Informatizzazione degli studi legali di Firenze Presentazione dei risultati della rilevazione

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1 Informatizzazione degli studi legali di Firenze Presentazione dei risultati della rilevazione Ricerca sullo stato di informatizzazione degli studi legali di Firenze nella prospettiva dell obbligatorietà del Processo Telematico Ricerca effettuata nel secondo semestre 2013

2 Ricerca sullo stato di informatizzazione degli studi legali di Firenze nella prospettiva dell obbligatorietà del Processo Telematico I modelli di informatizzazione considerazioni generali

3 Gli studi legali e l informatizzazione Modelli emersi Il modello più diffuso che emerge dalla ricerca è uno studio legale ubicato in città, costituito da un solo avvocato (55% degli studi) o due (17%) la cui età media è fra i 40 e i 50 anni. Solo il 20% dichiara di avere dei praticanti. Il 98% degli studi che hanno risposto opera nelle materie del civile. Il livello di informatizzazione (dotazione hardware e software) è tarato su tale dimensione del professionista singolo. Come vedremo di seguito, piuttosto diffuso appare l utilizzo di strumenti evoluti (firma digitale, PCT), che rappresentano quindi un valore aggiunto per la professione, in particolare per gli studi piccoli. Dimensioni degli studi per numero avvocati 2 avv 17% 1 avv 55% 3 avv 11% Altra 9% 4 avv 8% tra 6 e 9 avv 4% 5 avv 3% più di 10 avv 2% Essendo un modello molto diffuso, i dati sull informatizzazione che presenteremo hanno una valenza indicava ampia. Inoltre, come mostreremo di seguito, non vi sono sostanziali differenze nel comportamento rispetto alla variabile di dimensione degli studi legali. 3

4 Gli studi legali e l informatizzazione Dimensione degli studi Gli studi più grandi (più di 4 avvocati) rappresentano il 17% del totale, con una preminenza degli studi di media dimensione, con 4 avvocati (8%). Incrociando i dati della dimensione degli studi con l età media si osserva che la distribuzione è piuttosto uniforme nelle tre tipologie di studio legale, salvo che per la variabile oltre i 60 anni che è assente negli studi più grandi. Inoltre gli studi più grandi sono complessivamente costituiti da avvocati con un età media più bassa. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Studi con 1 Avvocato Studi con 2/3 Avvocati Studi con 4 o più Avvocati Minore di 40 anni Tra 40 e 50 anni Tra 51 e 60 anni Oltre i 60 anni Gli studi con più di 4 avvocati evidenziano una tendenza maggiore, seppur di poco, all utilizzo del PCT e dei nuovi strumenti informatici. Tale aspetto, come mostreremo di seguito con alcuni focus specifici, non appare correlato alla mera dimensione degli studi, quanto all età media degli avvocati. 4

5 Gli studi legali e l informatizzazione- La firma digitale La diffusione della firma digitale è molto ampia, posseduta dall 80% degli studi legali. Il 70% dichiara che più della metà o tutti gli avvocati dello studio sono dotati di firma digitale. Di seguito mostriamo il dato disaggregato per dimensione degli studi e per età media degli avvocati, facendo riferimento a chi ha risposto che tutti o la maggio parte posseggono la firma. Appare evidente che la variabile che incide di più è quella dell età media, non riscontrando significative variazioni rispetto alle altre. Studi con ampia diffusione della firma digitale Studi con ampia diffusione della firma digitale Minore di 40 anni 79,63 4 o più avvocati 63,41 Tra 40 e 50 anni 69,49 Tra 51 e 60 anni 68,09 2/3 avvocati 72,31 Oltre i 60 anni 50,00 1 avvocato 69,77 5

6 Gli studi legali e l informatizzazione- L utilizzo della firma digitale L utilizzo effettivo della firma digitale può essere un utile specchio del livello di informatizzazione degli studi. Il grafico di seguito mostra il dato medio di utilizzo. 61% 44% Utilizzo della Firma digitale 36% 18% 11% Non viene utilizzata Per accedere alle banche dati e al Punto di Accesso Per depositare atti telematici Per firmare documenti elettronici nessuna risposta Di seguito mostriamo il dato disaggregato per dimensione degli studi e per età media degli avvocati, facendo riferimento ai soli studi in cui tutti o la maggior parte posseggono la firma. Il dato aggrega le tre risposte relative all utilizzo effettivo della firma (accesso alle banche dati, deposito e firma documenti). Utilizzo della firma digitale per età Utilizzo della firma digitale per dimensione dello studio Minore di 40 anni 93,02 4 avvocati o più 93,10 Tra 40 e 50 anni Tra 51 e 60 anni Oltre i 60 anni 62,50 84,85 87,80 2/3 avvocati 82,98 1 avvocato 83,70 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00 6

