La dematerializzazione: profili normativi

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1 La dematerializzazione: profili normativi L ICT a supporto della funzione amministrazione, finanza e controllo: opportunità e rischi della dematerializzazione Roma, 13 ottobre 2011

2 Chi siamo 30 anni di esperienza nella gestione documentale Soluzioni che spaziano dall archiviazione digitale, alla conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica, e a tutte le soluzioni di certificazione come PEC, Firma Digitale e Marca Temporale. Una divisione dedicata alla consulenza legale/normativa/archivistica 2500 Clienti tra aziende private e pubbliche Ifin Sistemi conserva a norma 250 milioni di pagine ogni anno con gli applicativi DocPA

3 La Crisi 42,75 Miliardi Risparmi ottenibili con la digitalizzazione delle PA. Tagli alla spesa corrente e minori costi per le imprese.

4 Gestire i documenti analogici comporta: Spreco di denaro Spreco di tempo Spreco di spazio

5 ROI Primo Anno ,00 VOCE STAMPA CARTACEA* CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Stampa libro giornale (stampa e rilegatura) 9.233,00 0,00 Imposta di bollo , ,00 Archiviazione annuale 300,00 0,00 Personale addetto alla stampa 3.600,00 0,00 Smaltimento 42,00 0,00 Costo soluzione conservazione (parte SW) 0, ,00 Costo soluzione conservazione (parte HW) 0,00 800,00 Servizi di avvio 0, ,00 Manutenzione 0, ,00 TOTALE 1 ANNO , ,00 * di pagine stampate e di di registrazioni contabili ROI dal Secondo Anno ,00 VOCE STAMPA CARTACEA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Stampa libro giornale (stampa e rilegatura) 9.233,00 0,00 Imposta di bollo , ,00 Archiviazione annuale 300,00 0,00 Personale addetto alla stampa 3.600,00 0,00 Smaltimento 42,00 0,00 Costo soluzione conservazione (parte SW) 0,00 0,00 Costo soluzione conservazione (parte HW) 0,00 0,00 Servizi di avvio 0,00 0,00 Manutenzione 0, ,00 TOTALE 2 ANNO , ,00 ROI conservazione sostitutiva del giornale Bollato

6 La Conservazione Prima di creare un documento è necessario ideare la sua conservazione e progettare il suo mantenimento su quel supporto.

7 La Conservazione IMMODIFICABILITA INTEGRITA SICUREZZA QUALITA

8 La Conservazione I sistemi documentali devono garantire la necessità da parte dell azienda o dell amministrazione pubblica di gestire ed utilizzare documenti: autentici affidabili integri accessibili fruibili nel tempo conformi al quadro normativo esistente conservati per il tempo necessario richiesto dalle esigenze dell azienda o dell Ente, dalla normativa, dalla necessità di lasciare testimonianza storica delle attività.

9 La Firma Digitale Valore probatorio Firma digitale Difficilmente disconoscibile Equivale alla sottoscrizione cartacea Associata alla firma digitale, garantisce certezza giuridica Firma Elettronica La sua valenza formale e probatoria è relativa Può essere facilmente disconoscibile

10 La marca temporale La marcatura temporale (Digital Time Stamp) è un certificato generato da una terza parte fidata (soggetti terzi Enti certificatori ),che conferisce valore legale al documento informatico, grazie all attribuzione di una data e di un orario. La marca temporale è costituita da un file informatico i cui elementi essenziali sono l impronta identificativa del file cui si riferisce, la data e l ora, il tutto sottoscritto con la firma digitale del certificatore.

11 L Archiviazione non è la conservazione; è propedeutica alla conservazione, ma non obbligatoria; non ha certezza giuridica.

12 Conservazione delle scritture Art codice civile Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere, e telegrammi ricevuti e le copie delle fatture delle lettere e dei telegrammi spediti.

13 Quadro normativo Regole Tecniche D.Lgs. 82/2005 CAD Codice dell Amministrazione Digitale e modof. D.lgs 235/2010 Delibera CNIPA 11/2004 Regole tecniche per dematerializzazione DPCM : regole tecniche Normativa Nazionale in tema di conservazione D.Lgs. 52/2004: Recepimento Dir. 2001/115/CE DM : conservazione sostitutiva documenti fiscali. Provvedimento A.Entrate

14 Documenti oggetto di conservazione sostitutiva Documenti rilevanti ai fini tributari libro giornale e libro degli inventari; scritture ausiliarie di magazzino; registri prescritti ai fini Iva: acquisti, corrispettivi, fatture emesse; dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770 ); modelli di pagamento (F23 e F24); fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota parcella e simili; ricevute fiscali e scontrini fiscali; documenti di trasporto (DDT); Libro unico del lavoro; ticket

