Overview. Enterprise Project Control System. Principali caratteristiche e funzionalità del Sistema. Piemme S.r.l

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1 Enterprise Project Control System Overview Principali caratteristiche e funzionalità del Sistema Bridge è stato realizzato da PIEMME s.r.l. di Genova Via Carducci 5/4 sn Tel

2 «Bridge», per le caratteristiche di vastità, di modularità e di flessibilità che lo contraddistinguono, più che un sistema per il controllo dei progetti potrebbe essere definito come un generatore di soluzioni informatiche per il controllo dei progetti. «Bridge» è stato sviluppato nel corso degli ultimi dieci anni prendendo spunto dalle caratteristiche di un sistema (SNC) realizzato negli Stati Uniti per rispondere alle esigenze di una società (O Brien & Kreitzberg) che è leader mondiale nell attività di project e costruction management puro. Tali caratteristiche sono state arricchite ulteriormente con quelle scaturite da parte delle più avanzate società di Ingegneria e di Costruzioni Italiane con le quali hanno avuto modo di collaborare i consulenti del Gruppo Piemme nel corso degli anni. «Bridge» è stato realizzato secondo gli standard di interfaccia utente Microsoft Windows presenti nei pacchetti Sw più diffusi (Word, Excel, MS Project, ecc.) per consentire, sin dal primo approccio, un utilizzo immediato ed amichevole. «Bridge» assiste gli addetti ai lavori nell attività di pianificazione e controllo dei progetti e può essere utilizzato con livelli di intensità assai diversi in funzione della dimensione e della complessità dei progetti trattati e della profondità del controllo che si desidera esercitare. In contesti Enterprise può essere utilizzato inizialmente in una configurazione stand alone per la pianificazione e controllo dei progetti principali e, successivamente, può essere esteso anche agli altri progetti fino a diventare, in configurazione di rete, uno strumento per la pianificazione ed il controllo dell attività dell Azienda nel suo complesso. «Bridge», combinato ed integrato 1 con i sistemi di programmazione più diffusi (MS Project e Primavera) e con i sistemi ERP, spesso presenti nelle aziende di grandi dimensioni, rappresenta una soluzione di Enterprise Project Control System di provata efficacia anche in realtà caratterizzate da un elevato livello di complessità. «Bridge» è costituito dai seguenti moduli funzionali che, a seconda delle necessità, possono essere utilizzati singolarmente oppure in modo integrato: 1 Tale soluzione ha già dimostrato di rispondere totalmente ed agevolmente anche ai requisiti espressi dalle linee guida di Finmeccanica in relazione al progetto del Life Cycle Management & Project Control. 2

3 Enterprise Preventivazione Offerta Contratto Attivo Pianificazione e Controllo Economico Pianificazione e Controllo Operativo Contratti Passivi Ordini di Lavoro Reporting Portfolio Integrazione con ERP (SAP) Enterprise Il modulo Enterprise rappresenta la torre di controllo del sistema. E l ambiente riservato prevalentemente alle attività esercitate da parte dell Amministratore. Al suo interno risiedono, infatti, tutte le funzionalità di configurazione, impostazione e controllo atte a garantire la coerenza generale di processi e dati che, in un contesto Enterprise, vengono gestiti da una moltitudine di soggetti operanti nell ambito delle diverse fasi di sviluppo dei singoli progetti. Le principali funzionalità presenti consentono di: - definire gli utenti e le relative abilitazioni; - configurare le grandezze ed i parametri di valenza trasversale rispetto ai progetti; - gestire in modo condiviso la banca dati di preventivazione, patrimonializzando le informazioni relative a voci ed articoli di uso ricorrente (prodotti, materiali, attività, risorse) sia elementari sia composti; - supportare i processi di elaborazioni periodiche (chiusure mensili); - effettuare verifiche di completezza e di congruenza dei dati presenti all interno del sistema; - monitorare la frequenza e la durata degli accessi al sistema da parte dei singoli utenti. 3