7 Gli studi legali e l informatizzazione- PCT L iscrizione ad un PdA è effettuata da più della metà o tutti gli avvocati dello studio nel 65% dei casi. Nel 14% dei casi sono iscritti solo alcuni avvocati. Significa che nell 80% degli studi c è almeno un avvocato iscritto al PdA. Tale dato molto positivo è significativo rispetto alla diffusione e all utilizzo del PCT (rimandiamo alla sezione specifica per ulteriori approfondimenti). Di seguito mostriamo il dato disaggregato, facendo riferimento ai soli studi in cui tutti o la maggior parte sono iscritti ad un PdA PCT. Anche in questo caso l unica variabile che ha un andamento leggermente superiore è quella dell età media inferiore ai 40 anni. Tra 51 e 60 anni Tra 40 e 50 anni Oltre i 60 anni Minore di 40 anni 50,00 Tutti 52% Iscrizione al Punto d'accesso PCT per età media dello studio 61,70 61,86 La maggior parte 13% 77,78 Solo alcuni 14% 4 o più 2/3 avvocati 1 avvocato Nessuno 21% Iscrizione PdA PCT per dimensione dello studio 58,46 68,29 67,44 7

8 Ricerca sullo stato di informatizzazione degli studi legali di Firenze nella prospettiva dell obbligatorietà del Processo Telematico Gli strumenti

9 Gli strumenti informatici Gli strumenti più diffusi sono indubbiamente quelli storici, fax e stampanti. Avanzano nella diffusione gli strumenti portatili, laptop, smartphone e tablet. Quest ultimi hanno quasi sopravanzato i pc fissi per diffusione, anche se è molto ampia la percentuale di chi ancora non ne possiede. Nel campione under 40 solo il 13% non usa un tablet o smartphone per fini professionali, di contro al 34% di media. Al contrario il 15% non possiede un PC fisso di contro ad una media del 7%. Tali dati in prospettiva evidenziano la mobilità della professione, sempre meno legata ad uno studio fisico. Se lo studio è sempre più in tasca meno evidente appare un altra dinamica, ovvero della condivisione degli strumenti. Il numero dei dispositivi è sempre pari o superiore al numero degli avvocati in studio e nel 34% degli studi intervistati i computer non sono collegati tra loro, nemmeno in rete. TABLET 30% 34% o più 14% 7% 6% 8% 5,5% 0,4% 36,2% 1,7% 10,0% 0,4% LAPTOP 33% 43% 13% 6% 21,7% 87,0% 35,7% PC 7% 40% 14% 9% 8% 21% STAMPANTI, SCANNER 0,4% 0,9% FAX 9

10 Sistemi operativi e gestionale Dall analisi emerge che il sistema operativo Windows è il più utilizzato (93% degli studi). I software di scrittura sono correlati al sistema operativo e l'utilizzo di open source non sembra ancora molto elevato (28%), anche se la domanda registra un elevato numero di non so (29%). Il software gestionale è utilizzato solo dal 30% degli studi. Tra coloro che se ne servono, le funzioni più utilizzate sono quelle relative al calendario e al data base delle pratiche. PER QUALI FUNZIONI è PREFERIBILE UTILIZZARE IL GESTIONALE? Redazione atti e documenti Controllo di gestione 44 Rubrica contatti 51 Contabilità e fatturazione Data base pratiche Agenda e scadenzario 10

11 Strumenti di comunicazione online Sito internet e social web Sito web dello Studio 27% 73% No Sì L utilizzo di strumenti online per la comunicazione sembra ancora piuttosto contenuto: tra gli avvocati degli studi intervistati solo il 27% ha un proprio sito web e il 6% utilizza un blog a livello professionale. SOCIAL NETWORK UTILIZZATI PER SCOPO PROFESSIONALE La percentuale di coloro che hanno un sito sale al 48 % fra gli studi con più di 4 avvocati. 30% 11% 59% Twitter LinkedIn Facebook Il 67% degli studi non usa nessun social network a scopo professionale. Dei restanti, la maggioranza utilizza a scopo professionale LinkedIn (60%) e Facebook (30%). 11

