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8 CAPO I: OGGETTO ED AMMONTARE DELL'APPALTO, DESCRIZIONE, STRUTTURA E REQUISITI DEL PRODOTTO Art. 1 Oggetto dell appalto Oggetto del presente appalto è la realizzazione della Intranet dell Amministrazione Comunale di Grottaglie. Una Intranet, o meglio un sito Intranet, nello specifico quello di una Pubblica Amministrazione, è qualcosa di simile ad un sito web (www.comune.grottaglie.ta.it) ma anche profondamente diverso in quanto mutano gli scopi, il contesto di fruizione, le specifiche tecniche, anche se progettualmente si seguono le stesse regole dei prodotti per la rete Internet. La Intranet è allo stesso tempo uno strumento di lavoro, una modalità di organizzazione delle informazioni ed un canale di comunicazione interno alla struttura. Se correttamente implementata, la Intranet Comunale diventa simile ad un potente applicativo che permea tutta la vita dell ente. Art. 2 Ammontare dell appalto L importo totale a base d asta dei lavori compresi nell appalto ammonta ad oltre IVA. Art. 3 Descrizione della fornitura La Intranet oggetto di questo appalto deve, come qualsiasi altro canale di comunicazione, essere uno strumento e non un fine, in modo che si possa ricavare valore aggiunto per l organizzazione soprattutto mediante il suo utilizzo. Essa nasce dall esigenza di favorire l innovazione ed il cambiamento migliorando qualitativamente e quantitativamente le prestazioni del sistema, ma anche per permettere la fruizione delle conoscenze e delle informazioni a tutto il personale, cercando di creare un clima più positivo e favorevole alla socializzazione nell ente; uno spazio comune di comunicazione interno potrebbe infatti garantire un maggiore scambio di informazioni ed d idee tra le persone che lo utilizzano. I possibili cambiamenti che l uso di una Intranet può produrre si possono classificare in due grandi macrocategorie: Cambiamenti nella circolazione delle informazioni internamente all organizzazione; Cambiamenti organizzativi e procedurali. Nel primo punto si fa riferimento allo sviluppo, alla gestione ed all utilizzo della Intranet per distribuire più rapidamente, e in maniera capillare, le informazioni all interno dell organizzazione. Un aspetto di fatto quantificabile senza particolari difficoltà, perché è ad esempio dal numero degli accessi alla Intranet ed alle sue risorse informative, e da indicatori sostanzialmente simili (ad esempio: nr. di documenti e moduli scaricati, nr. di presenza su eventuali ambienti di discussione, ecc.), che si può facilmente dedurre se, alla realizzazione dello strumento, siano poi seguiti eventuali ritorni positivi e quantificabili. Più complesso è capire come la Intranet influisce sulla qualità del lavoro organizzativo e delle relazioni interne, è difficoltoso individuare indicatori quantitativi del cambiamento. Ciononostante, con un buon livello di implementazione strutturata (Progettazione strategica), si può arrivare ad individuare l impatto della realizzazione della Intranet nel nostro contesto lavorativo. Le aree di interesse previste per questo progetto sono sostanzialmente tre: 1) Area della comunicazione, ossia la diffusione di informazioni e contenuti; 2) Area della partecipazione, ossia il contributo dei fruitori della Intranet, i dipendenti comunali; 3) Area dell integrazione, ossia l utilizzo della Intranet come strumento di supporto tanto ai processi di comunicazione interna, quanto alle altre dinamiche di lavoro organizzativo. Al fine di aver disponibili strumenti di monitoraggio, il sistema deve essere dotato di strumenti di analisi quantitativa riguardo il suo utilizzo e corredato di metodologie qualitative. Ad esempio deve essere possibile misurare il numero delle notizie pubblicate nelle varie sezioni della Intranet, il

