DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE OGGETTO: ADOZIONE PIANO DI CLASSIFICAZIONE PER GLI ARCHIVI DEI COMUNI ITALIANI TITOLARIO ANCI.

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1 DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE Copia N. 236 del 27/12/2013 OGGETTO: ADOZIONE PIANO DI CLASSIFICAZIONE PER GLI ARCHIVI DEI L'anno duemilatredici il giorno ventisette del mese di dicembre alle ore 9,30 nella Residenza Comunale si è riunita la Giunta Comunale, i cui componenti in carica alla data odierna sono i signori: Cognome e Nome Qualifica Presente CASELLI Luca SINDACO SI MENANI Gian Francesco VICE-SINDACO SI SEVERI Claudia ASSESSORE SI CASOLARI Claudio ASSESSORE SI CORRADO Claudio ASSESSORE SI BUFFAGNI Francesca ASSESSORE SI Presenti: 6 Assenti: 0 Assiste il Vicesegretario Generale Marina Baschieri Assume la Presidenza Luca Caselli Nella sua qualità di Sindaco e constatata la validità dell'adunanza dichiara aperta la seduta e pone in trattazione l'argomento di cui all'oggetto indicato.

2 N. 236 del 27/12/2013 Oggetto: ADOZIONE PIANO DI CLASSIFICAZIONE PER GLI ARCHIVI DEI LA GIUNTA COMUNALE Richiamato il DPR 28 dicembre 2000, n. 445 «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa» che contiene le regole per la gestione dei flussi documentali; visto l art. 56 del DPR citato che stabilisce le operazioni di classificazione e registrazione e segnatura di protocollo quali operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione dei documenti e dato atto che questo Comune si è dotato già a partire dal 2004 del protocollo informatizzato; dato atto che il DPR 445/2000 impone l obbligo della classificazione e ne ribadisce l importanza: il piano di classificazione o titolario è il sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell analisi delle funzioni dell ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata; richiamato l art. 50 comma 4 del DPR 445/2000 che invita le Amministrazioni pubbliche ad individuare aree organizzative omogenee assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione della gestione dei documenti; dato atto che il suddetto art. 50 impone altresì l obbligo per le pubbliche amministrazioni di provvedere a realizzare e revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi; visto che l art. 64 del DPR 445/2000 consente alle Pubbliche Amministrazioni pubbliche di determinare autonomamente per aree organizzative omogenee le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che lo contengono, definendo adeguati piani di classificazione d archivio per tutti i documenti; evidenziato che un omogenea classificazione è necessaria per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti ex art.56 del DPR 445/2000; considerato che in occasione delle introduzione di una nuova procedura relativa al protocollo informatico e ai procedimenti amministrativi di aprirà una fase di sperimentazione per una migliore razionalizzazione della gestione dei flussi documentali; rilevato che si rende necessario modificare la classificazione d archivio fino ad oggi utilizzata, introducendo un titolario più aggiornato e meglio rispondente alle esigenze dell ente e alla sua evoluzione anche nella gestione dei documenti; dato atto che tale esigenza deriva, da un lato, dalla necessità di adottare modelli organizzativi dei documenti consoni alle nuove funzioni istituzionali via via sopraggiunte in capo agli Enti Comunali e dall altro dalla necessità di uniformare i criteri di classificazione dei documenti a livello dei Comuni aderenti all Unione dei Comuni del Distretto Ceramico e, più in generale, di comunicazione tra istituzioni giuridicamente uguali; constatata l inadeguatezza del titolario attualmente in dotazione (denominato Astengo) come piano di classificazione, in quanto assai datato e ritenuto opportuno adottare il piano di classificazione (titolario) elaborato dall ANCI, già testato ed applicato in diversi Comuni; esaminato il modello del piano di classificazione in allegato elaborato dal gruppo di studio nazionale ANCI/MBAC e ritenutolo meritevole di adozione in via sperimentale, nelle more di elaborazione di un manuale di gestione documentale, come previsto dall art.4 comma 2 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 «regole tecniche per il protocollo informatico» ; -2- Delibera Giunta Comunale n. 236/2013

