Sistema di audit EuCertPlast

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1 Sistema di audit Versione: 3.4 Progetto promosso dal programma ECO-INNOVATION Numero progetto: Acronimo progetto: 1

2 Sommario Introduzione... 4 Modifiche alla bozza dell'audit di certificazione... 4 Riciclatori che accettano Input di rifiuti di plastica sfusi o alla rinfusa... 4 Uso delle definizioni... 4 Obiettivo della Certificazione... 5 Documentazione di supporto per gli auditor... 6 Informazioni di carattere generale sulla Certificazione... 6 Tipi, frequenza, durata dell'audit in loco... 6 Performance d'esercizio richiesta per la Certificazione... 7 Certificazione provvisoria... 7 Audit delle modifiche al Processo di riciclo... 7 Revoca o sospensione della Certificazione o modifiche al Processo di riciclo... 7 Rinnovo della Certificazione... 8 Spese per l'audit... 8 Chi può richiedere la Certificazione... 8 Corrispondenza e output dell'audit... 8 Corrispondenza prima dell audit... 8 Fase post audit Disponibilità delle informazioni Appendice 1: Definizioni utilizzate nel presente documento Appendice 2: Modello di lettera in caso di mutamento del proprietario Appendice 3: Modello di lettera ante audit da inviare al Riciclatore Appendice 4: Modello rapporto Appendice 5: Modello di certificato Appendice 6: Note orientative per gli auditor Informazioni amministrative di carattere generale da annotare Tracciabilità Sezione 7: Protezione dell'ambiente

3 Sezione 10: Commenti degli auditor Appendice 7: Questionario per gli auditor

4 Introduzione Il presente rapporto finale ai fini della Revisione del Certificato è stato preparato sulla scorta di quattro audit sperimentali effettuati da European Plastics Recyclers utilizzando la bozza della Revisione del Certificato (cfr. risultati del progetto D2.2). Alla fine di novembre 2010 i partner del progetto si sono incontrati per esaminare tali audit e individuare i miglioramenti che potevano essere apportati al sistema di certificazione. Gli audit sono stati effettuati dal partner di progetto cyclos GmbH presso riciclatori che trattano diverse materie plastiche post-consumo (bottiglie in PET, pellicole in LDPE, imballaggi in HDPE e PVC rigido) in numerosi paesi europei (Germania, Paesi Bassi e Regno Unito). Quella che segue è la versione rivista e definitiva dell'audit di Certificazione che include gli insegnamenti tratti dai 4 audit sperimentali, i commenti finali e i suggerimenti dei partner di progetto. Modifiche alla bozza dell'audit di certificazione È stato riconosciuto che la questione dei subappalti rientra in due categorie distinte, il subappalto di un'attività di riciclaggio (Riciclaggio in subappalto) e il subappalto di un'attività diversa dal riciclaggio, ad esempio la cernita e la rimozione delle sostanze contaminanti dal materiale prima che venga riciclato (Trattamento in subappalto). Queste differenze sono ora rispecchiate nell'audit: è stato chiarito, infatti, che qualsiasi Trattamento in subappalto deve essere incluso nel calcolo del bilancio di massa. L'indicazione delle tonnellate presente sul certificato è stata modificata da Capacità dell'impianto a quantità di Input di rifiuti di plastica ricevuta dall'impianto nei 12 mesi precedenti al trattamento del Processo di riciclo. Riciclatori che accettano Input di rifiuti di plastica sfusi o alla rinfusa Durante gli audit sperimentali è emerso che i riciclatori che accettano Input di rifiuti di plastica sfusi o alla rinfusa (invece di materiale confezionato in balle o insaccato) incontrano delle difficoltà ad ottemperare alle tracciabilità prevista dagli audit stessi. A causa della difficoltà nel conservare molti carichi in entrata di materiale molto voluminoso ma leggero in Partite distinte prima della lavorazione, in genere i riciclatori che trattano il materiale sfuso stoccano insieme gli Input di rifiuti di plastica della stessa qualità sebbene provengano da fornitori diversi. Pertanto, una volta accettati nel sito, non è più possibile tracciare la provenienza degli Input di rifiuti di plastica sfusi. Per rendere questa Certificazione accessibile soprattutto all'intero settore europeo operante nel riciclaggio delle materie plastiche, la tracciabilità è stata ripartita in 2 livelli diversi, il che consente di rispecchiare nel sistema di Certificazione le caratteristiche operative di alcuni segmenti del comparto industriale e le esigenze degli utilizzatori finali. I due livelli di tracciabilità sono descritti minuziosamente nel Capitolo 6 Note orientative per gli auditor. Uso delle definizioni Nel presente rapporto i termini inclusi nelle Definizioni, contenute nell'appendice 1, sono in corsivo e iniziano per lettera maiuscola. 4