9 numero dei documenti caricati, il numero di accessi totale, la media quotidiana degli utilizzatori, il numero di documenti scaricati, ecc.. A livello qualitativo è possibile ipotizzare la predisposizione ad organizzare sondaggi on-line o ad esempio focus group o similari forme di confronto collettivo che permettono di capire se e come i dipendenti usano lo strumento e a quali tipi di informazioni e contenuti accedono rilevando il grado d interesse. Ma in che modo la Intranet influirà positivamente sul modo di lavorare? Gli aspetti da considerare sono tre: l impatto sulla struttura organizzativa, sui processi organizzativi e sulle dinamiche relazionali. Parlando di struttura organizzativa la Intranet, che fa comunque riferimento all organigramma dell ente, deve essere utile a visualizzare chi fa che cosa, rendendo tutti consapevoli delle funzioni degli altri, ed essere puntualmente aggiornata sull evoluzione del lavoro e della struttura organizzativa. I processi organizzativi riguardano: la comunicazione, l aspetto decisionale, gli obiettivi ed il programma delle attività, l implementazione dei progetti, il controllo e la socializzazione. I cambiamenti nelle dinamiche relazionali sono invece tutto ciò che ha a che fare con i meccanismi interpersonali, relazionali e di gruppo, e su come questi influiscono sulla vita dell organizzazione in generale. Le precedenti considerazioni servono a definire cosa è per questa Amministrazione un sito Intranet e quali sono gli obiettivi e le politiche che si vogliono perseguire, è quindi sul grado di recepimento di queste specifiche che sarà basata la valutazione di merito del prodotto proposto. Art. 4 Struttura del sito e definizione dei contenuti Nella tabella che segue sono riportati gli elementi e i contenuti informativi e di servizio che devono essere prioritariamente inseriti nella progettazione della Intranet, successivamente vengono illustrate le linee guida per la progettazione della struttura del sito.

10 ORGANIZZAZIONE Priorità UFFICI VARI Priorità - dati e numeri dell ente (dipendenti, bilancio, ecc.) 3 - agenda eventi e per gruppi di lavoro 2 - descrizione aree, settori, uffici, ecc. 3 - modelli di lettere, loghi, grafica ecc. 3 - gare e concorsi 3 - modulistica Uffici 3 - mappa dei progetti 1 - prenotazione risorse 3 - mappa delle competenze 1 - sezioni riservate da aree/settori 3 - organigramma 3 - organizzazione dell ente 3 AREE COMUNI - posizioni aperte per mobilità interna 2 - bacheche per gli annunci 3 - scelte strategiche, documenti programmatici 2 - blog 2 - slides riguardanti i progetti e le attività dell ente 2 - cartellino personale 3 - cedolino 3 INFORMAZIONE - chat 2 - Bacheca del sito 3 - circolo aziendale (bacheca CRAL) 2 - archivio immagini 2 - consulenza on line 2 - bacheca sindacale 3 - download software 1 - casi di successo 1 - forum aperti a temi extralavorativi 2 - comunicati stampa 3 - forum sulla vita dell ente 2 - elenco telefonico interno e indirizzari 3 - forum tecnici 2 - guide ai procedimenti interni 2 - help desk telefonico della Intranet 1 - informazioni tematiche rivolte ai gruppi di lavoro 2 - pagine personali dei dipendenti 2 - interviste 1 - percorsi e storie individuali 1 - invio SMS a cellulari aziendali 2 - questionari e indagini 3 - mailing list dell ente 3 - sondaggi 3 - news 3 - spazi per recensioni 2 - newsletter via 3 - visualizzazione fascicolo personale 2 - rassegna stampa 3 - rubriche a tema 1 PROGRAMMI - calcolatrice 3 FORMAZIONE - calcolo codice fiscale 3 - catalogo della biblioteca interna 1 - convertitore di valuta 3 - elenchi di link utili 3 - ricerca CAP e altri codici 3 - glossari 3 - manualistica hardware e software 2 ATTI - materiali di autoformazione 3 - archivio delibere e determinazioni 3 - piattaforme di e-learning (realizzata anche con link) 3 - contratti di lavoro e accordi sindacali 3 - normativa 3

