SAN.ARTI. Fondo di assistenza sanitaria integrativa per i lavoratori dell artigianato

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1 SAN.ARTI. Fondo di assistenza sanitaria integrativa per i lavoratori dell artigianato Vademecum per la gestione amministrativa degli sportelli territoriali e delle attività di informazione e comunicazione Ottobre 2014 Testo approvato dal Consiglio di Amministrazione del 11 settembre 2014 Testo modificato dal Consiglio di Amministrazione del 6 ottobre

2 INDICE 1 PREMESSA GLI SPORTELLI TERRITORIALI Mandato ad associazioni datoriali, organizzazioni sindacali, enti bilaterali e loro strutture territoriali Richiesta di rimborso e documentazione di supporto La rendicontazione dei costi... 8 A. SPESE PER IL PERSONALE DIPENDENTE... 8 a.1. Retribuzioni lorde... 8 a.2. Assegni familiari... 9 a.3. Contributi previdenziali... 9 a.4. Assicurazione INAIL... 9 a.5. Previdenza integrativa... 9 a.6. Accantonamento quota indennità di fine rapporto a.7. Altre spese per il personale dipendente a.8. Totale spesa per il personale dipendente rimborsabile B. SPESE PER IL PERSONALE NON DIPENDENTE b.1. Compensi lordi per collaborazioni coordinate e continuative e a progetto 11 b.2. Contributi previdenziali b.3. Assicurazione INAIL b.4. Altre spese per i collaboratori b.5. Totale spesa per collaborazioni coordinate e continuative e a progetto b.6. Compensi lordi per collaborazioni occasionali b.7. Onorari e spese per consulenti b.8. Rimborso spese a collaboratori occasionali, consulenti e volontari C. RIUNIONI, VIAGGI E TRASFERTE c.1. Riunioni, convegni ed altri eventi c.2. Rimborsi spese per viaggi, soggiorni e trasferte D. ATTIVITÀ DI FORMAZIONE E PROMOZIONE d.1. Spese per formazione (corsi e seminari) d.2. Spese per attività promozionale di informazione e comunicazione E. SPESE PER IMMOBILI E ATTREZZATURE TECNICHE e.1. Spese utilizzazione locali e.2. Attrezzature, strumentazione tecnica e software e.3. Manutenzione, riparazione, trasformazione, ammodernamento immobili e altri beni strumentali F. SPESE GENERALI f.1. Spese per riscaldamento e condizionamento locali f.2. Spese per energia elettrica e acqua f.3. Spese per pulizia locali f.4. Spese condominiali

3 f.5. Spese telefoniche e collegamenti telematici f.6. Spese postali f.7. Spese per stampati, cancelleria e materiale di consumo f.8. Acquisto giornali, riviste, libri f.9. Spese generali varie f.10. Imposte e tasse Contratti con società di servizi ATTIVITÀ DI INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE Mandato senza rappresentanza ad associazioni datoriali, organizzazioni sindacali, enti bilaterali o loro strutture territoriali Richiesta di rimborso e documentazione di supporto La rendicontazione dei costi A. SPESE PER IL PERSONALE DIPENDENTE B. SPESE PER IL PERSONALE NON DIPENDENTE C. RIUNIONI, VIAGGI E TRASFERTE c.1. Riunioni, convegni ed altri eventi c.2. Rimborsi spese per viaggi, soggiorni e trasferte D. FORMAZIONE E PROMOZIONE d.1. Spese per formazione (corsi e seminari) d.2. Spese per attività promozionale di informazione e comunicazione Contratti con società di servizi

4 ALLEGATI Allegato 1: Contratto di mandato tra SAN.ARTI. e strutture territoriali per attività di sportello territoriale Allegato 2: Nota di debito per attività di sportello territoriale Allegato 3: Prospetto di rendiconto Allegato 4: Prospetto di riaddebito pro-quota dei costi Allegato 5: Lettera d incarico personale dipendente Allegato 6: Timesheet personale dipendente Allegato 7: Prospetto costo orario personale dipendente Allegato 8: Contratto di collaborazione a progetto Allegato 9: Contratto di collaborazione coordinata e continuativa Allegato 10: Timesheet personale non dipendente Allegato 11: Prospetto costo orario giornaliero personale con contratto di collaborazione (Co.co.co/Co.co.pro.) Allegato 12: Ricevuta per prestazioni di collaborazione occasionale Allegato 13: Accordo di collaborazione volontaria e gratuita Allegato 14: Foglio di autorizzazione alla missione Allegato 15: Inventario beni strumentali Allegato 16: Attestazione delle spese sostenute per l operatività degli sportelli territoriali Allegato 17: Contratto tra SAN.ARTI. e società di servizi per attività di sportello territoriale Allegato 18: Contratto di mandato tra SAN.ARTI. e strutture territoriali per attività di informazione e comunicazione Allegato 19: Nota di debito per informazione e comunicazione Allegato 20: Contratto tra SAN.ARTI. e società di servizi per attività di informazione e comunicazione

