MANUALE DI SCRITTURA PER L ASSISTENTE DI DIREZIONE

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1 a cura di Secretary.it MANUALE DI SCRITTURA PER L ASSISTENTE DI DIREZIONE 2 a Edizione

2 Fotocopie per uso personale del lettore possono essere effettuate nei limiti del 15% di ciascun volume/fascicolo di periodico dietro pagamento alla SIAE del compenso previsto dall art. 68, comma 4, della L. 22 aprile 1941, n. 633 ovvero dall accordo stipulato tra SIAE, AIE, SNS e CNA, CONFAR- TIGIANATO, CASA, CLAAI, CONFCOMMERCIO, CONFESERCENTI il 18 dicembre Le riproduzioni per uso differente da quello personale potranno avvenire solo a seguito di specifica autorizzazione rilasciata dagli aventi diritto/dall editore. Gli eventuali errori o imprecisioni presenti nell opera non comportano responsabilità dell Editore e del Curatore, che hanno posto, comunque, la massima cura nell elaborazione dei testi e nella riproduzione dei documenti ISBN Gruppo Buffetti S.p.A Roma - Via Francesco Antolisei, 10

3 INDICE Introduzione... Un manuale di scrittura professionale per assistenti di direzione... Mappa mentale delle risorse contenute del manuale... IX IX XII 1 L assistente di direzione e la comunicazione scritta Comunicazione e scrittura professionale in azienda Le regole d oro del business writer Dalla lettera all e oltre Lettere: come scriverle e come spedirle In posta La posta elettronica Oltre l un po di netiquette PEC - Posta elettronica certificata Esempi e modelli di scrittura aziendale Comunicazioni interne In bacheca Annuncio inserimento di un nuovo assunto Annuncio termine della collaborazione Comunicazione chiusura per ferie Procedure Comunicazione di procedura manutenzione pc Comunicazione procedura amministrativa Riunioni Convocazione riunione generale Convocazione di CDA Esempio di convocazione assemblea soci Invito a meeting Schema per verbale di riunione Per la gestione del personale Risposta a domanda di assunzione... Esempio di esito negativo colloquio... Lettera di assunzione a tempo determinato... Lettera di assunzione a tempo indeterminato III

4 Proroga contratto a termine Comunicazione superamento periodo di prova Comunicazione raggiungimento qualifica Comunicazione passaggio di livello Comunicazione incremento retributivo Comunicazione Bonus Una tantum Comunicazione trasferimento sede Moduli Ricevuta consegna lettere Richiesta interventi di manutenzione Modulo regali natalizi Domanda di lavoro Richiesta di partecipazione a congresso Rimborso biglietti di viaggio Nota spese Consenso per il trattamento di dati sensibili Comunicazioni esterne Comunicazioni relative all organizzazione dell azienda Modifica denominazione sociale Spostamento sede sociale Apertura nuova filiale Costituzione società Fusione società Potenziamento consegne prodotti Invio rapporto annuale Comunicazioni commerciali Richiesta depliant Invio nuovo catalogo prodotti e listino Invio materiale informativo Esempio di presentazione nuovi prodotti Esempio di invio card sconti speciali Ringraziamento per opportunità di networking e offerta speciale Invito a convegno Invito a convegno ( a pagamento) Esempio di offerta (atti convegno) Partecipazione a fiera Accordo barter Ordini Ordine materiale... Ordine supplementare... Risposta a richiesta d ordine... Rifiuto d ordine... Annullamento ordine... Reclamo relativo a mancato rispetto termini consegna IV

5 3.2.4 Contratti Disdetta contratti Pagamenti Rettifica condizioni di pagamento Invio fattura e modalità pagamento Invio fattura proforma Errata fatturazione Comunicazione pagamento Risposta alla comunicazione pagamento Lettera compensazione Solleciti pagamento Risposta a sollecito pagamento Risposta a sollecito e richiesta pagamento diversificato Esempio secondo sollecito Avviso ricorso vie legali Banche Comunicazione bonifico Richiesta estinzione conto corrente Presentazione Ri.Ba Ritiro Ri.Ba Respinta Ri.Ba Assicurazioni Denuncia sinistro Disdetta assicurazione Viaggi Conferma prenotazione hotel Garanzia prenotazione Disdetta prenotazione Richiesta visto Lettera di invito ai fini del rilascio di visto di affari Varie Richiesta partecipazione alla gara... Incarico professionale Cerimoniale e protocollo Introduzione Auguri Condoglianze, necrologi Congratulazioni Inviti Partecipazioni Ringraziamenti V

6 4.7 Telegrammi Scrittura professionale e carriera Come scrivere il curriculum vitae La forma e lo stile del curriculum vitae Le aree tematiche del curriculum vitae Cv di un assistente di direzione Scrivere la lettera di accompagnamento Lettera di autocandidatura per assistente di direzione Lettera di risposta ad inserzione per assistente di direzione Self-marketing La lettera di dimissioni Richiesta ferie e permessi Distillato di lingua italiana Alcuni peccati dellla lingua in azienda Il linguaggio scritto Scrivere in inglese Introduzione English Letter Formule ed esempi Meeting: formule tipo Convocazione Conference Call Convocazione CDA Convocazione assemblea straordinaria dei soci Invio minute riunione e richiesta follow up mansioni Esempio di invito a convention Esempio di iscrizione a conferenza Conferma partecipazione ad un evento (a pagamento) Richiesta partecipazione evento e ulteriori info Rimborso spese per conferenza annullata... Declino invito a partecipare ad una gara Richiesta di informazioni : formule tipo Invio brochure Ordini: formule tipo Ordine materiale... Ordine Richiesta revisione termini di consegna Reclami: formule tipo VI

7 Esempio di reclamo Solleciti pagamento: formule ed esempi Es. first reminder... Es. second reminder... Es. third reminder... Es. last reminder Comunicazione assistenza tecnica Esempio In viaggio Prenotazione hotel Comunicazione per Consolato... Richiesta di invitatation letter for VISA... Invitation letter for VISA Special situation... di ringraziamento... Condoglianze... Esempio di CV in inglese... Cover letter Spunti di comunicazione interculturale nella lingua scritta L archivio digitale Introduzione Le regole d oro dell archivazione Dal cartaceo al digitale La comunicazione 2.0 e i social network Assistenti di direzione e social network Le Reti Sociali online I Social Network nell'organizzazione Strategia social Strumenti, consigli e servizi utili Trasferire File Inviare Sondaggi E-learning Altri servizi utili L'organizzazione di eventi Pianificazione, organizzazione, gestione degli eventi Il laboratorio degli eventi 242 VII

8 Gli obiettivi e i criteri di misurazione dell'evento La creatività negli eventi Il valore dei partecipanti La fase della pianificazione La logistica Il piano economico I criteri strategici e operativi nela selezione della destinazione e della location La richiesta di preventivo Il sopralluogo La ristorazione Gli spazi e gli allestimenti La selezione di speaker e testimonial L'accoglienza I trasporti e i trasferimenti La previsione dei rischi nelal gestione degli eventi Modelli di per l'organizzaione di eventi a portineria alla segretaria dell'ospite per prenotazione alberghi per servizio pick up a servizio di caterign alla segretaria dell'ospite per conferma prenotazione albergo alla segretaria dell'ospite per conferma pick up Modelli di Menù Servizi web per l'organizzazione di eventi Organizzare gli eventi usando gli strumenti del web Eventbrite Meetup Plannify Manuale dell utente VIII