11 La colonna priorità (da 1-bassa a 3-alta) indica il grado di importanza dato agli argomenti da questa Amministrazione e quindi da privilegiare nella soluzione proposta. La tabella è un mero elenco ed il raggruppamento indicato è fatto puramente sui contenuti senza in alcun modo dare indicazioni sulla struttura finale del sito. Gli elementi devono essere disposti secondo una modalità che ne permetta il raggiungimento attraverso i percorsi di navigazione che possono essere più di uno: navigazione per profili, per attività o altro. E consigliato individuare una metafora unificante che sottenda tutta la struttura del prodotto al fine di permettere una più agevole navigazione ed comprendere più velocemente la struttura. Ogni pagina deve visualizzare in modo chiaro la posizione del navigatore all interno del sito. Deve essere disponibile la pagina della mappa del sito ed un motore di ricerca interno. La pagina principale (home page) deve: da un lato mostrare attraverso la disposizione anche grafica dei vari elementi quella che è la metafora unificante, dall altro deve visualizzare il punto di partenza dei vari percorsi oltre ad enfatizzare le informazioni dinamiche a più alta frequenza di aggiornamento o di maggiore importanza (news, comunicati, eventi interni particolari, ). Sarà valutata anche l impostazione grafica (layout) delle varie pagine (soprattutto la home) e le scelte cromatiche e di stile testuale proposte. Le funzionalità e i contenuti finali, le modalità di presentazione delle informazioni e la gestione del sito nelle forme definitive dovranno essere sempre e comunque concordate con l Amministrazione. Art. 5 Obiettivi ulteriori Esiste già il mandato sulla realizzazione della Intranet, è necessario ora individuare, nell ambito del progetto, forme di promozione della Intranet e del suo utilizzo individuando una precisa strategia di marketing che ne accompagni i primi passi per non rischiare di compromettere l intera operazione e relegarla in poco tempo nel dimenticatoio degli oggetti semi-sconosciuti e inutili. Va inoltre proposta e definita una redazione dello strumento stabilendo chi scrive e che cosa privilegiando l idea di decentrare nei vari uffici le funzioni che riguardano specificatamente gli stessi e mantenendo centralizzata la gestione. E possibile prevedere alcuni spazi gestiti in modo autonomo dai singoli: forum, bacheche, ecc.. In generale la Intranet deve essere da complemento ai vari iter lavorativi, agevolando se possibile lo svolgimento di compiti e mansioni, creando un luogo di lavoro virtuale simile a quello del concetto di desktop (scrivania) molto utilizzato dagli utenti di personal computer. Art. 6 Requisiti generali La Intranet deve essere realizzata nel rispetto delle attuali normative di legge. Deve essere implementata con la modalità Web 2.0 che, anche se non descritta da un preciso standard o documento internazionalmente accettato, è oggigiorno la normale modalità di presentazione dei siti web più apprezzati. Per la gestione di tutti i contenuti della Intranet deve essere rilasciato un ambiente di gestione di back office che dia alla redazione completa autonomia e libertà d intervento. Ogni procedura di back office deve essere corredata di adeguata documentazione in lingua italiana. Art. 7 Requisiti di sistema La Intranet del Comune di Grottaglie verrà installata su di un server collegato alla lan comunale ( Sistema Operativo Windows 2003 Server R2) con caratteristiche adeguate e deve utilizzare: come web server Microsoft Internet Information Services 6.0 o successivi, come supporto allo sviluppo le Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 o successive.

12 Non dovranno essere necessari al funzionamento ulteriori software di base, al fine di consegnare un prodotto per il quale l Ente possa effettuare, qualora lo ritenga necessario, in modo autonomo qualsiasi manutenzione preventiva, correttiva o migliorativa. Tutte le stazioni client ed i server installati in rete interessati alla Intranet lavorano in ambiente Microsoft ed ovviamente alla Intranet si deve poter accedere da qualsivoglia di questa stazioni tramite un semplice browser (tutti i computer in rete sono attualmente dotati di Internet Explorer ver. 6.0 o successive) e senza installazioni o configurazioni particolari. La visualizzazione delle pagine deve essere impostata in modalità ottimale per un video con risoluzione 1024 x 768 pixel, 16 o 32 bit di profondità di colore. I tempi di caricamento delle singole pagine devono essere inferiori ai 5 sec in condizioni ottimali poiché è previsto un accesso alla Intranet anche da postazioni remote collegate ad Internet tramite collegamenti a larga banda. Nella proposta vanno specificati gli standard e gli strumenti utilizzati per la realizzazione del sito (Es. ASP, XHTML, CSS, ). Attraverso l utilizzo dell ambiente di dominio (Active Directory) e le SharePoint Services deve essere possibile gestire le autorizzazioni di accesso ad ogni singola pagina e gestire più in generale la profilazione d accesso dei vari utenti Art. 7 Lavori eventuali non previsti Per l esecuzione di lavori non previsti per i quali non sono stati convenuti i relativi prezzi, Appaltatore ed Appaltante dovranno concordare modalità e termini di esecuzione del lavoro e relativo prezzo prima di procedere. Ordine da tenersi nell andamento dei lavori Il progetto deve essere realizzato entro 50 giorni lavorativi a partire dalla data di accollo della fornitura. Pagamenti Il pagamento sarà effettuato a lavoro ultimato e dopo apposito verbale di positivo collaudo firmato dalle parti. Valutazione Tecnica La valutazione dell aspetto tecnico della proposta progettuale sarà effettuato in base alla seguente tabella che assegna un massimo di 60 punti. Elementi di Valutazione Offerta Tecnica Punti Qualità della proposta progettuale 40 Strumenti di monitoraggio 10 Strategia di promozione 10

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