12 Strumenti di comunicazione online L utilizzo degli strumenti social per finalità professionali è poco diffuso, sebbene si evidenzi una linea di tendenza all utilizzo nelle classi di età più basse. MESSAGGISTICA E/O CONDIVISIONE ONLINE Studi in cui si utilizzano i social network 37,04 25,00 33,90 27,66 Dropbox Google Hangout nessuno altri 49% Google Drive messagistica su mail Skype 24% 13% Minore di 40 anni Oltre i 60 anni Tra 40 e 50 anni Tra 51 e 60 anni Di contro al 23% di media che utilizza i social network, negli studi in cui l età media è al di sotto dei 40 anni il dato sale al 37%. Alla richiesta di indicare i vari strumenti di condivisione generalmente utilizzati, il il 46% non risponde segno che in questo settore la necessità di informazione e formazione è ancora elevata. Fra coloro che li utilizzano, Skipe è il più diffuso (49%). 12

13 Il sito internet dell OdA Il sito internet dell Ordine degli Avvocati sembra essere uno strumento utilizzato con frequenza. Tra le diverse finalità per le quali il sito viene consultato, oltre alla consultazione dell albo e delle comunicazioni dell Ordine, c è anche la ricerca di informazioni su come rapportarsi con gli uffici giudiziari e delle attività e degli eventi promossi dal Foro. FREQUENZA DI CONSULTAZIONE SITO SCOPO DI CONSULTAZIONE DEL SITO Spesso 63% Non so 1% Mai 0% A volte 36% 86,38 Consultare l'albo, statistiche e banche dati Reperire indicazioni operative per rapportarsi con gli uffici giudiziari del distretto 58,30 56,17 Conoscere le novità sulle attività del consiglio e delle commissioni consiliari 73,62 Reperire le circolari e le comunicazioni dell'ordine 13

14 Posta Elettronica Certificata La maggioranza degli studi ha una sola casella PEC, un dato in linea con i modelli precedentemente delineati, ovvero essendo la maggior parte studi legali con un solo avvocato o massimo due. Gli studi che utilizzano la PEC frequentemente sono il 76%. Le funzioni maggiormente utilizzate sono l accesso a banche dati (61%) e il deposito documenti elettronici (44%). La PEC prevalentemente utilizzata (82%) è quella fornita dall Ordine Importante rilevare che la PEC è utilizzata nel 55% dei casi in modalità integrata con i software di posta (Outlook, Mail ecc). Solo nel 26% è utilizzata con Consolle avvocato. FREQUENZA DI UTILIZZO PEC 1% 1% 39% 7% 37% 15% Non so Mai Molto raramente Qualche volta al mese Più volte a settimana Quotidianamente NUMERO CASELLE PEC 8% 3% 5% 10% 20% 82% o più TIPOLOGIA DI PEC 3% 1% 14% 54% Aruba La PEC fornita dall'ordine Legalmail altro 14

15 Ricerca sullo stato di informatizzazione degli studi legali di Firenze nella prospettiva dell obbligatorietà del Processo Telematico Il PCT

16 Il Processo Civile Telematico Dall indagine emerge come il PCT in studio è utilizzato in maggioranza dagli avvocati (77%), mentre sono pochi gli studi in cui i praticanti vi accedono. Interessante anche il dato relativo all utilizzo da parte di altri addetti, sostanzialmente dovuto all utilizzo da parte di addetti di segreteria nei grandi studi (dove incidono per il 23% di contro agli studi singoli dove pesano solo per il 3%). 100,00 50,00 0,00 19,15 18,72 6,38 77,87 Nessuno Altri addetti Praticanti Avvocati 2,33 9,23 21,95 POSTAZIONI DELLO STUDIO SONO ABILITATE PCT 42% 15% 20% 23% Nessuna Solo alcune La maggior parte Tutte Nel grafico soprastante significativa la percentuale di studi con postazioni abilitate al PCT (80%). Nel 20% dei casi nessuno tra praticanti e avvocati dello studio è iscritto a un punto di accesso al PCT, mentre di contro nel 42% dei casi tutti lo sono. 1 avvocato 2/3 avvocati 4 o più avvocati 16

