Registro elettronico scuola ospedaliera rel. 5.0

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1 Registro elettronico scuola ospedaliera rel. 5.0 REGOLAMENTO SULL USO DEL REGISTRO ELETTRONICO E NORME SUL RISPETTO DELLA PRIVACY 1/8

2 DOCENTE AMMINISTRATORE SCUOLA OSPEDALIERA Riferimenti normativi I riferimenti normativi sono i seguenti: D.P.R. n. 275 del 25 febbraio 1999; L.675 del 31 dicembre 1996 relativa alla privacy. C.M. 152/2001 ; 114/2002 sulle diffusione delle reti lan Dlgs 196/2003 T.U. sulla privacy entrato in vigore il 1/1/2004 che riassume le norme precedenti sulla privacy L. 325/2000 sull adozione delle misure di sicurezza nel trattamento dei dati in applicazione dell art.15 della L. 675/1996. L. 547/ 1993: norme in materia di reati informatici L.4/2004: disposizioni per favorire l accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici Tutela della privacy: garanzie generali Tutte le operazioni relative all uso della rete sono improntate alla tutela della privacy. Relativamente alla tutela della persona ed altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali viene disposto il Documento Programmatico sulla Sicurezza con l indicazione delle persone preposte. La titolarità del trattamento dei dati personali e esercitata dal Dirigente Scolastico. Il Dirigente scolastico designa il responsabile del trattamento dei dati nella persona del Direttore SGA. I Docenti sono nominati addetti al trattamento dati per quanto concerne gli alunni a loro affidati (* vedi sotto) Per l attività amministrativa sono state adottate le misure minime, secondo quanto previsto dal D.P.R.318/1999: password, codice identificativo personale per ogni utente; programmi antivirus; protezione (firewall) e regolamentazione degli accessi ai locali che ospitano i dati riservati o in cui si trovano le postazioni di lavoro; criteri per garantire l integrità e la trasmissione sicura dei dati. Il database non è accessibile dall'esterno: le informazioni gestite non sono fisicamente accessibili dall'esterno, ovvero la loro fruizione è possibile solo dall'interfaccia utente del programma alla quale possono collegarsi solo utenti registrati. Non esistono parti non sottoposte a criteri di sicurezza, l'unico punto di accesso al sistema è la maschera iniziale che richiede l'inserimento di username e password Più utenti possono accedere al sistema contemporaneamente, ma ciascuno opererà in una propria sessione di lavoro indipendente dalle altre L utilizzo del registro elettronico da parte dei Docenti, comporta l integrale applicazione del presente regolamento. 2/8

3 Tutela della privacy: norme concernenti i docenti Grande attenzione è stata dedicata alla tutela della privacy, essendo la questione 'voti del docente' una materia molto delicata. Riassumiamo le scelte che caratterizzano il sistema di gestione dei voti: i voti del professore sono privati e consultabili solo dal docente della scuola ospedaliera che li assegna, dai Genitori dell alunno o dai Docenti della scuola di appartenenza i Genitori, e i Docenti della scuola di appartenenza non possono modificare i dati del registro docenti possono consultare le schede solo per gli alunni ai quali sono stati associati la scheda alunno consultabile dal docente non riporta i dati sui genitori o sul numero del cellulare la scheda alunno visionabile dalla scheda di appartenenza non riporta dati sulla patologia dell alunno o sul reparto in cui è ricoverato la password non è visualizzabile ma potrà essere modificata dall'amministratore dei Voti ogni docente per entrare nel sistema deve obbligatoriamente inserire i suoi personali username e password, poiché senza queste informazioni è impossibile effettuare qualunque attività, non possono essere presenti due utenti con la stessa username. 3/8

