Descrizione dettagliata dell ambiente Access 2007

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1 01 Descrizione dettagliata dell ambiente Access 2007 Premessa Premettiamo da subito che Microsoft Access risulta essere uno degli applicativi della famiglia di Microsoft Office con una curva di apprendimento non immediata rispetto a Word o Microsoft Excel. Molti utenti che non desiderano memorizzare e gestire informazioni con Microsoft Access, preferiscono organizzare le informazioni in fogli memorizzati in cartelle di lavoro di Excel. Ciò può risultare un efficace espediente quando si vogliono applicare filtri puntuali sugli elenchi dati, ma nel momento in cui si vorrebbero realizzare interrogazioni molto complesse, questo modello di lavorare incontra i seguenti svantaggi: Non si possono mettere in relazione le informazioni presenti in ciascun foglio di lavoro Non si può gestire un principio fondamentale della gestione dei database: principio denominato Integrità referenziale. Esempio Se in un foglio di lavoro dovessi creare un elenco di clienti e in un altro un elenco di fatture inviate, in virtù di questa lacuna eliminando un cliente non si elimineranno tutte le fatture ad esso inviate (memorizzate nell altro foglio) In questa prima lezione: Abbasseremo di molto la curva di apprendimento rispetto agli altri applicativi Vedremo come migrare un esempio di lavoro realizzato con il modello dei fogli di calcolo. Descriveremo l ambiente di lavoro di Microsoft Access 2007 Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 1

2 Come abbassare la curva di apprendimento rispetto agli altri applicativi Gli applicativi Microsoft Word o Excel, quando vengono lanciati dal menu di Windows, si presentano già pronti al suo utilizzo: in Word appare da subito l area di lavoro dove scrivere la propria lettera in Excel appare immediato l utilizzo della cartella di lavoro suddivisa in fogli di lavoro pronti per memorizzare e gestire elenchi di dati. Microsoft Access 2007 una volta lanciato si presenta in questo modo: La nuova interfaccia grafica è radicalmente cambiata rispetto alle precedenti: per la presenza costante, come negli applicativi di Office 2007, del pulsante di Office il quale sostituisce il menu File. Non esiste, più come nelle precedenti versioni, un menu a tendina per l organizzazione delle funzioni dell applicativo; bensì tutte le funzioni sono organizzate in schede costituenti la cosiddetta Bara multifunzione (chiamata con il termine RIBBON) E evidente la disposizione in questo layout grafico un elenco di modelli di database locali e direttamente scaricabili da Microsoft Office online. Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 2

3 L operazione di creazione di un database vuoto prevede uno studio di fattibilità di come organizzare il sistema informativo al fine di: Elencare tutte le entità (o tabelle) con un elenco di attributi (o campi) da memorizzare Definire le relazioni tra le tabelle definiti al punto 1 in modo da rendere efficace poi l operazione di interrogazione dei dati Progettare data entry per l immissione dati. Progettare sistemi di interrogazione dati, che organizzando gli archivi in Microsoft Excel, non si è in grado di ideare. Progettare sistemi di reportistica, che in Microsoft Excel è molto dispendioso. L utilizzo della creazione di database sulla base di modelli già caricati durante l installazione del pacchetto in versione retail o pacchetto di Office, oppure scaricando uno dei numerosi modelli scaricabili dal sito Office Online, tutto questo studio si concretizza con un database pronto da utilizzare. Come si sa poi un modello una volta scelto sarà possibile personalizzarlo sulla base delle esigenze di chi effettivamente utilizzerà quella base dati. Una volta immesso il nome del database da creare (ipotesi di creazione di un database vuoto) ci sono delle considerazioni da fare. Ecco un primo piano della finestra di database nuovo: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 3

4 L operazione di creazione database vuoto, rispetto alla precedente versione (Office 2003 per esempio) comporta subito l accesso diretto alla visualizzazione della tabella in foglio dati: Windows Vista Ecco il nuovo percorso di memorizzazione dei database nella cartella Documenti con Windows Vista C:\users\<nome utente>\documents per passare alla modalità foglio dati bisogna selezionare la voce Tabella1:tabella ed applicando il tasto destro del mouse, scegliere, dal menu contestuale, la voce Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 4

5 Questo passaggio comporta il salvataggio dell oggetto selezionato assegnandole un nome. Vedi finestra di dialogo seguente: In Access 2007 esistono tre modalità di creazione di una tabella: Creazione struttura ex-novo Creazione struttura sulla base di un modello Creazione di tabelle sulla base di elenchi Sharepoint (*) La prima modalità l abbiamo appena descritta; La creazione sulla base di un modello viene effettuata per mezzo della barra multifunzione: Diversi modelli precaricati dai quali viene creato l oggetto tabella. La terza modalità (una novità in senso assoluto) che costituisce una prerogativa prettamente aziendale sarà approfondita verso la fine del corso, giusto per dare un complemento dell argomento stesso. La schermata, la quale sarà approfondita verso la fine del corso richiedendo un personal computer con determinate caratteristiche tecnico hardware e software, è raffigurata dalla seguente illustrazione grafica: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 5

6 Analizzeremo la modalità di creazione visualizzazione struttura di una tabella nel prossimo paragrafo, la più completa ma richiede che sia chiara l idea di progettualità del sistema informativo. Migrare archiviazione dati da Microsoft Excel verso Microsoft Access 2007 Abbiamo una cartella di lavoro di Microsoft Excel costituita dai seguenti fogli: foglio lavoro clienti foglio lavoro contatti Gestendo la memorizzazione di queste informazioni rispettivamente nei fogli su indicati, troveremo difficile l applicazione del principio di integrità referenziale: ossia cancellare di un cliente tutti i suoi contatti. Avremo sicuramente bisogno di effettuare un operazione di importazione dati da origine esterne: Descriviamo la procedura di migrazione: abbiamo la cartella di lavoro di Excel azienda.xls: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 6

