LA FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
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- Ivo Bartolomeo Castellani
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1 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Coloro che hanno rapporti di fornitura con la Pubblica Amministrazione e necessitano di fatturare nei confronti di tali soggetti sono obbligati a emettere esclusivamente fatture elettroniche. Il documento elettronico deve avere formato.xml e corrispondere a uno specifico tracciato richiesto; sarà trasmesso alla Pubblica Amministrazione previa apposizione della firma digitale. L obbligo decorre: per le operazioni nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza ed assistenza sociale a partire dal 06 giugno 2014; per tutte le altre pubbliche amministrazioni dal 31 marzo 2015 (D.L. n /04/14). La gestione della fatturazione deve essere attivata e configurata dal menù Impostazioni. CONFIGURAZIONE Il programma guiderà l utente nell inserimento dei dati necessari tramite dei messaggi che indicano quali operazioni effettuare. Soggetti FatturaPA La prima videata richiede l identificazione del Soggetto Trasmittente e del Soggetto Emittente ; il primo è chi trasmette al sistema di interscambio la fattura, il secondo è chi la emette e la firma digitalmente. Nel caso entrambi i ruoli siano svolti dall azienda stessa, basterà inserire nei campi Trasmittente e Emittente la A di azienda. Pagina 1 di 8
2 In caso contrario, per uno o entrambi i campi si dovrà specificare la I di intermediario ed indicare il codice che individua l anagrafica del fornitore del servizio. Tali anagrafiche dovranno essere state codificate tramite il tasto Intermediari (F5 da tastiera). Sezionale IVA elettronico Per legge è necessario utilizzare per le fatture elettroniche un sezionale IVA distinto da quello delle fatture cartacee. Con la relativa tabella sarà possibile identificarne uno apposito. Pagina 2 di 8
3 Posizionandosi sul campo numerico del protocollo Vendite, immettendo il valore 2 e utilizzando il tasto Numeratori per Serie, sarà possibile definire il secondo numeratore come Elettronico inserendo S nel campo Fatt. Elettronica. Regime Fiscale Un ulteriore dato di cui verrà richiesto l inserimento è il Regime Fiscale (per le aziende in contabilità semplificata il regime consigliato è RF18 Altro ). Applicazione Bollo Per le fatture che necessitano dell applicazione del bollo virtuale è possibile specificare sia l importo minimo oltre il quale si dovrà applicare il bollo, sia l importo del bollo stesso. Pagina 3 di 8
4 Formati di stampa e stampante Infine, per generare i formati di stampa e il tipo di stampante necessari alla creazione dei file xml, basterà confermare i messaggi relativi. Relativamente alla stampante, sarà possibile specificare una cartella sul proprio pc dove verranno creati i file, oppure, se selezionata l opzione Da richiedere, si potrà scegliere la cartella ad ogni stampa di fattura PA. Si ricorda che, nel caso in cui si abbia la necessità di modificare una qualsiasi delle configurazioni precedenti, basterà riutilizzare il pulsante Fattura PA presente nel menu Impostazioni. CLIENTE PA I clienti a cui si emetterà fattura PA dovranno essere configurati come enti pubblici. Nell anagrafica del cliente, accedere a pagina 2 e impostare i seguenti campi: campo Ente Pubblico a S campo Codice univoco ufficio PA con il codice dell ufficio della Pubblica Amministrazione destinatario delle fatture che il cliente deve aver comunicato. campo Fattura PA a S campo Sezionale IVA con il sezionale elettronico precedentemente configurato (vengono proposti, tramite il tasto Ricerca, solamente sezionali elettronici) Pagina 4 di 8
5 Se nei documenti emessi verso questo cliente si desidera poter gestire i codici Appalti Pubblici (CIG e CUP), occorre impostare ad S il campo Gestione CIG e CUP presente nell anagrafica del cliente (tasto Condizioni e Automatismi Condizioni di Pagamento ). Si ricorda inoltre che, per la generazione della fattura PA, è necessario compilare i principali campi anagrafici del cliente. EMISSIONE FATTURA PA Dopo aver seguito la procedura di configurazione e dopo aver creato il cliente ente pubblico come descritto, sarà possibile emettere la fattura PA dal menu Documenti, funzione Vendite Acquisti. Utilizzando il tasto Nuovo, saranno disponibili i documenti di tipo Fattura XML PA FTE e NCE, il primo è la classica fattura, mentre il secondo va utilizzato per le note di accredito. Per l emissione di documenti con IVA a esigibilità differita si dovrà invece utilizzare FDE e NDE. Pagina 5 di 8
6 Selezionato il documento FTE, verrà richiesto il cliente della pubblica amministrazione a cui si sta fatturando; una volta selezionato il cliente, il sezionale utilizzato verrà automaticamente modificato in quello elettronico. Seguendo poi la normale procedura per la compilazione di una fattura, al momento della stampa verrà automaticamente proposta la stampante di tipo file creata durante la procedura di attivazione. Se la cartella di destinazione dei file xml non è stata dichiarata in fase di configurazione andrà inserita in questo momento; è possibile inserire direttamente il percorso della cartella, oppure utilizzare il pulsante Elenco Directory per cercarla all interno del proprio pc. Appalti pubblici Nel caso si vogliano inserire nel documento i codici CIG e CUP, è presente nel piede del documento, il tasto Appalti Pubblici, il quale permette di aprire una finestra in cui è possibile specificare i due codici. Pagina 6 di 8
7 Una volta premuto il tasto Appalti Pubblici, è attivo il tasto Riferimenti Esterni che permette di inserire i dati del documento a cui la fattura fa riferimento; è possibile specificare i dati di un ordine di acquisto (campo Tipo impostato a D ), di un contratto (campo Tipo impostato a C ) oppure di una convenzione (campo Tipo impostato a V ). Il numero di questo documento è strettamente necessario affinché nel file XML vengano riportati CIG e CUP. Queste funzioni sono disponibili anche per gli Ordini Cliente e le Bolle Cliente. Dettagli Pagamento Nel caso in cui si vogliano riportare in fattura PA modalità di pagamento specifiche e le coordinate bancarie è necessario selezionare, nel piede del documento, un pagamento con almeno una rata di tipo B (bonifico), A (Addebito c/c) o R (Ric. Banc.). Pagina 7 di 8
8 Per riportare le coordinate bancarie in fattura PA, all interno dell anagrafica del cliente, in Condizioni e Automatismi Condizioni di Pagamento, è presente il campo Banca Presentazione Effetti, al suo interno dovrà essere richiamato il conto corrispondente alla banca che si vuole utilizzare per ricevere il pagamento. Pagina 8 di 8
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