Vademecum sugli aspetti amministrativi e fiscali della gestione dell'azienda

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1 i quaderni di Vademecum sugli aspetti amministrativi e fiscali della gestione dell'azienda Guida pratica agli adempimenti amministrativi delle aziende Tatiana Augelli Pensieri d impresa: raccolta di testi ed articoli Beatrice Pauselli Cesare Sacerdoti Furio Bartoli Giuseppe Ossoli Simona Guslini Tatiana Augelli CRESPI Editore 1

2 Non ci può essere grandezza senza semplicità Lev Nikolaevič Tolstoj 2

3 Indice Prologo... 5 Capitolo 1 - Introduzione alla contabilità... 7 Introduzione... 7 Guida Pratica... 8 IVA e Liquidazioni... 8 Termini di Registrazione Fatture Emesse e Ricevute DDT Emessi DDT Conto Lavorazione DDT Conto Visione Fatture Emesse Fatture emesse in Esportazione (Cee ed Extra Cee) Acconti Ricevuti Note di Credito Fatture emesse con Ritenuta di Acconto Fatture emesse per Riaddebito Spese Corrispettivi Scorporo IVA Scontrino Fiscale Ricevuta Fiscale Fatture Ricevute Schede Carburanti Fatture di Ristoranti e Alberghi Importazioni (Bolle Doganali) Dichiarazioni d Intento Ritenute d Acconto su Fatture Ricevute Banca, Carta di Credito e Cassa Scadenziario Gestione Finanziaria Note Spese Certificazioni per Fatture Ricevute con Ritenuta d Acconto Pagamento con Modello F Ravvedimento Operoso Compensazioni Crediti di Imposta Archiviazione Fatture, DDT, Documenti Contabili e Vari Archiviazione e Monitoraggio Assicurazioni e Contratti Manutenzione Costi Autovetture Costi Indeducibili Costi Telefonici Omaggi e Spese di Rappresentanza Spese di Manutenzione Beni Strumentali Stipendi e Fondo TFR Ricevute Bancarie Pagamento Fatture Il Conto Dare / Avere Ammortamenti Registrazioni Contabili Fatture di Acquisto e di Vendita, Movimenti di Banca e Cassa Capitolo 2 - Raccolta di testi ed articoli Introduzione Knowledge Management e Valorizzazione dei Beni Intangibili: Strumenti per Competere Gli Accordi di Basilea, opportunità per l impresa PMI, comunicare bene paga PMI, comunicazione al centro Solo una vera mappa strategica valorizzerà le PMI sul mercato Le operazioni societarie straordinarie nel processo di globalizzazione dell economia Aziende messe sotto stress dal Fisco Contro le crisi aziendali arriva il capo temporaneo

4 Serve una nuova politica di agevolazioni per conciliare lavoro e famiglia Energie alternative da incentivare Il futuro fiscale è poco tranquillo PMI, la scommessa del futuro sarà responsabilità sociale Imprese, contabilità ai raggi X Aziende, la reputazione fa valore La Cultura della Sicurezza è determinante Una scelta premiata dal Fisco L energia pulita crea valore L impegno sociale accresce il valore Bilancio etico, spazio all impegno Qualità valorizzata. La certificazione ISO da gas all attività Le società di capitali ci ripensano Leggi fiscali? Sempre un po difficile applicarle La fidelizzazione dei clienti Giocare con l arte: i bambini insegnano la strategia d impresa Le PMI non conoscono MAC e fondi. Occasioni perse? Opportunità federalismo fiscale Conclusioni

5 Prologo La crescita di una impresa non è solo misurabile dal livello di beni materiali prodotti, ma anche dal miglioramento della qualità di vita delle persone negli ambienti di lavoro, dagli elementi intangibili della stessa e dalla facilità di accesso alla conoscenza. L informazione deve essere concessa agli imprenditori ed ai loro collaboratori: ad esempio, far accedere alla conoscenza anche pur parziale della contabilità è solo uno degli elementi intangibili che trasferisce valore all azienda ed alimenta una importante coscienza motivazionale per l intero sistema. Un processo di trasferimento della conoscenza e la sua circolazione può far parte di un programma di valutazione d azienda che esalta tali aspetti e richiede particolari ed innovative metodologie di analisi che, pur partendo dai dati contabili storici, sfocia poi in un ambiente immateriale ed intangibile che ne