Soluzioni tecnologiche al servizio delle direzioni del personale

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1 tecnologie VANTAGGI DI STRUMENTI IT PER L HR Soluzioni tecnologiche al servizio delle direzioni del personale di Daniela Rimicci Le direzioni delle risorse umane, in questo momento, che esigenze hanno? E, soprattutto, in termini tecnologici, quali le soluzioni che supportano al meglio le loro attività? Questi gli argomenti che abbiamo affrontato con alcune aziende di tecnologia per capire quali sono i trend in atto. Mai come oggi i direttori Hr hanno bisogno di strumenti potenti e affidabili per gestire attività e necessità correlate al personale. Gestire piani ferie, caricare e scaricare documenti, visionare il proprio piano di carriera, comunicare velocemente tra loro a tutti i livelli l importante è che il cedolino sia emesso correttamente! Confrontandoci con alcuni dei maggiori vendor di tecnologie e servizi a supporto delle divisioni Hr sono emerse le esigenze più immediate delle direzioni del personale che la tecnologia deve soddisfare, portando un valore aggiunto in un mercato in continua evoluzione. Le imprese IT sono inoltre chiamate ad analizzare i trend in atto e le evoluzioni per poter effettuare previsioni, anticipare le richieste del mercato e offrire un aiuto concreto alle reali necessità. Lo strumento IT ibrido Luca Saracino, Southern Europe Vice President di NorthgateArinso, spiega: Le esigenze sono molteplici, figlie delle dinamiche aziendali. Le sfide sono complesse e variano a seconda dell azienda e del settore di appartenenza. Soprattutto le imprese in espansione in nuovi mercati esteri necessitano di globalizzazione, mentre in Italia si scontrano con problemi legati ai consumi in discesa in un contesto economico difficile. Molti gli aspetti da tenere in considerazione: Vi sono sicuramente esigenze legate anche ai cambiamenti sociali e tecnologici che confermano utenti sempre più protagonisti degli strumenti informatici: nuove capacità e competenze per nuove soluzioni che supportino attività e strategie delle organizzazioni. Secondo Saracino, per le direzioni Hr è fondamentale dotarsi di sistemi tecnologici all avanguardia per gestire il processo e il servizio alle risorse umane a 360 : Si deve essere in grado di gestire la vita dei dipendenti sia in termini amministrativi che di sviluppo dei piani di carriera. Che il cedolino sia corretto è un must, ma questo approccio tradizionale non basta più. La sfida oggi è avere le competenze giuste per affrontare nuovi Luca Saracino Southern Europe Vice President NorthgateArinso scenari di mercato, incrementare la produttività ancor di più in un momento complicato come quello che stiamo vivendo. L IT in questo senso è in grado oggi, con un offerta matura e integrata, di aiutare al meglio le direzioni del personale: copre a tutto tondo il processo di gestione del dipendente. In un contesto economico-sociale complesso, mai come oggi l offerta dev essere un abito su misura, come ci racconta Saracino: Oggi è possibile scegliere che tecnologia usare processo per processo e NorthgateArinso offre delle soluzioni ibride, in collaborazione con SAP, per gestire tutti i processi dell Hr. L offerta è chiamata ibrida perché l azienda 62 PERSONE&CONOSCENZE N.87

2 può scegliere di amministrare i servizi su un applicazione installata nel computer oppure se utilizzarla in cloud. È il trend in atto, il BPaaS: Business Process As a Service. Questo nuovo scenario integra e combina i sistemi on premise e cloud. Si tratta quindi di scegliere l abito su misura secondo le diverse necessità di produttività ed efficienza: cerchiamo di trovare insieme la soluzione che meglio sposa i bisogni della gestione delle risorse. La scelta tecnologica è sempre legata al ritorno dell investimento: l Hr deve ottimizzare i costi, i processi e dare un servizio migliore alle persone e, inoltre, deve avere a disposizione strumenti potenti per generare materiale di reporting funzionale alle attività e strategie aziendali. Approccio collaborativo: più social e mobile Il quadro economico generale è evidente e secondo Nicola Uva, Business Development Director di ADP Italia, è ormai una realtà consolidata che i direttori Hr vengano considerati dei veri e propri business partner all interno delle organizzazioni: Sempre più spesso sono chiamati a svolgere una funzione strategica nel board aziendale e viene chiesto loro di supportare lo sviluppo del business contribuendo a ottimizzare i processi, le risorse e i costi. Per questo i direttori RU hanno la necessità di analizzare le prestazioni dei dipendenti ed essere consapevoli dei costi effettivi dei processi Hr. Nicola Uva Business Development Director ADP Certo, più la situazione è complessa più in proporzione aumentano le necessità per le imprese, le persone e nello specifico le direzioni del personale. Nell attuale crisi economica in cui le aziende non solo non assumono ma spesso si trovano nella condizione di ridurre l organico, i direttori Hr hanno il difficile compito di motivare i talenti più virtuosi e di trattenerli. Occorre, dunque, rendere disponibili quegli strumenti che permettano loro di incoraggiare il personale, di