5 1 PREMESSA Il Fondo di assistenza sanitaria integrativa per i lavoratori dell artigianato SAN.ARTI. (d ora in avanti anche il Fondo ) è stato costituito il 23 luglio 2012 dalle organizzazioni imprenditoriali dell artigianato (Confartigianato Imprese, CNA, Casartigiani, C.L.A.A.I.) e dalle organizzazioni sindacali confederali dei lavoratori (CGIL, CISL e UIL), firmatarie dell Accordo Interconfederale dell Artigianato del 21 settembre 2010, con lo scopo di fornire ai propri iscritti ed agli aventi diritto, assistenza integrativa, sanitaria e socio-sanitaria, secondo quanto previsto dal proprio Regolamento. Le parti sociali fondatrici di San.Arti., nell esprimere come intendimento comune quello di operare affinché SAN.ARTI. possa ampliare la platea dei beneficiari e, nel contempo, operare in sempre più stretto collegamento con i territori, con l Accordo Interconfederale del 25 ottobre 2013, hanno previsto l avvio di alcune attività a sostegno del Fondo da affidare a soggetti che operano a livello territoriale: enti bilaterali, associazioni datoriali, organizzazioni sindacali e società di servizi. Per la realizzazione delle attività affidate da San.Arti., i suddetti enti bilaterali, associazioni datoriali, organizzazioni sindacali che operano a livello territoriale (d ora in poi anche strutture territoriali ) possono: utilizzare proprie strutture e risorse; avvalersi di strutture e risorse che fanno parte della propria organizzazione locale (d ora in poi anche strutture locali ); avvalersi di società di servizi che operano a livello territoriale; nel caso di enti bilaterali, avvalersi altresì di strutture e risorse che fanno parte dell organizzazione locale di associazioni datoriali o di organizzazioni sindacali (d ora in poi anche organizzazioni locali ). Per la realizzazione delle attività affidate da San.Arti., le suddette società di servizi che operano a livello territoriale possono: utilizzare proprie strutture e risorse; avvalersi di altre società di servizi che operano a livello territoriale; avvalersi di strutture e risorse che appartengono a strutture locali che fanno parte della propria organizzazione. 5

6 Le azioni progettate a favore del Fondo consistono principalmente: - nell apertura di appositi sportelli territoriali, opportunamente dislocati sul territorio nazionale, incaricati della gestione delle iscrizioni e dell assistenza agli utenti di San.Arti.; - nell implementazione di attività di informazione e comunicazione, circa le principali aree di operatività e di assistenza del Fondo, nei confronti di soggetti terzi. 2 GLI SPORTELLI TERRITORIALI 2.1 Mandato ad associazioni datoriali, organizzazioni sindacali, enti bilaterali e loro strutture territoriali Gli sportelli territoriali funzionano sulla base di un contratto di mandato (All. 1) con il quale San.Arti. incarica le strutture territoriali delle associazioni datoriali, delle organizzazioni sindacali e degli enti bilaterali, di gestire per proprio conto gli sportelli territoriali, a cui potranno rivolgersi gratuitamente sia le imprese che i lavoratori interessati, per presentare documenti, assumere informazioni e ricevere materiale informativo circa le prestazioni di San.Arti.. Per la realizzazione delle suddette attività, le strutture territoriali coinvolte mettono a disposizione del Fondo uno spazio adeguato presso i propri uffici, dotandolo di tutto quanto necessario all operatività dello sportello territoriale (energia elettrica, linea telefonica, riscaldamento, materiale di cancelleria, strumentazione d ufficio, ecc.) e ne garantiscono il funzionamento attraverso proprio personale che presta attività lavorativa, per lo più a tempo parziale, per la realizzazione delle attività di informazione e assistenza sulle prestazioni del Fondo. Tutti i costi sostenuti dalle strutture territoriali per garantire l operatività e la realizzazione delle attività dello sportello territoriale di San.Arti., vengono trimestralmente rendicontati al Fondo che provvede successivamente al loro rimborso analitico. Anche nel caso in cui le strutture territoriali si avvalgano di strutture locali, di organizzazioni locali e di società di servizi, tutti i costi da queste sostenuti per garantire l operatività e la realizzazione delle attività dello sportello territoriale di San.Arti., sono a carico del Fondo, che provvede al loro rimborso analitico, previa adeguata rendicontazione. 6

7 Ai fini dell ottenimento del rimborso delle spese sostenute dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, le strutture territoriali procedono ad inserire i costi sostenuti e documentati dalle prime, nel proprio prospetto di rendiconto Richiesta di rimborso e documentazione di supporto Ai fini dell ottenimento del rimborso delle spese sostenute per l operatività degli sportelli, le strutture territoriali devono emettere a San.Arti., in occasione della rendicontazione trimestrale, una apposita nota di debito fuori campo di applicazione IVA, con la dicitura rimborsi spese sostenute per operatività sportello territoriale SAN.ARTI. (All. 2), alla quale deve essere allegata la seguente documentazione: prospetto di rendiconto (All. 3), debitamente compilato in tutte le sue parti, nel quale devono essere ricomprese le spese eventualmente sostenute dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi; prospetto di riaddebito pro-quota dei costi (All. 4); time sheet relativi alle spese sostenute per il personale dipendente (All. 6); prospetto costo orario personale dipendente (All. 7); time sheet relativi alle spese sostenute per il personale non dipendente (All. 10); prospetto costo orario giornaliero personale con contratto di collaborazione (All. 11); foglio di autorizzazione alla missione (All. 14): inventario dei beni strumentali (All. 15) attestazione delle spese sostenute per l operatività degli sportelli territoriali (All. 16). Le spese ammesse al rimborso sono quelle effettivamente sostenute e rimaste a carico delle strutture territoriali per l attuazione di prestazioni specificamente afferenti alla gestione degli sportelli territoriali per San.Arti.. Detti costi devono, inoltre, essere debitamente documentati e comprovati da idonea documentazione giustificativa, in modo da rendere direttamente dimostrabile l esistenza, la pertinenza, la congruità e la ragionevolezza delle singole voci richieste a rimborso. Si ricorda che i documenti giustificativi, compresi quelli comprovanti le spese sostenute dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, devono essere archiviati e conservati in originale almeno per la durata di 10 anni a cura delle singole strutture territoriali, salvo eventuali termini maggiori previsti da specifiche disposizioni di legge. Detta documentazione 7