5 Obiettivo della Certificazione I partner di progetto hanno convenuto che la Certificazione si deve concentrare sui sistemi di gestione, sugli standard operativi ambientali e amministrativi del Riciclatore e sulla relativa ottemperanza alle normative. La Certificazione riguarderà ogni Processo di riciclo operante presso un determinato sito. In breve, la Certificazione coprirà le seguenti aree: autorizzazioni d esercizio e ambientali richieste per il paese in cui si svolge tale attività; formazione, competenze e organizzazione del personale; procedure e controlli sul materiale in entrata; gestione degli stock; Processo di riciclo e calcolo del relativo bilancio di massa; controlli sugli Output riciclati; protezione dell'ambiente; subappalto; gestione della qualità e tracciabilità. Si è convenuto che l'audit (Certificazione) deve essere volto a individuare i riciclatori di materie plastiche che operino con elevati standard di qualità e a garantire ai fornitori che tutti gli Input di rifiuti di plastica consegnati a un Riciclatore certificato verranno riciclati conformemente alle Buone prassi, nel rispetto dell'ambiente e della legislazione nazionale. Inoltre, la Certificazione garantirà agli acquirenti dell'output riciclato la sua conformità alle vigenti norme ambientali e legislative. La Certificazione, che osserva lo Standard europeo EN 15343:2007, si concentra sulla tracciabilità del materiale lungo tutta la catena di fornitura e attraverso l'intero Processo di riciclo, sulla valutazione della conformità e della percentuale di materiale riciclato contenuto nel prodotto finale. La valutazione degli Output riciclati viene fatta sulla scorta dei numerosi standard EN sviluppati per la caratterizzazione dei materiali riciclati derivati dalla plastica (vedasi capitolo seguente). 5

6 Documentazione di supporto per gli auditor I seguenti documenti saranno utili agli auditor incaricati di valutare i Riciclatori: Numero documento EN 15343:2007 EN 15347:2007 EN 15342:2007 EN 15344:2007 EN 15345:2007 EN 15346:2007 EN 15348:2007 CEN/TR EN ISO 472:2001 Titolo Plastics - Recycled Plastics - Plastics recycling traceability and assessment of conformity and recycled content (Materie plastiche - Plastica riciclata - Tracciabilità del riciclaggio e valutazione della conformità e del contenuto riciclato). Plastics Recycled Plastics Characterisation of plastics wastes (Materie plastiche - Plastica riciclata- Caratterizzazione dei rifiuti di plastica). Plastics Recycled Plastics Characterisation of polystyrene (PS) recyclates (Materie plastiche - Plastica riciclata - Caratterizzazione dei riciclati in polistirene (PS)). Plastics Recycled Plastics Characterisation of Polyethylene (PE) recyclates (Materie plastiche - Plastica riciclata - Caratterizzazione dei riciclati in polietilene (PE)). Plastics Recycled Plastics Characterisation of Polypropylene (PP) recyclates (Materie plastiche - Plastica riciclata - Caratterizzazione dei riciclati in polipropilene (PP)). Plastics Recycled Plastics Characterisation of poly(vinyl chloride) (PVC) recyclates (Materie plastiche - Plastica riciclata - Caratterizzazione dei riciclati in polivinilcloruro (PVC)). Plastics Recycled Plastics Characterisation of poly(ethylene terephthalate) (PET) recyclates (Materie plastiche - Plastica riciclata - Caratterizzazione dei riciclati in polietilentereftalato (PET)). Plastics Recycled Plastics Guidelines for the development of standards for recycled plastics (Materie plastiche - Plastica riciclata - Linee guida per lo sviluppo di norme relative alla plastica riciclata). Materie plastiche: Vocabolario. Informazioni di carattere generale sulla Certificazione Tipi, frequenza, durata dell'audit in loco Ci saranno tre tipi principali di audit, tutti programmati e organizzati anticipatamente con il Riciclatore: 1. Audit iniziale di certificazione: audit iniziale effettuato sul Processo di riciclo (durata prevista in loco: 1 giorno). 2. Audit annuale di monitoraggio (durata prevista in loco: mezza giornata). 3. Audit delle modifiche al Processo di riciclo; vedasi sotto (durata prevista in loco: mezza giornata). 6

