REGOLAMENTO GENERALE PER LE ATTIVITÀ DI VERIFICA DELLE EMISSIONI DI GAS AD EFFETTO SERRA IN AMBITO COGENTE EMISSION TRADING SCHEME (ETS)

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1 Pag. 1 di 15 REGOLAMENTO GENERALE PER LE ATTIVITÀ DI VERIFICA DELLE EMISSIONI DI GAS AD EFFETTO SERRA IN AMBITO COGENTE EMISSION TRADING SCHEME (ETS) approvata dal Consiglio di Amministrazione dell Istituto Italiano dei Plastici S.r.l. in data /14 Art /13 Aggiornamento generale 3 07/13 Aggiornamento generale 2 04/12 Aggiornamento generale 1 02/07 Aggiornamento annuale 0 02/06 Prima edizione ED. DATA VARIAZIONI REDAZIONE DT VERIFICA RSG APPROVAZIONE AD

2 Pag. 2 di 15 INDICE ARTICOLO 1 - INTRODUZIONE ARTICOLO 2 - SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ARTICOLO 3 - DEFINIZIONI ARTICOLO 4 - ORGANI DI GESTIONE ARTICOLO 5 VERIFICA DEI DATI INERENTI LA COMUNICAZIONE EU ETS GENERALITÀ RICHIESTA ATTIVITÀ DI VERIFICA DOVERI DELL ORGANIZZAZIONE ISTRUZIONE DELLA DOMANDA GESTIONE DELLA VERIFICA INVIO DELLA DOCUMENTAZIONE DA PARTE DEL GESTORE COMPOSIZIONE DEL GRUPPO DI VERIFICA GESTIONE DELLA VERIFICA FASE 1: L ANALISI STRATEGICA E L ANALISI DEI RISCHI GESTIONE DELLA VERIFICA PIANO DI VERIFICA GESTIONE DELLA VERIFICA FASE GESTIONE DELLA VERIFICA NON CONFORMITÀ ED AZIONI CORRETTIVE GESTIONE DELLA VERIFICA INESATTEZZE RILEVANTI GESTIONE DELLA VERIFICA RACCOMANDAZIONI PER IL MIGLIORAMENTO RAPPORTO DI VERIFICA RIESAME INDIPENDENTE E DICHIARAZIONE DI VERIFICA ARTICOLO 6 CONDIZIONI GENERALI PERIODO DI VALIDITÀ DELLE VERIFICHE VARIAZIONI DELLA TEMPISTICA DELLE VERIFICHE DICHIARAZIONE DI VERIFICA RIVISTA ARTICOLO 7 - ORGANIZZAZIONI MULTISITO ARTICOLO 8 -UTILIZZO DELLA DICHIARAZIONE DI VERIFICA ARTICOLO 9 - MODIFICHE ALLA NORMATIVA O AL REGOLAMENTO GENERALE ARTICOLO 10 - TARIFFE ARTICOLO 11 - RISERVATEZZA E TRATTAMENTO DEI DATI ARTICOLO 12 - RESPONSABILITA ARTICOLO 13 - RECLAMI ARTICOLO 14 RICORSI E CONTENZIOSI ARTICOLO 15 DENUNCE ED AZIONI GIUDIZIARIE

3 Pag. 3 di 15 ARTICOLO 1 - INTRODUZIONE La società Istituto Italiano dei Plastici S.r.l. (in seguito I.I.P. S.r.l.), costituita in data 26/07/2000, è la società operativa dell associazione Istituto Italiano dei Plastici che ne detiene per intero il capitale. All associazione, Ente privato senza fini di lucro, competono compiti di promozione della qualità in tutti i suoi aspetti ed essendo proprietaria dell I.I.P. S.r.l., ne determina le linee operative. All I.I.P. S.r.l., che è dotato di tutte le risorse necessarie in termini finanziari, di personale e di attrezzature per le attività di prova, compete la gestione delle attività di certificazione di sistemi di gestione aziendale; di conformità di prodotto; di attività di ispezione di progetti, processi e prodotti; di attività di prova su materiali e manufatti. Le attività dell associazione e dell I.I.P. S.r.l. sono definite dai rispettivi Statuti. L I.I.P. S.r.l. elabora appositi Regolamenti Generali integrati, ove necessario, da Regole particolari per definire rapporti trasparenti, esaustivi e di reciproca fiducia ed imparzialità con le Organizzazioni interessate alla Certificazione. I.I.P. S.r.l. si impegna a non svolgere né direttamente né indirettamente attività di consulenza nei settori di validazione e verifica dei dati relativi alle emissioni dei gas ad effetto serra. In particolare, per consulenza si intendono le attività concernenti: - lo sviluppo del processo di monitoraggio e comunicazione descritti nel Piano di Monitoraggio (di seguito PdM), compresa l elaborazione della metodologia di monitoraggio, l elaborazione della comunicazione del Gestore, la redazione del Piano di Monitoraggio stesso; - la progettazione, costruzione, commercializzazione ed assistenza tecnica relativamente allo sviluppo e mantenimento del sistema attuato per monitorare e comunicare le emissioni ed i dati. I.I.P. S.r.l. si impegna inoltre a non intrattenere relazioni con società che eseguono tali consulenze per conto del Gestore. I.I.P. S.r.l. applica le condizioni di accesso alle attività di verifica in modo non discriminatorio. I servizi sono accessibili a tutte le Organizzazioni che ne fanno domanda e che si impegnano contrattualmente ad osservare i requisiti del presente Regolamento. Non vengono adottate condizioni indebite di carattere finanziario o di altra natura. L accesso all attività di verifica non viene condizionato all appartenenza a particolari associazioni o gruppi. Tuttavia, a garanzia e tutela dell imparzialità ed indipendenza, I.I.P. S.r.l. non può svolgere attività di verifica qualora sussistano condizioni di conflitto di interesse non accettabile. A tale proposito si specifica che I.I.P. S.r.l. non è un Gestore, né proprietario di un Gestore né è detenuto in termini di proprietà da un Gestore. I.I.P. S.r.l. non può eseguire inoltre le attività di verifica qualora condivida con il Gestore proprietà comuni, governance comune, risorse economiche, umane e tecniche comuni. I.I.P S.r.l. non può intrattenere relazioni di natura economica, organizzativa, strutturale con il Gestore, al fine di non compromettere la propria indipendenza ed imparzialità. I.I.P. S.r.l. garantisce il rispetto di tale requisito anche per le società di consulenza ed assistenza tecnica collegate al Gestore. ARTICOLO 2 - SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Lo scopo della verifica dei dati relativi alle emissioni dei gas effetto serra in ambito cogente (EU ETS EMISSION TRADING) delle Organizzazioni è di fornire, con un livello di garanzia ragionevole, in modo indipendente, una Dichiarazione di Verifica in cui si conclude che la Comunicazione del Gestore è completa, conforme a quanto richiesto dalle vigenti leggi e che non è viziata da inesattezze rilevanti. L Organizzazione si impegna a conformarsi ed a mantenersi conforme a tutti i requisiti di legge e di natura cogente (quali Direttive, Leggi, Regolamenti) applicabili al settore EU ETS. I.I.P. S.r.l. progetta e realizza l'attività di verifica con un atteggiamento professionale di scetticismo, che riconosce la possibilità di circostanze che rendano inesatte in misura rilevante le informazioni contenute nella dichiarazione annuale delle attività e delle emissioni. Pertanto lo scopo delle attività di verifica della Comunicazione delle emissioni, fatta salva la conformità a tutte le prescrizioni applicabili, è quello principalmente di valutare se il Gestore ha agito in conformità alle disposizioni previste nell'autorizzazione ad emettere gas ad effetto serra ed al Piano di Monitoraggio approvato dall'autorità Nazionale Competente. L Organizzazione rimane pertanto l unica responsabile dell osservanza delle disposizioni legislative in vigore relative all Organizzazione stessa e/o ai processi attuati, con esclusione di qualsiasi responsabilità od obbligo di garanzia da parte di I.I.P. S.r.l. La verifica della Comunicazione delle emissioni non solleva l Organizzazione da tutte le responsabilità derivanti dalle sue inadempienze nei riguardi degli obblighi cogenti, in particolare relativamente a qualsiasi atto compiuto od omesso dal Gestore in violazione dell'autorizzazione a emettere gas a effetto serra e degli obblighi previsti dal Piano di Monitoraggio

