Comune di Grado Provincia di Gorizia REGOLAMENTO DEI DIRITTI DI ACCESSO DEI CITTADINI ALL INFORMAZIONE ED AGLI ATTI E DOCUMENTI AMMINISTRATIVI

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1 Comune di Grado Provincia di Gorizia REGOLAMENTO DEI DIRITTI DI ACCESSO DEI CITTADINI ALL INFORMAZIONE ED AGLI ATTI E DOCUMENTI AMMINISTRATIVI Approvato con deliberazione consiliare n. 40 dd

2 Art.1 Fonti Finalità 1. Il presente regolamento attua i principi affermati nella legge 8 giugno 1990 n.142, le disposizioni stabilite dalla legge 7 agosto 1990 n. 241 e dal D.P.R. 27 giugno 1992 n.352, nonché dallo Statuto comunale, per assicurare la trasparenza la pubblicità e l'imparzialità amministrativa, attraverso l'esercizio del diritto di accesso agli atti,ai documenti amministrativi e alle informazioni in possesso dell'amministrazione comunale. 2. Ai fini di cui al comma precedente e salvi i casi di esclusione espressamente indicati dalla legge, ogni cittadino, singolo o associato ha diritto di accesso agli atti amministrativi formati dalla Pubblica Amministrazione o utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. 3. Inoltre, chiunque abbia un interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, ai sensi degli arti.22 e 23 della legge 7 agosto 1990,n. 241, ha diritto di accedere ai documenti amministrativi formati o stabilmente detenuti dall'amministrazione comunale, con le modalità e le esclusioni previste nel presente regolamento. Art. 2 Soggetti Rappresentanza 1. Le richieste di accesso da parte di soggetti collettivi o a mezzo di rappresentanti, dovranno essere corredati da idonea documentazione che attesti la legittimazione del richiedente stesso. 2. I richiedenti l'accesso ai documenti amministrativi dovranno altresì dimostrare,con idonea e specifica motivazione, l'interesse giuridicamente rilevante. stesso. 3. L'accesso è comunque limitato alle documentazioni connesse e correlate all'interesse Art.3 Responsabile del procedimento di accesso 1. E' responsabile del procedimento di accesso il responsabile dell'unità organizzativa omogenea in cui l'atto o il documento si trova. 2

3 2. Nel caso di accesso formale la domanda è ricevuta dall'ufficio protocollo che, a richiesta dell'interessato, rilascia ricevuta con l'indicazione del destinatario della richiesta stessa. 3. Qualora sussistono controversie in ordine al destinatario della domanda, o comunque ricerche d'archivio, decide immediatamente in ordine di competenza il Segretario generale. 4. I dirigenti delle unità organizzative sovrintendono all'organizzazione del servizio di accesso in modo da renderlo più immediato e semplice possibile, ma anche provvedendo al riordino dei fascicoli ed alle raccolte degli atti in gruppi omogenei. Art. 4 Funzionamento del servizio 1. L'Ufficio protocollo e archivio tiene un apposito registro delle domande di accesso, con indicazione dell'ufficio destinatario della domanda stessa. 2. Sulla domanda, a cura del responsabile del procedimento, è apposta indicazione dell'avvenuto adempimento (visione o estrazione di copiarla domanda è conservata nell'archivio di deposito. Art 5 Compiti del responsabile del procedimento 1.Il responsabile istituisce un protocollo speciale relativo alle procedure di accesso, sul quale sono registrate richieste, scadenze, tempi e natura della risposta del procedimento di accesso: a) riceve le domande di accesso inoltrate dall'ufficio protocollo; b) verifica la sussistenza dei requisiti soggettivi del richiedente nonché la sussistenza e congruità della motivazione; c) decide in ordine alla ammissibilità della richiesta e provvede ad autorizzare la visione; 3