esalta il valore e che determina il successo o l insuccesso di una specifica operazione strategica. La formazione può e deve essere un valido strumento di supporto all imprenditore per inquadrare anche la fondatezza delle scelte attuate e se l obiettivo aziendale è perseguibile. Formazione vista ed interpretata allora come strategia d impresa. Per fare ciò, per imparare a comprendere bene lo scopo di un progetto di formazione all avanguardia, serve cultura, cultura d impresa. Analizzare e formare le risorse umane dell azienda diventa lo strumento per aiutare il raggiungimento dell obiettivo imprenditoriale, realizzare lo scopo sociale, garantire l idea e nel contempo realizzare il benessere complessivo agli attori dell impresa, materiale ed immateriale. Formazione d azienda come strumento per fare business, per correggere le scelte imprenditoriali, per creare patrimonio, capitale e benessere. Trasferire conoscenza entra a far parte di un programma valutativo aziendale: più c è informazione, più c è cultura e più circola l informativa, più l azienda acquisisce valore. Pensando alla misurazione del valore e all informazione, l importanza da attribuire ad un processo di valutazione aziendale non risiede unicamente nella ragione di una misurazione del prezzo equo di una transazione occasionale sul mercato, ma anche nel fatto che diventa sempre più strumento di lavoro quotidiano anche per chi opera in azienda. Il valore aziendale che si andrà a produrre raramente è un qualcosa che coincide con il margine realizzato e tiene conto di numerosi fattori: ecco perché il valore può e deve diventare elemento di estrema importanza per la misurazione delle performance aziendali ed integrativo del risultato economico. Valutare non è meramente misurare il prezzo di una transazione economica, come poteva in effetti esserlo fino a ieri, altra epoca ed altre necessità, bensì rilevare le capacità dell impresa di agire, svilupparsi e fare business. Anche con la formazione. Il valore d azienda diventa ancora più utile nel momento in cui si vanno a definire delle scelte di rilevanza strategica, aiutando a meglio inquadrare l obiettivo imprenditoriale, ad investire o disinvestire in determinate strategie ovvero valutare modelli di governance alternativi. Tutto questo è un nuovo concetto di valutazione, ciò che potrebbe alimentare anche crescita economica: infatti, l orientamento al valore alimenta il tasso di sviluppo, e l economia statunitense questo da tempo lo insegna. La valutazione è strumento utile per scelte strategiche, per la misurazione della capacità dell azienda di stare e crescere sul mercato, rilevandone pregi e difetti, oltre che per la redazione di bilanci e chiaramente per operazioni di acquisto e vendita di imprese. La valutazione entra di pieno diritto nei processi strategici dell azienda e ne condiziona le scelte: diventa strumento operativo nel vero senso del termine e cambia con esso la visuale di meccanismo valutativo per la sola cessione d azienda. Nelle strategie del valore la formazione delle risorse umane diventa uno dei punti chiave del processo strategico per assicurare all impresa una vita non effimera e di progressiva crescita. Tutto questo porta alla riconosciuta necessità di una periodica verifica della situazione di conoscenza delle persone e degli attori dell impresa e nella convenienza di conservare o meno quelle aree strategiche che non producono un valore adeguato e consono alle aspettative complessive dell azienda. 5