farlo crescere e lavorare in un contesto stimolante, anche se il budget a disposizione è limitato. Come, però, gli strumenti tecnologici possono supportare questi difficili compiti cui sono oggi chiamate le organizzazioni e in particolare i direttori Hr? Oggi le esigenze delle aziende si possono riassumere attraverso due parole chiave: flessibilità e innovazione. Con flessibilità ci si riferisce spesso ai costi e all adozione di strumenti per l implementazione di processi all intero di un azienda. E in questo contesto la flessibilità gioca un ruolo strategico poiché permette alle direzioni RU di utilizzare strumenti e processi in relazione alle reali esigenze del momento contingente. I direttori del personale hanno bisogno di sistemi IT che portino vera innovazione in azienda per utilizzarla come strumento altrettanto strategico di retention verso i dipendenti, dando loro benefici e vantaggi. Solo attraverso l innovazione spiega Uva un azienda può avviare il processo di crescita e sviluppo nel medio e lungo termine, consolidandolo nel tempo. È l adozione dell innovazione stessa che permette di attivare processi più semplici e quindi meno costosi, perché più facili da implementare: il cloud, in qualunque modalità di erogazione, ne è l esempio più concreto. Entrando nel dettaglio della soluzione proposta da ADP, Nicola Uva spiega ADP ha un offerta cloud molto ampia e varia. Nell identificare alcuni temi caratterizzanti la nostra proposta, occorrere citare prima di tutto la mobilità, ovvero la possibilità per gli utenti di accedere ai processi Hr aziendali utilizzando i dispositivi mobili. Un altro elemento risiede nella dimensione dei social network e nella necessità delle aziende di sfruttare, per i loro dipendenti, alcuni elementi che sono già all interno di questo ambito; si pensi come esempio i processi di selezione del personale attraverso l uso di piattaforme social come LinkedIn. Anche la comunicazione interna sviluppata su una piattaforma web 2.0 può essere una soluzione estremamente utile per le organizzazioni che vogliono condividere e distribuire informazioni e dati attraverso un approccio collaborativo con i loro dipendenti. Naturalmente alla base dell adozione di una soluzione c è spesso un problema legato al costo; per questo ADP propone ai suoi clienti, in relazioni alle reali necessità, servizi con modelli di costo flessibili chiamati pay as you go dove l azienda paga il servizio man mano che lo utilizza. Secondo Nicola Uva un chiaro trend attualmente in evoluzione è la terziarizzazione di alcune attività interne all azienda, ovvero l adozione del modello outsourcing: In questo difficile contesto economico le aziende hanno compreso l importanza di concentrarsi sulle attività focus per lo sviluppo e la crescita del loro business, delegando a un fornitore esterno una parte importante dei processi Hr. Non stiamo parlando della gestione dei payroll, ormai considerata un servizio in outsourcing a tutti gli effetti, ma di processi quali la selezione del personale, la formazione in modalità e-learning e anche i sistemi di valutazione dei dipendenti. In questo contesto i processi vengono decisi e condivisi con l azienda ma poi delegati all esterno a qualcuno che li sappia gestire con professionalità. Alla scoperta delle persone per decidere al momento giusto Massimo San Giuseppe, CEO di QlikView Italy, racconta come la tecnologia di business intelligence sia di supporto all HR: Quella delle risorse umane è senza dubbio una delle aree aziendali in cui le esigenze sono molto variabili a seconda delle dimensioni, della struttura, del settore e anche della cultura aziendale. È difficile quindi delineare delle esigenze comuni, seb- PERSONE&CONOSCENZE N.87 63

3 Massimo San Giuseppe CEO QlikView Italy bene alcuni aspetti quali una gestione efficiente del personale, anche in termini di controllo dei costi, la definizione di processi efficaci, la motivazione e la formazione possono essere ritrovati un po ovunque. In ambito tecnologico le necessità principali rispecchiano in generale queste esigenze, ovvero strumenti che migliorino la gestione e aiutino a ottimizzare i costi da un lato, e software o piattaforme che favoriscano collaborazione e senso di appartenenza dall altro. Per quanto riguarda il primo aspetto dotarsi di una soluzione di business intelligence di nuova generazione, quella che noi chiamiamo Business Discovery, aiuta le aziende a visualizzare, analizzare ed esplorare tutti i dati relativi al personale per poter così analizzare i costi, controllare i processi e monitorare le prestazioni. La nostra piattaforma QlikView Business Discovery favorisce un tipo di analisi intuitiva user-driven implementabile in pochi giorni o settimane, anziché in mesi, anni o con tempistiche indefinite. La tecnologia di ricerca associativa in-memory sviluppata da QlikTech consente di analizzare liberamente i dati, anziché dover rispettare un percorso obbligato di domande, e fornisce risposte alla stessa velocità con cui vengono concepite le domande. Attraverso la flessibilità offerta dalla Business Discovery i direttori Hr possono gestire le prestazioni, le ferie, tracciare l assenteismo, gestire il ciclo di vita dei