4 d) consegna le copie ove richiesto, curando la riscossione delle spese di riproduzione e l'assolvimento dell'imposta sul bollo; e) comunica agli interessati l'esclusione o il differimento del diritto di accesso nei casi previsti dalla legge e dal presente regolamento, previa acquisizione dell'eventuale determinazione richiesta ad altri soggetti dell'amministrazione comunale; f) cura il rispetto dei termini di consegna; g) appone sulla domanda la certificazione di avvenuto adempimento o acquisisce la ricevuta delle copie consegnate; h) appone sulle copie consegnate la certificazione di conformità all'originale, ove richiesto; i) appone sulla copia semplice l'indicazione del nome del richiedente e la causale della domanda. Art. 6 Compiti del Segretario Generale e dei Dirigenti 1. Oltre ai compiti generali di sovrintendenza e coordinamento del servizio, i dirigenti o il Segretario generale, in caso di assenza o impedimento del dirigente, possono motivatamente rimuovere il diniego apposto all'accesso da parte del responsabile del servizio, anche a richiesta dell'interessato, quando ravvisano sussistere errata applicazione della legge o del presente regolamento. Art. 7 Accesso informale 1. Il servizio d'informazione e di consultazione di pubblicazioni ufficiali è effettuato su richiesta informale dagli interessati, espressa verbalmente o con altre modalità, senza necessità che si provveda all'identificazione del richiedente. 2. L'esercizio del diritto di accesso ad informazioni diverse da quelle di cui al precedente comma, agli atti ed ai documenti amministrativi che a giudizio del responsabile del procedimento non abbisognino per la loro acquisizione di ricerche complesse e,nei casi consentiti dalla legge, è effettuato in via informale con le modalità di seguito stabilite. L'identificazione del richiedente viene effettuata: 4

5 a) per conoscenza diretta dello stesso da parte del responsabile del procedimento o di altro impiegato addetto all'unità competente,che attesta al lato della richiesta il riconoscimento; b) mediante esibizione di uno dei documenti di identificazione previsti dalla legge; 3. Coloro che presentano richiesta di accesso per conto di enti, persone giuridiche, associazioni istituzioni od altri organismi devono dichiarare la carica ricoperta o la funzione svolta, che legittima l'esercizio del diritto per conto dei soggetti rappresentati. 4. I rappresentanti, tutori e curatori di soggetti interessati a l'accesso devono dichiarare la loro condizione ed il titolo legale dal quale essa è comprovata. 5. Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, all'ufficio competente a formare l'atto conclusivo del procedimento. L'interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, far constare la propria identità e, ove occorra, dei propri poteri rappresentati 6. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea. Art. 8 Accesso formale 1. Qualora non sia possibile raccoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri di rappresentanza, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull'accessibilità del documento, il richiedente è invitato contestualmente a presentare istanza formale, mediante compilazione di un modulo fornito gratuitamente dall'amministrazione comunale, contenente le richieste essenziali previste dalla legge e dal regolamento. 2. La domanda deve contenere i riferimenti occorrenti per la non equivoca identificazione dell'atto o documento richiesto. 3. Il richiedente può sempre presentare richiesta formale di cui l'ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta. 5

6 4. Il responsabile del procedimento di accesso concorda, ove possibile in via informale, i tempi e le modalità dell'accesso stesso, nonché della consegna delle copie richieste. 5. Il regolamento di attuazione della legge fissa il termine di 30 giorni entro cui il procedimento di accesso deve concludersi. 6. Qualora si accerti la impossibilità di una accordo informale sui tempi e modi dell'accesso, questi vengono comunicati per iscritto al richiedente. Dovranno comunque essere rispettati i tempi di conclusione del procedimento di accesso previsti dalla legge. 7. Il regolamento di esecuzione della legge prevede altresì i casi di regolarizzazione delle domande incomplete o irregolari. Art. 9 Ulteriori misure organizzative 1. L'apposito Ufficio per le relazioni con il pubblico è incaricato di fornire tutte le informazioni sulle modalità di esercizio del diritto di accesso e sui relativi costi. Fino alla costituzione del suddetto ufficio le informazioni saranno fornite dalla Segreteria generale-affari generali. 2. Sono allegati al presente regolamento i facsimile delle documentazioni per l'esercizio del diritto di accesso. 3. Per quanto concerne i costi di riproduzione è applicata la tariffa generale in vigore per gli stampati. Ogni modifica di detta tariffa si intende aver valore anche per i costi di riproduzione da richiedere nell'esercizio di accesso. 4. In corrispondenza dell'adeguamento degli archivi ed alla formazione della rubrica, il Segretario generale, con un suo provvedimento e su proposta dei dirigenti, individua le categorie di atti e documenti sempre consultabili e gli uffici dove gli stessi sono conservati nonché gli orari di accessibilità agli stessi. 5. Il provvedimento del Segretario generale è pubblicato per 30 giorni all'albo pretorio,e trasmesso in copia all'ufficio responsabile delle relazioni con il pubblico. 6