6 Sotto l aspetto puramente tecnico, la misurazione della crescita aziendale, in sintesi la performance dell impresa, è legata al fatto che una stima del risultato prettamente contabile sia relativamente affidabile e difficilmente comparabile. In sostanza, il valore di un azienda è un dato relativo: non unico, non univoco, non definitivo, ma valido alla data in cui viene espresso, per le finalità per le quali è elaborato ed in presenza di precise condizioni. La valutazione deve attenersi a precisi postulati, tra cui quelli della razionalità e dell obiettività: il riferimento deve avvenire per dati certi ed affidabili e seguire uno schema logico, ricostruibile e basato su metodi che abbiano un solido fondamento logico e teorico. Quanto appena descritto è appunto il procedimento di analisi e valutazione aziendale come la dottrina storica ci insegna: il valore di un azienda si completa però, nel moderno sistema economico, anche con la perfetta valutazione del saper identificare, aggregare, analizzare e selezionare le informazioni, prendere in esame ed applicare i metodi di valutazione più appropriati alla fattispecie specifica ed infine formulare un giudizio professionale durante la stima del valore, basandosi anche sulla capacità culturale delle sue stesse risorse, interne ed esterne. Insomma, la formazione arricchisce le singole persone, le motiva e le fidelizza, alimentando nel contempo il valore intangibile dell azienda. L idea del quaderno è allora quella di pensare sì ad un pratico manuale contabile, certamente materiale, ma anche intangibile e, forse, morale. Trasferire conoscenza entra a far parte di un programma di modernizzazione ed umanizzazione del sistema di fare impresa al giorno d oggi. 6

7 Capitolo 1 - Introduzione alla contabilità Introduzione Perché abbiamo voluto presentare una guida pratica agli adempimenti amministrativi delle aziende abbinandola ad una introduzione alla strategia d impresa mirata alla valorizzazione degli intangibles? Perché mettere assieme due argomenti fino ad oggi sempre visti abbastanza distanti l un con l altro? Si potrebbe quasi avere l impressione di avere unito due differenti testi che poco o nulla hanno da spartire fra loro. La risposta è invece ben più semplice di quel che si può pensare: è con l unione delle due forze, la materialità e la praticità contabile con la valorizzazione delle risorse intangibili che oggi si costruisce il presente ed il futuro delle nostre aziende. Bisogna solo saper dosare nella giusta misura i due elementi, la materialità e l immaterialità. Il mix tra la vecchia partita doppia, gli innovativi principi contabili internazionali IAS/IFRS, i rating creditizi, cioè la vecchia e la nuova contabilità, è la soluzione più consona all attuale realtà economica e sociale. Le adeguate considerazioni ai beni materiali e a quelli intangibili permette di dare il giusto grado di giudizio alle cose e rispecchiare il fedele ed equo quadro valutativo delle aziende. Questo tipo di pensiero parte infatti dalla considerazione che negli scenari competitivi tipici dell economia globalizzata si è rilevato un sensibile spostamento della composizione del patrimonio delle imprese dai beni materiali a quelli intangibili. In una fase di transizione da un economia nella quale ricchezza e successo di un impresa si misurano in termini di capitale fisico accumulato ad una dove la validità di un impresa viene sempre più valutata in base al controllo esercitato su idee, intese come capitale intellettuale intangibile, è stata messa a dura prova l attendibilità dei sistemi contabili convenzionali. Nell economia delle reti, idee e talento sono più importanti di impianti e materiali, ma anche più difficili da quantificare: la valutazione di impresa diventa quindi soggettiva e rischiosa. Il bilancio societario, come è noto, individua il flusso di fondi e di beni di un impresa, rappresentando un quadro credibile del patrimonio fisico e delle proprietà dell azienda, oltre che delle obbligazioni che quest ultima ha assunto nei confronti di terzi. Le procedure contabili classiche funzionano in un ambiente che produce e scambia beni in prevalenza materiali fra venditori e compratori. Ma in un economia in cui tale scambio è meno importante della condivisione dell accesso con terze parti, la vecchia partita doppia è apparsa inadeguata ai cosiddetti ragionieri dell era dell informazione. Ebbene, è ormai accertato