dipendenti e il programma di incentivi. Inoltre, la piattaforma può essere usata per l ottimizzazione dei costi, attraverso un analisi dettagliata delle spese del personale, delle spese di viaggi oppure delle pratiche di selezione. Ancora, QlikView può essere utilizzato per il monitoraggio delle procedure e delle conformità in ambito di sicurezza sul lavoro o per la gestione e l analisi della formazione. Rispetto alla seconda esigenza, la nostra soluzione pone l esperienza comune e collaborativa in primo piano, differenziandosi dalle soluzioni di BI tradizionali, incentrate sui report, che portano gli utenti a prendere decisioni singolarmente. La Social Business Discovery consente invece di prendere decisioni in gruppo, collaborando nell analisi e confrontandosi sui risultati. Con QlikView è anche possibile condividere bookmark sui social network o all interno delle reti aziendali, perché anche all interno delle aziende l uso dei social network, esterni o interni, può rivelarsi uno strumento efficace di collaborazione e il trend vedrà senza dubbio crescere questo aspetto con una richiesta sempre maggiore dei lavoratori di utilizzare questi strumenti anche in ambito lavorativo. Flessibilità e proattività, ovunque e per chiunque Attilio Orelli, Business Development Manager HRM del Gruppo Tesi, ci spiega l importanza per l Hr di prendere decisioni difficili, in tempi rapidi, basate su dati affidabili: Il contesto economico attuale porta le direzioni Hr ad avere necessità di informazioni corrette e tempestive per poter attuare le necessarie riorganizzazioni per aumentare l efficienza nelle strutture, e al tempo stesso sapere quali risorse far crescere e premiare. In ambito strumenti, la cosa più importante è poter contare su sistemi tecnologici che aiutino gli utenti a lavorare meglio rendendo l attività quotidiana più fluida ed efficiente, garantendo al contempo immediatezza e certezza delle informazioni: molto spesso riscontriamo nelle aziende la proliferazione di fogli Excel, scambi di , circolazione di documenti Attilio Orelli Business Development Manager HRM Gruppo Tesi cartacei per sopperire a carenze funzionali degli applicativi a supporto dei processi interni. Come fornitori dobbiamo aiutare le direzioni Hr a migliorare l efficienza dei processi interni riducendone i costi, avendo la capacità di intervenire anche soltanto su un singolo processo aziendale e di integrarci con sistemi preesistenti per preservare gli investimenti già effettuati. Questo è l approccio del Gruppo Tesi che propone soluzioni Hr in modalità on premise e on demand o cloud. Quindi la tecnologia da quali caratteristiche non può prescindere? Per prima cosa servono sistemi che facciano circolare le informazioni in azienda in modo strutturato rendendo di fatto possibile l abbandono di Excel, non strutturate, carta ecc. Un secondo punto è avere la disponibilità di un sistema proattivo che suggerisca agli utenti le azioni da eseguire quotidianamente in seguito a determinati accadimenti. È il caso di una mail automatica che avvisa il manager di effettuare la valutazione in scadenza sulle competenze del suo team, oppure un alert che avvisa l RSPP di adottare un diverso piano di sorveglianza sanitaria o dare diversi strumenti di protezione individuale, in seguito a una variazione organizzativa come il cambio di mansione di una certa persona. E, infine, servono strumenti flessibili capaci di adattarsi all organizzazione aziendale capaci di gestire processi che coinvolgono utenti all interno e anche all esterno della direzione Hr. Goldenring for HR è un sistema in grado di gestire gli scambi di informazioni e si integra con i sistemi in uso: ottimizza i processi e riduce i costi interni. Si tratta di una soluzione completa per la gestione risor- 64 PERSONE&CONOSCENZE N.87

4 se umane: coordina le aree dell organizzazione, la valutazione delle competenze, MBO e incentivi, formazione, selezione, gestione trasferte e sicurezza sul lavoro ai sensi D. Lgs. 81/08. E si completa con servizi integrati di outsourcing, payroll e presenze. Come possiamo riassumere i vantaggi di una soluzione di questo tipo? Flessibilità e proattività: la nostra soluzione si basa su un sistema di gestione di processi, con un proprio motore di workflow, facilmente configurabili e adattabili a qualunque processo presente in azienda. Per un nostro cliente, ad esempio, questo ci ha permesso di realizzare un sistema di richiesta autorizzazione trasferte che attiva processi autorizzativi differenti in funzione del fatto che venga richiesta una trasferta nazionale o internazionale. Qual è la tecnologia più adatta in questo momento per supportare l Hr? Web e mobile. Di web si parla da tempo: è la miglior tecnologia oggi in grado di diffondere l uso di complete funzionalità di applicazioni web based agli utenti: dipendenti, manager e Hr professional, dotati di un pc connesso alla rete. La limitazione imposta dall utilizzo di tali applicazioni tramite una postazione di lavoro fissa, sarà presto sorpassata dalla diffusione di app mobile che raggiungeranno un numero sempre maggiore di utenti, grazie a un operatività semplice e immediata, senza necessità di formazione per il loro