7 Performance d'esercizio richiesta per la Certificazione Per standardizzare il processo di verifica e definire il livello prestazionale che il Riciclatore deve raggiungere per ottenere la Certificazione, ogni categoria è stata classificata per ordine d importanza. Categoria 1 2 Significato Obbligatorio. Per ottenere la Certificazione, il Riciclatore deve raggiungere il parametro richiesto per la categoria 1. In determinate circostanze sono ammesse delle Discrepanze minori. Importante ma non necessario. Il Riciclatore deve raggiungere una conformità del 50% ai parametri richiesti per la categoria 2. Certificazione provvisoria Verrà rilasciato un Certificato provvisorio qualora il Processo di riciclo sia operativo da meno di 12 mesi o la documentazione disponibile relativa alla produzione o al bilancio di massa copra un arco temporale inferiore ai 12 mesi. Qualora si stia facendo richiesta delle autorizzazioni, le stesse dovranno essere inviate all'auditor non appena disponibili. Qualora la richiesta di autorizzazione venga respinta, l'auditor dovrà esserne informato. Audit delle modifiche al Processo di riciclo Il Riciclatore dovrà richiedere un audit delle modifiche al Processo di riciclo nel caso in cui, durante il periodo di validità della Certificazione, vengano apportate modifiche significative al Processo di riciclo. Sono da ritenersi significative: una modifica della Capacità dell'impianto superiore al 50%; la modifica dell'input dei rifiuti di plastica (cambiamento del polimero o della forma dello stesso, vale a dire rigida o flessibile); la modifica dell'output riciclato. Revoca o sospensione della Certificazione o modifiche al Processo di riciclo Ai sensi della Certificazione, il Riciclatore deve informare l'azienda incaricata degli audit qualora: gli venga revocata o non gli venga rinnovata una licenza d'esercizio o ambientale (prescritte per legge) - cosa fare: revocare la Certificazione; il Riciclatore venga sottoposto ad amministrazione controllata - cosa fare: revocare la Certificazione; si intenda o si debba arrestare il Processo di riciclo in un futuro immediato (>6 mesi) - cosa fare: sospendere la Certificazione; 7

8 venga apportata una modifica significativa al Processo di riciclo (vedasi capitolo precedente) - cosa fare: organizzare un audit delle modifiche al Processo di riciclo. il Riciclatore o il Processo di riciclo sia stato venduto a un'azienda diversa indipendente - cosa fare: il Riciclatore deve informare l'auditor e sottoscrivere un documento in cui si confermi la volontà di non apportare modifiche significative al Processo di riciclo, né alla gestione dello stesso, che potrebbero portare alla probabile revoca della Certificazione (prestare particolare attenzione ai parametri prescritti per la categoria 1). L'Appendice 2 contiene un modello di lettera da inviare al Riciclatore nonché il modulo che questi dovrà sottoscrivere. In caso di assenza di conformità al certificato attuale o precedente, ascrivibile a qualsiasi circostanza, il Riciclatore dovrà immediatamente informare per iscritto i suoi fornitori, i suoi clienti e il Consorzio. Tutti i dati forniti dal Riciclatore dovranno essere comunicati in buona fede, pena la revoca del certificato. Rinnovo della Certificazione Sei settimane prima della scadenza del certificato esistente verrà organizzato un audit di monitoraggio. La data del nuovo certificato sarà quella di scadenza del certificato precedente o quella del giorno in cui verrà effettuato l'audit (qualora avvenga successivamente alla data di scadenza). Spese per l'audit La Certificazione è volontaria, le spese per la stessa sono a carico del Riciclatore. Chi può richiedere la Certificazione La Certificazione potrà essere rilasciata esclusivamente ai Impianti di Riciclo in grado di riciclare Input di rifiuti di plastica post-consumo. Corrispondenza e output dell'audit Corrispondenza prima dell audit Prima dell'audit verrà inviata una lettera in cui si comunica: la data, il luogo e l'ora in cui verrà effettuato l'audit; il costo dell'audit; un'introduzione al sistema di Certificazione e delucidazioni circa lo scopo dell'audit; 8

