Business Process Modeling Caso di Studio

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1 Caso di Studio Stefano Angrisano, Consulting IT Specialist December IBM Corporation

2 Sommario Perché l architettura SOA? Le aspettative del Cliente. Ambito applicativo oggetto dell introduzione della SOA ed attività svolte Identificazione, descrizione e decisioni in merito alla realizzazione dei servizi: focus sulla analisi Il Center of Excellence (CoE) del Cliente come condizione per il successo dell iniziativa 2

3 Nell ambito del progetto di rifacimento del proprio sistema informativo, l adozione di architettura SOA e approccio metodologico ha rappresentato uno strumento di valorizzazione dei propri asset, finalizzato alla flessibilità applicativa Il progetto di [cliente] ha come oggetto il rifacimento in architettura J2EE dell applicazione che supporta il Ciclo di Vendita della Pubblicità L applicazione esistente (modifiche stratificate nel tempo) non consente più di supportare l evoluzione del business Uno dei requisiti fondamentali risiede nella flessibilità applicativa, passando da un modello basato su applicazioni monolitiche (a silos) ad un modello basato su servizi L adozione di un architettura SOA è stata la risposta all esigenza di flessibilità e di valorizzazione degli asset informatici in corso di riscrittura. L utilizzo della metodologia SOMA è stato lo strumento che ha consentito di identificare e descrivere i servizi ed a prendere le decisioni realizzative relative alla loro implementazione 3

4 Definizione Processo Amministrazione Vendite e Assegnazione Spazi Pubblicitari Il Macro Processo Amministrazione Vendite e Assegnazione Spazi Pubblicitari ottimizza i margini economici attraverso il miglior utilizzo dell intero bacino Marketing Prog.Prodotti Polit.Commer Commercia lizzazione Amministra zione Vendite Programma zione Pubblicità Fatturazione Il Macro Processo è articolato in 5 Processi / Fasi. Acquisizione proposta campagna Assegnazione Spazi richiesti Ottimizzazione Vendite del bacino Negoziazione con forza di vendita Amministrazione Ordini Ogni fase è articolata in diverse attività, la maggior parte gestite da specifiche funzionalità informatiche, che rappresentano l obiettivo finale della presente analisi 4

5 Descrizione del processo Amministrazione Vendite e Assegnazione Spazi nel processo di Vendita. Processi precedenti (Input) Il Marketing predispone l offerta Bacino vuoto Il Cliente e il Funzionario Commerciale discutono una esigenza di investimento pubblicitario Il Funzionario Commerciale raccoglie l esigenza e precarica l ordine a sistema Il processo Amministrazione Vendite e Assegnazione Spazi Acquisisce le proposte di vendita Verifica il rispetto della politica commerciale Verifica la disponibilità degli spazi richiesti e elabora soluzioni alternative Monitora la disponibilità degli spazi e indirizza le forze di vendita per massimizzare il venduto Se necessario negozia proposte alternative al richiesto con le forze di vendita e le supporta Amministra gli ordini, conferma le proposte di campagna e emette le conferme d ordine. Processi successivi (Output) Programmazione Pubblicità Venduta Definisce la posizione puntuale degli spot dei diversi clienti all interno dei break Controlla i contenuti dei materiali (filmati) e inserisce codici blocco Definisce e Invia scaletta-filmati all Editore per la trasmissione e certificazione Fatturazione Verifica emesso e emissione fatture 5

6 Mappatura del Processo Generale di Vendita (Macro). Clienti Agenzie Accordo Conferma d ordine S=03 Calendari Controllo Trasmissione Funzionari commerciali Negoziazione ordine S=01 Ri-Negoziazione contestazioni Marketing Direzione Commerciale Amministrazione Vendite Bacino Vuoto (Offerta) Indisponibilità spazi Assegnazione Spazi e conferma Gest. Variazione Ordine e Omaggi Gestione eccezioni o contestazione Fatturazione Certidicazione emesso Fatturazione Programmazione Pubblicità Venduta Emittente Editore Collocazione puntuale degli spot e abbinamento filmati Incompatibilità o Variazioni palinsesto urgenza Gestione Calendari Richiesta sostituzione materiali a Funzionari o a Clienti se rilevata incompatibili Emissione Scaletta Pulizia Bacino Effettivo Certificazione Emesso Trasmissione 6

7 La principale funzione del processo è la conferma della disponibilità degli spazi richiesti. Dal Processo Input * Processo Output Al Processo Commercializzazione Conferme d ordine Stato 01 Amministrazione Vendite e Assegnazione spazi Conferme ordine Stato 03 Programmazione Pubblicità venduta Dati in conferma d ordine Per la Pubblicità Tabellare è richiesta Un Numero di spot (es. 10 spot di 30 ) di un Prodotto (es. Gran Sera) all interno di una Settimana (es. 21^) per un Cliente (es, Barilla) e per una Marca (es. Tarallucci) Processo Dati risultanti da processo La conferma indica che per un determinato cliente e marca, [cliente] vende n passaggi di n secondi del prodotto x in una determinata settimana, a un determinato costo, con eventuali omaggi. 7

8 La gestione del processo deve bilanciare le esigenze aziendali con la soddisfazione dei clienti. Acquisizione proposta campagna Assegnazione Spazi richiesti Ottimizzazione Vendite del bacino Negoziazione con forza di vendita Amministrazione Ordini Preferenze del cliente non vincolanti Esigenze aziendali Preferenze del cliente vincolanti la tabellare Libera, prevede un impegno su posizione, orario ecc. e relativo prezzo addizionale (AV determina il sovraprezzo e produce un allegato alla conferma d ordine) Bilanciare le richieste concorrenti fra diversi spazi in bacino, fornendo informazioni alle forze di vendita per guidare le negoziazioni con i clienti Necessità di utilizzare spazi non prenotati Ottimizzare la profittabilità della vendita Contribuire a risolvere le contese fra funzioni commerciali 8

9 Il processo elabora i diversi input al fine di pianificare l emissione della pubblicita Ammini. Vendite Assegnazione Spazi Fatturazione Marketing INPUT Bacino di vendita Obiettivi e criteri di assegnazione spazi OUTPUT Allocazione puntuale bacino (scaletta emissione) Programmaz Pubblicità Commercia lizzazione Richieste di assegnazione spazi (da ordini) Conferme d ordine di campagne Programmaz Pubblicità Riempimento storico del bacino Offerte alternative Am.Vendite. Riempimento in essere del bacino Riempimento ottimizzato del bacino Marketing Riempimento previsto del bacino 9

10 Le fasi sono state suddivise in singole attività codificate Pubblicità Tabellare Acquisizione proposta campagna Assegnazione Spazi richiesti Ottimizzazione Vendite del bacino Negoziazione con forza di vendita Amministrazione Ordini Acquisire la proposta di vendita Verificare la disponibilità degli spazi richiesti Monitorare disponibilità degli spazi Negoziare alternative con forza vendite Confermare proposte campagna Verificare il rispetto della Politica commerciale Elaborare soluzioni alternative Rielaborare soluzioni alternative Supportare forze vendita Emettere le conferme d ordine Indirizzare le vendite Adeguare le proposte di campagna Generare reportistica delle vendite 10

11 Darwin supporta il processo Amministrazione Vendite e Assegnazione Spazi Pubblicità Tabellare Acquisizione proposta campagna Assegnazione spazi richiesti Ottimizzazione vendite del bacino Negoziazione con forza vendita Amministraz. ordini (Darwin) Gestione Commissioni (Darwin) Gestione Commissioni (Darwin) Gestione Commissioni (Darwin) Gestione Commissioni (Darwin) Gestione Commissioni (Proposte) Sales proposal (Darwin) Ordini (Darwin) Prodotti Listini e Politica Commerc. di periodo (Darwin) Bacino (Infosimo) Analisi Vendite/ Investimenti (Proposte) Proposte di campagne 11

12 Il Sistema copre la maggior parte delle funzioni del processo di Amministrazione Vendite e Assegnazione Spazi. Pubblicità Tabellare Acquisizione proposta campagna Assegnazione Spazi richiesti Ottimizzazione Vendite del bacino Negoziazione con forza di vendita Amministrazione Ordini Acquisire la proposta di vendita Verificare la disponibilità degli spazi richiesti Monitorare disponibilità degli spazi Negoziare alternative con forza vendite Confermare proposte campagan Verificare il rispetto della Politica commerciale Elaborare soluzioni alternative Rielaborare soluzioni alternative Supportare forze vendita Emettere le conferme d ordine Indirizzare le vendite Adeguare le proposte di campagna Generare reportistica delle vendite Non coperte Parzialmente coperte Coperte da darwin 12

13 AS-IS Amministrazione Vendite (esempio) Sotto processo: 1.1 Acquisizione proposta campagna Nr. Attività Input Output Responsabile Acquisire la proposta di vendita Verificare il rispetto delle politiche commerciali 1) Obiettivi e criteri di assegnazione spazi, definiscono le modalità per occupare il bacino. 2) Bacino: contiene i singoli punti d emissione break, i prodotti disponibili in periodo determinato. Amministrazione Vendite, che riceve le modalità definite per l accettazione delle proposte da DG Marketing e dal Responsabile della struttura commerciale 3) Richieste assegnazione spazi Descrizione attività Il funzionario carica l ordine a sistema. L ordine comprende solo la quantità di prodotto per periodo. Amministrazione Vendite riceve il caricamento da parte del funzionario, verifica e conferma se le condizioni dell ordine sono compatibili con la politica commerciale e in caso positivo emette conferma d ordine. AV allega le condizioni generali e invia la conferma d ordine al cliente. Descrizione IT Darwin: acquisire la proposta di vendita Darwin: verificare il rispetto della politica commerciale Note Il caricamento delle richieste era eseguito fino a un rece nte passato da parte di Amministrazione Vendite. Il decentramento collegato alla adozione della TQ80 ha trasferito il compito ai funzionari commerciali che ora eseguono il precaricamento. Lo stato 01 indica che la richiesta è stata precaricata dal Funzionario Commerciale a sistema. Lo stato 03 indica che Amministrazione Vendite ha confermato l accettazione della richiesta. Richieste 13

14 Note di approfondimento: analisi rapporto storico con il cliente se i Funzionari chiedono l accettazione di un ordine, AV esamina la storia del rapporto con il cliente delle ultime 3 settimane trascorse quale base decisionale, se ad esempio il cliente chiede un prodotto da 3 settimane, ricevendo sempre proposte di conversione, diventa ora necessario accontentarlo. nei criteri di assegnazione spazi sono comprese le condizioni che regolano il rapporto con il cliente; se [cliente] ha garantito che nel mese di maggio assegnerà un certo numero di passaggi nei break, diventa necessario confermare quanto pattuito. Attualmente la conciliazione dei diversi input, il controllo del rispetto di tutte le condizioni necessarie per l emissione della conferma d ordine, comporta un rilevante impegno del personale della Amministrazione Vendite. 14

15 Conclusioni In conclusione pur essendo il processo complessivo di gestione del core business relativamente semplice la gestione di Amministrazione Vendite richiede un impegno rilevante del personale in quanto: Non c e magazzino. Il prodotto è soggetto a variabilità. Sono necessarie risposte tempestive. Esistono vincoli esterni. Tali condizioni impattano su tutta l organizzazione aziendale. AV risulta particolarmente impegnata nelle attività di rinegoziazione, che richiedono l elaborazione di proposte alternative nei casi di concorrenza dei clienti sui medesimi prodotti. 15