7 Art 10 Esclusione del diritto di accesso agli atti dell'amministrazione comunale 1. Ai sensi dell'art.7, 3 comma della legge 8 giugno 1990 n.142, l'esercizio del diritto di accesso agli atti dell'amministrazione può essere temporaneamente escluso per effetto di una motivata dichiarazione del Sindaco che ne vieti l'esibizione, conformemente a quanto previsto dal presente regolamento, quando la loro diffusione può pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi e delle imprese. 2. E' fatta salva la segretezza degli atti disposta da espressa previsione di legge. 3. Il Sindaco, assistito dal Segretario e dai Dirigenti dispone, con propria ordinanza, le categorie di atti soggetti in via ricorrente alla temporanea esclusione dall'accesso. 4. Il tempo della esclusione deve essere fissato in data certa. Tuttavia, quando la riservatezza va mantenuta, nell'interesse dell'ente o di terzi, fino all'avverarsi di una condizione, il termine dell'esclusione può essere prorogato fino all'avveramento della condizione. 5. Anche dopo la formazione degli elenchi degli atti riservati il Sindaco, anche su proposta del Segretario generale e dei dirigenti, può procedere all'esclusione temporanea di singoli atti non compresi nelle categorie stesse. 6. La dichiarazione di esclusione dall'accesso deve precisare i motivi per la quale la stessa è stata disposta. Nella stessa deve essere stabilito il periodo per il quale vige l'esclusione, decorso il quale sarà in ogni caso garantito l'accesso in conformità a quanto stabilito dalla legge e dal presente Regolamento. 7. In via generale sono esclusi temporaneamente dall'accesso le seguenti categorie di atti: a) atti preparatori, pareri e consulenze propedeutici alla formazione di atti, prima che l'atto stesso sia formalmente adottato. Può essere ammesso l'accesso agli atti preparatori a quanti partecipano alla formazione dell'atto stesso. Il Sindaco può comunque rimuovere l'esclusione quando lo ritenga non preclusivo agli interessi dell'amministrazione comunale. b) elenco delle ditte invitate a gare di appalto, prima della scadenza del termine per la presentazione delle offerte nel caso di pubblici incanti e prima della comunicazione ufficiale dei candidati da invitare ovvero del soggetto individuato per l'affidamento a trattativa privata, ai sensi del l'art.22 della L. 109/95 coordinato con le modifiche introdotte dalla Legge 216 del 2 giugno 1995; 7

8 c) atti preliminari della progettazione o atti preparatori di natura urbanistica fino all'adozione degli stessi. Può essere ammesso l'accesso agli atti preparatori a quanti partecipano alla formazione dell'atto stesso. Il Sindaco può comunque rimuovere l'esclusione quando lo ritenga non preclusivo degli interessi dell'amministrazione Comunale. d) atti preparatori, istruttori, pareri di contenzioso fino alla risoluzione del contenzioso stesso. Il Sindaco può rimuovere il divieto all'accesso qualora ritenga che l'accesso stesso non pregiudichi le ragioni del Comune. Art. 11 Esclusione del diritto di accesso ai documenti dell'amministrazione comunale 1. Sono esclusi dal diritto di accesso i documenti amministrativi formati dall'amministrazione comunale o dalla stessa stabilmente detenuti e le informazioni desumibili dagli stessi: a) che siano riservati per espressa disposizione di legge (art.7, 3 comma Legge 8 giugno 1990, n.142, art.24, 1, 5 comma Legge 7 agosto 1990 n.241); b) documenti riguardanti la sicurezza, la difesa nazionale o le relazioni internazionali, tenuto conto anche di quanto previsto dall'art.8, comma 5 lett.a) del D.P.R. 352/92; per i documenti detenuti e formati da altri Enti della Pubblica Amministrazione, il Comune fa propria l'apposizione della segretezza; c) documenti riguardanti la politica monetaria e valutaria, tenuto conto di quanto previsto dall'art.8, comma 5 lett.b) D.P.R. 352/92; per i documenti detenuti e formati da altri Enti della Pubblica Amministrazione il Comune fa propria l'apposizione della segretezza; d) documenti riguardanti l'ordine pubblico e la prevenzione e repressione della criminalità, tenuto conto anche di quanto previsto dall'art.8, comma 5 lett.e) del D.P.R. 352/92. Relativamente alle lettere b, c, d, e, relativamente ai documenti detenuti e formati da altri organi della Pubblica Amministrazione, il Comune fa propria l'apposizione della segretezza da parte dell'organo che ha formato o trasmesso il documento stesso. e) i protocolli generali o speciali, repertori, rubriche e cataloghi di atti e documenti, salvo che per gli elementi stabilmente pubblicati all'albo pretorio; f) i documenti del protocollo riservato; g) denunce e segnalazioni all'autorità giudiziaria; 8