17 Utilizzo del PCT UTILIZZO PCT per consultazione/copia Lettura comunicazioni di cancelleria Reperire copia atti e verbali (Tribunale) Reperire copia atti e verbali (Giudice di Pace) Reperire copia atti e verbali (fuori foro) Reperire copia atti e verbali (Corte d'appello) Consultazioni registri di cancelleria (Tribunale) Consultazione registri di cancelleria (Giudice di Pace) Consultazione registri di cancelleria (Corte d'appello) Consultazione registri di cancelleria (fuori foro) Predisposizione iscrizione al ruolo (fuori foro) Predisporre viscrizione al ruolo cartacea (Tribunale) Pagamento di contributo unificato, bolli e diritti Deposito atti nel contenzioso ordinario (Tribunale) Deposito atti nel contenzioso ordinario (fuori foro) Deposito atti nel contenzioso lavoro (fuori foro) Deposito atti esecuzione immobiliare (Tribunale) Deposito atti esecuzione immobiliare (altri uffici) Deposito atti di ingiunzione (Tribunale) Deposito atti di ingiunzione (altri uffici) Deposito atti contenzioso lavoro (Tribunale) 3% 57% 48% 29% 33% 44% 75% 58% 69% 66% UTILIZZO PCT per deposito atti / pagamenti 7% 14% 26% 9% 17% 21% 29% 9% 15% 26% I due grafici evidenziano nel dettaglio le funzioni PCT utilizzate. In generale le funzioni di consultazione ed estrazione copia sono quelle più utilizzate, con una media di altre il 55% degli studi. La funzione più utilizzata è quella di consultazione dei registri del tribunale, con il 75% Le funzioni più evolute di deposito atti appaiono meno diffuse, fino ad arrivare alla funzione di pagamento che riscontra appena un 3%di utilizzo. 17

18 Utilizzo del PCT La valutazione generale sul PCT è molto positiva: il 93% degli intervistati che hanno espresso un giudizio lo reputa «abbastanza utile» o «molto utile». Nessuno lo ritiene per niente utile. VALUTAZIONE SUL PCT 7% 32% 61% per niente utile Poco utile Abbastanza utile Il mancato utilizzo viene ricondotto più a prassi e abitudini consolidate, il 48% dei casi, che ad una percezione di inaffidabilità del servizio., dichiarata solo dal 14% degli intervistati. Il 34% ritiene non vantaggioso il servizio se non si completa la telematizzazione della filiera dell intera procedura. Significativa anche la non conoscenza dei servizi disponibili on line, per il 21% degli avvocati. 14,0% Molto utile PERCHE' CI SI RECA IN CANCELLERIA PER SERVIZI DISPONIBILI IN VIA 48,5% TELEMATICA? 34,9% 21,7% 27,7% 3,0% 3,0% Inaffidabilità del servizio Va completata Non si sa che il Prassi e consuetudini l'informatizzazione di servizio è disponibile consolidate filiera online Preferenza di un contatto "umano" Problemi tecnici o di formazione Nessuna risposta 18

19 Le opinioni sul PCT L ampia adesione al progetto con il 93% degli intervistati che hanno espresso un giudizio di utilità si riflette anche nei giudizi espressi sulle scelte operate dal Consiglio dell Ordine nei confronti del PCT, che sono per l 81% «positivi» o «molto positivi». Riguardo invece l obbligo di deposito telematico (in vigore dal 30 giugno 2014), solo il 34% la ritiene adeguata per il proprio studio e per il foro. Un numero sensibile di intervistati (29%) la ritiene ancora prematura o per il proprio studio o per il foro, mentre un altro 24% la ritiene adeguata solo limitatamente al proprio studio. VALUTAZIONE SULL'ESCLUSIVITA' DEL DEPOSITO TELEMATICO al Giugno % 13% 34% Abbastanza negativo 4% Non so 14% Negativo 1% Qual è il suo giudizio sulle scelte dell'ordine rispetto al PCT? Altra 81% Positivo 52% Molto positivo 29% Adeguata e pronta per essere accolta dallo studio e dagli Avvocati dell Ordine di Firenze Adeguata e pronta per essere accolta limitatamente allo studio in cui si opera Ancora prematura dato il livello degli altri studi di Firenze Negativo Non so Abbastanza negativo Positivo Molto positivo 12% 24% Ancora prematura dato il livello dello studio in cui si opera Non so 19