9 quali documenti, autorizzazioni e altra documentazione l'auditor dovrà esaminare (vedasi sotto). La lettera sottolinea il fatto che, al momento dell'audit, il Processo di riciclo deve essere in esercizio; qualora si verificasse un qualsiasi impedimento, dovrà essere comunicato agli auditor in modo da riprogrammare la data dell'audit. L'Appendice 3 contiene un modello di lettera. Documenti e autorizzazioni da preparare prima dell'audit (se pertinente) tutte le licenze d'esercizio; tutti i permessi e le licenze ambientali; le licenze relative al trasporto dei rifiuti, anche qualora ci si avvalga di subappaltatori; certificati ISO o EMAS; certificato della pesa; polizze assicurative; organigramma dell'azienda; descrizione delle mansioni delle figure principali dell'organico (dal livello di supervisore in su); certificati di qualifica dei dipendenti; informazioni dettagliate sui programmi di formazione (relativi agli aspetti tecnici o di gestione della qualità) e sulla frequenza del personale agli stessi; specifiche relative agli Input di rifiuti di plastica in entrata; misure della produttività relative al Processo di riciclo e i rapporti di gestione correlati; un rapporto che descriva minuziosamente tutte gli input nel Processo di riciclo nel corso degli ultimi 12 mesi, che comprenda anche gli Input di rifiuti di plastica e gli additivi; un rapporto che descriva minuziosamente tutti gli output del Processo di riciclo nel corso degli ultimi 12 mesi, che comprenda anche gli Output riciclati, gli scarti e i prodotti derivati; documentazione relativa alle vendite effettuate negli ultimi 12 mesi corredata dalle relative fatture; informazioni dettagliate sulla fornitura ed il trattamento degli scarti e dei prodotti derivati da parte di strutture debitamente autorizzate; documentazione relativa al controllo della qualità nel corso degli ultimi 12 mesi (laddove possibile, controllo effettuato sull'output e nella fase produttiva); specifiche relative all'output riciclato; procedure scritte per i carichi di Input di rifiuti di plastica in entrata che siano fuori specifica o vengano rifiutati. 9

10 Fase post audit Audit superato: risultatie tempi Bozza del rapporto (in formato elettronico): emessa entro 3 settimane dalla data dell'audit. Il Riciclatore ha 2 settimane di tempo per esprimere i propri commenti. Rapporto finale (in formato cartaceo) in 2 esemplari: emesso entro 6 settimane dalla data dell'audit. Certificato: rilasciato entro 6 settimane dalla data dell'audit; la decorrenza della validità del certificato coincide con la data dell'audit. Contenuto del rapporto Introduzione alle finalità del sistema di Certificazione Sintesi particolareggiata: o o del Processo di riciclo, compresa la Capacità dell'impianto e una panoramica degli Input di rifiuti di plastica che possono essere accettati e degli Output riciclati prodotti riepilogo dei risultati dell'audit Appendice contenente le specifiche dei materiali il cui riciclo, secondo la valutazione dell'auditor, può avvenire presso l'impianto in virtù delle caratteristiche tecnologiche dello stesso (qualora sia richiesto dal Riciclatore) Appendice contenente i risultati completi dell'audit per ciascuna categoria Appendice contenente l'elenco delle Discrepanze minori. Il Riciclatore ha 3 mesi di tempo, a decorrere dalla data del controllo, per correggere le Discrepanze minori. Qualora non vengano corrette fino alla completa soddisfazione delle prescrizioni dell'auditor si procederà alla sospensione o alla revoca della Certificazione. Nell'Appendice 4 è contenuto un modello per la redazione del rapporto. Contenuto del Certificato Il nome dell'azienda e l'indirizzo dell'impianto presso il quale è in esercizio il Processo di riciclo. Data dell'audit e periodo di valutazione. Periodo di validità (inizio e fine). Il polimero/i utilizzati nel Processo di riciclo e il tipo di Input di rifiuti di plastica trattati: flessibili (ad esempio pellicole) o rigide (ad esempio bottiglie, imballaggi, vasi, contenitori, ecc.). Output riciclato(i) risultante(i) dal Processo di riciclo, con indicazione del polimero e la natura fisica del materiale, vale a dire scaglie, pellet, agglomerato, polvere micronizzata, ecc. 10