8 deve inoltre essere esibita, ed eventualmente consegnata dalle strutture territoriali, su richiesta di San.Arti La rendicontazione dei costi In considerazione del fatto che le diverse strutture territoriali mettono a disposizione, per l apertura e la gestione degli sportelli territoriali, i locali, le risorse umane e le attrezzature già esistenti ed impiegati principalmente per le proprie finalità istituzionali, ovvero si avvalgono di locali, risorse umane e attrezzature di strutture locali, di organizzazioni locali e di società di servizi, le spese da rendicontare a San.Arti. devono essere soltanto quelle sostenute per l operatività degli sportelli territoriali. Pertanto, le strutture territoriali dovranno dotarsi di adeguati sistemi di riaddebito delle spese, che devono essere imputate nella misura direttamente afferente all operatività degli sportelli territoriali e determinate con metodi di calcolo il più possibile equi e vicini alla realtà. In questa sede si procederà ad indicare i metodi di ripartizione delle spese sostenute che le strutture territoriali, sulle quali grava l onere del rendiconto, sono tenute a seguire ai fini dell ottenimento dei relativi rimborsi. L intero costo che ha costituito la base di calcolo della singola voce di spesa deve essere documentato con apposito giustificativo di spesa ed il metodo utilizzato per determinare la quota di spesa richiesta a rimborso deve essere dettagliatamente indicato in appositi prospetti. Di seguito si forniscono alcune brevi linee guida relative alle principali voci di spesa da inserire nel prospetto di rendiconto. A. SPESE PER IL PERSONALE DIPENDENTE a.1. Retribuzioni lorde In questa voce sono ricomprese le spese sostenute per gli stipendi corrisposti al personale dipendente delle strutture territoriali incaricato di prestare la propria attività presso gli sportelli territoriali con specifica lettera d incarico sottoscritta dalle parti (All. 5). La voce ricomprende, altresì, le spese sostenute per gli stipendi eventualmente corrisposti al personale dipendente delle strutture locali, delle organizzazioni locali e delle società di servizi. 8

9 Per personale dipendente si intendono i soggetti legati alle strutture territoriali, alle strutture locali, alle organizzazioni locali e alle società di servizi, da contratti di lavoro subordinato e iscritti nel Libro unico del lavoro, assunte a tempo determinato o a tempo indeterminato, part-time o full-time, ovvero assunte con contratti di inserimento lavorativo e con contratti di apprendistato. La spesa da indicare nella voce si riferisce alla retribuzione lorda corrisposta al dipendente, durante il periodo di rendicontazione, in base all inquadramento contrattuale, come risultante dal C.C.N.L. o da accordi salariali interni più favorevoli. a.2. Assegni familiari In questa voce vanno riportate le spese sostenute per gli assegni familiari erogati al personale dipendente delle strutture territoriali, delle strutture locali, delle organizzazioni locali e delle società di servizi. a.3. Contributi previdenziali In questa voce vanno riportate le spese sostenute dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per i contributi previdenziali versati all INPS, a carico del datore di lavoro. a.4. Assicurazione INAIL In questa voce vanno riportate le spese sostenute dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per l assicurazione INAIL del personale dipendente. a.5. Previdenza integrativa In questa voce vanno riportate le spese sostenute dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per l assicurazione previdenziale integrativa del personale dipendente iscritto a fondi di previdenza complementare. 9

10 a.6. Accantonamento quota indennità di fine rapporto In questa voce vanno riportate le quote dell indennità di fine rapporto relative al personale dipendente maturate, relativamente alle strutture territoriali, alle strutture locali, alle organizzazioni locali e alle società di servizi. a.7. Altre spese per il personale dipendente In questa voce vanno riportate le spese sostenute per il personale delle strutture territoriali, delle strutture locali, delle organizzazioni locali e delle società di servizi, che non rientrano nelle voci sopra elencate (ticket, polizza sanitaria, ecc.). a.8. Totale spesa per il personale dipendente rimborsabile Per il calcolo del totale delle spese rimborsabili per le retribuzioni del personale dipendente occorre moltiplicare le ore lavorate presso gli sportelli territoriali per il costo orario: Spese per il personale dipendente rimborsabili = Costo orario x Ore lavorate Le ore lavorate sono date dal totale delle ore di lavoro effettivamente prestate presso gli sportelli SAN. ARTI., con esclusione di eventuali assenze per ferie, malattie, permessi, ecc., le quali devono risultare da apposite rilevazioni su opportuni sistemi di registrazione, cartacei o elettronici (timesheet - All. 6). Si ricorda che un ora deve corrispondere a 60 minuti e non può essere frazionata. Il costo orario è determinato con riferimento all importo totale degli emolumenti lordi previsti dal C.C.N.L. o da accordi salariali interni più favorevoli (voce a.1 del rendiconto), con esclusione degli elementi mobili della retribuzione (es. compensi lavoro straordinario e diarie, ecc.), maggiorato delle voci di spesa previste dal punto a.2 al punto a.7 del rendiconto, diviso per il numero di ore lavorative previste dal contratto (All. 7): Costo orario = (Somma voci a.1 a.7 )/ numero ore lavorative previste dal contratto 10

11 I documenti giustificativi della spesa da conservare ed, eventualmente, in caso di richiesta, da produrre a San.Arti., sono costituiti, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dalle lettere di incarico con l elenco del personale incaricato di lavorare presso lo sportello territoriale, time sheet del personale dipendente, il Libro unico del lavoro con evidenziato il personale operativo degli sportelli, le buste paga delle retribuzioni mensili, copia dei modelli CUD consegnati ai dipendenti, copia dei modelli F24 e DM 10 (evidenziando la quota di competenza per attività di sportello territoriale San.Arti.), copia dei versamenti INAIL (evidenziando la quota di competenza per attività di sportello territoriale San.Arti.), ecc.. B. SPESE PER IL PERSONALE NON DIPENDENTE b.1. Compensi lordi per collaborazioni coordinate e continuative e a progetto In questa voce sono ricomprese tutte le spese sostenute per il personale non dipendente, delle strutture territoriali, formalmente incaricato di prestare la propria attività presso gli sportelli territoriali. In particolare, devono essere indicati i compensi lordi erogati a risorse legate alle strutture territoriali in forza di uno specifico contratto di collaborazione a progetto (All. 8) o di collaborazione coordinata e continuativa (All. 9), dal quale emerga la natura della prestazione lavorativa, il periodo in cui deve essere effettuata, la durata in ore/giornate e il corrispettivo pattuito. In tale voce rientrano, altresì, le medesime spese sostenute per il personale non dipendente delle strutture locali, delle organizzazioni locali e delle società di servizi. b.2. Contributi previdenziali In questa voce vanno riportate le spese sostenute dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per i contributi previdenziali versati all INPS a favore dei collaboratori, per la parte a carico del datore di lavoro. b.3. Assicurazione INAIL In questa voce vanno riportate le spese sostenute dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per l assicurazione INAIL dei collaboratori. 11