4 Informativa e trattamento dei dati personali ai sensi dell art. 13 del d.l. 30/06/2003 n.196 Ai sensi di quanto previsto dalla normativa questo istituto è titolare del trattamento dei vostri dati personali e desidera preventivamente informarvi sui seguenti punti: finalità e modalità del trattamento cui sono destinati i dati : il trattamento dei vostri dati avviene esclusivamente per l'attivazione del nuovo sistema di registrazione elettronica il trattamento sarà effettuato ad opera di soggetti appositamente incaricati, che si avvarranno di strumenti elettronici e non, configurati in modo da garantire la riservatezza e la tutela dei vostri dati e nel rispetto del segreto professionale i vostri dati potranno essere utilizzati per circolari e corrispondenza a voi destinata nell'ambito dell'attività istituzionale dell istituto il trattamento cesserà nel momento in cui terminerà la permanenza di vostro/a figlio/a alla scuola ospedaliera natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati il trattamento dei dati è obbligatorio per legge quando è indispensabile agli adempimenti e alle finalità della scuola; le conseguenze di eventuale rifiuto di rispondere Le conseguenze di un esplicito rifiuto al trattamento comporteranno l'impossibilità da parte della scuola di impiegare il registro elettronico. I soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personale potranno essere comunicati o ambito di diffusione I vostri dati personali non saranno oggetto di diffusione e verranno a conoscenza solo del personale responsabile e incaricato al trattamento 4/8

5 * Esempio di nomina quale addetto al trattamento dati: INTESTAZIONE DELLA SCUOLA Prot.n. Data, LETTERA DI INCARICO AL TRATTAMENTO DEI DATI La sottoscritta (nome DSGA), in qualità di Responsabile del trattamento dei dati della (nome della scuola), incarica il/la sig./ra (nome del Docente) (C.F. del Docente), al trattamento dei dati personali nell ambito delle funzioni di Docente della Scuola Ospedaliera che è chiamato a svolgere. A tal fine vengono fornite informazioni ed istruzioni per l assolvimento del compito assegnato. Tale nomina è in relazione alle operazioni di elaborazione di dati personali ai quali il soggetto sopra citato ha accesso nell'espletamento della funzione che gli è propria, nelle classi e/o per gli incarichi che gli sono stati affidati. In ottemperanza al D.L. 196/2003, che regola il trattamento dei dati personali, laddove costituisce trattamento "qualunque operazione o complesso di operazioni svolte con o senza l'ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distribuzione dei dati", ed in relazione al presente atto di nomina, l incaricato a trattare i dati personali (tutti quei dati idonei ad identificare direttamente o indirettamente una persona fisica o giuridica)attenendosi alle seguenti modalità Premesso che: Il trattamento dei dati deve essere effettuato in modo lecito e corretto; I dati personali devono essere raccolti e registrati unicamente per finalità inerenti all attività svolta; È necessaria la verifica costante della completezza e pertinenza dei dati trattati; Devono essere rispettate le misure di sicurezza predisposte dal Titolare e cui documento programmatico sulla sicurezza; In ogni operazione del trattamento deve essere garantita la massima riservatezza ed in particolare: - divieto di comunicazione e/o diffusione dei dati senza preventiva autorizzazione del responsabile; - l accesso ai dati dovrà essere limitato all espletamento delle proprie mansioni ed esclusivamente in orario di lavoro - la fase di raccolta dovrà essere preceduta dall informativa ed il consenso degli interessati rilasciato in forma scritta In caso di interruzione, anche temporanea, del lavoro verificare che i dati trattati non siano accessibili a terzi non autorizzati; Le proprie credenziali di autenticazione devono essere riservate; Gli obblighi relativi alla riservatezza, alla comunicazione ed alla diffusione dovranno essere osservati anche in seguito a modifica dell incarico e/o cessazione del rapporto di lavoro. Ciò premesso, nell ambito della qualifica di Docente della Scuola Ospedaliera, le viene conferito l incarico di compiere le operazioni di trattamento di tutti i dati comuni previsti nella sua funzione: Trattamento di dati riguardanti gli alunni ed i genitori Per ogni altra misura ed istruzione qui non prevista ci si richiama al documento programmatico sulla sicurezza. Data, L incaricato: 5/8