4 Pag. 4 di 15 approvato dall'autorità Nazionale Competente. Il presente Regolamento definisce i rapporti fra l'istituto Italiano dei Plastici S.r.l. e le Organizzazioni che intendono ottenere la verifica dei dati relativi alle emissioni dei gas effetto serra in ambito cogente (EU ETS EMISSION TRADING) e le disposizioni comunitarie correlate secondo le seguenti normative applicabili: Direttiva 2003/87/CE e relativi adeguamenti successivi Regolamento (UE) N. 600/2012 del 21 giugno 2012 Regolamento (UE) N. 601/2012 del 21 giugno 2012 DECRETO LEGISLATIVO 13 marzo 2013, n. 30 LS-12 rev.01 RG-15 rev-01 Direttiva 2003/87/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 ottobre 2003, che istituisce un sistema per lo scambio di quote di emissioni dei gas a effetto serra nella Comunità e che modifica la direttiva 96/61/CE del Consiglio Regolamento (UE) N. 600/2012 del 21 giugno 2012sulla verifica delle comunicazioni delle emissioni dei gas a effetto serra e delle tonnellate-chilometro e su l accreditamento dei verificatori (e relative linee guida e modulistica emanate dalla Commissione europea per il supporto all applicazione del reg. 600/12) Regolamento (UE) N. 601/2012 del 21 giugno 2012 concernente il monitoraggio e la comunicazione delle emissioni di gas a effetto serra Attuazione della direttiva 2009/29/CE che modifica la direttiva 2003/87/CE al fine di perfezionare ed estendere il sistema Comunitario per lo scambio di quote di emissione di gas a effetto serra. Elenco norme e documenti di riferimento per l accreditamento degli organismi di verifica delle emissioni di gas ad effetto serra Regolamento per l accreditamento degli organismi di verifica IAF MD6: 2009 Application of ISO 14065:2007 (issue 1) EA-6/03:2010 EA Document for recognition of Verifiers under the EU ETS Directive RG-09 REV. 02 UNI EN ISO 14065:2012 UNI EN ISO :2012 AVR Key guidance note Guide predisposte dall Autorità nazionale Competente Regolamento per I utilizzo del Marchio ACCREDIA Gas ad effetto serra - Requisiti per gli organismi di validazione e verifica dei gas ad effetto serra per I utilizzo nell'accreditamento o in altre forme di riconoscimento. Gas ad effetto serra Parte 3 :specifiche guida per la validazione e verifica delle asserzioni relative ai gas ad effetto serra EUROPEAN COMMISSION - Guidance Document - The Accreditation and Verification Regulation In merito all aggiornamento della normativa ETS applicabile, considerando il fatto che gran parte di essa è reperibile in forma elettronica, IIP ha stabilito come siti ufficiali di consultazione per l effettuazione di operazioni di Download rispettivamente: IIP effettua le attività di verifica di aggiornamento della documentazione applicabile almeno mensilmente, riservandosi frequenze di accesso anche settimanali, durante i primi 4 mesi dell anno solare. Pertanto, il presente Regolamento potrà essere oggetto di aggiornamenti relativi e, in analogia, il processo di verifica potrà essere modificato di conseguenza.

5 Pag. 5 di 15 AVR Explanatory Guidance (EGD I) AVR Key guidance note no. II.1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Guidance document No. 1 EUROPEAN COMMISSION Guidance Document The Accreditation and Verification Regulation - Explanatory Guidance EUROPEAN COMMISSION Guidance Document The Accreditation and Verification Regulation The Monitoring and Reporting Regulation General guidance for installations Uncertainty Assessment Guidance document No. 4 Sampling and Analysis Guidance document No. 5 Data flow activities and control system Guidance document No. 6 ARTICOLO 3 - DEFINIZIONI Per gli scopi del presente Regolamento si assumono le seguenti definizioni: «ambito di accreditamento», le attività di cui all'allegato I del Reg. 600/12 per le quali è chiesto o è stato concesso l'accreditamento; «verifica», le attività svolte da un verificatore per presentare una Dichiarazione di Verifica a norma del regolamento 600/12; «non conformità» ai fini della verifica di una comunicazione delle emissioni da parte di un Gestore, qualsiasi atto compiuto o omesso dal Gestore in violazione dell'autorizzazione a emettere gas a effetto serra e degli obblighi previsti dal Piano di Monitoraggio approvato dall'autorità Nazionale Competente; «inesattezza», un'omissione, una falsa dichiarazione o un errore nei dati comunicati dal Gestore o dall'operatore aereo, non considerando l'incertezza ammissibile ai sensi dell'articolo 12, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 601/2012; «inesattezza rilevante», una inesattezza che, a giudizio del verificatore, individualmente o se aggregata con altre inesattezze, supera la soglia di rilevanza o potrebbe incidere sul trattamento della comunicazione del Gestore o dell'operatore aereo da parte dell'autorità Nazionale Competente; «soglia di rilevanza», il limite quantitativo o il valore soglia al di sopra del quale le inesattezze, individualmente o se aggregate con altre inesattezze, sono considerate rilevanti dal verificatore; «sistema di controllo», la valutazione dei rischi da parte del Gestore o dell'operatore aereo e il complesso delle attività di controllo, compresa la relativa gestione permanente, che un Gestore o un operatore aereo istituisce, documenta, applica e mantiene ai sensi dell'articolo 58 del regolamento (UE) n. 601/2012; «attività di controllo», le azioni compiute o le misure adottate dal Gestore o dall'operatore aereo per attenuare i rischi intrinseci;