12 b.4. Altre spese per i collaboratori In questa voce vanno riportate le spese sostenute per il personale non dipendente, che non rientrano nelle voci sopra elencate. b.5. Totale spesa per collaborazioni coordinate e continuative e a progetto Per il calcolo del totale delle spese rimborsabili per i compensi dei collaboratori occorre moltiplicare le ore lavorate presso gli sportelli territoriali per il costo orario: Spese per i Co.co.co./Co.co.pro. rimborsabili = Costo orario x Ore lavorate Le ore lavorate sono date dal totale delle ore di lavoro effettivamente prestate presso gli sportelli, con esclusione di eventuali assenze, le quali devono risultare da apposite rilevazioni su opportuni sistemi di registrazione, cartacei o elettronici (timesheet - All. 10). Si ricorda che un ora deve corrispondere a 60 minuti e non può essere frazionata. Il costo orario è determinato con riferimento al corrispettivo lordo diviso per il numero di ore lavorative previste dal contratto (All. 11). Il corrispettivo lordo, di cui al punto b.1 del rendiconto, deve essere maggiorato delle voci di spesa previste dal punto b.2 al punto b.4 del prospetto di rendiconto: Costo orario = (Somma voci b.1 b.4) / numero ore lavorative previste dal contratto I documenti giustificativi della spesa da conservare ed, eventualmente, in caso di richiesta, da produrre a San.Arti., sono costituiti, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dai contratti di collaborazione (Co.co.pro/Co.co.co.), i timesheet del personale non dipendente, le buste paga delle retribuzioni mensili dei collaboratori, la fotocopia dei modelli F24 delle ritenute d'acconto e dei contributi all'inps e all INAIL, la documentazione relativa ai rimborsi delle spese sostenute dai collaboratori, ecc.. 12

13 b.6. Compensi lordi per collaborazioni occasionali In questa voce sono ricomprese tutte le spese sostenute per compensi lordi corrisposti a collaboratori autonomi occasionali, incluso il contributo alla Gestione separata INPS a carico del committente, ove dovuto. Il rimborso di dette spese avviene dietro presentazione di copia della ricevuta rilasciata dal collaboratore (All. 12). b.7. Onorari e spese per consulenti In questa voce vanno riportate le spese sostenute per i consulenti esterni, documentate dalle apposite fatture. b.8. Rimborso spese a collaboratori occasionali, consulenti e volontari In questa voce vanno ricomprese tutte le somme riconosciute a titolo di rimborso delle spese sostenute da collaboratori occasionali e consulenti esterni, compresi i rimborsi riconosciuti ai collaboratori volontari (All. 13). Le spese indicate devono essere corredate di appositi documenti giustificativi da conservare ed, eventualmente, in caso di richiesta, da produrre a San. Arti. (documenti contabili rilasciati dal prestatore con relativa quietanza di pagamento, dichiarazioni di ricevuta di spesa e relativi giustificativi: biglietti, ricevute, ecc.). C. RIUNIONI, VIAGGI E TRASFERTE c.1. Riunioni, convegni ed altri eventi In questa voce devono essere inserite le spese effettivamente sostenute dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per l organizzazione di riunioni, convegni, seminari ed altri eventi o manifestazioni, nell ambito dell operatività degli sportelli San.Arti., come risultanti da apposita scheda illustrativa dell evento (es. programma, lettera d invito). In particolare, sono ricompresi nella voce i costi per l affitto delle sale, per la stampa di eventuali manifesti, brochures e altro materiale informativo, nonché le spese per l organizzazione di pranzi o cene con catering. 13

14 San.Arti. potrà riservarsi di rimborsare le spese sostenute, previa produzione della documentazione idonea a dimostrare la pertinenza dei costi sostenuti all operatività dello sportello territoriale San.Arti. (es. scheda dell evento, fatture e quietanze di pagamento, ricevute, ecc.). In caso di catering, buffet e simili, deve essere conservato e allegato l elenco dei partecipanti agli stessi. In caso di predisposizione di manifesti, brochures e altri stampati, è necessario conservare e mostrare all occorrenza copia del suddetto materiale. c.2. Rimborsi spese per viaggi, soggiorni e trasferte La voce ricomprende le spese rimborsate o direttamente sostenute dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per viaggi, trasferte ed eventuali soggiorni dei lavoratori dipendenti e dei collaboratori (Co.co.co./Co. Co.pro.) operanti presso gli sportelli San.Arti., per la partecipazione a riunioni, convegni e incontri, fuori dal Comune in cui si trova la propria sede di appartenenza, come risultante da relative lettere di convocazione. San.Arti. potrà riservarsi di rimborsare le spese sostenute, previa produzione di documentazione idonea a dimostrare la pertinenza delle medesime all operatività dello sportello territoriale San.Arti. (es. scheda evento, registro firme, inviti, titoli di viaggio convalidati, ricevute alberghi ecc.). Le spese per viaggi ed eventuali soggiorni devono essere in formula più economica possibile. Il rimborso delle spese per viaggi deve avvenire dietro presentazione del foglio di autorizzazione alla missione e del modulo richiesta di rimborso spese debitamente compilati (All. 14). D. ATTIVITÀ DI FORMAZIONE E PROMOZIONE d.1. Spese per formazione (corsi e seminari) In questa voce vanno riportate le spese sostenute per l attività formativa del personale delle strutture territoriali, delle strutture locali, delle organizzazioni locali e delle società di servizi, impegnato nello sportello territoriale, quali a titolo esemplificativo, corsi, giornate di formazione, seminari, ecc.. Le spese ammesse al rimborso riguardano i costi sostenuti dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per vitto, alloggio, affitto sale, acquisto 14