11 Tonnellate di Input di rifiuti di plastica accettate e trattate dal Processo di riciclo nel corso del periodo di valutazione (ultimi 12 mesi). Tonnellate di Output riciclato prodotto dal Processo di riciclo nel corso del periodo di valutazione (ultimi 12 mesi). Tipo di Certificazione (totale o provvisoria) indicante se è stato incluso anche il modulo per il contatto con gli alimenti. Dichiarazione che l'impianto è il destinatario finale degli scarti e dei prodotti derivati. Nell'Appendice 5 è contenuto un modello per il Certificato. Audit non superato: risultati e tempi Nel caso in cui il Riciclatore non superi l'audit di certificazione, gli verrà inviato un rapporto che spiega i motivi che hanno portato al mancato rilascio della Certificazione. Il rapporto comprenderà anche un'appendice con tutti i risultati dell'audit, suddivisi per ciascuna categoria. Disponibilità delle informazioni Il certificato sarà un documento pubblico. Il rapporto verrà inviato soltanto al Riciclatore che, a sua discrezione, potrà decidere se divulgarlo in tutto o in parte ai propri clienti e fornitori. Appendice 1: Definizioni utilizzate nel presente documento Baia di stoccaggio Una zona di stoccaggio definita dove alcune Partite di Materie plastiche in ingresso possono essere tenute a parte e isolate da altre Partite di Materie plastiche in ingresso e dagli agenti contaminanti. Buone prassi Operare nel rispetto di standard elevati relativi alla gestione del Processo di riciclo e alle prestazioni ambientali che vadano oltre le prescrizioni normative minime stabilite dal paese in cui si opera. Capacità dell'impianto La capacità dell'impianto del Riciclatore rispetto al peso degli Input di rifiuti di plastica che può accettare nel Processo di riciclo per realizzare un Output riciclato. Capacità del sito La somma minore tra la somma della/e Capacità dell'impianto e il Volume di input autorizzato. Certificato completo Certificazione rilasciata ai Riciclatori qualora il Processo di riciclo sia in esercizio da più di un anno. 11

12 Certificato provvisorio Certificazione rilasciata ai Riciclatori qualora il Processo di riciclo sia in esercizio da meno di un anno o di cui si abbiano dati relativi al flusso di massa o al valore della produzione che si riferiscono ad un arco temporale inferiore a 12 mesi. Certificazione Certificazione ai sensi del sistema di certificazione. Discrepanze minori Qualsiasi discrepanza di entità relativamente modesta riscontrata nel corso dell'audit, che il Riciclatore può correggere entro 3 mesi. Le note orientative spiegano cosa sia da ritenere, se del caso, una discrepanza minore. Nel caso in cui, entro 3 mesi, la discrepanza non venga corretta fino al soddisfacimento dell'auditor si procederà alla revoca della Certificazione. Input di rifiuti di plastica Il tipo di rifiuti di plastica richiesto per il Processo di riciclo per cui il Riciclatore richiede la Certificazione. Lotto Quantità definita di un bene fabbricato o prodotto in condizioni presumibilmente omogenee. Modulo per materiali destinati al contatto con gli alimenti Modulo supplementare disponibile esclusivamente per i Riciclatori che, nel paese in cui operano, sono autorizzati a fabbricare un Output riciclato che possa essere utilizzato nelle applicazioni destinate al contatto con gli alimenti. Operatore Qualsiasi impresa che organizzi l'uso, il recupero o lo smaltimento degli Output riciclati, degli Input di rifiuti di plastica o degli scarti per conto di terzi, ivi compresi quegli operatori che non prendono fisicamente possesso dei suddetti flussi di materiali. Ore attuali di esercizio Le ore di esercizio del Processo di riciclo al momento dell'audit. Ore di esercizio autorizzate Il numero massimo di ore durante cui il Riciclatore può far funzionare il Processo di riciclo, previste dalle proprie autorizzazioni e permessi per l'esercizio dell'attività. Output riciclato Plastica riciclata (riciclati) fabbricata mediante il Processo di riciclo, utilizzabile come sostituto del polimero vergine o di altre materie prime per fabbricare dei prodotti (ad eccezione dei prodotti per la generazione di energia). Partita Una determinata quantità di materiale considerata come una singola unità e con un riferimento univoco. 12