6 Pag. 6 di 15 «periodo di comunicazione», un anno civile durante il quale devono essere monitorate e comunicate le emissioni o l'anno di controllo di cui agli articoli 3 sexies e 3 septies della direttiva 2003/87/CE per i dati relativi alle tonnellatechilometro; «periodo di scambio», un periodo di otto anni ai sensi dell'articolo 13, paragrafo 1, della direttiva 2003/87/CE; «rischio intrinseco», la probabilità che un parametro contenuto nella comunicazione di un Gestore o di un operatore aereo sia soggetto a inesattezze che potrebbero essere rilevanti, individualmente o se aggregate con altre inesattezze, prima di prendere in considerazione l'effetto di eventuali attività di controllo correlate; «rischio di controllo», la probabilità che un parametro contenuto nella comunicazione di un Gestore o di un operatore aereo sia soggetto a inesattezze che potrebbero essere rilevanti, individualmente o se aggregate con altre inesattezze, e che non possono essere evitate o rilevate e corrette tempestivamente dal sistema di controllo; «rischio di non individuazione», il rischio che il verificatore non individui un'inesattezza rilevante nella comunicazione; «rischio di verifica», il rischio, quale funzione del rischio intrinseco, del rischio di controllo e del rischio di non individuazione, che il verificatore esprima un parere inadeguato sulla verifica allorchè la comunicazione di un Gestore o di un operatore aereo è viziata da inesattezze rilevanti; «sito», ai fini della verifica della comunicazione delle emissioni o delle tonnellate-chilometro di un operatore aereo, i luoghi in cui il processo di monitoraggio e definito e gestito, compresi quelli in cui i dati e le informazioni utili sono controllati e archiviati «documentazione interna di verifica», l'intera documentazione interna che un verificatore raccoglie per registrare tutte le prove documentali e le motivazioni delle attività svolte per la verifica della comunicazione di un Gestore o di un operatore aereo; «garanzia ragionevole», un livello di garanzia elevato ma non assoluto, espresso positivamente nel parere sulla verifica, in merito al fatto che la comunicazione del Gestore o dell'operatore aereo oggetto della verifica non sia viziata da inesattezze rilevanti; «dati relativi all'attività», i dati relativi al quantitativo di combustibili e di materiali consumati o prodotti da un processo rilevante per la metodologia di monitoraggio basata su calcoli, espresso in terajoule, in tonnellate per la massa o, per i gas, come volume in metri cubi normali, a seconda dei casi; «fattori di calcolo», il valore calorifico netto, il fattore di emissione, il fattore di emissione preliminare, il fattore di ossidazione, il fattore di conversione, il tenore di carbonio o la frazione di biomassa; «attività riguardanti il flusso dei dati», le attività relative all'acquisizione, al trattamento ed alla manipolazione dei dati che sono necessarie per redigere una comunicazione delle emissioni a partire da dati provenienti da una fonte primaria. ARTICOLO 4 - ORGANI DI GESTIONE Lo Schema di Verifica delle emissioni di gas ad effetto serra in ambito cogente definito da I.I.P. S.r.l. prevede il coinvolgimento dei seguenti organi di gestione: Comitato Responsabile del Riesame Indipendente Il Comitato Responsabile del Riesame Indipendente per le attività oggetto del presente Regolamento è costituito dal Responsabile Certificazione, Ispezioni, Prove di I.I.P. S.r.l., dal Referente di Schema ETS di I.I.P. S.r.l. e dal Responsabile del Riesame Indipendente, ovvero una figura tecnica rispondente alle seguenti caratteristiche: in possesso delle competenze previste per il Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva per le verifiche EU ETS in ambito cogente; non coinvolto nelle attività di verifica svolte presso l Organizzazione; in possesso dell esperienza e competenza, necessarie e sufficienti, di verifiche in ambito EU ETS nel settore merceologico dell Organizzazione oggetto di verifica. Sulla base della valutazione delle evidenze addotte dal RGVI, il Comitato, presieduto dal Responsabile del Riesame indipendente, esprimerà il proprio parere circa la conformità del processo di verifica. A seguito di conclusione positiva del processo di Riesame indipendente e in presenza di una Dichiarazione di Verifica priva di inesattezze rilevanti, la Dichiarazione di Verifica verrà emessa all Organizzazione in formato elettronico, autenticata con firma digitale dell Amministratore Delegato di I.I.P. S.r.l., ai sensi dell art. 27 del Reg. 600/2012. Comitato per la salvaguardia dell imparzialità (CSI)

7 Pag. 7 di 15 Il CSI è composto da soggetti indipendenti (non direttamente coinvolti nell attività svolta dal Gestore e dall Organizzazione più generale) che assicurano la rappresentatività delle parti interessate alla verifica; ha il compito di garantire ogni aspetto connesso alla competenza, alla rigorosità, all indipendenza ed all imparzialità dell attività di verifica; vigila sull operato del Comitato Responsabile del Riesame Indipendente. Collegio dei Probiviri Il Collegio esamina i ricorsi effettuati dalle Organizzazioni richiedenti le attività di verifica e rilascio della Dichiarazione di Verifica avverso le decisioni dell I.I.P. S.r.l. ARTICOLO 5 VERIFICA DEI DATI INERENTI LA COMUNICAZIONE EU ETS 5.1 Generalità L Organizzazione richiedente l attività di verifica dei dati relativi alle emissioni dei gas effetto serra in ambito cogente (EU ETS EMISSION TRADING) deve disporre di un Piano di Monitoraggio, elaborato in conformità alla normativa di riferimento (Reg. 601/2012), approvato dall Autorità Nazionale Competente. Per consentire la formulazione di un offerta, I.I.P. S.r.l. richiede l invio del Piano di Monitoraggio approvato dall Autorità Nazionale Competente. 5.2 Richiesta attività di verifica L Organizzazione richiedente compila ed invia ad I.I.P. S.r.l. l apposito questionario informativo fornito da I.I.P. S.r.l. ed il proprio Piano di Monitoraggio approvato. Sulla base dei dati in esso contenuti, I.I.P. S.r.l., previa conduzione dell analisi di fattibilità, invia alla Organizzazione un offerta specifica e completa di tutte le informazioni relative alle attività ed ai costi sulla base delle tariffe in vigore in cui sono esplicitati gli elementi che concorrono alla loro definizione (vedi art. 16). L Organizzazione che desideri ottenere la verifica deve inviare ad I.I.P. S.r.l.: questionario informativo compilato (se modificato rispetto a quello già inviato in sede di richiesta di offerta); certificato dal quale risulti la sua iscrizione ad una Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura Italiana o documento equivalente; copia del contratto datato, timbrato e firmato e copia dell offerta firmata per accettazione ordine formale datato, timbrato e firmato. L invio della documentazione di cui sopra comporta l accettazione delle regole esposte nel presente Regolamento e nei documenti in esso richiamati. 5.3 Doveri dell Organizzazione I.I.P. S.r.l., in relazione alle attività di verifica, richiede all Organizzazione che siano soddisfatti anche i seguenti requisiti: a. il Gestore dell impianto abbia individuato il Responsabile del Monitoraggio con una formale assegnazione di incarico; b. il Responsabile del Monitoraggio della CO 2 attesti la veridicità dei dati dichiarati firmando apposita dichiarazione contenuta nel Rapporto di verifica di FASE II; c. il Gestore dell impianto renda accessibile durante la verifica in campo la consultazione ed eventualmente il download di documenti dalle pagine web d. il Gestore dell impianto sia dotato di competenze adeguate per gestire la risoluzione di eventuali inesattezze, non conformità in tempi utili per l invio della Dichiarazione di Verifica nei tempi stabiliti; e. il Gestore dell impianto raccolga e metta a disposizione del verificatore ogni comunicazione ricevuta e/o inviata alla Autorità Nazionale Competente; f. il Gestore dell impianto cooperi pienamente per la risoluzione delle eventuali inesattezze e non conformità rilevate. L Organizzazione si impegna inoltre a garantire l accesso dei valutatori incaricati da I.I.P. S.r.l. e dell Ente di Accreditamento agli impianti, ai propri locali ed alle informazioni, nel rispetto delle condizioni di sicurezza e di riservatezza, anche con preavviso minimo. In caso contrario, I.I.P. S.r.l. non potrà rilasciare la Dichiarazione di Verifica. L Organizzazione si impegna ad offrire loro piena collaborazione autorizzando colloqui con il personale e la visione delle registrazioni in modo da verificare che il Sistema di monitoraggio e comunicazione sia stato implementato e sia mantenuto. Qualora alle verifiche sia presente un consulente della Organizzazione, questi deve rigorosamente attenersi al ruolo di osservatore.