utilizzo. App mobile è la direzione ormai del mercato, può dirci qualcosa in più rispetto alla vostra proposta? Le nostre app, per esempio, possono funzionare anche con sistemi di fornitori terzi, accedere a dati personali, cedolino pdf, dati retributivi e/o comunicare un assenza, richiedere un permesso, richiedere l autorizzazione per una trasferta, fotografare una ricevuta da allegare alla nota spese, o comunicare l inizio di un attività lavorativa e costi di viaggio su una determinata commessa del personale itinerante (multiutilities, cantieri, ecc.). Le sue previsioni rispetto ai trend emergenti? Il futuro è sicuramente mobile : porterà alla condivisione di un numero sempre maggiore di informazioni e persone coinvolte, in qualunque momento e da ogni luogo. Valorizzare i talenti Enzo De Palma, Business Development Director di Talentia Software, ci spiega: L esigenza principale di un direttore Hr è quella di valorizzare e indirizzare verso gli obiettivi dell organizzazione l asset più oneroso in azienda: le persone. Questo è possibile con strumenti tecnologici che permettono di gestire i processi fondamentali e di coinvolgere i dipendenti nelle attività Hr: formazione, valutazione, piani di carriera, ecc. Questo tipo di soluzioni sono chiamate ad avere nel proprio DNA l utilizzo delle piattaforme web e social, proprio per favorire il coinvolgimento di tutti gli attori in modo semplice ed efficace. Può dirci di più riguardo la vostra soluzione? Intanto mi preme sottolineare l importante cambiamento Enzo De Palma Business Development Director Talentia Software all interno della nostra azienda. Cezanne Software si è da poco fusa con Lefebvre Software, dando vita al gruppo Talentia Software presente in Italia, Francia, Spagna e Inghilterra. La soluzione che proponiamo sul mercato Hr è Talentia HCM, on premise o cloud: software dedicato alla gestione e valorizzazione dei talenti consentendo, ad esempio, la misurazione delle performance delle risorse umane, sia in termini economici che qualitativi, rispetto al modello applicato nell azienda. Si tratta di un sistema per amministrare sia le informazioni personali sia professionali dei dipendenti e, inoltre, per gestire i processi Hr correlati. Dalla selezione al recruiting, dalla valutazione performance allo sviluppo competenze, piani di formazione ed evoluzione in azienda in termini di carriera o, ancora, survey, questionari sul clima aziendale, calcolo budget, bonus, premi, ferie e politiche retributive. La nostra applicazione web based consente una fruizione interattiva e semplice da parte di tutto il personale rispetto a qualsiasi processo: verificare il livello di performance, partecipare a iniziative di formazione o, ancora, effettuare richieste di mobilità interna, oltre che controllare e modificare i propri dati. Un altra importante innovazione è la possibilità per i direttori Hr di integrare la piattaforma con portali social come LinkedIn per pubblicare offerte lavorative, ricevere CV e profili professionali direttamente dai candidati o con una ricerca mirata. Qual è il principale vantaggio per le direzioni Hr? Il vantaggio risiede nella nostra specializzazione sulla centralità della persona. Il software è dedicato alla funzione di gestione e valorizzazione delle persona, e si differenzia proprio perché non parte dalla gestione amministrativa, come l elaborazione di un cedolino. In ragione di questo, il nostro focus sulle problematiche reali dell Hr ha ottenuto largo riconoscimento sul mercato e il nostro software è utilizzato da centinaia di organizzazioni. Talentia è una soluzione completa che si integra con i sistemi amministrativi, forniti da terze parti o dai nostri distributori, produttori specializzati nell ambito payroll, con cui abbiamo partnership consolidate. Che direzione sta prendendo il mercato secondo Lei? E quali i possibili sviluppi del vostro prodotto? Il trend a mio avviso è sicuramente quello di un sempre maggior coinvolgimento diretto e interattivo delle risorse umane nei processi dell Hr. Auspico processi sempre più social, favorito dallo sviluppo mobile della nostra piattaforma tecnologica. PERSONE&CONOSCENZE N.87 65

5 Sarà vincente chi saprà interpretare l eccellenza Ermanno Bini Chiesa, Responsabile marketing di Intelco, ci spiega che secondo lui le direzioni del personale hanno bisogno di una ridefinizione del proprio ruolo: È indispensabile che la direzione Hr passi da un servizio di staff amministrativo/ gestionale a una funzione Ermanno Bini Chiesa Responsabile marketing Intelco assolutamente coinvolta nella strategia di sviluppo dell azienda a fianco della direzione generale. Per farlo deve liberarsi di attività a basso valore aggiunto svolte all interno dell ufficio e focalizzarsi sulla strategia di business. Ci sono tante aziende di servizi specializzate cui affidare consulenze, per disporre di un valido e specializzato supporto operativo. In questo senso, l IT può fornire loro gli strumenti ad hoc a supporto di processi e attività. In termini pragmatici: distribuire le informazioni ai dipendenti, aprendo l ufficio del Personale si pensi alla possibilità di coinvolgere nei processi i responsabili di funzione o capi reparto mediante