13 Post-consumo Espressione che descrive il materiale generato dagli utilizzatori finali dei prodotti, che abbia adempiuto allo scopo previsto e non possa più essere utilizzato (ivi compreso il materiale restituito nell'ambito della catena di distribuzione). Pre-consumo Espressione che descrive il materiale sottratto dal flusso degli scarti durante il processo manifatturiero. Processo di riciclo Il processo per la fabbricazione di un Output riciclato per cui si richieda la Certificazione. Riciclatore Il Riciclatore che richiede la Certificazione. Riciclo in subappalto Gli Input di rifiuti di plastica consegnati al Riciclatore e successivamente riciclati a titolo oneroso da un Riciclatore terzo vengono certificati ai sensi del sistema qualora il Riciclatore sia proprietario dell'output riciclato dal Riciclatore terzo (riciclo a titolo oneroso). Rivenditore Qualsiasi impresa che agisca in veste di committente per acquistare (o pagare per la rimozione di / accettare gratuitamente) e conseguentemente vendere (o pagare per il trattamento o lo smaltimento/ smaltire a titolo gratuito) Input di rifiuti di plastica, Output riciclati o scarti, ivi compresi quei rivenditori che non prendono fisicamente possesso dei suddetti flussi di materiali. Trattamento in subappalto Nel caso in cui, prima di essere trattati nel Processo di riciclo, gli Input di rifiuti di plastica siano sottoposti a un trattamento da parte di terzi, quale ad esempio la cernita, la rimozione degli agenti contaminanti, ecc. Il Trattamento in subappalto esula dal Processo di riciclo. Volume di input Il peso complessivo degli Input di rifiuti di plastica consegnati al Riciclatore in un dato lasso di tempo. Volume di input autorizzato Il peso complessivo di tutti i rifiuti di plastica che il Riciclatore è in grado di accettare ai sensi della propria autorizzazione all'esercizio in un dato lasso di tempo. 13

14 Appendice 2: Modello di lettera in caso di mutamento del proprietario [Indirizzo dell'auditor] [Indirizzo del Riciclatore] [Data] Egregi Signori, Desideriamo ringraziarvi per averci informato [o Abbiamo appreso] che il Vostro impianto di riciclo sito in [indirizzo del sito di riciclo Certificato] ha cambiato proprietario. La Certificazione viene rilasciata in base al tipo di attività di riciclo e ai sistemi di gestione ad esse correlati. Vi chiediamo quindi di contattarci per discutere delle eventuali modifiche da apportare al Processo di riciclo o di firmare il modulo allegato a conferma che l'impianto continuerà ad operare in linea con l'attuale certificazione. In particolare, vorrei attirare la Vostra attenzione su quanto di seguito esposto, che potrebbe variare lo status della Vostra certificazione: modifiche ai prodotti ottenuti mediante il Processo di riciclo; modifiche al tipo di rifiuti di plastica trattati; variazione della capacità di input superiore al 50%; arresto del Processo di riciclo previsto per più di 6 mesi; ritenete che il responso o i risultati di qualsiasi livello prestazionale richiesto per la "categoria 1" dell'ultimo audit (vedasi i risultati dell'audit allegati alla presente) possano avere subito delle variazioni. Le modifiche apportate al Processo di riciclo non necessariamente influiscono sullo status della certificazione; tuttavia, potrebbe rivelarsi necessario un ulteriore audit. Nel caso in cui non siano state apportate modifiche al Processo di riciclo (né siano previste) in esercizio presso il suddetto sito, Vi invitiamo a firmare il documento allegato e restituirlo all'indirizzo suindicato entro 30 giorni dal ricevimento della presente. Qualora abbiate delle domande o desideriate discutere al riguardo, non esitate a contattarmi. Distinti saluti, [Auditor] 14

15 - Modulo per mutamento di proprietario Certificato numero: Nominativo dei nuovi proprietari: Nominativo dei precedenti proprietari: Indirizzo del sito per cui viene rilasciata la certificazione: Rifiuti di plastica per cui viene rilasciata la presente certificazione: Prodotto/i finale/i fabbricato/i: Data di scadenza dell'attuale certificato: In qualità di nuovo proprietario del suddetto sito per il riciclo di materie plastiche, posso confermare che non sono state apportate modifiche significative al processo di riciclo o ai suoi processi di gestione, né saranno apportate prima del prossimo audit ai fini della certificazione.sono consapevole che le eventuali modifiche comprendono il cambiamento del tipo di rifiuti di plastica che l'impianto può accettare, una variazione della capacità (non superiore al 50% rispetto alla capacità di input precedentemente certificata) o un cambiamento dell'output del processo di riciclo. Dopo aver preso visione dei risultati dell'ultimo audit ai fini della certificazione posso confermare che non è stata adottata né prevista alcuna misura che possa variare i risultati dei livelli prestazionali richiesti per la categoria 1. Sottoscritto per conto dei nuovi proprietari: [Nome e mansione] [Data] [Denominazione sociale] 15