3 richiamata la propria precedente deliberazione n. 259 del 22/12/2003 DPR 445/2000. Individuazione dell area organizzativa omogenea e approvazione del titolario di classificazione con la quale fra l altro si è deliberato di individuare un unica Area Organizzativa Omogenea, coincidente con l amministrazione comunale nel suo complesso, con l utilizzato un unico sistema di protocollazione e di un unico titolario di classificazione, utilizzabile da più stazioni contemporaneamente e che assegna automaticamente, e in forma non modificabile, il numero e la data di protocollo a ciascun documento registrato; richiamato il provvedimento del Sindaco prot. n del , con il quale è stato nominato il responsabile del servizio archivio nella persona del dirigente affari generali, Marina Baschieri; dato atto che il Vicesegretario Baschieri Marina svolge le funzioni di Segretario, ai sensi dell'art. 40, comma 7, del vigente Regolamento sull ordinamento degli Uffici e dei Servizi, approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 167 del 28/6/2011; visto il parere favorevole del Direttore responsabile del Settore IV Servizi interni e generali, espresso in ordine alla regolarità tecnica, ai sensi dell art.49, comma 1, del D.Lgs.267/2000, e alla regolarità e alla correttezza amministrativa, ai sensi dell art.147-bis, comma 1, del D.Lgs.267/2000; considerato, a seguito dell istruttoria svolta, che il presente provvedimento non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell ente; all unanimità dei voti resi in forma palese ed accertati nei modi di legge D E L I B E R A 1. di approvare, per le motivazioni espresse in premessa, il nuovo titolario di classificazione allegato al presente provvedimento quale parte integrante e sostanziale, e consistente nel Piano di classificazione per gli archivi dei comuni italiani predisposto dal gruppo di lavoro dell ANCI, in sostituzione di quello Astengo attualmente utilizzato; 2. di iniziare l utilizzo del predetto titolario a decorrere dal 1 gennaio 2014; 3. di dare atto che tale adozione ha carattere sperimentale, nelle more dell elaborazione di un manuale di gestione documentale completo; 4. di disporre che la presente deliberazione venga comunicata, contestualmente all'affissione, ai capigruppo consiliari, a norma dell'art. 125, del Decreto Legislativo 18/8/2000, n. 267; ed inoltre all unanimità dei voti resi in forma palese con separata votazione D E L I B E R A 5. di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile ai sensi dell'art. 134, comma 4, del Decreto Legislativo 18/8/2000, n. 267, al fine di consentire l applicazione del nuovo titolario dal Segreteria Generale AR/so -3- Delibera Giunta Comunale n. 236/2013

4 Deliberazione della Giunta Comunale n. 236 del 27/12/2013 Del che si è redatto il presente verbale, letto e sottoscritto. Il Sindaco F.to Luca Caselli CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Si certifica che copia del presente atto viene pubblicata all Albo Pretorio del Comune in data 13/01/2014 e vi rimarrà affissa per 15 giorni consecutivi. ESECUTIVITA La presente deliberazione è divenuta esecutiva ai sensi dell art. 134, 3 comma, del Decreto Legislativo 18/8/2000, n Sassuolo, 24/01/2014 Copia priva di valore legale -4-

5 Allegato alla delibera n. 236 del 27/12/2013 Pareri ex art. 49 D.L.vo 18/8/2000, n. 267 SETTORE IV - SERVIZI INTERNI E GENERALI SERVIZIO SEGRETERIA GENERALE Oggetto: ADOZIONE PIANO DI CLASSIFICAZIONE PER GLI ARCHIVI DEI Settore o Servizio Proponente Il Direttore esprime parere favorevole sulla proposta di deliberazione in ordine alla regolarità tecnica, ai sensi dell art.49, comma 1, del D.Lgs.267/2000, e alla regolarità e correttezza amministrativa, ai sensi dell art.147-bis, comma 1, del D.Lgs.267/2000. data 27/12/2013 IL RESPONSABILE DEL SETTORE IV - SERVIZI INTERNI E GENERALI F.to Baschieri Marina Servizio Economico Finanziario La proposta di deliberazione, vista l attestazione resa nell ambito dell istruttoria, non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell ente, ai sensi dell art.49, comma 1, del D.Lgs. 267/2000. data 27/12/2013 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO F.to Barbara Rampini Copia priva di valore legale I pareri sopra espressi sono inseriti nella deliberazione mediante allegazione alla stessa del presente foglio

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