4 Preventivazione Il modulo di Preventivazione ha lo scopo di supportare l attività di stima effettuata su base tecnica (quantità e costi) durante tutte le fasi di un progetto (studio di fattibilità, offerta, acquisizione, revisione, analisi di congruità dei prezzi, ecc.) e di mettere i risultati delle proprie elaborazioni a disposizione degli altri moduli. E in grado di elaborare preventivi sia a valori costanti sia a valori correnti, in un unica valuta o in valute multiple, fornendo in ogni caso i risultati in una valuta di riferimento che può essere scelta da parte dell utente. Dispone di una funzione di compressione ed espansione parametrica che, agendo sulle quantità, sui costi unitari e/o sui tempi, consente sia di effettuare simulazioni sia di ottenere rapidamente nuovi preventivi mediante operazioni di modulazione effettuate su preventivi precedenti. Le principali funzionalità messe a disposizione consentono di: - organizzare e gestire il processo di preventivazione, attraverso la segmentazione della entità da preventivare e l attribuzione delle stesse ai soggetti responsabili della elaborazione delle stime; - sviluppare la stima, strutturando e dettagliando progressivamente le voci previste, associando a ciascuna di esse le informazioni per determinarne il costo, la responsabilità ed il posizionamento temporale. Tale attività può essere effettuata attraverso l inserimento diretto di ogni singola voce, il prelievo degli articoli dalla banca dati e/o la copiatura da altri preventivi; - rendere disponibili le elaborazioni effettuate da parte di ogni singolo preventivista al responsabile dell intero processo, affinché possa effettuare le verifiche di congruenza e di completezza, l integrazione con eventuali dati mancanti ed il consolidamento. Offerta Il modulo di elaborazione dell Offerta ha lo scopo di calcolare il prezzo relativo ai prodotti/servizi proposti, articolandolo in modo opportuno in funzione degli obiettivi e delle circostanze (politica di prezzo). Tale modulo, infatti, consente di: - articolare l offerta secondo le voci definite da parte del Cliente; - allocare sulle voci di offerta i Costi diretti specifici ed i Costi diretti generali già elaborati con il modulo di preventivazione; - inserire ed allocare sulle voci di offerta la percentuale relativa ai costi di struttura, l utile atteso e l eventuale margine di trattativa; 4

5 - associare alle voci di offerta un piano di fatturazione che consenta, congiuntamente alla pianificazione dei costi di preventivo, di elaborare una prima ipotesi sul futuro flusso economico (cost flow) di progetto. Gestione contratto attivo Il modulo di gestione del Contratto Attivo ha lo scopo di pianificare e controllare l avanzamento dei ricavi attesi a fronte dell ordine base e delle successive varianti contrattuali intervenute in fase di sviluppo del progetto. Tale modulo, pertanto, consente di: - definire la struttura di controllo del contratto, partendo dalla articolazione primaria del medesimo (posizioni d ordine); - attribuire ad ogni elemento di tale struttura un valore congruo, collocandolo nel tempo in funzione del cronoprogramma contrattuale; - gestire i dati di valorizzazione sia dell avanzamento interno (SIL) sia dell avanzamento contrattuale (SAL). Pianificazione e Controllo Economico Il modulo di Pianificazione e Controllo Economico rappresenta il punto di contatto tra l ambiente extracontabile (gestionale) e l ambiente contabile (amministrativo). Esso costituisce il principale strumento di integrazione tra il Controllo di Progetto ed il Controllo di Gestione. Consente di gestire la definizione del budget iniziale del progetto e le relative revisioni, nonché di controllare gli scostamenti attuali e tendenziali che possono verificarsi durante la fase di realizzazione. In particolare, tale modulo acquisisce: - il Budget iniziale ed i Budget revisionati (con le relative distribuzioni temporali), dal modulo di Preventivazione; - gli avanzamenti fisici e le stime al completamento (del Lavoro Interno, degli Ordini di Acquisto e dei Contratti di Appalto), dal modulo di Pianificazione e Controllo Operativo; - i consuntivi, dal sistema amministrativo aziendale attraverso il modulo Integrazione con ERP (SAP). 5

6 Pianificazione e Controllo Operativo Il modulo di Pianificazione e Controllo Operativo ha lo scopo di supportare i processi di gestione della quota parte di progetto che, di volta in volta, ha raggiunto un grado di definizione tale da poter individuare entità di controllo stabili alle quali attribuire, prelevandole dal preventivo, le quote di budget di competenza. Il modulo di Pianificazione e Controllo Operativo rappresenta il ponte che consente di superare le difficoltà che normalmente si incontrano, nel corso dello sviluppo del progetto, per confrontare i costi consuntivi con i corrispondenti costi previsti a preventivo. La struttura di riferimento (Project Control Structure), utilizzata per la Pianificazione e Controllo Operativo, che può essere sviluppata in modo progressivo nel corso del progetto in funzione delle decisioni assunte, consente infatti di gestire efficacemente le evoluzioni del progetto dal punto di vista realizzativo. Tale modulo consente pertanto di: - strutturare voci di controllo principali, che identificano i pacchetti di lavoro da assegnare all interno (mediante gli Ordini di Lavoro) e quelli da assegnare all esterno (mediante gli Ordini di Acquisto e i Contratti di Appalto), ed altre voci di controllo che raccolgono elementi e voci di spesa di minore rilevanza; - allocare sulle voci di controllo identificate la quota di budget di competenza; - acquisire, dal modulo di Gestione degli Ordini di Lavoro, il valore maturato, la Stima al completamento (ETC) e l avanzamento fisico dei pacchetti di lavoro assegnati all interno; - acquisire, dal modulo di Gestione dei Contratti di Appalto, il valore maturato ed il costo finale previsto (EAC) dei pacchetti di lavoro assegnati all esterno; - acquisire, dal modulo di integrazione con SAP, il valore maturato ed il costo finale previsto (EAC) degli Ordini di Acquisto; - acquisire, dal modulo di integrazione con SAP, il valore maturato delle altre voci di spesa; - analizzare i dati relativi alle singole voci di controllo ed integrarli con valutazioni di tendenza (Saving e Loss). Gestione Ordini di Lavoro Il modulo di gestione degli Ordini di Lavoro (OdL) ha lo scopo di fornire un efficace supporto durante le fasi di preventivazione, pianificazione e controllo del lavoro sviluppato all interno. Tale 6