che alla base della crisi finanziaria che ha devastato l economia mondiale ci siano le errate valutazioni da parte delle istituzioni finanziarie, di chi insomma aveva la responsabilità dei controlli, delle agenzie di rating, dei manager accecati dal miraggio delle stock-options, delle banche, in modo particolare quelle d oltre oceano, che hanno concesso credito in eccesso ed il più delle volte immeritato ad imprese e cittadini. Se le valutazioni fossero rimaste ancorate ai principi contabili tradizionali probabilmente molte operazioni, rivelatesi poi fallimentari, non sarebbero state poste in essere. Nel dubbio se convivere con il vecchio sistema ed approssimare la realtà, o sviluppare nuovi sistemi in grado di quantificare ciò che non ha sostanza e materia, i responsabili delle contabilità a ogni livello si sono avventurati in operazioni di vera e propria ingegneria finanziaria, dando luogo a quella finanza creativa alla base dei disastri del nostro tempo. Per evitare tutto questo bisognerebbe forse meglio dosare le due prospettive: nessuna delle due è di per sé negativa, ma nemmeno totalmente positiva. Il giusto dosaggio delle componenti limiterebbe l aspetto disagiato dell altro, permettendo un risultato proporzionato e realistico della situazione operativa della struttura economica e della realtà sociale in cui essa opera ed interagisce con l intero sistema. 7

8 Quindi, benissimo le nuove tecnologie contabili e la valorizzazione degli elementi intangibili dell azienda (la politica di patrimonializzazione degli intangibles), tornando però anche a rivalutare la sia pur vetusta, ma pur sempre affidabile, partita doppia, con buona pace di fra Luca Pacioli e dei risparmiatori. Ecco allora il perché di questo manuale: pratica contabile ed esempio di valorizzazione degli intangibili (le risorse umane). Guida Pratica IVA e Liquidazioni Le aliquote IVA Attualmente esistono tre aliquote IVA: ordinaria 20%, ridotta 10% e ridotta 4%. Le aliquote ridotte possono essere applicate solo nei casi espressamente previsti dalla normativa: generalmente il 4% si applica per l acquisto/costruzione della prima casa, per le cessioni di veicoli/protesi per invalidi, per la somministrazione di bevande tramite distributori automatici e per alcune materie prime alimentari; il 10% si applica, invece, per alcuni alimenti, per la cessione di energia ad uso abitativo, nell edilizia per le ristrutturazioni, per la somministrazione di pasti e bevande e negli alberghi. Vi sono poi diversi articoli di esenzione/esclusione dall applicazione IVA disciplinati dal DPR 633/72. I fondamentali sono: non imponibili: art. 8 comma 1 lett. a) per le esportazioni, art. 8 comma 2 per le cessioni a seguito di lettera di intento (esportatori abituali), art. 9 per i trasporti extra Cee; esenti: art. 10 per alcune cessioni o locazioni di immobili (esplicitamente previste), per le prestazioni sanitarie (medici) e per le cessioni di beni acquistati con IVA indetraibile; escluse: art. 15 per gli interessi di mora e per il riaddebito di spese sostenute in nome e per conto del cliente. Per quanto riguarda, invece, le vendite o le prestazioni di servizi in ambito Cee, sono non imponibili art. 40 e 41 DL 331/93. La detraibilità L IVA non è un costo per le imprese, come erroneamente si pensa, ma un credito o debito nei confronti dell erario. Infatti l IVA che si indica nella fattura emessa è un debito, a cui va tolto l eventuale credito derivante dall IVA esposta nelle fatture ricevute, per potere così determinare l importo da versare o che rappresenta il credito da rinviare al periodo successivo. Non tutta l IVA è, però, detraibile. Il termine detraibile rappresenta la possibilità di recuperare l importo dell IVA pagata sulle fatture di acquisto dal totale dell IVA indicata nelle fatture di vendita. Ci sono dei casi in cui tale imposta non può essere detratta. Vi sono i seguenti tipi di indetraibilità. Per destinazione è necessario che