15 materiale didattico, spese di viaggio e trasporto, ecc., purché corredati da idonea documentazione giustificativa (es. titoli di viaggio convalidati, ricevute di alberghi, fatture, ecc.). Ai fini del rimborso di dette spese deve essere conservato anche l elenco dei partecipanti ai corsi, specificando il luogo, la data e la tipologia di iniziativa, nonché la documentazione comprovante l avvenuto svolgimento della manifestazione (es. scheda evento, foglio firme, atti, inviti, brochure dell evento, ecc.). d.2. Spese per attività promozionale di informazione e comunicazione In questa voce vanno riportate le spese sostenute per l attività promozionale svolta dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, nell ambito dell operatività degli sportelli San.Arti. quali, pubblicazione, stampa e riproduzione di opuscoli informativi, inserzioni, guide, locandine, affissioni, attività culturali e spot informativi via radio o TV, sito web, ecc.. Per dette tipologie di spesa, è necessario conservare una copia del materiale prodotto ed esibire, ove richiesto da San.Arti., la documentazione idonea a dimostrare la pertinenza dei costi all operatività dello sportello territoriale San.Arti. (es. fatture, ricevute, ecc.). E. SPESE PER IMMOBILI E ATTREZZATURE TECNICHE e.1. Spese utilizzazione locali In questa voce ricadono le spese relative ai locali messi a disposizione dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, ed utilizzati per lo sportello territoriale, nei limiti della effettiva quota d uso o di superficie destinata alla suddetta destinazione, determinata in base ai millesimi di occupazione del suolo o altro sistema di ripartizione. In caso di immobile di proprietà della struttura territoriale, della struttura locale, dell organizzazione locale e della società di servizi, il costo rimborsabile è determinato in base alla quota di ammortamento di competenza, calcolata in pro-rata temporis e rapportata alla percentuale di superficie effettivamente utilizzata per gli sportelli, secondo la seguente formula: Quota di ammortamento periodo di riferimento x (superficie utilizzata/superficie totale) x (n. giorni di utilizzo/ n. giorni periodo di riferimento) 15

16 In tutti i casi in cui non è in corso un processo di ammortamento tecnico-economico, la spesa rimborsabile è pari alla quota di ammortamento figurativa, determinata sul valore attuale dell immobile, parametrata al tempo utilizzato e alla superficie occupata per l operatività dello sportello, secondo la formula sopra indicata. Nel caso in cui l immobile sia in locazione o leasing, la quota di spesa ammissibile deve essere determinata sulla base del canone relativo al periodo rendicontato rapportato alla percentuale di superficie utilizzata e ai giorni di operatività dello sportello territoriale: Canone periodo di riferimento x (superficie utilizzata/superficie totale) x (n. giorni di utilizzo/n. giorni periodo di riferimento) Si ricorda che per giustificare le modalità di riparto e di utilizzo dei locali dovrà essere tenuto presso le strutture territoriali uno strumento di rilevazione adeguato. A tal fine potrebbe essere utile tenere presso ogni sede territoriale, visure catastali con annessa planimetria della sede con l indicazione dello spazio dedicato allo sportello. Ai fini della verifica della correttezza della ripartizione delle spese, le strutture territoriali, dovranno produrre il prospetto di riaddebito pro-quota del costo (All. 4), ed esibire la relativa documentazione giustificativa, su richiesta di San.Arti., quale, a titolo esemplificativo, contratti di locazione o leasing registrati recanti l indicazione del canone iniziale e successivi aggiornamenti, fatture a quietanza dei canoni, prospetto riportante le ore/giornate di effettivo utilizzo dell immobile (o quote di esso) per la gestione dello sportello territoriale, piani di ammortamento degli immobili di proprietà con relative scritture sul libro cespiti ammortizzabili, ecc.. e.2. Attrezzature, strumentazione tecnica e software In questa voce vanno riportate le spese sostenute per l acquisto di nuovi strumenti tecnici, di elaborazione dati e di altri beni mobili necessari alle attività degli sportelli, nonché quelle sostenute per l utilizzo di attrezzature già in uso presso le strutture territoriali, le strutture locali, le 16

17 organizzazioni locali e le società di servizi, necessarie per l operatività degli sportelli (es. computer, software, mobili, ecc.). In entrambi i casi, sono rimborsabili soltanto le relative quote di ammortamento secondo la seguente formula: Quota di ammortamento periodo di riferimento x (n. giorni di utilizzo/n. giorni periodo di riferimento) In tutti i casi in cui non è in corso un processo di ammortamento tecnico-economico, la spesa rimborsabile è determinata con riferimento alla quota di ammortamento figurativa calcolata sul valore attuale del bene e rapportata al periodo di tempo durante il quale lo stesso è utilizzato per l operatività dello sportello, secondo la formula sopra indicata. Ai fini del rimborso delle spese, occorre presentare il prospetto di riaddebito pro-quota del costo (All. 4) ed esibire, su richiesta di San.Arti, la relativa documentazione di supporto quale, a titolo esemplificativo, fatture quietanzate, piani di ammortamento, registrazioni contabili delle attrezzature soggette ad ammortamento ecc.. I beni mobili strumentali di nuovo acquisto e quelli già presenti presso le strutture territoriali, le strutture locali, le organizzazioni locali e le società di servizi, e destinati all utilizzo nell ambito degli sportelli, devono essere inventariati specificandone la loro destinazione d uso e la loro eventuale dismissione come rifiuti speciali (All. 15). e.3. Manutenzione, riparazione, trasformazione, ammodernamento immobili e altri beni strumentali In questa voce vanno riportate le spese sostenute per la manutenzione, riparazione degli immobili e delle attrezzature tecniche, nonché i costi di trasformazione, ristrutturazione e ammodernamento dei locali. Ai fini dell ottenimento del rimborso, le spese sostenute devono essere imputate pro-quota sulla base del periodo di tempo e della superficie di effettivo utilizzo (solo per spese afferenti agli immobili), sulla base dei criteri precedentemente individuati. 17