20 Formazione sul PCT Riguardo alla formazione in materia di PCT, emerge che nel 76% degli studi almeno un addetto ha seguito un corso di formazione. Per l 80% i corsi sono stati promossi e sostenuti dall Ordine degli Avvocati e dalle Fondazione forense. ADDETTI NELLO STUDIO CHE HAN SEGUITO ALMENO UN CORSO FORMAZIONE PCT 43% 1% 23% 15% 18% VALUTAZIONE DEI CORSI Ottimo 14% Insufficie nte 12% Non so Nessuno Alcuni La maggior parte Tutti Le valutazioni chieste a chi ha seguito almeno un corso di formazione mostrano risultati positivi: buoni voti sono assegnati dal 57% delle risposte, mentre solo il 12% li considera insufficienti o non necessari. Buono 43% Sufficiente 31% 20

21 Assistenza Tecnica PCT VALUTAZIONE SULL ASSITENZA TECNICA dell ODA Negativa Mediamente 0% negativa 7% Positiva 55% Molto positiva 38% Referenti del Tribunale Colleghi di Assistenza altri studi gestionale Servizi dell'ordine degli Avvocati nessuna risposta Altro L assistenza tecnica offerta dall Ordine appare un punto di riferimento fondamentale, è valutata positivamente dall 93% degli intervistati. Inoltre, come mostra l istogramma sovrastante, il 63% vi si rivolge in caso di problemi. Altri riferimenti, per il 20% degli intervistati, sono i referenti del Tribunale, a rafforzamento della sinergia fra Ufficio giudiziario e foro nel progetto PCT. Tali dati, incrociati con quelli della frequenza con cui si usufruisce di tali servizi, ci confermano l affidabilità complessiva del PCT e la confidenza nell uso acquisita dal foro. Tendenzialmente infatti, il 70% degli studi utilizza il servizio raramente o qualche volta; solo il 2,5% spesso. Con quale frequenza vi rivolgete ai servizi di assisetnza PCT Mai dell'oda? Non li conosco 9,36 5,53 35,74 34,89 2,55 11,91 0% 20% 40% 60% 80% 100% Qualche volta Raramente Spesso nessuna risposta 21

22 Le scelte dell Ordine Giudizio complessivo alle politiche di sostegno all'innovazione dell'oda Valutazione sulle scelte dell Ordine Mediamente negativo 2% 5% 0% 14% 79% 54% 25% Molto negativo nessuna risposta Non so Positivo Molto positivo 93,62 57,02 86,81 Il 79% ritiene positivo o molto positivo l operato dell Ordine a sostegno dell innovazione e l 87% degli intervistati ritiene che l Ordine debba continuare ad investire sulla strutturazione di servizi PCT per l avvocatura. Parallelamente la valutazione degli intervistati riguardo alle azioni dell Ordine a supporto del PCT sono molto positive. Dai giudizi espressi, emergono livelli di soddisfazione molto alti per l operato dell Ordine, superiori al 90% rispetto alla fornitura gratuita di strumenti e formazione PCT. condivide la scelta di fornire gratuitamente gli strumenti per il PCT? è soddisfatto delle Convenzioni stipulate? è opportuno che si continui ad investire sulla strutturazione dei servizi per il PCT? No Non so Sì Nessuna risposta 22

23 Nota metodologica La presente ricerca è stata condotta attraverso un questionario on line inviato all indirizzo di tutti gli iscritti all Ordine degli avvocati di Firenze. Essendo effettuata su base volontaria, la ricerca si pone l obiettivo di delineare delle linee di tendenza generali, finalizzate ad inquadrare lo stato dell arte in vista del prossima obbligatorietà prevista al 30 giugno 2014 (art. 16 bis del d.l. n. 179/2012). Hanno risposto al questionario 235 Studi Legali, con risposte relative alla situazione dei singoli avvocati e dell organizzazione dello studio in cui sono inseriti, pertanto garantendo un valore statistico sufficiente a delineare delle linee di tendenza generali. La ricerca è curata dai professionisti aderenti ad Agenda Digitale Giustizia (www.adgiustizia.it) e dai ricercatori del C.O.M.I.U.G. (www.comiug.it), in particolare da Simone Rossi, Giorgia Campana, Riccardo Crosara, Federico Gusmeroli. 23

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