9 h) documenti degli organi e uffici del Comune concernenti gli illeciti amministrativi ed in funzione di polizia giudiziaria; i) documenti in genere che sono strettamente connessi con gli atti temporaneamente sottratti all'accesso e per la durata del differimento; 1) pareri legali, sempreché ad essi non si faccia riferimento nei provvedimenti conclusivi dei procedimenti; m) documenti del fascicolo personale dei dipendenti riguardanti l'istruttoria di procedimenti disciplinari, le patologie, gli elaborati dei concorsi in genere; n) certificazioni del casellario giudiziale; o) documentazioni di fatti o stati personali del contribuente allegate alle dichiarazioni dei redditi detenute dal Comune; p) ogni rapporto informativo esprimente giudizi di valore ed apprezzamento sulle qualità morali, tecniche ed economiche assunte in occasione di un procedimento; q) relazioni riservate in ordine alle riserve sulla contabilità dei lavori; r) pareri, rapporti, relazioni connessi con l'adozione di atti aventi natura assistenziale, sanitaria o comunque connessi a previdenze; s) documenti (non palesemente pubblici) riguardanti la situazione economico finanziaria di soggetti economici. 2. Deve essere comunque garantita agli interessati la visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridici. Art 12 Differimento dell'accesso ai documenti 1. Il Sindaco può disporre il differimento dell'accesso ai documenti ed informazioni quando risulti necessario per assicurare per un periodo limitato, la tutela degli interessi di cui agli artt-10,11 del presente Regolamento. Nel provvedimento deve essere indicata la durata del differimento e la data dalla quale potrà essere esercitato l'accesso. 2. Con le modalità di cui al precedente comma il differimento dell'accesso può essere disposto dal Sindaco anche per la salvaguardia di esigenze di riservatezza dell'amministrazione, in particolare nella fase preparatoria dei provvedimenti,in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa. 3. Il differimento dei termini per l'esercizio dei diritti d'accesso può essere inoltre disposto quando si verificano difficoltà per l'acquisizione di documentazioni da altre unità 9

10 organizzative od in presenza di esigenze eccezionali che determinano un flusso di richieste alle quali non è possibile dare esito entro i termini prescritti. Art. 13 Apposizione del segreto 1. All' apposizione del segreto provvede il Sindaco in base alle esclusioni di legge ed alle categorie di esclusione previste nel presente regolamento. 2. L'apposizione del segreto deve essere comunicata al richiedente nelle forme occorrenti a certificare la ricezione al domicilio indicato dal richiedente stesso. 3. L'apposizione del segreto deve essere motivata. 4. Deve altresì essere indicato il differimento dell'accesso, nei cast in cui lo stesso sia previsto dalla legge e dal presente regolamento. 5. A cura del responsabile de procedimento deve essere apposto sul documento sottratto all'accesso,nota di diniego e del richiedente l'accesso stesso. 6. Avverso i provvedimenti di diniego o ritardo dell'accesso è ammesso ricorso, avanti al TAR, a norma di legge. Art. 14 Silenzio rifiuto 1. Trascorsi inutilmente 30 (trenta) giorni dalla richiesta, questa si intende rifiutata. Il richiedente può effettuare entro i 30 giorni successivi ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale, a norma della legge 7 agosto 1990 n Il Segretario Generale ricevuta notizia del ricorso da parte dell 1 interessato o comunque del silenzio rifiuto nei termini di proposizione del ricorso stesso, può disporre, a salvaguardia dell'ente e della comunità, indipendentemente dal ricorso pendente, l'immediata ammissione all'accesso dandone avviso all'interessato. Copia del provvedimento adottato viene immediatamente depositato presso il Tribunale Amministrativo Regionale. Art. 15 Informazioni rinvii o documenti: 1. E' fatto rinvio alla specifica normativa riguardante le informazioni sui seguenti atti 10

11 a) contenuti delle liste elettorali generali e sezionali del Comune ed agli atti della revisione semestrale di dette liste (art.51 D.P.R n.223); b) concessioni edilizie, ed i relativi atti di progetto, del cui avvenuto rilascio sia stata data notizia al pubblico mediante apposizione all'albo (art.83, L.R n.52); c) disponibili sullo stato dell'ambiente (art.14 legge n.343); d) relativi allo stato degli atti e delle procedure e sull'ordine di esame delle domande, progetti e provvedimenti che comunque riguardino colui che ne fa richiesta (art.7, legge n.142); e) atti del procedimento amministrativo (artt.7, 9, 10 legge n.241); f) requisiti per l'espletamento di attività economiche varie (art.3 Decreto Legislativo n.391 ); f) iscritti all'albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica (art.22 legge n.412); h) relativi alle rilevazioni degli incidenti stradali nei limiti previsti dall'art. 11, 4 comma Decreto Legislativo ti.285 (modalità dell'incidente, residenza, domicilio delle parti, copertura assicurativa dei veicoli ed i dati di rilevazione di questi ultimi. 11