18 Per il suddetto rimborso, occorre presentare il prospetto di riaddebito pro-quota del costo (All. 4) ed esibire, su richiesta di San.Arti, la relativa documentazione di supporto quale, ad esempio, fatture e ricevute quietanzate, eventuali contratti di manutenzione degli impianti, ecc.. F. SPESE GENERALI In questa sezione vanno riportate tutte le altre spese necessarie per garantire il funzionamento quotidiano della struttura territoriale, delle strutture locali, delle organizzazioni locali e delle società di servizi, che ospitano lo sportello San.Arti.. f.1. Spese per riscaldamento e condizionamento locali In questa voce vanno riportate le spese sostenute per il riscaldamento ed il condizionamento dei locali. Detti costi vanno parametrati alla superficie dei locali occupata dagli sportelli territoriali e al tempo di utilizzo dei locali per la gestione dei medesimi, secondo la seguente formula: Costo periodo di riferimento x (superficie utilizzata/superficie totale) x (n. giorni di utilizzo/n. giorni periodo di riferimento) I documenti da produrre sono costituiti dal prospetto di riaddebito pro-quota dei costi (All. 4) e, in caso di richiesta, dai documenti giustificativi della spesa quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fatture, bollettini, ricevute di pagamento, ecc.. f.2. Spese per energia elettrica e acqua In questa voce vanno riportate le spese sostenute per l energia elettrica e l acqua. Detti costi devono essere imputati pro-quota in relazione al tempo di utilizzo e alla superficie dei locali destinata allo sportello, secondo la formula di cui alla voce f.1.. I documenti da produrre sono costituiti dal prospetto di riaddebito pro-quota dei costi (All. 4) e, in caso di richiesta, dai documenti giustificativi della spesa quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fatture, ricevute di pagamento, bollettini, ecc.. 18

19 f.3. Spese per pulizia locali In questa voce vanno riportate le spese sostenute per la pulizia dei locali. Detti costi devono essere imputati pro-quota in relazione al tempo di utilizzo dei locali e alla superficie dei medesimi destinata all operatività dello sportello, secondo la formula di cui alla voce f.1.. I documenti da produrre sono costituiti dal prospetto di riaddebito pro-quota dei costi (All. 4) e, in caso di richiesta, dai documenti giustificativi della spesa quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fatture, ricevute di pagamento, ecc.. f.4. Spese condominiali In questa voce vanno riportate le spese sostenute per i servizi condominiali. Detti costi devono essere imputati pro-quota in relazione al tempo di utilizzo dei locali e alla superficie dei medesimi destinata all operatività dello sportello, secondo la formula di cui alla voce f.1.. I documenti da produrre sono costituiti dal prospetto di riaddebito pro-quota dei costi (All. 4) e, in caso di richiesta, dai documenti giustificativi della spesa quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, ricevute di pagamento, bollettini, ecc.. f.5. Spese telefoniche e collegamenti telematici In questa voce vanno riportate le spese per servizi telefonici e per i collegamenti telematici. Detti costi vanno parametrati al tempo di utilizzo per l operatività degli sportelli territoriali. Qualora non vi sia una linea telefonica dedicata, i costi possono essere attestati mediante apposita dichiarazione che riporti analiticamente la effettiva utilizzazione di detti servizi per lo sportello San.Arti.. I documenti da produrre sono costituiti dal citato modello di autodichiarazione delle spese sostenute (All. 16) e, in caso di richiesta, dai documenti giustificativi della spesa quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fatture, ricevute di pagamento, lettere di addebito, bollette, ecc.. f.6. Spese postali In questa voce vanno riportate le spese sostenute per i servizi postali (es. raccomandate, pacchi, vaglia, corriere espresso). Per dette spese il consumo può anche essere attestato mediante dichiarazione che riporti analiticamente le effettive spese sostenute dagli sportelli territoriali. 19

20 I documenti da produrre sono costituiti dal modello di autodichiarazione delle spese sostenute (All. 16) e, in caso di richiesta, dai documenti giustificativi della spesa quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fatture, ricevute di pagamento, ecc.. f.7. Spese per stampati, cancelleria e materiale di consumo In questa voce vanno riportate le spese sostenute per l acquisto di cancelleria varia, stampati e materiale di consumo. Per dette spese il consumo può anche essere attestato mediante apposita dichiarazione che riporti analiticamente gli acquisti effettuati dagli sportelli territoriali. I documenti da produrre sono costituiti dal modello di autodichiarazione delle spese sostenute (All. 16) e, in caso di richiesta, dai documenti giustificativi della spesa quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fatture, ricevute di pagamento, ecc.. f.8. Acquisto giornali, riviste, libri In questa voce vanno riportate le spese sostenute per l acquisto di giornali, libri e riviste, ecc.. Per dette spese il consumo può anche essere attestato mediante apposita dichiarazione che riporti analiticamente gli acquisiti effettuati per gli sportelli. I documenti da produrre sono costituiti dal modello di autodichiarazione delle spese sostenute (All. 16) e, in caso di richiesta, dai documenti giustificativi della spesa quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, fatture e ricevute quietanzate, ecc.. f.9. Spese generali varie In questa voce vanno riportate le altre spese generali non ricomprese tra le voci in precedenza elencate, imputate in base alla quota di competenza per l operatività degli sportelli territoriali San.Arti.. f.10. Imposte e tasse In questa voce vanno riportate le spese sostenute per la tassa sui rifiuti solidi urbani e l IRAP pagata per il personale dipendente e per i lavoratori occasionali. La tassa sui rifiuti solidi urbani deve essere imputata in base alla superficie dei locali occupata dagli sportelli territoriali e al tempo di utilizzo dei locali per detta attività, secondo la formula: 20