15 Fatturazione elettronica

16 Fatturazione elettronica: D.lgs 52/2004 FATTURA ELETTRONICA DOCUMENTO INFORMATICO predisposto in forma elettronica, con garanzia di: ATTESTAZIONE DELLA DATA AUTENTICITA DELL ORIGINE INTEGRITA DEL CONTENUTO Emesso con riferimento temporale e firma digitale RISPETTIVAMENTE GARANTITE MEDIANTE APPOSIZIONE SU CIASCUNA FATTURA O SUL LOTTO DI FATTURE RIFERIMENTO TEMPORALE MEDIANTE SISTEMI EDI DI TRASMISSIONE ELETTRONICA FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA

17 Emissione fattura da parte di un terzo FATTURA SI HA PER EMESSA ALL ATTO DELLA SUA CONSEGNA O SPEDIZIONE ALL ALTRA PARTE ALL ATTO DELLA SUA TRASMISSIONE PER VIA ELETTRONICA CM n. 45/e del 19/10/2005: - l emissione della fattura elettronica corrisponde alla trasmissione del documento - l emissione può realizzarsi anche con un messaggio, attraverso la messa a disposizione del documento (es. conservare la fattura in un sito e metterla a disposizione del cliente attraverso l invio con firma digitale e riferimento temporale di un messaggio che indichi il link con cui il cliente possa scaricare il documento) necessario in questo caso il PREVENTIVO ACCORDO DELLE PARTI SE IL TERZO COMPILA DIRETTAMENTE LA FATTURA E LA INVIA, DOVRA APPORRE LA PROPRIA FIRMA ELETTRONICA

18 Fatturazione elettronica: D.lgs 52/2004 TRASMISSIONE ELETTRONICA forma ordinaria di trasmissione previo consenso del destinatario apposizione riferimento temporale qualificata e firma elettronica Modalità: EDI Posta elettronica doc-link TRASMISSIONE CON MEZZI TRADIZIONALI forma alternativa di trasmissione (ad es. manca consenso del destinatario a ricevere fattura elettronica) per emittente: sempre fattura elettronica doc. informatico sottoscritto Modalità: postalizzazione, (ove manchi consenso destinatario si ha sempre fattura cartacea spedita con mezzi elettronici)

19 Fattura elettronica: conservazione Le fatture elettroniche TRASMESSE O RICEVUTE in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma.

20 Documenti informatici CONSERVAZIONE DM 23 gennaio 2004

21 Art. 3, co. 2, DM 23 Gennaio 2004 PROCESSO di CONSERVAZIONE dei documenti informatici avviene previa memorizzazione - termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale Responsabile della conservazione Sostitutiva sull INSIEME DEI DOCUMENTI o - su EVIDENZA INFORMATICA contenente impronta dei documenti TERMINI PER LA CONSERVAZIONE Ogni 15 giorni per le fatture elettroniche almeno annuale per i restanti documenti. Esempio: libro giornale, libro inventari

22 Conservazione sostitutiva dei documenti analogici

23 Conservazione documenti analogici Memorizzazione dell immagine, seguendo le modalità degli obblighi per i documenti informatici: formazione, emissione, esibizione memorizzazione, conservazione riproduzione Il processo di conservazione può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia assicurato: - ordine cronologico delle registrazioni - non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo imposta

24 Conservazione dei documenti analogici Es. documenti cartacei Avviene previa memorizzazione della relativa immagine Apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile della procedura di conservazione

25 Conservazione dei documenti analogici Es. documenti cartacei Attenzione Per la conservazione di un DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE UNICO occorre l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale, che ne attesta la conformità.

26 CARATTERISTICHE Tipologia documentale CARATTERISTICHE Tipologia documentale DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE UNICO unico esemplare non annotato in libri o registri contenuto non riprodotto in altri documenti nota spese dipendenti scheda carburante libri sociali DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE NON UNICO emesso in duplice esemplare annotato in libri o registri contenuto riprodotto in altri documenti fatture ricevute fiscali scontrini fiscali

27 Conservazione dei documenti diversi dalle fatture

28 Conservazione dei documenti diversi dalle fatture La cadenza della conservazione deve essere almeno annuale. Libri obbligatori ed altri scritture contabili formati su supporti informatici. Si tratta di documenti che non sono emessi, ma sono soggetti ad aggiornamento continuo. Devono soddisfare il requisito della staticità e dell'immodificabilità alla data in cui è effettuata l'ultima registrazione del periodo e comunque non oltre il termine per la presentazione della relativa dichiarazione. Soluzione desunta dall articolo 7, comma 4-ter, del d.l. 357/1994, convertito dalla legge 489/1994.

29 Conservazione sostitutiva: libri contabili

30 Imposta di bollo Art. 7 DM 23 gennaio 2004 modalita' di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici 1. L'imposta di bollo sui documenti informatici e' corrisposta mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997, n L'interessato presenta all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonchè l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. 2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata dall'interessato all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e

31 Imposta di bollo Gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta, effettuato con i modi di cui al comma 1, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso. 3. L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa, allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabiita' dei dati memorizzati, e' dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse ed e' versata nei modi indicati nel comma 1. VOCE STAMPA CARTACEA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Imposta di bollo , ,00

32 Il Responsabile della Conservazione Chi è costui?

33 Il Responsabile della conservazione Team leader, esperienza nell utilizzazione delle tecnologie informatiche applicate alla gestione degli archivi e dei flussi documentali, nella gestione del cambiamento, nella conduzione di progetti innovativi Capacità capacità di comprensione dei processi amministrativi; gestione e trasferimento di conoscenza; capacità progettuali e gestionali.