7 modulo rappresenta quindi tipicamente lo strumento di pianificazione e di autocontrollo dell Ingegneria. Le principali funzionalità presenti consentono di: - articolare il lavoro in entità facilmente riconoscibili nel corso dello sviluppo del medesimo (processi, fasi, attività, deliverable); - attribuire alle singole entità definite un budget esecutivo di ore congruente con quello assegnato a livello di Ordine di Lavoro identificando, se opportuno, le competenze (skill) necessarie; - posizionare nel tempo tali entità coerentemente con gli eventuali programmi temporali (generale e/o di dettaglio) sviluppati; - verificare il carico di lavoro indotto dal piano elaborato; - rilevare l avanzamento del lavoro con modalità diverse e mirate in funzione delle caratteristiche di ogni singola entità pianificata (sino a livello di singolo documento prodotto, se ritenuto necessario); - introdurre stime al completamento (quantità e tempi), a livello di ogni singola entità, da parte del responsabile dell esecuzione della stessa; - rilevare il consuntivo di ore spese al livello di dettaglio ritenuto utile e sostenibile (OdL, Posizione, Fase, Attività, ecc.), anche acquisendo i dati dal sistema ERP (SAP) attraverso il modulo di integrazione con il medesimo; - effettuare analisi di performance e proiezioni a finire con la tecnica EVA; - dichiarare ed ufficializzare la quantità di ore necessarie a vita intera per il completamento del lavoro da parte del responsabile dell Ente destinatario dell Odl; - gestire le variazioni di budget che intervengono a valle dell assegnazione dell OdL base. I risultati delle elaborazioni effettuate all interno degli Ordini di Lavoro vengono acquisiti all interno del modulo di Pianificazione e Controllo Operativo, contribuendo così, per la parte di competenza, alle valutazioni sull andamento del progetto nel suo complesso. Gestione Contratti Passivi Il modulo di Gestione dei Contratti Passivi ha lo scopo di fornire un efficace supporto nel governare i rapporti con i fornitori che spesso rappresentano una parte rilevante (ancorché esterna) dell intero sistema produttivo di un Progetto. Tale modulo è in grado di fornire il supporto ideale per effettuare, per ciascun contratto gestito, la migliore stima del finale previsto e di esercitare un efficace azione di prevenzione sui possibili claims. In fase di pianificazione, consente di articolare un contratto al livello di dettaglio più opportuno in funzione della rilevanza e della criticità dello stesso ed in fase di rilevazione dell avanzamento consente anche di delegare via-web, al singolo fornitore, la responsabilità di attribuzione 7

8 dell avanzamento (in regime di autocertificazione) limitando le proprie incombenze a verifiche periodiche effettuate in occasione dell approvazione dei SAL (Stati Avanzamento Lavori). Le principali funzionalità presenti consentono di: - definire lo scopo della fornitura e le relative condizioni contrattuali (anticipazioni, ritenute, garanzie, resa, penalizzazioni, fatturazioni, pagamenti, ecc); - articolare il contratto in entità facilmente riconoscibili nel corso dello sviluppo del medesimo (posizioni, fasi, attività, eventi, deliverable); - posizionare nel tempo tali entità coerentemente con il programma contrattuale concordato con il fornitore; - rilevare l avanzamento del lavoro con modalità diverse e mirate in funzione delle caratteristiche di ogni singola entità pianificata; - emettere le autorizzazioni a fatturare a valle dell approvazione dei SAL; - recepire aggiornamenti di programma (inizio previsto e/o fine prevista) a livello di ogni singola entità definita in fase di pianificazione; - gestire le varianti di contratto intervenute a valle dell ordine base; - registrare i claims attesi e/o formalizzati che potranno sfociare in future varianti (varianti attese). Integrazione con ERP (SAP) Il modulo Integrazione con il sistema ERP (SAP) ha lo scopo di gestire lo scambio bidirezionale di informazioni tra i due ambienti. Le informazioni che vengono trasferite da SAP verso Bridge riguardano: - i consuntivi (costi contabilizzati ed ore spese); - il ciclo logistico di approvvigionamento (ordini emessi, entrate materiali, prelievi). Le informazioni che vengono trasferite da Bridge verso SAP riguardano i piani a finire di ogni singolo Progetto, al livello di aggregazione richiesto da SAP. Le principali funzionalità presenti consentono di: - acquisire i dati resi disponibili da SAP, effettuando verifiche di correttezza e di completezza; - associare i dati acquisiti alle entità pianificate, già presenti in Bridge, attraverso funzionalità di semplice ed efficace utilizzo; - effettuare analisi sui dati acquisiti ed in corso di acquisizione per individuare, attraverso opzioni di selezione, filtro ed aggregazione, la presenza di situazioni anomale; 8