12 Allegato n. 1 (Fac-simile) Al Signor Sindaco del Comune di Grado Oggetto:Richiesta di accesso agli atti amministrativi (Legge 142/90) Il sottoscritto nato a il... residente in.... via.... Nella sua qualità di.... (specificare i poteri rappresentativi) c h i e d e -di prendere visione - di prendere in esame con rilascio di copia semplice (ovvero) - di prendere in esame con rilascio di copia conforme (ovvero) i sottoindicati atti amministrativi per i seguenti motivi: Grado..... (firma) -Costi di ricerca e visura... - Costi di riproduzione... - Costi di marche da bollo... totale da rimborsare... Visto:Si autorizza IL DIRIGENTE DI SETTORE Riservato all'ufficio IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

13 Allegato n.2 (Fac simile) Al Signor Sindaco del Comune di Grado Oggetto:Richiesta di accesso ai documenti amministrativi(legge 241/90 e DPR 352/92) Il sottoscritto... nato a... il.... residente in..... via.... nella sua qualità di... (specificare i poteri rappresentativi) c h i e d e -di prendere visione (ovvero) - di prendere in esame con rilascio di copia semplice (ovvero) - di prendere in esame con rilascio di copia conforme i sottoindicati atti amministrativi per i seguenti motivi:.... Grado... (firma) Riservato all'ufficio -Costi di ricerca e visura... - Costi di riproduzione... - Costi di marche da bollo... TOTALE DA RIMBORSARE... Visto:Si autorizza II, DIRIGENTE DI SETTORE IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

14 COMUNE DI GRADO COMUNE DI GRADO Allegato n.3 (Fac-simile) Al Richiedente.. Oggetto:Accoglimento della richiesta di accesso agli atti e documenti amministrativi(legge142/90.legge.241/90 e DPR 352/90): In relazione alla richiesta di accesso agli atti ed ai documenti amministrativi avanzata dalla S.V. in data...,questa Amministrazione accoglie la richiesta stessa. Per esercitare il diritto di accesso la S.V. potrà rivolgersi all'unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo... in via... giorni.... nelle ore... a far tempo da..... La S.V. potrà prendere appunti o trascrivere tutto o in parte il contenuto dei documenti visionati, con l'espresso divieto penalmente perseguibile di alterarne in qualsiasi modo la natura ovvero di asportarli dal luogo in cui essi si trovano. Non è consentito diffondere o utilizzare le informazioni ottenute a fini commerciali. Distinti saluti IL RESPONSABILE DEI. PROCEDIMENTO

15 COMUNE DI GRADO Allegato n.4 (fac-simile) Al Richiedente.. Oggetto :Non accoglimento della richiesta di accesso -agli atti amministrativi(legge. 142/90 DPR 352/92) -ai documenti amministrativi (Legge.241/90 DPR 352/92) In relazione alla richiesta di accesso agli atti e/o documenti amministrativi avanzata In data.questa.amministrazione non accoglie la richiesta stessa per i seguenti motivi: Il non accoglimento della richiesta di accesso si intende fino a:... Contro la presente decisione la S.V. può presentare ricorso al TAR del Friuli Venezia Giulia entro 30 giorni dalla data di ricevimento della presente comunicazione, ai sensi dell'art.25 della legge 7 agosto 1990 n.241. IL SINDACO

16 I COMUNE DI GRADO Allegato n. 5 (fac-simile) Al Richiedente.. Oggetto: Differimento dell' accesso : -Agli atti amministrativi (Legge. 142/90 e DPR 352/92) -Ai documenti amministrativi (Legge.241/90 e DPR 352/90). In relazione alla richiesta di accesso agli atti - documenti amministrativi avanzata dalla S.V. in data..questa Amministrazione DIFFERISCE l'accesso agli atti - documenti amministrativi di cui alla richiesta stessa per i seguenti motivi:..... differimento del diritto di accesso si intende fino a Contro la presente decisione la S.V. può presentare ricorso al TAR del Friuli Venezia Giulia entro 30 giorni dalla data di ricevimento della presente comunicazione, ai sensi dell art.25 della legge 7 agosto 1990 n.241 IL SINDACO

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