8 Pag. 8 di Istruzione della domanda Al ricevimento dell offerta firmata, I.I.P. S.r.l. provvederà a verificare la correttezza delle informazioni, a procedere con il riesame del contratto e a pianificare le attività. In particolare dopo accordi presi con i Responsabili dell impianto, saranno pianificate le date per l esecuzione della FASE 1 e la FASE 2 notificando all azienda i nominativi dei componenti del gruppo di verifica con una comunicazione formalizzata. L iter di verifica viene avviato formalmente con la stipula del contratto suddetto. 5.5 Gestione della verifica Invio della documentazione da parte del Gestore I.I.P. S.r.l. invia, a seguito di riesame positivo del contratto, all Organizzazione il modulo Raccolta Dati, per la preparazione e l invio preliminare della documentazione necessaria ai fini della verifica. Il Gestore da parte sua compila ed invia a IIP il modulo Raccolta Dati allegando, in forma elettronica, copia dei documenti richiesti. I.I.P. S.r.l. si riserva di richiedere, per esame, qualsiasi altra informazione utile necessaria alla pianificazione e all'esecuzione della verifica. Il mancato invio da parte del Gestore della documentazione di cui sopra costituisce impedimento all esecuzione della verifica di FASE 1 e FASE Composizione del gruppo di verifica I.I.P. S.r.l. provvede alla nomina dei componenti del gruppo di verifica ispettiva. Il Gruppo di verifica è composto almeno da un Responsabile Gruppo Verifica Ispettiva e, qualora ritenuto necessario a valle dell esecuzione della FASE 1, da eventuali ulteriori verificatori. La squadra di verifica può comprendere esperti tecnici, in relazione alla specificità di determinati aspetti. I nominativi dei componenti il Gruppo di Verifica Ispettiva vengono comunicati preventivamente all Organizzazione che ha la facoltà di ricusarne la designazione, qualora vi fossero documentati conflitti di interesse o altri ragioni che possano costituire ostacolo al corretto ed imparziale svolgimento della verifica, giustificandone, per iscritto, i motivi. L Organizzazione deve consentire l accesso alla/e propria/e sede/i degli ispettori Accredia o di altri organismi di accreditamento in accompagnamento ai valutatori di I.I.P. S.r.l., anche in caso di preavviso minimo, pena la mancata concessione della Dichiarazione di Verifica. L Organizzazione deve inoltre consentire l accesso alle proprie sedi di personale incaricato da I.I.P. S.r.l. per attività di monitoraggio periodico sui propri valutatori Gestione della verifica FASE 1: l Analisi Strategica e l Analisi dei Rischi Sulla base delle informazioni acquisite a seguito della raccolta dati dell Organizzazione, il Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva valuta la probabile natura, entità e complessità dei compiti di verifica svolgendo un'analisi Strategica di tutte le attività che riguardano l'impianto. In particolare, il Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva esegue l Analisi Strategica considerando i seguenti fattori: 1. il sistema di controllo dell Organizzazione per l identificazione ed il controllo dei rischi nell elaborazione dei dati; 2. lo stato dell impianto, in relazione ad eventuali modifiche occorse; 3. le modalità di gestione ed elaborazione dei dati; 4. la tipologia e complessità dei processi che generano le emissioni; 5. la tipologia e complessità delle apparecchiature per misurare le emissioni; 6. la tipologia e complessità dei metodi di calcolo usati per quantificare le emissioni; finalizzata ad esprimere una valutazione in merito ai seguenti elementi: completezza delle informazioni inerenti l impianto e necessarie allo svolgimento della verifica di FASE 2; coerenza delle informazioni con quanto descritto nel Piano di Monitoraggio approvato; correttezza delle informazioni inerenti l impianto rispetto a quanto stabilito dalle pertinenti normative vigenti sia comunitarie sia nazionali; complessità dell impianto e la relativa soglia di rilevanza. L Organizzazione deve essere in possesso del Piano di Monitoraggio approvato dall Autorità Nazionale Competente o quantomeno deve avere presentato la domanda di approvazione completa e corretta con un anticipo non inferiore al tempo