16 L applicazione della SOA ha riguardato 2 aree della Gestione della Vendita della pubblicità Marketing Prog.Prodotti Polit.Commer Commercial izzazione Amministra zione Vendite Programma zione Pubblicità Fatturazione Plan / Direct A. Amministrazione Aziendale Strategia aziendale Tesoreria e Finanza Strategia IT B. Analisi e Strategie di Marketing Ricerche di Mercato Strategie di Prodotto Strategie di Mercato C. Progettazoine prodotti e Pol. Comm. Accordi con Editore Strategia Vendita Pubblicitaria Pianificazione vendita pubblicità D. Commercializzazione Definizione di Target e Budget E. Amministrazione Vendite Strategia di massimizzazione del valore F. Programmazione Pubblicità Strategia di massimizzazione dell utilizzo degli spazi 4 Strategie di canale / 3e Parti e Agenzie Strategia Campagne di Vendita 5 Business Performance Analisi Comportamento d Acquisto Definizione del prodotto Gestione Portafoglio Clienti / Agenzie Verifica rispetto politica commerciale Controllo contenuti filmati 6 Supporto Legale Analisi Concorrenza Definizione Periodi di Vendita Coordinamento Agenzie Assegnazione Disponibilità e ottimizzazione Massimizzazione utilizzo degli spazi 7 Definizione e gestione dei Contratti Analisi Normativa e Accordi di settore Definizione Condizioni di Vendita (prezzi/sconti) Gestione Forze di Vendita Tracking & Reporting delle Performance Programmazione Control / Manage 8 9 Audit e Risk Management Analisi Vendite Analisi Audience Sviluppo e aggiornamento del bacino Analisi Vendite Negoziazione Forze di vendita Gestione contestazioni 10 Stima Audience Gestione Campagne Tracciatura e Certificazione pubblicità emessa 11 Segmentazione Clienti Analisi Valore e redditività del Bacino Analisi di Mercato / Media Gestione Eccezioni di trasmissione 12 Definizione Campagne di Vendita Riallineamento Bacino Acquisti Relazioni esterne Pubblicazione Politica Commerciale Vendita pubblicitaria Conversioni Amministrazione Ordini Finalizzazione programmazione e distribuzione calendari Codifica e abbinamento filmati Execute 15 Risorse Umane Sviluppo Mercato Fatturazione Invio Scaletta 16 Sviluppo e Supporto IT Esecuzione piani di Marketing Gestione Credito Gestione Iniziative Speciali (promo) 18 Gestione Sedi e Manutenzione Servizio Cliente 16

17 Passi di analisi compiuti per ciascuna delle 2 aree Sessioni di analisi condotte con gli Utenti mirate alla descrizione del business dell area oggetto di analisi Attività condivise con la Direzione Utente Descrizione dei processi in cui si articolano le operazioni Identificazione dei Business Goal e dei KPI Decomposizione funzionale mirata a definire: Aree funzionali Componenti dei processi Identificazione delle componenti funzionali a partire da Analisi As-Is Costruzione della lista delle componenti candidate a Servizi (Componenti dei Processi + Componenti da As-Is + Misuratori da Goal Service Modeling) Valutazione dei candidati sulla base dei criteri di eleggibilità a servizio (Service Litmus Test) Identificazione dei servizi Descrizione dei servizi in termini di composizione, flusso e messaggi Collocazione dei servizi e delle componenti sui diversi layer della architettura SOA Risultati delle attività condivise con il CoE. Partecipazione al CoE della Direzione Utente Descrizione dei processi di business con Websphere Business Modeler Catalogazione tecnica dei Servizi e delle Componenti di servizio Mappatura dei servizi rispetto alla logica GUI già sviluppata o da sviluppare 17

18 Descrizione Processo (esempio) Ipotizzare una possibile evoluzione migliorativa dei processi consente il confronto tra la lista dei servizi identificati nella situazione attuale e una ragionevole alternativa, permettendo così di: Confermare le decisioni prese in merito all esposizione dei servizi (se la maggior parte dei servizi compare nelle 2 liste) Verificare il grado di flessibilità introdotta con un approccio SOA 18

19 Il Center of Excellence del Cliente svolge un ruolo insostituibile nell introduzione ed implementazione di un architettura SOA La decisione di esporre o meno un servizio (e di sostenere i costi correlati alla sua gestione) è una decisione che compete unicamente al cliente. Sotto il profilo della valutazione dell impatto della modifica e della manutenzione un servizio, una volta esposto, equivale ad una piccola applicazione Il livello di servizio (in termini prestazionali, di disponibilità, ) deve essere garantito dall infrastruttura IT I temi precedenti (ed in generale tutto ciò che ricade nell ambito della SOA Governance) impongono l esistenza di un referente (il CoE) in grado di: Stabilire le regole di elezione di una componente a servizio Rivedere e validare la lista delle componenti e dei servizi Definirne i processi di gestione Presiedere a tali processi La presenza del CoE come ente designato dal Cliente in grado di assumere le responsabilità legate alla SOA Governance si propone come elemento essenziale per il successo delle iniziative SOA 19

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