9 - predisporre i flussi di dati necessari per alimentare i piani relativi ai valori di pianificato a finire previsti da SAP. Portfolio Il modulo del Portfolio ha lo scopo di assemblare, in modo temporaneo e virtuale, Progetti, Contratti e Ordini di Lavoro presenti nel database per effettuare valutazioni e/o simulazioni sugli stessi. Tale modulo rappresenta un potente strumento posto a supporto sia delle attività di controllo sia dell attività di pianificazione esercitate a livello di Enterprise. I portfoli possono essere composti da: - progetti in corso (ordini in mano); - progetti in corso e progetti simulati (acquisizioni previste). Nel primo caso, le analisi supportate riguardano prevalentemente il passato con lo scopo di effettuare valutazioni sulle performance realizzate in un determinato periodo (da parte di una funzione aziendale, a fronte di una linea di prodotti, a fronte di un cliente e/o di un mercato, ecc.,). Nel secondo caso, le analisi riguardano prevalentemente il futuro ed hanno lo scopo di valutare scenari alternativi in relazione ai volumi di produzione, alla redditività attesa, al carico ed al grado di saturazione delle Risorse, ecc. Le funzionalità presenti consentono di: - definire e memorizzare nuovi portfoli specificando il mix di Progetti, Contratti ed Ordini di Lavoro in essi contenuti; - effettuare analisi sull andamento dei Costi, mettendo a confronto i valori di Finale Previsto (AC + ETC) con i valori di riferimento (PV) selezionati; - effettuare analisi di performance attraverso l andamento nel tempo degli indicatori di misura delle prestazioni (CV, SV, CPI, SPI); - effettuare analisi di Redditività, attraverso la visualizzazione dei valori attesi di Ricavo, Costo e Margine; - effettuare analisi relative al Carico di Lavoro, attraverso la visualizzazione comparativa tra la quantità di ore/teste disponibili e quelle necessarie. Il modulo è caratterizzato da efficaci funzionalità di filtro, aggregazione, articolazione e sezionamento dei dati e costituisce quindi lo strumento ideale per la visualizzazione sia grafica sia tabellare delle informazioni principali contenute nel sistema. Reporting Il modulo di Reporting ha lo scopo di rappresentare tutte le informazioni presenti all interno del data base al livello di dettaglio richiesto dalle esigenze. 9

10 Esso è caratterizzato da una elevata flessibilità operativa che consente di ottenere output di varia natura (tabelle, diagrammi, istogrammi, curve, compositi, ecc.) atti a soddisfare le più ampie esigenze di visibilità. Le funzionalità presenti consentono di: - configurare nuovi report ad hoc definendone: la tipologia (tabella, grafico, diagramma a barre, composito); la natura (vita intera o di periodo); il profilo (grandezze in output e relativo layout); la segmentazione (sezionamenti e totalizzazioni). - archiviare i report configurati, definendo le autorizzazioni all accesso (personali o pubblici); - configurare dossier (insiemi predefiniti di report da elaborare a scadenze ricorrenti; - esportare i report in diversi formati standard (Excel, Pdf, ecc) per renderli disponibili anche all esterno di Bridge. Una particolare forma di consultazione delle informazioni contenute nel database, è rappresentata dallo Screening. Tale funzionalità ha caratteristiche innovative ed esclusive ed è presente in tutti i moduli di Bridge; nell utilizzo quotidiano sta rendendo progressivamente obsolete gran parte delle altre forme di reporting. Essa consente infatti di esplorare il passato, il presente ed il futuro di un progetto, o di un insieme di progetti (Portfolio), in modo rapido, semplice ed intuitivo fornendo informazioni a vita intera e di periodo coerenti tra loro a qualsiasi livello di aggregazione. Per il Top Management aziendale rappresenta la porta principale di accesso per la verifica del rispetto degli obiettivi di progetto e di periodo (esercizio). 10

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