l utilizzo di sistemi di work flow autorizzativo o di smartphone e mobile devices ; ridurre i tempi di calcolo e aggregazione delle informazioni, per rispondere con maggiore tempestività alla variazione di scenari (come ad esempio l elaborazione di budget); supportare e misurare politiche retributive, di sviluppo e gestionali impostate dalla direzione Hr; e, infine, ridurre il rischio di errori e sanzioni, trattando una materia basata su una normativa complessa, delicata e sempre in evoluzione. In questi termini che vantaggi offre la vostra soluzione? Intelco è una società specializzata nell erogazione di servizi di outsourcing amministrazione del personale. Il nostro servizio offre alla direzione risorse umane la possibilità di affidare a un partner specializzato un attività percepita a basso valore aggiunto, liberando le risorse interne per attività a supporto strategico del business, come dicevamo prima. I vantaggi risiedono nella garanzia di continuità del servizio, specializzazione, costante aggiornamento normativo, riduzione del costo di processo (Total Cost Ownership), razionalizzazione delle tecnologie utilizzate, basate su un unica piattaforma software erogata in servizio. Quali sono i trend del futuro in ambito IT a supporto delle attività Hr, rispetto a uno scenario di mercato incerto? In una competizione globale rimarranno solo le aziende che sapranno interpretare l eccellenza nel proprio settore di riferimento, non solo in termini di prodotto/servizio, ma di organizzazione interna. Sinergia tra tecnologia, competenza e cordialità Silvia Bolzoni, Amministratore Unico di Zeta Service, ci spiega che a suo avviso la necessità principale dei direttori Hr sia avere la possibilità di concentrare le risorse nelle attività realmente core business del proprio ufficio, affidando quelle collaterali a esperti esterni del settore. L outsourcer non deve però essere un semplice fornitore di servizi, ma un vero e proprio partner strategico per l azienda: con questo obiettivo Zeta Service ha scelto di basare il suo servizio sull ascolto attivo del cliente per offrire soluzioni di payroll outsourcing plasmate sulle reali necessità dell azienda in un ottica di innovazione continua. Un ulteriore aspetto di notevole importanza è la possibilità di accedere ai dati dei dipendenti in piena autonomia per guidare l azienda nelle decisioni strategiche. Noi Silvia Bolzoni Amministratore Unico Zeta Service riusciamo a garantire questa libertà di azione grazie a un innovativa tecnologia che permette agli uffici del personale di consultare in qualunque momento i dati storicizzati delle proprie risorse e di poterli estrarre attraverso dei report personalizzati. Ma oltre gli aspetti tecnologici occorre necessariamente aggiungere una cura della relazione umana e un attenzione alla reale comprensione delle esigenze dell azienda e delle persone che in essa lavorano: solo così la partnership diventa davvero un valore aggiunto per il cliente. Ci può dire qualcosa di più sulle esigenze tecnologiche delle direzioni del personale? Nell ambito dell amministrazione del personale, le direzioni hanno a che fare quotidianamente con tanti dati che, se ben organizzati, si rivelano fondamentali per prendere decisioni strategiche. A questo proposito, l integrazione e la sicurezza dei dati sono imprescindibili per le direzioni del personale. In Zeta Service li garantiamo attraverso un unica anagrafica per tutti i sistemi utilizzati dall ufficio del personale e attraverso la conservazione dei dati all interno della server farm Zucchetti. Inoltre, sempre più persone chiedono alle aziende la possibilità di servirsi della loro tecnologia personale anche per lavoro, da casa e durante le trasferte. Per questo si deve offrire la possibilità di accedere ai servizi tramite smartphone e tablet senza alcuna limitazione funzionale. A oggi nell ambito del payroll outsourcing non si può prescindere dall utilizzo di una tecnologia innovativa e flessibile che si adatti alle esigenze per fornire a ogni cliente il servizio più adatto alla sua realtà. Rispetto agli strumenti ormai vi sono anche i social network: importante mezzo per raggiungere un vasto pubblico e veicolare in tempo reale filosofie, valori e informazioni utili a clienti 66 PERSONE&CONOSCENZE N.87

6 e dipendenti. Per esempio, un area del nostro sito è dedicata a tutti i collaboratori dei nostri clienti: possono trovare facilmente istruzioni utili per la compilazione di modelli e informative legate alla normativa del lavoro specifiche. Ci racconta nel dettaglio la vostra proposta e i vantaggi che offrite? Zeta Service fornisce alle aziende servizi in outsourcing per l elaborazione dei cedolini, la gestione delle presenze, consulenza del lavoro, consulenza contabile dei dati paga e per altre attività inerenti all amministrazione del personale. Il nostro vantaggio è la sinergia tra la tecnologia più avanzata del settore garantita dalla Zucchetti, prima software house in Italia e competenza, cordialità e vicinanza al cliente delle nostre risorse, che sono riconosciute proprio da loro come il vero tratto distintivo del nostro servizio. Per questo prosegue Silvia Bolzoni puntiamo molto sulla formazione sia