scadenze per sopravvenuti accordi con la controparte, ovviamente avvisando la banca presso la quale sono state presentate. In caso di mancato pagamento da parte del debitore, la banca accrediterà comunque le ri.ba. sul c/c (serve per fare quadrare l operazione) qualche giorno dopo la scadenza, ma, le riaddebiterà, maggiorate delle spese, alla data esatta della scadenza (giocando in tal modo sui giorni intercorrenti fra scadenza e data di accredito). Esempio ri.ba. scadente il 30/09 non pagata: sarà accreditata ai primi di ottobre (generalmente il 10/10), ma addebitata con valuta 30/09. L insoluto (il mancato pagamento) ha un costo per chi ha emesso la ri.ba. costituito non solo dalle spese bancarie addebitate (che sono l elemento più visibile), ma anche dalla minore disponibilità in banca (quindi con aggravio di interessi passivi) e dall impossibilità di far fronte ad impegni già scadenziati. In questo modo si innesca un circolo vizioso da cui è difficile uscire. PAGAMENTO FATTURE Le fatture ricevute possono essere pagate in diversi modi: in contanti, con assegno bancario o circolare, con bonifico bancario, con ritiro di ri.ba., con rid, ecc. Il metodo di pagamento in contanti è sconsigliato, a meno che non si tratti di importi piccoli, perché è difficilmente provabile. E consigliabile, in questo caso, farsi apporre il timbro PAGATO e la firma del fornitore sulla fattura con la data di pagamento, oppure farsi rilasciare una quietanza. In caso di pagamento con assegno bancario o circolare, è sempre meglio farne una fotocopia e magari farsi mettere il timbro PAGATO sulla fattura, oppure spedirlo con una lettera accompagnatoria che richiami il N e la data della fattura da saldare. Ovviamente sarà utile tenere una copia della lettera con la fotocopia dell assegno. Sulla matrice del libretto degli assegni è necessario indicare sempre come promemoria il fornitore pagato, l importo, la data di pagamento, il n e la data della fattura saldata. Si ricorda che gli assegni devono sempre essere datati e che devono riportare la dicitura non trasferibile.

19 In caso di pagamento con bonifico bancario, è sempre bene indicare nella distinta bancaria i dati della fattura che si sta saldando. Nel caso il fornitore abbia emesso una ri.ba., poco prima della scadenza arriverà un avviso da parte della banca: sarà bene verificare che sia corretto, cioè che esista effettivamente un fornitore con una fattura da saldare per l importo richiesto e che la scadenza sia esatta (possono capitare errori, anche in buona fede). Se tutto corrisponde, si autorizza la propria banca ad addebitare la ri.ba. Il rid, invece, è un metodo di pagamento per fatture ricorrenti: la banca riceve l autorizzazione a pagare tutte le fatture di quel determinato fornitore alla scadenza prestabilita. E molto usato per le bollette delle utenze e per le fatture di leasing. IL CONTO DARE E AVERE Per potere effettuare delle registrazioni corrette, è necessario approntare un piano dei conti ( scheletro della contabilità) suddiviso in mastri, conti e sottoconti. Il mastro è il macrogruppo (per es. liquidità immediate), il conto è il gruppo (per es. banche) ed il sottoconto è la voce di costo, di ricavo o di patrimonio (per es. Banca Alfa). Le registrazioni vengono effettuate in partita doppia, cosicché il dare e l avere alla fine della registrazione hanno lo stesso importo. Le registrazioni dove il dare e l avere non hanno uguale importo, si dicono zoppe e non possono esistere, perché fondamento della partita doppia è proprio l equilibrio fra dare ed avere. Non bisogna farsi trarre in inganno dai nomi: dare non significa che si dà qualcosa e avere che si deve ricevere qualcosa. In dare si trovano i crediti, le liquidità (cassa e banca se in attivo), le immobilizzazioni, le diminuzioni di debiti ed i costi. In avere si trovano i debiti, il patrimonio aziendale (capitale sociale, riserve, ecc.), i fondi di ammortamento, il fondo TFR, le diminuzioni di credito ed i ricavi. AMMORTAMENTI La deducibilità dei beni strumentali è ripartita su più anni con la tecnica dell ammortamento: ogni anno viene imputata a costo una parte del valore del bene sulla base di tabelle ministeriali legate al tipo di attività esercitata ed al tipo di bene. A bilancio il valore del bene non diminuisce, ma la quota di ammortamento viene imputata ad un fondo di ammortamento nel passivo. Solo per i beni immateriali (spese pluriennali, quali ad esempio software, spese di manutenzione, avviamento, ecc.) è prevista la possibilità dell ammortamento diretto, cioè la decurtazione della quota direttamente dal valore dei beni. REGISTRAZIONI CONTABILI FATTURE DI ACQUISTO Si presentano di seguito alcuni semplici esempi di registrazioni di fatture di acquisto, precisando che C sta per costo, R sta per ricavo, A sta per attivo dello stato patrimoniale e P sta per passivo dello stato patrimoniale. La voce diversi viene solo utilizzata come segno grafico ad indicare che vengono elencate più voci. Esempio di registrazione di una fattura di acquisto di merce con addebito di spese di trasporto: Diversi a Fornitore Alfa P 132,00 Merci c/acquisto C 100,00 Spese di trasporto C 10,00 IVA a credito A 22,00 Esempio di registrazione di fattura di acquisto cespite con addebito spese di incasso: Diversi a Fornitore Beta P 362,40 Mobili (cespite) A 300,00

20 Spese di incasso C 2,00 IVA a credito A 60,40 Esempio di registrazione di fattura di spese legali con rilevazione della ritenuta d acconto: Diversi a Diversi 124,80 Spese legali C 104,00 IVA a credito A 20,80 a Fornitore Studio P 104,80 a Erario c/ritenute prof. P 20,00 Esempio di registrazione di nota di credito ricevuta: Fornitore Alfa P- a Diversi 12,00 a Merci c/acquisto C- 10,00 IVA a credito A- 2,00 REGISTRAZIONI CONTABILI FATTURE DI VENDITA Si riportano di seguito alcune registrazioni delle fatture emesse. Esempio di registrazione di fattura di vendita merci con addebito spese di incasso: Cliente Caio A a Diversi 606,00 a Merci c/vendite R 500,00 a Riaddeb.sp.incasso R 5,00 a Iva a debito P 101,00 Esempio di registrazione di fattura di provvigioni occasionali con rilevazione della ritenuta d acconto: Diversi a Diversi 240,00 Cliente Tizio A 217,00 Erario c/ritenute subite A 23,00 a Provvigioni attive R 200,00 a IVA a debito P 40,00 Esempio di registrazione di fattura emessa da professionista: Diversi a Diversi 748,80 Cliente Sempronio A 628,80 Erario c/ritenute subite A 120,00 a Consulenza R 600,00 a Cassa profess. P 24,00 a IVA a debito P 124,80 Esempio di registrazione di nota di credito emessa: Diversi a Cliente Caio A- 6,00 Merci c/vendite R- 5,00 Iva a debito P- 1,00 REGISTRAZIONI CONTABILI MOVIMENTI DI BANCA Si riportano di seguito alcune registrazioni relative a movimenti di banca.

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