21 Costo periodo di riferimento x (superficie utilizzata/superficie totale) x (n. giorni di utilizzo/n. giorni periodo di riferimento) I documenti da produrre sono costituiti dal prospetto di riaddebito pro-quota dei costi (All. 4) e, in caso di richiesta, dai documenti giustificativi della spesa quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, bollettini, ricevute di pagamento, ecc.. La quota di IRAP rimborsabile per i lavoratori è determinata applicando l aliquota IRAP vigente all imponibile previdenziale risultante dal CUD del lavoratore dipendente, commisurato ai giorni in cui il lavoratore ha prestato la propria attività presso lo sportello territoriale rispetto al totale dei giorni lavorativi contrattualmente previsti. Con riferimento ai lavoratori occasionali, la quota di IRAP rimborsabile è determinata applicando l aliquota IRAP vigente al corrispettivo risultante dalla certificazione rilasciata al lavoratore occasionale riferito all attività prestata per conto di San.Arti.. * * * * * 2.2 Contratti con società di servizi Nel caso in cui il Fondo San.Arti. affidi la gestione delle attività di sportello territoriale a società di servizi, attraverso la stipula di un apposito contratto (All. 17), non si rientra nello schema del mandato ma in un affidamento di incarico per prestazione di servizi. Per l esecuzione del contratto, San.Arti. eroga alle società di servizi un compenso, a titolo di corrispettivo delle prestazioni fornite, in seguito all emissione da parte di dette società di una fattura assoggettata ad IVA secondo aliquota ordinaria, nei tempi e con le modalità stabiliti dalle parti nei singoli contratti. I costi sostenuti dalla società di servizi rientrano nell ambito dell organizzazione dei propri fattori della produzione e, pertanto, non sono soggetti a rendicontazione. 21

22 3 ATTIVITÀ DI INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE 3.1 Mandato senza rappresentanza ad associazioni datoriali, organizzazioni sindacali, enti bilaterali o loro strutture territoriali Il Fondo San.Arti., attraverso la sottoscrizione di uno specifico accordo (Art. 18), dà mandato alle strutture territoriali (associazioni datoriali, organizzazioni sindacali, enti bilaterali), di sviluppare per suo conto attività di informazione e comunicazione circa le attività istituzionali di assistenza sanitaria integrativa svolte dal Fondo. Tutti i costi sostenuti per tali attività, debitamente rendicontati e documentati, sono interamente a carico di San.Arti.. Per la realizzazione delle suddette attività, le strutture territoriali possono avvalersi di strutture locali, di organizzazioni locali e di società di servizi. Anche in questo caso, tutti i costi da queste sostenuti per l attività di informazione e comunicazione sono a carico di San.Arti., che provvede al loro rimborso analitico, previa adeguata rendicontazione. Ai fini dell ottenimento del rimborso delle spese sostenute dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, le strutture territoriali procedono ad inserire i costi sostenuti e documentati dalle prime, nel proprio rendiconto Richiesta di rimborso e documentazione di supporto Ai fini dell ottenimento del rimborso delle spese sostenute per le attività di informazione e comunicazione, le strutture territoriali devono emettere a San.Arti., in occasione della rendicontazione trimestrale, una apposita nota di debito fuori campo di applicazione IVA (All. 19) con la dicitura rimborso spese sostenute per informazione e comunicazione SAN.ARTI., alla quale deve essere allegata la seguente documentazione: prospetto di rendiconto (All. 3), debitamente compilato con esclusivo riferimento alle voci di spesa interessate, nel quale devono essere ricomprese le spese eventualmente sostenute dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi; prospetto di riaddebito pro-quota dei costi (All. 4); time sheet relativi alle spese sostenute per il personale dipendente (All. 6); prospetto costo orario personale dipendente (All. 7); 22

23 time sheet relativi alle spese sostenute per il personale non dipendente (All. 10); prospetto costo orario giornaliero personale con contratto di collaborazione (All. 11); foglio di autorizzazione alla missione (All. 14): Le spese ammesse al rimborso sono quelle effettivamente sostenute e rimaste a carico delle strutture territoriali per l iniziativa specificamente afferenti lo sviluppo dell informazione e della comunicazione sulle attività di San.Arti.. Dette spese devono, inoltre, essere debitamente documentate e comprovate da idonea documentazione giustificativa. Si ricorda che i documenti giustificativi, compresi quelli comprovanti le spese sostenute dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, devono essere archiviati e conservati in originale almeno per la durata di 10 anni a cura delle singole sedi territoriali, salvo eventuali termini maggiori previsti da specifiche disposizioni di legge. Detta documentazione deve inoltre essere esibita, ed eventualmente consegnata dalle strutture territoriali, su richiesta di San.Arti La rendicontazione dei costi Di seguito si forniscono alcune brevi linee guida relative alle principali voci di spesa da inserire nel prospetto di rendiconto con riferimento alle attività di informazione e comunicazione. A. SPESE PER IL PERSONALE DIPENDENTE In questa voce devono essere indicate le spese sostenute dalle strutture territoriali per le retribuzioni e le altre spese relative a dipendenti incaricati di partecipare come relatori a riunioni, convegni, seminari ed altri eventi o manifestazioni organizzate dalla struttura di appartenenza per attività di informazione e comunicazione nell interesse di San.Arti.. Dette spese, comprensive anche delle retribuzioni e delle altre spese corrisposte al personale dipendente delle strutture locali, delle organizzazioni locali e delle società di servizi, devono essere riaddebitate secondo le linee guida in precedenza indicate per l imputazione dei costi del personale dipendente. 23

24 B. SPESE PER IL PERSONALE NON DIPENDENTE In questa voce devono essere indicate le spese sostenute dalle strutture territoriali per i compensi e le altre spese relative al personale non dipendente incaricato di partecipare come relatore a riunioni, convegni, seminari ed altri eventi o manifestazioni organizzate dalla struttura territoriale nell ambito dell attività di informazione e comunicazione per San.Arti. Le spese indicate, comprensive anche dei compensi e delle altre spese corrisposte al personale non dipendente delle strutture locali, delle organizzazioni locali e delle società di servizi, devono essere riaddebitate secondo le linee guida in precedenza indicate per l imputazione dei costi del personale non dipendente. C. RIUNIONI, VIAGGI E TRASFERTE c.1. Riunioni, convegni ed altri eventi In questa voce devono essere inserite le spese effettivamente sostenute dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per l organizzazione di riunioni, convegni, seminari ed altri eventi o manifestazioni nell ambito dell attività di informazione e comunicazione per San.Arti., come risultanti da apposita scheda illustrativa dell evento (es. programma, lettera d invito). In particolare, sono ricompresi nella voce i costi per l affitto delle sale, per la stampa di eventuali manifesti, brochures e altro materiale informativo, nonché le spese per l organizzazione di pranzi o cene con catering. San.Arti. potrà riservarsi di rimborsare le spese sostenute, previa produzione di documentazione idonea a dimostrare la pertinenza dei costi sostenuti all attività di informazione e comunicazione per San.Arti. (es. scheda dell evento, fatture e quietanze di pagamento, ricevute, ecc.). In caso di catering, buffet e simili, deve essere conservato e allegato l elenco dei partecipanti agli stessi. In caso di predisposizione di manifesti, brochures e altri stampati, è necessario conservare e mostrare all occorrenza copia del suddetto materiale. c.2. Rimborsi spese per viaggi, soggiorni e trasferte La voce ricomprende le spese sostenute dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per viaggi, trasferte ed eventuali soggiorni dei 24

25 lavoratori dipendenti e dei collaboratori (Co.co.co./Co.Co.pro.) operanti presso gli sportelli San.Arti., per la partecipazione a riunioni, convegni e incontri nell ambito dell attività di informazione e comunicazione svolta per San.Arti., fuori dal Comune in cui si trova la propria sede di appartenenza, come risultante da relative lettere di convocazione. San.Arti. potrà riservarsi di rimborsare le spese sostenute, previa produzione di documentazione idonea a dimostrare la pertinenza delle medesime all attività di informazione svolta per conto di San.Arti. (es. scheda evento, registro firme, inviti, titoli di viaggio convalidati, ricevute alberghi ecc.). Le spese per viaggi ed eventuali soggiorni devono essere in formula più economica possibile. Il rimborso delle spese per viaggi deve avvenire dietro presentazione del foglio di autorizzazione alla missione e del modulo richiesta di rimborso spese debitamente compilati (All. 14). D. FORMAZIONE E PROMOZIONE d.1. Spese per formazione (corsi e seminari) In questa voce vanno riportate le spese sostenute per l attività formativa del personale delle strutture territoriali, delle strutture locali, delle organizzazioni locali e delle società di servizi, impegnato nello sportello territoriale, quali a titolo esemplificativo, corsi, giornate di formazione, seminari, ecc.. Le spese ammesse al rimborso riguardano i costi sostenuti dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, per vitto, alloggio, affitto sale, acquisto materiale didattico, spese di viaggio e trasporto, ecc., purché corredati da idonea documentazione giustificativa (es. titoli di viaggio convalidati, ricevute di alberghi, fatture, ecc.). Ai fini del rimborso di dette spese deve essere conservato anche l elenco dei partecipanti ai corsi, specificando il luogo, la data e la tipologia di iniziativa, nonché la documentazione comprovante l avvenuto svolgimento della manifestazione (es. scheda evento, foglio firme, atti, inviti, brochure dell evento, ecc.). d.2. Spese per attività promozionale di informazione e comunicazione In questa voce vanno riportate le spese sostenute per l attività di informazione e comunicazione svolta dalle strutture territoriali, dalle strutture locali, dalle organizzazioni locali e dalle società di servizi, quali, pubblicazione, stampa e riproduzione di opuscoli informativi, inserzioni, guide, locandine, affissioni, attività culturali e spot informativi via radio o TV, sito web, ecc.. 25

26 Per dette tipologie di spesa, è necessario conservare una copia del materiale prodotto ed esibire, ove richiesto da San.Arti., la documentazione idonea a dimostrare la pertinenza dei costi all operatività dello sportello territoriale San.Arti. (es. fatture, ricevute, ecc.). * * * * * 3.2 Contratti con società di servizi Le attività di informazione e comunicazione possono essere affidate da San. Arti. a società di servizi, attraverso la stipula di un apposito contratto di prestazione di servizi (All. 20). Per l esecuzione del contratto, San.Arti. eroga alle società di servizi un compenso, a titolo di corrispettivo delle prestazioni fornite, in seguito all emissione da parte di dette società di una fattura assoggettata ad IVA con applicazione dell aliquota ordinaria, secondo i tempi e le modalità stabiliti dalle parti nei singoli contratti. I costi sostenuti dalla società di servizi rientrano nell ambito dell organizzazione dei propri fattori della produzione e, pertanto, non sono soggetti a rendicontazione. 26

27 ALLEGATI 27

28 Allegato 1: Contratto di mandato tra SAN.ARTI. e strutture territoriali per attività di sportello territoriale CONTRATTO DI MANDATO Oggi, in, con la presente scrittura privata da valersi ad ogni effetto di legge vigente Tra SAN.ARTI. - Fondo di assistenza sanitaria integrativa per i lavoratori dell artigianato (d'ora innanzi, per brevità, anche il Mandante o Struttura Centrale ), costituito a Roma il 23 luglio 2012, con sede in Roma, via Torino, n. 6, C.A.P , codice fiscale , in persona del Sig. nato a ( ), il che lo rappresenta nella qualifica di ai sensi dello Statuto e di legge; e (d ora innanzi, per brevità, anche il Mandatario o Struttura Territoriale ), costituito a il, con sede legale in, via, C.A.P., codice fiscale, in persona del Sig. nato a ( ), il che lo rappresenta nella qualifica di ai sensi dello Statuto e di legge; detti soggetti del presente contratto potranno anche di seguito essere denominate Parti ; Premesso A) che le organizzazioni imprenditoriali dell artigianato (Confartigianato Imprese, CNA, Casartigiani, C.L.A.A,I,) e le organizzazioni sindacali confederali dei lavoratori (CGIL, CISL e UIL), nell Accordo Interconfederale dell Artigianato del 21 settembre 2010 hanno previsto la costituzione di un ente di assistenza sanitaria integrativa a favore dei lavoratori cui tali contratti risultano applicati; 28