tecnica sia relazionale delle nostre persone e programmiamo percorsi legati all innovazione e proattività nei confronti dei collaboratori interni e interlocutori delle nostre aziende clienti. Dobbiamo elaborare i cedolini, ma vogliamo farlo con intelligenza emotiva, senza dimenticare che dall altra parte ci sono delle persone con obiettivi e urgenze da accogliere e comprendere. Snellire e semplificare i processi Francesco Minichini, Product Manager Italy, ci spiega il punto di vista Cezanne HR: In primo luogo, pensiamo sia necessario affiancare alle componenti più tradizionali amministrazione di informazioni legate a persone e organizzazione, assenze, formazione, valutazione delle prestazioni, reportistica, scadenziari anche un innovativo approccio social alla gestione Hr, uno spazio dinamico dove proporre argomenti di discussione e condividere documenti aziendali, commenti, pagine e link con i dipendenti. Anche all interno delle soluzioni Hr occorre oggi enfatizzare relazioni e meccanismi di comunicazione Francesco Minichini Product Manager Italy Cezanne HR tra dipendenti e azienda. Questo è essenziale per snellire e semplificare i processi più burocratici e ottimizzare la capacità degli attori aziendali di condividere le informazioni. La diffusione dei social network e device mobili anche a livello enterprise ha reso possibile lo sviluppo di piattaforme Hr sempre meno specialistiche e più ricche di funzionalità che possono essere utilizzate da tutta l organizzazione, favorendo così un alto livello di collaborazione e un efficace circolazione delle informazioni. Quali gli strumenti tecnologici per supportare al meglio l Hr? Di certo il cloud si sta affermando ormai come principale architettura IT e modello di fruizione del software come servizio (SaaS). Dati e trend raccontano di una crescita consistente del gradimento delle soluzioni SaaS, in particolare in segmenti come CRM e HR. Questa tendenza, pur essendo più marcata negli Stati Uniti, è presente anche in Europa e in Italia, dove più della metà dei clienti si orienta sul SaaS nella scelta di un software Hr. Per quale motivo? Le ragioni sono chiare: assenza di investimenti in infrastrutture o software, disponibilità di risorse di calcolo superiori a costi contenuti, accessibilità in qualunque momento e da qualsiasi dispositivo, alta scalabilità e standardizzazione. Ci spiega meglio la soluzione che proponete e i suoi vantaggi? La soluzione è Cezanne OnDemand: un software per la gestione delle risorse umane. È un servizio interamente basato su cloud in modalità SaaS, non richiede alcun costo di installazione o investimento hardware o software (licenze), nessun costo di avviamento, anzi ha costi di esercizio molto contenuti. Questa soluzione supera tutti i problemi legati ai tradizionali sistemi Hr in-house, basati sull acquisto di una licenza, in quanto è il fornitore stesso (Cezanne Hr) a garantire regolarmente disponibilità, accessibilità, aggiornamento periodico del servizio, e anche i più alti standard di sicurezza per la protezione dei dati. Un altro elemento chiave di innovazione del modello SaaS è la continua evoluzione della soluzione, anche rispetto alle esigenze espresse dai clienti in base a un unica road map di sviluppo che prevede almeno quattro aggiornamenti l anno con nuove funzionalità e moduli applicativi. Tutti i clienti possono usufruirne direttamente senza alcun costo aggiuntivo e onere di gestione degli aggiornamenti, che vengono rilasciati in tempo reale e gratuitamente durante il fine settimana. Secondo Lei qual è il trend attuale e per il futuro? Nell ambito dei sistemi informativi dedicati alle risorse umane (HRIS - human resource information system) è in atto una profonda trasformazione. Cloud, device mobili e social network stanno completamente cambiando le modalità con cui i software Hr sono realizzati, distribuiti sul mercato e utilizzati dagli utenti finali. Siamo nella fase iniziale dell era delle digital Hr. E il trend non sembra destinato a modificarsi. Pianificare formazione e carriere coerenti con gli obiettivi di business Sergio Gimelli, Applications Sales Consulting Senior Manager di Oracle Italia, ci spiega che le aziende oggi si trovano a operare in un contesto macroeconomico complesso e in cui le dinamiche del cambiamento sono accelerate, qualunque sia il settore di riferimento. Di conseguenza, hanno bisogno di divenire sempre più agili nel rimodulare le proprie strategie di business sulla base dell evoluzione del proprio mercato. Le direzioni PERSONE&CONOSCENZE N.87 67

7 Hr sono chiamate a dare un contributo imprescindibile in questo senso, poiché devono essere in grado di comprendere e condividere il pensiero strategico dei vertici e dare loro un quadro completo e affidabile delle risorse umane a disposizione, competenze e talenti su cui far leva per attuare al meglio e velocemente la strategia di business. Le direzioni RU, inoltre, devono poter contare su una base affidabile di dati e su piattaforme che consentano di integrare la gestione Sergio Gimelli Applications Sales Consulting Senior Manager Oracle Italia di tutti i processi, in modo da garantire l efficienza operativa e la produttività della funzione qualunque siano le dinamiche di evoluzione della popolazione aziendale. In ambito tecnologico, quali gli strumenti aiutano davvero i direttori del personale? In generale, le aziende mediamente strutturate hanno ormai a disposizione soluzioni adeguate a sostenere i processi più operativi di gestione delle risorse umane. Ciò che attualmente le direzioni del personale chiedono in misura maggiore a vendor di soluzioni IT come Oracle, sono applicazioni che consentano di analizzare le caratteristiche e le competenze delle risorse aziendali al fine di allineare l organizzazione alla strategia aziendale. In tali applicazioni, le direzioni Hr cercano anche un ausilio per pianificare le carriere e gli interventi formativi in coerenza con gli obiettivi che l azienda si è data per la propria crescita futura. E, infine, le direzioni del personale guardano oggi con sempre maggior interesse a soluzioni evolute di recruiting che, in caso di mancanza di risorse adeguate all interno dei confini aziendali, consentano di individuare velocemente all esterno il talento che manca. In questo senso, c è crescente attenzione nei confronti di soluzioni che permettano di sfruttare al meglio anche i social network, specialmente quando la ricerca è rivolta ai profili più giovani. Entriamo nel dettaglio della vostra soluzione Oracle propone un ampio portafoglio di soluzioni HCM, comprese le applicazioni di nuova generazione Oracle Fusion HCM, che abilitano una gestione a 360 delle risorse umane, dalle attività operative di base legate alla gestione HR fino alle più evolute iniziative di talent management. Oracle offre la massima flessibilità d implementazione, con soluzioni sia secondo il classico modello on premise sia nel cloud. In particolare, la proposta Oracle HCM nel cloud è stata perfezionata con l acquisizione di Taleo, che risale a circa un anno fa e che ha consentito di mettere a disposizione delle aziende in modalità SaaS le più avanzate funzionalità per la gestione dei talenti. La combinazione dei prodotti Oracle Fusion HCM e l offerta di Taleo creano un offerta completa per le organizzazioni che intendono ricercare e sviluppare le migliori risorse umane disponibili, coinvolgendole, promuovendone l attività e ricompensandole nel modo opportuno. La soluzione consente inoltre di condurre analisi approfondite e fornisce funzionalità social e mobile che permettono ai manager di prendere le giuste decisioni, velocemente e in modo efficace. E-learning management: la formazione immediata è ovunque Secondo il punto di vista di Claudio Erba, CEO e fondatore di Docebo, ci sono attualmente dei temi sui cui si pone molta attenzione. Leve per fronteggiare un mercato velocemente: Le direzioni del personale oggi sono più focalizzate verso strumenti che consentono l immediata reazione rispetto a qualsiasi tipo di cambiamento del mercato, quindi la velocità è ormai un aspetto imprescindibile. Ma anche il trasferimento e la condivisione della conoscenza tra le persone all interno delle organizzazioni, in modo da allineare il sapere comune con strategie e obiettivi di business. A mio avviso informazione e formazione, Claudio Erba CEO e fondatore Docebo che permettono di acquisire nuova conoscenza, sono attualmente i driver delle performance. Quali secondo te le esigenze IT per la direzione RU nello specifico della formazione? Non si tratta solo dei tool ma di tecnologia: le funzionalità sono abbastanza comuni ormai, dal talent al learning management. Il problema di fondo è che sono affrontate come grandi progetti con dispendio di tempo, risorse economiche e consulenti per l implementazione. Quindi oggi le esigenze migrano verso piattaforme SaaS e cloud: non più strumenti hardware in house, ma servizi disponibili sul web. Queste applicazioni devono però interfacciarsi e dialogare con gli altri sistemi presenti in azienda. Questo causa però un eccesso di dati esposti da decodificare e analizzare: il fenomeno dei big data. Nel dettaglio degli strumenti che meglio supportano l Hr e della vostra offerta? A mio avviso sono quelli di talent e learning management. La nostra offerta si basa su un applicativo per la formazione a distanza: una tecnologia di e-learning come concetto di training più che di education. Si tratta di dinamiche di formazioni all interno delle organizzazioni come government, municipalities, sanità, aziende private, ecc. Docebo ha reso fruibile l applicativo con le stesse funzionalità e opportunità non solo alle grandi corporation, che rappresentano la maggioranza dei clienti nel mondo, ma anche 68 PERSONE&CONOSCENZE N.87

8 alle PMI. È fondamentale oggi staccarsi dalla logica del grande progetto e dare soluzioni immediate disponibili sul web. La nostra piattaforma di e-learning è su cloud, disponibile per qualsiasi device: Docebo Saas e Docebo Premium sono usufruibili gratuitamente per 14 giorni, sempre al massimo delle performance. L utente può conoscere e valutare le attività da offrire alle proprie risorse umane e stakeholder (dealer, partner, forza vendita, ecc.) e successivamente scegliere quale piano di abbonamento sempre modificabile sottoscrivere in base alla necessità di formazione del momento. Eroghiamo la formazione con un ecosistema di marketplace per estendere funzioni e contenuti dello strumento: per esempio, essendo presenti in 36 Paesi nel mondo in 30 lingue di interfaccia, sono disponibili molti corsi differenziati su diversi argomenti in 14 lingue. Ci spiega i vantaggi della soluzione in sintesi e le sue previsioni per il futuro? L immediato utilizzo, facilità di implementazione e interfacciabilità con qualsiasi altro ambiente: il time to market è pari a pochi minuti per l attivazione del servizio, senza gli oneri di costi e tempo dovuti a una consulenza esterna e all attivazione. Il trend attuale dell IT, e che continuerà in futuro, è incentrato sullo spostamento del focus dal prodotto e progetto al servizio, proprio nell ottica di avere strumenti a portata di click con tutte le funzionalità. Dal mondo del pressappoco all universo della precisione Luca Barbieri, Responsabile del Centro Studi e Ricerche del Gruppo FIS Antex, ci offre il suo punto di vista rispetto alle necessità delle direzioni RU: Il bisogno più importante, non inatteso, dell attuale frangente storico riteniamo sia l affermazione di un ordine e metodo rigorosi, che non ammettono approssimazioni. Da qui, il convincimento che l edificazione di un ordine in grado di dominare incertezza e liquidità del Luca Barbieri Responsabile Centro Studi e Ricerche Gruppo FIS Antex contesto socio-economico pretenda precisione e puntuale impiego di modelli e strumenti sottoposti a continua verifica, sempre perfezionati. Si potrebbe dire, con lo storico della scienza Alexandre Koyré, Dal mondo del pressappoco all universo della precisione. Si consideri poi che indugiare in astrazioni sarebbe un grave errore; ciascuna organizzazione esprime una cifra distintiva, una soggettività che deve essere ponderata con esattezza e interpretata in profondità, poiché costituisce il cuore della capacità competitiva. In estrema sintesi, si potrebbe affermare che la direzione del personale è chiamata a svolgere la fondamentale attività di metodica interpretazione del divenire dell impresa; attività certamente complessa e articolata che potremmo definire mediazione culturale. Questa attività sarebbe impraticabile se non si potessero impiegare strumenti tecnologici per elaborare elementi di conoscenza con grande rapidità e precisione: è la primaria funzione di un evoluta direzione Hr. Ogni singolo dato, allontanato da confuse astrazioni, deve essere concretamente orientato e assumere uno specifico volume per consentire di rappresentare con chiarezza i tratti d identità dell impresa. Quali strumenti tecnologici supportano al meglio il lavoro delle direzioni del personale? Se l attività preponderante è di mediazione culturale, intesa nel senso appena accennato continua Barbieri, le tecnologie informatiche devono poter consentire di disporre con immediatezza di dati, ordinati secondo specifiche logiche e, quindi, elevati a sistema, e proporsi quali efficaci strumenti di lettura e analisi di un organizzazione soggetta a trasformazioni rapide e talvolta impreviste. Giorgio Colagrossi, Direttore della business unit IT del Gruppo FIS Antex, aggiunge: A tal fine la soluzione Antex adotta strumenti OLAP di reportistica e pianificazione in grado di raccogliere i dati grezzi dai vari sistemi gestionali per fornire report, cruscotti, sistemi previsionali e di analisi, semplici e di immediato utilizzo per la direzione del personale. Questo tipo di reportistica consente anche di tenere aggiornata una fotografia dell andamento dei processi di gestione del talento, eventuali aree di miglioramento e discrasie tra livelli retributivi e performance dei dipendenti. I dati devono poter essere reperiti ovunque e in qualunque momento, a volte anche al di fuori della stessa suite Antex, per poi essere aggregati in un unico quadro riassuntivo per definire interventi formativi, retributivi e di struttura più opportuni per allineare le persone e l organizzazione agli obiettivi di business. A tale scopo è necessario dotarsi di tecnologie di integrazione e gestione di processo disgiunte dalle logiche applicative e configurabili sulle specifiche esigenze di ogni cliente. Altro aspetto chiave è la disponibilità del dato, per questo motivo Antex si sta muovendo verso applicazioni per mobile device, al fine di rendere accessibile il patrimonio delle informazioni come un unica base dati virtuale con strumenti di analisi sempre più sofisticati e intelligenti, proiettandosi nell era del Web 3.0. Ci spiegate qual è la vostra soluzione e i vantaggi? Barbieri ci spiega che la soluzione ideata è composita: L impianto di conoscenze che intreccia le discipline giuridiche, unitamente alle tecniche dell amministrazione e il complesso di saperi afferenti all organizzazione opera con l ausilio di strumenti informatici che compongono un sistema tecnologico integrato. Colagrossi spiega che il sistema riunisce: strumenti di gestione delle risorse umane; portale dipendente; tradizionali sistemi gestionali per la chiusura delle presenze, paghe, con la relativa gestione della contabilità; un sistema integrato di reportistica, analisi e pianificazione e il costo del lavoro e budget come strumenti di pianificazione futura. PERSONE&CONOSCENZE N.87 69