i beni o servizi acquistati o importati siano inerenti l attività del contribuente (non è detraibile, per esempio, l acquisto di carne se si fa commercio di abiti, perché non è strettamente riferibile all attività svolta), che siano documentati da fattura o bolla doganale indicanti espressamente l importo dell imposta e che tali documenti siano stati correttamente registrati nei registri IVA. Pro-Quota si riferisce agli acquisti di beni ad uso promiscuo. Per esempio, è stabilito dalla normativa fiscale che l IVA sulle spese inerenti il telefono cellulare (acquisto, manutenzione, utilizzo) siano detraibili solo al 50%, fissando una promiscuità per legge. 8

9 Ciò significa che l IVA sulle fatture riguardanti il telefono cellulare è detraibile solo al 50%, anche se il telefono è adibito solo ad uso affari e non anche per usi personali. Oggettiva vi sono dei beni e servizi per i quali l IVA è sempre indetraibile (salvo casi specifici e particolari). Essi sono: Soggettiva - Autovetture, aeromobili, motocicli e ciclomotori e spese relative: l IVA è detraibile solo nella misura del 40% del totale dell imposta. L IVA è, invece, totalmente detraibile se l auto è stata immatricolata come autoveicolo adibito a trasporto di merci (Attenzione! Non esiste più la possibilità di immatricolare autovetture ad uso promiscuo), oppure se il contribuente è un agente, rappresentante di commercio, sub-agente, promotore finanziario o agente di assicurazione, oppure se si tratta di impresa che ha per oggetto il commercio, il noleggio, la locazione finanziaria di autoveicoli o motocicli o se il compratore è un tassista che utilizza l auto per lo svolgimento della propria attività. - Spese per alberghi, ristoranti e bar: l IVA applicata del 10% è indetraibile se la fattura non reca anche il nome di chi ha usufruito del servizio. - Alimenti e bevande: unico caso di detraibilità se l attività svolta è inerente (per esempio bar, ristoranti, mense, ecc.). - Beni di lusso: detraibili solo se formano oggetto della propria attività (per esempio il commercio di tali beni). - Omaggi: è detraibile l IVA relativa ad acquisto di omaggi solo se sono destinati a clienti e non a dipendenti e se il costo unitario non supera 25,82. (Attenzione! In caso di omaggi di cesti composti da più beni, vale il costo complessivo del cesto e non quello del singolo bene). - Spese di rappresentanza: l IVA relativa a tali spese è sempre indetraibile (compreso quindi gli omaggi con valore superiore ad 50,00, che, perciò, vengono trattati come spese di rappresentanza). - Telefoni cellulari: come sopra. vi sono alcuni soggetti ai quali la detrazione di imposta non è riconosciuta o lo è parzialmente. Tali soggetti sono coloro che svolgono abitualmente operazioni attive esenti (per esempio: promotori finanziari, medici, ecc.) o comunque non assoggettate ad IVA. Le modalità di liquidazione ed i termini Esistono due regimi di liquidazione IVA legati al volume d affari (che corrisponde al totale delle cessioni e prestazioni imponibili, non imponibili ed esenti effettuate nell anno solare, al netto di eventuali note di credito e di fatture relative alla cessione di beni ammortizzabili). Se il volume d affari non è superiore (o non si intende superare, se di nuova costituzione) ad ,14 per l attività di prestazioni di servizi e ad ,90 per le altre attività, si può optare (sempre in dichiarazione IVA o di inizio attività) per la liquidazione trimestrale, con l aggravio di una maggiorazione a titolo di interessi pari all 1% del totale debito di imposta risultante. In pratica, dall IVA sulle vendite si detrae quella sugli acquisti e sulla differenza si applicano gli interessi dell 1%. Tale debito andrà versato entro il 16/05 (trimestre gennaio marzo), il 16/08 (trimestre aprile giugno), il 16/11 (trimestre luglio settembre) ed il 16/03 dell anno successivo contestualmente alla redazione della dichiarazione IVA (trimestre ottobre dicembre). Se il giorno di scadenza cade di sabato o di giorno festivo, la scadenza è prorogata al primo giorno non festivo successivo. Si ricorda che gli interessi dovuti sulla liquidazione trimestrale sono indeducibili ai fini delle imposte dirette. Tutti coloro che, invece, superano i predetti limiti, devono liquidare l IVA mensilmente con versamento, senza maggiorazione di interessi, entro il giorno 16 del mese successivo (liquidazione di gennaio, pagamento entro il 16/02). 9