9 Pag. 9 di 15 che la legge concede all Autorità Nazionale Competente per rilasciare l approvazione. Analogamente, tale condizione è valida nei casi previsti per le modifiche sostanziali di impianto. L assenza dell approvazione del Piano di Monitoraggio non consentirà ad I.I.P. S.r.l. di assumersi la responsabilità di esprimere una valutazione del Piano di Monitoraggio: in tale caso, I.I.P. S.r.l. si riserva la facoltà di interrompere, continuare, ripetere o adattare le attività in corso di esecuzione, valutando se sia necessario prevedere un integrazione della durata complessiva delle attività. Nel caso in cui, al termine delle attività di FASE 2 non sia messo a disposizione di I.I.P. S.r.l. il Piano di Monitoraggio approvato, sarà resa la Dichiarazione di Verifica con esito negativo riportando il verificarsi dell evento. Al termine dell Analisi Strategica e sulla base dei risultati della medesima, il Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva esegue l Analisi dei Rischi considerando i seguenti fattori: emissione totale relativa alle fonti individuali di emissione; complessità dei processi dell Organizzazione e delle linee di impianto; adeguatezza del sistema di gestione ed elaborazione dei dati e del sistema di controllo; informazioni attinenti a valutazioni precedenti presso l Organizzazione; finalizzata ad esprimere una valutazione in merito ai seguenti elementi: livello dei rischi intrinseci e dei rischi di controllo legati al Gestore; livello dei rischi di non individuazione; livello conseguente del rischio associato alla verifica e scelte in merito al campionamento, al fine di contenere tale rischio ad un livello adeguato. Al termine dell Analisi Strategica e dell Analisi dei Rischi, il Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva riesamina il profilo delle competenze richieste e la tempistica, onde adottare eventuali azioni di integrazione della tempistica e del Gruppo di Verifica Ispettiva Gestione della verifica Piano di Verifica Al termine dell Analisi Strategica e dell Analisi dei Rischi, il Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva comunica alla Organizzazione il Piano della Verifica di FASE 2 con almeno 15 giorni lavorativi di anticipo sulla data fissata per la verifica. Il Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva predispone ed attua il Piano di Verifica in modo che il rischio di verifica sia ridotto ad un livello accettabile. L obiettivo è quello di assicurare una garanzia ragionevole della validità delle asserzioni contenute nella Comunicazione del Gestore. Vista la specificità del periodo a disposizione per le verifiche annuali (sempre entro il 31 marzo di ogni anno), non sono previste limitazioni al periodo di tempo intercorrente tra la FASE 1 e la FASE 2. I.I.P. S.r.l. si impegna per ridurre al minimo le probabilità di chiusura delle verifiche oltre i limiti imposti dalla Direttiva, in relazione ai tempi di risposta dell Organizzazione nel fornire l adeguata assistenza e documentazione e qualsivoglia informazione necessarie all elaborazione del Piano di Verifica di FASE 2. I.I.P. S.r.l. specifica che ogni ritardo o slittamento delle date di verifica non dipendenti da I.I.P. S.r.l. stessa non sarà imputabile ad I.I.P. S.r.l. in ordine ad eventuali consegne della Dichiarazione di Verifica oltre i termini previsti ogni anno (entro il 31 marzo). Il Piano della Verifica può subire modifiche e di conseguenza anche la relativa durata delle attività di verifica, qualora: 1. il Responsabile del Gruppo d Verifica, nel corso della verifica, ritenga le attività riguardanti il flusso di dati, le attività di controllo o la logistica del Gestore più complesse di quanto emerso in FASE 1 dall Analisi Strategica e dall Analisi di Rischio; 2. il Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva durante la verifica rilevi rischi aggiuntivi che devono essere ridotti o qualora sussista un rischio effettivo superiore alle attese iniziali, in termini di inesattezze, non conformità, dati insufficienti o errati Gestione della verifica FASE 2 Lo svolgimento della Verifica di FASE 2 avviene secondo quanto riportato nel Piano di Verifica. All inizio della verifica ispettiva, il Gruppo di Verifica programma un incontro con la Direzione dell Organizzazione e con i soggetti responsabili al fine di:

10 Pag. 10 di 15 arrivare ad una buona comprensione della procedura di verifica; stabilire un canale ufficiale per le comunicazioni tra il Gruppo d Verifica e la direzione; chiarire eventuali aspetti non compresi a fondo e stabilire un clima di fiducia reciproca. I.I.P. S.r.l. esegue la verifica di FASE 2 presso il/i sito/i con sopralluogo degli impianti secondo i risultati emersi dall Analisi di Rischio: il Gruppo di Verifica deve quindi avere libero accesso ai luoghi. I.I.P. S.r.l., pertanto, non potrà ritenere concluso il processo di verifica e, quindi, non potrà rilasciare la Dichiarazione di Verifica, in caso di mancato accesso ai siti del Gestore. I.I.P. S.r.l. eseguirà la visita in sito sempre in funzione di quanto emerso dall Analisi di Rischio, anche in presenza di esclusione rilasciata dall Autorità Nazionale Competente. Durante la Verifica di FASE 2, il Gruppo di Verifica esegue le seguenti attività: 1. intervista il personale, riesamina i documenti pertinenti, riesamina le procedure documentate dal Gestore; 2. controlla l assetto impiantistico, con particolare riguardo ai confini dello stesso ed il flusso di dati; 3. verifica la completezza dei flussi di fonti e delle fonti di emissione; 4. verifica la corretta applicazione dei metodi previsti nel Piano di Monitoraggio, valutandone l adeguatezza alla situazione in sito; 5. verifica la conformità metrologica dei dispositivi di misurazione e dei dispositivi di monitoraggio validandone l adeguatezza rispetto ai requisiti di accuratezza stabiliti dai rispettivi livelli autorizzati nel Piano di Monitoraggio; 6. da attuazione al Piano di Campionamento. Lo scopo delle attività di cui sopra è quello di consentire al Gruppo di Verifica di raccogliere informazioni e prove sufficienti, a consentirgli di concludere che la Comunicazione del Gestore non è viziata da inesattezze rilevanti Gestione della verifica Non conformità ed azioni correttive Il Responsabile del Gruppo di Verifica, qualora rilevi inesattezze o non conformità nel corso della verifica, le segnala tempestivamente al Gestore, chiedendo che vengano effettuate le azioni correttive opportune alla risoluzione delle non conformità/inesattezze e che vengano messe a disposizione le relative evidenze di chiusura. In funzione delle circostanze riscontrate durante la visita in sito e delle evidenze emerse, il Responsabile del Gruppo di Verifica può segnalare come necessarie, sulla base dei risultati dell Analisi Strategica e dell Analisi di Rischio aggiornate, ulteriori attività di approfondimento mediante attività di Verifica Supplementare, sia in remoto sia in sito. Il Gestore è quindi tenuto ad attuare, nei tempi concordati, le azioni correttive per la risoluzione di tali non conformità ed a fornire le evidenze della risoluzione: in caso contrario I.I.P. S.r.l. non potrà concludere la verifica e di conseguenza non potrà rilasciare la Dichiarazione di Verifica. Il Gestore, per la risoluzione delle non conformità, può attuare le azioni correttive in momenti diversi: durante la verifica di FASE 2: il Gruppo di Verifica valuta durante la FASE 2 l efficacia delle stesse alla risoluzione delle non conformità/inesattezze, per poter formulare un giudizio di chiusura positiva; successivamente alla verifica di FASE 2: In questo caso il Gruppo di Verifica valuta se la verifica dell attuazione e dell efficacia delle azioni correttive implementate può essere eseguita: o in remoto: il Gestore deve inviare al Responsabile del Gruppo di Verifica nei tempi concordati i riscontri documentali necessari a dimostrare l attuazione delle azioni correttive; o in sito: in questo caso il Gruppo di Verifica esegue una Verifica Supplementare, di durata commisurata alle azioni correttive da verificare. I.I.P. S.r.l. comunica all Organizzazione la durata prevista di tale Verifica Supplementare, il cui costo giornaliero è espresso nell offerta accettata. La Verifica Supplementare dovrà essere eseguita entro, e non oltre, il termine perentorio del 15 marzo: I.I.P. S.r.l. non si assume la responsabilità di eventuali ritardi o posticipi oltre tale data, non imputabili ad I.I.P. S.r.l. stessa. In tale caso, I.I.P. S.r.l. non garantisce il rilascio della Dichiarazione di verifica nei tempi previsti per legge Gestione della verifica Inesattezze rilevanti Qualora il Gestore non corregga o sia impossibilitato ad attuare le correzioni prima che I.I.P. S.r.l. presenti la Dichiarazione di Verifica, il Responsabile del Gruppo di Verifica chiede al Gestore di spiegare le principali cause della non conformità o dell'inesattezza, al fine di valutarne l'impatto sui dati comunicati.