6 Il responsabile del trattamento dati: Allegato B Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza Art. 1 Oggetto e ambito di applicazione Il presente regolamento disciplina le modalità di accesso e di uso della rete informatica e telematica della (nome della scuola) e dei servizi che, tramite la stessa rete, è possibile ricevere o offrire. La rete della (nome della scuola) è connessa alla rete Internet. Art. 2 Principi generali diritti e responsabilità La (nome della scuola) promuove l'utilizzo della rete quale strumento utile per perseguire le proprie finalità. Gli utenti manifestano liberamente il proprio pensiero nel rispetto dei diritti degli altri utenti e di terzi, nel rispetto dell'integrità dei sistemi e delle relative risorse fisiche, in osservanza delle leggi, norme e obblighi contrattuali. Consapevoli delle potenzialità offerte dagli strumenti informatici e telematici, gli utenti si impegnano ad agire con responsabilità e a non commettere abusi aderendo a un principio di autodisciplina. Il posto di lavoro costituito da personal computer viene consegnato completo di quanto necessario per svolgere le proprie funzioni, pertanto è vietato modificarne la configurazione. Il software installato sui personal computer è quello richiesto dalle specifiche attività lavorative dell operatore. E pertanto proibito installare qualsiasi programma da parte dell utente o di altri operatori, esclusi gli addetti al sistema informativo. L'utente ha l'obbligo di accertarsi che gli applicativi utilizzati siano muniti di regolare licenza. Ogni utente è responsabile dei dati memorizzati nel proprio personal computer. Per questo motivo è tenuto ad effettuare la copia di questi dati secondo le indicazioni emanate dal Titolare del trattamento dei dati o suo delegato. Art. 3 Abusi e attività vietate Si intende con abuso qualsiasi violazione del presente regolamento e di altre norme civili, penali e amministrative che disciplinano le attività e i servizi svolti sulla rete e di condotta personale. E' vietato ogni tipo di abuso. In particolare è vietato: Usare la rete in modo difforme da quanto previsto dal presente regolamento. Usare la rete in modo difforme da quanto previsto dalle leggi penali, civili e amministrative. Utilizzare la rete per scopi incompatibili con l'attività istituzionale della (nome della scuola) Utilizzare una parola chiave a cui non si è autorizzati. Cedere a terzi codici personali di accesso al sistema. Conseguire l'accesso non autorizzato a risorse di rete interne o esterne a quella dell USR Piemonte Violare la riservatezza di altri utenti o di terzi. Agire deliberatamente con attività che influenzino negativamente la regolare operatività della rete e ne restringano l'utilizzabilità e le prestazioni per altri utenti. Agire deliberatamente con attività che distraggano risorse (persone, capacità, 6/8

7 elaboratori). Fare o permettere ad altri trasferimenti non autorizzati di informazioni (software, basi dati, ecc.). Installare o eseguire deliberatamente o diffondere su qualunque computer e sulla rete, programmi destinati a danneggiare o sovraccaricare i sistemi o la rete; come a titolo esemplificativo virus, cavalli di troia, worms, spamming della posta elettronica, programmi di file sharing (p2p). Installare o eseguire deliberatamente programmi software non autorizzati e non compatibili con le attività istituzionali. Cancellare, disinstallare, copiare, o asportare deliberatamente programmi software per scopi personali. Installare deliberatamente componenti hardware non compatibili con le attività istituzionali. Rimuovere, danneggiare deliberatamente o asportare componenti hardware. Utilizzare le risorse hardware e software e i servizi disponibili per scopi personali. Utilizzare le caselle di posta elettronica dell USR Piemonte per scopi personali e/o non istituzionali. Utilizzare la posta elettronica con la parola chiave di altri utilizzatori. Utilizzare la posta elettronica inviando e ricevendo materiale che violi le leggi. Utilizzare l'accesso ad Internet per scopi personali. Accedere direttamente ad Internet con modem collegato al proprio posto di lavoro, senza utilizzare la connessione autorizzata tramite LAN, se non espressamente autorizzati e per particolari motivi tecnici. Connettersi ad altre reti senza autorizzazione. Monitorare o utilizzare qualunque tipo di sistema informatico o elettronico per controllare le attività degli utenti, leggere copiare o cancellare files e software di altri utenti, senza averne l'autorizzazione esplicita. Usare l'anonimato o servirsi di risorse che consentano di restare anonimi. Inserire o cambiare la password del bios, se non dopo averla espressamente comunicata all'amministratore di sistema e essere stati espressamente autorizzati. Abbandonare il posto di lavoro lasciandolo collegato alla rete. E' consentito all'amministratore di sistema: Art. 4 Attività consentite Monitorare o utilizzare qualunque tipo di sistema informatico o elettronico per controllare il corretto utilizzo delle risorse di rete, dei client e degli applicativi, per copiare o rimuovere files e software, solo se rientrante nelle normali attività di manutenzione, gestione della sicurezza e della protezione dei dati e nel pieno rispetto di quanto previsto riguardo ai diritti dei lavoratori. Creare, modificare, rimuovere o utilizzare qualunque parola chiave, solo se rientrante nelle normali attività di manutenzione, gestione della sicurezza e della protezione dei dati e nel pieno rispetto di quanto previsto riguardo ai diritti dei lavoratori. Rimuovere programmi software, solo se rientrante nelle normali attività di manutenzione, gestione della sicurezza e della protezione dei dati e nel pieno rispetto di quanto previsto riguardo ai diritti dei lavoratori. Rimuovere componenti hardware, solo se rientrante nelle normali attività di manutenzione, gestione della sicurezza e della protezione dei dati e nel pieno rispetto di quanto previsto riguardo ai diritti dei lavoratori. Art. 5 Soggetti che possono avere accesso alla rete Hanno diritto ad accedere alla rete della (nome della scuola) tutti i dipendenti, le ditte fornitrici di software per motivi di manutenzione e limitatamente alle applicazioni di loro competenza, collaboratori esterni impegnati nelle attività istituzionali per il periodo di 7/8