10 Se durante l anno il limite di ricavi viene superato, non vi è obbligo di cambio di periodicità fino al 01/01 dell anno successivo. Se dalla liquidazione risulta un debito inferiore ad 25,82, non si deve effettuare il versamento, ma tale debito va ad incrementare quello del periodo successivo. Dalla liquidazione è possibile anche l emersione di un credito IVA che si potrà utilizzare nel periodo successivo in diminuzione dell eventuale debito o ad incremento dell eventuale credito che risulterà. Il credito IVA, salvo casi rari e stabiliti dalla normativa, non si può utilizzare in compensazione con altri tributi durante l anno, ma solo dall 01/01 dell anno successivo, quando viene fissato con la dichiarazione IVA. Entro il 27/12 di ogni anno (salvo proroghe) i contribuenti (esclusi quelli di nuova costituzione) devono versare un acconto IVA commisurato all 88% del debito derivante dal periodo (mese o trimestre) dell anno precedente. Tale acconto verrà poi detratto dal totale debito IVA del periodo (dicembre o 4 trimestre). Sull acconto non sono dovuti gli interessi trimestrali. E possibile ridurre l acconto calcolato con tale metodo storico sulla base del metodo previsionale (si prevede di avere un debito a fine periodo molto più basso o un credito) o sulla base del metodo delle operazioni effettuate (si effettua un apposita liquidazione IVA da riportare anche sui registri per operazioni registrate fino al 20/12 e tale debito deve essere versato per intero). Si ricorda che i versamenti dell IVA mensile hanno come codice sul modello di delega F24 il numero 60 (sessanta) seguito dall indicazione del mese cui si riferiscono (esempio: IVA del mese di gennaio 2009 entro il 16/02/09 si verserà con il codice 6001 anno 2009), quelli trimestrali il numero del trimestre, ma solo per i primi tre ( trim., 6032, 2 e ). L acconto IVA ha il codice 6013 per i mensili e 6035 per i trimestrali ed il saldo del 4 trimestre corrispondente alla dichiarazione IVA il codice Termini di Registrazione Fatture Emesse e Ricevute Le fatture emesse devono essere registrate entro 15 giorni dalla data di emissione, tranne per quelle differite che vanno registrate nello stesso giorno dell emissione. Le fatture ricevute devono essere registrate, a pena di perdita del diritto alla detrazione, entro il termine della presentazione della dichiarazione IVA del secondo anno di imposta successivo alla data della fattura. In pratica, però, è sempre bene cercare di registrare tutte le fatture ricevute nel mese/trimestre corrispondente alla data della fattura o, al massimo, in quello successivo per evitare problemi di sfasamenti contabili, soprattutto quando si è alla fine dell anno. DDT Emessi I DDT (documenti di trasporto) sostituiscono la vecchia bolla di accompagnamento, della quale sono la versione più semplificata. Il DDT deve accompagnare la merce consegnata solo nei casi di fatturazione differita, cioè quando viene emessa una sola fattura, di solito a fine mese, riepilogativa dei vari DDT emessi e nei casi di movimentazione di beni a titolo non traslativo (esempio: conto deposito, lavorazione, conto riparazione, ecc.). Il DDT deve essere numerato e datato progressivamente, partendo dal numero 1 (uno) ogni anno. Il DDT deve riportare l intestazione esatta dell emittente e quella del destinatario, indicando, eventualmente se diversa, la destinazione. Esempio: la ditta Alfa (emittente) consegna alla ditta Beta (destinatario) con destinazione la ditta Gamma (destinazione differente, per esempio, perché è il cliente finale della ditta Beta o perché la merce deve essere sottoposta a lavorazione da Gamma). Se il trasporto è effettuato tramite vettore, è necessario indicare anche i suoi dati. Si devono indicare in DDT con esattezza i beni ceduti per natura, qualità e quantità, specificando quale unità di misura si adotta (es. numero, kg, metri, ecc.). Nel DDT è bene indicare la causale del trasporto (vendita, conto lavorazione, ecc.). Il DDT deve essere emesso almeno in duplice esemplare (triplice se ci si avvale di un autotrasportatore) di cui una copia rimane all emittente ed una al destinatario. 10

11 E bene apportare correzioni ai DDT indicando la dicitura correzione apposta prima della partenza con la firma di chi ha apportato la modifica, anche se non sono più obbligatorie. Chi riceve il DDT deve controllare che la merce indicata nel documento corrisponda a quella effettivamente consegnata e firmare per ricevuta (firma leggibile), indicando anche la mansione (es. dipendente, amministratore, ecc.): questo al fine di evitare problemi in caso di contestazione. DDT Conto Lavorazione I DDT conto lavorazione sono emessi quando della merce deve essere inviata ad un proprio fornitore che effettuerà la lavorazione. Il fornitore dovrà poi rendere la merce lavorata con un altro DDT con la causale reso da conto lavorazione ed allegherà il suo DDT alla sua copia della fattura che emetterà, mentre il ricevente avrà cura di allegarlo alla fattura ricevuta. Il fornitore dovrà indicare nella fattura i riferimenti del suo DDT emesso a scarico della lavorazione e del DDT ricevuto dal cliente, indicando se lo scarico è parziale (è stata lavorata solo una parte della merce e la restante verrà consegnata e fatturata successivamente) o totale. I DDT emessi dal cliente in conto lavorazione e dal fornitore come reso conto lavorazione devono essere allegati alla fattura che sarà emessa. DDT Conto Visione E possibile emettere dei DDT recanti come causale in conto visione, quando si vuole consegnare della merce al proprio cliente che valuterà l acquisto dopo averla esaminata. Se la merce verrà restituita, il cliente dovrà emettere un DDT recante come causale reso da conto visione. Se, invece, la merce verrà trattenuta, il fornitore dovrà emettere fattura facendo riferimento al DDT già emesso ed indicando che è stato trasformato in conto vendita. Non è necessario emettere un nuovo DDT recante la causale vendita in quanto la merce non è stata movimentata. Il termine entro cui la merce può rimanere in conto visione è di un anno, decorso il quale o verrà restituita o verrà fatturata. Fatture Emesse Varie tipologie di fatture Esistono diverse tipologie di fatture; quelle principali sono: fattura accompagnatoria, fattura immediata, fattura differita. La fattura accompagnatoria, come dice il nome, accompagna la merce consegnata. In pratica, non viene più emesso un DDT che accompagna la merce che, invece, viaggia scortata dalla fattura accompagnatoria. E una normale fattura che reca, in più, i dati del vettore (se c è) e della destinazione (se diversa dal destinatario), proprio come il DDT. La fattura immediata deve essere emessa entro le ore 24 del giorno di effettuazione dell operazione (esempio: se consegno la merce il 01/10, la fattura deve essere emessa entro le ore 24 del 01/10). Non è necessario che la merce viaggi con il DDT: in caso di verifica stradale, è sufficiente informare dell emissione della fattura immediata che deve essere consegnata o spedita (anche a mezzo fax) entro lo stesso termine. La fattura differita, generalmente la più utilizzata, riepiloga più consegne di merci ad uno stesso cliente e quindi più DDT che devono essere elencati nel corpo della fattura. Numerazione, intestazione, contenuto Le fatture devono essere numerate e datate progressivamente partendo dal n 1 ad inizio di ogni anno. 11

12 La fattura deve contenere i dati dell emittente e del ricevente (nome e cognome o denominazione se società, residenza o sede legale, partita IVA o codice fiscale, importantissimo nel caso il cliente sia un soggetto privato), il numero e la data dei DDT emessi (nel caso di fattura differita), la natura, quantità (con l unità di misura utilizzata) e qualità dei beni ceduti e dei servizi prestati con il valore singolo, la base imponibile (il totale dei valori delle merci consegnate o dei servizi prestati), l aliquota IVA da applicare, l importo dell IVA calcolata ed il totale fattura (base imponibile + IVA calcolata + eventuali importi esclusi/esenti/non imponibili), l articolo di legge in caso di esenzione, non imponibilità o esclusione IVA, gli estremi della dichiarazione di intento ricevuta in caso di cliente esportatore abituale. Termini per emissione La fattura va emessa sempre in almeno due esemplari (uno da consegnare al cliente ed uno da tenere per la registrazione), salvo casi particolari (per esempio, le esportazioni: in tal caso servono più copie per la dogana e lo spedizioniere). La fattura va emessa lo stesso giorno dell effettuazione dell operazione per le fatture immediate ed accompagnatorie. Nel caso di fatture differite si può emettere la fattura entro il 15 giorno del mese successivo a quello dell effettuazione dell operazione (esempio: DDT emesso il 15/05 fattura da emettere entro il 15/06). C è, però, una norma che obbliga a considerare comunque nell Iva a debito del mese di riferimento anche i DDT emessi nello stesso mese e non ancora fatturati, per cui è sempre bene fatturare entro la fine del mese tutti i DDT emessi nel mese stesso (esempio: DDT emesso il 15/05 posso fatturare entro il 15/06, ma devo tenerne conto nella liquidazione IVA del mese di maggio, perché la consegna è avvenuta in tale mese. Quindi, è preferibile emettere la fattura entro il 31/05). La fattura differita ha il vantaggio di potere emettere un unico documento per tutti i DDT emessi nel mese per lo stesso cliente, snellendo, in tal modo, la pratica amministrativa della fatturazione. Fatture emesse in Esportazione (Cee ed Extra Cee) Le fatture emesse in esportazione, sia in ambito Cee che in ambito extra Cee, richiedono una cura particolare. Innanzitutto è necessario prestare attenzione alla denominazione esatta del cliente, riportando correttamente, in caso di fatture Cee, la partita IVA (VAT) del cliente estero (è composta da diversi numeri, a seconda del Paese, e preceduta sempre da due lettere che identificano lo Stato, ad esempio: IT Italia, FR Francia, GB Gran Bretagna, DE Germania, ecc.). In entrambi i casi generalmente non va applicata l IVA e quindi andrà riportato l articolo di legge di non imponibilità. Per le fatture extra Cee è necessario allegare all esemplare dell emittente la copia della fattura vistata dalla dogana: questa è l unica prova che la merce è effettivamente uscita dal territorio italiano e che permette la non applicabilità dell IVA. E, quindi, estremamente importante sollecitare lo spedizioniere affinché restituisca la copia vistata, perché, in caso di sua mancanza e di verifica da parte dell Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza, si sarebbe sanzionati con l applicazione dell IVA (vince la presunzione di finta esportazione per evadere l imposta) e delle relative sanzioni. Acconti Ricevuti Nel caso di acconti ricevuti prima della consegna della merce o dell effettuazione dell operazione, la fattura va emessa lo stesso giorno dell incasso, applicando l IVA normalmente. Esempio: ricevo il 16/09 un acconto di 30 euro sulla fornitura di merce del valore complessivo di euro 100 e consegno la merce il 01/10. Dovrò emettere fattura il 16/09 per 30 euro e fatturare nuovamente in data 01/10 i restanti 70 euro (100 30), riportando nella fattura il totale della merce (100) e la seguente dicitura a dedurre ns fattura di acconto n del per euro 30, cosicché il totale della base imponibile su cui applicare l Iva sarà 70 euro. 12