11 Pag. 11 di 15 Il Responsabile del Gruppo di Verifica procede a verificare se la/le inesattezza/e e la/le non conformità non corrette, individualmente o se aggregate con altre, siano classificabili come Inesattezze rilevanti, ovvero siano superiori alla soglia di rilevanza comunicata in accordo all Art. 23 del Regolamento 600/12. Il Responsabile del Gruppo di Verifica può considerare rilevanti le inesattezze anche qualora queste, individualmente o se aggregate ad altre, siano inferiori alla soglia di rilevanza di cui all'art. 23, ove ciò si giustifichi per l'entità e la natura delle inesattezze e le circostanze specifiche in cui si sono verificate. Il Gestore è tenuto alla chiusura delle inesattezze rilevanti nei termini previsti dalle norme vigenti a suo carico Gestione della verifica Raccomandazioni per il miglioramento Il Gruppo di Verifica, qualora individui ambiti di miglioramento della prestazione del Gestore, evidenzia la/le raccomandazioni tese a migliorare le prestazioni del Gestore. Il Gestore è tenuto ad attuare tali raccomandazioni in modo corretto, al fine di non aumentare il rischio di inesattezze e non conformità. La verifica dell attuazione delle raccomandazioni avviene l anno successivo a quello di rilascio della Dichiarazione di verifica, da parte del Gruppo di Verifica Rapporto di verifica Al termine della verifica ispettiva il Gruppo di verifica Ispettiva redige il Rapporto di Verifica per ogni Comunicazione del Gestore oggetto di verifica. Il Rapporto di Verifica viene firmato dal Responsabile del Gruppo di Verifica e dalla Direzione dell Organizzazione. Il Rapporto di Verifica viene rilasciato in copia all Organizzazione. La mancata firma del Rapporto di Verifica da parte della Direzione dell Organizzazione corrisponde per I.I.P. S.r.l. alla mancata dichiarazione di veridicità ed autenticità dei dati e delle informazioni fornite ad I.I.P. S.r.l. nel corso della verifica. In tale caso, I.I.P. S.r.l. si riserva la facoltà di non rilasciare la Dichiarazione di Verifica. 5.6 Riesame Indipendente e Dichiarazione di Verifica Il Responsabile del Gruppo di Verifica sottopone la documentazione interna di verifica e la Proposta di Dichiarazione di Verifica al Comitato Responsabile del Riesame Indipendente di I.I.P. S.r.l. prima della presentazione della Dichiarazione di Verifica al Gestore. Il Comitato Responsabile del Riesame Indipendente di I.I.P. S.r.l. valuta se gli elementi probanti raccolti siano sufficienti per consentire di emettere una Dichiarazione di Verifica con ragionevole certezza. Sulla base delle conclusioni del Comitato Responsabile del Riesame Indipendente e delle prove presenti nella documentazione interna di verifica, I.I.P. S.r.l. emette la Dichiarazione di Verifica conformemente a quanto previsto dalle normative vigenti. Il Comitato Responsabile del Riesame Indipendente di I.I.P. S.r.l. per lo schema ETS, in seguito all analisi delle evidenze documentali acquisite durante l audit e del Rapporto di Verifica, ha la facoltà di mutare il giudizio di verifica espresso dal Responsabile del Gruppo di Verifica. I.I.P. S.r.l. non si assume nessuna responsabilità relativamente a tale aspetto. Il Responsabile del Riesame Indipendente autorizza l autenticazione della Dichiarazione di Verifica, tramite apposizione di firma elettronica dell Amministratore Delegato, e l invio all azienda. L invio della Dichiarazione di Verifica da parte di I.I.P. S.r.l. avviene nei tempi utili per consentire al Gestore di ottemperare agli obblighi legislativi a Suo carico (invio all Autorità Nazionale Competente entro il 31 marzo di ogni anno).

12 Pag. 12 di 15 ARTICOLO 6 CONDIZIONI GENERALI 6.1 Periodo di validità delle verifiche La Direttiva 2003/87/CE e sue modifiche ed integrazioni prevede la convalida del bilancio di emissione entro il 31 marzo di ogni anno all interno di ciascun periodo di riferimento ( ). Salvo differenti prescrizioni regolamentate dalla Autorità Nazionale Competente, le convalide annuali successive alla prima saranno eseguite con le stesse modalità descritte per la FASE I e FASE II. Le verifiche di cui al presente Regolamento hanno quindi validità di un anno, si riferiscono pertanto all anno solare di validità della Dichiarazione di Verifica. Il Gestore è tenuto l anno successivo alla richiesta di una nuova offerta per poter effettuare le verifiche con I.I.P. S.r.l. Le date per le convalide annuali saranno concordate tra I.I.P. S.r.l. e l Organizzazione, previa stipula degli accordi contrattuali. Tutte le variazioni in essere o avvenute nel trascorso sono comunicate dal Gestore attraverso la compilazione annuale del modulo Raccolta Dati utilizzato come elemento di input per la Fase I. In particolari circostanze I.I.P. S.r.l. si riserva comunque il diritto di effettuare visite supplementari nel corso della validità della verifica eseguita. Le circostanze suddette possono riguardare: 1. modifica apportata all impianto; 2. un contenzioso con le Autorità Nazionale Competente che riguardi le emissioni di gas serra; 3. il verificarsi di un incidente rilevante. 6.2 Variazioni della tempistica delle verifiche Come previsto dal presente Regolamento possono essere altresì disposte da I.I.P. S.r.l. variazioni delle tempistiche originariamente preventivate nei seguenti casi: in FASE 1 in seguito allo svolgimento dell Analisi Strategica e dell Analisi dei Rischi; in FASE 2 in seguito alla verifica di situazioni di maggior criticità rispetto a quanto emerso durante la FASE 1; in FASE 2, in seguito alla necessità di correzione di non conformità ed inesattezze, preventivamente al rilascio della Dichiarazione di Verifica. Tali verifiche, che possono essere effettuate anche con breve preavviso (minimo di 5 giorni lavorativi), non possono essere stimate in termini di durata preventivamente. Tali visite sono quindi addebitate alla Organizzazione in base agli accordi definiti con l Ufficio Commerciale I.I.P. S.r.l. all atto della sottoscrizione dell offerta accettata. 6.3 Dichiarazione di Verifica rivista In accordo all Allegato II del Regolamento 600/12, nel caso in cui il Gestore ricevuta la Dichiarazione di Verifica, riscontri a suo dire, eventuali vizi formali e/o sostanziali, inesattezze, o valuti le risultanze della Dichiarazione di verifica non congruenti con i contenuti del Rapporto di verifica, il Gestore entro 2 giorni dal ricevimento della Dichiarazione di Verifica comunica a I.I.P. S.r.l. le proprie motivate osservazioni. I.I.P. S.r.l. da parte sua, entro 1 gg dal ricevimento dei rilievi del Gestore, valuta la sussistenza degli stessi, emettendo nel caso previa analisi delle modifiche da parte del Comitato Responsabile del Riesame Indipendente, una Dichiarazione di Verifica Rivista. ARTICOLO 7 - ORGANIZZAZIONI MULTISITO Nel caso di organizzazioni operanti su più siti produttivi, oggetto di Comunicazione delle emissioni, I.I.P. S.r.l. esegue visite in tutti i siti, sia ove si trovino gli impianti sia ove siano gestiti i dati e le informazioni, senza applicare un criterio di campionamento. ARTICOLO 8 -UTILIZZO DELLA DICHIARAZIONE DI VERIFICA La Dichiarazione di Verifica si fonda sull applicazione di conoscenze tecniche e legislative vigenti, ma anche di calcoli e di valutazioni professionali circa dati, informazioni, evidenze di sopralluoghi ed analisi di documenti forniti dall Organizzazione. Le conclusioni ivi espresse sono basate su informazioni acquisite o comunque disponibili al momento della verifica e sono strettamente condizionate dai limiti imposti dalla tipologia e dalla consistenza dei dati forniti, dalle risorse messe a disposizione e fruibili per il caso di specie, nonché dal Piano di Verifica inviato all Organizzazione. La Dichiarazione di Verifica si basa inoltre sulla conoscenza professionale degli attuali riferimenti legislativi vigenti, tecnologia e best practice di tipo organizzativo ed industriale.