8 collaborazione. L'accesso alla rete è assicurato compatibilmente con le potenzialità delle attrezzature. L'Amministratore di sistema può regolamentare l'accesso alla rete di determinate categorie di utenti, quando questo è richiesto da ragioni tecniche. Per consentire l'obiettivo di assicurare la sicurezza e il miglior funzionamento delle risorse disponibili l'amministratore di Sistema può proporre al Titolare del trattamento l'adozione di appositi regolamenti di carattere operativo che gli utenti si impegnano ad osservare. L'accesso agli applicativi è consentito agli utenti che, per motivi di servizio, ne devono fare uso. Art. 6 Modalità di accesso alla rete e agli applicativi L'utente che ottiene l'accesso alla rete e agli applicativi è impegnato ad osservare il presente regolamento e le altre norme disciplinanti le attività e i servizi che si svolgono via rete ed è impegnato a non commettere abusi e a non violare i diritti degli altri utenti e dei terzi. L'utente che ottiene l'accesso alla rete e agli applicativi si assume la totale responsabilità delle attività svolte tramite la rete. Qualsiasi accesso alla rete e agli applicativi viene associato ad una persona fisica cui imputare le attività svolte utilizzando il codice utente. Al primo collegamento alla rete e agli applicativi, l'utente deve modificare la password (parola chiave) comunicatagli dal Servizio Sistema Informativo e Statistica e rispettare le seguenti norme: Al primo accesso la parola chiave ottenuta dal Custode delle password deve essere cambiata. La parola chiave è segreta e non deve essere comunicata ad altri. La parola chiave va custodita con diligenza e riservatezza, in quanto stabilisce un rapporto biunivoco, che permette di responsabilizzare l'incaricato stesso. La parola chiave deve essere costituita da una sequenza di otto caratteri alfanumerici e non deve essere facilmente individuabile. La durata della parola chiave può essere da tre mesi a sei mesi, a seconda della criticità del sistema. La parola chiave termina dopo sei mesi di inattività. L'utente deve sostituire la parola chiave, nel caso ne accertasse la perdita o ne verificasse una rivelazione surrettizia, come in caso di rivelazione volontaria per specifici motivi. L'utente è tenuto a verificare l'aggiornamento periodico del software antivirus, prelevando gli aggiornamenti dalla rete aziendale interna secondo le istruzioni dettate dal Servizio Sistema Informativo e Statistica. Art. 7 Sanzioni In caso di abuso, a seconda della gravità del medesimo, e fatte salve ulteriori conseguenze di natura penale, civile e amministrativa, possono essere comminate le sanzioni disciplinari previste dalla normativa vigente in materia e dai regolamenti del Ministero delle Pubblica Istruzione. 8/8

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