7 Foglio lavoro CLIENTI Foglio di lavoro CONTATTI Apriamo l ambiente di lavoro Access 2007 ed eseguiamo l operazione di importazione fogli di lavoro. Questi due fogli contenuti in quella cartella di lavoro sono per Access due tabelle a tutti gli effetti. Attraverso la logica del modello relazionale, queste due tabelle si possono mettere in relazione, così che potremmo rispettare in tutti i sensi il principio di integrità referenziale, in base al quale: modificando un codice cliente verrà modificato il codice in tutte le tabelle in relazione con quella principale. Cancellando un cliente verranno cancellati in tutte le tabelle i record che fanno capo ad un determinato codice. Q ueste tabelle sono sempre in Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 7

8 relazione attraverso uno strumento chiave primaria prima tabella e chiave esterna nella tabella secondaria. Un campo come chiave primaria risulta efficace quando si debbono mettere in relazione una o più tabelle. Permette di identificare univocamente un record in informazioni. Esempio: con il codice matricola dello studente universitario si identifica univocamente solo quello studente e non altri con il codice fornitore si identifica univocamente solo ed esclusivamente quel fornitore; non verrà identificato ad esempio un cliente che avrà un suo codice cliente IL campo chiave eleggibile a chiave primaria, in Microsoft Access viene implementato con l uso del campo contatore. Il campo contatore permette di avere ad ogni inserimento di informazioni un numero progressivo unitario, tale da avere sempre record con chiave univoca. Realizziamo, attraverso l interfaccia grafica di Access 2007, l operazione di importazione: clicchiamo sull icona Microsoft Excel nella scheda Dati esterni, si presenta questa finestra: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 8

9 dopo aver selezionato quel file (azienda.xlsx) attraverso il pulsante sfoglia, andiamo avanti con la procedura di importazione cliccando sul pulsante avanti: La schermata successiva a questa, cliccando sempre su Avanti, è: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 9

10 Nella schermata successiva a questa impostiamo il tipo dati per il codice cliente. Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 10

11 Impostazione della chiave primaria definita dall utente -> Codice cli Cliccando su fine (questa è l ultima schermata della procedura di importazione) il foglio di lavoro della cartella azienda.xlsx diventerà effettivamente tabella del database di Access Con la medesima procedura importiamo l altro foglio di lavoro e successivamente eseguiamo l operazione di impostare l integrità referenziale attraverso la finestra Relazione. Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 11

12 Osservazione: nell operazione di importazione del foglio di lavoro contatti come tabella del database che stiamo progettando, vi faccio osservare le impostazioni descritte in questa schermata: La chiave codice cli per la tabella contatti è chiave esterna e può ammettere valori doppi Alla fine di aver importato i due fogli di lavoro come tabelle, ecco il risultato finale: Attraverso la scheda strumenti database apriamo la finestra relazioni: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 12

13 Trascinando il campo codice cli della tabella clienti con codice cli della tabella contatti avremo: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 13

14 L operazione di impostare le relazioni tra i fogli di lavoro è l unica operazione che non si può compiere nella gestione degli elenchi dati con Microsoft Excel. Ecco come si presenta la finestra relazioni, dopo aver premuto il pulsante crea: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 14

15 Approfondimenti sull interfaccia grafica In continuità dell esempio precedente concernente la migrazione, possiamo enfatizzare una novità a livello funzionale delle operazioni di esportazione dei dati verso particolari origini dati semplici o complesse: Dall elenco risultano due tipologie di origini dati nuove: file xml elenco Share point A parte l esportazione in XML, già anticipata e curata meglio dalla versione 2003, esiste una perfetta integrazione di tutto il pacchetto di office con uno strumento di collaboration via web (esclusivamente per i portali intranet aziendali) sviluppati con la tecnologia di Microsoft Sharepoint Services. Possiamo anche esportare i dati contenuti nelle tabelle di un database di Access 2007 in SQL Server Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 15

16 Questa funzionalità (insita nella scheda Strumenti di database) ci permette di migrare alcune o tutte le parti di un database in quello in formato Microsoft SQL Server nuovo ed esistente. Parte così l upsize guidato: Cliccando su avanti avremo: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 16

17 Cliccando su Avanti importiamo le due tabelle e clicchiamo su avanti: Cliccando su avanti imposteremo alcune funzionalità di sistema: lasciamo le impostazioni predefinite: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 17

18 Cliccando successivamente sul pulsante Avanti termineremo la procedure di Upsize: Una volta fornite tutte le informazioni necessarie arriveremo a questa schermata finale: Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 18

19 Materialmente l operazione sarà eseguita cliccando su Fine: ecco l ambiente di lavoro di Microsoft Access: Nella finestra tabelle avremo le stesse però con un mappamondo che rappresenta che esse sono collegate a SQL Server Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 19

20 Conclusioni Coloro i quali non hanno mai configurato SQL Server, la spieghiamo nella lezione successiva prima di argomentare i nuovi concetti. Così potrete eseguire l operazione di migrazione delle tabelle di access in SQL Server, operazione descritta ne paragrafo precedente. Spalluzzi Francesco - Manuali.Net 2009 Tutti i diritti riservati 20

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