13 Pag. 13 di 15 Modifiche ed aggiornamenti di quanto sopra citato potrebbero rendere inappropriate o scorrette le conclusioni, le raccomandazioni e le indicazioni stilate nella Dichiarazione di Verifica. I.I.P. S.r.l. non intende, inoltre, fornire alcuna garanzia, espressa o implicita, utilizzabile per qualsiasi finalità differente da quella prevista dalle vigenti normative in materia di Emission Trading, relativa allo stato di qualità ambientale, di sicurezza e, più in generale, al valore commerciale dei siti in argomento oggetto di verifica. I.I.P. S.r.l. precisa inoltre che le valutazioni contenute nella Dichiarazione di Verifica sono state elaborate da tecnici e pertanto rivestono un carattere esclusivamente tecnico, non costituendo in alcun modo parere legale e/o economico di nessun genere. I.I.P. S.r.l. risponde unicamente all Autorità Nazionale Competente circa la corrispondenza della Dichiarazione di Verifica emessa in ordine alla conformità della stessa alla normativa vigente e non può farsi carico di responsabilità per danni, rivendicazioni, perdite, azioni o spese, qualora subite dall Organizzazione ed anche da terzi come risultato di decisioni prese o azioni condotte e basate sulla Dichiarazione di Verifica stessa. L Organizzazione in possesso della Dichiarazione di Verifica rilasciata da I.I.P. S.r.l. deve utilizzare il documento secondo quanto previsto dalle attuali vigenti disposizioni di legge ed esclusivamente allo scopo previsto per l invio obbligatorio all Autorità Nazionale Competente. I.I.P. S.r.l. non risponde in alcun modo di utilizzi difformi della Dichiarazione di Verifica rispetto a quanto previsto dalla normativa vigente. L Organizzazione inoltre si impegna a non effettuare utilizzi della Dichiarazione di Verifica non corretti e comunque difformi da quanto previsto dalla normativa vigente, o tali da portare discredito e/o sanzioni legislative all I.I.P. S.r.l. ARTICOLO 9 - MODIFICHE ALLA NORMATIVA O AL REGOLAMENTO GENERALE In caso di modifiche alla normativa cogente di riferimento ed al presente Regolamento Generale, I.I.P. S.r.l. ne dà comunicazione all Organizzazione esplicitando le azioni che questa deve attuare per conformarsi alle modifiche intervenute ed i relativi tempi di entrata in vigore del nuovo Regolamento. In caso di mancato adeguamento nei termini prescritti, I.I.P. S.r.l. non potrà rilasciare la Dichiarazione di Verifica. L Organizzazione ha la facoltà di non accettare le modifiche, rinunciando alla prosecuzione delle attività, dandone comunicazione scritta ad I.I.P. S.r.l. entro 15 giorni dal ricevimento della comunicazione. In caso contrario il nuovo Regolamento si intende tacitamente approvato. In caso di rinuncia a seguito di modifiche alla normativa cogente applicabile ed al presente Regolamento, l Organizzazione non ha diritto a nessun rimborso parziale o totale della quota prevista contrattualmente. Il Regolamento è a disposizione degli interessati sul sito internet In ogni caso è possibile richiederne ad I.I.P. S.r.l. una copia cartacea. ARTICOLO 10 - TARIFFE Le tariffe sono stabilite in base ai criteri approvati dal Comitato per la salvaguardia dell imparzialità di I.I.P. S.r.l. Sulla base di tali criteri, all Organizzazione richiedente le attività di verifica viene formalizzata un offerta che indica i costi da sostenere da parte dell Organizzazione e le relative modalità di pagamento, sia per la verifica di FASE 1 e di FASE 2 sia per le eventuali verifiche supplementari eventualmente necessarie. L offerta è formulata in base ai dati forniti dall Organizzazione in sede di richiesta e può variare qualora, al termine della FASE 1 in seguito allo sviluppo dell Analisi Strategica e dell Analisi del Rischio, il Gruppo di Verifica ritenga necessario allocare tempistiche ulteriori alle attività di FASE 2. L offerta inoltre può variare, qualora durante lo svolgimento della FASE 2, siano riscontrate non conformità che rendano necessarie attività di verifica supplementare, la cui quotazione è espressa in offerta mediante un costo giornaliero. L Organizzazione si impegna a corrispondere all'i.i.p. S.r.l. gli importi stabiliti nel contratto per ile attività ivi descritte, secondo le tariffe in vigore. Nel caso di variazioni del tariffario, queste sono notificate per iscritto alle organizzazioni interessate, indicandone la relativa decorrenza. L Organizzazione ha la facoltà di non accettare le modifiche, rinunciando alle attività di verifica (vedi art. 12), dandone comunicazione scritta ad I.I.P. S.r.l. entro 15 giorni dal ricevimento della comunicazione. ARTICOLO 11 - RISERVATEZZA E TRATTAMENTO DEI DATI Le informazioni (in via meramente esemplificativa: documentazione, registrazioni, comunicazioni, risultati delle verifiche e delle prove, dati dell organizzazione, ecc..) relativi alla attività di verifica sono considerati riservati e vengono gestiti da I.I.P. S.r.l.in conformità al D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196, nella sua vigente formulazione.

14 Pag. 14 di 15 L accesso ai dati relativi alle pratiche di verifica, così come la conoscenza e consultazione dei medesimi, sono riservati solo ed esclusivamente al personale alle dipendenze di I.I.P. S.r.l. e coinvolto nel processo di certificazione. Per personale coinvolto nel processo di certificazione si intende solo ed esclusivamente: gli ispettori incaricati da I.I.P. S.r.l.; gli incaricati del riesame indipendente/ membri del Comitato di Certificazione; i membri del Comitato per la Salvaguardia dell Imparzialità; i membri del Collegio dei Probiviri; con espressa esclusione dei consiglieri di amministrazione di IIP S.r.l. e IIP Associazione. L accesso e la consultazione di tali atti sono inoltre consentiti agli enti di accreditamento. Tutto il personale di cui sopra è impegnato a non comunicare a terzi, senza il consenso della organizzazione i risultati delle verifiche effettuate a carico della organizzazione, nonché dati, nozioni ed informazioni in genere attinenti all'attività industriale o commerciale della organizzazione, di cui il personale sia venuto a conoscenza nell'espletamento delle proprie funzioni, fatti salvi gli obblighi di Legge e fatte salve le informazioni di pubblico dominio e/o presenti nei pubblici registri. Il presente impegno non si applica a: a) dati o informazioni già noti a terzi o precedentemente resi pubblici o pubblicati senza responsabilità da parte di I.I.P. S.r.l.; b) dati o informazioni la cui rivelazione sia prescritta da leggi e regolamenti; I.I.P. S.r.l. conserva la documentazione relativa alla organizzazione per i tempi connessi alle implicazioni contrattuali e tecniche derivanti da eventuali altri obblighi e comunque per un periodo di tempo non inferiore ai dieci anni. Nel caso di richiesta di documentazione per disposizione di legge, I.I.P. S.r.l. informa l organizzazione nei termini consentiti. ARTICOLO 12 - RESPONSABILITA L Organizzazione si impegna a garantire la completezza e veridicità dei documenti e delle informazioni messe a disposizione dei valutatori di I.I.P. S.r.l. L Organizzazione è e rimane in ogni caso l unico responsabile nei confronti dei propri clienti e di terzi, inclusa l Autorità Nazionale Competente, per tutto quanto attiene l espletamento dei propri obblighi legislativi, delle proprie attività ed ai beni e/o servizi prodotti e/o forniti, ai processi gestiti, alle loro caratteristiche e/o requisiti ed alla rispondenza di tali prodotti e/o servizi, processi a tutte le disposizioni normative, di legge e/o regolamentari comunque applicabili. I.I.P. S.r.l. si impegna ad assumersi la piena responsabilità delle attività di verifica svolte dal proprio personale, in conformità a quanto stabilito dal D. Lgs. 30/2013 e dal Reg. UE 600/12. ARTICOLO 13 - RECLAMI I reclami sull attività operativa di I.I.P. S.r.l. devono essere formalizzati per iscritto ad I.I.P. S.r.l., che provvederà ad una prima risposta al reclamante di presa in carico del reclamo entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento. I.I.P. S.r.l. assicura che la gestione del reclamo avvenga ad opera di personale non coinvolto nelle specifiche attività oggetto del reclamo. Nel caso il reclamo venga inoltrato ad I.I.P. S.r.l. da parte di portatori di interesse (sia pubblico sia privato) di un Organizzazione verificata da I.I.P. S.r.l. e di cui I.I.P. S.r.l. abbia rilasciato Dichiarazione di Verifica, in relazione a difformità dell Organizzazione medesima rispetto a quanto verificato da I.I.P. S.r.l., I.I.P. S.r.l.: - ne informa l Organizzazione verificata entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento; - procede alle opportune verifiche, compresa l eventuale effettuazione di Verifiche Supplementari presso l Organizzazione verificata; - al termine del processo di gestione del reclamo, informa il reclamante della avvenuta attuazione di tutte le azioni di propria competenza e, ove possibile, comunica anche a chi ha presentato il reclamo, la conclusione del processo di trattamento del reclamo stesso. ARTICOLO 14 RICORSI E CONTENZIOSI Spetta al Collegio dei Probiviri la risoluzione di controversie di qualunque natura insorte tra Organizzazione, richiedente o verificata, e I.I.P. S.r.l., in particolare quelle afferenti all indipendenza e all imparzialità delle attività di verifica effettuate da I.I.P. S.r.l., ovvero all interpretazione, esecuzione e/o risoluzione del contratto (di verifica e convalida del bilancio di CO 2 ). L Organizzazione interessata a ricorrere, entro il termine perentorio di 10 giorni dal ricevimento della decisione che intende impugnare, provvede alla richiesta di composizione del Collegio arbitrale. Tale richiesta deve essere fatta tramite

15 Pag. 15 di 15 raccomandata A.R., da indirizzarsi a I.I.P. S.r.l. che dovrà provvedere a sua volta all inoltro della stessa ai componenti del Collegio dei Probiviri entro i 5 giorni successivi al ricevimento della comunicazione pervenuta dall Organizzazione. I.I.P S.r.l. invia una conferma di ricevuta del ricorso entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione dell Organizzazione nella quale devono essere elencati i nominativi dei Probiviri eletti dall Assemblea di I.I.P. S.r.l. Entro 5 giorni successivi alla comunicazione di I.I.P. S.r.l. le parti devono provvedere alla nomina di un Proboviro di loro fiducia, scelto tra i Probiviri eletti dall Assemblea. In caso di indisponibilità di un Proboviro la parte che lo ha prescelto dovrà provvedere a nominarne un altro entro 5 giorni dalla comunicazione con cui è informato di tale indisponibilità. Il Presidente del predetto Collegio è scelto, di comune accordo, dai due Probiviri nominati dalle parti tra i Probiviri nominati dall'assemblea. In caso di dissenso, la nomina sarà tempestivamente richiesta dai due Probiviri già nominati al Presidente del Tribunale di Milano, che provvederà alla scelta, sempre tra i Probiviri eletti dall'assemblea. Il Presidente del collegio arbitrale ed i singoli Probiviri sono tenuti a dichiarare per iscritto che non ricorre alcuna fattispecie di incompatibilità previste dagli artt. 51 e 52 del Codice di procedura civile. Il Collegio arbitrale stabilisce, di volta in volta, le regole procedurali ed i mezzi istruttori da adottare per risolvere la controversia sotto giudizio. Il Collegio arbitrale giudica secondo equità e le sue decisioni hanno natura di arbitrato irrituale. Il lodo deve essere deliberato a maggioranza di voti entro 30 giorni dalla data in cui il Collegio si è costituito e ha avviato l'esame della controversia; tale termine è prorogabile fino ad un massimo di ulteriori 30 giorni. Nel caso in cui la controversia richieda indagini di natura tecnica, i termini di cui sopra si intendono sospesi per il tempo necessario all acquisizione dei dati. Il lodo deve essere comunicato alle parti interessate entro 5 giorni dalla data della deliberazione. La proposizione del ricorso al Collegio arbitrale ha effetto sospensivo del provvedimento impugnato fino alla decisione del Collegio. Il lodo è inappellabile. La carica di proboviro è a titolo gratuito: resta inteso che, nel caso in cui si costituisca il Collegio Arbitrale, a ciascuno dei componenti chiamati a farne parte, verrà corrisposto un compenso forfettario stabilito di anno in anno dall Assemblea dei soci. Le spese relative al ricorso sono a carico del ricorrente, salvo il caso di accoglimento. ARTICOLO 15 DENUNCE ED AZIONI GIUDIZIARIE Oltre alle azioni previste dal presente Regolamento, ogni utilizzo abusivo ed improprio della Dichiarazione di Verifica operato dall Organizzazione e/o dal Gestore o da terzi, darà diritto ad I.I.P. S.r.l. di intraprendere nell'ambito della legislazione vigente, tutte le azioni giudiziarie ritenute opportune.