16 Appendice 3: Modello di lettera ante audit da inviare al Riciclatore [Indirizzo dell'auditor] [Indirizzo del Riciclatore] [Data] Egregi Signori, Nel ringraziarvi per la richiesta di certificazione nell'ambito dello schema, sono lieto di confermarvi che l'audit avrà luogo presso [dati impianto di riciclo] il [data] alle [ora].qualora l'audit non possa essere effettuato alla data e all'orario indicati o se per qualsiasi motivo riteniate che quel giorno specifico l'impianto di riciclo non sarà in funzione, Vi prego di contattarmi non appena possibile. L'audit è volto a ispezionare il Processo di riciclo (mentre è in esercizio) ed esaminare i controlli gestionali ed i processi amministrativi da Voi implementati. Vi sarei grato se preparaste i documenti di seguito elencati, per evitare perdite di tempo in fase di audit: tutte le licenze d'esercizio e i certificati di iscrizione dell'azienda; tutte le licenze e i permessi ambientali inerenti al Processo di riciclo e al sito; qualsiasi autorizzazione inerente al trasporto di rifiuti, ivi comprese quelle in possesso dei subappaltatori; qualsiasi certificato ISO o EMAS; certificato di taratura della pesa (qualora nel sito ve ne sia una); copia delle polizze assicurative; organigramma aziendale con indicazione delle divisioni aziendali e dei quadri; descrizione delle mansioni delle figure principali dell'organico (dal livello di supervisore in su); certificati di qualifica dei dipendenti (relativi agli aspetti tecnici o di gestione della qualità); informazioni dettagliate sui programmi di formazione (relativi agli aspetti tecnici o di gestione della qualità) e sulla frequenza del personale agli stessi; specifiche relative ai rifiuti di plastica in entrata; documentazione della produzione relativa al processo di riciclo e qualsiasi rapporto di gestione generato dagli stessi e inerente a detto processo; 16

17 rapporto che descriva minuziosamente tutti i rifiuti di plastica e gli altri input (quali ad esempio plastiche vergini, additivi, mescola madre, ecc.) che sono entrati nel processo di riciclo nel corso degli ultimi 12 mesi; rapporto che descriva minuziosamente tutti gli output del processo di riciclo nel corso degli ultimi 12 mesi, ivi compresi il pellet o le scaglie riciclate, i rifiuti e i prodotti derivati; registri delle vendite per gli ultimi 12 mesi e relative fatture; schede di conferimento dei rifiuti (solidi e liquidi) prodotti dal processo di riciclo nel corso degli ultimi 12 mesi e prova che tali siti siano opportunamente autorizzati; schede relative al controllo della qualità nel corso degli ultimi 12 mesi (per i rifiuti di plastica in entrata e il pellet o le scaglie riciclati in uscita); specifiche relative all'output del processo di riciclo (pellet o scaglie riciclati, prodotti finali, ecc.); qualsiasi procedura scritta per i carichi di input di rifiuti di plastica in entrata nel sito che siano fuori specifica o che siano stati rifiutati. Il costo dell'audit ammonta a [costo], IVA esclusa; per tale importo sarà emessa debita fattura una volta concluso l'audit. Nel caso in cui la richiesta di rilascio della certificazione ai sensi del sistema venga respinta, tale importo non verrà rimborsato. Non esitate a contattarmi qualora abbiate delle domande riguardo all'audit. Distinti saluti, [Auditor] 17

18 Appendice 4: Modello rapporto Rapporto di audit : che cos'è La Certificazione è un programma di certificazione a livello europeo rivolto ai riciclatori di materie plastiche post-consumo. La Certificazione concerne i sistemi di gestione, gli standard operativi ambientali e amministrativi e la relativa ottemperanza alle normative; viene rilasciata per ciascun processo di riciclo. Il programma di certificazione è volto a individuare i riciclatori di materie plastiche che operano con elevati standard di qualità, a garantire ai fornitori che tutti i rifiuti di plastica consegnati ai riciclatori certificati nell'ambito di tale sistema verranno riciclati nel rispetto dell'ambiente e in ottemperanza alle normative nazionali, nonché garantire ai clienti che i prodotti fabbricati sono conformi alla normativa ambientale vigente. Sintesi dettagliata Informazioni sul processo di riciclo sottoposto ad audit Ubicazione del Processo di riciclo: Input di rifiuti di plastica: Tonnellate di Input di rifiuti di plastica ricevute nel corso del periodo di valutazione (ultimi 12 mesi): Output riciclato fabbricato nel corso del periodo di valutazione (ultimi 12 mesi): Capacità dell'impianto: Tipo di audit (audit iniziale ai fini della certificazione, audit annuale di monitoraggio, audit delle modifiche al processo di riciclo): Riepilogo dei risultati dell'audit Un riepilogo dei risultati di ciascuna delle sezioni (da 1 a 10), nonché informazioni dettagliate sul flusso di materiale attraverso il Processo di riciclo. Risultati completi dell'audit Appendice 1 Risultati completi dell'audit 18

19 Appendice 2 Discrepanze minori riscontrate Appendice 3 Specifiche relative ai materiali approvati (facoltativa) Appendice 4 Informazioni di carattere generale Le "Informazioni di carattere generale" riguarderanno i seguenti argomenti: Modifiche al Processo di riciclo Dovrete tempestivamente contattare l'azienda incaricata dell'audit qualora: vi venga revocata o non vi venga rinnovata una licenza d'esercizio o ambientale (prescritte per legge); l'azienda sia sottoposta ad amministrazione controllata; il sito in cui è ubicato il processo di riciclo venga venduto ad un'azienda diversa e indipendente; stiate pianificando di arrestare o arresterete il processo di riciclo nell'immediato futuro (> 6 mesi); venga apportata una modifica significativa al processo di riciclo, in particolare: o la capacità dell'impianto subisca una variazione superiore al 50%; o o vengano cambiate gli input di rifiuti di plastica che il processo di riciclo può trattare (cambiamento del polimero o della forma, rigida o flessibile); venga modificato l'output del processo di riciclo. Discrepanze minori Qualora siano state riscontrate delle discrepanze minori, esse dovranno essere corrette entro 3 mesi dalla data di emissione del presente rapporto. L'auditor dovrà confermare l'avvenuta correzione di tutte le discrepanze minori riscontrate. In caso di mancata correzione delle discrepanze minori riscontrate e notificate nel presente rapporto, si procederà alla sospensione o alla revoca della certificazione. Certificati provvisori & richieste di autorizzazioni Verrà rilasciato un certificato provvisorio qualora il processo di riciclo sia operativo da meno di 12 mesi o la documentazione disponibile relativa alla produzione o al bilancio di massa copra un arco temporale inferiore a 12 mesi. Qualora si stia facendo richiesta delle autorizzazioni, le stesse dovranno essere inviate all'auditor non appena disponibili. Qualora la richiesta di autorizzazione venga respinta, l'auditor dovrà esserne informato. Rinnovo della certificazione È possibile organizzare un audit di monitoraggio (ai fini del rinnovo della certificazione) 6 settimane prima della scadenza del certificato esistente. 19

20 Appendice 5: Modello di certificato Certificato di conformità Certificato n. XXXX-MM-YY-AAA-WW [XXXX: impianto, MM: mese decorrenza validità, YY: anno decorrenza validità, AAA: codice società di certificazione, WW: iniziali dell'auditor - Si prega di far riferimento al database ] Tipo di Certificazione: Per l'impianto di riciclaggio: Processo Materiale in entrata Presentazione Capacità dell'impianto (t/a) Materiale postconsumo accettato per il riciclaggio negli ultimi 12 mesi (t) Output del processo di riciclo Contenuto medio di polimero postconsumo riciclato / prodotto (%) Contenuto medio polimero pre- e postconsumo riciclato / prodotto (%) Livello di tracciabilità (da 1 a 2) Audit condotto da: Logo dell'auditor: Data dell'audit: Periodo di valutazione: Periodo di validità: Il Processo di riciclo e i sistemi di gestione correlati della suddetta azienda per il tipo di rifiuti di plastica e il sito suindicati sono stati sottoposti ad audit e soddisfano i parametri richiesti ai fini della certificazione ai sensi dello Sistema per i Riciclatori europei di materie plastiche. L'impianto è il destinatario finale dei rifiuti di plastica e dei prodotti derivati. [Indirizzo e recapiti dell'auditor] [Indirizzo e recapiti per ] 20