34 Tenuta e Conservazione

35 Tenuta e Conservazione La legge di conversione n. 106 del decreto sviluppo 2011 ha evidenziato alcune novità in tema di contabilità digitale. Firma digitale e marca temporale una volta all anno- La nuova disciplina prevede che imprenditore o suo delegato assolvono all obbligo di vidimazione e numerazione progressiva, apponendo firma digitale e marca temporale sui documenti contabili tenuti in modalità informatica, non più ogni tre mesi, ma basta ora una volta all anno..

36 Tenuta e Conservazione Doppia firma Considerando queste differenze, ne deriva che sia ai fini della tenuta che della conservazione sostitutiva di quei documenti con rilevanza fiscale, si prevede una doppia firma. Entro tre mesi dalla presentazione della denuncia dei redditi, ai fini della formazione e tenuta dei documenti derivanti da disposizioni di natura tributaria, imprenditore (o delegato) appone la sua sottoscrizione e marca temporale. In un secondo momento poi, ai fini della conservazione, spetta al responsabile della procedura suddetta, mettere firma digitale e marca temporale

37 Invio dell impronta La comunicazione dell impronta dell archivio informatico: modalità, finalità ed effetti (attuativo dell articolo 5 del D.M. 23/01/2004) Articolo 5 del DM 23/01/2004 in vigore dal 06/04/2009 Entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

38 Provvedimento del 25 ottobre 2010 Soggetti obbligati Contenuto della comunicazione Termini per la comunicazione

39 Invio dell impronta: FINALITA L invio ha l effetto (ex art. 5, c. 1 DM) di estendere la validità dei documenti conservati fino a che permane, ai fini tributari, l obbligo di conservazione dei documenti stessi. Consente all Amministrazione finanziaria di conoscere i contribuenti che adottano sistemi sostitutivi di conservazione. Consente ai verificatori, al momento dell accesso, il riscontro dell impronta dell archivio informatico rispetto a quella trasmessa telematicamente dal contribuente.

40 Termine per l impronta entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Esempio società con esercizio coincidente con l anno solare Documentazione relativa all anno 2010 Scadenza invio dichiarazione dei redditi: 30/09/2011 Scadenza chiusura processo di conservazione 31/12/2011 Scadenza invio comunicazione impronta anno 2010 e pregressi: 31/01/2012

41 Canali di trasmissione Dedicato ai soggetti obbligati alla trasmissione telematica di dichiarazioni ed atti. Dedicato a tutti i contribuenti che non presentano dichiarazione dei sostituti di imposta per più di 20 soggetti e che non siano già abilitati ad Entratel.

42 Il codice dell amministrazione digitale D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 (GU , n. 6 - SO 8/L) ha apportato una serie di modificazioni e di integrazioni al D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, contenente il Codice dell amministrazione digitale. La normativa sulla PEC, si trova principalmente nel DPR 11 febbraio 2005, n. 68, ma anche negli articoli 16 e 16-bis del decreto anticrisi (convertito nella Legge 28 gennaio 2009, n. 2), nonché nel DPCM 6 maggio Idem per il sistema di gestione documentale e del protocollo informatico, che rimane enucleato nel titolo IV del DPR 28 dicembre 2000, n. 445.

43 Il codice dell amministrazione digitale Per le amministrazione pubbliche dovremo parlare di archivistica e diplomatica.

44 Le principali novità del CAD Nuovo quadro definitorio e applicativo delle firme elettroniche (3 su 4 sono state modificate). 1. Nuove definizioni delle copie informatiche 2. Obbligatorietà del fascicolo informatico 3. Soppressione del riferimento al telefax 4. Conservazione con tre figure responsabili 5. Le firme elettroniche

45 Firma Digitale Dati + documento + controllo esclusivo sul mezzo + utilizzo della crittografia - Dispositivo sicuro Le Firme Elettroniche Firma elettronica qualificata Dati + documento + controllo esclusivo sul mezzo + dispositivo sicuro Firma elettronica avanzata Dati + documento + controllo esclusivo sul mezzo Firma Elettronica Dati + Dati che identificano senza firmare

46 Le Firme Elettroniche La firma elettronica serve a identificare e non a firmare. Acquisizione digitale delle sottoscrizione autografa.

47 Originale e Copia ORIGINALE Copia informatica di documento analogico COPIA SEMPLICE O CONFORME RIPRODUZIONE Copia per immagine su supporto informatico di documento analogico Copia informatica di documento informatico Duplicato informatico

48 Grazie per l attenzione Stefania Rampazzo Responsabile Divisione Consulting Stefania.rampazzo@ifin.it IFIN Sistemi Srl Via G. Medici 9/A Padova Tel: